信息与档案管理培训教材实用课件.ppt

1、文秘专业职业核心技能课程主讲教师cy档案的编研2内容CONTENTS认识人事档案和人事档案工作1人事档案的收集和鉴别人事档案的整理23人事档案的转递和查阅4第一节认识人事档案和人事档案工作 一、人事档案 人事档案是组织、人事、劳动部门在人人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩、工作表现的，以个人经历、德能勤绩、工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。的历史记录。(一一)定义定义我国人事档案的主体是干部和工人档案(二二)特点特点1现实性反映现实、具反映现实、具有

2、现实效力有现实效力2真实性其真实性是其真实性是相对的相对的3动态性不断产生、不不断产生、不断转递断转递4机密性涉及国家机密涉及国家机密和个人隐私和个人隐私 一份档案2121年悲剧v 汤国基曾是益阳师专建校以来第一个在诸多报刊上发汤国基曾是益阳师专建校以来第一个在诸多报刊上发表作品的学生，才华初显又桀骜不驯的他曾多次向媒表作品的学生，才华初显又桀骜不驯的他曾多次向媒体和教育部门写信，反映自己的学校师资水平不佳，体和教育部门写信，反映自己的学校师资水平不佳，并称自己的班主任周某和中文系负责人并称自己的班主任周某和中文系负责人“不学无不学无术术”。v他没有想到的是，他没有想到的是，19831983年

3、毕业后没有任何单位接收他，年毕业后没有任何单位接收他，有的单位本拟录用，但总是到最后突然变卦。有的单位本拟录用，但总是到最后突然变卦。v直到直到20032003年年6 6月，一位匿名人将其毕业鉴定、处分决月，一位匿名人将其毕业鉴定、处分决定复印件和精神病医学鉴定书的手抄件投到他信箱，定复印件和精神病医学鉴定书的手抄件投到他信箱，他才最终确认是档案里有问题。他曾得罪过的班主任他才最终确认是档案里有问题。他曾得罪过的班主任给他加上了给他加上了“有严重的神经官能症，不宜担任教学工有严重的神经官能症，不宜担任教学工作作”的评语。的评语。来源：瞭望新闻周刊来源：瞭望新闻周刊 相关链接：1是考察、了解员工

4、的重要手段2是做好组织、人事工作的依据3是澄清个人问题的凭证4是编写人物传记和专业史的宝贵资料（三（三）作用）作用5可为人才开发提供信息和数据换了4 4家单位后档案“失踪”v张小姐因新录用单位要查阅她的人事张小姐因新录用单位要查阅她的人事档案而急得团团转。档案而急得团团转。“我我19981998年大年大学毕业，之后换过学毕业，之后换过4 4家单位。期间我家单位。期间我从未去过问自己的人事档案，也不知从未去过问自己的人事档案，也不知道人事档案存放在哪儿。道人事档案存放在哪儿。”张小姐表张小姐表示，她最近跳槽到一家新单位，该单示，她最近跳槽到一家新单位，该单位要了解自己的履历，因此要查阅她位要了解

5、自己的履历，因此要查阅她的人事档案，可自己实在不知道档案的人事档案，可自己实在不知道档案存放在哪里。去过人才中心，也去过存放在哪里。去过人才中心，也去过就促中心，对方都表示就促中心，对方都表示“没有没有”。案例1 112集中统一分级负责人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理工人档案由劳动（人力资源管理）部门管理；学生档案由学校的有关部门管理；军人档案由各级政治（干部）部门管理；干部档案按干部管理权限集中统一管理。二、人事档案工作(一一)管理体制管理体制（二）人事档案工作机构（二）人事档案工作机构县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应干部档案管理工作机构。每管理1000人的档案需配

6、备一名专职干部。流动人员人事档案管理：县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构。第二节 人事档案的收集和鉴别1.归档范围一、人事档案的收集（一）归档（一）归档按照干部人事档案材料收集归档规定（25条）v建立建立干部人事档案材料收集归档干部人事档案材料收集归档机制：在机制：在材料形成之日起材料形成之日起一个月内一个月内归档归档并履行移交手续并履行移交手续。v人事人事档案管理部门应当建立联系档案管理部门应当建立联系制度制度v归档材料一般应当为归档材料一般应当为原件原件v成套材料必须成套材料必须头尾完整头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充，缺少的档案材料应当进行登

7、记并及时收集补充v干部人事档案材料的载体使用干部人事档案材料的载体使用1616开开型型或或A4A4型型的公文用纸，材料的公文用纸，材料左边左边应当应当留有留有20-2520-25毫米装订毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。边，字迹材料应当符合档案保护要求。v人事人事档案管理部门必须严格档案管理部门必须严格审核审核归档归档材料材料v符合符合归档要求的材料，必须在接收之日起归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案一个月内放入本人档案，一年，一年内整理归档。内整理归档。1.归档要求 1.1.组织、人事、劳动及其他人员管理部门组织、人事、劳动及其他人员管理部门 2.2.员工所在的党、

8、团组织、政府机关、企事业单位的有员工所在的党、团组织、政府机关、企事业单位的有关部门关部门 3.3.纪检、行政监察、保卫和公安、司法、监察部门纪检、行政监察、保卫和公安、司法、监察部门 4.4.科技、业务部门和学校、培训部门科技、业务部门和学校、培训部门 5.5.军队有关部门和民政部门军队有关部门和民政部门（二）人事档案的收集渠道（二）人事档案的收集渠道收集有关人事档案有关人事档案材料材料收集党团材料党团材料处分材料处分材料收集收集收集学历科研材料学历科研材料参军转业材料参军转业材料 1.判断材料是否属于人事档案2.判断是否本人的档案材料3.判断材料是否处理完毕和手续齐全4.判断材料是否真实、

9、准确、完整5.查对材料是否重复取之有据，舍之有理以有关政策为依据；实事求是；要有严格的制度二、人事档案的鉴别（一）鉴别原则（一）鉴别原则（二）鉴别的内容和方法（二）鉴别的内容和方法王娜娜事件v王娜娜是周口沈丘县人，王娜娜是周口沈丘县人，20032003年高考后，年高考后，因未收到大学录取通知书，以为落榜便因未收到大学录取通知书，以为落榜便外出打工，之后结婚生子。外出打工，之后结婚生子。20152015年，她年，她发现自己当年考上了周口职业技术学院，发现自己当年考上了周口职业技术学院，但被张莹莹顶替了。但被张莹莹顶替了。v20162016年年2 2月下旬，部分媒体王娜娜被冒月下旬，部分媒体王娜娜

10、被冒名顶替上学一事，引发社会关注。名顶替上学一事，引发社会关注。v事件处理结果：事件处理结果：1313名相关责任人受到严名相关责任人受到严肃处理，肃处理，3 3人涉嫌违法已移交司法机关。人涉嫌违法已移交司法机关。案例15（三）剔除材料的处理（三）剔除材料的处理材料是否齐全、完整、真实手续是否完备、填写是否规范有无错装、混装整理是否合乎要求信息准确无误对缺少的主要材料要登记并补充对审核出的问题要登记并解决要求内容（四）人事档案材料的审核（四）人事档案材料的审核第三节 人事档案的整理v10类：v履历，自传，鉴定、考核、考察，学历、评聘专业技术职务，政治历史审查，入党入团，奖励，处分，录用、任免、出

11、国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料，其他一、分类(一一)正本正本(二二)副本副本7类v按时间顺序排列 二、排列(一一)履历材料履历材料(二二)自传材料自传材料包括履历表、登记表、简历表、更改姓名的报告及批件等v按时间顺序排列历年的鉴定，出国、出境调动、毕业鉴定，考核表、干部任免、调动依据的正式考察综合材料等(三三)鉴定、考核、考察材料鉴定、考核、考察材料v按时间顺序排列 v按时间顺序排列(四四)学历、评聘专业技术职务学历、评聘专业技术职务 与评定岗位技能的材料与评定岗位技能的材料(五五)政治历史审查材料政治历史审查材料学历、学位、学习成绩、培训结业、评聘专业技术职务、评定岗位技能情

12、况的材料v按批复-结论-本人对结论的意见-调查报告-证明材料顺序排列 凡是对员工政治历史、精力、出身、社会关系、党纪、参加工作时间等问题进行审查形成的材料v先团后党，然后按志愿书-申请书-转正申请-登记表排列(六六)入党入团材料入党入团材料(七七)奖励材料奖励材料包括履历表、登记表、简历表、更改姓名的报告及批件等v按时间顺序排列包括违反党纪、政纪、国法受到纪检、监察、或其他审查部门对其所犯错误进行调查处理形成的材料(八八)处分材料处分材料v按批复-结论-本人意见-调查报告-证明顺序排列 包括对在工作或学习中有突出成绩的员工给予奖励或表彰的材料v先团后党，然后按志愿书-申请书-转正申请-登记表排

13、列(九九)录用、任免、出国（出录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料表会议代表的材料包括办理任免、选举、调动、是剖线、晋级、录用、聘用、招用、转业、工资、待遇、出国、离退休及退职材料、各种代表会登记表等包括残疾体检表、确定残疾等级材料，工伤职业病证明材料，民事纠纷判决书、调解书，讣告、悼词等(十十)其他其他v按时间顺序排列 v工资待遇按时间顺序排列，调动任免与离退、出国出境、其他按时间顺序排列 v排好顺序，用铅笔在每份右上角统一编号。v如1-1，1-2；9-1-1，9-1-2。三、编号(一一)编顺序号编顺序号(二二)编页码编页码v用铅笔在每张右下角

14、编，封面不编，空表编。类类别别号号类类内内顺顺序序号号v可从所管辖两级副职开始填写四、抄写职务变动表(一一)裁剪裁剪v标准：18.5cm26cm五、技术加工(二二)折叠折叠v注意：留足装订边；折痕不被裁住和磨损(三三)托裱托裱v适用于纸质较薄、脆，小于16开、折皱损毁的材料(四四)加边加边v适用于不需托裱又小于标准的材料(五五)包边包边v不能包住字(六六)其他其他v去金属物、透明纸粘贴、缝纫等六、打印人事档案目录v人事档案目录类号类号材料名称材料名称材料制成时间材料制成时间年年 月月 日日份数份数页数页数备注备注(一一)目录与材料核对无误目录与材料核对无误七、装订(二二)把全卷材料理齐把全卷材

15、料理齐v材料条件好的要做到四边齐；材料条件差的要保证三边齐、上边基本齐。(三三)左侧装订左侧装订v每册厚度一般不超过2.5厘米。八、验收v（一）检验卷内的档案材料是否都属于该人的。v（二）材料分类是否准确，每类材料的排列是否有序，方法是否得当。v（三）检验目录登记与实际材料是否相符，材料名称、制成时间、份数、页数的填写是否准确，留下的空格是否适当，字迹是否工整、清楚。v（四）材料上的金属物是否已全部拆除，裱糊、折叠是否合乎要求。v（五）检验装订的档案材料是否四边整齐，有无压字，伤字现象，卷内材料的位置是否准确，卷夹封面书写是否规范整洁。第三节 人事档案的保管范围、转递和查阅 一、人事档案的保管

16、范围(一一)在职人员的在职人员的由主管该人的组织、人事部门保管由各级党委统战部门保管由学校的学生工作部门或人事部门保管根据其主要职务而定由所在企业的劳资部门保管干部的军队和地方互兼职务的干部的民主党派和无党派爱国人士的企业职工的在校学生的(二）离退休人员的二）离退休人员的由该人的管理部门保管由中组部或人事部保管由所在企业的劳资部门保管党中央、国务院管理的干部其他干部的工人的是中共党员的是民主党派和无党派国人士的由中央统战部保管军队干部由总政治部保管高级干部的其他干部的由各大单位或军、师级单位保管(三）死亡人员的三）死亡人员的其档案由原管理部门保管5年后，移交机关档案部门保存，并按有关规定进馆党

17、中央、国务院管理的干部司局级干部、著名人物其他干部其档案由原管理单位保管5年后，移交中央档案馆保存其档案由原管理单位保管5年后，移交本机关档案部门保存，并定期移交同级档案馆军队干部交解放军档案馆保存建国前牺牲、病故的排职以上干部的建国后死亡的正师职以上干部的交总政治部档案馆保管建国后死亡的副师职以下的按隶属关系分别交各大单位档案馆保管死亡5年后交企业综合档案部门保管；特殊的按规定移交有关档案馆企业职工的（四）辞退、开除工职、受刑（四）辞退、开除工职、受刑事处分、出国不归等人员的事处分、出国不归等人员的由原单位保管；刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位或移交人才交流中心辞职、

18、退职、自动离职的被开除公职的其档案交给人才交流中心管理受刑事处分的出国不归、失踪、逃亡的未就业的由原单位保管；已就业的由有关人事、劳动部门或人才服务中心保管由原单位代管或交人才交流中心管理二、人事档案的转递v1.1.及时及时档随人走档随人走v2.2.准确准确必须以任免文件或调动通知为依据。必须以任免文件或调动通知为依据。v3.3.安全安全杜绝失密、泄密和丢失现象杜绝失密、泄密和丢失现象。v（二）转递工作的方式（二）转递工作的方式v1.1.零星转递零星转递v2.2.成批移交成批移交（一）转递工作的要求（一）转递工作的要求案例：人事档案丢失影响社保 用人单位被判赔偿五万人事档案是劳动者就业和享受社

19、会保障待遇是劳动者就业和享受社会保障待遇的身份证，一旦丢失会造成许多的困难和的身份证，一旦丢失会造成许多的困难和麻烦。河南省郑州市居民王老先生近日麻烦。河南省郑州市居民王老先生近日(2014-12)(2014-12)为此和自己的单位河南某科贸公为此和自己的单位河南某科贸公司打了一场劳动争议官司，法院判决用人司打了一场劳动争议官司，法院判决用人单位赔偿王老先生各种损失单位赔偿王老先生各种损失5 5万元。万元。34v1.1.转出的程序和手续转出的程序和手续在转出材料登记簿上详细登记在人事档案底册上注销填写人事档案转递通知单将材料严密包封，加盖密封章以密件寄出或派专人送交收到回执，粘贴在存根上（二）

20、转递工作程序和手续（二）转递工作程序和手续v2.2.接收单位的工作程序和手续接收单位的工作程序和手续检查是否属于本单位审核转递人事档案材料通知单查对无误在回执单上签字、盖章寄还（送还）回执登记入库 ：兹将兹将 等等 同志的档案材料转去，请按干部档案目录清点查收，并将回同志的档案材料转去，请按干部档案目录清点查收，并将回执及时退回。执及时退回。组织部（或人事处、劳资处）组织部（或人事处、劳资处）年年 月月 日日 姓姓 名名 转递原因转递原因 正本（卷）正本（卷）副本（卷）副本（卷）档案材料（份）档案材料（份）回回 ：你处于你处于 年年 月月 日转来日转来 字字 号号 等等 同志的档案共同志的档案

21、共 卷，材料共卷，材料共 份，已全部收到，现将回执退回。份，已全部收到，现将回执退回。收件人签名收件人签名 收件机关盖章收件机关盖章执执 年年 月月 日日文秘教研室 cy37转递人事档案材料通知单转递人事档案材料通知单（第二联）字第号（三）（三）“无头档案无头档案”形成的原因及处理办法形成的原因及处理办法v1.1.“无头档案无头档案”产生的原因产生的原因v未及时转递档案未及时转递档案v2 2.对对“无头档案无头档案”的处理的处理建立、执行严格的管理制度建立、执行严格的管理制度及时掌握人员流动信息及时掌握人员流动信息先调档后调人先调档后调人新收集的材料要及时归档、整理新收集的材料要及时归档、整理

22、转递一个人的人事档案材料必须一次全部转出转递一个人的人事档案材料必须一次全部转出保持档案人员的相对稳定保持档案人员的相对稳定指员工不知去向指员工不知去向而积存在人事档而积存在人事档案部门的人事档案部门的人事档案材料案材料三、人事档案的查阅宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用。宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用。（一）查阅的原则（一）查阅的原则v利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员；利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员；v组织、人事、劳动部门查阅必须有手续完备的信件；组织、人事、劳动部门查阅必须有手续完备的信件；v其他部门查阅应有查档介绍信或审批表；其他部门查阅应有查档介绍信或审批

23、表；v不得查阅本人及其亲属的档案；未经允许不得查同级人员的档案；不得查阅本人及其亲属的档案；未经允许不得查同级人员的档案；下级不得查阅上级人员的档案；下级不得查阅上级人员的档案；v本单位组织、人事、劳动部门一般不得查阅本单位领导人的档案；本单位组织、人事、劳动部门一般不得查阅本单位领导人的档案；v只准查阅介绍信或审批表中提到的内容。只准查阅介绍信或审批表中提到的内容。（二）查阅的要求（二）查阅的要求（三）查阅的程序和手续（三）查阅的程序和手续填写查（借）阅干部人事档案审批表 审核审批表和证件办理借阅登记手续工作人员提取档案借阅者阅览归还、清点信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)信息与

24、档案管理培训教材PPT实用课件(43页)v提出申请提出申请出具证明出具证明审批审批盖章盖章登记登记交予交予（四）出具证明和复制的手续（四）出具证明和复制的手续v1.1.出具证明手续出具证明手续v提出申请提出申请审批审批复制复制盖章盖章交予交予v2.2.复制手续复制手续信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)v1.1.不得写划、涂改、拆散、抽出、增添、污损档案内容。不得写划、涂改、拆散、抽出、增添、污损档案内容。v2.2.注意保密，不得与无关人员谈话或泄露档案内容。注意保密，不得与无关人员谈话或泄露档案内容。v3.3.未经批准，不得复制档案材料

25、；查档摘抄或复印的材未经批准，不得复制档案材料；查档摘抄或复印的材料应办理登记手续，且不得给无关人员传看，用完后应自料应办理登记手续，且不得给无关人员传看，用完后应自行销毁。非保密本不能记录干部人事档案内容。行销毁。非保密本不能记录干部人事档案内容。v4.4.严禁在阅档室内吸烟。严禁在阅档室内吸烟。（五）查档注意事项（五）查档注意事项信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)200910信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)v1.1.命题者暗中将两个概念调换，造成选项中表述概念的属性、本质特

26、征、作用、发展趋势等概念内涵的改变，乍看与原文的说法一样，但仔细推敲就会发现实际上并不是一回事。命题者暗中将两个概念调换，造成选项中表述概念的属性、本质特征、作用、发展趋势等概念内涵的改变，乍看与原文的说法一样，但仔细推敲就会发现实际上并不是一回事。v2.2.从理论上说，宗教是中国文化的整体结构中不可或缺的组成部分，宗教与中国文化的各种形态构成了具有内在统一性的完整的文化共同体。这是一种动态互补结构，宗教与中国文化整体之间在长期的历史行程中彼此认同，相互影响，共同发展。从理论上说，宗教是中国文化的整体结构中不可或缺的组成部分，宗教与中国文化的各种形态构成了具有内在统一性的完整的文化共同体。这是

27、一种动态互补结构，宗教与中国文化整体之间在长期的历史行程中彼此认同，相互影响，共同发展。v3.3.命题者设置选项时在事物的性质上设置干扰，有意将阅读材料中肯定了的事物加以否定，或者将否定了的事物加以肯定。在阅读文章或选项句时，要注意区别作者对每一种事物的观点态度，特别注意含有作者观点态度的语句。命题者设置选项时在事物的性质上设置干扰，有意将阅读材料中肯定了的事物加以否定，或者将否定了的事物加以肯定。在阅读文章或选项句时，要注意区别作者对每一种事物的观点态度，特别注意含有作者观点态度的语句。v4.4.文化自信，当然不是文化的自我自信。文化并非主体，主体是人。在当代中国，文化自信的主体是中国共产党

28、和中华民族。要坚定文化自信，不能只看到物，看到文化的载体，而要理解中华文化的深层内涵。无论是文物还是典籍，都只是文化的载体，而灵魂是载体中的内在精神。文化自信，当然不是文化的自我自信。文化并非主体，主体是人。在当代中国，文化自信的主体是中国共产党和中华民族。要坚定文化自信，不能只看到物，看到文化的载体，而要理解中华文化的深层内涵。无论是文物还是典籍，都只是文化的载体，而灵魂是载体中的内在精神。v5.5.心态强起来应增强自尊自信。中华民族是一个自尊自信的民族，自尊自信是中华民族精气神的集中体现。新时代，自尊自信源于深入了解心态强起来应增强自尊自信。中华民族是一个自尊自信的民族，自尊自信是中华民族

29、精气神的集中体现。新时代，自尊自信源于深入了解“我们从哪里来我们从哪里来”“”“我们走向何方我们走向何方”v6.6.心态强起来应更加理性平和。理性平和就是冷静全面看待事物，不为不良情绪所左右；就是辩证客观分析问题，不偏激也不片面；就是实事求是解决问题，不扣帽子不打棍子。心态强起来应更加理性平和。理性平和就是冷静全面看待事物，不为不良情绪所左右；就是辩证客观分析问题，不偏激也不片面；就是实事求是解决问题，不扣帽子不打棍子。v7.7.只有清醒认识我国历史走向、准确定位我国历史方位，才能更加自尊自信。只有不断增强自尊自信，才能更加敢于正视自身不足、敢于承认别人长处，进而取长补短，更好迈向伟大复兴。只

30、有清醒认识我国历史走向、准确定位我国历史方位，才能更加自尊自信。只有不断增强自尊自信，才能更加敢于正视自身不足、敢于承认别人长处，进而取长补短，更好迈向伟大复兴。v8.8.一个国家的社会心态与其发展实际密切相关，是时代的一个国家的社会心态与其发展实际密切相关，是时代的“晴雨表晴雨表”“”“风向标风向标”；它同时会影响每个社会成员的价值取向和行为方式，甚至影响整个国家发展大局。积极健康的社会心态是个人、社会、国家发展进步的重要社会心理基础，也是国家软实力的重要组成部分。；它同时会影响每个社会成员的价值取向和行为方式，甚至影响整个国家发展大局。积极健康的社会心态是个人、社会、国家发展进步的重要社会

31、心理基础，也是国家软实力的重要组成部分。v9.9.事物和事理有时往往是比较复杂的，要对某一事物的特点准确、清楚地说明，还必须根据事物本身的条理性和特征，选取合理的顺序进行说明。合理的说明顺序，是指能充分表现事物或事理本身特征的顺序，它必须清晰、有层次地展现事物各方面，也需要符合人们认知事物的规律。事物和事理有时往往是比较复杂的，要对某一事物的特点准确、清楚地说明，还必须根据事物本身的条理性和特征，选取合理的顺序进行说明。合理的说明顺序，是指能充分表现事物或事理本身特征的顺序，它必须清晰、有层次地展现事物各方面，也需要符合人们认知事物的规律。信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)信息与档案管理培训教材PPT实用课件(43页)