成为卓越的行政助理.ppt
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- 成为 卓越 行政助理
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1、成为卓越的行政助理成为卓越的行政助理 清晰地规划目标是人生走向成功的第一清晰地规划目标是人生走向成功的第一步步,但塑造自我却不仅限于规划目标但塑造自我却不仅限于规划目标.要真正塑要真正塑造自我和自己想要的生活造自我和自己想要的生活,我们必须奋起行动我们必须奋起行动.莎士比亚说得好:莎士比亚说得好:行动胜过雄辩行动胜过雄辩 一旦掌握自我激励一旦掌握自我激励,自我塑造的过程也就自我塑造的过程也就随即开始随即开始.以下方法可以帮你塑造自我以下方法可以帮你塑造自我,塑造那塑造那个你一直梦寐以求的自我个你一直梦寐以求的自我 一、本职:一、本职:1财务清晰财务清晰 2费用节约费用节约 3团队廉洁,人人奋发
2、向上团队廉洁,人人奋发向上 二、怎样才能贡献好呢二、怎样才能贡献好呢 1自身修养自身修养 2纪律执行纪律执行 3互相监督互相监督 互动式讨论和演讲互动式讨论和演讲 只有重视今天自我激励只有重视今天自我激励的力量才能汩汩不绝的力量才能汩汩不绝 人很容易后悔当初人很容易后悔当初.以下方法能使你改变这种思以下方法能使你改变这种思维方式维方式,转而向前看转而向前看 在我们不断塑造自我的过程中在我们不断塑造自我的过程中,影响最大的莫过影响最大的莫过于是选择乐观的态度还是悲观的态度于是选择乐观的态度还是悲观的态度.我们思想上我们思想上的这种抉择可能给我们带来激励的这种抉择可能给我们带来激励,也有可能阻滞我
3、也有可能阻滞我们前进们前进 认识自己认识自己 聘用原因聘用原因 个人形象个人形象 专业特长专业特长 沟通得体沟通得体 经验背景经验背景 临场发挥临场发挥 取其一点重在表现取其一点重在表现 个人职业发展理念个人职业发展理念 选择比努力重要选择比努力重要 马上成功马上成功 过程比结果重要过程比结果重要 偶然必然偶然必然 行动比空想重要行动比空想重要 执行伟大执行伟大进入角色进入角色企业需要职业化的员工企业需要职业化的员工 责任为中心责任为中心 结果为导向结果为导向 工作为首选工作为首选 理性为基础理性为基础 服务为灵魂服务为灵魂 品质为保障品质为保障员工需要职业化的前程员工需要职业化的前程 最小成
4、本,最大效益最小成本,最大效益 以此为生,精于此道以此为生,精于此道 细微之处,做得专业细微之处,做得专业 理性的态度对待工作理性的态度对待工作 不能别让人轻易替代不能别让人轻易替代 进入角色进入角色 心态篇心态篇 行动篇行动篇 技巧篇技巧篇心态篇心态篇消极心态的障碍消极心态的障碍1.丧失机会丧失机会2.希望破灭希望破灭3.限制潜能限制潜能4.消耗精力消耗精力5.失道寡助失道寡助6.走向毁灭走向毁灭消极心态产生的原因消极心态产生的原因1.缺乏目标缺乏目标 2.害怕失败害怕失败 3.害怕拒绝害怕拒绝 4.怨天忧人怨天忧人5.否定现实否定现实 6.好高骛远好高骛远心态篇心态篇 积极心态的魔力积极心
5、态的魔力 激发热情激发热情 增强创造力增强创造力 让你遇到好运让你遇到好运进入角色之心态篇进入角色之心态篇 保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念 1、过去非未来、过去非未来 过去过去成功成功吕蒙吕蒙被人讥为吴下阿蒙被人讥为吴下阿蒙白衣过江的名将白衣过江的名将 勾践勾践举国投降亡国君主举国投降亡国君主 成功的复仇者成功的复仇者里根里根好莱坞的二流演员好莱坞的二流演员美国总统美国总统吴士宏吴士宏中等学历的小护士中等学历的小护士TCL集团副总裁集团副总裁心态篇心态篇 保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念2、做事先做人、做事先做人 案例:拼图案例:拼图心态篇心态篇 保持积极心态的四个信
6、念保持积极心态的四个信念 3、我有必成公式、我有必成公式 案例:案例:迫切希望迫切希望 明确目标明确目标 立即行动立即行动 勤奋进取勤奋进取 贵人相助贵人相助 永不放弃永不放弃心态篇心态篇 保持积极心态的四个信念保持积极心态的四个信念 4、准备立即行动、准备立即行动YES,I AM READY!进入角色之心态篇进入角色之心态篇 总结总结 1、过去非未来、过去非未来 2、做事先做人、做事先做人 3、我有必成公式、我有必成公式 4、准备立即行动、准备立即行动 态度决定一切态度决定一切 唐僧师徒之态度与结果比较唐僧师徒之态度与结果比较行动篇行动篇 重新认识企业重新认识企业 除了军队最讲求纪律除了军队
7、最讲求纪律 除了家庭最讲求伦理除了家庭最讲求伦理 除了舞台最讲求表演除了舞台最讲求表演 案例:一个人坏了一台案例:一个人坏了一台戏戏 职业化要求职业化要求 1.自动自觉自动自觉 2.客户第一客户第一 3.团队至上团队至上 了解岗位了解岗位 职务的构成职务的构成 上司和下属上司和下属 前手与后手前手与后手 进入角色之行动篇进入角色之行动篇权限责任义务服务服务检查检查行动篇行动篇 接受命令三步曲接受命令三步曲 立刻响应命令立刻响应命令 记下事项重点记下事项重点 重复确认无误重复确认无误 注意点注意点 不清楚的地方,询问不清楚的地方,询问清楚为止清楚为止 尽量以具体化的方式,尽量以具体化的方式,向主
8、管确认命令的内向主管确认命令的内容容 要让主管把话说完后,要让主管把话说完后,再提出意见或疑问再提出意见或疑问进入角色之行动篇进入角色之行动篇 评估工作的种类评估工作的种类1.紧急/重要2.紧急/不重要3.重要/不紧急4.不重要/不紧急行动篇行动篇 工作目标分类工作目标分类 达成状态的工作目标达成状态的工作目标 是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标,企业是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标,企业内的各个员工必须完成的目标内的各个员工必须完成的目标.解决问题的工作目标解决问题的工作目标是指我们在工作上碰到问题发生,使我们的目标与现是指我们在工作上碰到问题发生,使我们的目标与现状产生差距,
9、或和我们的预想与期望不一样,因此,状产生差距,或和我们的预想与期望不一样,因此,必须采取一些解决问题的手段去克服问题,使问题必须采取一些解决问题的手段去克服问题,使问题消失不再发生消失不再发生.进入角色之行动篇进入角色之行动篇解决问题的三个重点解决问题的三个重点 1.找出问题的真正的原因找出问题的真正的原因 2.找出解决问题的重点对策找出解决问题的重点对策 3.订出问题解决的行动计划订出问题解决的行动计划 要做什么(要做什么(what)?谁来做谁来做(who)?什么时候完成什么时候完成(when)?各项行动如何进行各项行动如何进行(how to)?行动篇行动篇 问题解决的九个步骤问题解决的九个
10、步骤 步骤步骤1 明确的目标、标准明确的目标、标准 步骤步骤2 发现问题点发现问题点 步骤步骤3 分析问题点的产生原因分析问题点的产生原因 步骤步骤4 确定要解决的课题确定要解决的课题 步骤步骤5 拟订对策拟订对策 步骤步骤6 做出行动计划做出行动计划 步骤步骤7 执行行动计划执行行动计划 步骤步骤8 效果确认效果确认 步骤步骤9 标准化标准化 进入角色之行动篇进入角色之行动篇 职业化的基本守则职业化的基本守则 守则守则1 比期待的做得更好比期待的做得更好 守则守则2 不断提升效能效率不断提升效能效率 守则守则3 在指定时限内完成在指定时限内完成 守则守则4 集中精神专心工作集中精神专心工作
11、守则守则5 用心防止错误出现用心防止错误出现 守则守则6 养成节约节俭习惯养成节约节俭习惯 守则守则7 坚持做好整理整顿坚持做好整理整顿进入角色之行动篇进入角色之行动篇 总结:总结:PDCA的工作方法的工作方法P 计划(计划(plan)D执行执行(do)C检查检查(check)A改正再执行改正再执行(action)赢得合作的关系赢得合作的关系 您对企业的期望:您对企业的期望:知名度高知名度高 待遇不错待遇不错 好的主管好的主管 好的同事好的同事 工作场所工作场所 气氛愉快气氛愉快 企业的人际关系,就是企业的人际关系,就是赢得合作的关系赢得合作的关系 企业的期望企业的期望 人是企业成败最重要的人
12、是企业成败最重要的因素因素 不懂得如何和别人共同不懂得如何和别人共同完成一件工作的人,在完成一件工作的人,在企业内很难有绩效产生企业内很难有绩效产生赢得合作的正确意识赢得合作的正确意识 自我管理自我管理管理好自己的事务,不要给别人带来困扰管理好自己的事务,不要给别人带来困扰自我管理是获得别人的尊重与合作的起点自我管理是获得别人的尊重与合作的起点 将心比心将心比心站在别人的立场考虑问题容易达成共识站在别人的立场考虑问题容易达成共识站在别人的立场并不是牺牲自己的立场站在别人的立场并不是牺牲自己的立场 主动关怀主动关怀 自尊与尊重从来都是一起产生的自尊与尊重从来都是一起产生的上司相处上司相处 即时汇
13、报即时汇报 有问题第一时间告知直接上司有问题第一时间告知直接上司 不理解要和直接上司直接沟通不理解要和直接上司直接沟通 执行当中要及时汇报进展程度执行当中要及时汇报进展程度 赢得常识赢得常识 让上司确认你的能力让上司确认你的能力 认真做好上司亲托之事认真做好上司亲托之事 不计较个人得失不计较个人得失有效地沟通有效地沟通 积极倾听积极倾听 运用反馈运用反馈 情绪同步情绪同步 肢体提示肢体提示 沟通禁忌沟通禁忌 不良的口头禅不良的口头禅 过多专业术语与英文过多专业术语与英文 只顾表达自己的看法只顾表达自己的看法 用威胁的语句用威胁的语句 易受干扰的环境易受干扰的环境 忽略无法确认的信息忽略无法确认
14、的信息 只听自己想要听的只听自己想要听的 被第一印象及身份、被第一印象及身份、名位左右名位左右 过度以自我为中心过度以自我为中心 不信任对方不信任对方赢得合作的谈话技巧赢得合作的谈话技巧 用建议代替直言用建议代替直言直言:直言:“到客户那里怎么可以不打领带,快把领带打起到客户那里怎么可以不打领带,快把领带打起来来”建议:建议:“我们让客户觉得很尊重他,打起领带是不是更我们让客户觉得很尊重他,打起领带是不是更好一些好一些.”提问题代替批评提问题代替批评批评:批评:“这么简单的错误还犯,太这么简单的错误还犯,太B了吧了吧.”提问:提问:“如果别人对你总是小麻烦不断,会怎么样呢?如果别人对你总是小麻
15、烦不断,会怎么样呢?”赢得合作的谈话技巧赢得合作的谈话技巧 让对方说出期望让对方说出期望 “经理,我是不是还要经理,我是不是还要.”“经理,您看您还有什么安排经理,您看您还有什么安排”诉求共同的利益诉求共同的利益 上个月我们都上个月我们都XX,所以我们部门制定了改进办法,所以我们部门制定了改进办法,主要是为了进一步督促服务人员加强自我管理,同主要是为了进一步督促服务人员加强自我管理,同时还会提高我们时还会提高我们XX部门的顾客满意度,当然一些部门的顾客满意度,当然一些表格需要您安排人配合填写,您看表格需要您安排人配合填写,您看.沟通艺术沟通艺术 金字塔原则金字塔原则 先说结果,再说过程先说结果
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