Excel初级培训.ppt

1、Excel初级培训开头语nExcel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件nExcel有以下几个方面的应用：q数值计算数值计算：创建、分析、实施你能想到的任意类型的数据分析。q创建图表创建图表：创建多种图表。q组织列表组织列表：使用行-列的形式高效的存储列表。q访问其他数据访问其他数据：从多种数据源导入数据q自动化复杂的任务自动化复杂的任务：通过使用Excel的宏功能只需单击鼠标一次就可以执行一个非常复杂的任务。初级课程培训目的n如果你是Excel的初学者，通过本次培训你可以：q了解Excel的各组成部分q学会输入和编辑数据q对数据进行简单的处理q标准化，格式化，美化你的Exce

2、l文件q学会打印文件n如果你已经长期使用Excel的，通过本次培训你可以：q煮熟“夹生饭”，了解更多Excel的基础操作q美化文件和表格q简化操作步骤初级培训的内容1.认识认识Excel2.定制个性化定制个性化Excel3.编辑和美化工作表编辑和美化工作表4.对工作簿和工作表的操作对工作簿和工作表的操作5.简单数据处理简单数据处理6.打印打印1.Excel简介简介-认识认识Excel标题栏菜单栏“格式”工具栏“常用”工具栏名称框编辑栏工作表拆分框列标行标状态栏工作表标签表标签拆分框工作表拆分框活动单元格应用程序窗口n认识Excel窗口。Excel文件的基本组成元素n工作簿和工作表q在Excel

3、中每一个文件叫做一个工作簿，每个文件里面可以包含多个工作表。q一个工作表是一张256*65536的大表格。q可以对工作表进行加页、减页以及复制、移动等操作。n单元格和移动单元格q单元格是Excel的最基础元素。一个单元格由其地址来识别。例如，单元格D12就是地址为第4列和第12行的单元格。q移动单元格是激活单元格的标志，可以在不同的单元格之间移动。我们只能对激活的单元格进行操作。2.外观与功能的调整外观与功能的调整-制定你的个性化制定你的个性化Excel工具栏的设定和移动 1.改变工具栏的设置2.改变工具栏内按钮的设置3.浮动菜单与固定菜单的转化Excel外观与功能的调整4.水平滚动条的长短设

4、定5.“工具”选项“”视图“6.“工具”选项“”常规“3.编辑和美化工作表编辑和美化工作表输入、删除和替换单元格内容n输入单元格内容q激活单元格后直接输入q在编辑栏里直接输入n编辑单元格内容q双击单元格q激活单元格后按F2键q激活单元格然后单击编辑栏内部，在编辑栏内进行修改n删除单元格内容n替换单元格内容q激活单元格后直接输入新的内容，原有内容即被替换掉n每个单元格都可附一个备注，备注可以选择隐藏或显示两种状态q插入备注q编辑备注q删除备注q隐藏或显示备注n通过使用菜单栏中的“审阅”命令可以对所有备注同时操作。选择区域n选择完整的列和行：q单击行或列的边界；qCtrl+空格键，当前单元格所在列

5、；qShift+空格键，当前单元格所在行；n选择不连续的区域：q按住Ctrl键，由鼠标选择各不连续区域；nCtrl+移动单元格到下一个空白单元格nCtrl+Shift+选择区域至到下一个空白单元格nShift+目标单元格位置 选定区域到目标单元格 移动区域n复制和粘贴q选定需要移动的区域q复制（Ctrl+C）或剪切（Ctrl+X）q选定目标区域：选择目标区域的左上角的单元格，或选择与移动的区域同样大小的区域q粘贴（Ctrl+V）n使用拖放的方式进行移动q选择需要移动的区域q将鼠标移动到区域的任意变界，当鼠标指针变为四向箭头时，按住左键拖到合适位置；n区域的自动填充一次键入，自动填充n将鼠标指针

6、放在单元格的右下角，直至出现黑色十字形(+)。1.在填充范围内拖住填充柄。2.双击。n技巧q可以上下左右拖。q可以等差序列和等比数列拖，如3，6，9。q除了数字形式，可以填写各种类型的 Excel 列表：星期一、星期二；9:00、10:00；第 1 季度、第 2 季度或者 1 月 15 日、2 月 15 日。q自定义序列。n“编辑”填充”选择性粘贴n在一般情况下，我们要的不是公式，而是公式计算的结果，为了防止数据的变化，我们会用到“选择性粘贴”命令。选择性粘贴n公式：将公式进行粘贴；n数值：将公式所得结果以数值的方式粘贴；n格式：仅仅将单元格的格式粘贴过去，内容不变。n批注：仅仅粘贴批注，其他

7、不变。n加/减/乘/除：将被复制的数字加/减/乘/除在目标单元格的数字上。n跳过空单元格：空单元格将不被复制和粘贴；n转置：行列位置颠倒；Excel表格与PPT，Word之间的转换WordExcelExcel PPT选择性粘贴“文本”复制时选择单元格不要选择整个表格选择性粘贴“文本”复制时选择单元格不要选择整个表格任何方式都可以完全的相互转换任何方式都可以完全的相互转换查找与替换n1查找：“编辑”查找”，或者Ctrl+Fn2.替换：“编辑”替换”，或者Ctrl+Hn可选参数：q区分大小写q单元格匹配q区分全/半角q范围q搜索q查找范围q格式q*，？单元格格式n格式就像包装纸，它可能不是完全必须

8、的，但是它会使最终产品更具有吸引力，使他人能够更方便的了解工作表。n格式化工具：“格式”单元格”n单元格格式主要包括：q数字q对齐q字体q边框q图案数字n数字q数值q货币q日期q时间q百分比q文本q自定义n单元格格式仅是表现性的不同，内容没有任何变化。单元格数据格式n一个单元格可以保存三种类型的数据：q数值：数字，货币，时间，日期等q文本：任意含有文字的内容q公式n任务：q请输入001，002q请输入12-01q注意文本化储存的数字n超链接的设置和取消q单击用于跟踪链接，长按住用于选定单元格选择对齐方式n水平对齐n垂直对齐n文本控制q自动换行q缩小字体n文本方向字体n推荐字体q中文使用宋体q英

9、文使用Asian字形n字号n颜色n特殊效果边框n选择显示的边框n边框样式n边框颜色n在Excel表格中，如果表示某单元格没有需要填写的东西就用左下斜线表示。图案n颜色n图案n如果需要使用图片，就需要采用插入图片的办法。操作行和列n插入q插入单元格q插入单行或单列q插入多行或多列n隐藏行和列n改变列宽和列高q可以选择多行或者多列同时调整宽度或者高度q最合适的列宽:不能够应用于合并单元格。美化工作表7.工作表标签着色q 在工作表标签上单击右键，从快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令。8.工作表背景q“格式”工作表”背景”9.自动套用格式q“格式”自动套用格式“4.对工作簿和工作表的操作对工作簿和工

10、作表的操作窗口的转换n在工作簿之间转换：q在任务栏中选择目标工作簿，点击激活；q按Ctrl+Tab快捷键，在所有打开的窗口间切换，直到找到目标工作簿并激活；q单击“窗口”菜单，目前所有打开的Excel工作簿的名称都会出现在下拉菜单中，选择目标工作簿并激活。q菜单最多可以显示9个窗口。n在工作表之间转换q单击目标工作表的标签；qCtrl+PageUp：激活前一个工作表qCtrl+PageDown：激活下一个工作表插入和删除工作表nExcel在新工作簿中自动建立3个工作表(根据设定有所不同)。n插入工作表的方法：q“插入”工作表”命令；qShift+F11快捷键；q在工作表的标签上单击右键，从快捷

11、菜单中选择“插入”命令，从“插入”对话框中选择工作表。n删除工作表的方法：q“编辑”删除”；q在工作表的标签上单击右键，从快捷菜单中选择“删除”命令；移动或复制工作表n根据需要工作表的顺序是可以随时进行改变的。q左键点住工作表标签拖到合适的标签位置；q点击想要移动的工作表标签，点击右键，从快捷菜单中选择“移动或复制工作表”，弹出下面的对话框，在第一个框内选择要复制到的工作簿，第二框内选择要移动到哪个工作表之前。选择“建立副本”，则移动后仍然保留一份在原位置。工作表的命名方法1：“格式”工作表”重命名”命令；方法2：双击工作表标签；方法3：在工作表标签上单击右键，从快捷菜单中选择“重命名”命令；

12、重排窗口n“窗口”重排窗口”n当需要频繁的在两个窗口之间转换或者需要将两个窗口进行对比时，我们会选择并排的方式q水平并排：将目前所有打开的工作簿水平排列；q垂直并排：将目前所有打开的工作簿垂直排列；q层叠：将目前所有打开的工作簿垂直排列；q平铺+当前活动工作簿的窗口：最大化当前窗口窗口的拆分n当表格比较大时，我们往往要同时对比很多不能在同一页面显示的内容。这就要用到窗口的拆分。q“窗口”拆分”q拆分将窗口分成独立的四部分，每个部分都是独立的一个工作表，可以通过移动拆分线改变拆分的窗口个数和大小。q撤销拆分窗口可以点击“取消拆分”，也可以用鼠标将拆分线移到两段。窗口的冻结n当表格比较大时，为了浏

13、览方便我们往往要固定某些标题行或列。这就要用到窗口的冻结。q“窗口”冻结窗口”q选定单元格的左面的列和上面的行被冻结；q撤销冻结窗口可以点击“取消冻结”。保护和隐藏工作表n当工作表过多或有些工作表不希望被浏览到时我们可以将这些工作表进行隐藏。q“格式”工作表”隐藏”q“格式”工作表”取消隐藏”n保护工作表往往是很重要的，我们可以将Excel工作表设定为保护模式，限定修改权甚至复制权。q“工具”选项”保护”保护工作表”，不选择任何选项；q在“单元格”保护”中将不需要锁定的区域取消“锁定”，可以保护部分工作表不被选定。仅选择“选定未锁定的单元格”。并排比较工作表n在有些情况下，我们需要将两个工作表

14、进行比较，Excel提供了这种功能，被比较的工作表可以在同一个工作簿中也可以在不同的工作簿中。n同时查看两个工作表：Step1：若是比较同一工作簿中的工作表，使用“窗口”新建窗口”。Step2：“窗口”并排比较”，如果同时打开多个窗口会看到一个让你选择比较窗口的对话框。n同时滚动两个工作表：q可以在工具条打开或者关闭同步滚动；q可以根据需要选择水平或垂直并排，使用“重排窗口”命令。5.简单数据处理简单数据处理排序n排序工具：“数据”排序”n步骤：q选择需要排序的区域；q选择的数据区域包含标题则选择“有标题列”，并在第一列选择排序的关键标题；q选择的数据区域不包含标题则选择“无标题列”，并在第一

15、列选择排序的关键列；q选择升序还是降序；n最多可以选择三个排序的关键字。n排序时，需要特别注意排序的区域选择。n如果自动排序，排序的内容之间不能够有空列。筛选n准备筛选的数据必须条理：1.使用标题 2.不要中断 n“数据”筛选”自动筛选”n如何取消筛选要取消对某列的筛选，请单击该列旁边的自动筛选箭头，然后单击“（全部）”。要一次取消全部筛选，请在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“全部显示”。要从列中删除自动筛选箭头，请在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。筛选n查看数据是否被筛选查看数据是否被筛选q状态栏状态栏 对数据进行筛选后，您将在左下角的状态栏中立即看到筛选结果：“

16、记录:126，共有记录数:2155”或者类似的说明。稍后，这些数字会消失，状态栏上改为显示“筛选模式”。q行号行号 您可以通过不连续的行号判断出有些行被隐藏，并且，可见行号会改变颜色来指示这些行被筛选。q箭头颜色箭头颜色 每个被筛选列中的自动筛选箭头的颜色将改变，以显示该列被筛选。筛选n应用多个筛选q筛选某一列后，您可以在另一列上再次筛选，然后继续筛选其他列，依次类推。n使用“前 10 个”查找最大或最小的项 q前 10 个”是另一个用途广泛的筛选，您可以对包含数字或日期的列使用“前 10 个”。q使用“前 10 个”，您可以查找数值最大的项或者数值最小的项（最小或最大的数字或日期）。虽然叫“

17、前 10 个”，但它并不局限于仅查找前 10 项或最后 10 项。您可以选择要查看的项数：最少 1 项，最多 500 项。n使用自定义自动筛选方式来查找自动筛选箭头旁边的列表中所没有的项，例如：q一定范围内的值，如两个特定数字之间的所有数字。q一定范围外的值，如所有早于或晚于某一特定日期对的日期。q等于或不等于另一个值的值。q包含在其他文本中的特定文本。记录单式输入n使用记录单可以方便我们进行：q录入数据q查看数据n“数据”记录单”6.打印页面设置n“文件”页面设置”。n页面设置是针对打印的文件进行格式上的调整n页面设置包括：q页面q页边距q页眉/页脚q工作表页面n方向n调整比例n纸张大小n起

18、始页码页边距n页边距调整n居中方式页眉/页脚n页眉和页脚的设置。页眉预览框页眉内容选择页脚内容选择页脚预览框 自定义页眉/页脚n除了下面提供的快捷方式，任何字母符号都可以直接写在上面。字体页码页数日期时间路径和文件文件标签名插入图片工作表n选择打印区域n打印标题行n打印标题列n网格线n先行后列，先列后行打印预览n打印之前可以先通过打印预览来确定打印是否合适。仅仅为预览的大小，与打印的大小没有关系与页面设置相同点击此项会在下面的预览图中出现页边距的线，通过拖拉可以移到理想的位置关闭预览窗口，回到普通视窗分页预览n使用分页预览后，可以更加方便的调整页面设置。n“视图”分页预览”。打印n打印选择打印机选择打印页数选择打印内容打印份数是否逐份打印见下页打印属性n点击“属性”q“完成”对话框里选择是否双面打印，每张纸上的打印页数；q“效果”对话框里选择是否使用水印，放大比例等。END