常用公文写作实例解析20100827课件.ppt

1、提升写作水平提升写作水平 增强业务技能增强业务技能 苏喜庆苏喜庆 博士博士2012年年5月月18日日公公文文培训胸中雄才伟略，交际左右逢源，提笔却苦不堪言可以煲两个钟的电话粥，却写不出几行字请假条总之，嘴上能言善辩，笔下生涩难懂，不知所云有些员工办事精明强干，写个请示汇报却一头雾有些领导部署工作头头是道，批改文件马虎了事谈判桌上才思缜密，草拟的经济合同却漏洞百出汇报工作时口若悬河，却交不出像样的项目方案QQ聊天时纵横天下，却写不好个人的工作总结 我们的我们的困惑？困惑？公公文文培训公文的定义公文的定义学会写公文的优势学会写公文的优势提高工作效率提高工作效率提升工作能力提升工作能力公文的作用公文

2、的作用公文的功能公文的功能公文，在古代指的是处理或联系公务的文件，而在现代一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。作用：领导和指导、行为和规范、宣传和教育、联系和知照、依据和凭证。优势：提升写作水平和沟通表达能力；提高发现、分析、解决问题的能力；增强对政策的理解和把握；增强对形势的分析判断能力；增进同各级领导的接触，加强与各部门的沟通协调能力；提升个人综合素养；培养良好的人际关系。功能：1、法律规范的重要表现

3、形式；2、传达领导机关意图和指导工作的主要工具之一；3、下情上达的基本手段；4、横向联系的纽带；5、教育激励的有效材料；6、印证事实和便于查考的真凭实据。培训主线培训主线1、处理好与领导的关、处理好与领导的关系，依靠高质量的工系，依靠高质量的工作赢得领导的信任和作赢得领导的信任和重用；重用；2、处理好与同事的关、处理好与同事的关系，成为团队中的精系，成为团队中的精英、骨干；英、骨干；3、处理好与客户的关、处理好与客户的关系，善于沟通协调。系，善于沟通协调。1、对工作认真负责，把、对工作认真负责，把工作做出成绩；工作做出成绩；2、办事做到有根有据，、办事做到有根有据，有章有法，有头有尾，有有章有

4、法，有头有尾，有始有终；始有终；3、把好事办好、难事办、把好事办好、难事办成，绝不能把好事办砸成，绝不能把好事办砸,简简单事办复杂；单事办复杂；4、按职责办事，讲职业、按职责办事，讲职业道德，服务第一；道德，服务第一；5、急事稳办，大事细办，、急事稳办，大事细办，小事重办，生事慎办，特小事重办，生事慎办，特事特办，有事快办事特办，有事快办1、要有思想作灵魂：、要有思想作灵魂：乐于学习，勤于思考，敢乐于学习，勤于思考，敢于思考，善于思考于思考，善于思考2、要有事实作筋骨：、要有事实作筋骨：平时多抢重担挑平时多抢重担挑,处处留心处处留心重调查重调查,关注外情关注外情,熟悉内情熟悉内情3、要有细节作

5、血肉：事例、要有细节作血肉：事例4、要有感情作容颜：以情、要有感情作容颜：以情动人动人,以理服人以理服人,以事感人以事感人“八戒八戒”：一戒结构紊乱一戒结构紊乱,层层次不清次不清;二戒贪大求全二戒贪大求全,特点不特点不明明;三戒老生常谈三戒老生常谈,观点不新观点不新;四四戒空泛议论戒空泛议论,内容不实内容不实;五戒以五戒以长为荣长为荣,文章不精文章不精;六戒润色不六戒润色不够够,语言不美语言不美;七戒心浮气躁七戒心浮气躁,推推敲不够敲不够;八戒粗心马虎八戒粗心马虎,核对不核对不细细123做人做人做事做事做文做文绪论绪论 一、概念一、概念 公文、应用文、公务文书公文、应用文、公务文书 二、公文的

6、特点、作用二、公文的特点、作用 三、公文的基础知识三、公文的基础知识 主题主题 材料材料 结构结构 语言语言常用文书写作常用文书写作 一、社交文书一、社交文书 介绍信、贺词、欢迎词、会议发言稿等介绍信、贺词、欢迎词、会议发言稿等 二、行政公文二、行政公文 通知、通报、请示、报告、函、会议纪要通知、通报、请示、报告、函、会议纪要 三、事务文书三、事务文书 计划、总结、调查报告计划、总结、调查报告 四、诉讼文书四、诉讼文书 起诉状、上诉状、答辩状起诉状、上诉状、答辩状 五、新闻稿件五、新闻稿件 消息、简讯、通讯稿消息、简讯、通讯稿介绍信介绍信致厦门经济特区建设周年的致厦门经济特区建设周年的贺信贺信

7、福建省委、省政府，厦门市委、市政府：福建省委、省政府，厦门市委、市政府：值此厦门经济特区建设周年之际，我谨向特区广大建设者表示热烈祝值此厦门经济特区建设周年之际，我谨向特区广大建设者表示热烈祝贺和诚挚问候，向关心支持特区建设的各有关方面和海内外人士表示衷心感贺和诚挚问候，向关心支持特区建设的各有关方面和海内外人士表示衷心感谢！谢！年来，在中央的坚强领导和全国的大力支持下，在历届福建省委、省年来，在中央的坚强领导和全国的大力支持下，在历届福建省委、省政府和厦门市委、市政府的直接带领下，厦门经济特区坚持解放思想，锐意政府和厦门市委、市政府的直接带领下，厦门经济特区坚持解放思想，锐意改革创新，不断扩

8、大开放，经济社会发展取得显著成绩，人民群众生活发生改革创新，不断扩大开放，经济社会发展取得显著成绩，人民群众生活发生巨大变化，为全国改革开放和社会主义现代化建设发挥了重要窗口和示范带巨大变化，为全国改革开放和社会主义现代化建设发挥了重要窗口和示范带动作用，为推动两岸经贸合作、文化交流和人员往来作出了独特贡献。实践动作用，为推动两岸经贸合作、文化交流和人员往来作出了独特贡献。实践充分证明，中央关于兴办经济特区的决策和部署是完全正确的。充分证明，中央关于兴办经济特区的决策和部署是完全正确的。现在，厦门经济特区正站在一个新的发展起点上。希望你们紧紧围绕科学现在，厦门经济特区正站在一个新的发展起点上。

9、希望你们紧紧围绕科学发展这个主题和加快转变经济发展方式这条主线，牢牢把握国家支持经济特发展这个主题和加快转变经济发展方式这条主线，牢牢把握国家支持经济特区深化开发开放的宝贵机遇，面向现代化、面向世界、面向未来，敢于先行区深化开发开放的宝贵机遇，面向现代化、面向世界、面向未来，敢于先行先试，勇于攻坚克难，坚定不移推进改革开放，加快调整优化经济结构，着先试，勇于攻坚克难，坚定不移推进改革开放，加快调整优化经济结构，着力增强自主创新能力，积极发展社会主义先进文化，切实保障和改善民生，力增强自主创新能力，积极发展社会主义先进文化，切实保障和改善民生，不断加强和创新社会管理，更好服务两岸关系和平发展，努

10、力谱写厦门经济不断加强和创新社会管理，更好服务两岸关系和平发展，努力谱写厦门经济特区各项事业发展新的辉煌篇章。特区各项事业发展新的辉煌篇章。会议欢迎词会议欢迎词 尊敬的各位领导、专家：尊敬的各位领导、专家：大家好！大家好！非常高兴迎来了各位领导、非常高兴迎来了各位领导、专家在百忙之中莅临我县检查指导工作专家在百忙之中莅临我县检查指导工作，我们十分重视这次对，我们十分重视这次对XX的机构审查认的机构审查认可和计量认证复审，可和计量认证复审，XX要求要全力以赴要求要全力以赴，抓好这次双认证复审工作，各位领导，抓好这次双认证复审工作，各位领导、专家的到来不但是对我们工作的检查、专家的到来不但是对我们

11、工作的检查，更是为我们提供了一次极好的学习机，更是为我们提供了一次极好的学习机会。在此，我代表会。在此，我代表XXX对各位表示最真对各位表示最真挚的感谢和最热烈的欢迎！挚的感谢和最热烈的欢迎！关于征集企业文化理念的通知关于征集企业文化理念的通知 公司所属各单位党委（总支）、机关党委：公司所属各单位党委（总支）、机关党委：年，为了深入开展企业文化年活动，公司党委将加大企业文化建设推进力度，开年，为了深入开展企业文化年活动，公司党委将加大企业文化建设推进力度，开展公司企业文化理念征集活动，总结一批企业文化建设经验，形成一套企业文化文本展公司企业文化理念征集活动，总结一批企业文化建设经验，形成一套企

12、业文化文本，撰写公司，撰写公司企业文化手册企业文化手册，进一步推进企业文化建设创新实践。，进一步推进企业文化建设创新实践。现就有关事宜通知如下：现就有关事宜通知如下：一、征集的意义一、征集的意义 企业理念是企业文化的核心内容，是最能体现企业的个性、促使并保持企业正常运企业理念是企业文化的核心内容，是最能体现企业的个性、促使并保持企业正常运作及长远发展而构建的反映企业经营意识的价值观体系。从企业管理的深层次上总结作及长远发展而构建的反映企业经营意识的价值观体系。从企业管理的深层次上总结提炼符合企业个性特征、员工认同的企业理念，有利于引导和激励公司广大员工心系提炼符合企业个性特征、员工认同的企业理

13、念，有利于引导和激励公司广大员工心系企业，勤奋工作；有利于增强公司的凝聚力、向心力和竞争力；有利于提高公司的社企业，勤奋工作；有利于增强公司的凝聚力、向心力和竞争力；有利于提高公司的社会认同度、美誉度和信任度。对树立企业的新形象，推动公司不断开创工作新局面，会认同度、美誉度和信任度。对树立企业的新形象，推动公司不断开创工作新局面，具有十分重要的意义。具有十分重要的意义。二、征集的内容（略）二、征集的内容（略）三、征集的要求（略）三、征集的要求（略）公司将在年公司将在年6月中下旬，召开基层企业文化创新成果发布会，并对员工企业文化月中下旬，召开基层企业文化创新成果发布会，并对员工企业文化征集的优秀

14、成果和入选词条进行总结评选表彰奖励。征集的优秀成果和入选词条进行总结评选表彰奖励。联系人：联系人：xxx电话：电话：xxxxxxx 关于关于同志自觉抵制不正同志自觉抵制不正之风的表彰性通报之风的表彰性通报 各直属单位：各直属单位：当前，经济体制改革正在深入，形势很好。但在改革的新形势下，也出现了一些当前，经济体制改革正在深入，形势很好。但在改革的新形势下，也出现了一些新的不正之风。在这种新的不正之风面前，许多党员、干部和群众都能保持清醒的头新的不正之风。在这种新的不正之风面前，许多党员、干部和群众都能保持清醒的头脑。现将脑。现将同志抵制不正之风的先进事迹通报表扬。同志抵制不正之风的先进事迹通报

15、表扬。同志原是同志原是批发批发部业务组外供员，现年部业务组外供员，现年63岁，于去年三月退休回聘。多年以来，他在外供接待工作中岁，于去年三月退休回聘。多年以来，他在外供接待工作中，自觉按照党员标准严于律己，坚持做到勤勤恳恳干工作，一心一意为集体，始终如，自觉按照党员标准严于律己，坚持做到勤勤恳恳干工作，一心一意为集体，始终如一不偏向，不正之风刮不倒。被职工群众赞誉为一不偏向，不正之风刮不倒。被职工群众赞誉为“攻不破的铁门攻不破的铁门”。今年春节前一位今年春节前一位安徽客户给他带来安徽客户给他带来斤花生米、斤花生米、斤麻油，要以低价卖给他，被斤麻油，要以低价卖给他，被同志婉言谢绝同志婉言谢绝。又

16、有一次，一位客户受厂领导委托，专程送来。又有一次，一位客户受厂领导委托，专程送来只鸡、只鸡、斤鱼，斤鱼，坚持不收。坚持不收。去年七八月，去年七八月，县百货公司的客户和领导来采购商品，两次设宴招持，再三请县百货公司的客户和领导来采购商品，两次设宴招持，再三请同志赴宴，他都谢绝了。同志赴宴，他都谢绝了。同志不仅自己言行一致，而且更重要的是注意搞好传帮带，他热情耐心地同志不仅自己言行一致，而且更重要的是注意搞好传帮带，他热情耐心地给小组同志传思想、帮业务、带作风，使小组政治空气浓厚，不少同志学习给小组同志传思想、帮业务、带作风，使小组政治空气浓厚，不少同志学习“铁门铁门”精神，对待顾客一视同仁，不徇

17、私情，不收礼，不受请，新人新事不断涌现。我们号精神，对待顾客一视同仁，不徇私情，不收礼，不受请，新人新事不断涌现。我们号召全体党员和干部，向召全体党员和干部，向同志学习，在新形势下要真正做到有理想，守纪律，拒同志学习，在新形势下要真正做到有理想，守纪律，拒腐蚀，永不沾，自觉抵制不正之风，以保证经济工作和体制改革顺利进行。腐蚀，永不沾，自觉抵制不正之风，以保证经济工作和体制改革顺利进行。市场经理述职报告市场经理述职报告尊敬的上级领导：尊敬的上级领导：市场部主要负责中心商务、产品销售、市场调查、市场开发市场部主要负责中心商务、产品销售、市场调查、市场开发市场渗透、反馈客户情况、采购信息提供、采购活

18、动实施供应商市场渗透、反馈客户情况、采购信息提供、采购活动实施供应商管理等工作。管理等工作。一、负责市场推广、宣传。一、负责市场推广、宣传。1、在公司发展战略规划的指导下，制定产品的市场推广计、在公司发展战略规划的指导下，制定产品的市场推广计划和宣传计划及工程项目的推广计划，积极在划和宣传计划及工程项目的推广计划，积极在XXX区各个单位推区各个单位推广信息化建设解决方案广信息化建设解决方案;2、积极开拓市场，并加强市场渗透，运用各种有效促销方、积极开拓市场，并加强市场渗透，运用各种有效促销方式或商务手段，确保市场的占有率。式或商务手段，确保市场的占有率。二、负责在区内建立、健全营销网络。二、负

19、责在区内建立、健全营销网络。XXX区信息中心市场部区信息中心市场部*年利润指标，完成年利润指标，完成XXX万合同金万合同金额，利润完成额，利润完成XXX万。实施目标及计划：万。实施目标及计划：（一）区内市场方面：（一）区内市场方面：（二）区外市场：（二）区外市场：专此报告，请审阅。专此报告，请审阅。关于购买办公用品的请示关于购买办公用品的请示 公司领导：公司领导：因工作需要因工作需要(或充分正当、合情、合理的或充分正当、合情、合理的理由，可罗列数条理由，可罗列数条)，某某部门需购买，某某部门需购买*办公办公用品：用品：*，预计多少钱；，预计多少钱；*，预计多少钱；，预计多少钱；。以上合计共需。

20、以上合计共需*元。元。妥否，请批示。妥否，请批示。*部门部门 *年年*月月*日日中国科学院中国科学院研究所致研究所致大学商大学商洽建立全面协作关系的函洽建立全面协作关系的函大学：大学：近年来，我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持，取得了令人满意的近年来，我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持，取得了令人满意的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果，取得更大的成就，建议我们成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果，取得更大的成就，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设

21、备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：流协作关系，特提出如下意见：一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流。二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。协作形式和办法视课题性质和双方条件，制定单项协议。协作形式和办法视课题性质和双方条件，制定单项协议。三、根据所、校各自人员配备情况，三、根据所、校各自人员配备情况，科研人员对等地承担对方一定的教学科研工科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作，享受同原单位

22、职称相应的待遇。作，享受同原单位职称相应的待遇。以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作，以利工作。特此函达，请即研究函复。特此函达，请即研究函复。中国科学院中国科学院研究所研究所一九一九年年月月日日监理例会纪要监理例会纪要时间：时间：2010年年12月月11日上午日上午10：00地点：地点：x工地项目部办公室工地项目部办公室会议主题：检查上周例会问题落实情况及下周工作安排会议主题：检查上周例会问题落实情况及下周工作安排会议主持：会议主持：孟孟x 会议记录：会议记录：施工单位：施工单位

23、：一标段：上周计划未完成，各楼号均滞后一到两天。找出原因下周抓紧施工，一标段：上周计划未完成，各楼号均滞后一到两天。找出原因下周抓紧施工，1#，2#下周六按计划完成。下周六按计划完成。7#楼下周三完成混凝土浇筑，楼下周三完成混凝土浇筑，8#楼下周四完成三层混凝土浇筑。楼下周四完成三层混凝土浇筑。9#楼在下周日完成混凝土浇筑。楼在下周日完成混凝土浇筑。10#楼争取在下周日完成混凝土浇筑。楼争取在下周日完成混凝土浇筑。二标段：二标段：（略）（略）监理单位：监理单位：一、一、安全方面安全方面(一一)项目部对安全工作管理不严格，外架搭设工作表现尤为明显。有几个楼号自下而上无架板，项目部对安全工作管理不

24、严格，外架搭设工作表现尤为明显。有几个楼号自下而上无架板，无安全平网；龙门架无安全通道，无安全门，存在严重的安全隐患。无安全平网；龙门架无安全通道，无安全门，存在严重的安全隐患。（二）由于项目部对安全工作不重视，导致在外侧工作的施工人员不系安全带。（二）由于项目部对安全工作不重视，导致在外侧工作的施工人员不系安全带。二、质量方面二、质量方面 （一）（一）严格按照技术交底施工，不得随意更改和变动施工方案。如擅自施工者，后果自负。严格按照技术交底施工，不得随意更改和变动施工方案。如擅自施工者，后果自负。（二）周计划重复落空，（二）周计划重复落空，12月月31日封顶很难保证。对此项目部应采取有效措施

25、，果断处理。日封顶很难保证。对此项目部应采取有效措施，果断处理。（三）据天气预报下周天气降温，将影响施工的进展。各楼号负责人应制定合理施工方案，组织（三）据天气预报下周天气降温，将影响施工的进展。各楼号负责人应制定合理施工方案，组织人员施工。人员施工。简简 报报公文知识公文知识现现场场沟沟通通78123文文件件的的稿稿本本456规规范范的的公公文文格格式式公公文文的的分分类类公公文文的的种种类类主主题题词词或或关关键键词词常常用用公公文文的的介介绍绍常常用用公公文文举举例例公文的分类：（一）根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，可以分为通用公文、专用公文两类。通用公文如命令、通知、通报、报告

26、、请示、函等；专用公文如涉外公文、军事公文等。（二）根据主要传递方向的不同，可以分为下行文、上行文、平行文（三）根据内容的缓急程度，可分为平件（无特殊时间要求）、急件（内容重要并紧急）、特急件（内容至关重要并特别紧急）三类。（四）在一个单位内，根据来源或去向，可分为收文、发文。收文指本单位收到的来自外部的公文。发文有两种，一种指由本单位制成发往外部的公文，一种指由本单位制成只发往内部各部门的公文。二、公文的分类二、公文的分类 外观：一般采用国际标准外观：一般采用国际标准A4型型297210毫米毫米 结构：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人结构：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号

27、、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等主题词、抄送机关、印发机关和时间等 结构层次序号：第一层为结构层次序号：第一层为“一、一、”，第二层为，第二层为“（一）（一）”，第三层为第三层为“1.”，第四层为，第四层为“（1）”。标题三项：发文单位标题三项：发文单位+主要内容主要内容+文种，除批转法规、规章要文种，除批转法规、规章要加书名号，一般不加标点符号；有固定文件版头的，可省略加书名号，一般不加标点符号；有固定文件版头的，可省略发文单位名称；公布性、知照性文件的标题可以只标明文种发文单位名

28、称；公布性、知照性文件的标题可以只标明文种。发文字号：单位代字、年份、序号，顺序不能更换，年份不发文字号：单位代字、年份、序号，顺序不能更换，年份不能简写，用中括号标明能简写，用中括号标明(上报的公文应当在首页注明签发人姓上报的公文应当在首页注明签发人姓名名)一、规范化的公文格式（一、规范化的公文格式（1）成文时间确定：成文时间确定：1、以领导人签发的日期为准，而不是起草文、以领导人签发的日期为准，而不是起草文稿的时间。稿的时间。2、几个单位联合发文，是最后签发单位领导签发、几个单位联合发文，是最后签发单位领导签发的日期为准。这两种发文日期置于落款之后。的日期为准。这两种发文日期置于落款之后。

29、3、会议通过的、会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。印章：是制发文单位对文件生效负责的凭证。印章：是制发文单位对文件生效负责的凭证。“公文除会议公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章，联合下发的公文，所有联合发文单位都应当单位加盖印章，联合下发的公文，所有联合发文单位都应当加盖印章加盖印章”，而且要求先写日期，后盖印章。，而且要求先写日期，后盖印章。抄送与抄报：一律称抄送抄送与抄报：一律称抄送 秘密等级与紧急程度：根据文件内容和阅

30、读范围区分密级，秘密等级与紧急程度：根据文件内容和阅读范围区分密级，绝密、机密、秘密，前两种应当标明份数序号；紧急公文不绝密、机密、秘密，前两种应当标明份数序号；紧急公文不仅要在正文左上角标，而且应在信封上标，特急、急件。仅要在正文左上角标，而且应在信封上标，特急、急件。印发单位和时间：指文稿签发后负责承印的单位，如办公室印发单位和时间：指文稿签发后负责承印的单位，如办公室，时间指印制完毕的时间，非成文时间。，时间指印制完毕的时间，非成文时间。一、规范化的公文格式（一、规范化的公文格式（2）下发多单位，上送只一方：上送的如果确有需要报送相关上下发多单位，上送只一方：上送的如果确有需要报送相关上

31、级部门的，可用级部门的，可用“抄送抄送”的办法的办法 附件附注有区别：附件是指附属于正文的文件或资料，是正附件附注有区别：附件是指附属于正文的文件或资料，是正文的有机组成文的有机组成 部分，不能置于落款、印章之后，应当在正文部分，不能置于落款、印章之后，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附注，又称注释之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附注，又称注释，是对文件中某个划某些问题的解释、说明。如果有两个以，是对文件中某个划某些问题的解释、说明。如果有两个以上注释，应用数字顺序排列，置于落款盖章之后、主题词之上注释，应用数字顺序排列，置于落款盖章之后、主题词之前。前。其他注意事项：其

32、他注意事项：1.引文引文 先引标题，后引发文字号；先引标题，后引发文字号；2.使用使用国家法定计量单位；国家法定计量单位；3.在使用简称时，一般应先用全称，并在使用简称时，一般应先用全称，并注明简称；注明简称；4.数字书写数字书写 除成文时间、部分结构层次序数和词除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。一、规范化的公文格式（一、规范化的公文格式（3）认识公文格式规范化、标准化的意义 一、公文特定的格式是公文法定权威性和组

33、织约束力的要求。公文的格式显现了公文的庄重和严肃:有利于提高办事效率：思想上的重视可促进实际工作的实施；二、标准格式便于实行自动化处理，提高公文检索处理的速度，便于实现公文信息资源的共享。三、格式的标准也能显示机关、单位处理公文的水平。了解公文的五种格式及常用格式的规则 文件式格式 信函式格式 会议纪要格式 命令式格式 公告、通告格式首页首页首页首页版记部分的有关规定 内容：主题词，抄送，印发机关，印发时间；格式要求：位置要求在封四；“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字；“抄送”左空一字，用3号仿宋体字，抄送机关之间用逗号隔开，最后一个抄送机关后用句号；“印发机关”左空一字标识，用3号

34、仿宋体字，“印发时间”右空一字，用阿拉伯数码。发文时，应正确选择格式。根据下面的组织关系，应当选择什么样的格式？广东省广新外贸集团有限公司向省机械进出口有限公司等下发通知、决定等，应当用什么格式？省机械进出口股份有限公司向广东省广新外贸集团有限公司呈送请示、报告，应当用什么格式？省机械进出口有限公司与广东珠江桥生物科技有限公司协商某件事情，应当用什么格式？*公文规范格式的选择：*上行文（报告、请示、上行的意见），应当用文件式格式；*下行文（通知、批复、通报等），用文件式格式，也可用信函式格式；*平行文用信函式格式；*会议纪要（办公会议纪要用纪要格式，其他会议可选用文件式或信函式或纪要式格式）。

35、党政公文的格式有很大的区别:党的下行文文件式格式（版头部分）：份号 000001 机密 特急 市委文件 委2008号 党的上行文格式 市委（报告）委2008号 签发人：印章是公文生效的标志。行政公文，（含企事业单位）印章的盖法于2001年作了很大的修改。*印章的位置：距离正文2-4mm；*公文不能出现“此页无正文”现象：印章必须与正文同处一页.*联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，都应加盖印章。*单个印章的两种盖法：当下弧无文字时，采用下套方式；当下弧有文字时，采用中套方式。*两个印章的盖法有严格的规定。*三个或三个以上印章的盖法也有严格的规定。*加盖一个或两个印章后，不必签署

36、发文机关；加盖三个或三个以上的印章，必须署发文机关名称。两个印章的盖法不要混淆党政公文印章的盖法 党的公文单个印章的盖法：党支部 2008年3月6日 草稿是在文件形成过程中草创的供进一步讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始非正式文稿，内容未正式确定，不具备文件的现行效用。一般要在文件标题的下方或右侧用括号标上“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“修改稿”“草稿”“草案”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。重要文件的草稿可作为立卷归档的对象。定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式文件的现行效用，是制作文件正本的标准依据。定稿一经确定，如不经法定责任者的认可，任何人不得再对其内

37、容予以修改，否则无效。外形特征是有生效标志，有的还标有“定稿”“原本”“最后完成稿”等稿本标记。定稿不对外发出，而是供制作正本等或留存备查用。三、文件的稿本（三、文件的稿本（1）正本正本现行有效的正式文本，内容必须是对定稿的完整再现。外形特征是格式正规并有印章或签署等标记，一些特殊文件上还标有“正本”字样。受文者一方若需留存该文件即应留存正本，因为在法律意义上正本比副本更具证据价值，更具权威性。试行本试行本主要适用于发文单位认为文件内容经一段时间和在一定范围内的实践检验后可能将予修订。一般在文种后用括号注明“试行试行”字样。它在规定的试行期和试行空间范围、机构人员范围内具有正式文件的现行效用。

38、暂行本暂行本常用于发文单位认为因时间紧迫，文件中有关内容有可能存在不够周祥等方面缺欠，不长的一段时间后可能将予修订或确认。在文件标题的文种前加注“暂行”字样。在暂行期内具有正式文件的现行效用。修订本修订本是已发布生效的文件，经实践检验重新予以修正补充后再发布施行的文本，自修订本生效之日起，原文本即行废止。可在标题尾部标作“（修订本）”，也可在标题下做题注，即在（）内注有“某年某月某日修订”。副本副本正本复制本或复份（与正本同时印刷），供存查、知照用。节录本节录本指仅复制定稿或正本一部分内容的文本。不具备正式文件的现行效用。三、文件的稿本（三、文件的稿本（2）（一）规范性文件：如“条例”、“规定

39、”、“办法”（二）领导指导性文件：如“命令（令）”、“指示”、“批复”、“决定”、“决议”、“通报”、“通知”（三）陈述呈请性文件：如“请示”、“报告”、“议案”（四）公布性文件：如“公告”、“通告”（五）商洽性文件：如“函”（六）证明性文件：如“证明”、“介绍信”、“合同”（七）记录性文件：如“会议纪要”、“会议记录”（八）其他文件或材料：如“计划”、“规划”、“总结”、“简报”、”大事记”四（一）通用公文的种类四（一）通用公文的种类（一）（一）经济、财务文件：如：如“经济合同经济合同”（购销合同、建筑工程承包合同（购销合同、建筑工程承包合同、加工承揽合同、货物运输合同、供用电合同、仓储保管

40、合同、财产租、加工承揽合同、货物运输合同、供用电合同、仓储保管合同、财产租赁合同、借款合同、财产保险合同、科技协作合同）、赁合同、借款合同、财产保险合同、科技协作合同）、“会计文件会计文件”（会计凭证、帐册、会计报表）、会计凭证、帐册、会计报表）、“统计文件统计文件”（统计报表、统计分析报（统计报表、统计分析报告）、告）、“审计文件审计文件”（通知书、审计报告、审计意见书、审计决定）（通知书、审计报告、审计意见书、审计决定）（二）（二）人事文件：履历表、自传、鉴定、考核资料、政审材料、入党、入：履历表、自传、鉴定、考核资料、政审材料、入党、入团材料、任免呈报表、出国人员审查表、调整工资审批表、

41、个人总结、团材料、任免呈报表、出国人员审查表、调整工资审批表、个人总结、检查、还有决定、批复等。检查、还有决定、批复等。（三）（三）涉外文件：如用于外交活动的国书、全权证书、照会、备忘录、最：如用于外交活动的国书、全权证书、照会、备忘录、最后通牒、声明、外交函件等；用于对外经贸活动的经贸合同、委托书、后通牒、声明、外交函件等；用于对外经贸活动的经贸合同、委托书、保证书、许可证、信用证、票据等；用于文化技术交流活动的可行性研保证书、许可证、信用证、票据等；用于文化技术交流活动的可行性研究报告、建议书、协定书等。究报告、建议书、协定书等。（四）（四）司法文件：立案报告、起诉意见、起诉书、抗诉书、开

42、庭通知、调：立案报告、起诉意见、起诉书、抗诉书、开庭通知、调解书、裁定书、判决书、公证书、证明书。解书、裁定书、判决书、公证书、证明书。（五）（五）教学文件：如教学大纲、教学计划、教学方案、课程表、试卷、学：如教学大纲、教学计划、教学方案、课程表、试卷、学生名册、学生成绩登记表、实习与实验方案等生名册、学生成绩登记表、实习与实验方案等（六）（六）作战文件：作战命令、指示、计划（预案）、图表、战斗报告、阵：作战命令、指示、计划（预案）、图表、战斗报告、阵中日记、值班日记、敌情图、兵要地志等。中日记、值班日记、敌情图、兵要地志等。四（二）专用公文的种类四（二）专用公文的种类（一）（一）礼仪类文件：

43、文件：“请柬（或请帖、邀请书）请柬（或请帖、邀请书）”、“致词致词”、“贺词贺词”、“欢迎（送）词欢迎（送）词”、“答谢词答谢词”、“悼词悼词”等等（二）（二）书信（电文）类文件：文件：“申请书申请书”、“投投诉信诉信”、“感谢信感谢信”、“致敬信（电）致敬信（电）”、“慰问信（电）慰问信（电）”、“决心书决心书”、“倡议书倡议书”（三）（三）证明类文件：文件：“请假条请假条”、“留言条留言条”、“收条收条”、“领条领条”、“借条借条”、“欠条欠条”、“发票发票”、“交（收）货单交（收）货单”、“送货单送货单”|、“订单订单”、“保单保单”、“回执回执”（四）（四）告启类文件：启事、讣告、海报

44、文件：启事、讣告、海报四（三）社会通用事务文件的种类四（三）社会通用事务文件的种类 主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。中国共产党机关公文处理条例第八条和国家行政机关公文处理办法第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过个主题词。以国务院公文主题词表为例，选用主题词的

45、原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。国务院公文主题词表中的主题词主表的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等类。第二层是对类中每一类的具体分类。五、主题词（或关键词）（一）五、主题词（或关键词）（一）我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如国务院关于发布的通知，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的

46、主题词进行组配标引”。如国务院关于加强水土保持工作的通知，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。五、主题词（或关键词）（二）五、主题词（或关键词）（二）如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类

47、属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“?”以便区别。相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。国务院公文主题词表第一层仅分了3类，但属于类属词的主题词就有个。找到类别词后，不一定在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的

48、类别词下去找。五、主题词（或关键词）（三）五、主题词（或关键词）（三）公文中标注的最后一个（或两个）主题词（也即“形式”，此前的都属“内容”）最好找，因为它就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。如国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定，标题中的“决定”，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如国务院关于发布的通知，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，

49、而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。五、主题词（或关键词）（四）五、主题词（或关键词）（四）会议纪要适用于记载、传达会议情况和决定事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。批复适用于答复下级机关的请示事项。请示适用于向上级机关请求指示，批准的事项。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议的事项

50、。六、常用公文介绍（一）六、常用公文介绍（一）通报适用于表彰先进,批评错误，传达重要指示精神或者情况。通知是应用最广的一种公文，主要适用于以下范围：一是批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；四是人事任免。通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。公告适用于各级行政机关向人民群众宣布重要事项或者法定事项。决定适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排；奖惩有关单位和人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令(令)适用于省政府依照有关法律规定发布行政规章，县级以上人民政府宣布实施重大强制性行政措施,奖惩有关人员