《档案数字化管理》教学课件.ppt

1、12什么是档案信息化 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，心转变的过程。这是一个长期的发展过

2、程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。高档案管理和利用的现代化水平。3档案信息化的意义档案信息化的意义 1、更好的收集和管理档案更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为档案是一个立档单位为适应职能活动需要适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录档案是一种历史活动的原始记录。大型大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科

3、技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立档科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。实实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。信息资源。4档案信息化的意义档案信息化的意义 2、方便二次利用、提高利用率方便二次利用、提高利用率。一般的单位形成的档一般的单位形成的档案案，总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的次利用的要

4、求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率利用效率；同时既已形成的档案同时既已形成的档案，利用起来也是相当麻烦，利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网上而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网上共享，有控制地进行利用。共享，有控制地进行利用。5档案信息化

5、的意义档案信息化的意义 3、可以解决档案损坏、丢失的问题可以解决档案损坏、丢失的问题。完全依靠手工完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案方式来收集档案、借阅实体档案，不可避免的会造成许多不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。在这个过程中的损坏及丢失。4、形成完整的档案信息网络形成完整的档案信息网络。纸质的实体不能形成纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使不便

6、。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。立档单位形成一个完整的档案信息化网络。6档案信息化的意义档案信息化的意义 5、形成电子信息资源中心形成电子信息资源中心。电子档案管理可以加快电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中心。心。6、提高提高员工员工的工作效率的工作效率。档案管理实现信息化后，档案管理实现信息化后，档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不必要的事务工作，提高员工的工作效率。必要的事务工作，提高员工的

7、工作效率。7如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理 电子文件的真实性、完整性、有效性电子文件的真实性、完整性、有效性原则原则1、真实性原则、真实性原则 就是指电子文件的内容、结构和背景信就是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。况一致。（电子文件全程管理）（电子文件全程管理）8如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理2、完整性原则、完整性原则 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。据等无缺损。电子文件完整性包括两个方面：电子文件完整性包括两个方面：（1）完整地归档

8、记录单位、机构活动的真实全貌，）完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌，应该归档的全部电子文件。应该归档的全部电子文件。（2）完整地归档电子文件的内容信息和元数据）完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背景、结构）信息。（背景、结构）信息。9如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理3、有效性原则、有效性原则 是指电子文件应具备是指电子文件应具备可理解性可理解性和和可被可被利用性利用性，包含信息的可识别性、储存系统，包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。的可靠性、载体的完好性和兼容性等。10如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理电子文件归档格式电子文件归档格式电

9、子文件归档管理规范电子文件归档管理规范规定保存的电子规定保存的电子文件通用格式为：文件通用格式为：文字型：文字型：XML、RTF、TXT 图像型：图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：音频：WAV、MP311如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理 在电子文件归档过程中把非标准规定在电子文件归档过程中把非标准规定格式的电子文件转换为标准规定格式的电格式的电子文件转换为标准规定格式的电子文件，使归档存储电子文件的种类减少，子文件，使归档存储电子文件的种类减少，有利于电子文件保管工作。若能更进一步有利于电子文件保管工作。若能更进一步把归档的电子文件转换

10、为标准的、更加稳把归档的电子文件转换为标准的、更加稳定的格式，使之可以脱离原生成技术环境定的格式，使之可以脱离原生成技术环境存在，则更加有利于电子文件保管工作。存在，则更加有利于电子文件保管工作。TIF、PDF、CEB格式具有适合长期保格式具有适合长期保存的优点。存的优点。12如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理电子文件命名 归档的电子文件命名应当遵循唯一、归档的电子文件命名应当遵循唯一、确切、规范、简明的规则，以便后期的各确切、规范、简明的规则，以便后期的各种处理操作种处理操作13如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理 元数据电子文件元数据定义电子文件元数据定义 指描述电子文件

11、数据属性的数据，包指描述电子文件数据属性的数据，包含文件的格式、编排结构、硬件和软件环含文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。件、字符集等数据。14如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理 元数据 电子文件元数据是专门设计用于满足电子文电子文件元数据是专门设计用于满足电子文件真实性、可靠性、稳定性、可理解性与可利用件真实性、可靠性、稳定性、可理解性与可利用性的数据。性的数据。电子文件元数据并不神秘，传统著录数据也电子文件元数据并不神秘，传统著录数据也是元数据，传统的检索工具、目录卡片、案卷目是元数据，传统

12、的检索工具、目录卡片、案卷目录，都包含有元数据信息。不过相对于电子文件录，都包含有元数据信息。不过相对于电子文件的管理而言，元数据项目不完整。的管理而言，元数据项目不完整。15如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理 档案目录数据库建设档案目录数据库建设 电子档案全文数据库建设电子档案全文数据库建设 电子文件生成方式电子文件生成方式 1、计算机系统生成、计算机系统生成 2、数字化扫描、数字化扫描16如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理 档案利用管理档案利用管理 电子文件利用的优势电子文件利用的优势 电子文件利用比较方便、快捷。电子文件利用比较方便、快捷。电子文件信息资源可以共享电子

13、文件信息资源可以共享 电子文件信息可以提供电子文件信息可以提供“一站式一站式”服务服务17如何做好档案信息化管理如何做好档案信息化管理 信息化的安全信息化的安全 1、采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢、采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失失 电子档案数据应该采用多种方式多套备份，如电子档案数据应该采用多种方式多套备份，如光盘，移动硬盘，电脑各移方式，有条件可以进光盘，移动硬盘，电脑各移方式，有条件可以进行异地备份行异地备份 2、加密技术，如采取网络设备认证、数据安、加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范措全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。要求。3、用杀毒软件杀毒。、用杀毒软件杀毒。18档案管理软件的使用档案管理软件的使用DARMS2009档案管理软件介绍档案管理软件介绍