机关公文写作与处理培训课件.pptx

1、机关公文写作与处理公文的定义、特点、作用、分类 公文的文体、格式 公文的行文规范 各类公文详解主讲：XXX时间：202X01公文的定义、特点、作用、分类02公文的文体、格式03公文的行文规范04各类公文详解目录CATALOG公文的定义、特点、作用、分类PART 01是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料公文的涵义公 文公务文书公务文件公 文是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料是传达和贯彻党的路线、方针和国家政策发布、行政法律和规章实施、行政措施指示答复问题、指导与布置和商洽工作

2、报告情况，交流经验的重要工具。公文的定义、特点、作用、分类OFFICIAL DOCUMENTS公文的涵义狭义公文法定公文国家行政机关公文、中国共产党机关公文广义公文通用公文专用公文法定公文事务文件计划、总结、调查报告、简报等财经、外交、军事、司法等公文的定义、特点、作用、分类OFFICIAL DOCUMENTS公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。公文的定义、特点、作用、分类OFFICIAL DOCUMENTS公文的作用决策与领导作用（最主要的作用）强制执行和处理的作用依据和凭证作用公务联系与

3、沟通作用宣传与教育作用-01-02-03-04-05公文的定义、特点、作用、分类OFFICIAL DOCUMENTS公文的分类上行文：报告、请示平行文：函下行文：命令、决定、批复、通告、通知、通报按照行文关系和行文方向收进公文外发公文内部公文按公文的来源法规性公文指挥性公文报请性公文按公文的职能知照性公文实录性公文 参阅性公文（阅件）承办性公文（办件）按公文内容的处理要求秘密公文机密公文绝密公文按公文的秘密等级特急公文急办公文常规公文按公文的紧急程度公文的定义、特点、作用、分类OFFICIAL DOCUMENTS公文的种类命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、

4、函、会议纪要等国家行政机关公文处理办法（13种）决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等中国XX党机关公文处理条例（14种）13种14种公文的定义、特点、作用、分类OFFICIAL DOCUMENTS公文的种类决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；相同：9个属党的机关的5个：公报、指示、决议、条例、规定；属行政机关有4个：命令（令）、议案、通告、公告不同：9个文种共27个法定文件由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。公文的定义、特点、作用、分类OFFICIAL DOCUMENTS公文的文体、格式P

5、ART 02是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料公文的文体：公文的表达方式三种表达方法说 明叙 述议 论010203公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文格式的组成要素01发文机关标识（版头、红头）02公文份数序号03发文字号04密级05签发人（主要用于请示）06标题07主送机关（内发可省略）08正文09附件10发文机关署名11成文日期12印章13附注 14主题词15抄送单位16印刷机关和印刷时间公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文格式示例0000123 机 密 23年 XX省教育厅文件 浙教 2

6、0XX 2号 XX省教育厅关于XXX的通知各市教育局：特 急公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文格式示例公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文格式规范眉首：（文头，在红色反线上方）印制份数顺序号密级和保密期限、紧急程度发文机关标识、发文字号、签发人公文格式的具体项目公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文格式的具体项目01公07文份数顺序号 7位数（机密、绝密件才标注）02密级07和保密期限 秘密、机密、绝密、年份03紧急程度 特急、急件；（电报：特提、特急、加急、平急）04发文机关标识 XXX人民政府文件 05发文字号 发文机关代字：（沪

7、府发）,年份 1998,序号（联合行文只标主 办机关的发文字号）06签发人 只有上行文才标注，（请示应在附注处注明联系人姓名和电话）公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文格式示例0000123 机 密 20年 XX市人民政府文件 沪府发 20XX 2号 XX市人民政府关于XX的通知各区县（自治县、市）人民政府：特 急公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文格式示例XX市人民政府文件沪府文20XX3号 签发人：XXXXX市人民政府关于 的请示国务院：_公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文的主体0806020401070305标 题发文机关附

8、注主送机关印 章正 文成文时间附 件公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS标题、主送机关和公文正文三要素：发文机关、事由（关于的）、文种文章的标题除法规、规章名称可加书名号外一般不用标点符号。标 题（位于红色反线空两行之下）注：通告、公告等属周知性的公文，无主送单位。主送机关（全称或规范化简称、统称）首页必须显示正文公文正文公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS附件和成文时间附件是正文内容的组成部分与公文正文一样具有同等效力。附 件行政机关公文用汉字党委系统用阿拉伯数码标识 成文时间0102公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS示 例（正文略）附件：X

9、XX （XX市人民政府印）二OXX年一月九日（联系人：XXX 电话：XXXXXX）主题词：XX XX 请示 抄送：国家发改委，财政部。市政府办公厅20XX年1月10日印发公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文生效标识和附注请示、用作上行文的意见、函需在此处标明联系人姓名、电话公文生效标识公文除会议纪要、以电报形式发出外均要盖印章附 注公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS版 记除类别词外，最多不超过5个类别词类属词文种主题词抄送单位之间用逗号停顿,结尾用句号抄送机关党的机关公文才有份数印发机关和引发日期公文的文体、格式OFFICIAL DOCUMENTS公文的行

10、文规范PART 03是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料公文的行文关系国务院XX市人民政府闵行区人民政府吴泾镇人民政府隶属（上下级）关系人事部市人事局区人事局指导关系市人事局市卫生局;区交通局镇政府平级关系某大学区政府不相隶属关系02010403公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文的行文方式单 独 行 文 联合行文根据发文机关划分纵 向 行 文 横向行文根据受文对象划分公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文的行文规则党政分开行文依据隶属关系行文的规则1.要单头主送，不要多头主送2.要逐级行文，不要越级

11、行文3.要向机关行文，不要向领导者个人行文4.请示的行文规则：一文一事不能一文数事上行文的规则0201公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文的行文规则按照职权范围行文，部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文下行文的规则1.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；2.政府与同级党委和军队机关可以；3.政府部门和相应的党组织和军队机关可以；4.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文的规则：同级或准同级0201公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文中运用数字的规范成文时间、部分结构层次序数和词、词组（短语）、惯用语、

12、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用汉字 汉 字公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文的语言规范严 谨简 洁庄 重平 实准 确规 范公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文的语言规范举 例没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。准 确概念准确，避免歧义；措词得体，防止误用；把握分寸，褒贬得当；前后照应，杜绝矛盾；细心检查，排除错漏。公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文的语言规范庄 重公文语言必须文雅庄重，严肃认真把握文体特点，把准文章语言基调命令、决定、决议庄重严肃；法规讲求严谨、确

13、切、利落。注意接受心理行文尊重而不阿谀讨好；下行文谦和但不失度；平行文以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文的语言规范简 洁语言简洁明快、干净利落、言简意赅。可不可以，请马上批示意见可否，请即批示在处理公务的记录里在案收到了，知道 了收悉为了这个目的为此公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS公文的语言规范严 谨不仅指具体语句的严谨还包括整篇文章的结构表达上的严谨平 实语言平直自然，通俗易懂规 范讲“普通话”，不说“方言”；使用规范的现代书面语言；正确使用标点符号公文的行文规范OFFICIAL DOCUMENTS各类公文详解P

14、ART 04是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料行政机关公文类型各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS命 令定 义法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制性、领导性、指挥性的公文。主要使用范围发布行政法规和重要规章、采取重大强制性措施、奖励有关人员、撤销下级机关适当的决定等有权使用命令的机关全国人民代表大会的常务委员会、委员长，国家主席，国务院、国务院总理，国务院各部委及其部长、主任，地方各级人民政府和各级人民代表大会010203各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS命 令任免令：任免国家行政机关的负责人公布

15、令：公布法律法规行政令：实施重大强制性措施嘉奖令：奖励有突出贡献的人员或集体04文头：标题+编号正文：结尾：发文人签名+发文日期05令的异同（表格）06各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS命 令写 法（1）标题：中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令（发令机关+主要内容+文种）,中华人民共和国主席令（发令机关名称或发令人身份+文种）（2）正文特点：内容简短（3）结尾：由和单位负责执行,从何时起负责执行等注 意（1）是最具有强制性的公文文种，必须经法定代表人签署。（2）NO：党的机关、企事业单位、人民团体各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS议 案定 义各级人民政府按

16、照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。特 点制作主体的法定性：只有各级政府和少数法定机构才可提出议案内容的特定性：议案的内容必须在（）职权氛围之内超出氛围，不予（）接受（）会议期间提出。（各级人代会）（是重要事项，并且切实可行，才可能获得通过）0201各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS议 案03类 型立法性议案国务院关于提请审议的议案决策性议案国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案任免性议案国务院关于提请王维刚同志职务任免的议案建议性议案以行政部门的身份向权力部门提出建议供人代会审议、采纳的议案各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS议 案0

17、4结 构标题+主送机关+正文（+附件）+签署+成文日期05写 法5.1 标题：XX市人民政府关于提请审议国庆7天假期的议案关于提请审议修改后国务院机构改革方案的议案5.2 正文：案据=提出议案的根据方案=对提请审议的事项提出解决的方法 结束语=“请审议”06注意事项各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS决定（指令性 下行文）01定 义对重大事项或重大行动做出安排、奖惩有关单位及人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文 02适用范围行政机关、企事业单位、人民团体 （凡是有立法权+决策权的，均可使用）03特 点决策性：体现领导机关的指挥意志、处理意图、政治倾向;制约性：体现对决策内

18、容的不可动摇性，要求下级机关必须遵照执行各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS决定（指令性 下行文）类 型安排性决定：着眼于工作部署。奖惩性决定：奖励决定、惩戒决定变更性决定：04结 构标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期05写 法标题：发文机关+事由+文种 正文：发文缘由（写明发文意义、根据、背景。）、决定事项（定义中的2点）结尾：提出要求（决定实施日期）补 充0706各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS意 见定 义对重要问题提出见解和处理办法的公文（只有“重要问题”，才可以使用“意见”）发文机关上级机关：表明主张，做出计划阐明处理问题的办法和要求下级机关：提

19、出工作见解和建议平行机关：提出与对方协商的参考性意见适用范围行政机关、企事业单位、人民团体。0102各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS意 见特 点针对性对某个问题提出具体的处理办法，有鲜明的指向性。多问性作为上行文：可报上级机关作为下行文：可发给下级机关作为平行文：可送平行机关和不相隶属机关多属性作为上行文时，像请示作为下行文时，像批复作为平行文时，像函实施性作为上行文，使上级了解情况，供决策时参考 作为下行文时，使下级感到有法可依作为平行文时，使之感到理由充分，切实可行03各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS意 见类 型建议性意见采用上行文格式，若经上级机关批转，具

20、有行政约束力。指导性意见采用下行文格式，具有行政约束力。协商性意见采用信函式格式，较“函”：内容更具体，篇幅更长，主要针对具体问题提出见解和处理办法04各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS意 见写 法标题：发文机关+事由+文种正文：发文缘由：开头：发布意见的背景、根据、目的、意义等（上行、平行：充分说明依据、意义，获取支持和批准；下行：充分说明依据、意义，便于执行）末尾：“特提出如下意见”意见事项：分条列项，条理清晰（采用大、小标题形式）结尾：上行文：请求批准 下行文：具体执行的相关事宜平行文：帮助和支持05各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 告公布社会各个方面应当

21、遵守或周知的事项的公文01定 义公布社会各个方面应当遵守或周知的事项的公文02适用范围公 告03通 告制约性通告：带有强制性的行政措施、以保证某一事项顺利执行或处理 告知性公告：不具有行政约束力、仅供人们知晓04类 型标题+主送机关+正文+落款+成文日期05结 构各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS公文的涵义06写 法发文机关+事由+文种，编号=发布文号：行政公文：（）XX市人民政府关于进一步加强烟草市场管理的通知 沪政 20XX 12号标 题发文缘由、通告事项 正 文特此通告本通告自发布之日起施行本通告自20XX年1月1日起施行 结 尾发文机关名称落 款各类公文详解OFFICIA

22、L DOCUMENTS通 知定 义用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理需要有关单位周知或执行的事项 任免人员=用于批转、转发、传达、任免的下行公文01特 点使用范围最广使用频率最高时效性强02各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 知类 型03对下级机关报送的公文 加批语后转发给其他下级机关的通知 国务院批转环保总局关于太湖水面漂浮物清理方案的通知（批转机关+原发文单位+事由+文种）讲上级机关和不相隶属机关发来的公文加转发语后转发给其他机关的通知国务院办公厅转发财政部等部门关于推动我国动漫产业发展若干意见的通知（转发机关+原发文单位+事由+文种

23、）转发通知各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 知类 型03传达要求下级机关办理需要有关单位周知或执行的通知。印发通知：作用在于“公布”。事项通知：周知：只要求知道，无强制性执行（带有指示性、规定性，要求无条件遵守）会议通知：关于召开会议的通知。转发通知任命+免除 工作人员职务 的通知。（任免权限：省有权任免的，由省发任免通知。地、市有权的例：关于王维刚任职的通知）任免通知各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 知结 构04标题主送机关正文（+附件）落款成文日期写 法05标题：发文机关+事由+文种主送机关：3个时，直接写；3个时，用“，”“、”隔开正文：发文缘由：开头

24、（发布通知的意义、根据）、结尾（“现通知如下”）通知事项：结尾：本通知自下发之日起施行、请“遵照=贯彻=参照”执行、特此通知，望认真执行附件：批转通知、转发通知、印发通知均有附件。各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 报01 定义表彰先进批评错误传达重要精神或情况02 特点指导性交流性时效性03 类型表彰通报批评通报传达通报各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 知04 结 构标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期正 文发文缘由：发文的意义、根据，机关对事件的态度通报事项：不是新闻报到，也不是文学作品。不要过多描写。分析：中肯，有说服力决定：表彰通报、批评通报

25、有而传达通报没有要求：学习 或 引以为戒；提出指导意见，以指导全局工作。异 同通报有表彰先进、批评错误的功能VS决定的表彰与惩处功能 各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS报 告定 义适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。特 点汇报性、陈述性：（表达方式：叙述和说明）类 型3.1汇报工作报告：内容（汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，汇报上级交办的事项的完成情况，进度）分类：综合报告（多方面的）、专题报告（某一问题）结 构标题+主送机关+正文+落款+成文日期04030201各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 知写 法标 题：发文机关+事由+文

26、种主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。Only one。如需要呈送其他机关，应采用抄送形式。05发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。尾：“现将有关情况报告如下”报告事项：结 尾：今后工作的意见；对事件原因的总结；特此报告=请审阅=请指正。汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训。上级交办的事项的完成情况，进度。反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议。答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。正 文各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 知框 架情况+问题+建议；情况+原因+做法06各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS请 示01定义下级机关

27、向上级机关请求指示、批准的公文。02适用范围遇到新问题，无执行依据：说明新问题，提出建议遇有困难，无力解决：说明具体困难提出拟解决方案：财、物、人超越职权范围，无权解决：说明具体问题，提出办法意见分歧，难于工作：说明具体分歧，提出建议03特点一事一文：只提出一个事项，解决一个问题请批对应：请示批复，一一对应事前行文：不可先斩后奏。04类型求示性请示：要求对请示问题给与指示（态度）求批性请示：要求对请示问题给与批准、认可（手续）各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS请 示定 义标题主送机关正文+落款成文日期附注05写 法标题：发文机关+事由+文种（标题中不能出现：申请、请求，以免重复）

28、主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。Only one。如需要呈送其他机关，应采用抄送形式。正文：发文缘由：请示的意义、根据或背景（下功夫）请示事项：可行性、可操作性明确、具体的陈述请示事项结尾：求式性请示：无需肯定性要求（例）求批性请示：提出肯定性要求：“以上要求，请批准”附注：联系人姓名、电话。06各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS请 示写作要求主送一个机关，不可多头主送（防止推诿，延误工作）不可直接呈送领导个人，不可抄送同级或下级机关。06若单位属双重领导，可主送一个机关，抄送一个机关。逐级请示，不可越级行文。（遇到紧急情况，必须同时抄送被越过的上级机关）语

29、气温和谦恭；各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS批 复定 义上级机关 答复 下级机关 请示事项的公文1特 点被动性：先有请示，后有批复。被动制发。针对性：内容（只能针对请示内容，请示什么，批复什么）、机关（只能针对请示机关，不能针对其他机关。（只能：抄送）权威性：有行政约束力，受文机关必须执行。2类 型指示性批复：对请示问题给与指示（态度）审批性批复：对请示问题给与批准、认可（手续）批复内容：同意、原则同意、不同意3结 构标题+主送机关+正文+落款+成文日期4各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 知写 法5标 题发文机关+表态用语+请示机关+事由+文种发文机关+表态用

30、语+事由+文种（主送机关=原发文机关）正 文引语：你单位+请示标题+发文字号+收悉；批复请示的政策或理论依据批复事项：指示性批复：无需批准具体事项仅给与政策、认识上的解答1.审批性批复:明确给予答复2.同意：同意的原因+如何做3.原则同意：同意的原因+指示性意见4.不同意:不同意的原因+进行解释疏通结 尾特此批复各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS函含 义01不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，以不相隶属机关为主送机关的平行文。不相隶属机关：在行政组织系统上 没有领导与被领导、在业务系统上，没有管辖与被管辖特 点02使用的广泛性：应用于平行机关和不相隶属

31、机关之间性质的多属性：有的具有：请示性质，可以“请求批准”事项批复性质，可以“答复审批”事项通知、通报性质，可以告知事项、传达情况写法的灵活性：原因、篇幅（短小）、内容（单一）、语气（请批函谦恭；批答函庄重；商洽函亲切）各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS函类 型03商洽函不相隶属机关间商洽工作的函。就问题进行沟通联络、讨论处理某事的意见、洽谈公务等（特点：无需答复）问答函不相隶属机关间询问和答复问题的函。询问函答复函是一一对应的。去函为问，复函为答。去函的目的明确，复函的回答具体。请批函、批答函不相隶属机关间请求批准和答复审批的函。（二者是一一对应）。请批函：向有关部门请求批准的

32、函；批答函：向有关部门批复、回答事项的函结 构04标题+主送机关+正文+落款+成文日期各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS函写 法05标 题国务院办公厅关于同意成立奥林匹克运动会组委会的复函人事部关于人事调动的函 关于人事调动的函 正 文去函（无论商洽函、询问函、请批函都要说明发函背景、根据和意义。）复函（无论答复函、批答函，都要有引语）写 法你单位+来函标题+发文字号+收悉各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS通 知正 文06函事项复 函结 尾去函：说明具体事项、商谈事宜、通报信息、要求解决的问题等回答相应的问题。（如果无法回答，应加以解释）礼节性的尾语。商洽函：“不知

33、贵方意见如何，请函告”、“望大力协助，盼复”询问函：“请速回复”、“盼复”、“请予复函请批函：“请审查批准”、“当否，请审批”答复函、批答函：“特此函复”、“专此函告”函的格式07信函式格式文件式格式：行政公文各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS会议纪要定 义可上：报告会议精神可平：与不相隶属机关联系可下：指导工作会议纪要：总结性文件会议记录：原始记录特 定纪实性：基点 提要性：提炼会议要点、总结会议情况、概括会议精神指导性：其议事事项，一经下发，便具有权威性。类 型情况会议纪要议定事项会议纪要结 构标题+成文日期+正文各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS会议纪要写 法标 题正 文结尾：提出希望、号召对会议进行评价+对会议主持单位表示感谢会议概况：简要概括会议情况（类似导语）会议事项：陈述会议主要精神、讨论具体问题、交流的经验、提出的意见、领导的指示、今后的任务与决定事项等各类公文详解OFFICIAL DOCUMENTS机关公文写作与处理公文的定义、特点、作用、分类 公文的文体、格式 公文的行文规范 各类公文详解主讲：XXX时间：202X