百年名校学生会社团团会议记录模板学校会议记录模板.doc

1、2022-2023学年春季学期第三次主席部长团会会 议 记 录周次：第三周 时间：2023.03.17地点：万人地下办公室 与会人员：忻隆、初众、金雨浩、赵宝刚、李昂扬、巩凯旋、宋云天、邵星锋、陈潇扬、谭贝希、蔡泽宇、陈维维、陈驰远、王辰、刘轶男、钟致臻、陈丰千、杨鹏（共18人，1人缺席）记录人：林琳一、财务工作汇报1、通过学习部“清锋明辩”及时代论坛部近期两场讲座预算； 2、进一步审核体育部网球开放日及文艺部校歌赛外围赛预算； 3、下周内完成女生节财务结算工作； 4、新版校会物资管理及丢失赔偿办法已经出台，请各部门遵照执行。二、各部门工作介绍（一）办公室1、于3月21日（周四）下午1:30举

2、办第一次“SU下午茶”活动，邀请各部门表现较为突出的一名干事与主席部长团的成员共同交流。 “SU下午茶”预计每两周举办一次。本次出席“SU下午茶”的主席部长团成员为忻隆、初众、李昂扬。（二）内联部1、完成院系学生会通讯录收集整理，并发放给校学生会各对应部门；2、完成院系走访整体策划方案。18日前各主席部长团成员把希望走访的3个院系（尽量避开自己所在院系）报给内联部。第五、六周期间，主席部长团成员将走访各院系学生会例会，与院系学生会开展交流；3、策划建立院系资源共享以及工作交流平台；4、确定学生会优秀干部名单。（三）外联部1、继续和搜狐洽谈有关“清锋明辩”赞助事宜，确定赞助金额；2、着手清华大学

3、校园歌手大赛具体赞助计划，组织部员积极联系商家。（四）宣传部1、讨论并确定第一期行健其余版面的设计构思和内容，增加生活权益部及公共事业部版面；2、制作清锋明辩开场视频，拍摄两会专题采访视频；3、校会吉祥物征名将于周二（3月19日）结束。4、配合体育部羽毛球、网球开放日和学习部“清锋明辩”制作海报；5、开始着手时代论坛十周年系列活动的宣传；6、设计毕业衫；7、完善校会网站的设计。（五）生活权益部1、第五周中期着力解决网速问题。（六）文艺部1、于3月21日起开展清华大学第23届校园歌手大赛报名工作，主题定为“大梦响家”；2、第23届校歌赛外围赛将于本周开展宣传，并于本周六晚（3月23日）截止报名；

4、比赛将于4月5日、6日（即清明假期后两天） 举行，共7场；3、修改23届校歌赛外围赛预算，联系23届校歌赛外围赛设备商。（七）体育部1、安排12场马杯女足赛事，2场马杯男足半决赛；2、于3月19日15:00对东区陈伟强老师进行办公室访谈；3、于3月24日10:00-12:00在紫操网球场举办“网球开放日”活动；4、于3月24日12:00-16:00在气膜馆举办“羽毛球开放日”活动。（八）学习部1、清锋明辩报名工作已结束，甲组共15支队伍、乙组共20支队伍报名。由于实施甲乙分组，今年报名情况较好，队伍数量超出预期，赛制将进行相应调整；2、3月22日19:0021:30将在清华大学建馆报告厅举行第

5、九届清锋明辩辩论文化节开幕式暨明星辩论赛。明星赛由北大清华对阵，辩题为：“要感情还是要事业东方姑娘应该要令狐还是要江湖？”；3月20日之前将确认出席嘉宾名单、出席媒体名单和高校观摩队人数；3、3月23日和3月24日13:0017:45将进行第九届清锋明辩预赛比赛。（九）文化交流部1、开展新媒体管理工作；2、联系人文及社科学院老师进行好书推荐活动，在第六、七周左右将推荐书单发至人人主页相册；3、进行礼仪风采展示周筹备工作；4、开始邀请电影文化节开幕式嘉宾，与影协合作拍摄电影文化节宣传片；5、开展与海外高校学生会的联系工作。（十）时代论坛部1、3月19日（周二）晚七点到九点将于旧经管报告厅举办王宗

6、贤专场讲座，并邀请谭杰希到场；2、完善时代十周年系列活动策划；3、初步策划时代新书的内容架构；4、收集对时代app的反馈意见，加以完善细节；5、继续靳羽西女士专场讲座的筹备工作，讲座地点确定在主楼后厅；6、央视主播专场筹划邀请郎永淳；7、筹备两会话题讲座，筹划邀请公共管理学院教授；8、本学期筹办校园沙龙活动，尝试与706青年空间进行合作。（十一）公共事业部1、拍摄“绿周日记”三个宣传视频，制作环保袋，联系各社团发起环保承诺；2、策划以绿色环保为主题的“一站到底”活动；3、制作以顾秉林校长为主题的两会专题展板。三、工作讨论：（一）讨论接待北京外国语大学学生会来访事宜：1、北京外国语大学学生会将于

7、4月底5月初派 10人左右的访问团来访，通过参加校学生会活动的形式进行交流；2、届时将有公共演讲比赛、校庆嘉年华等活动，可供北外学生会观摩、参加。（二）讨论时代论坛十周年活动策划、新书策划及app方案：1、时代论坛十周年讲座系列策划：筹备33场系列讲座，通过“感动十年”、“发声十年”、“清华十年”、“青春十年”、“文化十年”系列主题回顾十年来社会和清华的发展；2、时代论坛十周年常务系列策划：完善听友会；推进高校论坛建设；3、时代论坛十周年宣传系列策划；4、新书将收录10-15场时代论坛十年来的经典讲座（着重收录近两年的精彩讲座）。讲座内容分为嘉宾介绍、讲座主题、策划手记、精彩花絮、现场实录、点

8、滴感悟六个部分，并重点通过“策划手记”、“点滴感悟”发出时代论坛的声音；5、时代论坛app将于近期进行Android公测，收集意见进行完善，随后开发iOS。（三）讨论院系走访方案（四）讨论“绿周日记”活动相关事宜：1、于3月25日至3月31日 举办“绿周日记”环保周系列活动，今年活动将由校会举办，不与绿协合作；2、于3月30日举办“一站到底”绿林好汉环保知识竞赛；3、继续联系赞助商，争取改善奖品设置。（五）讨论两会清华代表专题相关事宜：1、收集两会清华代表参会资料，制作展板。展板将放置于主干道及图书馆进行展示。电子版也将于线上同步展示。四、工作总结 忻隆学长强调了宣传工作的重要性，指出活动举办

9、成功与否一半在于宣传，一半在于筹备。宣传工作应从实体阵地转向信息化阵地。海报等实体的宣传效果比较有限，且成本较高，并不是最好的宣传方式。相比之下人人网等社交网络的普及使其成为一个更高效也更廉价的信息传播平台。 为了使更多的同学能够看到活动信息，可以把同样的信息分时间段多次发布，达到“刷屏”的效果。点名转发、反复分享等技巧也能增加活动信息出现的频率，加强宣传效果。校会公共主页应多用转载而非分享的方式转发文章，因为转载才能够增加校会公共主页的点击量，扩大校会影响力。 校会可以尝试利用节点分析软件，分析信息转发量、高峰转发时刻等，从而了解如何发布信息才能得到最大范围的扩散，收到最好的宣传效果。校会也可以尝试开发点名、分享插件用于活动宣传。 宣传工作需要各个部门自己多动脑筋，而非一味依赖宣传部。部分部门可以率先尝试施行全媒体宣传策划，将经验与全体分享。