会议策划课件(-).ppt

1、 会议策划 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知今天是周六，我哪知道他在哪啊？道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，于是，便

2、不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午快下午5 5：0000了，估计不会再有什么事，便离开了公司。了，估计不会再有什么事，便离开了公司。案例分析案例分析讨论讨论从会议管理的角度来看，此案例中最主要的问题从会议管理的角度来看，此案例中最主要的问题是什么？如何才能避免这种情况的出现？是什么？如何才能避免这种情况的出现？案例分析案例分析会议地点到底在哪？会议地点到底在哪？A A公司原定于公司原定于1212月月2525日上午在某礼堂召开表彰大会，发了请日上午在某礼堂召开表彰大会，发了请柬，邀请有关部门领导光临，在请柬上把时间、地点都写得一柬，邀请有关部门领导光临，在请柬上把时间、地点都写得一清二楚。开

3、会当天，有好几位领导提前到会，却看到会标不对清二楚。开会当天，有好几位领导提前到会，却看到会标不对头，写的是头，写的是B B公司的报告会，经问礼堂负责人才知道，公司的报告会，经问礼堂负责人才知道，A A公司的公司的表彰会改地点了。这几位领导感到莫名其妙，立即与表彰会改地点了。这几位领导感到莫名其妙，立即与A A公司的公司的领导联系，对方回答说，因他们工作粗心，在发请柬之前，没领导联系，对方回答说，因他们工作粗心，在发请柬之前，没有与该礼堂负责人联系过租用之事。等到开会的前一天再联系有与该礼堂负责人联系过租用之事。等到开会的前一天再联系时，礼堂已经租给别的单位，结果只能临时改在时，礼堂已经租给别

4、的单位，结果只能临时改在C C会场，单由会场，单由于邀请单位过多，时间又急，来不及一一通知，只好请大家原于邀请单位过多，时间又急，来不及一一通知，只好请大家原谅，立即到谅，立即到C C会场来参加会议。这几位领导听了非常不快，纷会场来参加会议。这几位领导听了非常不快，纷纷批评纷批评A A公司管理混乱。公司管理混乱。问题问题1 1、如果你是、如果你是A A公司的秘书，在会议召开公司的秘书，在会议召开之前你会做些什么？之前你会做些什么？2 2、A A公司在会议策划方面犯了哪些错误？公司在会议策划方面犯了哪些错误？会议策划会议策划出色的会议策划是圆满举办会议的前提。出色的会议策划是圆满举办会议的前提。

5、完整的会议计划，是一个节奏分明、条理清楚、完整的会议计划，是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。面面俱到的周全计划。只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。期效果。会议策划的前期工作会议策划的前期工作收集信息收集信息 会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。召开会议是要达到一定的目的和目标。因此，第一个重要的步骤是收集方方面面的信因此，第一个重要的步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多

6、工作的计划。多工作的计划。会议策划的前期工作会议策划的前期工作确定会议的策划者确定会议的策划者 在一家公司里，参与会议筹划的人可能很多，在一家公司里，参与会议筹划的人可能很多，只不过有人是专门负责此项工作，有的兼任此职。只不过有人是专门负责此项工作，有的兼任此职。公司如果举行具有重大意义的大型会议时，可公司如果举行具有重大意义的大型会议时，可能会请专业的会议策划公司来进行策划。能会请专业的会议策划公司来进行策划。会议策划者尽量选择精干而富有经验的人员担当。会议策划者尽量选择精干而富有经验的人员担当。会议策划者的主要任务会议策划者的主要任务1 1、制定计划、制定计划2 2、制定会议议程、制定会议

7、议程3 3、了解可供使用的场所和设施情况、了解可供使用的场所和设施情况4 4、选择或提议合适的场所、选择或提议合适的场所5 5、安排交通事宜、安排交通事宜6 6、协调会务工作人员的活动、协调会务工作人员的活动7 7、招收、培训会务人员和广告人员、招收、培训会务人员和广告人员8 8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、制定可行预算或按既定预算安排有关工作会议策划者的主要任务会议策划者的主要任务9 9、确定各项工作的时间安排、确定各项工作的时间安排1010、视察选定的场所和设施、视察选定的场所和设施1111、与各有关方面进行接洽、与各有关方面进行接洽1212、确定印刷公司、确定印刷公司1313、

8、安排食品、饮料有关事宜、安排食品、饮料有关事宜1414、同会议发言人和各位贵宾进行联系、同会议发言人和各位贵宾进行联系1515、其他、其他例1 北京利民公司定于北京利民公司定于20102010年年3 3月月2 2日在北京召开为期两天的新日在北京召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。会务工作由办公室负责，办公室主任将会议人员近百人参加。会务工作由办公室负责，办公室主任将会议的策划工作交给了秘书李华负责。李华毕业于某名牌大学，自的策划工作交给了秘书李华负责。李华毕业于某名牌大学，自认为这个工作太简

9、单，所以一直到认为这个工作太简单，所以一直到2 2月月1010日才开始会务的筹备工日才开始会务的筹备工作，恰好公司最近事情很多，她只好草草策划了事。到了接站作，恰好公司最近事情很多，她只好草草策划了事。到了接站报到那天，由于春节后客流量较大，她又缺少一定的经验，致报到那天，由于春节后客流量较大，她又缺少一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点。使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点。在会议进行过程中，也出现了会场座位不够等问题，损害了企在会议进行过程中，也出现了会场座位不够等问题，损害了企业的良好形象，受到了领导的批评。而李华对会议的策划也有业的良好

10、形象，受到了领导的批评。而李华对会议的策划也有了进一步的认识。了进一步的认识。实用范例实用范例例2 李华是一家国有企业新进的秘书，这天，她正在李华是一家国有企业新进的秘书，这天，她正在制作制作“下周会议室安排下周会议室安排”，下个星期三上午有两个会，下个星期三上午有两个会议同时召开，一个是党政联席会议，另一个是离退休议同时召开，一个是党政联席会议，另一个是离退休人员迎新年座谈会。按照往常做法，党政干部开会一人员迎新年座谈会。按照往常做法，党政干部开会一般都要安排在楼上那个比较高档、设施齐全的会议室，般都要安排在楼上那个比较高档、设施齐全的会议室，于是，小李秘书不假思索地将党政联席会议安排在楼于

11、是，小李秘书不假思索地将党政联席会议安排在楼上的那个会议室，将离退休人员迎新年座谈会放在楼上的那个会议室，将离退休人员迎新年座谈会放在楼下那个普通的会议室，然后小李将此份安排表交给办下那个普通的会议室，然后小李将此份安排表交给办公室的贾主任审阅。贾主任看了以后，将两个会议的公室的贾主任审阅。贾主任看了以后，将两个会议的会议室对调了一下。小李秘书看着贾主任画红线的安会议室对调了一下。小李秘书看着贾主任画红线的安排表，心里想：我要学习的地方还真不少！排表，心里想：我要学习的地方还真不少！实用范例实用范例案例案例 X X月月X X日，是鸿高公司新研发产品发布的日子，他日，是鸿高公司新研发产品发布的日

12、子，他们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的脸上却难见笑脸，不怪他不高兴，会议预定在脸上却难见笑脸，不怪他不高兴，会议预定在9 9点点3030开开始，现在都始，现在都9 9点点2020了，到场的与会者还是寥寥无几。是了，到场的与会者还是寥寥无几。是邀请的客人不肯赏光，还是某一接待环节出了纰漏？邀请的客人不肯赏光，还是某一接待环节出了纰漏？一问来宾，原来是请柬上将公司所在位置标错了，在一问来宾，原来是请柬上将公司所在位置标错了，在距离公司距离公司500500米之内的路旁只设置了米之内的路旁只设置了3 3个不起眼的路牌，个不起眼的路牌，要是不放

13、慢车速还真看不到。要是不放慢车速还真看不到。问题问题1 1、如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还、如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还应做些什么？应做些什么？2 2、在策划会议地点时，要注意哪些方面？、在策划会议地点时，要注意哪些方面？会议策划的主要内容会议策划的主要内容 会议策划有诸多内容，可以归纳为会议策划有诸多内容，可以归纳为“五个五个W W，一，一个个H H、B B、O”O”。要使会议成功，就必须使这些因素互。要使会议成功，就必须使这些因素互相协调，彼此照应。相协调，彼此照应。会议策划的主要内容会议策划的主要内容 1 1、“Why”Why”：即：即“为什么为什么”开会，

14、会议目标是什么。开会，会议目标是什么。只有确定了目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地只有确定了目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味品企业的技术改造，活跃调味品行业的学术交流，品企业的技术改造，活跃调味品行业的学术交流，探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题，探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题，中国调味品协会秘书处研究决定，在举办中国调味品协会秘书处研究决定，在举办2010年中年中国国际调味品及食品配料博览会期

15、间召开此次学术国国际调味品及食品配料博览会期间召开此次学术研讨会。研讨会。例例会议策划的主要内容会议策划的主要内容 2 2、“Who”Who”：就是指参加会议的人是：就是指参加会议的人是“谁谁”，主办者希，主办者希望哪些人来参加。望哪些人来参加。对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先要确定会议目标，然后就要确定与会者。要确定会议目标，然后就要确定与会者。除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，如政府官要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的

16、贵宾，如政府官员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的层次。层次。会议策划的主要内容会议策划的主要内容 3 3、“What”What”：是指：是指“什么什么”类型的会议。类型的会议。根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取座谈例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取座谈会；要宣传教育，表彰先进，可以采取较大型报告会。会；要宣传教育

17、，表彰先进，可以采取较大型报告会。会议策划的主要内容会议策划的主要内容 4 4、“When”When”：是指：是指“什么时候什么时候”举行会议。举行会议。检查一下相关的日程表，看时间上是否与其他会议或活检查一下相关的日程表，看时间上是否与其他会议或活动冲突。动冲突。要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导及被邀要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时间，保证多数请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时间，保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。被邀请的与会者有时间来参加会议活动。注意，在主要领导人出差当天或返回的当天最好不要召注意，在主要领

18、导人出差当天或返回的当天最好不要召开会议，紧急会议例外。开会议，紧急会议例外。会议策划的主要内容会议策划的主要内容 4 4、“When”When”：此外，会议持续的时间也要合适。此外，会议持续的时间也要合适。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为4545分分钟至钟至6060分钟，超过这个时间人就容易精神分散，超过分钟，超过这个时间人就容易精神分散，超过9090分钟，分钟，则普遍感到疲倦。所以应把握好每一次召开会议的时间，如则普遍感到疲倦。所以应把握好每一次召开会议的时间，如果会议需要较长时间，则应在会议中途安排休息。果会议需要较长时间，则应在会

19、议中途安排休息。会议策划的主要内容会议策划的主要内容 5 5、“Where”Where”：是指在：是指在“什么地方什么地方”开会。开会。根据会议的级别和需要，选择不同的会议举办地；根据会议的级别和需要，选择不同的会议举办地；也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；或者根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个或者根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个会场，选择分会场的地点。会场，选择分会场的地点。会议策划中还要进行会场预约。会议策划中还要进行会场预约。会议策划的主要内容会议策划的主要内容会址的选择可以从以下几个方面考虑：会址的

20、选择可以从以下几个方面考虑：（1 1）大小是否适中）大小是否适中（2 2）交通是否便利）交通是否便利（3 3）环境是否适宜）环境是否适宜（4 4）设备设施是否齐全适用）设备设施是否齐全适用 会场内的设施通常包括：照明设备、音响设备、通风空会场内的设施通常包括：照明设备、音响设备、通风空调设备、网络设备、消防设备，以及电源负荷等等。调设备、网络设备、消防设备，以及电源负荷等等。还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合理。还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合理。会议策划的主要内容会议策划的主要内容 6 6、“How”How”：是指会议将：是指会议将“怎样进行怎样进行”。当会议的议题、名

21、称等确定下来之后，就要考虑会议将怎当会议的议题、名称等确定下来之后，就要考虑会议将怎样进行，也就是对会议的议程进行规划。样进行，也就是对会议的议程进行规划。比如工作研讨会的议程可以包括：比如工作研讨会的议程可以包括：（1 1）会议主持人开场白，介绍会议的主导思想和基本目的。）会议主持人开场白，介绍会议的主导思想和基本目的。（2 2）主要领导发言）主要领导发言 （3 3）与会者自由发言、讨论问题等）与会者自由发言、讨论问题等会议策划的主要内容会议策划的主要内容 6 6、“How”How”：。：。一些大型会议的议程通常是：一些大型会议的议程通常是：（1 1）开幕式，致欢迎词。）开幕式，致欢迎词。（

22、2 2）主要领导讲话或特约嘉宾演讲）主要领导讲话或特约嘉宾演讲 （3 3）闭幕式，做闭幕致谢）闭幕式，做闭幕致谢会议策划的主要内容会议策划的主要内容在策划议程是要注意：在策划议程是要注意：（1 1）会议议程的每个环节应环环相扣，紧密相连。在安排会议）会议议程的每个环节应环环相扣，紧密相连。在安排会议议程时要认真检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容。议程时要认真检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容。（2 2）在议题比较多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安）在议题比较多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安排在议程的前面，保证与会者有充足的时间和清醒的头脑来研排在议程的前面，保证与会者

23、有充足的时间和清醒的头脑来研究主要议题。究主要议题。（3 3）最好将会议议程提前通知与会者。）最好将会议议程提前通知与会者。会议策划的主要内容会议策划的主要内容 7 7、“Budget”Budget”：是指会议预算的策划。通常，会议成本预：是指会议预算的策划。通常，会议成本预算包括两个部分：算包括两个部分：（1 1）显性成本。指会议明显的耗费，如与会者的交通费、）显性成本。指会议明显的耗费，如与会者的交通费、会议场所和视听设备的租借费用、住宿费、餐饮费、会务人员会议场所和视听设备的租借费用、住宿费、餐饮费、会务人员的费用、杂费等。的费用、杂费等。（2 2）隐性成本。指与会者因为参加会议而损失的

24、劳动价值，）隐性成本。指与会者因为参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。一般是不为人所关注的成本。会议成本的计算公式是：会议成本会议成本的计算公式是：会议成本2XYT2XYT（其中（其中X X代表与会代表与会人员每小时平均工资的人员每小时平均工资的3 3倍；倍；Y Y代表与会人数；代表与会人数；T T代表时间）。代表时间）。会议策划的主要内容会议策划的主要内容 8 8、“Others”Others”：是指会务工作的策划。：是指会务工作的策划。一般来说，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。一般来说，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要分会前准备工作、会议期间

25、的协调服务工作及会会务工作主要分会前准备工作、会议期间的协调服务工作及会后结束工作。后结束工作。会前准备包括：音像设备提供、调试和安放，会议文件准会前准备包括：音像设备提供、调试和安放，会议文件准备，车辆安排，会议和住宿、餐饮场所联系、安排；备，车辆安排，会议和住宿、餐饮场所联系、安排；会议进行阶段，要做好会议签到、会议记录和其他服务工会议进行阶段，要做好会议签到、会议记录和其他服务工作。作。会议结束后，要整理会议资料，以及会场撤离和检查。会议结束后，要整理会议资料，以及会场撤离和检查。制定会议筹备进程时间表制定会议筹备进程时间表 会议策划内容确定下来后，接下来就是要制定一份详细可会议策划内容

26、确定下来后，接下来就是要制定一份详细可行的会议筹备进程时间表。严格遵守会议进程表是保证会议圆行的会议筹备进程时间表。严格遵守会议进程表是保证会议圆满结束的重要保证。满结束的重要保证。制定会议筹备进程时间表制定会议筹备进程时间表1 1、预定客房与会议室。会前、预定客房与会议室。会前3 3周考察（会前周考察（会前1515天天会前会前2121天）；会前天）；会前1 1周（会前周（会前7 7天天会前会前1010天）确定客房与会议室。天）确定客房与会议室。2 2、确定会务组。会前、确定会务组。会前1 1周（会前周（会前4 4天天会前会前1010天）天）注意事项注意事项;（1 1）会议必须确定一个总负责人

27、）会议必须确定一个总负责人（2 2）动员一定要充分，必须服从统一安排部署）动员一定要充分，必须服从统一安排部署（3 3）会务组人员要提前处理好自己的正常工作）会务组人员要提前处理好自己的正常工作中型会议的会议进程计划表中型会议的会议进程计划表制定会议筹备进程时间表制定会议筹备进程时间表3 3、召开会务组动员会。会前、召开会务组动员会。会前4 4天天66天。天。注意事项：注意事项：（1 1）任务分工明确）任务分工明确（2 2）讨论并多听取意见）讨论并多听取意见（3 3）会务组成员人手一份会务组成员通讯录）会务组成员人手一份会务组成员通讯录（4 4）制定一份每日安排表（以时间为序，包括事务、负责人

28、）制定一份每日安排表（以时间为序，包括事务、负责人等），人手一份等），人手一份中型会议的会议进程计划表中型会议的会议进程计划表制定会议筹备进程时间表制定会议筹备进程时间表4 4、会议参加人员情况的了解，在会前、会议参加人员情况的了解，在会前415415天左右进行。天左右进行。5 5、确定就餐的酒店，酒店初选（会前、确定就餐的酒店，酒店初选（会前4 4天天88天）；酒店确定天）；酒店确定（会前（会前2 2天天55天）天）6 6、录像摄影师的预定：会前、录像摄影师的预定：会前2 2天天77天天7 7、会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备：会前、会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备：会前1

29、1天天1010天天8 8、会前会议日程表和会议须知的准备：会前、会前会议日程表和会议须知的准备：会前1 1天天22天天9 9、会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议、会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备：会前通知等准备：会前2 2天天55天天中型会议的会议进程计划表中型会议的会议进程计划表制定会议筹备进程时间表制定会议筹备进程时间表1010、会场设计与摆设。设计：会前、会场设计与摆设。设计：会前5 5天天77天；摆设：会前天；摆设：会前1 1天天会场布置注意事项：会场布置注意事项：（1 1）根据会议议题、会议形式来设计会场）根据会议议题、会议形式来设计会场（

30、2 2）注意是否有大宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电）注意是否有大宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电话，临时也可以用搬家公司应急。话，临时也可以用搬家公司应急。（3 3）注意嘉宾和领导的座次。）注意嘉宾和领导的座次。1111、会务组现场设办公室：会前、会务组现场设办公室：会前1 1天天22天天中型会议的会议进程计划表中型会议的会议进程计划表制定会议筹备进程时间表制定会议筹备进程时间表1212、接站：会前、接站：会前1 1天天接站注意事项：接站注意事项：（1 1）根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待）根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待（2 2）会务人员安排）会务人员安排在火车站、汽车站、

31、机场，由司机开车接站或由会务接待在火车站、汽车站、机场，由司机开车接站或由会务接待组人员接站，或对重要嘉宾由领导亲自接站组人员接站，或对重要嘉宾由领导亲自接站在宾馆，财务人员收费（如需要收费的话）在宾馆，财务人员收费（如需要收费的话）宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡接待人员接待、签到、发放礼品资料等接待人员接待、签到、发放礼品资料等宾馆入住引导，由宾馆服务员来做或由接站人员兼任，签宾馆入住引导，由宾馆服务员来做或由接站人员兼任，签到、房间向导及帮拿行李到、房间向导及帮拿行李中型会议的会议进程计划表中型会议的会议进程计划表制定会议筹备进程时间表制定会议筹备

32、进程时间表1313、早到客人的安排：天前、早到客人的安排：天前1 1天或更多天或更多1414、摄影录像：会议开始时起、摄影录像：会议开始时起摄影录像的注意事项摄影录像的注意事项;（1 1）选择会中休息或散会时拍照，这样人员齐整，时间紧凑）选择会中休息或散会时拍照，这样人员齐整，时间紧凑（2 2）提前选好照相地点）提前选好照相地点1515、票务：会议结束前、票务：会议结束前1 1天天注意事项：注意事项：（1 1）要在会议须知中体现）要在会议须知中体现（2 2）如果订飞机票，可考虑直接找票务中心的人来负责）如果订飞机票，可考虑直接找票务中心的人来负责中型会议的会议进程计划表中型会议的会议进程计划表

33、制定会议筹备进程时间表制定会议筹备进程时间表1616、会议通讯录和合影照的准备：会议开始至结束、会议通讯录和合影照的准备：会议开始至结束1717、送站：随时、送站：随时1818、总结报告：会议结束后、总结报告：会议结束后3 3日内日内中型会议的会议进程计划表中型会议的会议进程计划表日期日期事项事项3月4日 学委会会议：介绍学代会详细计划，下发班长会议通知，公示班长会议通知及学代会召开通知3月9日班长会议：介绍本次学代会主要任务及重要日程、下发代表选举办法、代表登记表、选举监督办法及联系人、强调上交方法3月10日-14日各班选举及补选学代表3月15日二级学院收代表登记表及监督表3月16日松江向长

34、宁交学代表名单3月17日代表登记，代表资格审查3月18日学委会会议：下发提案表、候选人登记表、候选人产生办法、选举监督办法及联系人3月21日公示学代表名单3月24日上交提案表，上交候选人名单3月25-27日提案分类汇总范例一：华东政法学院第二十届学生代表大会第二次全体会议筹 备进程表 3月28日学委会会议：提案工作初步交流、分发分组会议说明、候选人资格审议3月31日发预备会议通知，公示预备会议通知，提交提案工作初步报告4月4日提案公示4月6日召开长宁校区预备会议4月7日召开松江校区预备会议，出候选人介绍宣传板4月12日大会文件定稿4月13-15日 整理装袋4月15日大会彩排，确定全体会议各具体

35、细节事务4月18日公示大会通知及提案回复4月24日大会召开4月25日-28日会议档案整理范例二：范例二：江苏省高校江苏省高校“校长杯校长杯”乒乓球比赛筹备工作进程表乒乓球比赛筹备工作进程表序 号时 间工 作 内 容负责人或部 门19月4日筹备工作协调会议，落实明确分工，布置制定工作计划，并开始启动各项工作。办公室29月8日赴南京林大参观调研。办公室39月10日之前联系确定接待宾馆、饭店，并制定出接待方案及做好有关预算。李俊峰49月12日之前各小组拿出工作计划和方案。办公室59月18日召开第二次筹备组协调会议，对各小组计划进行修订。办公室69月18日筹办经费审议浦建国司荣贵79月20日之前裁判员

36、、礼仪队员、引导员、志愿服务人员等完成报名、选拔工作，并着手开始培训。王庆贤王继元姚 勤89月20日左右省厅来校检查筹备工作情况，向省厅请示有关问题，确定工作领导小组等。办公室910月10之前场馆各项设施完备到位，场馆标志牌及环境布置完成。刘燕鹏宁品良1010月10日各高校报名截止，及时与省厅联系了解报名情况，确定工作修改方案等。办公室1110月15日工作人员培训完成，服装到位，并通过“主任杯”乒乓球比赛检阅队伍。有关部门1210月15日左右学校举行“主任杯”乒乓球比赛。体育部1310月20日分析“主任杯”比赛情况，召开第三次协调会议，进一步落实筹办准备工作。确定开幕式方案。办公室1410月中

37、旬编制秩序册(完成除分组比赛安排以外的内容)办公室体育部159月、10月安排热身和交流比赛。办公室体育部1610月上旬、中旬落实有关赞助单位，并制作有关的广告牌。10月25日完成放置。宣传环境布置、网络报纸宣传。俞林华宣传部1710月23日去南京参加各高校联络员会议（抽签），向各高校分发比赛须知、车辆通行证、联系各队人员名单等。与各校沟通，确认各校代表队人数，了解住宿安排要求等，并将各校联络人通讯方式、学校简介带回。办公室及相关部门1810月25-26日完善秩序册，完成秩序册的印刷工作。办公室体育部1910月27-28日根据大会赛事安排，对相关工作人员进行第二轮集中培训。开幕式彩排办公室团 委

38、体育部2010月29日召开第四次协调会议，各小组汇报工作，协调有关事项。办公室2110月30日各项筹备工作全部到位，现场检查准备情况。办公室2210月30日办公室接待小组入住宾馆。2310月31日上午报到，先期到达各队安排训练。办公室体育部2410月31日下午开幕式，2:00开始比赛。2511月1日全天比赛2611月2日上午各代表队离常范例三：兰州石化职业技术学院50年校庆筹备工作进程表小组训练小组训练背景材料：背景材料：红日公司准备在东晨商务大厦召开大型的新产品订货会。红日公司准备在东晨商务大厦召开大型的新产品订货会。参会的有本单位及同行业的其他单位的相关人员。会上要放映参会的有本单位及同行

39、业的其他单位的相关人员。会上要放映PPTPPT文件，介绍新产品的情况和操作步骤。公司没有投影仪，文件，介绍新产品的情况和操作步骤。公司没有投影仪，总经理让秘书负责去租借投影仪。会议的召开时间是总经理让秘书负责去租借投影仪。会议的召开时间是6 6月月6 6日的日的上午上午9 9：0000，刘秘书打电话给租赁公司，要求他们在，刘秘书打电话给租赁公司，要求他们在6 6日上午日上午8 8：3030务必将投影仪送到东晨商务大厦。可是时间到了务必将投影仪送到东晨商务大厦。可是时间到了8 8：3535，事，事先联系的投影仪却毫无踪影。刘秘书打电话去问，对方说投影先联系的投影仪却毫无踪影。刘秘书打电话去问，对

40、方说投影仪已经送出来了。眼看各单位的来宾陆续地进入会场，刘秘书仪已经送出来了。眼看各单位的来宾陆续地进入会场，刘秘书心急如焚心急如焚小组讨论小组讨论问题：问题：1 1、假如你是刘秘书，遇到这种紧急情况时，该如何处理？、假如你是刘秘书，遇到这种紧急情况时，该如何处理？2 2、假如投影仪到了、假如投影仪到了9 9：0000还没有送来，你是马上报告总还没有送来，你是马上报告总经理还是擅自决定调整会议议程？经理还是擅自决定调整会议议程？3 3、召开大型会议前，包括音响、投影仪等各种设备的装、召开大型会议前，包括音响、投影仪等各种设备的装置、调试应提前多少时间来安排？置、调试应提前多少时间来安排？4 4

41、、如何避免上述尴尬局面的出现？、如何避免上述尴尬局面的出现？小组训练小组训练背景材料：背景材料：为答谢公众一年来对宏达公司事业发展的支持，为答谢公众一年来对宏达公司事业发展的支持，宏达公司决定于宏达公司决定于1010月月2020日举办一次大型客户联谊会，日举办一次大型客户联谊会，会后还将安排宴请。此次活动将邀请工商局的王副局会后还将安排宴请。此次活动将邀请工商局的王副局长，税务局的刘副局长、达利公司的李经理等，此外长，税务局的刘副局长、达利公司的李经理等，此外还邀请媒体记者、公司客户和同行业的同仁共约还邀请媒体记者、公司客户和同行业的同仁共约3030人。人。训练要求：训练要求：（1 1）以小组

42、为单位，讨论选择联谊会会场应考虑的）以小组为单位，讨论选择联谊会会场应考虑的因素。因素。（2 2）请结合会议策划要素，讨论如何做好本次联谊）请结合会议策划要素，讨论如何做好本次联谊会的策划工作。会的策划工作。训练指引：训练指引：会场的选择主要是从会场的大小、远近、环境、会场的选择主要是从会场的大小、远近、环境、设备四个因素考虑。会场的大小要依据会议规模而定。设备四个因素考虑。会场的大小要依据会议规模而定。此次会议是客户联谊会，策划会议时要把握欢快、此次会议是客户联谊会，策划会议时要把握欢快、祥和、合作、进步的会议气氛。祥和、合作、进步的会议气氛。小组训练小组训练小组训练小组训练背景材料：背景材

43、料：*公司准备召开首届重点客户洽谈会，公司将由总经理、公司准备召开首届重点客户洽谈会，公司将由总经理、副总经理、经营计划部总监以及各业务部经理参加，并计划邀副总经理、经营计划部总监以及各业务部经理参加，并计划邀请客户代表请客户代表2020多人参加会议。借此机会，总经理想感谢多年来多人参加会议。借此机会，总经理想感谢多年来客户对公司的厚爱及对公司发展的支持。经营计划部和市场部客户对公司的厚爱及对公司发展的支持。经营计划部和市场部经理也可向与会代表介绍公司新一年建立客户网络计划以及要经理也可向与会代表介绍公司新一年建立客户网络计划以及要采取的与客户双赢的一系列措施等。采取的与客户双赢的一系列措施等

44、。问题：如果你是此次洽谈会的负责人，请写出洽谈会需要准备问题：如果你是此次洽谈会的负责人，请写出洽谈会需要准备的工作内容。的工作内容。会议策划的原则会议策划的原则1 1、目的性原则、目的性原则2 2、利益主导原则、利益主导原则3 3、整体规划原则、整体规划原则4 4、客观现实原则、客观现实原则5 5、可操作性原则、可操作性原则6 6、周密性原则、周密性原则7 7、整合原则、整合原则8 8、规范性原则、规范性原则 成功会议策划成功会议策划1515问问1.1.围绕什么主题开会？围绕什么主题开会？2.2.会议规模多大？与会人员多少？让谁参加？会议规模多大？与会人员多少？让谁参加？3.3.与会者由哪些

45、部分构成？与会者由哪些部分构成？4.4.开一个什么类型的会议？开一个什么类型的会议？5.5.要让与会者采取何种方式和程度介入？要让与会者采取何种方式和程度介入？6.6.会议在哪儿开？会议在哪儿开？7.7.会议室如何布置？会议室如何布置？8.8.每个人在会议中的任务和职责是什么？每个人在会议中的任务和职责是什么？9.9.谁有权最后决策？谁有权最后决策？10.10.会议上采用什么方法进行讨论和决策？会议上采用什么方法进行讨论和决策？11.11.会议开多长时间？会议开多长时间？12.12.是否列出议程表？是否列出议程表？13.13.有必要做会议陈述？有必要做会议陈述？14.14.以什么方式记录？以什

46、么方式记录？15.15.如何决定任务、期限和任务？如何决定任务、期限和任务？会议策划方案会议策划方案 1 1会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。特征的方法。2 2会议的目标和指导思想。会议的目标和指导思想。3 3会议的主题、议题和议程。会议的主题、议题和议程。4 4会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。列席成员、特邀成员、旁听成员。5

47、 5会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。会期和日程安排。6 6会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。会议策划方案内容会议策划方案内容 7 7主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行

48、委员会、学术委员会、秘书处、织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。筹备组的构成等。8 8会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。观、游览、娱乐、聚餐等。9 9会议的接待、后勤保障措施和技术手段。会议的接待、后勤保障措施和技术手段。1010会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。请记者采访、发送新闻稿件等。1111会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式

49、。1212其他应当说明的事项。其他应当说明的事项。会议策划方案内容会议策划方案内容会议策划方案会议策划方案 1 1标题。写明会议的全称和策划书或方案（预案），标题。写明会议的全称和策划书或方案（预案），如如“国际学术会议筹备（总体）方案国际学术会议筹备（总体）方案”。“总体总体”二字也可以不写。二字也可以不写。2 2正文。正文。正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容，结构安排上一正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。般采用序号加小标题的结构体例。开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序

50、号编排各个层次。序号编排各个层次。表述有两种方法：表述有两种方法：一种是详述法，详细表述各项具体安排。一种是详述法，详细表述各项具体安排。另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。会议策划方案会议策划方案 3 3附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和序附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。号。4 4落款。署制定机构名称。落款。署制定机构名称。5 5成文时间。写正式提交的日期。成文时间。写正式提交的日期。会议策划方案会议策划方案会议策