新型非纸质文书档案课件.ppt

1、目目 录录v上上 篇篇v第一章第一章 文书工作概述文书工作概述v第二章第二章 文书的主体（公文）文书的主体（公文）v第三章第三章 文书的处理文书的处理v第四章第四章 文书的整理与归档文书的整理与归档v下下 篇篇v第五章第五章 档案工作概述档案工作概述v第六章第六章 档案的收集与整理档案的收集与整理v第七章第七章 档案的鉴定、保管档案的鉴定、保管 与统计与统计v第八章第八章 档案的检索、利用档案的检索、利用 与编研与编研v第九章第九章 新型载体档案管理新型载体档案管理v附附 录录第一章第一章 文书工作概述文书工作概述v自从文字产生以后，人们就以文字记录的方式来记述事情和表达思想，这就产生了“文书

2、”。任何社会组织和国家管理机构都要利用文书来记录事件、传递信息、下发通知。第一节第一节 文书文书v一、文书及其发展一、文书及其发展 v（一）文书的内涵1文书的概念“文书”主要有两种含义:第一，“文书”是指物。第二，“文书”是指人。本书主要介绍的是第一种含义。2文书的类型文书主要包括公务文书和私人文书。公务文书统称为公文，是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文件材料。私人文书是指个人或家庭、家族在非公务活动中形成和使用的文书，内容属于私人性质。（二）文书的产生与发展人类社会自从发明了文字，就开始有了文书。文书随着人类社会生活的发展，也经历了漫长的发展阶段。

3、随着社会的发展，“文书”概念的内涵和外延都有了很大的变化和发展 v二、文书的构成要素二、文书的构成要素文书主要是由符号、物质、信息三要素构成的。（一）符号文书的内容主要是依托一定的符号来记载、表达和传递的。按其表现形式，符号可分为图形符号和文字符号。1图形符号：图形符号指图像、图表和各种标点符号及色彩，它主要对文字信息起辅助说明的作用。2文字符号文字符号指各国、各民族的语言文字，也包括各种数码符号，它是迄今为止文书信息赖以记载、传递的最主要工具。（二）物质文书的物质构成是指符号也必须以某种物质作为介质才能存在。文书的物质构成要素大致包括显字材料和书面载体两个方面。1显字材料：显字材料指附着于书

4、面载体之上，能显示文字符号的物质。2书面载体：书面载体指文书符号要素赖以附着的看得见、摸得着的物质，（三）信息文书的信息主要包括核心信息和附加信息两个方面。1核心信息：核心信息是指文书所记载的主要内容，2附加信息：因实际需要，根据不同的核心信息而附加的带有补充说明性质的信息，就是附加信息。v三、文书的特点三、文书的特点随着文书的产生与发展，其主要表现出实用性、记录性、信息性、法定性和权威性五个特点。（一）实用性：文书是人们为解决社会生活中的现实问题而形成的文字材料。（二）记录性：文书是人们社会实践活动的原始记录。（三）信息性：由于公务文书都是为了解决某个实际问题而制发的，因此，可以说，每一份公

5、务文书都承载着一定的实用信息，（四）法定性：公务文书，不论是公文还是其他事务文书，都不是谁想写就可以写的，它们必须由法定的作者制成和发布。（五）权威性：公务文书的权威性是宪法赋予的，它承担着宣传并贯彻党和国家的方针、政策、法律、法规的任务，代表着国家权力机构对整个社会发展方向的宏观指导，有很强的权威性和政治性。第二节第二节 文书工作文书工作v一、文书工作的发展历史一、文书工作的发展历史（一）文书工作的含义文书工作，也称文书处理工作，是指公务文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。（二）我国文书工作的发展阶段 1奴隶社会文书工作的发展 2封建社会文书工作的发展 3民国以后文书工作的发

6、展v二、文书工作的基本特征二、文书工作的基本特征（一）政治性（二）服务性（三）规范性（四）时限性（五）机要性v三、文书工作的基本内容三、文书工作的基本内容文书工作的内容主要包括文书的形成、文书的处理和文书的管理三大部分。（一）公务文书的制作形成制作公文和文件是文书处理的首要任务，具体过程包括：拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章等环节；对各种会议、汇报、电话、重大活动的记录及其整理等环节。（二）公务文书的传递在公文文书制作形成后，除存本和定稿直接归档保存外，其他文本都要进行传递、运转。传统的文书主要依靠人工传递。（三）公务文书的办理文书的办理过程主要包括：对文件的拟办、批办、承办、催办、查

7、办等环节；对人民来信的处理过程。（四）公务文书的管理为了保证文书在处理过程中避免受到各种因素的干扰和影响，避免偏离既定的运行方向，因此，必须对文书处理全过程的每一个环节加强监督和管理。（五）公务文书的整理归档或销毁文书处理就是要对公务文书进行科学的整理，把其中具有保存价值的部分，按一定的方法和要求整理归档，作为历史凭据以供后人查考、研究和利用。v四、文书工作的基本原则和要求四、文书工作的基本原则和要求（一）文书工作的基本原则 1时效性 2实事求是 3保密 4少而精（二）文书工作的基本要求 1准确 2及时 3简化 4统一 5保密本本 章章 小小 结结v（1）文书是人们在社会实践活动中，为了记载、

8、公布、凭证和传递信息的实际需要，以文字或声像的方式在一定介质上表达思想意图的一种信息材料。v（2）文书在我国有着悠久的历史，经历了漫长的发展过程，对于现代社会的管理起着极其重要的作用。v（3）文书主要包括公务文书和私人文书。v（4）文书工作，也称文书处理工作，是指公务文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。v（5）政治性、服务性、规范性、时限性以及机要性是文书工作的基本特征。v（6）文书工作的内容主要包括文书的形成、文书的处理和文书的管理三大部分。v（7）文书工作的基本原则是时效性、实事求是、保密以及少而精。v（8）文书工作的基本要求是准确、及时、统一、简化、保密。思考与练习思考与

9、练习 v1如何理解文书的概念？v2文书的构成要素有哪些?v3文书有哪些基本特点?v4文书经历了哪些发展阶段？v5文书工作的含义是什么?v6文书工作的特征有哪些？v7文书工作的基本内容是什么？v8文书工作的基本原则与要求是什么？资料链接资料链接 小何是这样开始从事文书处理工作的.第二章第二章 文书的主体（公文）文书的主体（公文）v公文是文书管理工作的对象，文书的处理和整理归档工作都是围绕着公文展开的，因此，文书工作人员必须掌握公文的一般知识 第一节第一节 公文概述公文概述v一、公文的概念一、公文的概念公文，也叫公务文书，它有广义和狭义之分。广义的公文是指党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中

10、使用的一切文字材料。狭义的公文是指在管理国家机关政务和企事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，即法定行政公文。v二、公文的种类与分类二、公文的种类与分类（一）公文的种类1我国法定行政公文的种类（1）命令(令)（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议纪要 2其他有关公文的种类（1）事务性公文的种类。事务性公文是各级机关、社会团体、企事业在单位处理日常事务过程中，用来沟通信息、安排计划、总结经验、调查研究问题、指导工作的一类公文。事务性公文的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲

11、等。（2）党的机关公文种类。共有十四种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。其中除了决议、指示、条例、规定外，其余的与行政公文相同。（3）香港、澳门的公文种类。我国香港、澳门地区的现行公文主要有：令、通告、公函、通函、布告、告示、报告、会议记录等。（4）台湾的公文种类。我国台湾省的行政公文主要有六类：令、呈、咨、函、公告和其他公文(书函、表格式公文等)。（二）公文的划分类别公文根据不同的标准，可以划分为不同的类别。1按公文的来源分类根据公文的来源划分，可分为收来公文和外发公文两类。2按公文的性质和作用分类根据公文的性质和作用划分，可分为指导性公

12、文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文、记录性公文。3按行文关系分类行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。4按公文的使用范围分类根据公文的使用范围划分，可以分为专用公文和通用公文两大类。5按公文制发机关的性质和公文内容分类根据公文制发机关的性质和公文内容，可将公文划分为法规文件、行政文件和党内文件三类。6按公文的密级程度分类根据公文的密级程度，可将公文分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通文件。v三、公文的特点三、公文的特点（一）法定性 （二）政治性 （三）权威性 （四）时效性 （五）体式的规范

13、性 （六）实用性 （七）语言的准确性 （八）程序化v四、公文的作用四、公文的作用（一）领导与指导作用（二）行为规范作用（三）宣传监督作用（四）凭证和依据作用（五）联系和沟通作用第二节第二节 公文的写作公文的写作v一、公文的文面格式一、公文的文面格式公文的文面格式主要是指公文在文面上的位置和书写样式。公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（一）眉首部分 1公文的格式代码 2发文机关标识 3公文份数序号 4发文字号5秘密等级 6保密期限 7紧急程度 8收文处理标识 9上行文签发人（二）主体部分1公文标题 2题注 3主送机关 4正文 5附件 6发文单位署名 7成文时间 8公文生效标识域 9 附

14、注 10用印11注释或特殊要求说明（三）版记部分1主题词 2抄送机关 3印发机关和印发时间 4版记中的反线5印发说明 6页码v二、公文的写作过程二、公文的写作过程公文是一种传递法令政策、处理公务的特殊文字材料，公文写作是一项政策性、思想性、业务性很强的工作。公文的写作过程主要有如下四个步骤：（一）领会意图，明确目的 （二）调查研究，获取材料 （三）总体构思，拟写提纲（四）起草初稿，认真修改审核和修改是公务文书写作过程中的一个重要阶段。公务文书的审核和修改，主要包括以下三方面：一、修改文稿常用符号：（一）转移号（二）增补号（三）接排号（四）删除号（五）代替号（六）对调号（七）另起号（八）说明号（

15、九）改正号（十）保留号二、公务文书形式的审核修改（一）文字的审核修改 （二）体式的审核修改（三）结构的审核修改三、公务文书内容的审核修改（一）主旨的审核修改 （二）措施的审核修改（三）材料的审核修改 本本 章章 小小 结结v（1）公文，也叫公务文书，它有广义和狭义之分，广义的公文是指党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的一切文字材料；狭义的公文是指在管理国家机关政务和企事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，即法定行政公文。v（2）2000年中华人民共和国国务院办公厅发布(修订)了国家行政机关公文处理办法，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有命令(令)、决

16、定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。v（3）事务性公文是各级机关、社会团体、企事业单位在处理日常事务过程中，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。事务性公文的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等。v（4）公文的主要特征是：法定性、政治性、权威性、时效性、体式的规范性、实用性、语言的准确性、程序化。v（5）公文的文面格式主要是指公文在文面上的位置和书写样式。公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。v（6）公文的写作步骤主要有：领会意图，明确目的；调查研究，获取材料；总体构思，拟写提纲；起草初稿，认真修改。v（7）

17、审核和修改是公务文书写作过程中的一个重要阶段。公务文书的审核和修改，主要包括形式和内容两个方面。思考与练习思考与练习v1什么是公文?公文区别于其他一般文章的特点有哪些?v2公文有哪些作用?v3行政公文的种类有哪些?v4行政公文的文面格式有哪些基本要求?v5公文的主送机关有哪几种写法?v6公文的写作过程有哪些？v7公务文书的审核要注意些什么?v8公文的修改符号主要有哪些？资料链接资料链接v范仲淹改革文书工作第三章第三章 文书的处理文书的处理v办公室文员日常最基本的工作任务之一就是处理文书。面对大量的公文和信函，他们可能会感到无从下手。学习文书处理方面的知识，会使工作做得有条不紊，井然有序。第一节

18、第一节 文书处理概述文书处理概述v一、文书处理的内涵一、文书处理的内涵（一）文书处理的含义文书处理，通常也称为办文或公文办理，是机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，为了充分发挥公务文书的作用，围绕公文的撰写、印制、收发、办理与立案、归档等一系列管理过程，需要进行的许多具体文书工作。（二）文书处理的内容文书处理工作的内容很多，主要包括收文处理、文书管理和发文处理三个基本环节。v二、文书处理的管理机构二、文书处理的管理机构（一）文书处理的管理机构由于文书处理工作的重要作用和自身的特点，文书处理工作成为办公厅和办公室工作的一个重要组成部分，具体体现在：（1）我国国务院设有办公厅，国务院的办公

19、厅由国务院秘书长直接领导。（2）国务院所属各部、各省人民政府也都设有办公厅。（二）文书处理管理机构的设置形式 由于职责和任务的不同，我国各级机关的办公机构和秘书部门在设置上有综理制和分理制两种形式。1综理制：综理制设置机构就是不分部门办公，由秘书部门综合管理领导机关的日常工作。2分理制：分理制设置机构就是将机关工作按业务范围分部门办公，办公室为综合部门，办公室内部再设具体业务处室v三、文书处理部门的任务、内容和职能三、文书处理部门的任务、内容和职能（一）文书处理部门的基本任务（二）文书处理部门的具体工作内容（三）文书处理部门的基本职能v行文制度是搞好文书处理工作、提高单位管理效能的一项重要制度

20、。行文制度包括行文关系、行文规则和行文方式三个方面的内容。一、行文关系所谓行文关系是指国家机关和企事业单位，为了行使职权和履行职能，按照各自的组织系统进行收文或发文的关系。行文关系主要包括上行关系、平行关系、下行关系三种。（一）上行关系所谓上行关系是指下级向上级的行文关系。（二）平行关系所谓平行关系是指平行机关之间或不相隶属机关之间的行文关系。（三）下行关系所谓下行关系是指上级向下级的行文关系。二、行文规则（一）行文规则总的要求所谓行文规则就是机关单位之间行文所应遵循原则的总称。行文规则总的要求，主要有以下四个方面：必须以维护国家统治和社会管理秩序为目的；必须根据党和国家的组织原则和机关单位的

21、地位、职责权限、相互之间的组织关系或隶属关系确立行文的具体规则；必须依法行文；必须简短精练、准确及时、完整安全。（二）具体的行文规则1上行文规则 2联合行文规则 3下行文规则三、行文方式行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，主要包括上行文、平行文和下行文三种。（一）上行文：上行文是指下级向所属上级的行文。1逐级上行文逐级上行文即下级向直属的上一级的行文，它是上行文最基本、最常用的方式。2越级上行文越级上行文就是下级越过自己的直属上级向更高的上级行文。这种方式只能在特殊情况下采用 3多级上行文多级上行文即下级在必要时同时向自己的直属上级行文。（二）平行文：平行文是指互相没有隶属

22、关系或业务管辖关系的机关单位之间的行文。（三）下行文：下行文是指上级向所属下级的行文，下行文以逐级行文、多级行文两种方式为主。1逐级下行文逐级下行文就是对直属下一级机关单位行文，这是最基本、最普遍、最经常的下行文方式。2多级下行文多级下行文主要指党的领导机关向所属下级行文，同时发给多级下属机关单位的方式。第三节第三节 文书处理程序文书处理程序 v文书处理是指围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书处理主要包括收文处理和发文处理两个环节，下面分别介绍。v一、文书处理流程一、文书处理流程文书处理流程即对制发和收到的文件以衔接有序的程序进行办理的过程。一般而言，收文办理

23、主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；发文办理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。v二、文书处理的步骤二、文书处理的步骤（一）收文处理程序收文处理主要包括签收、拆封、登记、审核、分办、传阅、拟办、批办、承办等程序。1签收（1）签收的含义（2）签收公文的来源（3）签收的要点2拆封（1）拆封的含义 （2）拆封的注意事项 3登记（1）登记的含义 （2）登记的具体要求 （3）登记的形式（4）登记的两种方法4审核（1）审核的含义（2）审核的重点。5分办（1）分办的含义（2）分办的原则和要求（3）分办时文件的去向。6传阅（1）传阅的含义（2）传阅的要求。7拟办（

24、1）拟办的含义（2）拟办的要求。8批办（1）批办的含义（2）批办的注意事项。9承办（1）承办的含义及内容（2）承办的注意事项。v（二）发文处理程序发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。发文处理程序主要由草拟、核稿、审核、会稿、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、装封和发出等工作环节组成。1草拟（1）草拟的含义（2）草拟的注意事项2核稿（1）核稿的含义（2）核稿的注意事项3审核（1）审核的含义（2）审核的要求4会稿（1）会稿的含义（2）会稿的要求5签发（1）签发的含义（2）签发公文的注意事项6编号（1）编号的含义（2）编号的注意事项7复核（1）复核的含义（2）复核的

25、要求8缮印（1）缮印的含义（2）缮印的要求9校对（1）校对的含义（2）校对的要求10用印（1）用印的含义（2）用印的方法。（3）用印的注意事项。11登记（1）登记的含义（2）发文登记的形式。12分发（1）分发的含义（2）分发的要求（3）分发的步骤。（三）辅助程序文件办理的辅助程序是指促使收、发文程序得以更有效进行的工作程序。辅助程序主要包括催办、查办、留注等程序。1催办（1）催办的含义及范围（2）催办的形式（3）催办的注意事项。2查办（1）查办的含义（2）查办的要求3留注（1）留注的含义（2）留注的内容 本本 章章 小小 结结v(1)文书处理工作，是机关单位的文秘人员围绕公文印制、收发、办理与

26、立案、归档等进行的一系列文件管理工作。文书处理工作的内容很多，主要是收文处理、发文处理。v(2)文书处理工作要掌握文书的行文关系、行文方式和行文规则。v(3)公文的行文方式是指发文机关根据其工作需要所决定的行文方法和形式。v(4)公文的行文规则，就是公文在行文中应当遵循的基本原则，或者叫基本要求、基本规矩。v(5)收文处理程序主要有签收、拆封、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办等工作环节。v(6)发文程序主要有草拟、核稿、审核、会稿、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、装封和发出等工作环节。v每个环节都有相应的操作规范，在文书处理过程中，要按规范化的方式进行操作。思考与练习思考与练

27、习v1何谓行文制度?它包括哪些内容?v 2什么是公文的行文关系?v 3行文方式有哪几种?分别有什么规定?v 4需要把握哪些公文行文规则?v 5为什么不能随意越级行文?v 6受双重领导的上下级机关之间该如何行文?为什么?v 7收文处理程序有哪些?v 8发文处理程序有哪些?v 9什么是分送和传阅?怎样做好分送和传阅工作?v 10对文件的审核应把握哪些重点?v 11文书办理的辅助程序是哪些?有什么作用?v 12某机关收到下级机关的一份“请示”，对该文的办理要经过哪些必要的程序?资料链接资料链接v无法弥补的损失第四章第四章 文书的整理与归档文书的整理与归档v各级机关所形成的材料，是党和国家档案财富的源

28、泉；而文书整理归档工作是现行文件材料转化为档案的不可缺少的中间环节和实际步骤。第一节第一节 文书立卷工作文书立卷工作v文书立卷也称为公文立卷，是指办公室或文秘部门将已经办理完毕的文书材料，按照它们在形成过程中的自然联系和一定的规律组成案卷的工作。它是文书部门整理与保存文件的一种主要方法，也是机关公文处理的主要内容。v一、文书立卷的含义及特征一、文书立卷的含义及特征（一）文书立卷的概念1文书立卷的含义文书立卷是指文书处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。2文书立卷的注意事项对文书立卷的理解具体包括以下几个方面：（1）必须是办理完毕的文件

29、材料才可以立卷。（2）必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。（3）必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。（二）文书立卷的特征 1立卷特征的内涵立卷就是按文件的特征和联系组合案卷，把具有共同特征和密切联系的文件组合在一起。立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。简言之，立卷特征就是按文件特征分类和组卷。2立卷特征的类型根据文件的不同特征，可以作如下分类：（1）按文件的时间特征立卷。（2）按文件的地区特征立卷。（3）按文件的作者特征立卷。（4）按文件的问题特征立卷。（5）按文件的名称特征立卷。二、文书立卷的原则和范围二、文书立卷的原则和范围（一）

30、文书立卷的原则文书立卷的具体原则主要体现在以下三方面：1文件材料有无保存价值是文书立卷的基本依据2方便保管和利用是文书立卷的基本原则3保持文件之间的历史联系是文书立卷工作的前提（二）文书立卷的范围国家档案局1987年12月颁发的关于机关档案保管期限的规定、文书档案保管期限表、机关文件材料归档和不归档的范围等文件基本上科学地确定了文件的立卷范围，具体情况如下：1应该立卷归档的文件材料2不应立卷归档的文件材料三、文书立卷的组织工作三、文书立卷的组织工作文书立卷的组织工作主要包括以下环节：（一）立卷工作会议1立卷工作会议的概念立卷工作会议是机关立卷部门在每年立卷工作开始前召开的关于部署当年立卷工作的

31、专门性会议，是机关每年度的一个例会，是机关部门立卷制度的一项必要的内容和环节。2立卷工作会议的基本内容立卷工作会议的基本内容主要包括：当年立卷工作的动员；提出本年度立卷工作的工作安排、要求和步骤；明确有关人员的立卷职责等。3立卷工作会议的参加人员 参加会议人员为机关分管领导、综合部门(中心机构)负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤人员等。（二）立卷业务培训1立卷业务培训的概念立卷业务培训是指为提高立卷工作水平，由机关立卷部门或档案部门组织的关于具体立卷业务的一种专门培训。2立卷业务培训的形式立卷业务培训可采用专门培训、业余培训或以会代训(与立卷工作会议结合举行)等形式，有目的、

32、有针对性地进行，并应结合规范、标准与本单位立卷工作实际，切忌形式主义，搞表面文章。3立卷业务培训的内容立卷业务培训的内容应包括文件与文件的种类、文件处理程序、立卷归档业务、案卷格式与质量要求和机关档案工作的基础知识等。（三）文件材料的收集和清理1文件材料的收集文件材料的收集是指机关立卷人员根据机关立卷类目和文件材料形成的实际情况组织机关人员进行文件材料的清理，接收和催缴属于归档的文件材料，保证立卷归档文件材料的齐全和完整。2文件材料的清理文件材料的清理就是机关每一个工作人员有责任、有义务在机关年度立卷前，对自己所形成、保管和与己有关的属于归档范围的文件材料进行彻底地清理，向立卷人员移交。（四）

33、发挥机关档案室的作用机关档案室在立卷工作中的作用主要有以下几个方面：1协助立卷部门组织立卷的准备工作在做好准备工作过程中，机关档案部门应做到：（1）参加机关立卷工作会议。（2）提供立卷人员的业务咨询和观摩学习。（3）协助组织立卷业务培训和文件材料的清理与收集。2为机关立卷工作提供良好的后勤服务机关档案部门后勤服务的作用主要体现在：（1）应保证立卷所需用品的供给，如标准卷皮、卷内目录、备考表、案卷目录、立卷流程单以及装订工具和用品等。（2）对立卷场所的管理，清理库房和档案装具，准备移交案卷的上架空间，等等 3进行立卷工作的业务指导和监督机关档案部门的指导与监督作用主要表现在：（1）协助机关立卷部

34、门制订(修订)机关文件材料立卷类目。（2）指导和监督机关立卷人员的立卷工作，提供有关的业务标准和规范，确保文件材料的齐全完整和立卷的规范化、标准化。（3）加强立卷过程中文件材料的保管，防止遗失、泄密等失控现象，督促立卷归档工作按时保质地完成。四、文书立卷的步骤四、文书立卷的步骤将一个机关在一定时间内的(如一年)若干文件按照立卷的方法和要求立成案卷，并达到便于管理、查找利用的目的，就是文书立卷的步骤，也可以叫作立卷的程序。具体主要有以下步骤：（1）将处理完毕的文件集中在一起。主要就是将前一年的处理完毕的文件集中在一起。（2）拟分类大纲或立卷类目。（3）按照立卷类目(分类表)和立卷归档范围将文件一

35、一归入到相应的类别。（4）在进行第三步工作的同时，将不需立卷归档的文件剔除另放一处，妥善保管。（5）再次分卷。（6）确定案卷标题对夹入卷夹的各个文件集合体，在小纸条上拟出一个能够比较确切反映卷内文件内容及其特点的标题，即案卷标题。（7）对卷内文件进行排列。（8）对文件进行编页码。（9）填写卷内文件目录和备考表。（10）确定保管期限。（11）对案卷进行排列。（12）编案卷号。（13）填写案卷封面和卷脊。（14）填写(编制、登记)案卷目录。第二节第二节 文书整理与归档工作文书整理与归档工作v文书的整理归档属于文书部门的职责范畴，它是文书工作的最后一个环节。实行文书部门整理归档，是我国文书工作和档案

36、工作的一项基本制度，它使文书工作和档案工作在职责上有了科学的分工。v一、文书整理归档的内涵一、文书整理归档的内涵（一）文书整理归档的含义文书部门对办理完毕的文件，将其中有查考、利用、保存价值的，按照它们在形成过程中的联系和一定规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒或编立案卷，定期移交给机关、单位档案室集中保管的过程，就是文书的整理归档。（二）文书整理归档的原则对于文书的整理归档，主要应遵循以下几条基本原则：1必须依法进行文书的整理归档2必须是具有一定查考利用价值的文书才可整理归档3必须是办理完毕的文书才可整理归档（三）文书整理归档的作用具体来说，文书整理归档的作用主要有以下三个方面：1文书

37、整理归档奠定了档案工作的基础2文书整理归档保持了文件之间的历史联系，便于查考利用3文书整理归档保证了文件的完整与安全，使其便于保管 v二、文书整理归档的组织与要求二、文书整理归档的组织与要求（一）文书整理工作的组织文书整理工作的组织主要包括以下三个环节：1选择整理环节（1）整理环节的概念。所谓“整理环节”，就是选择整理的地点，亦即确定本机关的文书整理工作到底放在哪一级机构来进行。（2）整理工作的形式。文书整理工作有集中和分散两种。（3）整理环节的选择。一般说来，整理环节的选择应与文书工作的组织形式相适应，把整理地点放在最能掌握文件的形成和处理情况的地方。2明确整理人文件的整理主要由以下人员负责

38、：(1)文书处理部门的工作人员。由文书处理部门的工作人员来整理，是指由这些机构内担任文件的内收发、运转、催办等工作的人员来负责整理。因这些人熟悉文件的来龙去脉，熟悉文件之间的联系，另设整理人，就无法体现和发挥文书部门整理的优点。(2)承办人员。有些部门由于工作的特殊性，也可以采用先由承办人员初步整理的办法。承办人员把自己处理、保存的文件交给整理人时，先把文件初步整理，将有联系的文件放在一起，并把文件的来龙去脉向整理人交代清楚。3确定整理分工整理分工主要包括机关之间的整理分工和机关内的整理分工。（1）机关之间的整理分工。机关之间的整理分工，从建立一级档案材料基地的角度出发，从档案馆接收档案范围之

39、内的一级机关的文件情况考虑，主要针对归档后需要永久保存的文件而言。（2）机关内的整理分工。机关内各部门之间的整理分工，尤应注意办公部门与业务部门之间的分工，综合办事的办公部门在阅办文件过程中往往同业务部门交错，牵连很大，主要应注意以下几个环节：收文阶段。发文阶段。（二）文书整理的基本要求文书整理的基本要求具体体现在以下三个方面：（1）实事求是地收集、鉴定和整理文书材料；（2）齐全、完整、系统地收集和管理文书材料；（3）反映机关文书之间内在的历史的联系。其主要表现为：第一，要反映出文书之间在政策上的联系。第二，文书整理要反映机关之间、机关部门之间的联系。第三，要反映机关工作活动各个阶段、各个环节

40、之间的联系。（4）既要便于文书处理部门的暂存和利用，又便于档案室的保管。上述四项要求，对文书处理部门的文书整理工作来说是互相联系、缺一不可的。三、文书整理归档的步骤三、文书整理归档的步骤一般来说，文书整理的方法和步骤主要包括编制分类方案类目、初步整理、系统整理和归档几个环节，下面分别介绍。（一）编制分类方案类目1分类方案类目的含义分类方案类目是指事先根据本机关工作的规律，在分析研究本机关工作性质、职权范围、内部机构及分工情况的基础上，预测下一年度可能形成的文书，按照文书整理的原则拟定归档文书的类别和条目。2分类方案类目的分类按照改革后的文书整理要求，对每年的文书编制类别一般有三种方法。（1）按

41、问题分类。含义。特点。适用范围。（2）按保管期限分类。按保管期限可分为短期、长期、永久三种。短期保管的期限为1至15年，长期保管的期限为16至50年，永久保管即需永久保存。（3）按组织机构分类。含义。适用范围。一般来说，文书整理的方法和步骤主要包括编制分类方案类目、初步整理、系统整理和归档几个环节，下面分别介绍。（一）编制分类方案类目1分类方案类目的含义分类方案类目是指事先根据本机关工作的规律，在分析研究本机关工作性质、职权范围、内部机构及分工情况的基础上，预测下一年度可能形成的文书，按照文书整理的原则拟定归档文书的类别和条目。2分类方案类目的分类按照改革后的文书整理要求，对每年的文书编制类别

42、一般有三种方法。（1）按问题分类。含义。特点。适用范围。（2）按保管期限分类。按保管期限可分为短期、长期、永久三种。短期保管的期限为1至15年，长期保管的期限为16至50年，永久保管即需永久保存。（3）按组织机构分类。含义。适用范围。（二）初步整理1初步整理的含义初步整理即指平时归整，也就是文书处理部门在平时就要有计划地把本机关一年中逐步形成的应归档的文书逐步整理起来。2初步整理的过程文书工作人员应根据文书分类方案把已经处理完毕的文书材料，以“件”为单位进行装订，并按有关类目随时归整，装入“案盒”，到年终或第二年初再严格按归档的要求进行调整。3初步整理的注意事项（1）及时收集已经处理完毕的文书

43、材料。（2）定期检查。（三）系统整理一年的工作结束后，文书人员还应在平时归整的基础上，对文件进行系统整理和编制目录，为的是便于移交和以后对档案文件的管理和利用。具体有以下步骤：1确定案盒内文件（1）确定案盒内文件的内涵（2）确定案盒内文件的步骤。2进行案盒内文件的编号（1）归档章的图示及位置（2）归档章的项目（3）归档章的填写 3填写案盒内的项目首先，填写案盒内文件目录表。案盒内文件目录的内容一般包括七项：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数和备注。4归档工作文书经过整理后，形成了系统的案盒，这时应向机关档案室进行移交，即归档，以便由档案室集中保管。国家档案局发布的机关档案室工作业务规范具

44、体规定了文书的归档制度，主要包括归档时间、归档范围以及案盒质量要求。v四、文书整理归档的改革四、文书整理归档的改革（一）文书整理归档改革的内容文书整理工作，过去长期以来主要是指文书的立卷工作。所谓整理，就是把处理完毕的具有一定查考利用价值的文书材料组合成案卷，并进行装订，作为档案保管的基本单位。2002年12月6日，国家档案局发布了档案文件整理规则，正式拉开了文书整理归档工作改革的序幕。规则正式提出：（1）文书整理工作以“件”取代“卷”，即对文书实行文件级管理。（2）并以“案盒”取代“案卷”，以“案盒”作为保管单位。（3）以“年度、机构(问题)、保管期限”的文书整理分类方式取代过去“六个特征”

45、的分类方式，取消硬卷皮和软卷皮。（4）用“归档文件目录”代替“卷内文件目录”，取消“目录号”增设“保管期限”。（5）取消案卷目录，增设归档文件目录，作为移交清册。这些新规定成为我国文书整理工作改革的一项重大举措。（二）文书整理归档改革的意义文书整理以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”，以“案盒”作为保管单位，似乎只是形式问题，实质上具有重要的意义。具体体现在如下方面：1以“件”取代“卷”（1）使文书整理分类的标准更客观。（2）使文书整理工作更符合其基本原则。（3）使文书整理工作更简便易行和更具确定性。（4）使文书整理手段更有利于现代化。2以“案盒”取代“案卷”（1）简化了装订手续。（2）

46、统一了文书部门和档案部门的工作。（3）便于文书档案的查找和借阅。本本 章章 小小 结结 v（1）文书的立卷归档，是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的开始，文书案卷归档后即成为了文书档案。v（2）文书立卷的原则是：保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管利用。v（3）立卷的范围和要求应该按机关文件材料归档和不归档的范围办理，需要立卷的，文件办理程序完成后要及时立卷，没有参考价值的不能立卷，立卷前要经过科学地整理，立卷后要形成规范有序的案卷。v（4）立卷的方法有很多，可以根据文书的特征立卷，也可以根据保存的价值和期限来立卷。v（5）归档工作的重点是案卷的组合，组合工作中要注意检查文件

47、的完整性、文件的数量和保存价值，要科学排列和编号，要拟好案卷的标题，然后编目成卷，并做好案卷的装订和装盒工作。v（6）文书整理归档的改革内容具体参见2002年12月6日国家档案局发布的档案文件整理规则。思考与练习思考与练习v1什么是文书的立卷工作?v2怎样理解文书的立卷原则和要求?v3什么是案卷的归档工作?v4文书整理归档的基本原则有哪些?v5文书整理归档的范围和要求是什么?v6文书整理归档的方法和步骤有哪些?v7文书整理归档工作改革有哪些主要措施?意义如何？资料链接资料链接v（一）文书档案立卷归档制度（一）总则 （二）文件材料的收集管理 （三）归档范围 （四）平时归卷 （五）立卷(案卷质量要

48、求)v（二）令朱元璋“头痛”的明朝文书工作文书工作与档案管理文书工作与档案管理下篇下篇 档案管理档案管理第五章档案工作概述第五章档案工作概述v现代档案学的内容非常丰富。在大型机关、单位里，文书工作与档案工作由不同的专职人员承担，但在一般的中小型机关、单位中，秘书部门往往要兼管文书工作和档案工作。v随着“文档一体化”进程的发展，秘书更应自觉地在实践中把文书工作和档案工作有机结合起来。第一节第一节 档案档案v随着社会的发展和商业活动的繁荣，文字的发明及运用，私有制国家的出现，为档案的形成创造了条件。v从这个意义上说，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案与文书是同一事物的两个不同发展阶段。v一、

49、档案的概念一、档案的概念（一）档案的定义1档案的历史档案一词的出现过程如下：据现有材料记载，“档案”一词最早出现在清代康熙十九年(1680年)的起居注中。至康熙四十六年(1707年)杨宾的柳边纪略中才出现了对“档案”一词的解释：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案、曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”2现代对档案的理解现在一般认为：档案是指国家机构、社会组织或个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是记录人类社

50、会实践活动各种信息的载体。（二）对档案含义的理解档案的定义具有丰富的内涵，具体体现在：1档案记录的是原始信息 2档案的形成主体是人 3档案来源于社会实践 4人类实践活动的多样性决定了档案的多样性（三）档案的形成条件具体来说，文件转化为档案必须满足以下三项条件：1要办理完毕 只有办理完毕的文件才能作为档案保存。根据文件的不同功能，办理完毕主要有以下三种情况：（1）完成了文书处理程序及相关工作的部署。（2）完成了文书处理程序。（3）文件内容所涉及的事情已经办理完毕。2要有保存价值任何机关和个人，不可能也不必把工作活动中形成的所有文件都作为档案保存起来。其中部分文件在事情办理完毕后，就失去了继续存在