文秘商务办公完整课件100.pptx

1、文秘商务办公完整课件会 务 工 作：制 定 流 程 表，并 提 前 落 实第1章会 务 工 作：制 定 流 程 表，并 提 前 落 实 1.1 会议规划 1.2 会议文件起草 1.3 会议执行 1.4会议纪要与总结1.1 会议规划 会议分为四个流程，即会议目标、会议准备、会议进行、会议跟踪，如下图1-1所示。1.1.1确定总体预算 秘书在做会议预算方案的时候，要尽可能地将支出细化、量化，以使预算最大限度地接近实际开支，并设置一定额度的意外开支。秘书之所以要考虑这么详细，因为秘书肩负着三大使命与责任，如图1.1.2确定会议议程 那么完整的会议议程应该包括哪些环节呢？1.开幕式 2.领导、来宾各自

2、致辞 3.领导作精简报告 4.自由讨论，各代表发言 5.参观集团项目和成果 6.宴会、舞会等文娱活动 7.会议总结 8.领导宣读决议 9.闭幕式 一般大中型的会议议程都是这样的程序，秘书同样要根据具体情况酌情增减。1.1.3确定会议日程 其实，编制会议日程是有一套方法的：1.在编制会议日程表时，要特别注意议题的习惯性顺序以及公司对日程的相关规定。2.在编制会议日程表时，要确定好与会人员、地点和餐饮安排，特别要注意协调好作息时间和会议议题的日期安排。3.尽量把性质相同的议题安排在同一日期或者连续的日期，这样方便与会者讨论和协调日常工作。像案例中的特殊情况，需要自己的行业进行调整。4.保密性较强的

3、议题尽量放在日程的后面。所以，秘书在编制会议日程的时候，要特别注意细节和方法。1.1.4发布通知 现实工作中，为了避免类似的错误，秘书在撰写和发布通知的时候要注意哪些问题呢？1.通知标题要明示会议的主题。2.抬头要明确主送单位。3.第一段概括主办单位、时间、地点、主题。4.分条列出会议内容、与会人员、时间、地点、联系人及方式、提示。5.落款，盖章。6.发布时间要留有余地，注意附上回执。除了通过文件的方式发布信息外，还有通过电话沟通的方式。1.1 会议规划 会议分为四个流程，即会议目标、会议准备、会议进行、会议跟踪，如下图1-1所示。1.2 会议文件起草 会议文件的起草也是秘书会务工作的一部分，

4、包括协助审核文件、发放会议文件。另外，秘书还要注意会议用品准备。1.2.1起草会议文件 1.2.2协助审核文件 1.2.3发放会议文件 1.2.4会议用品准备1.2.1起草会议文件 1.会前文件（1）邀请书：内容要包括会议名称、主题、地点、时间、与会人员的范围、层次及人数等。（2）与会须知：内容要包括会议举办地点的基本情况，会场的服务项目和设施，当地气候、交通、生活公共设施、会场平面示意图等。（3）议程草案：内容要包括议程项目和审议顺序。（4）议题注解：客观地介绍每一个议题的主要内容和中心环节。（5）背景材料：内容要包括议题的起源、发展、现状、趋势、各方立场、争议点等。（6）会议日程：内容要包

5、括会议活动的日期安排。（7）与会者名单：内容可以包括与会者姓名、职务单位等。2.会间文件（1）领导的开幕词和闭幕词：开幕词要体现礼宾性质，同时还要体现会议的指导思想、宗旨、意义以及与会者的任务；闭幕词要体现总结性质。（2）代表发言稿：内容要体现与会代表关心的焦点问题，事态的发展趋势。（3）工作报告：内容要包括过去一段时期的形势和成就、不足和问题，接下来的工作计划，对与会代表的要求。（4）决议草案和修正案：内容要反映与会者对一系列议题的共同意志和要求。3.会后文件 会后文件主要包括会议记录以及致谢信。秘书在起草过程中，要特别注意各项文件应该包含的内容，尽量使内容详实。小提示：起草会议文件有一个比

6、较实用的方法，就是多参考同行业的文件的写作手法、写作要点。1.2.2协助审核文件 那么，秘书在协助审核文件的时候，要掌握的范围和方法是怎样的呢？1.审核范围：（1）立项文件：召开会议的请示和批复（2）筹备文件：会议预案和策划书（3）会议内容文件：议程、议案、决议、会议记录（4）宣传文件：宣传提纲、简报、新闻稿（5）服务文件：会议总结、报告（6）现代信息载体文件：软盘、光盘、磁盘（7）会议主题文件：开幕词、讲话稿、主题报告（8）会议程序文件：会议议程表、日程表（9）参考文件：部门统计报表、财务报表（10）管理文件：会议须知、会议规则、作息时间、食宿安排（11）成果文件：会议记录、纪要 2.审核内

7、容（1）文件的准确性和完整性（2）文件的具体内容 3.审核方法（1）对校法：如果定稿需要改动的地方比较多，就要采用对校法，逐字逐句校对。（2）折校法：审核改动不多的定稿，运用折校法（3）读校法：审核内容浅显易懂，专业术语少的定稿运用读校法。一人读定稿一人看样稿。4.审核程序（1）文件起草秘书从起草过程中自审文件内容。（2）主管秘书初审。（3）文件内容涉及多部门，要进行会审。（4）审核修改完成的文件，呈领导终审。1.2.3发放会议文件 为了避免实际工作中犯类似的错误，秘书可以记住以下几点要求：1.会前没有发放的文件在会间要及时发放。2.会间产生并使用的文件要及时发放。3.会间发放的文件要编号、登

8、记、分装。4.会议期间临时产生的系列文件也要及时发放。5.发放文件要准确、登记、注意保密。小提示：发放文件有两个“第一”：第一时间发给所有人；第一时间检查可能漏发的人，然后补发。1.2.4会议用品准备 为了确保会议的效果，秘书要把会议必备用品和特殊用品一应备齐。1.必备用品（1）文具。纸、笔、本。（2）桌椅、台布、盆栽。（3）饮品茶具。（4）扩音设备、照明设备、空调等。2.特殊用品（1）选举性会议要准备投票箱、选票等。（2）表彰会议准备好奖品和背景音乐。（3）专业会议准备好投影仪、幻灯机等。（4）谈判会议要准备好合同文件、签字笔等。另外，秘书在准备会议用品时，还要遵守一定的要求。（1）制定准备

9、方案。（2）准备工作要严谨、细心。（3）会议用品要尽量经济适用。1.3 会议执行 秘书会议执行工作包括三个方面：会场布置风格确认、会场布置人员安排、会场突发事件预案 1.3.1会场布置风格确认 1.3.2会场布置人员安排 1.3.3会场突发事件预案1.3.1会场布置风格确认 供秘书选择的会场布置风格有哪些呢？1.礼堂式，也可叫剧院式。主席台的前方摆放一排排座椅，讲话者可以站在较高的主席台上讲话。如果与会者较多，可以采用这种风格。2.教室式，这种风格比较灵活，对于会场面积和与会人数的调整比较方便。3.弦月式，与会人员全部分布于圆形或椭圆形桌子一侧，以便平等充分交流。适用于与会者比较少的会议。4.

10、方形、圆形、椭圆形中空式，与会者围坐在桌子外侧，同样方便充分平等的交流。与会者人数适中为宜。5.“U”形式，这样的风格同样益于平等充分交流。与会者人数要适中。6.宴会型，这样的风格适用于公司内部的年会和培训会，益于同桌的交流和互动。7.鸡尾酒式，如果与会人数比较多，可以选用这种会场风格。这种风格分为比较轻松，设坐较少，与会者可以随意走动交流。小提示：除了“U”形式外，还有“T”形式、“E”形式、叠层“U”型式、混合式，秘书可以根据会议性质和人数选择合适的会场风格。1.3.2会场布置人员安排 一场礼仪韵味十足的会议，都需要安排哪些会场工作人员呢？1.物料1人 2.背景音乐1人 3.灯光1人 4.

11、主持1人 5.PPT放映1人 6.献花1人 7.递麦人员1人 8.签到处1人 9.停车场接待员2人 10.大厅接待人员2人 11.楼下电梯口接待1人、楼上电梯口接待1人 12.会场入口礼仪2人 12.引座1人 除此之外，秘书可以结合实际情况酌情调整。1.3.3会场突发事件预案1.3 会议执行 秘书会议执行工作包括三个方面：会场布置风格确认、会场布置人员安排、会场突发事件预案 1.3.1会场布置风格确认 1.3.2会场布置人员安排 1.3.3会场突发事件预案1.4会议纪要与总结 会议纪要与总结是秘书保证会议成果的系统性工作，也是会务工作中非常重要的一部分。这一小节将要介绍到的知识点包括：会议纪要

12、格式、会议纪要范文一、会议纪要范文二、会议要点总结、会议要点范文。1.4.1会议纪要格式 1.4.2会议纪要范文一 1.4.3会议纪要范文二 1.4.5会议要点范文1.4.1会议纪要格式 会议纪要标准格式通常包括标题、正文、主送、抄送单位几个部分。标题的构成有两种情况：1.会议名称加纪要。2.会议召开单位加内容再加纪要。正文通常分为两个部分：1.会议概况。包括会议名称、会议时间、会议地点、会议基本议程、与会人员、会议主持人。2.会议精神和决议事项。小提示：不同的公司会议纪要也不尽相同。有些秘书为了省事，从网上下载了一些模板，稍加修改就使用。其实这种做法并不完全正确。下载模板之后，最关键的不要有

13、多余的格式项，也不要有漏掉的项。1.4.2会议纪要范文会议纪要框架会议纪要框架 时间：地点：主持人：参会人员：1.出席人员：2.列席人员：3.会议记录：议题要点：议题要点：一、宣示集团人事制度改革方案，经与会人员讨论后确定。（一）（二）二、各部门总经理报本部门现行人事制度，经讨论确定了集团各部门人事编制制度。（一）（二）（三）三、会议讨论了人事薪酬改革方案，确定：（一）各职位薪酬区间：1.经理职位：2.副经理职位：3.专员职位：（二）各职级薪酬标准：四、董事长就集团人事制度改革、日后人事部招聘、员工绩效考核提出要求：（一）（二）（三）X年X月X日主 送：XXX抄 送：XXX1.4.5会议要点范

14、文 研究一下格式要求。范文：XX培训机构二零一六年度工作总结 2016年已经匆匆而逝，现已迈入新的一年，我谨代表公司对过去一年的工作进行总结。总体上2016年机构的师生工作相当到位，尤其学生们，不仅养成了良好的学习习惯，更是取得了优异的成绩。因此机构进一步赢得了家长们的口碑与支持。一：加强师资队伍建设 1.2.3.二：巩固扩建学生队伍 1.2 3.三：加强促进教育资源均衡制度建设 1.2.3.四：加强教育民生的关注度 1.2.3.五：总结 1.2.3.2017年1月1日第2章文 书 写 作：格 式、标 准、示 范 2.1文书写作的逻辑 2.2规则型文书格式 2.3 决议型文书格式 2.4个人类

15、文书格式2.1文书写作的逻辑 文书写作需要按图索骥，要遵循写作的逻辑。秘书需要掌握：受众对象决定写作格式、报告用途决定陈述要点、平行结构安排衔接语、递进结构安排总述词。2.1.1受众对象决定写作格式 2.1.2报告用途决定陈述要点 2.1.3平行结构安排衔接语 2.1.4递进结构安排总述词2.1.1受众对象决定写作格式 从受众对象来看，文书分为上行、平行、下行发文。所以受众不同，发文方向不同，文书的写作格式自然不同。比如上行文请示的格式是：1.标题。请示一般有两个标题，被发文字号和签发人隔开。第一个标题通常是“XX公司文件”，第二个标题通常是“公司名称+请示内容+文种”。2.发文字号和签发人。

16、处于两个标题之间，比如XX字【2016】XX号 签发人XX 3.正文。正文包括主送单位、主体、结尾、附件标题。（1）主送单位：XXX公司/机关（2）主体。主体一般由问题和建议构成。（3）结尾。结尾一般都是“特此请示，请批复”。4.落款。落款要写明发文时间、联系人、联系电话并加盖公章。5.主题词。主题词写在落款的下方，并与正文对齐。秘书在写作公文的时候，首先要考虑的问题就是受众对象。这是秘书选择行文格式的依据。2.1.2报告用途决定陈述要点 秘书在公文写作中，不但要考虑受众对象，更要考虑公文的用途，因为这是指导陈述要点的依据。2.1.3平行结构安排衔接语 平行结构是文书写作中经常运用的一种写作手

17、法，这种结构和写作手法可以使整个文书行文逻辑清晰，结构自然。但是，秘书如果采用这种写作手法，要注意各个部分之间的衔接语。恰当的衔接语会使行文流畅严谨。比较常用的平行结构衔接语就是“小标题”。公文除了开头和结尾，用几个大的段落作为主体部分，而每个段落都是由一个小标题来引领。2.1.4递进结构安排总述词 递进结构也是公文写作中经常运用的一种写作手法，这种写作手法可以使行文对某一个问题从不同的侧面和角度进行层层深入的剖析与解读，使行文的思想深度得到提升。但是，秘书如果采用这种写作手法，要注意行文结尾的总述词。恰当的总述词可以升华公文主体部分探究问题的思想，也可以保证行文的完整性。2.2规则型文书格式

18、 明确了公文写作的逻辑，接下来就需要秘书掌握相应类型公文的写作格式了。这一小节主要讲解规则型文书格式。所涉及到的文书类型包括公司制度类、管理办法类、工作细则类、管理条例类以及公司规定类。2.2.1公司制度类文书格式 2.2.2管理办法类文书格式 2.2.3工作细则类文书格式 2.2.4管理条例类文书格式 2.2.5公司规定类文书格式2.2.1公司制度类文书格式 总结制度类文书的格式。1.标题。标题一般是发文单位+内容+文种。2.正文。正文格式一般有两种：（1）章条式。这种格式就是把正文内容分成若干章节，每一章里又分若干条。（2）条款式。这种格式的正文只列条，不设章，就像范文里那样逐条阐述规定。

19、3.落款。发文单位、日期。2.2.2管理办法类文书格式 管理办法类文书也是经常需要秘书协助领导草拟的。值得秘书注意的是，管理办法类文书格式分为封面格式和正文格式。文件正文格式有页眉和正文两个要素。其中页眉是由编码、标题、页码构成，页眉内容的字体字号要求根据实际工作需要进行设置。正文是由标题和内容构成。正文内容一般包括目的、适用范围、管理办法等要素，具体要根据实际工作需要拟写。2.2.3工作细则类文书格式 细则类文书的格式也是包括标题、正文和落款三个要素。1.标题。发文单位+细则内容+文种 2.正文。正文包括三个部分：细则的依据、内容、实施说明。3.落款。落款包括发文单位和发文时间。2.2.4管

20、理条例类文书格式 管理条例类文书的格式同样包含标题、正文和落款三个要素 小提示：我们总结一下上述范文的格式：1.标题。发文单位+内容+文种 2.正文。正文原则上有两种形式：一是分章列条式，一是直接列条式。范文就是采用的后一种。正文的开端要写上总则，包括目的、依据；最后两条写明颁布实施说明；中间写明具体内容。3.落款。发文单位+发文日期。2.2.5公司规定类文书格式 公司规定类文书格式同条例格式大同小异，也包括标题、正文、落款三部分。1.标题：发文单位+内容+文种。2.正文：分条开列，开头写明依据和目的；主体部分写明规定具体内容；结尾写明规定实施说明。3.落款：发文单位+发文时间。2.3 决议型

21、文书格式 2.3.1公函类文书格式 2.3.2通报类文书格式 2.3.3通告类文书格式 2.3.4决议类文书格式 2.3.5意见类文书格式 2.3.6决定类文书格式 2.3.7公告类文书格式 2.3.8指示类文书格式 2.3.9批复类文书格式 2.3.10通知类文书格式决议型文书包括的文书类别比广泛：公函类、通报类、通告类、决议类、意见类、决定类、公告类、指示类、批复类、通知类等。2.3.1公函类文书格式 秘书在写作的过程中，要充分注意公函的格式。公函格式包括：标题、正文、落款。1.标题。发文机关+事由+文种，如图所示 2.正文。正文开头顶格写明主送单位，主体另起段落写明具体的原因和事项，最后

22、由“望复函”等敬语结束。3.落款。写明发文单位和日期。2.3.2通报类文书格式 通报类文书的格式同样是由标题、正文、落款三部分构成。1.标题。（发文单位+）通报对象+文种 2.正文。开头顶格写明主送单位，主体写明事实、分析处理，结尾写明号召。3.落款。写明发文单位和日期。2.3.3通告类文书格式 秘书要注意，通告的格式与通报格式特别类似，同样包括标题、正文、落款三部分。1.标题。（发文单位+）通告内容+文种 2.正文。开头顶格写明主送单位，主体写明原因和通告事项，最后以“特此公告”收尾。3.落款。发文单位+日期。2.3.4决议类文书格式 决议是由标题、通过日期、正文三部分构成。1.标题。（发文

23、单位+）事由+文种 2.通过日期。通常用小括号标注在标题下。3.正文。事实+分析+号召2.3.5意见类文书格式 意见类文书一般由标题、正文、落款三部分构成。1.标题。发文单位+内容+文种 2.正文。开头写明意见缘由，主体写明对某一问题的认识和解决意见，最后以“望批转”作结。3.落款。（发文单位和）时间。2.3.6决定类文书格式 决定类文书是由标题、时间、正文、结尾四部分构成。1.标题。发文单位+决定事宜+文种 2.时间。用括号标注在标题下。3.正文。4.结尾。通常以“本决定即日起施行”。2.3.7公告类文书格式 公告的结构包括标题、正文、落款三部分。秘书在着手写作的时候应注意：1.标题。（发文

24、单位+内容+）文种。2.正文。正文包括公告的原因、事项、结尾。3.落款。（发文单位+）时间。2.3.8指示类文书格式 指示的结构包括标题、发文时间、正文、落款四个部分。四部分格式要求大体与以上各文种要求相同。正文一般包含主送单位、前言、主体、结尾四部分。秘书要特别注意主体是指示的主要内容，包含任务、措施、要求三要素。2.3.9批复类文书格式 批复的结构包含标题、正文、落款三部分，三部分格式要求大体与以上各文种要求相同。正文包含主送单位、引据、主体、结语四部分。注意引据是对下级行文标题的引述2.3.10通知类文书格式 通知的结构包括标题、称呼、正文、落款四个部分，其格式要求大体与以上各文种要求相

25、同。秘书要注意正文的内容要根据通知的类别确定。比如开会通知与工作布置通知的内容就不一样。2.4个人类文书格式 2.4.1贺信类文书格式 2.4.2嘉奖类文书格式 2.4.3批评类文书格式 2.4.4建议书类文书格式 2.4.5感谢信类文书格式 2.4.6申请书类文书格式 2.4.7总结类文书格式 2.4.8慰问信类文书格式 2.4.9表扬信类文书格式 2.4.10欢迎词类文书格式 2.4.11答谢词类文书格式 2.4.12开幕词类文书格式个人类文书也是秘书经常要协助领导拟写的文书类型。这一小节主要讲解这一类文书的写作格式，包括的具体文书类别有：贺信类、嘉奖类、批评类、建议书类、感谢信类、申请书

26、类、总结类、慰问信类、表扬信类、欢迎词类、答谢词类、开幕词类等。2.4.1贺信类文书格式 贺信的格式由标题、称呼、正文、结尾、落款五个要素构成。1.标题。可只写文种名。2.称呼。区别单位名和个人职称、姓名。3.正文。（1）说明成就的背景。（2）分析成就的主客观原因。（3）表示热烈祝贺。4.结尾。一般都用“此致，敬礼”作结。5.落款。发文单位或个人+时间2.4.2嘉奖类文书格式 注意，嘉奖的格式由标题、称谓、正文、落款四要素构成。正文一般包括嘉奖原因、嘉奖方式、奖项、号召四项内容。2.4.3批评类文书格式 批评类文书的格式包括标题、正文、结尾、落款四个要素。注意，公司批评文书的标题可从简，只写文

27、种名；正文包含事件、公司制度、事件性质、处置措施、号召要求等；结尾通常是“特此通报批评”。2.4.4建议书类文书格式 建议书的格式包括标题、称谓、正文、结尾、落款五个要素，其格式要求与以上各文种大同小异。需要注意的是正文一般包括建议的原因及目的，建议的内容，建议被采纳的希望。2.4.5感谢信类文书格式 感谢信同样包含标题、称谓、正文、结尾、落款五项要素。要注意正文往往概括对方给予的帮助，并对其作出正面评价和表示衷心感谢。2.4.6申请书类文书格式 申请书格式要素也包括标题、称谓、正文、结尾、落款。要注意正文应写明申请的具体要求和原因。2.4.7总结类文书格式 总结类文书结构由标题、正文、落款三

28、个要素组成，各要素的格式要求大体上与以上各文种要求相同。2.4.8慰问信类文书格式 慰问信的格式包含的要素有标题、称谓、正文、结尾、落款。2.4.9表扬信类文书格式 表扬信格式要素包括标题、称呼、正文、结尾、落款。2.4.10欢迎词类文书格式 欢迎词的格式要素包括标题、称呼、正文、落款。要注意正文的布局结构一般是开头表示欢迎、主体表示聚会意义、结尾表示祝愿。2.4.11答谢词类文书格式 答谢词的格式要素包括标题、称呼、正文。注意正文分为开头、主体、结语。开头表示对主人款待的感谢，主体概述到访的目的和收获，结语一般表示祝愿或再次感谢。2.4.12开幕词类文书格式 开幕词的格式要素一般包含标题和正

29、文。注意，正文包含称呼、开头、主体、结束语四个要素。第3章档 案 工 作：类 别 分 好，管 理 流 程 化 3.1 档案的不同分类方法 3.2 档案的收集与鉴定 3.3档案的整理和检索 3.4文件的编制和修改需求 3.5档案的管理3.1 档案的不同分类方法 档案的分类，通常是根据内容性质、载体形式、记录信息方式和档案所有权形式进行分类的。3.1.1根据档案内容性质分 3.1.2根据档案的载体形式分 3.1.3按照记录信息方式分 3.1.4根据档案所有权形式分3.1.1根据档案内容性质分 其实公司的文书都属于普通档案，只需要按照时间，事由和轻重缓急来排序就好，也没有必要把附件单独成册，最后统一

30、归类到普通档案里就可以。那么作为秘书应该怎样根据内容性质进行划分呢？有两种划分方法：1.先把档案划分为普通档案和专门档案两大类，然后再针对这两大类进行细分。普通档案又分为：党务档案、政务档案等；专门档案又分为：公安档案、诉讼档案、会计档案、科技档案、人事档案、社会保险档案等。2.直接分为文书档案、公安档案、诉讼档案、会计档案、科技档案、人事档案、审计档案、社会保险档案等。3.1.2根据档案的载体形式分 档案载体形式常见的有纸质档案、电子档案、光盘档案。3.1.3按照记录信息方式分 按照记录信息的方式，秘书可以把企业档案分为文字档案、图形档案、声像档案、电子档案。文字档案一般还可以细分为：1.产

31、品文字材料，包括各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、实验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等。2.科研文字材料，包括各种合同、协议书、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等。3.设备文字材料，包括各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等。图形档案一般包括产品图样、设备图样和施工图样等。声像档案又可以细分为照片档案、录音档案、录像档案、影片档案。电子档案可以分为计算机磁带、磁盘和光盘等。3.1.4根据档案所有权形式分 除了上面提到的按照内容性质、载体形式、记录信息方式对档案进行分类外，还可以根据档案的所有权形式进行分

32、类。在企业的实际工作中，档案常常被区分为公共档案和私有档案。公共档案在国有企业比较常见。公共档案一般是具有社会意义故而所有权属于国家的档案。通常这类档案所记载的信息资源都是涉及到社会最核心的信息，所以这类档案的掌握和控制权也都集中在政府的手里。私有档案一般是指所有权归属于个人或者私有组织的档案，比如民营企业的档案、家族企业的档案以及个体商户的档案等。所以，私有档案一般被区分为两种：1.集体所有制单位产生和形成的档案。2.个人、家庭、家族产生和形成的档案。3.2 档案的收集与鉴定 3.2.1档案的收集方法 3.2.2档案的鉴定方法3.2.1档案的收集方法 那么关于档案收集，秘书应该明确哪些要求以

33、及方法呢？1.做到依法收集档案 秘书应该依据档案法的规定，把整理分类好的档案及时移交档案馆。属于公共档案的及时移交国家档案馆；属于私有档案的，及时移交单位档案馆。而档案馆必须要依法接收档案，并履行对档案进行保管的义务。2.做到协商协议接收与移交 相关档案馆秘书与相关单位就法定接收权利与义务范围以外的，可以共同的社会责任感为基础，或者以达到双赢为目的，进行档案的移交与接收的协商，做到协议接收与移交；而对于法定移交与接收范围内的单位，双方可以在移交与接收的时限上进行协商，达成一致意见。3.主动生成 秘书可以协调相关部门将一些文字、声像进行收集。3.2.2档案的鉴定方法 通常所说的档案鉴定，是指对档

34、案的真伪性和有用性的鉴定。而最主要的就是对档案的有用性进行鉴定。对档案价值的评估鉴定方法，要取决于鉴定对象即目标档案的规模和范围的大小，据此可以把档案的鉴定方法分为宏观鉴定、微观鉴定。1.宏观鉴定 宏观鉴定的鉴定对象是各个立档单位的形成档案。2.微观鉴定 微观鉴定的鉴定对象是和宏观鉴定相对而言的，微观鉴定是针对具体的一个单位档案或者只是其中某部分、某件档案的鉴定。3.3档案的整理和检索 秘书在日常的档案工作中，应该掌握一些档案的整理和检索的知识，以便对档案整理和检索工作有一个系统的指导。3.3.1档案的整理步骤 3.3.2档案的检索方法3.3.1档案的整理步骤 一般情况下，归档文件整理大致可以

35、分为收集文件、确定归档范围、分年度、分类别、分级别、确定保管期限、修整文件、装订、排序、编号、电脑著录、编制归档文件目录、装盒、编制检索工具等步骤。1.收集文件。把分散在各个机关单位或者个人手中的文件资料通过一定的方法和手续进行征集。2.确定归档范围（1）明确归档文件材料的范围。（2）明确不归档文件材料的范围。（3）明确单位之间分工归档的范围。3.分年度 4.分类别 5.分级别 6.确定保管期限 7.修整文件:（1）破损的文件要进行修复,（2）如果文件的字迹很容易模糊，可以复制。（3）对于金属物要进行防锈处理，或者去除。（4）对于纸张过大的文件，可以折叠。8.装订 9.排序 10.编号 11.

36、电脑著录 12.编制归档文件目录 13.装盒 14.编制检索工具:写清楚归档说明和档案目录。3.3.2档案的检索方法 检索工作是档案文件的调取和利用的准备工作，掌握了检索方法，就可以轻松地解决对每一个案卷或文件的查找问题，大幅度提高档案的调取和利用效率。那么，常见的检索工具有哪些呢？1.根据编制方式的不同，检索工具可以分为目录、索引和指南。2.根据载体形式的不同，检索工具可以分为书本式、卡片式、机读式检索工具和缩微检索工具。3.根据检索范围的不同，检索工具可以分为全宗范围、档案馆范围、专题范围的检索工具和馆际检索工具 4.根据功能差异，检索工具可以分为馆藏性、查检性和介绍性检索工具。除此之外，

37、秘书又应该掌握哪些档案的检索方法呢？1.分类法 2.按作者检索法 3.按文号检索法 4.按字序检索法 5.按地序检索法 6.主题检索法3.4文件的编制和修改需求 通常是从四个方面进行着手的：第一，指定对应部门的编写人；第二，注意编写的9大要素；第三，注意文件编号的5大层级；第四，文件评审与审批。3.4.1指定对应部门的编写人 3.4.2编写的9大要素 3.4.3文件编号的5大层级 3.4.4文件评审与审批3.4.1指定对应部门的编写人 具体的工作就是要注意两点：1.明确并制定企业中各个文件的编写部门和编写人。2.明确并规定各文件的编写时间和各文件的完成时间的要求。3.4.2编写的9大要素 所以

38、，作为秘书，要把文件的编写要素当作常识记住。那么，秘书应该明确和掌握的文件编写的几大要素到底有哪些呢？1.目的：2.范围：3.定义：4.职责：5.程序或者规定内容：6.修改记录：7.文件概要或者流程：3.4.3文件编号的5大层级 一般情况下，文件的编号按照下面的层级要求进行布局编写公司代号JP文件顺序号号记录编号文件类别（AQ）文件层别号3.4.4文件评审与审批 作为秘书首先应该了解的文件评审及审批的原则有哪些呢？1.对于关系到企业战略或命脉的重大事件的文件，必须要经过企业总经理或者老板的审批，才能按照文件的指示精神去贯彻执行。如果没有总经理或者老板的审批签字，系重大事件的文件是不可以被执行的

39、。2.凡是需要相关人员进行评审签批的文件，一律不允许签署人以外的其他人进行代签，如果本人由于某些特殊原因不能审批签字的，那么必须由本人指定代签人进行签批，否则，任何其他人的签批都是无效的，被签批的文件也不可以被贯彻执行。3.企业日常工作中的各类文件中会涉及到某些人员或部门的参与，如果文件中的内容要求必须被涉及到的人员或者知晓，那么文件就必须要经过涉及的人员和部门负责人的审批和签字。4.企业日常工作中的文件往往是要经过层层职级的评审与审批的，必须要等到最终的批准人进行审核与批准之后，才能成为有效的文件，可以被贯彻执行；如果没有最终批准人的签字，文件就不能生效，任何人也不能私自执行文件的指示与精神

40、。那么，作为秘书，应该了解的文件类型有哪些，相应类型的文件审批程序又是怎样的呢？1.制度规范类文件 制度规范类文件的审批流程相对而言是比较简单的。一般是由文件制定人到部门负责人再到部门直属副总或总监最后到总经理的过程。2事务类文件 事务类文件的审批流程是和制度规范类文件相同的，也是由文件制定人到部门负责人再到部门直属副总或总监最后到总经理的过程。3.财务类文件 财务类文件的审批流程就相对而言比较复杂了。先是要由文件制定人呈请直接上司进行审批，然后转请部门负责人进行审批，再到部门直属副总或总监进行批复，然后再请财务人员进行批准，再然后由总经理进行审批，最后再转交财务负责人进行审批。4.采购类文件

41、 同样地，先由文件的制定人呈请部门负责人进行审批，然后在有采购员进行报价，接下来部门负责人根据采购员报价进行选择，然后再由部门直属副总和总监进行审批，之后由总经理进行审批，总经理审批之后，由采购员执行文件，根据文件指示进行采购，再然后由领取人领取采购回的东西并签字，最后财务入账。5.考勤类文件 考勤类文件的评审与审批主要是针对出差而言的。而且这类文件的审批程序是根据出差天数的不同而产生差异的。3.5档案的管理 秘书在日常的档案管理工作中，主要涉及的是纸质档案和电子档案的管理。需要秘书详细了解的是一系列档案管理制度，其中以纸质档案的管理制度为主。比如纸质档案的存储制度、保管制度、借阅制度、保密制

42、度、销毁制度等。3.5.1纸质档案的存储制度 3.5.2纸质档案的保管制度 3.5.3纸质档案的借阅制度 3.5.4纸质档案的保密制度 3.5.5纸质档案的销毁制度 3.5.6电子档案的管理制度3.5.1纸质档案的存储制度 关于纸质档案的存储制度，具体来讲，有哪些方法呢？第一，在存放纸质档案的库房安设防盗门等系列防盗设施。第二，纸质档案的存储应该注意避免阳光的直射，最有效的办法就是在档案库房的窗户上安装窗帘。第三，纸质档案最怕的就是空气的潮湿，如果档案库房的湿度较大，并且长时间没有得到处理，那么档案的纸张会受到潮气的侵蚀而变坏。针对这样的库房，应该配备去湿机并防止吸潮剂。第四，纸质档案室戒严明

43、火。第五，为了避免纸质档案遭到老鼠的破坏，应该定期在档案库房放置灭鼠药。第六，要保持档案库房处于恒温状态，尽量不要温度过高，以免发生自燃现象。第七，平时也应该注意灰尘对于纸张的损害，所以对于纸质档案而言，还要防灰尘。可以通过在档案库房或档案室的窗户安装防尘装置，同时用吸尘器及时对档案架进行清理，保证纸质档案没有灰尘。第八，纸质档案同样也需要防虫害，可以在档案架上放一些去害虫的药剂，以达到对档案的保护作用。3.5.2纸质档案的保管制度 秘书在日常的工作中，应该注意哪些纸质档案的保管制度呢？1.对于专门存放纸质档案的档案室或者库房，秘书应该协调各部门根据档案的数量，安排相同数量的箱柜，以便档案能及

44、时入柜保管。同时应该备齐防火，防潮，防虫的相关应急装置。2.对于散乱的档案要及时进行整理登记，而且每归档一份档案，都要进行登记，同时要对归档的目录进行整理编制。3.秘书应该对归档文件进行科学的分类，根据分类，编制目录，完善检索工具，以便档案的调取和利用。4.对于纸质档案，最好分好类分好卷并装订成册进行保管。5.对于纸质文件，如果配有图片附件和账务附件的，要保障图物相符和账物相符。6.秘书要对所管理的档案资料非常熟悉，以便轻松调取满足利用者的需要，并根据规定确定纸质档案的保存年限，年终对档案进行整理和剔除。7.对于需要销毁的档案，秘书应该编制好销毁清单，并呈请相关领导批示，如果同意销毁，则进行统

45、一销毁，而销毁清单秘书应该永久保留。8.对于纸质档案的保管，要建立健全安全保密制度，避免档案的流失。9.对于调离岗位的员工，其纸质档案要及时移交相关部门。3.5.3纸质档案的借阅制度 那么，关于纸质档案的借阅制度，秘书应该了解和掌握哪些呢？1.本单位的纸质档案文件可以供本单位各部门查阅利用，但是在借、查阅档案文件资料之前，必须要办理借、查阅登记手续，而且要填写“借、查阅登记表”，这样才能确保档案资料安全的制度保障和责任追踪的便利。2.如果单位相关部门借阅查阅单位党组织会议记录，不仅必须要在登记手续上注明借阅档案的用途，还必须要经过单位党组织主要负责人的批准同意，否则任何部门任何人都没有权利借阅

46、查阅档案。3.如果是外单位的人员借阅查阅本单位的档案资料时，借阅查阅人必须持有其所在单位的介绍信，并且呈请本单位相关领导进行审批后，才能进行借阅查阅。4.在借阅查阅人翻阅单位档案时，不允许其翻阅或者摘抄其要求查阅的档案之外的任何档案，同时要求其对单位的档案信息绝对保密。5.如果借阅查阅档案的人需要复印一部分或者全部档案材料，那么必须要求其在档案利用途径和效果登记表上进行登记，并且要征得行政部门经理的同意。6.要求借阅查阅档案的人郑重提出爱护档案的声明，令其保证不会随意拆卷、折叠、撕毁、污损、添字、涂改、勾画等，如果出现上述行为，甘愿接受档案法的相关处分。7.要及时协助单位建立健全档案借阅登记制

47、度，完善档案借阅登记和档案利用效果登记监督登记表，令档案查阅者及时把档案的利用效果及时向综合档案室做出反馈工作。3.5.4纸质档案的保密制度 需要秘书掌握的纸质档案具体保密制度可以提炼为一下几条：1.首先秘书应该自觉遵守档案法和保密法的相关规定，牢记其中的保密纪律，增强自己的档案保密观念，做到不泄露、不盗窃、不出卖档案机密。2.规定列为机密级的文件和资料，必须让专门的管理人员进行登记和拆收，如果有对外寄发的需要，必须加印“机密”字样，以机密文件寄送。3.对于已经归档保管的档案文件，其使用权限只限于直接需要的部门和人员，其他部门确实有需要的，必须经过相关领导的批准之后才能查阅。4.对于各个部门和

48、人员暂时保管的机密文件，应该由持有部门和个人妥善保管，不准非本单位的人员随便翻阅，用完后应该立即归档保管。5.对于已经归档的机密档案，没有经过机密审批单位的同意，一般不能随意进行复印和摘抄。对于调离工作岗位的职员，要收回其涉及机密文件和资料的工作笔记，必要时进行销毁。6.如果确实因为工作需要必须携带机密文件外出的话，也必须要先经过领导的同意才能带出单位。7.如果遇到没有必要归档保管，但是事实上却涉及到了单位的机密，属于内部的秘密文件和资料，都应该整理成册，向有关领导请示并得到同意后统一进行销毁。8.时刻注意自己的牙关，做到口头保密，严格遵守保密纪律，守口如瓶，在公开场合、通讯、投稿和电话中不得

49、涉及单位机密信息，9.对于机密档案管理人员，要定期组织保密思想与纪律教育，定期进行保密工作检查活动，为保密工作的开展和保密制度的建设排除一切障碍。3.5.5纸质档案的销毁制度 这就需要秘书或者档案管理人员掌握相应的纸质档案的销毁制度。1.一般公司都会有成文的或者约定俗成的规章制度，没有经过相关领导的批准，公司的任何部门和个人都不能私自销毁公司档案。2.一般情况下，单位都会设置一份公司档案资料销毁审批表，这是用来做档案销毁申请和备案的工具，如果档案的销毁人是公司秘书，那么就需要秘书填写这个表格，如果档案的销毁人是档案管理人员，那么秘书可以协助指导档案管理人员填写这个表格，然后要把填好的表格转交到

50、总经理办公室。3.公司的档案分为机密档案和普通档案，这两种档案的销毁申请与批复程序也是有细微差别的。凡是公司的机密档案资料，必须要经过总经理的批复，同意后可以执行销毁；对于普通档案，只需要总经理办公室主任的批复，经过允许可以执行销毁工作。4.有些公司会规定设置一份针对销毁档案的专门的登记表，这个登记表是区别于公司档案资料销毁审批表的，秘书或者档案管理员在销毁被批准销毁的公司档案资料之前，要仔细核对，并且在专门的登记表上做好批准的审批表和将要销毁的档案的登记工作，登记后，对登记表进行归档，并永久保留。5.按照正规的程序，公司的档案销毁工作要有专门的监督人员监督执行，而监督人一般情况下必须由总经理