秘书写作概述模板课件.ppt

1、 秘书写作概述秘书写作概述授课教师：刘玉婷授课教师：刘玉婷【教学目的教学目的】n了解应用文写作概念和特点；了解应用文写作概念和特点；n了解秘书写作的范围、要求；了解秘书写作的范围、要求；n掌握秘书写作的特点和作用；掌握秘书写作的特点和作用；n知晓秘书写作的意义，掌握秘书写作的方向；知晓秘书写作的意义，掌握秘书写作的方向；n区分不同写作目的，正确认识所处的写作环境；区分不同写作目的，正确认识所处的写作环境；n掌握提高行文能力的途径和方法。掌握提高行文能力的途径和方法。第一节第一节 秘书写作的一般原理秘书写作的一般原理【教学重点教学重点】n秘书写作的特点、作用、范围秘书写作的特点、作用、范围n领会

2、领会“写作环境写作环境”和和“写作条件写作条件”的的含义，理解并掌握写作的方法。含义，理解并掌握写作的方法。【教学难点教学难点】n秘书写作的方向秘书写作的方向n如何区分不同的写作目的如何区分不同的写作目的【教学步骤教学步骤】n导入导入-应用文简说应用文简说-秘书写作的特秘书写作的特点点-一般原理一般原理 秘书作为一种职业，有其自身的秘书作为一种职业，有其自身的工作范围，如参谋辅助、督促检查、工作范围，如参谋辅助、督促检查、协调宣传、调查研究。其中最重要，协调宣传、调查研究。其中最重要，也是最常规的任务是起草各种与其自也是最常规的任务是起草各种与其自身的职能范围相关的秘书写作。俗语身的职能范围相

3、关的秘书写作。俗语说：说：“秘书是笔杆子秘书是笔杆子”，虽有其偏颇，虽有其偏颇性，但却不无道理。性，但却不无道理。一、应用写作性质一、应用写作性质（一）起源：（一）起源：“卜辞卜辞”-“-“甲骨文甲骨文”-“-“尚书尚书”（二）应用文（二）应用文 1.1.何谓应用文：处理公私事务，进行管理和传递信何谓应用文：处理公私事务，进行管理和传递信息而写作的文章。息而写作的文章。2.2.应用文的划分应用文的划分 （1 1）公务应用文公务应用文:机关事业单位团体进行公务活动所机关事业单位团体进行公务活动所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。（2 2）私务应用文私

4、务应用文:个人日常生活中运用的文书（如书个人日常生活中运用的文书（如书信、便条、条据）信、便条、条据）释：公务活动释：公务活动:传达贯彻党和国家方针、政策，发布传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施；请示和答复问题，行政法规和规章，施行行政措施；请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验。指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验。二、应用写作的特点（对比文学作品）二、应用写作的特点（对比文学作品）1.1.明确的实用性明确的实用性 应用文以工作、生活为出发点，以解决工作、事应用文以工作、生活为出发点，以解决工作、事务、生活交往中出现的问题为目的。务、生活交往中

5、出现的问题为目的。2.2.内容的真实性内容的真实性 内容上内容上-列举的材料、实例、情况、观点和结列举的材料、实例、情况、观点和结论是真实可靠的；论是真实可靠的；3.3.适用范围的确定性适用范围的确定性4.4.格式的固定性格式的固定性（规范性、程式性）（规范性、程式性）是否需行文、文字如何表达、文种如何使用、格是否需行文、文字如何表达、文种如何使用、格式如何安排等形成约定俗成的格式。式如何安排等形成约定俗成的格式。5.5.严格的时效性严格的时效性 快写、快发、快处理及应用文本身效力的时间限定。快写、快发、快处理及应用文本身效力的时间限定。6.6.作者的特定性作者的特定性（1 1）群体作者：是两

6、个以上的作者基于某一实际的）群体作者：是两个以上的作者基于某一实际的“需要需要”，共同研究写作意图进行调查研究，经过，共同研究写作意图进行调查研究，经过商讨共同完成某项写作任务的一种作者类型。商讨共同完成某项写作任务的一种作者类型。（2 2）个人作者：指从写作意图的确定到写成文章都）个人作者：指从写作意图的确定到写成文章都是代表个人，由个人独立完成的作者。是代表个人，由个人独立完成的作者。（3 3）法定作者：法定作者指写作主体是那些依法成）法定作者：法定作者指写作主体是那些依法成立并具有法人资格的组织，主要指行政文书、党务立并具有法人资格的组织，主要指行政文书、党务文书和专用文书中的一些文体的

7、作者。文书和专用文书中的一些文体的作者。（4 4）代言作者：代言作者是以撰稿人的身份参与写）代言作者：代言作者是以撰稿人的身份参与写作活动的人。作活动的人。7.7.语言的精确、简洁性语言的精确、简洁性 语言表述上平实、简明、准确语言表述上平实、简明、准确8.8.思维的逻辑性思维的逻辑性 条理清楚，观点明确条理清楚，观点明确三、应用写作与文学写作的区别三、应用写作与文学写作的区别1.1.社会作用不同社会作用不同 应用文：治理国家，管理社会，规范行为。应用文：治理国家，管理社会，规范行为。文学：服务社会，教育人民，感化行为。文学：服务社会，教育人民，感化行为。2.2.适用范围不同适用范围不同 应用

8、文：相当广泛，而且有很具体的对象。应用文：相当广泛，而且有很具体的对象。文学：显得宽泛，但是无确定的具体对象文学：显得宽泛，但是无确定的具体对象3.3.思维方法不同思维方法不同 应用文：逻辑思维。应用文：逻辑思维。文学：形象思维。文学：形象思维。4.4.修辞方式不同修辞方式不同 应用文：科学修辞。应用文：科学修辞。文学：艺术修辞。文学：艺术修辞。5.5.语体风格不同语体风格不同 应用文：准确、简明、平实、得体。应用文：准确、简明、平实、得体。文学：鲜明、生动、精炼、含蓄。文学：鲜明、生动、精炼、含蓄。四、应用文的作用四、应用文的作用 1.1.规范和准绳的作用规范和准绳的作用 2.2.联系和知照

9、作用联系和知照作用 3.3.宣传和教育作用宣传和教育作用 4.4.交流信息的作用交流信息的作用 5.5.依据和凭证作用依据和凭证作用五、秘书写作的定义、特点五、秘书写作的定义、特点（一）定义（一）定义n是指秘书工作人员在自身的工作岗位上是指秘书工作人员在自身的工作岗位上所承担的各类实用性文章的写作，是秘所承担的各类实用性文章的写作，是秘书履行岗位职责的行为与方式之一。书履行岗位职责的行为与方式之一。（二）特点二）特点1.1.职业写作职业写作n既是职责范围之一，也是参谋辅助的有既是职责范围之一，也是参谋辅助的有效形式；有自己的特定的工作单位，有效形式；有自己的特定的工作单位，有具体管辖的业务范围

10、，涉及专业、行业具体管辖的业务范围，涉及专业、行业知识。知识。2.2.受命写作受命写作（1 1）是领导下达的任务）是领导下达的任务（2 2）写作时是）写作时是“意在笔先意在笔先”（“意意”是领导或组是领导或组织的意图织的意图,必须是组织的意志。）必须是组织的意志。）（3 3）写作过程是由具体情势而定）写作过程是由具体情势而定(即领导意见及即领导意见及具体写作内容的要求。具体写作内容的要求。)3.3.应用写作应用写作n是属于实用性文体写作，目的是为应用。是属于实用性文体写作，目的是为应用。4.4.时效写作时效写作n总之一句话：总之一句话：使领导者和组织的意志得到准确、使领导者和组织的意志得到准确

11、、恰当的表述。恰当的表述。六、秘书写作与其他相关学科的关系六、秘书写作与其他相关学科的关系 1.1.与基础写作：以其为基础，在写作原理与基础写作：以其为基础，在写作原理等方面有共同性等方面有共同性 2.2.与应用写作：是公务写作与应用写作：是公务写作 3.3.与公文写作：是其中的一种，只是注重与公文写作：是其中的一种，只是注重从秘书视角看待写作从秘书视角看待写作 4.4.与秘书学：是秘书实务的重要内容。与秘书学：是秘书实务的重要内容。七、秘书写作的作用和范围七、秘书写作的作用和范围（一）作用（一）作用 1.1.展示形象的窗口展示形象的窗口 （1 1）体现秘书个人的基本素质；）体现秘书个人的基本

12、素质；（2 2）反映出该机关处理工作的质量与水平；）反映出该机关处理工作的质量与水平；2.2.是上级实施管理的工具；是上级实施管理的工具；3.3.沟通上下级以及内外信息的桥梁；沟通上下级以及内外信息的桥梁；4.4.记载公务活动的凭证与依据。记载公务活动的凭证与依据。（二）写作范围（二）写作范围 包括行政公文、事务文书、规约文书、经济文书、包括行政公文、事务文书、规约文书、经济文书、论文、商务函电。论文、商务函电。八、秘书的写作环境八、秘书的写作环境（一）写作环境的含义：（一）写作环境的含义：具体指那些会对秘书人员具体指那些会对秘书人员的写作行为形成制约或产生影响的一切外部事物的写作行为形成制约

13、或产生影响的一切外部事物与情况。包括：组织类型、领导体制、管理状态、与情况。包括：组织类型、领导体制、管理状态、外界评价等。外界评价等。（二）为谁而写：（二）为谁而写：1.1.为公与为私：公务、公心、公利为公与为私：公务、公心、公利 2.2.为情与为事：因事而写为情与为事：因事而写 3.3.为兴趣与为职业：为职业为兴趣与为职业：为职业 4.“4.“我要写我要写”与与“要我写要我写”：（1 1）自己需要写）自己需要写意图明确，心中有数。意图明确，心中有数。（2 2）需要自己写）需要自己写来自于外部旨意，处于被动来自于外部旨意，处于被动地位。地位。秘书写作明确秘书写作明确“谁要我写谁要我写”。（三

14、）（三）“谁要我写谁要我写”1 1领导的旨意：以直接领导的意旨为主；兼听其他领导的旨意：以直接领导的意旨为主；兼听其他领导的意见；区分领导不同旨意。领导的意见；区分领导不同旨意。2 2岗位职责的要求：岗位职责的要求：（1 1）“该写的写该写的写”指凡属本部门以及自己工作职指凡属本部门以及自己工作职责范围内的事务，按照惯例应由自己拟稿，全力快速责范围内的事务，按照惯例应由自己拟稿，全力快速完成。完成。（2 2）“不该写的则不忙写不该写的则不忙写”不属职责范围内的事不属职责范围内的事务，不必主动申请承担拟稿任务。务，不必主动申请承担拟稿任务。（四）（四）“写给谁看写给谁看”1 1直接给领导看直接给

15、领导看 2 2给上级领导看给上级领导看 3 3给下级组织及群众看给下级组织及群众看 4 4给相关的组织及人员看给相关的组织及人员看九、秘书写作的条件九、秘书写作的条件（一）定义：（一）定义：思想政治素质、相关专业知识素养、写思想政治素质、相关专业知识素养、写作理论和语言能力素养。作理论和语言能力素养。（二）敏感性：二）敏感性：1.1.政治敏感政治敏感 2.2.政策敏感：方向性、一贯性、变通性政策敏感：方向性、一贯性、变通性 3.3.后果预期：是有鲜明功利性的写作，是塑造组织后果预期：是有鲜明功利性的写作，是塑造组织结构形象和领导形象的直接手段。结构形象和领导形象的直接手段。（1 1）明确拟文目

16、的）明确拟文目的（2 2）保证行文目的的充分实现）保证行文目的的充分实现-影响因素：主次不影响因素：主次不明，题旨转移；交代了题旨而未说明题旨；引例或明，题旨转移；交代了题旨而未说明题旨；引例或者政策、规章不当；语言表达欠准或存有歧义，或者政策、规章不当；语言表达欠准或存有歧义，或语意模糊。语意模糊。（3 3）预测负面影响：换位思考、语法修辞、后果影响）预测负面影响：换位思考、语法修辞、后果影响（三）业务水平（三）业务水平1.1.纵向知识：对文稿所涉及的事项历史、来龙去脉纵向知识：对文稿所涉及的事项历史、来龙去脉了解；了解；2.2.横向知识横向知识3.3.储备知识：如不懂储备知识：如不懂“标的

17、、佣金标的、佣金”等写不好经济等写不好经济合同合同（1 1）准确掌握应用文体所涉及的有关政策、法规）准确掌握应用文体所涉及的有关政策、法规等必备条件等必备条件（2 2）每一应用文体中有关栏目、格式的确切含义；）每一应用文体中有关栏目、格式的确切含义；（3 3）每一应用文体有关术语的确切含义；）每一应用文体有关术语的确切含义；（4 4）经常用的应用文体，也要注意储备必备的写）经常用的应用文体，也要注意储备必备的写作知识；作知识；（5 5）写作练习时应注意的细节：文字、标点、词）写作练习时应注意的细节：文字、标点、词义。义。（四）行文能力（四）行文能力1.1.综合协调能力综合协调能力（1 1）区分

18、两类意见）区分两类意见（2 2）协调两头）协调两头（3 3）强化公关意识）强化公关意识2.2.行文规则行文规则（1 1）文种类别）文种类别（2 2）行文关系）行文关系（3 3）结构规则）结构规则3.3.语言功力：语感、语句、语境语言功力：语感、语句、语境4.4.成文速度：迅速成文速度：迅速 总之，秘书写作有其独特之处，它是遵命写作，总之，秘书写作有其独特之处，它是遵命写作，写作环境和条件至关重要，明白写作环境和条件至关重要，明白“谁要我写谁要我写”、“写给谁看写给谁看”、“为谁而写为谁而写”，才能去寻找材，才能去寻找材料。料。第二节第二节 应用文的分类应用文的分类一、按其处理事务的性质划分一、

19、按其处理事务的性质划分1.1.公务应用文公务应用文：机关事业单位团体进行公务活：机关事业单位团体进行公务活动所使用的体式完整、内容系统的各种正式动所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。文书。2.2.私务应用文私务应用文：个人日常生活中运用的文书：个人日常生活中运用的文书（如书信、便条、条据）。（如书信、便条、条据）。二、按表达方式划分二、按表达方式划分1.1.记叙文记叙文2.2.说明文说明文3.3.议论文议论文三、按使用领域划分三、按使用领域划分（一）行政类应用文（一）行政类应用文1.1.国家行政机关公文：国家行政机关公文：它指的是它指的是国家行国家行政机关公文处理办法政机关公文处理办法中

20、规定的文种，中规定的文种，包括命令、决定、公告、通告、通知、包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、通报、议案、报告、请示、批复、意见、信函和会议纪要等；信函和会议纪要等；2.2.日常事务文书：日常事务文书：计划、总结、调查报告、计划、总结、调查报告、规章制度、介绍信、证明信等。规章制度、介绍信、证明信等。（二）专业工作应用文（二）专业工作应用文：指某种特定行业：指某种特定行业使用的专业性较强的文书。使用的专业性较强的文书。科技类科技类的如学术论文、实验报告等。的如学术论文、实验报告等。财经类财经类的如市场预测报告、经济合同、审计报告的如市场预测报告、经济合同、审

21、计报告等。等。司法类司法类的如的如诉状诉状、辩护词辩护词、公正书公正书、判决书判决书等。等。传播类传播类的如消息、通讯、广告等。的如消息、通讯、广告等。医务类医务类的如病历、处方、诊断证明书的如病历、处方、诊断证明书等。等。外事类外事类的如照会、国书等。的如照会、国书等。（三）日常生活应用文（三）日常生活应用文：个人用来处理日：个人用来处理日常生活事务的应用文。常生活事务的应用文。第三节第三节 应用文的产生与发展应用文的产生与发展一、从应用物画到应用文一、从应用物画到应用文 应用文作为管理国家、处理事务、交流信息的一种文字应用文作为管理国家、处理事务、交流信息的一种文字载体，它的使用在我国是载

22、体，它的使用在我国是“古已有之古已有之”的。根据的。根据尚书尚书序序中记载：中记载：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契（指古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契（指文字），以代结绳之政，由是文籍生焉。文字），以代结绳之政，由是文籍生焉。”这里的这里的“文籍生文籍生焉焉”可认为是指应用文的产生。可认为是指应用文的产生。关于关于“结绳记事结绳记事”，老子老子中有中有“使民结绳而用之使民结绳而用之”。庄子庄子胠胠箧箧有有“昔者昔者祝融氏、伏羲氏、神农氏，当是祝融氏、伏羲氏、神农氏，当是时也，民结绳而用之时也，民结绳而用之”。说文解字说文解字叙叙中有中有“神农氏结绳神农氏结绳而治，而统其事而治，

23、而统其事”。郑玄的。郑玄的周易注周易注中也有中也有“结绳为约，结绳为约，事大，大结其绳；事小，小结其绳事大，大结其绳；事小，小结其绳”。从这些古典文献中可。从这些古典文献中可以发现，统治者借助结绳来进行管理，而且结绳的大小能够以发现，统治者借助结绳来进行管理，而且结绳的大小能够标示记载不同的内容，用这种简单的方法帮助记忆，达到应标示记载不同的内容，用这种简单的方法帮助记忆，达到应用的目的。用的目的。古人在社会实践中形成了古人在社会实践中形成了实物记事实物记事和和图画记事图画记事的习惯，这是最早的应用物的习惯，这是最早的应用物画。虽有明显的应用性质，但称不上真画。虽有明显的应用性质，但称不上真正

24、意义的应用写作。文字的产生和阶级正意义的应用写作。文字的产生和阶级集团的出现和国家的产生是应用文产生集团的出现和国家的产生是应用文产生的前提。甲骨文和卜辞是夏商时的应用的前提。甲骨文和卜辞是夏商时的应用文，但没有细分文种，也没有格式化。文，但没有细分文种，也没有格式化。二、从初具规模到体系完备二、从初具规模到体系完备（一）西周、春秋战国时期（一）西周、春秋战国时期 我国现存最早的一部历史文献汇编是我国现存最早的一部历史文献汇编是尚书尚书，又称又称书经书经。它收录的夏、商、周各代的典、。它收录的夏、商、周各代的典、谟、训、诰、誓、命等，均为春秋以前历代史谟、训、诰、誓、命等，均为春秋以前历代史官

25、收藏的政府重要文件和政治论文，如官收藏的政府重要文件和政治论文，如盘盘庚庚、洪范洪范、大诰大诰、牧誓牧誓等。等。荀子荀子劝学劝学称：称：“书书者，政事之纪也。者，政事之纪也。”史记史记太史公自序太史公自序也说：也说：“书书记先王之记先王之事，故长于政。事，故长于政。”从文体的角度去考察，从文体的角度去考察，尚尚书书应是我国第一部以应用文为主体的文章集。应是我国第一部以应用文为主体的文章集。（二）秦汉时期（二）秦汉时期 秦汉时期是应用文的发展时期。秦统一中国秦汉时期是应用文的发展时期。秦统一中国后，进行了政治、经济、文化上的一系列改革，后，进行了政治、经济、文化上的一系列改革，如如“书同文、车同

26、轨书同文、车同轨”等。应用文受此影响，等。应用文受此影响，日趋规范化。如秦初并天下，首改政令，确定日趋规范化。如秦初并天下，首改政令，确定“命命”为为“制制”，“令令”为为“诏诏”，天子自称，天子自称为为“朕朕”，首开公务应用文体裁规范化之先河。，首开公务应用文体裁规范化之先河。汉承秦制，并有了进一步发展，具体表现在体汉承秦制，并有了进一步发展，具体表现在体裁上。东汉蔡邕在裁上。东汉蔡邕在独断独断中说：中说：“其命令，其命令，一曰策书，二曰制书，三曰诏书，四曰戒书。一曰策书，二曰制书，三曰诏书，四曰戒书。”又云：又云：“凡群臣上书天子者有四名：一曰章，凡群臣上书天子者有四名：一曰章，二曰奏，三

27、曰表，四曰驳议。二曰奏，三曰表，四曰驳议。”正如刘师培在正如刘师培在中国中古文学史中国中古文学史中中指出的那样：指出的那样：“文章各体，至东汉而大文章各体，至东汉而大备。备。”特别值得指出的是，这个时期特别值得指出的是，这个时期第一第一次确立了上行文和下行文的区别和各自的次确立了上行文和下行文的区别和各自的文体。同时，这一时期各种体裁出现了不文体。同时，这一时期各种体裁出现了不少名篇少名篇，如东方朔的，如东方朔的上书自荐上书自荐、贾谊、贾谊的的陈政事疏陈政事疏、晁错的、晁错的论贵粟疏论贵粟疏、赵充国的赵充国的上屯田便宜十二事奏上屯田便宜十二事奏等。等。秦汉时期，应用文的格式、用语发生秦汉时期，

28、应用文的格式、用语发生变化。变化。首先是区分了行文关系，明确了上首先是区分了行文关系，明确了上行和下行文种；其次是确立了公文的避讳行和下行文种；其次是确立了公文的避讳制度和抬头制度。制度和抬头制度。（三）魏晋南北朝时期（三）魏晋南北朝时期 魏晋南北朝时期称之为应用文的成熟时期。这一魏晋南北朝时期称之为应用文的成熟时期。这一时期各种公、私应用文的体裁特点明显形成，而时期各种公、私应用文的体裁特点明显形成，而且文体也略有增加，如三国之后，增加了一种且文体也略有增加，如三国之后，增加了一种平平行文行文“移移”。公务应用文的体裁在汉代趋于规范公务应用文的体裁在汉代趋于规范的基础上，在实际使用中发展得更

29、加切实可行，的基础上，在实际使用中发展得更加切实可行，出现了不少脍炙人口的名篇，如曹操的出现了不少脍炙人口的名篇，如曹操的述志述志令令、陈后主的、陈后主的咨询诏咨询诏，这些诏令典雅凝重、，这些诏令典雅凝重、温润深厚。又如孔融的温润深厚。又如孔融的荐祢衡表荐祢衡表、诸葛亮的、诸葛亮的出师表出师表，此二表被刘勰在，此二表被刘勰在文心雕龙文心雕龙中并中并称为称为“表之英也表之英也”。最为著名的首推诸葛亮的。最为著名的首推诸葛亮的出师表出师表，如陆游诗，如陆游诗书愤书愤中称：中称：“出师出师一表真名世，千载谁堪伯仲间一表真名世，千载谁堪伯仲间”；杜甫诗；杜甫诗蜀相蜀相中又云：中又云：“三顾频烦天下计，

30、两朝开济老臣心。三顾频烦天下计，两朝开济老臣心。出师未捷身先死，长使英雄泪满襟。出师未捷身先死，长使英雄泪满襟。”此表被尊此表被尊为为“历代表之精英历代表之精英”。另外，私人应用文在魏晋南北朝时期另外，私人应用文在魏晋南北朝时期也出现了较多的体裁与名篇，体裁有书信、也出现了较多的体裁与名篇，体裁有书信、颂赞、诔碑、哀祭等，其中有名的如嵇康颂赞、诔碑、哀祭等，其中有名的如嵇康的的与山巨源绝交书与山巨源绝交书、邱迟的、邱迟的与陈伯与陈伯之书之书、刘伶的、刘伶的酒德颂酒德颂、贾谊的、贾谊的吊吊屈原文屈原文等。特别值得一提的是，这一时等。特别值得一提的是，这一时期古代应用文写作理论基本形成，尤其是期古

31、代应用文写作理论基本形成，尤其是南朝齐、梁时期文学理论批评家刘勰的南朝齐、梁时期文学理论批评家刘勰的文心雕龙文心雕龙，对历代各种应用文体裁的，对历代各种应用文体裁的功用、特点、写作规律进行了全面、深入、功用、特点、写作规律进行了全面、深入、系统的分析研究，对今天的应用文研究具系统的分析研究，对今天的应用文研究具有重要价值。有重要价值。（四）唐宋时期（四）唐宋时期 隋、唐、宋时期是应用文发展的高峰时期，隋、唐、宋时期是应用文发展的高峰时期，出现了一些新的文体，如唐代皇帝下行的应出现了一些新的文体，如唐代皇帝下行的应用文称作册、制、敕。册、制、敕用法各有用文称作册、制、敕。册、制、敕用法各有不同，

32、敕又分为发敕、敕旨、论事敕、敕牒不同，敕又分为发敕、敕旨、论事敕、敕牒等。这一时期应用文受唐宋诗词文的影响，等。这一时期应用文受唐宋诗词文的影响，各种体裁的名篇云集，如韩愈的各种体裁的名篇云集，如韩愈的答李翊答李翊书书、祭十二郎文祭十二郎文、柳子厚墓志铭柳子厚墓志铭，王安石的王安石的答司马谏议书答司马谏议书，柳宗元的，柳宗元的段段太尉逸事状太尉逸事状，骆宾王的，骆宾王的讨武讨武曌曌檄文檄文等，等，不胜枚举。各种应用文文体之完备，从不胜枚举。各种应用文文体之完备，从唐唐六 典六 典 、宋 史宋 史 中 可 见 一 斑。中 可 见 一 斑。（五）元明清时期（五）元明清时期 元、明、清时代称之为应用

33、文的稳定时期。元、明、清时代称之为应用文的稳定时期。稳定是相对于唐、宋应用文高峰时期而言的。稳定是相对于唐、宋应用文高峰时期而言的。明、清时代应用文的体裁也有所变化，但在明明、清时代应用文的体裁也有所变化，但在明代没有出现类似于唐宋八大家那样杰出的作家，代没有出现类似于唐宋八大家那样杰出的作家，应用文也无崛起之势；在清代，文章虽有发展，应用文也无崛起之势；在清代，文章虽有发展，但应用文也不如唐宋时期那样但应用文也不如唐宋时期那样“丰盛丰盛”。这一。这一时期突出的特点是，应用文文体的分类更加详时期突出的特点是，应用文文体的分类更加详细。如明代的上行文就有题、奏、启、表、笺、细。如明代的上行文就有

34、题、奏、启、表、笺、讲章、书状、文册、揭贴、制对、露布、译等，讲章、书状、文册、揭贴、制对、露布、译等，而经常使用的也只有题、奏、启、揭帖等几种。而经常使用的也只有题、奏、启、揭帖等几种。下行文种类也很多。总的看来，文体的类别越下行文种类也很多。总的看来，文体的类别越分越细，至明、清时期，已经十分繁琐，直到分越细，至明、清时期，已经十分繁琐，直到清末，才有所改观。清末，才有所改观。三、近现代的发展变化三、近现代的发展变化 五四运动前夕至当代是应用文重大变革时期。五四运动前夕至当代是应用文重大变革时期。这种变革突出表现在：一方面，应用文在表达上这种变革突出表现在：一方面，应用文在表达上发生了重大

35、变化，白话文逐步替代文言文成为应发生了重大变化，白话文逐步替代文言文成为应用文的主要特征；另一方面，就是应用文的体裁用文的主要特征；另一方面，就是应用文的体裁发生了重大变化。不仅许多封建时代所使用的应发生了重大变化。不仅许多封建时代所使用的应用文名目被废止，如公文中历代使用的制、诏、用文名目被废止，如公文中历代使用的制、诏、诰、敕、戒、第、册及表、章、奏、议、疏、上诰、敕、戒、第、册及表、章、奏、议、疏、上书、封事、弹事等均予废止，体裁变得相当简要，书、封事、弹事等均予废止，体裁变得相当简要，如如19121912年南京临时政府颁布的第一个公文程式条年南京临时政府颁布的第一个公文程式条例，其文体

36、极为简要，计有令、咨、呈、示、状例，其文体极为简要，计有令、咨、呈、示、状等五种，而且由于新的社会需要产生了新的应用等五种，而且由于新的社会需要产生了新的应用文体裁，也使原有的某些体裁有所变革。文体裁，也使原有的某些体裁有所变革。新中国成立以后，我国公文制度不断完新中国成立以后，我国公文制度不断完善，历经善，历经19511951年、年、19811981年、年、19871987年、年、19931993年、年、20002000年的五次修订，各种公文体裁的年的五次修订，各种公文体裁的用途或使用范围日益规范化。另外，书信也用途或使用范围日益规范化。另外，书信也出现了众多的类别，如礼仪性的、批评建议出现

37、了众多的类别，如礼仪性的、批评建议性的、请求性的、证明性的书信等。随着经性的、请求性的、证明性的书信等。随着经济生活的不断发展与变迁，出现了众多的经济生活的不断发展与变迁，出现了众多的经济文书，如商品说明书、广告、经济合同、济文书，如商品说明书、广告、经济合同、鉴定书、市场调查、公关策划书、招标书、鉴定书、市场调查、公关策划书、招标书、投标书等；还有法律文书，如起诉状、上诉投标书等；还有法律文书，如起诉状、上诉状、答辩状等，这些类别都是为了适应人们状、答辩状等，这些类别都是为了适应人们的种种需要而产生的，并随着社会发展而不的种种需要而产生的，并随着社会发展而不断演进。断演进。四、应用文发展的一

38、般规律四、应用文发展的一般规律1.公、私应用文体发展齐头并进、相辅相成。先秦时期除了产生如前介绍过的各种公务应先秦时期除了产生如前介绍过的各种公务应用文外，还出现了因私事往来的用文外，还出现了因私事往来的“书书”和私和私人家书，而且公务应用文中的有些文种，如人家书，而且公务应用文中的有些文种，如颂、吊等是公、私均用的。秦以后，应用文颂、吊等是公、私均用的。秦以后，应用文更是沿着公与私的两条线索发展。到魏晋南更是沿着公与私的两条线索发展。到魏晋南北朝时期，有的公务应用文体裁也广泛应用北朝时期，有的公务应用文体裁也广泛应用于私人之间的交往，如颂赞、诔等。此后，于私人之间的交往，如颂赞、诔等。此后，

39、应用文的发展一直保持着公、私两方面齐头应用文的发展一直保持着公、私两方面齐头并进的趋势。并进的趋势。2.历代应用文文体及相关制度都是在基本沿承前代的基础上，或消或长，有所变更。自秦汉时期确立下行文与上行文的区别自秦汉时期确立下行文与上行文的区别和各自的文体之后，魏晋南北朝时期基和各自的文体之后，魏晋南北朝时期基本沿袭汉制，增本沿袭汉制，增“启启”、“移移”，用，用“册册”代代“策策”，并恢复了，并恢复了“命命”、“令令”，隋、唐、宋基本沿承前朝，出，隋、唐、宋基本沿承前朝，出现了一些新的文体，明承宋制，清承明现了一些新的文体，明承宋制，清承明制，只不过文体的分类更加详细。历代制，只不过文体的分

40、类更加详细。历代应用文的发展总体表现出一种沿承关系。应用文的发展总体表现出一种沿承关系。3.应用文体裁的发展演变存在着名同实异或实同名异的现象。仅以仅以“诰诰”这一文种为例，在秦以前，这一文种为例，在秦以前，“诰诰”是上下可以通用的文种，如是上下可以通用的文种，如尚书尚书中的中的大大诰诰是下行文，是下行文，“诰以敷政诰以敷政”；而；而召诰召诰则则是上行文，是上行文，“诰，告也诰，告也”。到秦代，废。到秦代，废“诰诰”而用而用“制制”、“诏诏”。唐代不称。唐代不称“诰诰”而称而称“告身告身”。宋代不称。宋代不称“诰诰”而称而称“诰命诰命”。“诰诰”这一文种的使用，一直延续到明清。其这一文种的使用

41、，一直延续到明清。其实，秦之后的实，秦之后的“诰诰”、“制制”、“诏诏”、“诰诰命命”等文种，虽名称不同，然其实质是相同的。等文种，虽名称不同，然其实质是相同的。这种名同而实异或实同而名异的现象在应用文这种名同而实异或实同而名异的现象在应用文的发展过程中是大量存在的。的发展过程中是大量存在的。4.中国古代公务应用文发展过程中还呈现出体裁由简到繁又由繁到简的发展规律。这种趋势从历代对公文制度的改革中可以看这种趋势从历代对公文制度的改革中可以看出来。秦汉初定时，公文比较简明。汉武帝喜功出来。秦汉初定时，公文比较简明。汉武帝喜功崇文，浮华渐兴。魏晋南北朝骈文盛行，公文绮崇文，浮华渐兴。魏晋南北朝骈文

42、盛行，公文绮靡成风。隋朝初，靡成风。隋朝初，“自三国至齐梁，文笔日繁，自三国至齐梁，文笔日繁，其政日乱其政日乱”李谔：李谔：革文华书革文华书。故文帝。故文帝“发号发号施令，减去浮华施令，减去浮华”。唐太宗崇尚丽辞，又使。唐太宗崇尚丽辞，又使“文文章不能革五代之余习章不能革五代之余习”欧阳修：欧阳修：苏氏文集序苏氏文集序。宋代文人受理学影响好议论，公文制度繁细至极。宋代文人受理学影响好议论，公文制度繁细至极。到清末则把下行公文合为到清末则把下行公文合为“诏、令诏、令”，上行公文，上行公文统一为统一为“奏、折奏、折”。辛亥革命之后，国民政府几次颁布辛亥革命之后，国民政府几次颁布“公文程公文程式条例

43、式条例”，除废止封建朝代使用的名目外，规，除废止封建朝代使用的名目外，规定公文体裁不过十来种。新中国成立之后，中定公文体裁不过十来种。新中国成立之后，中央人民政府政务院、国务院办公厅五次发布公央人民政府政务院、国务院办公厅五次发布公文处理办法，在文处理办法，在20002000年规定的公文主要种类只年规定的公文主要种类只有十三种。应用文体裁的由简到繁是出于各种有十三种。应用文体裁的由简到繁是出于各种需要；后来又由繁到简，从根本上说是为了更需要；后来又由繁到简，从根本上说是为了更好地达到应用目的，这也是对应用文章实用性好地达到应用目的，这也是对应用文章实用性质的认识不断深化的表现。质的认识不断深化

44、的表现。纵观历代应用文文体的变迁，时简时繁，过纵观历代应用文文体的变迁，时简时繁，过简则不足以治事，过繁又会误事延时。如何繁简则不足以治事，过繁又会误事延时。如何繁简得当，充分发挥其社会职能作用是值得治牍简得当，充分发挥其社会职能作用是值得治牍者认真研究的。者认真研究的。第四节第四节 怎样学好秘书写作怎样学好秘书写作一、阅读的十种方法一、阅读的十种方法n大学者林语堂曾多次强调过：读书是一种心灵的活动，是增长知识，提大学者林语堂曾多次强调过：读书是一种心灵的活动，是增长知识，提高技能，提升品格，陶冶性情，加强修养的最佳方法。常见常用的阅读高技能，提升品格，陶冶性情，加强修养的最佳方法。常见常用的

45、阅读方法有以下十种。方法有以下十种。（一）（一）通读通读 通读就是从头至尾读完，这是读书中普遍运用通读就是从头至尾读完，这是读书中普遍运用的一种方法。运用通读之法，能了解所读之书的一种方法。运用通读之法，能了解所读之书的全部内容，掌握中心、要点，明确难点、疑的全部内容，掌握中心、要点，明确难点、疑点，以便决定是否值得精读或研读。一本书不点，以便决定是否值得精读或研读。一本书不通读，就难以全面掌握全书的内容。对于在校通读，就难以全面掌握全书的内容。对于在校的大学生，特别要重视通读必修课程的教材、的大学生，特别要重视通读必修课程的教材、教参书。这对于系统地掌握专业基础知识，提教参书。这对于系统地掌

46、握专业基础知识，提高听课效率，是大有益处的。高听课效率，是大有益处的。（二）精读（二）精读 精读就是逐字逐句地读，正确理解读书的精读就是逐字逐句地读，正确理解读书的内容，弄通弄懂最基本的知识，真正掌握其精内容，弄通弄懂最基本的知识，真正掌握其精髓及其内在联系。精读的特点有三个方面：髓及其内在联系。精读的特点有三个方面：其一是其一是“精精”。精，就是精细。读时，真。精，就是精细。读时，真正弄懂每一字、一句、一段、一节、一章的含正弄懂每一字、一句、一段、一节、一章的含义，细心领会，深刻感悟，逐一消化。义，细心领会，深刻感悟，逐一消化。其二是其二是“通通”。通，就是要融会贯通，由。通，就是要融会贯通

47、，由此及彼，闻一知十，举一反三，触类旁通。此及彼，闻一知十，举一反三，触类旁通。其三是其三是“少少”。少，就是指所读书的内容。少，就是指所读书的内容由由“厚厚”到到“薄薄”。（三）复读（三）复读 复读，就是读过了再读。我们往复读，就是读过了再读。我们往往有这样的感觉：读过一本书之往有这样的感觉：读过一本书之后，放下它，间隔一段时间再去后，放下它，间隔一段时间再去读它，又读出新的读它，又读出新的“味道味道”，发，发现新的内容，有了新的感受和认现新的内容，有了新的感受和认识。这就是孔子所言的识。这就是孔子所言的“温故而温故而知新知新”，这就是复读的好处。，这就是复读的好处。（四）抄读（四）抄读 抄

48、读，就是边读书边抄录你认为有价值的内容，抄读，就是边读书边抄录你认为有价值的内容，或是难点、重点、疑点的内容。古人云或是难点、重点、疑点的内容。古人云“不动不动笔墨不读书笔墨不读书”，自有他的道理。梁启超说过：，自有他的道理。梁启超说过：“若问读书方法，我想向诸君上一条陈，这方若问读书方法，我想向诸君上一条陈，这方法是极陈旧的极笨极麻烦的，然而实在是极必法是极陈旧的极笨极麻烦的，然而实在是极必要的。什么方法呢？是抄书或笔记要的。什么方法呢？是抄书或笔记这种工这种工作，笨是笨极了，苦是苦极了，但真正做学问作，笨是笨极了，苦是苦极了，但真正做学问的人，总离不开这条路。的人，总离不开这条路。”凡是懂

49、得读书重要凡是懂得读书重要性的人，想真正做学问的人，都非常重视抄读性的人，想真正做学问的人，都非常重视抄读积累资料，增长知识。积累资料，增长知识。（五）熟读（五）熟读 熟读就是读得纯熟，能大致背下来。俗熟读就是读得纯熟，能大致背下来。俗话说：话说：“熟读唐诗三百首，不会吟诗也熟读唐诗三百首，不会吟诗也会吟。会吟。”背的东西多了，就熟能生巧，背的东西多了，就熟能生巧，发现新观点，创造新理论，写出高质量发现新观点，创造新理论，写出高质量的文章。一个人背的东西愈多，其思路的文章。一个人背的东西愈多，其思路就愈开阔，思维就愈敏锐，考虑问题亦就愈开阔，思维就愈敏锐，考虑问题亦愈全面些。熟读的知识愈多，综

50、合能力愈全面些。熟读的知识愈多，综合能力愈强。古今中外的愈强。古今中外的“集大成者集大成者”无不是无不是深谙此道者。深谙此道者。（六）疑读（六）疑读 疑读是对所读书中内容的真伪、立论的正误等产生疑问，发疑读是对所读书中内容的真伪、立论的正误等产生疑问，发现问题，称之为疑读。一个人对本专业的知识知之不多，或现问题，称之为疑读。一个人对本专业的知识知之不多，或知之不深，在读本专业有关的书籍时，就难以产生疑问，不知之不深，在读本专业有关的书籍时，就难以产生疑问，不易发现问题。只有精读同类的书籍多了，不仅基础知识学得易发现问题。只有精读同类的书籍多了，不仅基础知识学得扎实，而且还有一定的鉴别能力和研究