如何组织、召开会议-提高会议效率的必修课.ppt

1、管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益 -提高会议效提高会议效 率的必修课率的必修课管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益如何组织会议如何组织会议v成功地组织并召开一次会议，成功地组织并召开一次会议，要做好三部分工作：会议准要做好三部分工作：会议准 备工作、会议期间控制和会备工作、会议期间控制和会 后工作。后工作。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益会议准备工作会议准备工作一、明确会议目标一、明确会议目标二、确定会议召开时间、地点及参加人员二、确定会议召开时间、地点及参加人员三、拟定并发放会议通知三、拟定并发放会议通知四、准备所需物

2、品四、准备所需物品五、布置会场五、布置会场六、会前确认六、会前确认七、会后工作七、会后工作管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益一、明确会议目标一、明确会议目标1、会议目标必须用书面形式列明2、会议目标必须切合实际3、会议目标必须具体且可以衡量4、会议目标数量要适当管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益二、确定会议召开时间、二、确定会议召开时间、地点及参加人员地点及参加人员v1、时间：、时间：（1）绝大多数与会人员方便的时间 （不会因为参加会议而影响自己的 正常工作）（2）大家易集中精力的时间（3）必须确定会议起止时间（4）满足会议目标的要求管理者素质培

3、训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益2、地点、地点：（1）场地有空档（提前预订）（2）方便与会者到场（3）场地位置、面积及设施满足会议要求管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益 3、参加人员、参加人员（1）对实现会议目标有潜在贡献的人 （2）培养目的为）培养目的为“列席列席”的人的人管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益三、拟定并发放会议通知三、拟定并发放会议通知1、拟定会议通知（1）会议时间、地点及参加人员（必要时附 上会议地点的位置图及路线）（2）会议性质、目标（让与会者心中有数）（3）议事日程（4）与会者会前需准备事项（5）会议组织部门及

4、联系方式 （如有不明，随时联系）（6）回执（收到通知后，反馈）管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益2、发放会议通知、发放会议通知 发放的形式：口头、电话、发放的形式：口头、电话、传真、传真、Email管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益四、准备所需物品四、准备所需物品1、突出会议主题所需装饰品（会场标语、台幕等）2、足够数量的桌椅（待定）3、视听器材、音像设备4、会议所需材料5、其他必要物品管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益五、布置会场五、布置会场1、会场座席及主席台布置2、突出会议主题的装饰3、设备的安装、调试4、必要物品的

5、摆放5、创造良好视听环境管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益六、会前确认六、会前确认1、关键与会人员是否到达2、视听器材状态是否最佳3、物品摆放是否齐全4、整体环境是否舒适 5、到会者按需签到到会者按需签到管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益七、会后工作七、会后工作1、整理并发放会议纪要2、对会议结果的执行情况进行监督和检查3、存档管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益 1、会议目标必须用、会议目标必须用 书面形式列明书面形式列明（1）目标的内容要一目了然，容易被理解（2）目标不容易被遗忘 注：不要以为是经常召开的例会而不列出会议

6、目标，目标 是衡量会议是否有效的依据。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益2、会议目标必须切合实、会议目标必须切合实际际（1）经过努力，目标有被实现的可能（2）目标要有一定的挑战性（3）会议目标也可为事宜通报等管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益3、会议目标必须具体且、会议目标必须具体且可以衡量可以衡量内容待定内容待定管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益4、会议目标数量要适当、会议目标数量要适当（1）会议目标的数量不要太多，）会议目标的数量不要太多，否则容易导致思维混乱。否则容易导致思维混乱。（2）保证当前需要解决的问题）保证当

7、前需要解决的问题都能得到解决。都能得到解决。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（2）大家易集中精力的时间）大家易集中精力的时间 A、精力充沛的阶段：上午、精力充沛的阶段：上午9时时-11时，下时，下 午午4时时-6时，是人们精力比较充沛的两个时，是人们精力比较充沛的两个时间段时间段 B、尽可能使与会者感到比较高兴的时间、尽可能使与会者感到比较高兴的时间下班后开会时间不要太长，最好在下班后开会时间不要太长，最好在1小时小时左右，大家身心疲倦，无法集中精力。左右，大家身心疲倦，无法集中精力。C、午餐前开会，这时大家都想早点结束会、午餐前开会，这时大家都想早点结束会议，不会谈

8、论无关话题。议，不会谈论无关话题。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（3）必须确定会议起止时间）必须确定会议起止时间 不确定起止时间，有两个缺陷不确定起止时间，有两个缺陷A、与会者无法对会后的工作做安排B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时v另外，最好不要超过一个半小时另外，最好不要超过一个半小时 管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（4）满足会议目标的要求）满足会议目标的要求v各种会议的召开时间必须根据会各种会议的召开时间必须根据会议目标的不同而改变。议目标的不同而改变。比如：现场会必须在问题发比如：现场会必须在问题发生后两

9、小时之内召开，否则失去生后两小时之内召开，否则失去意义；意义；某种培训必须在开展某种某种培训必须在开展某种工作之前展开，当这项工作已经工作之前展开，当这项工作已经完成后，就失去指导意义。完成后，就失去指导意义。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（2）方便与会者到场）方便与会者到场A、即使是不熟悉的人，也应该、即使是不熟悉的人，也应该 能够较容易找到会场位置。能够较容易找到会场位置。B、可以设定临时指示牌、可以设定临时指示牌管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（3）场地位置、面积及）场地位置、面积及设施满足会议要求设施满足会议要求位置：、使大多数与会

10、者感到方便位置：、使大多数与会者感到方便v 、能够免于外界噪音、电话、访客等、能够免于外界噪音、电话、访客等 干扰干扰v、没有安全隐患、没有安全隐患面积：必须足够容纳与会者和视听器材面积：必须足够容纳与会者和视听器材设施：、桌椅设施：、桌椅v 、有充足的照明、暖气及通风设备、有充足的照明、暖气及通风设备v 、具备投放幻灯的条件：窗帘等、具备投放幻灯的条件：窗帘等管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益1、对实现会议目标有潜、对实现会议目标有潜在贡献的人在贡献的人（1）是实现会议目标的直接负）是实现会议目标的直接负责人责人（）能协助直接负责人完成（）能协助直接负责人完成会议目标

11、会议目标（）对会议目标的实现能提（）对会议目标的实现能提出建设性意见出建设性意见管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益、培养目的为、培养目的为“列席列席”的人的人（）通过参加会议能够获得（）通过参加会议能够获得某些知识某些知识（）为了完成某种任务而参（）为了完成某种任务而参加会议加会议管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（）议事日程（）议事日程A、按照议案的轻重缓急编排处、按照议案的轻重缓急编排处 理的先后顺序理的先后顺序B、估计每一个议案所需要的时、估计每一个议案所需要的时 间，并明确标示出来间，并明确标示出来C、语言表达尽量简洁明了、语言表达尽量简

12、洁明了管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益（4）与会者会前需准备）与会者会前需准备事项事项A、注明需要发言的人员及发言、注明需要发言的人员及发言时间、内容时间、内容B、注明需要准备资料的人员及、注明需要准备资料的人员及资料内容资料内容管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益v口头：例会或临时现场会等没有特别注意事项的会口头：例会或临时现场会等没有特别注意事项的会 议，且与参加人员经常见面时，可采用此种议，且与参加人员经常见面时，可采用此种 方法。方法。v电话：符合上述条件，只是不能和与会人员见面，电话：符合上述条件，只是不能和与会人员见面，采用此方式。采

13、用此方式。v传真：会议比较正式，有内容需与会者了解，而又传真：会议比较正式，有内容需与会者了解，而又 能见到与会人员，采用此方式。能见到与会人员，采用此方式。v：有许多内容需要与会者了解，但是：有许多内容需要与会者了解，但是 传真不方便（页数多，纸张限制等）时传真不方便（页数多，纸张限制等）时 采用此方法。采用此方法。注：采用后两种方法时，一定要确认一下对方是注：采用后两种方法时，一定要确认一下对方是 否收到通知，内容是否清晰、完整。否收到通知，内容是否清晰、完整。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益v视听器材、音像设备视听器材、音像设备 投影仪及其支架、笔记本电脑、白板

14、和白板笔投影仪及其支架、笔记本电脑、白板和白板笔（至少两种颜色）、扩音器、音箱、激光笔或教鞭（至少两种颜色）、扩音器、音箱、激光笔或教鞭v会议所需材料会议所需材料 宣传册、和会议日程有关的各种资料宣传册、和会议日程有关的各种资料v其他必要物品其他必要物品 矿泉水（茶水、茶叶、暖水瓶）；必要数量矿泉水（茶水、茶叶、暖水瓶）；必要数量 的白纸、笔等办公用品；如允许吸烟，准备烟的白纸、笔等办公用品；如允许吸烟，准备烟 灰缸；签到表。灰缸；签到表。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益、会场座席及主席台布、会场座席及主席台布置置v按照会议性质，布置主席台及按照会议性质，布置主席台及

15、座席。如：讨论会，可布置成座席。如：讨论会，可布置成圆桌式；培训会，可圆桌式；培训会，可 布置成教室式等。布置成教室式等。管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益、突出会议主题的装饰、突出会议主题的装饰v挂好会场标语，布置好台幕等，挂好会场标语，布置好台幕等，可以体现会议的性质及主旨，可以体现会议的性质及主旨，展示不同的会议气氛展示不同的会议气氛管理者素质培训系列之-会议篇处处观察皆管理，事事留心皆精益3、设备的安装、调试、设备的安装、调试v（1）把笔记本电脑、投影仪调试）把笔记本电脑、投影仪调试为最佳状态，会议一开始便能立为最佳状态，会议一开始便能立即使用即使用v（2）根据与会人数和场地大小，）根据与会人数和场地大小，调整音箱音量，不要太大（刺调整音箱音量，不要太大（刺耳），也不要太小（失去作用）。耳），也不要太小（失去作用）。