秘书学概论第四章-秘书职能(编辑定稿)-课件.ppt

1、 到年底了，公司特别忙。马上就要开董事会，由到年底了，公司特别忙。马上就要开董事会，由于销售大幅度滑坡，老板心情不好。这天上午于销售大幅度滑坡，老板心情不好。这天上午1010点左右，点左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老板广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老板交换一下看法。正忙得晕头转向的老板一听说谈明年的广交换一下看法。正忙得晕头转向的老板一听说谈明年的广告问题，就对秘书说：告问题，就对秘书说：“不就是明年的广告的事吗？现在不就是明年的广告的事吗？现在没时间！没时间！”从老板办公室出来，秘书拿起电话对赵总说：从老板办公室出来，秘书拿起电话对赵总说：“老板今日身体

2、有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他老板今日身体有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗？可以吗？”u 一、秘书职能的含义一、秘书职能的含义 u 二、秘书职能的认定二、秘书职能的认定 1.1.含义：含义：秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作用与总体功能。从宏观上规定了秘书的工作方向、活动范应发挥的作用与总体功能。从宏观上规定了秘书的工作方向、活动范围和办事标准。围和办事标准。2.2.概念区分：概念区分：秘书职能区别于秘书业务与秘书实务。秘书业务主要秘书职能区别于秘书业务与秘书实务。秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书

3、实务是与秘书学理论相对的概念，包括强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与方式方法。秘书工作的具体内容与方式方法。秘书业务与秘书实务均属于秘书业务与秘书实务均属于“操作层面上的具体秘书事务，且因操作层面上的具体秘书事务，且因主管或组织的需要不同而各有不同。主管或组织的需要不同而各有不同。”秘书职能与秘书工作也是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书秘书职能与秘书工作也是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。（一）秘书职能认定的基本观点（一）秘书职能认定的基本观点 董继

4、超认为：董继超认为：秘书职能分为基本职能和一般职能。基本职能包秘书职能分为基本职能和一般职能。基本职能包括辅助政务、处理事务；一般职能包括辅助决策、协助管理、沟通信括辅助政务、处理事务；一般职能包括辅助决策、协助管理、沟通信息、协调关系、保守秘密。息、协调关系、保守秘密。吕发成、方国雄认为：吕发成、方国雄认为：秘书活动的综合职能包括处理信息、秘书活动的综合职能包括处理信息、辅助决策、协调关系、督促检查。辅助决策、协调关系、督促检查。常崇宜认为常崇宜认为：党政机关秘书部门的职能有文书撰写与处理、行：党政机关秘书部门的职能有文书撰写与处理、行政与后勤保障、信息管理、综合协调、督促检查、政与后勤保障

5、、信息管理、综合协调、督促检查、随机完成交办任务随机完成交办任务六大系列。六大系列。（二）秘书职能认定（二）秘书职能认定 其一，要明确秘书的基本职能，首先应该明确秘书其一，要明确秘书的基本职能，首先应该明确秘书职能的主体。职能的主体。根据秘书职能的定义，我们认为，研究秘书或秘书根据秘书职能的定义，我们认为，研究秘书或秘书职业这一主体的职能，比研究秘书机构或秘书工作的职能更加典型。职业这一主体的职能，比研究秘书机构或秘书工作的职能更加典型。其二，秘书的基本职能不能纠缠在具体的秘书工作其二，秘书的基本职能不能纠缠在具体的秘书工作之中，秘书职能应当是秘书具备的职责、作用和功能。之中，秘书职能应当是秘

6、书具备的职责、作用和功能。办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查构成秘书的办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查构成秘书的基本职能。基本职能。u一、办理事务一、办理事务 u二、沟通协调二、沟通协调 u三、辅助决策三、辅助决策 u四、督促检查四、督促检查 （一）办理事务概述（一）办理事务概述 办理事务的办理事务的含含义：秘书以辅助领导决策、管理政务为核心，操办和管义：秘书以辅助领导决策、管理政务为核心，操办和管理办公的相关事务。理办公的相关事务。事务与政务相对应。事务指所做或要做的事情，通常较琐碎，涉及面事务与政务相对应。事务指所做或要做的事情，通常较琐碎，涉及面较小；较小；政务主要指决策与指挥

7、，关系全局的事务。秘书事务与政务相辅相成。政务主要指决策与指挥，关系全局的事务。秘书事务与政务相辅相成。政务是秘书事务的统帅和灵魂，偏离政务，秘书事务会迷失方向；政务是秘书事务的统帅和灵魂，偏离政务，秘书事务会迷失方向；离开秘书事务办理，政务也无从展开，管理将失去基础。同时，办理离开秘书事务办理，政务也无从展开，管理将失去基础。同时，办理事务也是实现沟通协调、辅助决策、督促检查等秘书职能的必要前提，秘事务也是实现沟通协调、辅助决策、督促检查等秘书职能的必要前提，秘书的一切职能只有通过相应的事务办理才能实现。书的一切职能只有通过相应的事务办理才能实现。（二）办理事务的特点（二）办理事务的特点 1

8、.1.服务性：服务性：为领导和为领导和领导领导机关服务，辅助领导施行管理，是秘书办机关服务，辅助领导施行管理，是秘书办理事务的根本目的。理事务的根本目的。2.2.繁复性：繁复性：办理事务，涉及办理事务，涉及面面广、工作头绪多，繁杂性、重复性强。广、工作头绪多，繁杂性、重复性强。3.3.广泛性：广泛性：秘书办理事务的内容非常广泛，除领导和各职能部门的业秘书办理事务的内容非常广泛，除领导和各职能部门的业务工作外，其务工作外，其他他一切程序性的日常工作、生活服务工作等，均划归办理一切程序性的日常工作、生活服务工作等，均划归办理事务范畴。事务范畴。4.4.琐碎性：琐碎性：秘书办理的事务涉及单位、领导和

9、员工的工作、学习、生秘书办理的事务涉及单位、领导和员工的工作、学习、生活等方方面面，很多事情极为琐碎。活等方方面面，很多事情极为琐碎。特点特点服务性服务性繁复性繁复性广泛性广泛性琐碎性琐碎性（三）办理事务的职能基础（三）办理事务的职能基础 1.1.便于全面服务便于全面服务 秘书在组织中处于枢纽的地位，对组织情况了解得比较全面，便于全面、秘书在组织中处于枢纽的地位，对组织情况了解得比较全面，便于全面、及时、有效地提供服务，从而提高组织的管理效率。秘书的枢纽地位，及时、有效地提供服务，从而提高组织的管理效率。秘书的枢纽地位，使其与组织内外各相关方面都有着诸多使其与组织内外各相关方面都有着诸多的的联

10、系，能及时准确地了解各方联系，能及时准确地了解各方的变化，有效发挥事务管理的职能。的变化，有效发挥事务管理的职能。2.2.便于综合协调便于综合协调 组织中各部门事务服务的需要有时比较集中，而办公资源有限，常常会组织中各部门事务服务的需要有时比较集中，而办公资源有限，常常会出现出现“供不应求供不应求”的矛盾。秘书作为领导的助手，便于与相关各方沟通，的矛盾。秘书作为领导的助手，便于与相关各方沟通，综合协调。综合协调。（四）办理事务的原则（四）办理事务的原则 1.1.规范性原则规范性原则 秘书必须遵照现行秘书工作规范和制度办理事务。已建立的办理事务规秘书必须遵照现行秘书工作规范和制度办理事务。已建立

11、的办理事务规范可分为两类：一是法定性规范范可分为两类：一是法定性规范，二是约定性规范。二是约定性规范。2.2.协调性原则协调性原则 秘书事务往往牵涉多方面，需要搞好综合协调，正所谓秘书事务往往牵涉多方面，需要搞好综合协调，正所谓“七分办事、三七分办事、三分协调分协调”。3.3.服务性原则服务性原则 服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书办理事务其实就是服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书办理事务其实就是服务。服务。4.4.计划性原则计划性原则 秘书办理的事务量大面广、繁复多样，如果事先没有计划，不分主次、秘书办理的事务量大面广、繁复多样，如果事先没有计划，不分主次、轻重和缓急

12、，就可能出现东一榔头西一棒子，眉毛胡子一把抓的现象，轻重和缓急，就可能出现东一榔头西一棒子，眉毛胡子一把抓的现象，势必精力分散、效率低下。势必精力分散、效率低下。（一）沟通协调概述（一）沟通协调概述 1 1沟通协调的沟通协调的含含义义 沟通指信息的传递与交流。协调指通过协商、调解，达到和谐、统一。沟通指信息的传递与交流。协调指通过协商、调解，达到和谐、统一。秘书处于组织的枢纽位置，或者说处于各种关系的交叉点。上下、左右、秘书处于组织的枢纽位置，或者说处于各种关系的交叉点。上下、左右、内外各种关系和事项的协调，在很大程度上要通过这个中间环节。内外各种关系和事项的协调，在很大程度上要通过这个中间环

13、节。2.2.职能目标职能目标 各种力量能充分调动起来，互相配合，同心协力完成既定的任务；各种各种力量能充分调动起来，互相配合，同心协力完成既定的任务；各种资源合理配置，合理使用，实现资源利用效益最大化。资源合理配置，合理使用，实现资源利用效益最大化。（二）沟通协调的特点（二）沟通协调的特点 1.1.综合性综合性 表现在三个方面：表现在三个方面：一是沟通协调客体的综合性；一是沟通协调客体的综合性；二是沟通协调事项的综合性；二是沟通协调事项的综合性；三是沟通协调过程的综合性。三是沟通协调过程的综合性。2.2.疏导性疏导性 秘书没有法定的人、财、物方面的决策权，秘书沟通协调工作要依赖领秘书没有法定的

14、人、财、物方面的决策权，秘书沟通协调工作要依赖领导的授意与授权，受领导意图的支配，在领导授权范围内实施沟通协调导的授意与授权，受领导意图的支配，在领导授权范围内实施沟通协调职能。职能。（三）沟通协调的职能基础（三）沟通协调的职能基础 1 1具有沟通协调的地位优势具有沟通协调的地位优势 秘书所处的地位承上启下、联系左右内外。在组织管理活动中，秘书发秘书所处的地位承上启下、联系左右内外。在组织管理活动中，秘书发挥着使组织中各方发生联系的中介作用。挥着使组织中各方发生联系的中介作用。2 2具有沟通协调的信任优势具有沟通协调的信任优势 秘书协助领导处理政务及日常事务，在工作过程中，秘书不仅为领导服秘书

15、协助领导处理政务及日常事务，在工作过程中，秘书不仅为领导服务，也为基层和公众服务，有利于与各方面建立密切关系，取得大家的务，也为基层和公众服务，有利于与各方面建立密切关系，取得大家的信任和支持。信任和支持。3 3具有沟通协调的信息优势具有沟通协调的信息优势 秘书机构是组织内外信息集散的重要枢纽，是组织运转的秘书机构是组织内外信息集散的重要枢纽，是组织运转的“中枢神经中枢神经”。（四）沟通协调的原则（四）沟通协调的原则 1.1.服从全局原则服从全局原则 管理过程中，个人与集体、局部与整体的利益常常出现矛盾。秘书要从管理过程中，个人与集体、局部与整体的利益常常出现矛盾。秘书要从具体实际出发，说服协

16、调对象从全局出发，从长远着想，使小道理服从具体实际出发，说服协调对象从全局出发，从长远着想，使小道理服从大道理，把协调对象的认识统一到全局和公众的利益上来。大道理，把协调对象的认识统一到全局和公众的利益上来。2.2.协商解决原则协商解决原则 秘书沟通协调要严守协商解决的原则。要尊重协调对象，体察和度量对秘书沟通协调要严守协商解决的原则。要尊重协调对象，体察和度量对方的问题和困难，设身处地地为他们着想，真心实意地为他们服务。通方的问题和困难，设身处地地为他们着想，真心实意地为他们服务。通过晓之以理，动之以情，达到求同存异的目的。协调中出现的分歧和矛过晓之以理，动之以情，达到求同存异的目的。协调中

17、出现的分歧和矛盾，都要坚持协商解决的原则盾，都要坚持协商解决的原则。3.3.分级归口原则分级归口原则 秘书沟通协调时，应当职责分明。该哪一级的协调，就由哪一级负责协秘书沟通协调时，应当职责分明。该哪一级的协调，就由哪一级负责协调；该哪个职能系统的协调，就由哪个系统负责协调。任何组织和部门调；该哪个职能系统的协调，就由哪个系统负责协调。任何组织和部门都不得推卸责任。在沟通协调中，越级协调，特别是协调升级，不仅加都不得推卸责任。在沟通协调中，越级协调，特别是协调升级，不仅加重上一级秘书的工作负担，而且也会久拖矛盾，使问题更加复杂。重上一级秘书的工作负担，而且也会久拖矛盾，使问题更加复杂。（一）辅助

18、决策概述（一）辅助决策概述 1.1.辅助决策的含义辅助决策的含义 决策是人们在社会实践过程中寻求并实现某种最优化预定目标的活动。决策是人们在社会实践过程中寻求并实现某种最优化预定目标的活动。有狭义和广义两种解释。在狭义上，决策指在行动之前作出的决定，或有狭义和广义两种解释。在狭义上，决策指在行动之前作出的决定，或者说，对若干行动方案作出最后选择。在广义上，决策被理解为一个过者说，对若干行动方案作出最后选择。在广义上，决策被理解为一个过程，程，既既包括决策的制定，又包括决策的实现。秘书辅助决策，是秘书从包括决策的制定，又包括决策的实现。秘书辅助决策，是秘书从知识、能力、经验和精力等方面给予领导决

19、策辅助，以提高决策的科学知识、能力、经验和精力等方面给予领导决策辅助，以提高决策的科学性与贯彻落实的时效性。性与贯彻落实的时效性。2.2.分类分类根据目标性质可分：常规型决策、非常规型决策；根据目标性质可分：常规型决策、非常规型决策；根据目标要求可分：最优决策和满意决策；根据目标要求可分：最优决策和满意决策；根据目标数量可分：单目标决策和多目标决策；根据目标数量可分：单目标决策和多目标决策；根据条件性质可分：确定型决策和不确定型决策；根据条件性质可分：确定型决策和不确定型决策；根据涉及范围可分：战略决策和战术决策；根据涉及范围可分：战略决策和战术决策；根据决策主体可分：个人决策和集体决策；根据

20、决策主体可分：个人决策和集体决策；根据认识活动形式可分：经验决策、理性决策和直觉决策。根据认识活动形式可分：经验决策、理性决策和直觉决策。（二）辅助决策的（二）辅助决策的特点特点 1.1.辅助决策与辅助实施相结合。辅助决策与辅助实施相结合。秘书辅助决策与决策咨询机关专秘书辅助决策与决策咨询机关专家学者的辅助决策不同，秘书辅助决策既要辅助决策的形成，又要辅助家学者的辅助决策不同，秘书辅助决策既要辅助决策的形成，又要辅助决策的实施。决策的实施。2.2.全面系统和随机辅助相结合。全面系统和随机辅助相结合。秘书辅助决策与职能部门辅助决秘书辅助决策与职能部门辅助决策不同的是，秘书辅助决策可发挥秘书机构作

21、为中枢的优势，全面系统策不同的是，秘书辅助决策可发挥秘书机构作为中枢的优势，全面系统地辅助决策。地辅助决策。3.3.无责辅助和责任辅助相结合。无责辅助和责任辅助相结合。领导掌握决策权，承担着决策的领导掌握决策权，承担着决策的全部责任。秘书不掌握决策权，不对决策效果直接承担责任。全部责任。秘书不掌握决策权，不对决策效果直接承担责任。（三）辅助决策的职能基础（三）辅助决策的职能基础 1.1.便于为决策提供有效的依据便于为决策提供有效的依据 有效信息是决策质量的保证。秘书身处枢纽地位，便于为决策提供有效有效信息是决策质量的保证。秘书身处枢纽地位，便于为决策提供有效的的依据。依据。2.2.便于加速决策

22、实施的进程便于加速决策实施的进程 在决策实施过程中，秘书受命督查，这有利于在决策实施过程中，秘书受命督查，这有利于秘书秘书对各执行系统的决策对各执行系统的决策实施情况进行了解。实施情况进行了解。3.3.便于促进决策的优化便于促进决策的优化 秘书因独特的岗位优势，便于促进决策的优化。秘书因独特的岗位优势，便于促进决策的优化。（四）辅助决策的原则（四）辅助决策的原则 1.1.定位原则定位原则 秘书要始终将自己置于秘书要始终将自己置于“辅助辅助”的位置上，在秘书的职责范围内发挥参的位置上，在秘书的职责范围内发挥参谋助手作用，不能越位，应当做到只谋助手作用，不能越位，应当做到只“谋谋”不不“断断”。2

23、.2.超前原则超前原则 决策是对未来行动的决断，决策的全过程都伴随着不确定性和风险性。决策是对未来行动的决断，决策的全过程都伴随着不确定性和风险性。秘书需做到辅助决策秘书需做到辅助决策“四超前四超前”：超前于领导要求，提前准备决策提案；：超前于领导要求，提前准备决策提案；超前于决策制定时限，超前于决策制定时限，为为科学决策提供依据；超前考虑决策实施措施，科学决策提供依据；超前考虑决策实施措施，便于下属执行；超前做好与决策有关的各项事务性工作，确保决策制定便于下属执行；超前做好与决策有关的各项事务性工作，确保决策制定和实施的及时和顺利。和实施的及时和顺利。辅助决策辅助决策定位原则定位原则超前原则

24、超前原则信息原则信息原则协调原则协调原则谏诤原则谏诤原则 3.3.信息原则信息原则 信息是决策的基础，决策的过程在很大程度上是信息获取信息是决策的基础，决策的过程在很大程度上是信息获取加工加工传传输输反馈等步骤的循环往复过程。因此，在决策的各环节，秘书要及时反馈等步骤的循环往复过程。因此，在决策的各环节，秘书要及时为领导提供完整、准确、适用的信息，切实做好决策辅助工作。为领导提供完整、准确、适用的信息，切实做好决策辅助工作。4.4.协调原则协调原则 组织协调、人际协调、程序协调、事务协调组织协调、人际协调、程序协调、事务协调 5.5.谏诤原则谏诤原则 秘书应本着对组织、对领导高度负责的态度，实

25、事求是地向决策者谏诤，秘书应本着对组织、对领导高度负责的态度，实事求是地向决策者谏诤，直言不讳地提出自己的建议和意见。直言不讳地提出自己的建议和意见。（一）督促检查概述（一）督促检查概述 督促检查的督促检查的含含义：义：指对决策实施的监督、催促、检验和查看，是促指对决策实施的监督、催促、检验和查看，是促使决策落实的关键环节。组织管理，一方面要作决策，一方面要抓落实使决策落实的关键环节。组织管理，一方面要作决策，一方面要抓落实。抓落实就要进行督促检查，这已经成为秘书的重要职能。抓落实就要进行督促检查，这已经成为秘书的重要职能。（二）督促检查的特点（二）督促检查的特点 1.1.权威性：权威性：秘书

26、督促检查，是受命于领导或上级组织。秘书代表上级秘书督促检查，是受命于领导或上级组织。秘书代表上级组织或领导催促有关组织或部门进行办理、落实，具有较强的权威性和组织或领导催促有关组织或部门进行办理、落实，具有较强的权威性和严肃性。严肃性。2.2.时限性：时限性：秘书督促检查一般都有很强的时限性。秘书督促检查一般都有很强的时限性。3.3.间接性：间接性：秘书督促检查一般不直接参与决策的执行，而是将主要精秘书督促检查一般不直接参与决策的执行，而是将主要精力用于了解情况、研究问题，从旁督促决策的执行。力用于了解情况、研究问题，从旁督促决策的执行。4.4.实效性：实效性：督促检查的目的是为改变督促检查的

27、目的是为改变“布置多、检查少布置多、检查少”、“有布置有布置无检查无检查”的状况，推动决策的贯彻落实，因而注重实际效果。的状况，推动决策的贯彻落实，因而注重实际效果。督促检查督促检查权威性权威性时限性时限性间接性间接性实效性实效性（三）督促检查的职能基础（三）督促检查的职能基础 1.1.便于全面理解决策要求便于全面理解决策要求 秘书直接辅助决策全过程，从决策信息搜集、整理，到撰拟可行性方案，秘书直接辅助决策全过程，从决策信息搜集、整理，到撰拟可行性方案，再到决策方案成文，秘书对决策的背景、目的、内容和实质都有全面的再到决策方案成文，秘书对决策的背景、目的、内容和实质都有全面的了解。了解。2.2

28、.便于便于综合运用信息处理手段综合运用信息处理手段 督促检查需要综合处理信息，形成督促检查成果。秘书所处的位置，便督促检查需要综合处理信息，形成督促检查成果。秘书所处的位置，便于综合处理信息，尽快形成督促检查成果。于综合处理信息，尽快形成督促检查成果。3.3.便于及时准确地反馈督促检查情况便于及时准确地反馈督促检查情况 与领导保持密切的信息沟通，便于及时准确地向领导反馈督促检查的情与领导保持密切的信息沟通，便于及时准确地向领导反馈督促检查的情况，避免因层层转报造成时机贻误或信息失真等情况。况，避免因层层转报造成时机贻误或信息失真等情况。（四）督促检查的原则（四）督促检查的原则 1.1.领导负责

29、分级承办原则领导负责分级承办原则 领导领导负责，分解任务，分级承办。负责，分解任务，分级承办。2.2.督促与检查结合原则督促与检查结合原则 督促偏重于决策执行的及时性督促偏重于决策执行的及时性，检查偏重于决策执行的效果检查偏重于决策执行的效果。3.3.以点带面原则以点带面原则 一要抓重要决策事项，一查到底，做到有查必果；一要抓重要决策事项，一查到底，做到有查必果；二要善于抓住决策执行中的典型事件，总结经验，树立典型，指导和推二要善于抓住决策执行中的典型事件，总结经验，树立典型，指导和推动面上的决策实施，促进全局工作，提高督促检查工作的效率。动面上的决策实施，促进全局工作，提高督促检查工作的效率

30、。4.4.实事求是原则实事求是原则 坚持实事求是原则，是做好督促检查工作坚持实事求是原则，是做好督促检查工作的的基础。督促检查人员必须基础。督促检查人员必须深入实际，调查研究，全面准确地反映决策实施中的问题。深入实际，调查研究，全面准确地反映决策实施中的问题。u一、日常事务工作一、日常事务工作 u二、专项工作二、专项工作 u三、领导交办工作三、领导交办工作 u四、参谋辅助工作四、参谋辅助工作 （一）办公室管理（一）办公室管理 办公室的含义在不同的语境下有不同的理解：办公室的含义在不同的语境下有不同的理解：一是指办公一是指办公处所处所，是工作人员办理公务的场地；，是工作人员办理公务的场地；二是秘

31、书机构，是设在领导身边直接为领导服务的综合部门。二是秘书机构，是设在领导身边直接为领导服务的综合部门。这里所指这里所指的的“办公室办公室”，偏重指办公处所。，偏重指办公处所。秘书管理办公室，就是对秘书管理办公室，就是对办公环镜、办公用品、办公器材和设备、物业、小额现金等的管理以及办公环镜、办公用品、办公器材和设备、物业、小额现金等的管理以及办公效率的管理。办公效率的管理。（二）保密工作（二）保密工作 1.1.含义：含义：秘密指组织为保护自身的利益和安全，在一定时间内只限一秘密指组织为保护自身的利益和安全，在一定时间内只限一定范围的人定范围的人员员知悉的事项。保密工作就是组织及其成员为保守秘密所

32、采知悉的事项。保密工作就是组织及其成员为保守秘密所采取的手段和措施。取的手段和措施。2.2.主要内容主要内容:保密立法、建立健全保密规章制度、保密督查、保密宣保密立法、建立健全保密规章制度、保密督查、保密宣传与教育、开展保密工作的理论研究以及研制开发防泄密与窃密的技术传与教育、开展保密工作的理论研究以及研制开发防泄密与窃密的技术设备等。设备等。（三）接待工作（三）接待工作 1.1.对象区分对象区分:秘书接待工作分为内宾接待和外宾接待。内宾接待指对秘书接待工作分为内宾接待和外宾接待。内宾接待指对国内各组织联系公务的人员的接待，也包括本组织来访群众的接待。随国内各组织联系公务的人员的接待，也包括本

33、组织来访群众的接待。随着组织对外开放程度不断加深，外宾接待工作也日益频繁。着组织对外开放程度不断加深，外宾接待工作也日益频繁。2.2.任务要求区分任务要求区分:接待对象不同，任务要求也各有不同。秘书接待接待对象不同，任务要求也各有不同。秘书接待工作的质量直接关系组织的声誉和领导的形象，也直接影响组织工作的工作的质量直接关系组织的声誉和领导的形象，也直接影响组织工作的效率。因此，必须加强接待工作的规范化管理，做好接待工作。效率。因此，必须加强接待工作的规范化管理，做好接待工作。（四）通信工作（四）通信工作 主要工作范畴主要工作范畴：通信工作制度的建立健全通信工作制度的建立健全、通信设备的计划与采

34、购通信设备的计划与采购以及日常维护、国内函件与特快专递的收发、电子信函的合理使用等。以及日常维护、国内函件与特快专递的收发、电子信函的合理使用等。随着电信技术、网络技术的迅猛发展，秘书通信工作日益智能化和高效随着电信技术、网络技术的迅猛发展，秘书通信工作日益智能化和高效化。现代化的通信设备取代传统的通化。现代化的通信设备取代传统的通信信方式，极大地提高了秘书工作的方式，极大地提高了秘书工作的效率，也促效率，也促使使秘书所在组织的工作效率提高。秘书做好通信工作的组织、秘书所在组织的工作效率提高。秘书做好通信工作的组织、管理和实施，对于组织高效良性运转具有十分重要的意义。管理和实施，对于组织高效良

35、性运转具有十分重要的意义。（五）印信工作（五）印信工作 1.1.印章作用印章作用 一是权威的象征。印章是组织履行职责和行使权力的标志。如人事一是权威的象征。印章是组织履行职责和行使权力的标志。如人事调动、干部任免、办理文件等都必须用印章，才能产生效力。调动、干部任免、办理文件等都必须用印章，才能产生效力。“印印”和和“章章”是权威的象征，代表一定的职能和权力，在一定的层次和范围内是权威的象征，代表一定的职能和权力，在一定的层次和范围内具有权威性。具有权威性。二是凭证的作用。印章象征着组织的合法性、权威性，文书材料一二是凭证的作用。印章象征着组织的合法性、权威性，文书材料一经加盖印章，就代表着组

36、织对其法定效力的确认和法定职权的施行，也经加盖印章，就代表着组织对其法定效力的确认和法定职权的施行，也意味着它必须承担法定义务和法律责任意味着它必须承担法定义务和法律责任。三是标志的作用。任何组织，不管在其管辖的范围内，还是在对外三是标志的作用。任何组织，不管在其管辖的范围内，还是在对外交往中，都必须有为人所识记的独特标志，这个标志往往就是独特的法交往中，都必须有为人所识记的独特标志，这个标志往往就是独特的法定名称，印章是这个名称的定名称，印章是这个名称的“物化物化”形式。在工作中，印章明确地表明形式。在工作中，印章明确地表明了组织的合法身份。了组织的合法身份。2.2.秘书管理的印章主要有秘书

37、管理的印章主要有 一是组织的公章一是组织的公章，二是组织领导因工作需要而刻制的个人签名章二是组织领导因工作需要而刻制的个人签名章，三是秘书机构的印章。三是秘书机构的印章。3.3.秘书印章管理工作的内容秘书印章管理工作的内容 包括包括印章的刻制、印章的颁发、印章的启用、印章的保管、印章的使用、印章的刻制、印章的颁发、印章的启用、印章的保管、印章的使用、印章的停用六个环节。印章的停用六个环节。4 4.介绍信介绍信 介绍信是介绍组织成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。介绍信是介绍组织成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。从写作格式看，主要有便函式和固定式两种。从写作格式看，主要

38、有便函式和固定式两种。（六）值班工作（六）值班工作 1.1.工作形式工作形式 一是常设性值班。即有专职值班员，一是常设性值班。即有专职值班员，2424小时值班。小时值班。二是间歇性值班。即没有专职值班员，仅在下班时间或节假日期间安排二是间歇性值班。即没有专职值班员，仅在下班时间或节假日期间安排有关人员轮流值班。有关人员轮流值班。三是临时性值班。即没有专职值班员，是在遇到或为了防范一些突发性三是临时性值班。即没有专职值班员，是在遇到或为了防范一些突发性事件时才临时设立的值班。事件时才临时设立的值班。2.2.主要工作内容主要工作内容 制定值班制度、安排和管理值班人员、反馈值班信息、安排临时约见、制

39、定值班制度、安排和管理值班人员、反馈值班信息、安排临时约见、承办临时事项、处理突发事件、安全保卫和编写值班材料等。承办临时事项、处理突发事件、安全保卫和编写值班材料等。（七）安排领导及组织活动（七）安排领导及组织活动 1.1.含义：含义：就是对于领导的会议、面谈、出差、访问和组织的各项活动就是对于领导的会议、面谈、出差、访问和组织的各项活动做出计划、督促实行和必要时调整做出计划、督促实行和必要时调整而开展而开展的一系列工作。的一系列工作。2.2.分类：分类：领导及组织的公务活动分为外事活动和内事活动两类。通常领导及组织的公务活动分为外事活动和内事活动两类。通常包括检查工作、调查研究、参观学习、

40、考察游览、参加各种仪式、宴请、包括检查工作、调查研究、参观学习、考察游览、参加各种仪式、宴请、纪念活动、慰问活动、节庆活动纪念活动、慰问活动、节庆活动，等等。等等。3.3.注意事项：注意事项：工作重点集中在对领导及组织活动的安排与协调方面。工作重点集中在对领导及组织活动的安排与协调方面。秘书应当遵循适当、适时、适事的原则做好这项工作。同时注意秘书应当遵循适当、适时、适事的原则做好这项工作。同时注意在在活动活动安排中安排中要要原则性与灵活性相结合。原则性与灵活性相结合。（一）会务工作（一）会务工作 1.1.会议含义：会议含义：会议是组织的重要管理手段。对于发扬民主，交流思会议是组织的重要管理手段

41、。对于发扬民主，交流思想，协调意见和行动，促进团结，完善决策，贯彻政策，加速问题解决，想，协调意见和行动，促进团结，完善决策，贯彻政策，加速问题解决，实现集中统一领导都有重要的作用。会务工作是秘书工作中一项重要的实现集中统一领导都有重要的作用。会务工作是秘书工作中一项重要的经常性工作。经常性工作。2.2.工作任务：工作任务：会前认真做好起草与制作会议文件、拟写和分发会议会前认真做好起草与制作会议文件、拟写和分发会议通知、选择和布置会场等准备工作；会中严密组织好各项活动，热情周通知、选择和布置会场等准备工作；会中严密组织好各项活动，热情周到地搞好服务；会后妥善处理清退、结算等事宜，做好会议精神传

42、达等到地搞好服务；会后妥善处理清退、结算等事宜，做好会议精神传达等工作。工作。（二）信息工作（二）信息工作 1.1.主要内容主要内容 包括包括信息的收集、整理、筛选与鉴别、提炼与利用、分类与存储、传递信息的收集、整理、筛选与鉴别、提炼与利用、分类与存储、传递等一系列活动。秘书信息工作的重点是信息的收集与加工。通过收集信等一系列活动。秘书信息工作的重点是信息的收集与加工。通过收集信息、研究信息，协助领导预见事物发展的趋势，在现实可行的基础上，息、研究信息，协助领导预见事物发展的趋势，在现实可行的基础上，形成新目标、新方案，使领导的决策有更可靠的现实基础。形成新目标、新方案，使领导的决策有更可靠的

43、现实基础。2.2.秘书应具备五方面的能力秘书应具备五方面的能力 一是信息获取能力一是信息获取能力 二是信息选择能力二是信息选择能力 三是信息预测能力三是信息预测能力 四是信息处理能力四是信息处理能力 五是信息运用能力五是信息运用能力 （三）调查研究（三）调查研究 1.1.含义：含义：调查是通过各种方式和手段，有目的地了解和掌握客观事调查是通过各种方式和手段，有目的地了解和掌握客观事物实际情况的感性认识活动；研究是对调查所获得的材料进行科学的分物实际情况的感性认识活动；研究是对调查所获得的材料进行科学的分析综合，从中把握客观事物的内在本质及其发展规律，得出正确结论的析综合，从中把握客观事物的内在

44、本质及其发展规律，得出正确结论的认识活动。认识活动。2.2.调查与研究的区别与联系：调查与研究的区别与联系：“调查调查”和和“研究研究”既有区别，又既有区别，又有联系。调查是研究的前提和基础，没有调查，研究无从开展；研究是有联系。调查是研究的前提和基础，没有调查，研究无从开展；研究是调查的发展和升华，没有研究，缺乏深入的提炼，调查也就失去意义。调查的发展和升华，没有研究，缺乏深入的提炼，调查也就失去意义。3.3.秘书调查研究与其他部门的调查研究有明显区别秘书调查研究与其他部门的调查研究有明显区别:一是调研任务的指令性。二是调研内容的广泛性。三是调研的时限性。一是调研任务的指令性。二是调研内容的

45、广泛性。三是调研的时限性。（四）文书处理（四）文书处理1.1.含义含义 就是遵循文书处理的原则，按照既定程序，运用科学合理的方法对文书就是遵循文书处理的原则，按照既定程序，运用科学合理的方法对文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所开展的一系列衔接有序的工作。的拟制、办理、管理以及立卷归档所开展的一系列衔接有序的工作。2.2.内容内容 一是发文处理。包括文书的草拟、审核、签发、复核一是发文处理。包括文书的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、缮印、用印、登记、分发等分发等程序。程序。二是收文处理。包括收进文书的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、二是收文处理。包括收进文书的签收、登记、审核、拟

46、办、批办、承办、催办等程序催办等程序。三是文书管理。包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作三是文书管理。包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。四是文书保密。包括负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是四是文书保密。包括负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是“三密三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。文件的登记、保管、清退和销毁等工作。（五）档案管理（五）档案管理 1.1.内设档案机构内设档案机构 是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量的业务机构。主要负责集是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量的业务机构。主要负责集中统一管理本组织形成的各种门类、各种载体的档案，为组织工作服务。中统一管

47、理本组织形成的各种门类、各种载体的档案，为组织工作服务。2.2.基本任务基本任务 一是对本组织文书部门或业务部门档案工作进行指导、监督和检查；一是对本组织文书部门或业务部门档案工作进行指导、监督和检查；二是接收和保管本组织各单位交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、二是接收和保管本组织各单位交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究；统计、编目和研究；三是积极开展档案开发和利用工作；三是积极开展档案开发和利用工作；四是收藏和管理内部专用档案；四是收藏和管理内部专用档案；五是档案的移交，要定期将具有长远保存价值的档案移交档案馆。五是档案的移交，要定期将具有长远保存价值的档案移交档案馆

48、。（六）信访工作（六）信访工作 1.1.含义含义:全称为全称为“来信来访工作来信来访工作”。它是公民、法人或者其他组织以它是公民、法人或者其他组织以书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，依法向党政机关、企事业书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，依法向党政机关、企事业单位反映情况、提出建议、意见或者申述冤屈、检举控告等，党政机关、单位反映情况、提出建议、意见或者申述冤屈、检举控告等，党政机关、企事业单位专设部门或专职人员予以处理的一系列活动过程。企事业单位专设部门或专职人员予以处理的一系列活动过程。2.2.机构：机构：专门的信访部门是秘书机构的组成部分；不设专门信访部门专门的信访部门是秘书

49、机构的组成部分；不设专门信访部门的组织，接受来信和接待来访的工作，一般也由秘书承担。秘书承担或的组织，接受来信和接待来访的工作，一般也由秘书承担。秘书承担或参与信访工作，是由秘书辅助决策的职能决定的，也是由秘书机构的综参与信访工作，是由秘书辅助决策的职能决定的，也是由秘书机构的综合性质和枢纽地位所决定的。合性质和枢纽地位所决定的。3.3.工作内容与程序：工作内容与程序：信访登记、告知、受理、办理、复查与复核、信访登记、告知、受理、办理、复查与复核、督办、立卷归档以及处理各种特殊信访事项等。督办、立卷归档以及处理各种特殊信访事项等。（一）文书拟写（一）文书拟写 1.1.含义：含义：指文书的起草、

50、修改与审阅，是秘书根据领导授意代组织立言，指文书的起草、修改与审阅，是秘书根据领导授意代组织立言，体现领导意图和愿望的写作活动。体现领导意图和愿望的写作活动。2.2.秘书拟写文书秘书拟写文书的的特点特点 一是被动写作。秘书写作是在组织领导授意之下以被动的方式一是被动写作。秘书写作是在组织领导授意之下以被动的方式进行的，是代表组织领导说话，具有较强的遵命性。进行的，是代表组织领导说话，具有较强的遵命性。二是群体智慧。秘书写作往往需要发挥群体优势，集思广益。二是群体智慧。秘书写作往往需要发挥群体优势，集思广益。三是针对性强。秘书写作具有鲜明的针对性，文书阅读对象非三是针对性强。秘书写作具有鲜明的针