商务文书写作实务第2版课件.ppt
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1、商务文书写作实务商务文书写作实务(第第2版)版)l书名:商务文书写作书名:商务文书写作实务实务(第第2版)版)l书号:书号:978-7-111-57171-1l作者:周俊玲l出版社:机械工业出版社l本模块由写作会议通知、会议议程、日程、会本模块由写作会议通知、会议议程、日程、会议记录议记录3个项目构成。通过项目训练,旨在使个项目构成。通过项目训练,旨在使学生了解会议通知、会议议程、日程、会议记学生了解会议通知、会议议程、日程、会议记录的含义、特点与作用,掌握其写作格式、结录的含义、特点与作用,掌握其写作格式、结构与要求,能够结合实际工作拟写规范的会务构与要求,能够结合实际工作拟写规范的会务文书
2、。培养学生逐步具备会议策划和组织服务文书。培养学生逐步具备会议策划和组织服务的自觉意识。的自觉意识。l会议通知的结构和写法。会议通知的结构和写法。l会议议程、日程的结构和写法。会议议程、日程的结构和写法。l会议记录的结构和写法。会议记录的结构和写法。l会议议程的安排。会议议程的安排。l提高会议记录的效率。提高会议记录的效率。l本模块中各文种的病文析改。本模块中各文种的病文析改。l学习目标学习目标:l1了解市会议通知的含义、特点、分类了解市会议通知的含义、特点、分类和作用;和作用;l2掌握会议通知的结构和写法;掌握会议通知的结构和写法;l3能根据任务要求,规范地拟写和修改能根据任务要求,规范地拟
3、写和修改会议通知。会议通知。l根据总公司关于国庆节前开展安全大检查工作的要求,根据总公司关于国庆节前开展安全大检查工作的要求,美味食品公司广州分公司安全生产综合治理办公室于美味食品公司广州分公司安全生产综合治理办公室于9月月12日召开节前安全检查工作会议,对有关安全检查的日召开节前安全检查工作会议,对有关安全检查的方法、步骤和要求做出了布置。方法、步骤和要求做出了布置。l要求:请根据以上情境,以美味食品公司广州分公司安要求:请根据以上情境,以美味食品公司广州分公司安全生产综治办的名义拟写一份会议通知。全生产综治办的名义拟写一份会议通知。l 会议组织方能否将参会信息清晰、准确、完整地传达给参会者
4、直接会议组织方能否将参会信息清晰、准确、完整地传达给参会者直接关系到会议召开是否成功。完成此任务,首先要明确召开此次会议的背关系到会议召开是否成功。完成此任务,首先要明确召开此次会议的背景、目的、会议的议题、时间、地点、参会人员、要求这样一些基本事景、目的、会议的议题、时间、地点、参会人员、要求这样一些基本事项;其次,要清楚会议通知的结构写法与语言表述;最后,要将拟写好项;其次,要清楚会议通知的结构写法与语言表述;最后,要将拟写好的会议通知及时下达给有关部门和个人。只有这样,才能保证会议的如的会议通知及时下达给有关部门和个人。只有这样,才能保证会议的如期举行。期举行。l一、会议通知的概念一、会
5、议通知的概念l通知是运用最为广泛的下行文,作为其中重要通知是运用最为广泛的下行文,作为其中重要的组成部分的组成部分会议通知也是企事业单位众多会议通知也是企事业单位众多的会务文书中最为常见的。会议通知是一种用的会务文书中最为常见的。会议通知是一种用于发布会议的基本要素,要求与会人员共同执于发布会议的基本要素,要求与会人员共同执行、办理或者周知的文书,是会议组织者和与行、办理或者周知的文书,是会议组织者和与会人员之间会前沟通的重要途径。发布会议通会人员之间会前沟通的重要途径。发布会议通知是会前工作的重要环节。知是会前工作的重要环节。l二、会议通知的特点二、会议通知的特点l(一)告知性(一)告知性l
6、(二)指导性(二)指导性l(三)时效性(三)时效性l三、会议通知的种类三、会议通知的种类l如按通知的形式可分为口头通知和书面通知。如按通知的形式可分为口头通知和书面通知。l按通知的性质可分为预备性通知和正式会议通知按通知的性质可分为预备性通知和正式会议通知.l按会议通知的发布方式,常分为文件式、备忘录式、请柬式和张贴式会议按会议通知的发布方式,常分为文件式、备忘录式、请柬式和张贴式会议通知四种。通知四种。l一、会议通知的结构和写法一、会议通知的结构和写法l(一)标题(一)标题l会议通知标题常见的写法有三种形式:会议通知标题常见的写法有三种形式:l(1)只标明文种,即通知或会议通知,如果)只标明
7、文种,即通知或会议通知,如果是请柬式会议通知,标题就是请柬或邀请函是请柬式会议通知,标题就是请柬或邀请函l(2)会议名称通知,如关于召开会议的通知)会议名称通知,如关于召开会议的通知l(3)单位名称会议名称通知,如广州大学关于)单位名称会议名称通知,如广州大学关于召开会议通知召开会议通知l(二)通知对象(二)通知对象l通知对象就是会议通知的接收方,可以是具体通知对象就是会议通知的接收方,可以是具体的某个单位,如的某个单位,如“公司公司”,若是很多单位,若是很多单位,则可用统称,如则可用统称,如“各分公司各分公司”或将几个单位并或将几个单位并列列出。通知对象也可以是个人,通常直接写列列出。通知对
8、象也可以是个人,通常直接写参会者姓名和职务。参会者姓名和职务。l(三)正文(三)正文l正文是会议通知的主要组成部分,一般包括以下几个正文是会议通知的主要组成部分,一般包括以下几个内容:内容:l1、会议的目的、召开本会议的背景、会议名称和主题。、会议的目的、召开本会议的背景、会议名称和主题。l会议通知在说明具体参会条款之前有的会有前言,可会议通知在说明具体参会条款之前有的会有前言,可以写出会议召开的背景即会议召开的依据、召开本次以写出会议召开的背景即会议召开的依据、召开本次会议要达成的目的、会议组织方和会议的名称,会议会议要达成的目的、会议组织方和会议的名称,会议议题和讨论的提纲,如果是学术报告
9、会,则在开头写议题和讨论的提纲,如果是学术报告会,则在开头写明报告者的姓名、身份和报告的内容。如明报告者的姓名、身份和报告的内容。如“在在(背景、形势)下,为了(目的),(会议(背景、形势)下,为了(目的),(会议组织方单位名称)特决定举办会议(会议名称),组织方单位名称)特决定举办会议(会议名称),具体事项通知如下具体事项通知如下”。l2、会议时间、会议时间l包括具体日期即会议开始和结束的时间,会期长的还包括具体日期即会议开始和结束的时间,会期长的还要写清楚报到的时间。需要注意的是会议召开的时间要写清楚报到的时间。需要注意的是会议召开的时间通常要具体到某时某分,而不是笼统的某一天或上午。通常
10、要具体到某时某分,而不是笼统的某一天或上午。l3、会议的地点、会议的地点l会议地点即会议召开的具体地方,应写清楚会场所在会议地点即会议召开的具体地方,应写清楚会场所在的城市、地名、路名、门牌号、单位名称、楼号和房的城市、地名、路名、门牌号、单位名称、楼号和房号等,如果参会者中有外地或外国的,最好附上乘车号等,如果参会者中有外地或外国的,最好附上乘车路线图,标明地理位置及到达的主要交通方式以供参路线图,标明地理位置及到达的主要交通方式以供参考。考。l4、参会对象、参会对象l参会对象指的是具体的参会人员构成,包括人数、姓参会对象指的是具体的参会人员构成,包括人数、姓名、职务或部门,有时根据需要还要
11、明确参会者的身名、职务或部门,有时根据需要还要明确参会者的身份特征,如是出席还是列席,有时会议组织方为了达份特征,如是出席还是列席,有时会议组织方为了达到一定的会议规模,还会规定每个参会单位参加会议到一定的会议规模,还会规定每个参会单位参加会议的人数。的人数。l5、其他事项、其他事项 l在会议通知中,有时还会补充一些其他需要注意的事项。如参会在会议通知中,有时还会补充一些其他需要注意的事项。如参会要求,让参会者事先准备好相关资料及看法;参加会议的费用;要求,让参会者事先准备好相关资料及看法;参加会议的费用;报名方式及确认方式;入场凭证;筹备会议的负责人姓名和联络报名方式及确认方式;入场凭证;筹
12、备会议的负责人姓名和联络方式(如会议组织方的单位名称、地点、邮编、电话、传真、网方式(如会议组织方的单位名称、地点、邮编、电话、传真、网址、银行账号等);是否出席会议的答复期限等。址、银行账号等);是否出席会议的答复期限等。l(四)落款和日期(四)落款和日期l在会议通知的结尾处写明主办单位名称在会议通知的结尾处写明主办单位名称和成文时间并加盖公章。有的会议通知和成文时间并加盖公章。有的会议通知还会附上回执或报名表,一般包括参会还会附上回执或报名表,一般包括参会者的单位、姓名、年龄、性别、职称、者的单位、姓名、年龄、性别、职称、预定回程票及食宿的需求等内容,要求预定回程票及食宿的需求等内容,要求
13、对象在相应的期限内填写好后寄回,以对象在相应的期限内填写好后寄回,以便统计参会人数和安排会务接待。便统计参会人数和安排会务接待。l二、写作要求二、写作要求l(一)行文思路清晰,表述明确。(一)行文思路清晰,表述明确。l(二)要素齐备。(二)要素齐备。l(三)语言简洁。(三)语言简洁。l范例评析范例评析l各小组讨论情境任务的写作要点,并完各小组讨论情境任务的写作要点,并完成写作任务。成写作任务。l训练一训练一 病文修改病文修改l参考答案参考答案l1.标题不规范,事由概括不当。改为标题不规范,事由概括不当。改为“关于召开布置开展增产节约劳动竞赛活动会议关于召开布置开展增产节约劳动竞赛活动会议的通知
14、的通知”或或“关于布署增产节约劳动竞赛的会议通知关于布署增产节约劳动竞赛的会议通知”。l2.主送单位党政未分不妥。总公司不能向各车间党支部下发通知。主送单位党政未分不妥。总公司不能向各车间党支部下发通知。l3.通知缘由叙述不全。通知缘由叙述不全。“活动,为此召开活动布署工作会议。现将有关会议事项活动,为此召开活动布署工作会议。现将有关会议事项通知如下通知如下”。l4.与会人员不明确,不应加与会人员不明确,不应加“等等”字。字。l5.要求有歧义。会议是布置开展活动的,若带经验材料,也应该是带本单位要求有歧义。会议是布置开展活动的,若带经验材料,也应该是带本单位“以往以往”开展增产节约、劳动竞赛活
15、动的经验材料。开展增产节约、劳动竞赛活动的经验材料。l6.“10月月4日前来报到日前来报到”有歧义。应改为有歧义。应改为“10月月4日上午日上午8:00到到公司招待所一楼总公司招待所一楼总台报到台报到”。l7.内容不够严密。如果与会人员单位离总公司很远,则还应补充说明会议食宿安排及内容不够严密。如果与会人员单位离总公司很远,则还应补充说明会议食宿安排及费用。费用。l8.结束语改为结束语改为“特此通知特此通知”l9.落款加盖印章。落款加盖印章。l学习学习目标目标l1.了解会议议程的概念了解会议议程的概念l2.认识会议议程与会议议题的关系认识会议议程与会议议题的关系l3.掌握会议议程、日程的写作结
16、构掌握会议议程、日程的写作结构l4.能够规范写作会议议程、日程能够规范写作会议议程、日程l按照集团全年销售工作部署,为分析总结上半年销售按照集团全年销售工作部署,为分析总结上半年销售工作并对三季度销售工作做出安排,味美食品有限公工作并对三季度销售工作做出安排,味美食品有限公司广州分公司定于司广州分公司定于2017年年7月月10日日9:0011:30在集团综合办公一楼多功能会议厅召开上半年销售工在集团综合办公一楼多功能会议厅召开上半年销售工作会议,会议由总经理主持,各部门主管、各分区负作会议,会议由总经理主持,各部门主管、各分区负责人参加,市场部主管、分区办事处主管分别作上半责人参加,市场部主管
17、、分区办事处主管分别作上半年工作汇报,总经理作会议总结并致辞。为了保障会年工作汇报,总经理作会议总结并致辞。为了保障会议顺利有序的进行,公司办公室除了及时向各部门下议顺利有序的进行,公司办公室除了及时向各部门下发会议通知外,还需做好当天会议议程的安排。发会议通知外,还需做好当天会议议程的安排。l 请代公司办公室秘书起草该会议议程。请代公司办公室秘书起草该会议议程。l通过了解会议议程和日程,与会者可以更好地了解会通过了解会议议程和日程,与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题,清楚会议顺序计划,及时获得有议所要讨论的问题,清楚会议顺序计划,及时获得有效信息。会议议程是一个沟通的平台,一个高效的会效
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