商务沟通方法与技能第6章书面商务文件――内部沟通文件.pptx

1、第六章第六章 书面商务文件书面商务文件内部沟通文件内部沟通文件内部沟通文件：内部沟通文件：指在组织内部人们互相沟通的书面形式。要求：要求：在充分的信息交流的基础上作出决策。向全体员工发布指令必须告知员工该做什么，以使企业顺利运作。组织内同一层级员工之间的互相沟通包括那些在同一部门以及不同部门员工之间的相互沟通。向员工提供相关信息如产品、培训课程、安全法规。向员工提供对他们至关重要的信息薪酬、退休金、休假、其他福利的详细信息及总体工作条件。文件类型、定义、要求及格式要求文件类型、定义、要求及格式要求备忘录备忘录：是组织内部沟通文件的一种常见形式，备忘录一般很简短，通常只记录一两个问题，并且公限于

2、公司内部传阅。同一份备忘录可能被发送给多个收件人。要求：要求：简短、公司内部传阅要素：要素：组织名称、文种名称、发件人、收件人、主题、发送日期格式示范：格式示范：公司备忘录发件人：收件人：主题：日期：（正文内容）深大经济学院将采购南京世格软件公司的贸易实习软件，世格公司张军经理将于2014年9月15日上午10点来深大洽谈，计划安排赵主任接待，写一份备忘录告知赵主任做好准备工作深大经济学院备忘录发件人：王老师收件人：赵主任主题：接待世格公司张军经理张经理将在2014年9月15日上午10点来我院洽谈软件合作，请做好准备工作（实习要求，人员分工等事宜）日期：2014年9月10日课堂练习1，写一份备忘

3、录Alda面包店备忘录发件人：Nodo Shi收件人：Tim Pu（生产部经理）Mt.Gup（人力资源管理部经理）主题：面包师Robert Ting电话请假我刚接到面包师Robert Ting打来的电话，他今天不舒服，所以不能来上班了。他本来应该上午8:00上班，我在上午9:00接到他的电话。日期：2007年9月18日是组织内部常见的正式沟通方式，其目的是为了就某一个或几个事项进行讨论，或传达工作指示。会议议程：会议议程：列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序的书面文件。属于正式会议，由一位主席主持会议，一位秘书负责会议记录。要素：公司名称、与会人员、会议时间、会议地点格式示范：格式示范：公

4、司委员会会议将于2008年3月18日在委员会会议室举行会议议程1.缺席致歉2.对上次会议记录的确认3.由上次会议记录提出的问题4.其他需要讨论的议题【可多个】5.其他事项6.下次会议的日期及时间 经济学院 实习总结会议 会议时间：2014年12月10日在H1501举行会议议程：陈院长由于出差不能到会，在此向大家表示歉意上次会议于2014年5月15日举行上次会议主要讨论了实习报告规范问题上次会议决定按照指定格式填表的方式撰写实习报告指导教师薪酬问题集中实习与分散实习问题实习单位盖章问题其他事项下次会议的日期及时间.课堂练习2 写一份会议议程Chu金属制造公司员工福利委员会会议将于2007年10月

5、23日举行。会议地点在主楼3层7号房间（暂定）。会议议程：会议议程：缺席致歉对上次会议记录的确认由上次会议记录提出的问题关于生病员工的报告关于退休员工的报告特邀法规部主管作涉及退休员工方面法规变化的报告。其它事项下次会议的日期及时间会议记录：会议记录：会议所做的书面记录，用来概括会议所讨论的要点，并被存档以被今后参考。作用：作用：用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。要素要素：公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和地点、参加会议的人员。注意：注意：会议主席是关键人物，因为他将决定谁有发言权有及说多长时间。公司委员会会议将于年月日在举行与会人员：、1.来自的缺席致歉2.对上次会

6、议记录的确认（提出质疑）3.由上次会议记录提出的问题4.本次会议的新议题5.6.7.其他事项8.下次会议的日期及时间会议同意下次会议定在年月日在召开。格式示范：格式示范：经济学院 实习总结会议记录 会议时间：2014年12月10日在H1501举行与会人员，李院长，贸易系赵主任，金融系徐主任，会计系王主任陈院长由于出差不能到会，在此向大家表示歉意上次会议于2014年5月15日举行，主要讨论了实习报告规范问题，最后一致决定设计“实习登记表”和“实习报告”表格让学生填写，最后统一收回，指导教师和系主任签字，并报实习单位盖章本次会议中赵主任提出了指导教师薪酬问题，通过讨论，决定给带队的每位老师每天80

7、元伙食和交通补助。徐主任称每年暑假个老师分别带队，造成协调问题，建议让学生集中实习，这样便于管理，大家同意大部分学生集中实习，对少数特殊情况的学生让其自己找单位，教师监控的方式完成实习。王主任说实习报告收集起来后，找实习单位盖章是一项非常繁琐的事情，希望采用邮寄的方式解决。其他事项下次会议的日期定在明年5月16日课堂练习3.写一份会议记录WiWi塑料厂塑料厂体育与社交委员会会议记录体育与社交委员会会议记录于2008年3月20日在主会议室召开与会人员与会人员：Nodo（秘书），S.Bing先生（主席），R.Tam小姐，C.Chung先生，R.Mi先生，G.Foo女士，G.Wong小姐，P.Tuo

8、先生，J.Zing女士，W.Wapp先生。1 1缺席致歉缺席致歉来自于G.Hem先生及Xi.女士。2 2对上次会议记录的确认对上次会议记录的确认上次会议的会议记录已被确认。3 3由上次会议记录提出的问题由上次会议记录提出的问题R.Tam小姐称，她已与Arbi餐饮公司接洽，并且该公司报价以20美元/人来为游艺日提供餐饮服务。这家公司的报价超出了食物预算，因此需要同其它公司接洽。她补充道，她不明白为什么她要承担这项工作的全部，因为委员会里还有许多人可以做这项工作。对于上次会议提到的另一个问题，C.Chung先生报告说他已同工厂各部门的主管谈过话，只要能够带家人来，他们都同意协助做好游艺日的管理工作

9、。委员会主席表示希望大家都带上自己的家人，并且要求尽可能保证各部门主管最多占用1个小时来协助管理工作。委员会所有成员同意这一点。4 4年度游艺日年度游艺日R.Mi先生建议举行一场5人制足球比赛。有人认为只有少数年轻男士踢足球，对于其他人来说，他们只是在观看自己并不感兴趣的事情，然而这本应是所有人的游艺日。G.Foo女士提议举办一场“漂亮宝贝”比赛，有人指出，厂里有小孩的员工并不多，因此不会有一个称得上是比赛的活动，大多数人会对看宝宝比赛不感兴趣。G.Wong小姐提议跳舞，有人认为工厂里有诸多不同年龄段的群体，以致很难满足每个人的品味。P.Tuo先生提议举办一场真正的美餐，但Tam小姐指出，食物

10、预算不允许这样做。J.Zing女士提议举办一场问答比赛游戏，有人指出，组织这么多人参与问答比赛是不可能的，而且题目很难满足大多数人的兴趣，孩子们可能很快对问答比赛感到厌倦。W.Wapp先生揭底唱卡拉OK，但有人认为观众规模太大，很多人不喜欢唱卡拉OK。最终，委员会主席S.Bing先生提出一个建议寻宝。每个人将被编入一些小组中，并被提各种问题，并且在区域内来回转以寻找下一个问题的答案。他们可以停下来去吃午餐，并且不想继续寻宝的孩子们也可以退出到孩童娱乐室去玩。岁数大的员工和客人可以去一个播放传统音乐的房间休息。委员会一致同意这是理想的游艺方案。接上面内容：5 5有关年度游艺日的职责安排有关年度游

11、艺日的职责安排委员会组建了几个小组落实上述想法，每个小组都分配了预算，去预备物品、预订场地或服务。Wapp先生和Zing女士负责解决儿童和老年来宾的娱乐问题。Tuo先生和Wong小姐负责聚会的饮食供应。委员会主席同意在Mi先生和Foo女士的协助下领导一个小组负责设计各种提问问题。6 6其它事项其它事项没有其它事项安排。7 7下次会议的日期及时间下次会议的日期及时间一致同意下次会议定在2008年4月20日召开接上面内容：报告报告报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通形式，通常为内部使用。报告是由某些人收集并研究材料，然后将它送达给那些为特定目的而要求收集并研究这些资料的他人或小组的一种书面沟通形

12、式。报告通常是形成决策的依据。报告是形式成决策的依据。报告的应用于：报告是形式成决策的依据。报告的应用于：（1）以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况。（2）提交某些调查研究的结果，并建议后续行动。（3）评估政策变更的可能性。要求要求：内容简洁、版面安排清晰并合乎逻辑。要素：要素：标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）、目录、执行摘要、授权范围、程序、研究结果、结论、建议、附录。执行摘要：提供对该报告要点和建议的概述。执行摘要可以让读者有一个快速、准确的概览 程序：任务如何完成 授权范围：撰写报告的原因，通常构成是报告的引言部分。研究结果：报告的主体，事实和依据 结论（对研究结果的总结）

13、建议（这里应就改进报告结果的方式提出建议。它应包含行动上的建议，以示应做什么，谁需要参与进来，参与进来的每个人特定的行动和职责，审查进展及特定活动的日期。）附录（附录是某些读者需要的辅助材料，并不是每一位读者都必须阅读。它包含研究材料，附加的背景信息或是报告中被认为更深入全面的部分。）高校实习是一项繁琐但非常重要的事情，通常的做法是将学生分成小分队，然后分别派一名老师带队，前往实习单位，学生在实习单位开着社会实践活动两周，实习完成后，学生提交一份实习报告，并经过实习单位签字盖章，放入档案，作为学生社会实践的依据。通过多年的操作，我们发现由此产生了一系列问题实习经费有限，每个学生只有600元实习

14、经费，这个费用有时连往返火车票都不够用。更谈不上有些实习单位还要收费学生在实习单位根本插不上手，考虑到问责制，实习单位不可能将重要的工作交给实习生完成。结果很多情形学生干的是打杂的活，实习变成了纯旅游活动指导教师非常辛苦，他们要放弃暑假时间，陪学生实习，学校的经费也不够用。近年来，由于互联网的兴起，网上实习逐渐成为实习的主流，以国际贸易专业为例，学生可以在网上完成从磋商，到签合同，以至租船订舱，开立信用证，买保险以及付款结汇，退税和理赔等一系列操作，这些操作均可以足不出户，在学校完成，而且指导老师也可以在家里上网后台监控学生的进程，此外实习费用也降低不少。现有几家软件公司，网上实习系统的报价都

15、在5万元左右，以深大国际贸易专业每年200名学生计算，每人才250元，况且这是一次性支付，第二年学校只需支付2000元的系统维护费。现在深大经济学院贸易系深大经济学院贸易系系主任要求你写一份报告，说明采用网上实习的必要性深大经济学院贸易系网上实习可行性报告深大经济学院贸易系网上实习可行性报告作者：张三职位：国贸系教师日期：2014年12月24日目录目录执行摘要执行摘要报告研究了深大有关实习的规定，分析了近年来国贸专业的实习数据，调查了软件公司实习系统的报价，认为采用网上实习系统无论从学生完成任务，指导教师减少工作量，还是降低实习费用都有好处，希望尽快购买网上实习系统。授权范围授权范围这份报告是

16、遵照经济学院贸易系系主任的要求而撰写的，报告集中说明了深圳大学国贸专业采用网上实习的可操作性。程序程序调查近两年实习的经费，地点，带队老师，以及学生的实习报告调查学校有关实习的规定调查软件公司实习系统的报价研究结果研究结果学生可以在网上完成从磋商，到签合同，以至租船订舱，开立信用证，买保险以及付款结汇，退税和理赔等一系列操作，这些操作均可以足不出户，在学校完成，在实习中学到了东西。而且指导老师也可以在家里上网后台监控学生的进程，减少了工作量此外实习费用也降低不少。现有几家软件公司，网上实习系统的报价都在5万元左右，以深大国际贸易专业每年200名学生计算，每人才250元，况且这是一次性支付，第二

17、年学校只需支付2000元的系统维护费。结论结论采用网上实习无论从学生完成任务，指导教师减少工作量，还是降低实习费用都有好处建议建议尽快购买网上实习系统附录附录深圳大学关于实习的若干规定软件公司的报价历年国贸专业实习数据统计分析例：GreatGreat塑料公司防火安全报告塑料公司防火安全报告作者：施宝位职位：安全部主管日期：2014年5月7日目录目录执行摘要授权范围程序研究结果结论建议附录执行摘要（可以最后写）执行摘要（可以最后写）报告得出结论认为，公司在预防、灭火方面已经做了最充分的准备。停车场和运输车队都被设置在远离厂区的地方，以确保车辆不会受到火灾牵连。公司实行无烟制度。工厂的每个作业部门

18、都被纳入各自的消防区域之内。工厂还安装了消防洒水系统，一旦出现火情，屋顶上会有水自动喷出，帮助浇灭火苗。公司每个作业班次都有自己的消防队值班。所有队员都是合格的消防员。他们定期演练，他们使用的消防器材适当而且状况良好。公司每月都组织有效的消防演习。授权范围授权范围这份报告是遵照Great塑料公司总经理Chin Lee先生的要求而撰写的，以供Great国民保险公司参考。报告集中说明了Great塑料公司所采取的消防措施。程序程序防火措施通过下述方式予以确认：距离最近的消防站的位置工厂潜在火灾隐患的位置用来阻止火灾的物理因素，如厂区内的洒水装置防火措施，例如禁止吸烟及其强制措施，对危险区域实施隔离等

19、。一旦发生火灾应如何应对，例如人员疏散与物资撤离，公司防火服务队进入现场。这些信息通过如下一些渠道获得：建筑物防火计划。询问易燃物品供应商。查验源于人力资源部的记录公司的安全制度内部消防队消防演练月报刊登于公司简报上的消防安全资料研究结果研究结果1介绍Great塑料公司雇佣几千名员工，厂址位于城市郊区的大片专用土地上。工厂每周7天、每天24小时不停歇运转。工厂内有很多易燃物品，这些易燃物品的细节情况在工厂内人尽皆知。（参见附录1厂区的危险，附录2已报告的此类危险品的清单）2消防措施21停车场工厂设有员工停车场，与工厂之间有一段距离。如此安排是为了确保一旦工厂发生火情，员工车辆不会被牵连。详细情

20、况参见附录3地图所示。22运输车队公司的运输车队设置在离工厂更远的地方。轨道货车只有在运进原材料或运出成品的时候才进入厂区。23无烟政策由于潜在的火灾危险，工厂一直实行无烟政策。任何人在厂区作业场所甚至在厂区外被发现吸烟都会被立即开除。禁止吸烟的标识随处可见。来访的客人在工厂入口的安检处就会被告知禁止吸烟的政策。关于该政策的完整文件，让员工了解该项政策的各种做法，以及违反该政策的处罚措施等，都记录在附录4中。值得说明的是，在过去的3年里从来没有违反这些规定的行为发生。3内部安全措施31防火区域工厂组织的设计是为了把风险减至最低。每个作业部门都被纳入各自的消防区域之内，开通的通道只用于将产品从一

21、个部门转移到另一个部门。具体细节参见附录5。32消防洒水系统工厂安装有消防洒水系统，所以一旦出现火情，屋顶上会有水自动喷出，帮助浇灭火苗。有关这套系统的记录、安装位置及其预期效果等数据可以参见附录6。4灭火措施41Great塑料公司消防队不同于其它企业，Great塑料公司有自己的小型消防队。在工厂每个当班时段内，都会有10名经消防大队严格培训过的、合格的消防队员当值。他们的招聘及培训记录参见附录7。42防火准备情况每次换班后，内部消防队都会开展某种形式的活动，每天进行相应的消防演练。有关这些演练活动的记录可以参见附录8。43可用的消防器材消防器材的详细情况参见附录9。这些器材均是严格遵照当地消

22、防大队的要求来购置的。详情参见附录10。44消防器材的状况所有消防器材都定期接受消防大队的检查，每件设备经检查合格后贴上确认封条，以保证放心地使用。这些检查记录可参见附录11。5消防演习51演习频率每月都会有一次消防演习。52演习结果消防演习的结果都可以从安全委员会的月度会议记录上看到，每次会议均有记录。详情请参见附录12。工厂一般都能够在短于消防大队认为可能的时间内清空（见附录13）。53其它宣传在2005年9月和2008年3月的公司内部简报中有关于防火演习的文章，反响都很好。请见附录14有关这两篇文章的务忘。结论结论Great塑料公司从来没有发生过火灾。这归功于公司在消除火灾隐患方面的决心

23、和坚持不懈的努力。一旦出现火情，随时准备就绪的程序足以应付突发情况，确保将危害控制在最小限度。建议建议建议Great保险公司按照正常价格接受我公司的投保附录附录附录1厂区存在的危险附录2由安全主管列出的已报告的此类危险品清单附录3厂区地图附录4人力资源部关于无烟禁令的记录附录5消防区域附录6消防洒水系统的记录附录7人力资源部关于内部消防员招聘和培训的记录附录8Alan Sim关于内部消防队日常活动的记录附录9内部消防队拥有的消防器材情况的记录附录10当地消防大队关于所需消防器材的建议信附录11当地消除大队对消除器材检查情况的记录附录12安全委员会的会议记录附录13当地消防大队关于清空火灾现场的

24、期望时间的信件附录14员工关于消防演习重要性认识的一些来信 通告通告用来告知某些事宜，不应用于批评或评论。注意注意：通告必须与当前问题相关，具有时效性。格式示范：格式示范：组织名称标题：正文课堂练习4,写一份通告当地学院当地学院夜校班夜校班所有同学请注意！所有同学请注意！我们接到当地居民的一些投诉，抱怨你们离校时大声喧哗。当地居民对此很不高兴。请还要出现这类有违社会公德的行为。请为学校保持良好声誉。请安静地离开学校，还要打扰居民。谢谢！最近接到当地一些居民的抱怨，学校有些同学离校时喧闹声太大，尤其是上夜校的同学。这会吵醒他们的孩子，也打扰了部分老年居民的休息。因此请同学们能够体谅居民的苦衷，在

25、离校时尽量保持安静，也请文明地对待那些喧闹的学生。请看到通告的同学相互转告，共同维护良好的秩序是我们共同的责任！它必须是易读的。它必须是直接面向那些对噪音负责任的人。它必须是有礼貌的。它必须请求同学们的帮助。你会把通告贴在哪里？最好的地点是你可以确保所有相关的学生都看得到的地方。张贴太多可能导致它变得可笑，张贴太少或许又不够。哪里是你们学院全体学生会去的地方呢？食堂也许是个合适的地方。有学生浏览信息的区域吗？只有你能够决定哪里才是张贴通告最好的地方。企业内部刊物企业内部刊物是传播企业信息的一种方式有效的企业内部刊物包括有以下列大部份的特点：有效的企业内部刊物包括有以下列大部份的特点：有一个老龄

26、员工专栏设置专注于员工事宜的板块关注运动及社交活动开辟杰出员工专栏设置讨论专区关注公司未来可能发生的变化由组织支持的任何慈善事业详情关注一两场比赛课堂练习5，写一份你自己的时事通讯深圳大学时事通讯周刊，2014年12月，第1期，第3册新图书馆落成新图书馆落成经过一年的装修，我校图书馆北区终于向师生开放了。人员变更人员变更XX离职生日及婚嫁生日及婚嫁内容有奖游戏有奖游戏内容体育新闻体育新闻深圳大学第十二届运动会于2014年12月1日举行，经济学院，管理学院获得团体总分前两名案例分析案例分析1 1、列举编写这个报告你所需要的资料清单。、列举编写这个报告你所需要的资料清单。报告应该列出所有的防火措施

27、，以及一旦发生火情应对之策。你需要考虑以下一些因素：距离最近的消防站的位置工厂潜在火灾隐患的位置用来阻止火灾的物理因素，如厂区内的洒水装置防火措施，例如禁止吸烟及其强制措施，对危险区域实施隔离等。一旦发生火灾应如何应对，例如人员疏与物资撤离，公司防火服务队进入现场。因而，你需要整合这些计划：建筑物防火计划列举各项防火措施，如洒水装置等；厂区防火计划展示厂区内可能存在的火灾隐患，以及这些隐患如何被隔离（可能需要解释为什么存在火灾隐患，以及为隔离火灾隐患已经做了哪些工作）；工厂消防规章有关禁止吸烟及实施办法；内部消除服务细则，以及消防训练的证据等。2 2、说明你认为在哪里可以得到这些资料。、说明你

28、认为在哪里可以得到这些资料。这些资料可能从分布广泛的各处找到。很明显，获取建筑物防火计划的有关资料必须得到发放开发许可的审批当局的帮助。公司本身也应持有文件副本，不仅是为了收集信息，也为将来进行的辅助作业和维修施工提供依据。所以，维修部门应保存关于洒水系统以及用于隔离易燃危险品的内部隔离设计的档案材料。作为安全主管，你应该能够就火灾危害的性质作出陈述。如果你认为需要，这些信息可能非常便利地从各种易燃危险品的制造商处获取。人力资源部门应该存有禁烟的相关规章和制度的记录，以及所采取处罚措施的相关记录，以保证禁烟问题得以妥善解决。此外，作为安全主管，你也可以就整个工厂禁烟区内完整的禁烟政策进行一些解

29、释。内部消防队的人员招募情况，人力资源部应该建有档案。消防培训情况则由当地消防大队备案。Alan Sim那里保存有日常灭火演练的资料。采购部还会有消防器材的清单以及谁负责订购的记录，财务部那里存有货款支付者的记录，Alan Sim那里存有验货人的记录。安全委员会每月提供消防演习的报告，公司简报上甚至还有关于消防演习重要性以及火灾危险性等相关资料。3 3、写一份详尽的报告、写一份详尽的报告 你知道报告必须遵循特定格式。一份规范的报告应尽可能简明，思路清晰并且编排合乎逻辑。一份正式报告应包含：标题页（组织名称、编写者名字与职务、主题）目录（这能使读者很容易地查看整个报告）执行摘要（摘要的目的在于提

30、供对该报告要点和建议的概述。执行摘要可以让读者对报告有一个快速、准确的浏览。那些对报告感兴趣但没必要翻阅整个文献的读者也可以查阅摘要。）授权范围（撰写报告的原因，这也可以看作是引言）程序（任务如何进行）研究结果（报告的主体，包括事实和数据，而且应当考虑证据或背景资料并详述任何潜在的选择。它还应包括任何可能涉及的费用。）4 4、你认为公司还可以提供哪些对撰写报告有用的资料？、你认为公司还可以提供哪些对撰写报告有用的资料？公司可能还会有采取其它措施的一些其它证据，比如在厂区各处张贴告示。一旦出现火情，基本的消防器材全部可用，比如可以对灭火器的使用作出描述和安排等。垃圾处理的频率也可以提及。毫无疑问，你还可以考虑其它一些问题。