展览馆场之规划课件.ppt

1、1 2第一章展覽概要貿易性的展覽無論在東方或西方，均由演變而來。在1851年舉辦，“”展館是其代表。3展覽的五大基本要素:1.(參展廠商)2.展覽會的經營部門或機構(專業行業協會和 展覽公司)3.(展覽館)4.展覽市場5.4展覽的種類:依展出產品的專業性區分為、及。依目標參觀對象，可區分為，與。:在展覽會中，只展出同一產業之上、中、下游產品，包括原料、半成品、零件、成品、機器設備、製造技術，其他產業之產品則不得產出之展覽。展覽又可分為和，依參展廠商及參觀觀眾參與程度而區分56綜合展:參展業者包含須多產業甚至不限產業。博覽會:分為世界、國家、地區和單獨展。國際展覽國際展覽局局(Bureau of

2、 International Exposition,BIEBIE)對博覽會之主要目的界定為博覽會之主要目的界定為:教育群眾教育群眾。其展覽內容可以是人類文明演進過程中所需之工具，以及人類努力成果之展示，或展現對未來的構想。2001年UFI通過國際展認證新標準:1.展覽會外商直接參展數達該展參展總數之10%以上(原規定為外商直接或間接參展數佔全體參展家數之 20%以上)2.國外參觀買主人數不得低於該展參觀總人數之5%(原為4%)，7展覽之組成要素:1.2.參展廠商4.周邊行業5.8展覽之組成要素:1.主辦單位:展覽的發動者、執行者及幕後導演。a.展期:國際展要考慮到參觀買主的採購季節，展覽天數亦

3、因不同的展覽而有不同的考量，一般展覽為。b.展地:(1)要考慮參展廠商及參觀買主的方便性。(為全球/台北國際電腦展為全球第二大電腦專業展)(2)承租場地須注意周邊設施是否完善，如國際機場、旅館、餐飲及交通接駁等。c.展品:展出產品的劃分明確及專業性強是塑造展覽成 功形象的重要關鍵。92、參展廠商:a.專業賣方:參展廠商均來自同一行業者。b.綜合賣方:參展廠商來自許多不同行業者。103.參觀者:a.專業買方:買主均來自同一行業者。b.綜合買方:買主來自許多不同行業者。114.周邊行業:a.:主辦單位會與施工品質良好的裝潢 商簽約為正式合約商。進場前要完成所有的裝 潢作業，及注意施工之安全性。b.

4、交通運輸業:捷運系統是方便大量運輸參與展覽 人士的重要交通工具。c.:有經驗的報關行可協助安排運送及通關 事宜。d.旅行業e.:旅館、餐飲、電信、印刷、水電裝配工程 等。125.意見領袖:a.b.學者專家 c.d.團體領袖13展覽之本質及功能:1.:讓公司行銷發揮最大效益。2.:展覽提供買賣雙方溝通平台，在展覽現場雙方可迅 速討論並下單。3.:眼見為憑。4.:強化買主的信心，消除因間接溝通所可能產生的認 知障礙與誤解。5.6.7.14主辦單位需具備之條件:a.產業是否朝成長方向邁進?b.該產業廠商家數是否足夠?c.政府對該產業之政策為何?2.與產業公會保持緊密聯繫3.4.對國際相關展覽發展情形

5、之掌握15展覽館經營者需具備之條件:1.:發達之公共交通運輸系統及足夠的停車場。2.:以較具寬敞感。:一般標準攤位為，基本展覽攤位數為 個攤位數。:如臨時辦公室、售票亭、餐飲服務、會議室等。163.:主動、積極、熱誠及親切的服務態度4.增加展覽館收入之措施5.6.創造新的營運生意7.8.吸引高品質的活動及展覽9.17參展廠商須有之準備:2.清楚的參展目標3.4.專業素養的職員5.18 參展廠商須有之準備:1.參展時機:b.尋找好的買主及降低營運風險 d.改善與客戶關係 f.確認市場之方向 g.h.蒐集市場商情 j.維持市場占有率 l.蒐集競爭對手概況m.192.清楚的參展目標:a.b.特定期限

6、內增加一定比例的銷售量c.d.增加產品的知名度e203.4.專業素養的職員5.21 參觀者須有之準備:1.參觀者的參觀目的:a.b.搜尋新產品 c.d.確認現有選擇之適當性222.參觀者需有之準備:a.b.以專業的態度及足夠的時間參觀展覽c.23第二章 展覽四部曲規劃新展覽:1.發展概念:提出理念、願景及任務的說明，可取得焦距以引導企劃決策。2.策略性規劃:決定企業的長期目標，並設計執行方案以達成該目標的過程。3.設立目標:a.目標設立標準:(1)(pecific):必須精確的描繪出需要完成的事項 (2)(easurable):變數及生產力均必須是可以衡量的 (3)(ttainable):(4

7、)(ealistic)(5)(Time-limited)b.策略擬定 c.方案擬定可幫助記憶目標設立的五大要素及原則4.組織架構5.目標市場6.規劃變數:規劃突發性的因應措施。24促銷展覽:兩大主軸為展覽攤位的銷售及參觀者的推廣。1.瞭解買主參觀展覽動機:買主決策主要集中在二大主題:a.重新補貨現有的產品線b.採購新的產品線2.瞭解參展廠商參展動機:可製作一具有公信力的買主分析。25展覽運作:執行重點為展務及宣傳。1.展務工作重點:a.b.與後勤合約商保持密切關係c.d.公平進行攤位分配e.f.維持現場秩序做好違規管理g.h.做好展覽參與者問卷調查262.宣傳工作重點:a.b.創造宣傳話題 c

8、.d.選擇有效的宣傳方式 e.f.邀請國外媒體記者前來採訪27展後評估:接下來詢問主要的參展廠商、參觀 者、合約廠商(可設計問卷)。28第三章 展覽企劃籌辦展覽可行性分析:2.設定目標參觀客戶區域範圍4.市場產值6.擬定展品項目7.29 參展廠商分析:1.銷售目的:b.尋找新客戶d.測試新產品2.非銷售目的:b.蒐集商情c.30參觀者分析:1.採購目的2.參觀新產品3.尋找新供應商4.蒐集商情5.其他31 展覽品牌:1.品牌的重要性:品牌可以讓一個產品產生與其他產品不同的定位。2.品牌效應:a.定位b.認知c.形象建立3.成功的品牌須具備之要素:a.:品牌最大的功效就是與眾不同。b.鮮明的國際

9、識別:展覽名稱一般採用簡潔有力的縮寫。c.d.多元的行銷手法 e.4.品牌註冊須知:針對目標市場儘早完成註冊登記。32財務面分析:1.支出面:a.硬體:(1)展場租金 (2)水、電空調費用 (3)設備使用租金 (4)辦公室、倉儲、會議室使用費用 b.軟體:(1)展覽標誌及主視覺(Key Visual)之設計製作:。而。(2)宣傳費用 (3)人事費用 (4)開幕典禮、酒會、造勢活動 (5)印刷費用 (6)郵電費用 (7)交通接駁車費用 (8)清潔費用 c.裝潢費用 d.其他:差旅費/貨物運輸費用/禮品費/吸引目標客戶參與之專案費用332.收入面:a.b.參觀門票收入 c.d.裝潢、水電及其他收入

10、 e.f.參展廠商名錄或光碟片銷售之收入3.損益平衡情形:34展覽定位:要定位清楚，展出成效才能使目標客戶滿意。亞洲最著名的綜合展為廣交會廣交會(中國出口商中國出口商品交易會品交易會)，創辦於1957年春季。每年春秋春秋兩季兩季在廣州廣州舉辦。35合辦對象之選擇有幾種方向:1.可增加展覽的公信力與形象，以取得目標客戶群之信任與參與。2.能凸顯展覽之專業性，但意見整合較不易。3.可增添一些教育性及創新知識的傳遞與交流。4.公私營單位都是可能合作的對象。36前期作業:1.擬定展覽名稱:可依下列要素考量:a.:一般較採用西元年份 b.舉辦城市名稱 c.d.展覽全名:e.f.簡稱 g.372.確定檔期

11、:a.:國際展要考量買主的節慶產品或銷售旺季，其下單訂貨會有時間性。國內展應涵蓋六、日。b.c.:國內展應內辦理同類型展覽。383.選擇使用之展覽館選擇使用之展覽館4.洽邀合辦單位5.編列預算編列預算6.尋找並簽定各項服務合約商7.撰寫企劃書撰寫企劃書39 展覽企劃書撰寫:1.2.展覽會展出項目(產品、服務)3.展覽會名稱 4.5.6.辦理單位(合辦單位)7.徵展對項界定 8.9.a.蒐集目標客戶資料 b.郵寄參展辦法 c.新聞發佈及文宣方式10.對參觀者的宣傳 11.12.13.展覽配合活動之規劃14.預期達成之目標 15.16.40第四章展覽場地選擇國內展覽館分布情形:1.可容攤位數:一個

12、展覽場地(Venues)的展廳(Halls)樓地板面積包括(Net Exhibition Space)、及在內，稱為(Gross Exhibition Space)。2.主要展場:我國大、小型展覽場地共有30個，可容攤位數總計9,268個，其中主要展場有7個。有4個位於北部。3.展覽場地之擴建:南港展覽中心/台中會展中心/小巨蛋41展館覽場地展覽面積(平方米)可容攤位數(個)台北世貿中心展覽大樓台北世貿中心三館 台北世貿中心二館 新北市五股工商展覽館 台中世貿中心高雄工商展覽中心29,7507,4815,5434,2357,71659,5841,6083653312383103,09242展覽

13、館選擇注意要點:2.人口結構變化4.競爭者分析43基本設施需求:1.展覽館:b.天花板高度d.障礙物:柱子或電力設備箱f.載貨專區h.空調系統44j.通訊k.可使用之展場服務l.進出口 m.展覽館規範2.公共服務區:a.洗手間洗手間 b.票亭銷售區域 c.周邊服務周邊服務3.行政管理區:a.辦公室辦公室 b.貴賓室 c.記者室記者室 d.商務中心45第五章展務規劃(一)擬定展覽主題:1.2.設定精神標語3.(LOGO):屬於智慧財產 權，要登錄保護4.設定主視覺(Key Visual)46 擬定宣傳方向:1.國內零售展:a.宣傳造勢b.宣傳方式:報紙廣告/新聞稿宣傳/電視廣告/電影廣告/收音機

14、廣告/戶外建築物外牆廣告/公車車箱廣告/路邊旗幟廣告/DM宣傳/高空氣球廣告/網路廣告/手機簡訊廣告/展前記者會/媒體交換攤位廣告等472.國際外銷展:a.宣傳重點:(1)國外廠商徵展(2)國外買主邀請(3)國內專業人士邀請b.宣傳方式:國外網站廣告/新聞稿宣傳/展覽網站宣傳/國外展覽期間相關宣導管道運用/展出攤位交換國外廣告/國內外專業報紙雜誌廣告/展覽年鑑廣告/展前訊息寄送/電子郵件宣傳等48展區及服務區之類別規劃:1.依產品類別區分依產品類別區分2.依國家館區分3.3.設計師產品展示設計師產品展示4.開幕式及活動表演舞台5.資訊詢問台資訊詢問台6.資料提供區7.贈品兌換區贈品兌換區8.參

15、觀者登錄區9.型錄展示區型錄展示區10.商務服務區49單一展覽館與多數展覽館之展區規劃原則:1.單一展覽館:應將較等造勢活動以吸引參觀者。2.多數展覽館:應將放在以吸引人氣。50注意展區規劃之連貫性:國家館應儘量聚集在一起。營造順暢的參觀動線:主走道一般為寬度(68米)，一般走道為。51攤位價格擬定:1.臨主走道攤位價格臨主走道攤位價格:定價最高2.中心攤位區域價格:價格也高3.一般攤位價格一般攤位價格:要以公平原則分配攤位。4.外商區攤位定價:較國內廠商攤位價格高。5.基本裝潢攤位價格基本裝潢攤位價格:可規劃數種規格供廠商選擇，所增加之裝潢價格應合理。6.特殊裝潢攤位定價:攤位費用相對較高。

16、7.大面積攤位加成定價大面積攤位加成定價:攤位需求愈多之等級，價位亦較高。8.優惠攤位定價9.攤位內含柱之定價攤位內含柱之定價:依比例扣除攤位租金。52 擬定中英文徵展辦法徵展辦法內容要點:1.辦理單位辦理單位2.展出日期及開放時間3.展出地點展出地點4.展出產品5.展出規劃展出規劃 6.參展資格7.報名手續報名手續:報名方式/報名時間/錄取原則/報名應繳驗證件8.出(進)口實績證名及提報方式9.攤位分配攤位分配 10.參展費用 11.參展及設施費用繳納方式參展及設施費用繳納方式12.說明會 13.退展規定退展規定 14.搭建兩層攤位須知15.參展一般規定參展一般規定:a.嚴禁仿冒品參展及消關

17、爭議處理原則b.噪音標準及處罰規定c.安全及保險d.兒童及寵物是否可進場e.識別證進場規範16.編輯產品類別及代碼17.漏列事項規範漏列事項規範18.承辦人聯絡方式53 徵展及審核作業:1.:a.刊登廣告 b.蒐集參展廠商名單c.寄送宣傳資料 d.結合產業公、協會e.至相同類型展覽進行宣傳f.至目標參展廠商親訪解說g.網站宣傳 h.可考慮政府單位列為指導單位2.:a.報名時間之確認 b.資料表格之審核c.參展產品是否符合規定 d.展覽營運系統建檔e.繳費通知 f.錄取及未錄取通知g.選擇攤位優先順序之擬定3.:a.錄取廠商 b.未錄取廠商54第六章展務規劃(二)贊助規劃:1.贊助辦法之擬定贊助

18、辦法之擬定2.贊助項目之規劃贊助項目之規劃:a.攜帶及移動性廣告b.展覽館硬體周邊廣告c.戶外廣告d.其他3.申請方式申請方式:a.申請日期及申請方式b.主辦單位承辦人及聯絡方式55編撰參展手冊:申請方式應涵蓋下列項目:1.2.3.水電設施及相關申請/臨時電話申請/寬頻上網(Cable Modem)及有線電視申請/無線上網申請/贊助申請/會議室承租申請4.5.566.:a.展品押稅進口申請書:參展廠商須檢附產品型錄、裝箱清單及發票影 本，向主辦單位申請參展證明函。b.保稅展品通關參展申請書:保稅產品展畢，須全數交由報關行辦理回儲展場 保稅倉庫後，方得辦理通關進口或復運出口手續。7.8.:餐飲服

19、務/郵局、銀行、快遞服務/旅行服務/醫務室/商務中心57召開廠商說明會:2.宣傳報告 a.擬定攤位分配原則 b.區分不同時段進行攤位分配4.宣傳資料發送6.參展手冊發送及說明58製作展會手冊及展覽導引:1.攤位分配圖攤位分配圖2.參展廠商基本資料查詢:a.以不同的產品類別進行分類 b.以英文字母順序進行排列 c.以中文筆劃多寡進行排列3.廣告製作廣告製作4.主辦單位和合辦單位5.展覽館一般服務資訊展覽館一般服務資訊59製作各式問卷調查展前參展廠商注意事項通知:1.進場佈置時間 2.展出時間3.裝卸貨時間及空間管理4.其他注意事項:展品由參展廠商自行保管。主辦單位派有清潔人員負責清運垃圾，攤位內

20、之清潔由參展廠商自行負責5.退場日期及時間:a.展覽品退場:參展廠商須在內將展覽品清 理完畢。b.攤位裝潢拆除退場:6.配合單位或各項業務承辦人聯絡資訊60短期聘僱工作人員規畫:短期聘僱工作人員類別:a.:特別規範服務儀容、接待技巧及語 文能力b.違規巡查工作人員:以較資深者為宜c.:可分室內及戶外導引d.記者室工作人員ef.商務中心工作人員g.h.問卷調查工作人員i.j.其他61 短期工作人員展前訓練重點:1.展覽館周邊環境展區劃分方式展覽館主要設施及服務所在位置2.相關活動資訊及展覽資料3.4.接待技巧5.62 違規處理:1.違規事項類別:a.裝潢違規 b.裝潢遮住消防或配電箱設施 c.攤

21、位招牌名稱與報名名稱不符2.3.攤位轉售4.展出仿冒產品 5.6.7.佔用走道擺設展架及展品8.佔用走道發送宣傳品9.10.參展廠商噪音違規:展場噪音以不超過為取締標準11.12.13.參展廠商提前撤場 14.仿冒販售證件及票劵15.63違規處理方式:1.造勢活動前繳納保證金，如有違規事項則沒收保證金。2.協調不同造勢時間3.嚴重違規者處以停止一至二次參展權益。4.仿冒糾紛處理:a.成立仿冒仲裁小組 b.勸導和解 c.報警處理5.成立糾察小組6.擬定處理程序:a.初次違規予以口頭警告改正b.第二次犯規開立告發單c.第三次犯規沒收保證金d.第四次犯規停止攤位電力等供應64第七章 展場規劃展區總覽

22、:1.2.形象展示區3.4.造勢活動區:可規劃於較偏僻區域，以吸引人潮，藉以達到，平衡各展區人數的目標。5.65攤位種類:1.(四面面臨走道攤位):。2.半島形攤位(三面面臨走道攤位):租金價格次之。3.兩面面臨走道攤位:或稱角落攤位，租金價格次於半島形攤位。4.一面面臨走道攤位6667 攤位分配原則:1.2.大攤位給予較佳之展出位置3.4.臨柱攤位之安排:不可出現一個攤位內劃有整根柱子的情形。5.6.走道規劃原則:主走道()，一般走道()。68參觀者登錄動線規劃:國內內銷零售展:a.a.容納足夠人潮之售票區容納足夠人潮之售票區b.足夠數量之售票亭c.c.控制過多之進場人數控制過多之進場人數d

23、.安排引導及秩序管制人員69公共設施規劃:1.精神堡壘精神堡壘2.資訊看板:a.展區總覽b.該展覽館參展廠商攤位號碼c.展覽活動訊息 d.重要服務所在位置 e.各展覽館之相對位置f.接駁車訊息 g.指標用途3.高空掛旗高空掛旗4.資訊提供區資訊提供區5.地毯6.引導指標7.站牌站牌 8.地標地標 70第八章參觀者服務規劃建立參觀者資料檔:1.:盡量保留不使外流2.進口廠商及通路商資料3.4.蒐集同類型展覽之參展廠商及買主資料5.6.彙集詢問展覽相關問題之參觀者資料771邀請參觀者宣傳方式:1.寄送宣傳摺頁:其優點為:a.可鎖定特定的市場與區域進行宣傳。b.屬於經濟的宣傳方式。c.可觸動買主立即

24、的反應與行動。d.有報名簡表，可估算宣傳摺頁之成效。722.製作貼紙、海報3.電子行銷:a.電子標題要明確 b.文字要精簡c.檔案要小 d.盡量採用TXT文字檔e.不寄圖檔及附件 f.採用 HYPER LINKg.注重禮節4.刊登國外專業媒體廣告5.網站宣傳6.寄送展前快訊展前快訊(show preview)(show preview)7.人員直接邀請8.參加同類型展覽進行宣傳9.報紙、電視及收音機宣傳10.運用造勢活動吸引買主73 設計有效率的參觀者登錄表格:1.基本資料完整蒐集2.以選項勾選方式為主3.瞭解參觀者公司之營業屬性4.瞭解參觀者職位及工作部門5.瞭解參觀者參訪目的6.瞭解參觀者

25、對何種產品有興趣74預先登錄及現場登錄作業規劃:1.預先登錄作業規劃:a.以上網登錄作業為主 b.善用贈品及取證便利性鼓勵預先登錄2.現場登錄作業規劃:a.a.登錄作業場地須寬敞登錄作業場地須寬敞 b.登錄動線應順暢 c.c.設計自行鍵入登錄區設計自行鍵入登錄區 d.登錄櫃檯數量應足夠並分類 e.e.相關發送資料預做準備相關發送資料預做準備 f.相關現場指引人員 g.g.導引至較冷門展區導引至較冷門展區75參觀者展中服務規劃:1.參觀者休息區2.接駁車服務:a.各展覽館間接駁車服務 b.往返近展覽館之捷運站接駁車服務 c.送參觀者至主要旅館之巴士服務3.寄放衣物服務4.旅遊服務:a.文化之旅

26、b.旅行社服務5.酒、晚會辦理6.相關資訊及贈品提供:參觀指南/每日展訊/研討會主題、時間、地點/等7.醫護服務8.快遞服務9.網路服務76 參觀者資料管理:1.參觀者資料登錄2.參觀者資料分類:a.來訪目的 b.洲別/國籍 c.公司/單位屬性 d.有興趣之產品項目 e.來訪次數3.資料更新與維護77第九章開幕典禮規劃開幕典禮中，司儀扮演重要的角色。時間約。1.辦理地點:a.展覽館內 b.會議室內 c.展覽館戶外 d.其他2.造勢表演活動:a.舞台走秀 b.勁歌熱舞c.特技表演3.新產品展示:a.擺設簡易攤位b.藉舞台走秀展示新產品d.其他78貴賓邀請:1.政府官員:a.元首級貴賓:總統、副總

27、統(安全考量要注意)b.院長、部長級貴賓:(安全考量要注意)c.次長、局長及貴賓2.民間單位:相關公、協會理事長等。3.知名成功企業家撰寫重要貴賓致詞稿:須事先為貴賓撰擬演說初稿，再轉送該單位秘書，進行內容之修正。79貴賓接待:貴賓抵達前準備重點:1.2.準備新聞資料提供貴賓參考3.4.指定一專人與情治單位聯繫5.6.須先聯繫參觀路線定點廠商並請其安排解說代表7.8.安排高層主管迎接貴賓80開幕典禮儀式:1.2.主辦單位致詞3.4.由司儀宣布剪綵儀式5.6.依司儀指示引導剪綵貴賓7.8.剪綵後請貴賓留步拍照9.81第十章如何辦理研討會研討會主題擬定:以產品和市場為兩大主軸1.產品/服務:a.新

28、產品發表 b.關聯性產品運用 c.產品發展趨勢2.市場:a.新市場開發 b.通路型態研究 c.目標市場消費行為分析 d.銷售技巧 e.宣傳策略82 自辦或委外辦理:1.自辦:要考慮是否有足夠人力2.委外辦理:牽涉籌辦品質及雙方之權利與義務，主辦單位須於事前妥為規劃與簽約，以免產生不同之認知與誤解。83研討會活動類型:1.1.演講會演講會(Lecture)(Lecture)2.座談會(Panel Discussion)3.3.討論會討論會(Seminar)(Seminar)4.論壇(Forum)5.5.專題研討會專題研討會(Symposium)(Symposium)6.講習會(Workshop)

29、84 研討會活動作業要點:1.擬定主題擬定主題 2.確定研討會辦理之型態3.參與者之設定參與者之設定4.確定辦理日期時間及洽訂場地5.聘請主講人及主持人聘請主講人及主持人 6.聘請貴賓致詞7.須聘用即時翻譯人員與否須聘用即時翻譯人員與否8.贊助者之申請作業 9.現場佈置裝潢現場佈置裝潢活動名稱看板/海報/桌花及胸花/桌牌/簽到簿/講義/相關設備/茶水、點心10.現場接待與進行掌控:貴賓室進場憑證或開放入場主持人須掌控全場進度85 研討會活動宣傳:1.2.製作研討會活動看板3.4.現場廣播5.86第十一章 危機處理現場危機種類:1.健康安全相關事件:醫療急救/火災/勞工問題及糾紛/自然災害/犯罪

30、活動/恐怖主義事件2.政策相關事件:政治或政府的干涉/參觀者或參展廠商要求賠償/合約糾紛/勞工問題或爭議/歧視糾紛87研擬危機處理步驟:2.控制4.紀錄與回報88規劃即時有效的溝通管道是危機順利回報的基石。其他注意事項:1.瞭解自然災害的風險2.人為的災難及暴力行為:a.:事件發生時，重要的工作是收集證 據並妥善保存，直至展開完整的調查為止。b.火災 c.d.示威抗議 e.f.恐怖主義89 如何有效規劃執行:1.:一位主管及23位助理2.排定各種危機狀況的處理程序及應變措施3.4.建立回報系統5.6.加強訓練7.8.規劃所有可能結果90第十二章 規範條款訂定報名繳費規定:參展訂金一經繳交，概不退還。2.一般展覽繳費規定:分兩階段繳費。3.91與合約商合作條款:2.合約商須提供設備數量4.派遣工作人員數量6.工程總款項7.8.訂定罰則:a.未依規定之材料施工 b.處理效率未達要求 c.天災事件9.10.特約條款92END