公文写作基本知识-办公类课件.ppt
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1、 公文写作公文写作 基本知识基本知识提提 纲纲一、公文的概论二、怎样写公文三、公文的常见文种国家行政公文有13类14种,即命令(令);议案;决定;意见;公告;通告;通报;批复;通知;请示;报告;函;会议纪要计划;总结;述职报告。(国务院国发200023号国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法)四、公文文本结构五、怎样写好公文一、公文一、公文一、定义:一、定义:公文是指行政机关、社会团体、企事业单位乃至个人使用的公务文书,它包括行公文是指行政机关、社会团体、企事业单位乃至个人使用的公务文书,它包括行政公文和事务公文。政公文和事务公文。二、分类:二、分类:行政公文:行政公文:决议、决定、
2、指示、意见、通知、通报、公报、报决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要事务公文:事务公文:制度、守则、计划、声明、调查报告、协议书、合制度、守则、计划、声明、调查报告、协议书、合同、公司介绍、产品说明书、工作总结、述职报告、审计报告同、公司介绍、产品说明书、工作总结、述职报告、审计报告从公文的来源从公文的来源:对外文件、收来文件和内部文件;:对外文件、收来文件和内部文件;从公文的行文方向从公文的行文方向:上行文、下行文、平行文;:上行文、下行文、平行文;从公文时限从公文时限:特急、急办、常规:特急、急办、常规
3、从公文的阅读范围和秘密程度从公文的阅读范围和秘密程度:秘密(秘密、机密、绝密)文件、普通文件、公:秘密(秘密、机密、绝密)文件、普通文件、公布文件;布文件;从公文制发机关的性质和公文作用从公文制发机关的性质和公文作用:法规(法律、法令、行政法规和规章)文件、:法规(法律、法令、行政法规和规章)文件、行政文件、党的文件;行政文件、党的文件;从公文的内容特征来划分从公文的内容特征来划分:指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、:指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。记录性公文等。二、怎样写公文?二、怎样写公文?明确发文主旨明确发文主旨文件的中心内容文件的中心内容 确
4、定所采用的文种确定所采用的文种明确文件发送范围和阅读对象明确文件发送范围和阅读对象 明确发文的具体要求明确发文的具体要求 收集有关资料,进行调查研究收集有关资料,进行调查研究收集和阅读相关的文字资料收集和阅读相关的文字资料 收集实际当中的活素材收集实际当中的活素材 拟出提纲,安排结构拟出提纲,安排结构 落笔起草,拟写正文落笔起草,拟写正文观点鲜明,用材得当观点鲜明,用材得当 语句简练,交代清楚语句简练,交代清楚 反复检查,认真修改反复检查,认真修改关于主题的修改关于主题的修改 关于观点的修改关于观点的修改关于材料的修改关于材料的修改 关于结构的修改关于结构的修改关于语言的修改关于语言的修改四、
5、公文常用文种之一通知四、公文常用文种之一通知一、定义:知照性公文,是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不知照性公文,是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章,向下级机关和有关单位传达需要周知或相隶属机关的公文,发布规章,向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项,以及用来任免和聘用干部的。者共同执行的事项,以及用来任免和聘用干部的。二、特点:二、特点:1 1、知照性。通知的主要功能在于知照。、知照性。通知的主要功能在于知照。2 2、广泛性。通知的广泛性表现在多方面。、广泛性。通知的广泛性表现在多方面。3 3、时效性。通知有一定的时效要求。
6、、时效性。通知有一定的时效要求。三、分类(按内容划分):三、分类(按内容划分):1 1、批转、转发、颁发性通知。、批转、转发、颁发性通知。2 2、指示性通知。、指示性通知。3 3、事务性通知。、事务性通知。4 4、会议通知。、会议通知。5 5、任免通知、任免通知四、公文常用文种之一通知四、公文常用文种之一通知四、结构四、结构【标题标题】灵活,甚至只有灵活,甚至只有“通知通知”这一部分(内容不大重要又是周知的),或发这一部分(内容不大重要又是周知的),或发文文 单位单位+事由事由+文种。文种。但批转性通知的标题按照但批转性通知的标题按照办法办法“准确简要准确简要”的规定,省略文种,即:的规定,省
7、略文种,即:“批转(或转发)(始发机关)原文标题批转(或转发)(始发机关)原文标题”。【主送机关主送机关】直接下级。直接下级。【正文正文】发布性通知和批转性通知的正文:发布性通知和批转性通知的正文:“主体(发布或转发的文件)批语主体(发布或转发的文件)批语”。如:如:“现将现将办法办法发给你们,请认真贯彻执行。发给你们,请认真贯彻执行。”事项性通知:原由事项结语(特此通知)事项性通知:原由事项结语(特此通知)会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报到时间和地点、需带材料。会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报到时间和地点、需带材料。任免通知:格式固定任免通知:格式固定 【附件附件】可有可
8、无可有可无 【发文机关发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。【发文时间发文时间】用汉字小写数字。用汉字小写数字。四、公文常用文种之二请示四、公文常用文种之二请示一、定义一、定义 是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文,应用范围比较广泛。公文。请示属于上行公文,应用范围比较广泛。二、特点二、特点 1 1、针对性。、针对性。2 2、呈批性。、呈批性。3 3、单一性。、单一性。三、分类三、分类 (根据内容、性质的不同划分)根据内容
9、、性质的不同划分)1 1、请求指示性请示、请求指示性请示 2 2、请求批准性请示、请求批准性请示 3 3、请示批转性请示、请示批转性请示 四、公文常用文种之二请示四、公文常用文种之二请示四、结构、内容和写法四、结构、内容和写法 请示由标题、主送机关、正文、结尾、落款、附件组成。请示由标题、主送机关、正文、结尾、落款、附件组成。【标题标题】一般有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如一般有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如*县人民政府关于县人民政府关于*的请示的请示;另一种是由事和文种构成,如;另一种是由事和文种构成,如关于开展春节拥军优属工作的请示关于开展春
10、节拥军优属工作的请示。【主送机关主送机关】请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关接受请求的直接上级机关,在标题请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关接受请求的直接上级机关,在标题下面一行顶格写起。只写一个,如需同时送其它机关,下面一行顶格写起。只写一个,如需同时送其它机关,应用抄报(在文末左下角写明)形式。应用抄报(在文末左下角写明)形式。每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。【正文正文】1.1.请求缘由。是请示事项能否成立的前提条件,也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体,请求缘由。是请示事项能否成立的前提条件,也是上级机关批复的
11、根据。原因讲的客观、具体,理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断,予以有针对性的批复。一写情况依据(往往用理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断,予以有针对性的批复。一写情况依据(往往用“目前目前”开头),二写目的说明(用开头),二写目的说明(用“为为.”开头)。开头)。2.2.请求事项。分层分项写清具体要求,并说透理由,请求事项。分层分项写清具体要求,并说透理由,提出充足的事实和理论根据。同时,依据实际提出充足的事实和理论根据。同时,依据实际情况,情况,提出切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的参考。提出切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的参考。结尾结尾 应另起段,
12、习惯用语一般有应另起段,习惯用语一般有“当否,请批示当否,请批示”,“妥否,请批复妥否,请批复”,“以上请示,请予审批以上请示,请予审批”或或“以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门研究执行以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门研究执行”等。等。落款落款 发文单位(可省)发文单位(可省)+日期请示模式日期请示模式 附件附件】可有可无。是随同请示的有关材料、图表或其它文件。在正文之后(隔一行)注明附件名称可有可无。是随同请示的有关材料、图表或其它文件。在正文之后(隔一行)注明附件名称和顺序。和顺序。四、公文常用文种之二请示四、公文常用文种之二请示 五、撰写请示应注意的问题五、撰写请示应注意的问题
13、 标题:错误:错误:关于开展五一促销活动的的请示报告关于开展五一促销活动的的请示报告、关于开展五一促销活动的申请关于开展五一促销活动的申请、关于申请开展五一促销活动的报告关于申请开展五一促销活动的报告、关于申请开展五一促销活动的请示关于申请开展五一促销活动的请示正确:正确:关于开展五一促销活动的请示关于开展五一促销活动的请示内容:内容:1 1、遵守、遵守“一文一事一文一事”的原则,主旨鲜明集中的原则,主旨鲜明集中2 2、做到材料真实,不要为了让上级领导批准而虚构情况,也不要因为没能认真调查而片、做到材料真实,不要为了让上级领导批准而虚构情况,也不要因为没能认真调查而片面地摆情况,提问题;面地摆
14、情况,提问题;3 3、理由要充分,请示事项要明确、具体;、理由要充分,请示事项要明确、具体;4 4、语气要平实,恳切,以期引起上级的重视,既不能出言生硬,也不要低声下气,客客、语气要平实,恳切,以期引起上级的重视,既不能出言生硬,也不要低声下气,客客套套。套套。四、公文常用文种之三四、公文常用文种之三报告报告一、定义一、定义报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议等使用的上行文文体。报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议等使用的上行文文体。二、分类二、分类一是从内容所涉及的广度划分,有综合报告和专题报告;一是从内容所涉及的广度划分,有综合报告和专题报告;二是从行文的直接目的划分,有呈
15、报性报告和呈转性报告。二是从行文的直接目的划分,有呈报性报告和呈转性报告。综合报告综合报告是指全面反映本单位情况的报告;是指全面反映本单位情况的报告;专题报告专题报告则是专门反映某项或某一方面工作则是专门反映某项或某一方面工作情况的报告,两者在写法上区别不大。情况的报告,两者在写法上区别不大。呈转性报告呈转性报告是一种针对某些涉及其他平行机关或不相隶属机关的情况或问题,提出处理是一种针对某些涉及其他平行机关或不相隶属机关的情况或问题,提出处理意见或建议,请上级机关审阅并批转有关机关的报告。这类报告一般都是专题报告,意见或建议,请上级机关审阅并批转有关机关的报告。这类报告一般都是专题报告,既要反
16、映情况,又要写出具体意见,有时还要拿出切实可行的措施或办法来。呈转性既要反映情况,又要写出具体意见,有时还要拿出切实可行的措施或办法来。呈转性报告一经批转,便具有同批转机关的公文相同的效力,可以作为有关单位处理某项工报告一经批转,便具有同批转机关的公文相同的效力,可以作为有关单位处理某项工作的依据,甚至有的能起到行政法规的作用,要求有关单位作的依据,甚至有的能起到行政法规的作用,要求有关单位必须遵照执行。必须遵照执行。呈报性报告呈报性报告是单纯反映情况,汇报工作而不要求转发的报告。撰写此类报告的目的是使是单纯反映情况,汇报工作而不要求转发的报告。撰写此类报告的目的是使上级机关了解实际情况,从而
17、据此制定工作方针,作出工作部署,给下级机关的工作上级机关了解实际情况,从而据此制定工作方针,作出工作部署,给下级机关的工作以正确、切实的指导。以正确、切实的指导。四、公文常用文种之三四、公文常用文种之三报告报告三、报告的基本格式与写法三、报告的基本格式与写法 标题标题 一般由发文机关、文件内容一般由发文机关、文件内容(事由事由)、文种三部分组成。如、文种三部分组成。如中共中共XXXX市委关于市委关于20002000年全市党建年全市党建 工作的总结报告工作的总结报告。主送机关主送机关 在标题左下方,顶格书写主送机关名称,以明确由谁来处理这份报告。在标题左下方,顶格书写主送机关名称,以明确由谁来处
18、理这份报告。正文正文 开头开头+主体主体+结尾结尾(1)(1)开头,要提纲挚领。先写一段提示报告内容的导语,或说明报告的原因和目的,或针对什么问题开头,要提纲挚领。先写一段提示报告内容的导语,或说明报告的原因和目的,或针对什么问题进行答复。进行答复。(2)(2)主体,要层次分明。即写清工作的主要情况、效果,存在的问题及其解决办法;或详细回答有关主体,要层次分明。即写清工作的主要情况、效果,存在的问题及其解决办法;或详细回答有关问题。问题。(3)(3)结尾,要完整规范。通常可写结尾,要完整规范。通常可写“特此报告特此报告”、“以上报告请审阅以上报告请审阅”等。等。附件附件 如果报告带有附件,要在
19、正文左下方空两格,书写如果报告带有附件,要在正文左下方空两格,书写“附件附件”二字,后面写明附件的名称。二字,后面写明附件的名称。发文机关名称发文机关名称 在正文右下方在正文右下方(附件后附件后)空行写发文机关全称或通用的简称。空行写发文机关全称或通用的简称。成文日期成文日期 紧接发文机关下方写明发文的年、月、日,有些需要盖公章。紧接发文机关下方写明发文的年、月、日,有些需要盖公章。请示、报告的区别报告、请示均为人们在工作中常用的报告、请示均为人们在工作中常用的上行公文上行公文,但在内容、应用、结果上却,但在内容、应用、结果上却属性质不同的两种文体。属性质不同的两种文体。首先,首先,报告具有陈
20、述性报告具有陈述性,请示具有请求性请示具有请求性;写报告是为了使上级机关了解情;写报告是为了使上级机关了解情况,写请示则是为了请求上级机关对某一问题作出指示和答复。况,写请示则是为了请求上级机关对某一问题作出指示和答复。其次,报告既可以写在工作开展之前,也可以写在工作进行当中或完成之后;其次,报告既可以写在工作开展之前,也可以写在工作进行当中或完成之后;请示则必须写在事前请示则必须写在事前,而不能先斩后奏。,而不能先斩后奏。最后,最后,报告一般不需要直接答复报告一般不需要直接答复,而请示则要求必须批复而请示则要求必须批复。两种文体界限分。两种文体界限分明,不能混用。将其合为明,不能混用。将其合
21、为“关于关于的请示报告的请示报告”,显然是错误的。,显然是错误的。四、公文常用文种之四四、公文常用文种之四函函一、定义:一、定义:适用于不相隶属机关相互商洽工作,询问和答复问题,以及向有关主管部门请求适用于不相隶属机关相互商洽工作,询问和答复问题,以及向有关主管部门请求批准事项时使用。特点:沟通性、灵活性、单一性。批准事项时使用。特点:沟通性、灵活性、单一性。二、结构二、结构 标题标题 发文单位(可省)发文单位(可省)+事由事由+文种文种 主送单位主送单位 正文正文 结尾结尾 专此函达,请即复。专此函达,请即复。落款落款 发文单位(可省)发文单位(可省)+日期日期+公章公章 三、分类三、分类
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