文书处理与时效管制作业研讨-成渊高中课件.ppt

1、2022/12/221臺北市立成淵高級中學臺北市立成淵高級中學行政人員文書處理及公文時效管制作業研習行政人員文書處理及公文時效管制作業研習報告人：總務處文書組日 期：中華民國96年8月15日資料提供：臺北市政府教育局秘書室 楊明富股長2022/12/222文書處理及公文時效管制作業研習文書處理及公文時效管制作業研習壹、公文製作要領壹、公文製作要領 貳、公文時效管制作業貳、公文時效管制作業2022/12/223文書處理及公文時效管制作業研習文書處理及公文時效管制作業研習第一篇：公文製作要領 2022/12/224壹、公文製作要領l函稿的製作格式l來文簽擬參考範例 l簽、便箋、簽稿會核單2022/

2、12/225一、公文函稿的製作格式2022/12/226稿之說明事項 1.文稿種類：以稿代簽以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿、創創稿 2.送達方式：電子交換電子交換、電子公佈欄、人工交換人工交換、郵寄郵寄 3.檔號：年度號年度號/分類號分類號/案次號/卷次號/目次號 (例：096/030101.01096/030101.01/1/3/1)(底線部份應由承辦人填寫)4.附件：應註明內容名稱、數量等有關字樣（例：如說如說明二明二、如主旨等、如主旨等不宜不宜）5.密等及解密條件或解密期限：密（選擇解密條件，如95年12月31日解密）6.校對、監印、發文：發文人員核章並註記碼。2022/12/227稿之說

3、明事項7.會辦單位：內會單位在左，外會單位在右，如會辦單位過多時宜使用簽稿會核單(裝訂於公文首頁)。8.核章位置原則：由上而下，由左至右，由小至大。9.公文處理過程相關人員應核章及加註8碼。10.正、副本：副本若需含附件應加註（含附件）。11.函（簽）稿2頁以上應加蓋騎縫章，右下角加註頁碼。(發文或送歸檔時，由上而下，每頁均需編頁碼。)12.簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章。2022/12/228稿之處理及注意事項 1.按行文事項之性質選用公文名稱，如令、函、書函等。2.定有辦理或復文期限者，應在主旨內敘明。3.請核示、請查照等，列入主旨，不必在辦法段內重複。2022/12/229二、二、來文

4、簽擬參考範例來文簽擬參考範例 2022/12/2210來文之處理及注意事項 1.來文之擬辦位置，位於文末處下方。擬辦 位置不足時，另用便箋便箋擬辦。2.會辦蓋章版面不足時，得調整為由左而右之方式蓋章，或另用簽稿會核單。3.來文性質時若屬於週知性質，得於決行後影印分送相關單位參考，減少非必要之簽會，以避免公文處理時效之逾期。4.最速件公文可參酌來文性質修改速別，承辦處室主任應於修改處核章。2022/12/2211來文之處理及注意事項5.公文若屬存查案件應於擬辦文末填註文存查或文擬陳閱後存查等字眼。6.下列文件不予編總收文號，另登錄通知送文簿：(一)各種定期及例行表報。(二)通報及知會之文件。(三

5、)機關首長私人往來之文電。（四）邀請參加紀念性集會之文件。（五）贈送書刊及資料之文件。2022/12/2212三、簽三、簽、便箋便箋、簽稿會核單簽稿會核單範例範例（一）簽範例 1512022/12/2213簽之撰擬要領 簽之一般原則（1）機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。（2）對機關首長之簽，文末得用敬陳長字樣。2022/12/2214簽之撰擬要領 擬辦方式 1、先簽後稿：訂定、修正、廢止法規案件。有關政策性或重大興革案件。牽涉較廣，會商未獲結論案件。擬提決策會議討論案件。重要人事案件。其他性質重要必須先行簽請核定案件。2022/12/2215簽之撰擬要領2

6、.簽稿併陳 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。須限時辦發不及先行請示之案件。3.以稿代簽以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。2022/12/2216簽之款式 一、簽應按主旨、說明、擬辦三段式辦理。1.主旨：扼要敘述，概括簽之整個目 的與擬辦，不分項，一段完成。2.說明：對案情之緣由、經過與有關法規 或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之 敘述，並視需要分項條列。3.擬辦：為簽之重點所在，應針對案 情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。二、一般存參或案情簡單之文件，得於原件文末下方空白處簽擬，或使用便簽，以條列式簽擬。2022/12

7、/2217便箋範例（簡單案情簽辦）（二）便簽範例2022/12/2218簽稿會核單格式範例(三)簽稿會核單範例備註1:置於首頁。2:超過二頁、與 簽之間，簽與 本文之間，均 請加蓋騎縫章 (職名章)。2022/12/2219四、公文用字用語l鈞府、鈞長、鈞座、大院、大部、大局l貴局、貴處、貴公司l臺端、先生、女士 l依、依據 l諒蒙鈞察、諒達、計達 l請鑒核、請鑒查、請核備 l檢陳、檢送、檢附2022/12/2220五、數字使用原則 l阿拉伯數字：0、1、2、3、9；l中文數字：、一、二、三、九；l國字數字：壹、貳、叁、玖、拾；l羅馬數字：I、II、III、X、L、。2022/12/2221阿

8、拉伯數字書寫原則 l代號(碼)：例如機關代碼379052800Ul國民身分證統一編號：M123456789 l編號：例如附件1、表2、圖3-1 l發文字號：北市成中總字第09530123400號 l序號：例如會議期別、名次、次數、季別l日期、時間：95年1月24日下午2時5分 l電話、傳真：02-25574692 2022/12/2222阿拉伯數字書寫原則l郵遞區號：10364l門牌號碼：臺北市大同區承德路2段235號l計量統計：234,567,000；萬、億、兆 l統計數據：如上網人數為12,345人l法規條項款目、編章節款目：如事務管理規則共15編、415條條文l法規內容之引敘或摘述：如依

9、著作權法第87條規定 2022/12/2223中文數字書寫原則 l描述性用語：一分子、一支部隊、一律l成語：一日千里、一目十行、十全十美 l專有名詞：三國演義、恩史瓦第三世 l慣用語：第一科、第二組、第三課、星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀2022/12/2224文書處理及公文時效管制作業研習文書處理及公文時效管制作業研習第二篇：公文時效管制作業公文時效管制作業 2022/12/2225 公文時效管制作業公文時效管制作業 l壹、公文時效管制的意義壹、公文時效管制的意義 l貳、公文之分類貳、公文之分類 l參、公文時效管制時限基準參、公文時效管制時限基準 l肆、公文時效管制基本作法肆、公文時

10、效管制基本作法 l伍、公文時效計算基準伍、公文時效計算基準 l陸、公文展期規範陸、公文展期規範l柒、公文處理的獎勵懲處規定柒、公文處理的獎勵懲處規定2022/12/2226壹、公文時效管制的意義壹、公文時效管制的意義 l何謂公文處理：係指公文自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。l何謂公文時效管制：掌握公文處理過程的每一個環節，透過嚴謹的公文登錄作業及確實的稽催查詢途徑，促使每一件公文皆能在限辦時限之內完成。l消極的作用：防止公文拖延積壓。l積極的目的：提高行政效率。2022/12/2227貳、公文之分類貳、公文之分類 一、人民申請案件 二、人民陳情案件 三、行政救濟案件 四、一般公文(一)

11、專案(二)限期案件：來文或依規定訂有時限之公文(三)其他非屬前述之案件 2022/12/2228參、公文時效管制時限基準參、公文時效管制時限基準 一般公文：、最速件：1日（收文之次日起算）。、速件：3日。、普通件：6日。、限期案件：各機關來文訂有處理時限者依來文所訂時限處理，其處理時限包含假日。5、專案案件：包括計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查、鑑定等涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，並需30日以上辦結者。2022/12/2229參、公文時效管制時限基準參、公文時效管制時限基準 限期案件：l受文機關所收限期案件時，已逾文中所訂時限者，該文以普通件處理時限管制。l來文訂有不同處理時

12、限，以最後時限為預定結案日期。l來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文、承辦單位之主管或指定之授權人員逕於文件首頁上核定後，調整來文處理速別。2022/12/2230其他時效管制基準注意事項l除限期案件、專案、人民申請案件、行政救濟案件或其他法令另有規定外，均不含假日。l行文之副本機關如文中未另行訂定處理時限或要求有所作為者，副本收受機關其處理時限一律以普通件(六日)辦理。2022/12/2231肆、公文時效管制基本作法肆、公文時效管制基本作法 l管制要求：隨到隨辦，隨辦隨歸，不得拖延、積壓、損毀、遺失；以每一成員之自我管理為主，文書單位及管制考核單位查催處理為輔。l管制作法：1.全程管制

13、（收文至發文）2.全面管制（相關業務之單位或機關）3.全案管制（專案案件、人民申請案件）2022/12/2232伍、公文時效計算基準伍、公文時效計算基準(一)一般公文：1.答復案件：自收文之次日起至發文 之日止。2.創稿案件：自交辦、首次簽辦或辦 稿之日起算。2022/12/2233伍、公文時效計算基準伍、公文時效計算基準(二)限期案件：依下列方式，自收文之 次日起計算發文使用日數。1.未逾來文所定時限，而實際處理日數超過6日者，以6日計算處理時效，未超過6日者，以實際處理日數計算處理時效。2.逾越來文所訂時限者，依實際處理日數計算處理時效。2022/12/2234陸、公文展期規範陸、公文展期

14、規範l公文展期應於公文時限屆滿後次一日，立即依規定辦理展期。l第1次展期日數由基層主管核准，但不得超過原預定結案日期1倍。（例：最速件）l第2次以後展期日數，依案件實際需要提出申請，由各機關主任秘書以上人員核准。l歷次展期累積超過30日以上時，應由機關首長核准，並會知研考單位列入管制。2022/12/2235陸、公文展期規範陸、公文展期規範l相關人員應辦理之展期作業(一)登記桌（或學校文書）人員之稽催作業 1.預定結案日前一日之事先查詢(催辦)2.預定結案日後一日之展期申請單 3.逾期未辦展期催辦單(二)研考人員之展期管制作業 對經催辦仍未辦理展期之案件，建立管制考核機制(三)承辦人員之展期辦

15、理作業 針對無法於預定結案日辦結之案件，應於時限屆滿前或屆滿後次一日在文書人員查詢時，辦理展期。2022/12/2236柒、公文處理的獎勵懲處規定柒、公文處理的獎勵懲處規定 專案簽報獎勵：l登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流程管理制度之落實推動有重大貢獻者。l辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。l文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者。2022/12/2237柒、公文處理的獎勵懲處規定柒、公文處理的獎勵懲處規定專案簽報議處：l無故積壓公文情形嚴重者。l損毀、棄置、遺失公文或檔案者。l無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾2日者。l無故未將判發之文稿送發文，逾2日者。l對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理展期者。l應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。2022/12/2238文書處理及公文時效管制作業研習文書處理及公文時效管制作業研習 簡報完畢！謝謝指教！