高校文件资料归档范围及其归档程序课件.ppt
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1、高等学校文件材料归档范围高等学校文件材料归档范围及归档工作程序及归档工作程序西北工业大学档案馆西北工业大学档案馆 柯峰柯峰提提 纲纲 高校文件材料归档范围高校文件材料归档范围 预立卷工作预立卷工作 归档工作程序归档工作程序依依 据据 材材 料料 2008年年9月月1日起实施的教育部和国家档案局日起实施的教育部和国家档案局联合制定教育部第联合制定教育部第27号令号令高等学校档案管理办法高等学校档案管理办法 1994年年1月月1日起实施的原国家教委制定的日起实施的原国家教委制定的 教办教办1993429号文件号文件 高等学校档案实体分类法高等学校档案实体分类法高等学校档案工作规范高等学校档案工作规
2、范首先,明确什么是高等学校档案?首先,明确什么是高等学校档案?是指高等学校从事招生、教学、科研、是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。形式、载体的历史记录。办法办法第二条第二条 第一部分 归档范围第一部分 归档范围1、归档原则2、归档重点3、归档范围1、归档的文件材料,必须对学校和社会有史、归档的文件材料,必须对学校和社会有史料和研究价值,具有料和研究价值,具有参考价值和凭证作用参考价值和凭证作用。2、归档的文件材料,必须反映
3、学校各项活动、归档的文件材料,必须反映学校各项活动的全过程,保证的全过程,保证完整、准确、系统完整、准确、系统。3、归档的文件材料,必须遵循其自然形成规、归档的文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持文件的原貌,保持彼此间的律,保持文件的原貌,保持彼此间的有机联有机联系和成套性系和成套性特点。特点。一、归档原则一、归档原则二、归档重点:二、归档重点:本校本校形成的形成的不同载体、不同形式不同载体、不同形式的的文件材料及上级针对本校的指令性、指导文件材料及上级针对本校的指令性、指导性件和需要学校承办的文件材料。性件和需要学校承办的文件材料。三、归档范围三、归档范围高等学校档案管理办法高等学校档案管
4、理办法第十五条明确规定:第十五条明确规定:高等学校应当对纸质档案材料和电子档高等学校应当对纸质档案材料和电子档案同步归档。文件材料的归档范围有案同步归档。文件材料的归档范围有十一十一大大类。类。1 1、党群类、党群类 2 2、行政类、行政类 3 3、学生类、学生类 4 4、教学类、教学类 5 5、科研类、科研类 6 6、基本建设类、基本建设类 7 7、仪器设备类、仪器设备类 8 8、产品生产类、产品生产类 9 9、出版物类、出版物类 1010、外事类、外事类 1111、财会类、财会类 1、党群类(、党群类(DQ)主要包括学校党委、工会、团委、民主主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各
5、种会议文件、会议记录及纪党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。关与学校关于党群管理的文件材料。依据高校档案实体分类法,党群类依据高校档案实体分类法,党群类(DQ)可以划分为)可以划分为7个二级类目。个二级类目。DQ类类DQ11党务综合党务综合DQ12纪检纪检DQ13组织组织DQ14宣传教育宣传教育DQ15统战统战DQ17团委团委DQ16工会工会 DQ类文件材料归档应注意问题:类文件材料归档应注意问题:DQ11党务综合:分党委、总支、直属支部综合材料入此。党务综合:分党委、总支、直属支部综
6、合材料入此。DQ12纪检:纪检:党员处分、复党员处分、复 查材料,群众来信来访及处理意见查材料,群众来信来访及处理意见。DQ13组织:党校工作及离退休干部材料入此。组织:党校工作及离退休干部材料入此。DQ14宣传教育:学生思想政治教育工作文件入此。宣传教育:学生思想政治教育工作文件入此。DQ15统战:民主党派、政协委员、人大代表材料入此。统战:民主党派、政协委员、人大代表材料入此。DQ16工会:妇女工作、工会:妇女工作、“三育人三育人”材料材料入此。入此。DQ17团委:学生社团材料入此。团委:学生社团材料入此。2、行政类(、行政类(XZ)主要包括高等学校行政工作的各种会议主要包括高等学校行政工
7、作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。于人事管理、行政管理的材料。依据高校档案实体分类法,行政类依据高校档案实体分类法,行政类(XZ)可以划分为)可以划分为6个二级类目。个二级类目。XZ类别XZ11行政综合行政综合XZ12人事人事XZ13监察监察审计审计XZ14武装武装保卫保卫XZ15总务总务XZ16档案档案图书图书文博文博 XZ类文件材料归档应注意问题类文件材料归档应注意问题:XZ11 行政综合:学校评估、教代会、校史和院、系、所等单行政综合:学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此。位综合材料入此。X
8、Z12人事:师资工作材料入此。人事:师资工作材料入此。XZ13监察审计监察审计XZ14武装保卫:治安综合治理材料入此。武装保卫:治安综合治理材料入此。XZ15总务:总务:后勤服务工作材料入此。后勤服务工作材料入此。XZ16档案、图书、文博档案、图书、文博 3、学生类、学生类 主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。党团组织档案、毕业生登记表等。办法办法将学生档案纳入归档范围,而且单独将学生档案纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本
9、和重视民生档案的理念。设类,彰显了以人为本和重视民生档案的理念。中国教育报中国教育报20082008年年9 9月月2626日日 依据依据教育部关于学历问题的答复意见教育部关于学历问题的答复意见本、专科毕本、专科毕(结结)业生离校随转个人档案一般应有如下材料业生离校随转个人档案一般应有如下材料:(1)高中毕业生登记表;高中毕业生登记表;(2)高考体检表;高考体检表;(3)高考报名表;高考报名表;(4)高考政审表;高考政审表;(5)报考高校志愿表和高考成绩单报考高校志愿表和高考成绩单(一式两份一式两份);(6)高校学籍登记表并附成绩单;高校学籍登记表并附成绩单;(7)高校毕业生健康证明;高校毕业生
10、健康证明;(8)高校毕业鉴定表;高校毕业鉴定表;(9)高校毕业生登记表。高校毕业生登记表。4、教学类(、教学类(JX)主要包括反映教学管理、教学实践和教主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围高等学校教学文件材料归档范围(87)教教办字办字016号号)的相关规定执行。的相关规定执行。高等学校教学文件材料归档范围高等学校教学文件材料归档范围主要包括主要包括17个方面个方面1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。2.综合性
11、教学文件材料。综合性教学文件材料。3.招生工作的材料等。招生工作的材料等。4.学籍管理的材料。学籍管理的材料。5.学生奖惩材料。学生奖惩材料。6.教学计划、方案和教学大纲,教学改革教学计划、方案和教学大纲,教学改革方案、总结。方案、总结。7.教材方面的材料。教材方面的材料。8.教学实习、生产实习方面的材料。教学实习、生产实习方面的材料。9.课堂教学材料。课堂教学材料。10.优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。11.研究生及硕士、博士学位获得者的名册、研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。学位论文及有关审批文件。12.毕业
12、生分配材料。毕业生分配材料。13.毕业生质量调查材料。毕业生质量调查材料。14.师资培训的计划、考核和总结,出国进师资培训的计划、考核和总结,出国进修等文件。修等文件。15.教研室的教学总结,教师教学经验总结、教研室的教学总结,教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料,教学情况调查表。教师教学质量奖励材料,教学情况调查表。16.教师工作量的规定及执行情况。教师工作量的规定及执行情况。17.夜大学、函授部和各类培训班、进修班夜大学、函授部和各类培训班、进修班形成的文件和材料。形成的文件和材料。依据高校档依据高校档案实体分类法,案实体分类法,教学类有教学类有二种分二种分类方案。类方案。其中其中按照教
13、学按照教学环节分,教学类环节分,教学类(JX)可以划分)可以划分为为8个二级类目。个二级类目。实体分类号实体分类号类目类目JX11教学综合教学综合JX12学科与实验室建设学科与实验室建设JX13招生招生JX14学籍管理学籍管理JX15课堂教学与教学实践课堂教学与教学实践JX16学位工作学位工作JX17毕业生工作毕业生工作JX18教材教材 教学类档案按照学生层次也可划分为如教学类档案按照学生层次也可划分为如下下4个二级类目。个二级类目。实体分类号实体分类号类目类目JX11综合综合JX12研究生教育研究生教育JX13本、专科教育本、专科教育JX14成人教育成人教育 教学类文件材料归档应注意:教学类
14、文件材料归档应注意:1、归档的重点是本校在教学工作,、归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。同载体的文件材料。2、规模较大的学校,对教学档案中、规模较大的学校,对教学档案中的少数不属于永久保存的类目,如本科生的少数不属于永久保存的类目,如本科生毕业论文、实习报告等可由院系保存。学毕业论文、实习报告等可由院系保存。学校档案部门只按一定比例择优接收。校档案部门只按一定比例择优接收。5、科研类(、科研类(KY)按原国家科委、国家档案局发布的按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定科学技术研究档案管理暂行
15、规定(国档发国档发19876号号)执行。执行。依据高校档案实体分类法,科研类依据高校档案实体分类法,科研类(KY)可以划分为)可以划分为2个二级类目。个二级类目。实体分类号实体分类号类目类目KY11科研综合KY12科研项目KY11(综合)归档范围(综合)归档范围 序号序号归档范围归档范围1科研行政管理文件材料 2科研计划管理文件材料 3科研成果管理文件材料4科研经费管理文件材料 5申报科学基金及有关批复6学会工作(学术活动)材料 KY12(科研项目科研项目)归档范围归档范围 序号序号项目阶段项目阶段1 1科研准备阶段科研准备阶段2 2研究实验阶段研究实验阶段3 3总结鉴定阶段总结鉴定阶段4 4
16、申报奖励阶段申报奖励阶段5 5推广应用阶段推广应用阶段6、基本建设类、基本建设类(JJ)按国家档案局、原国家计委发布的按国家档案局、原国家计委发布的基基本建设项目档案资料管理暂行规定本建设项目档案资料管理暂行规定(国档发国档发19884号号)执行。执行。基建档案主要是在基本建设管理和基本基建档案主要是在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的文件材料。建设工程项目活动过程中形成的文件材料。依据高校档案实体分类法,基本建设依据高校档案实体分类法,基本建设类(类(JJ)可以划分为)可以划分为2个二级类目。个二级类目。实体分类号实体分类号类目类目JJ11基建综合JJ12工程项目 JJ11(综合
17、)归档范围(综合)归档范围序号序号归档范围归档范围1上级有关基建工作的文件2基建工作规章制度 3基建工作计划、总结、简报 4基建工作总体规划 5基建工作年度(季度)总结、统计报表6基建工程财务预、决算 7全校性总体规划、设计总平面图8水、电、气管道分布图9地质勘探、地形测量材料 JJ12(工程项目工程项目)归档范围归档范围:序号序号材料名称材料名称1项目可行性研究项目可行性研究2项目设计基础文件项目设计基础文件3项目设计文件项目设计文件4项目管理文件项目管理文件5项目施工文件项目施工文件6项目竣工验收文件项目竣工验收文件7财务管理文件财务管理文件8监理文件材料监理文件材料 1、若项目为国家重大
18、建设项目需要按照若项目为国家重大建设项目需要按照国家重大建设项目文件归档要求与档案国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范整理规范(DA/T 28-2002)执行。)执行。基建类材料归档应注意基建类材料归档应注意:2、基本建设项目的档案资料工作要与项、基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。目建设进程同步。3、建设项目实行总承包的,各分包单位、建设项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资负责收集、整理分包范围内的档案资料,交总包单位汇总、整理。料,交总包单位汇总、整理。7、仪器设备类(、仪器设备类(SB)主要包括各种国产和国外引进的精密、主要包括各种国产和国外引进
19、的精密、贵重、稀缺仪器设备贵重、稀缺仪器设备(价值在价值在10万元万元以上以上)的的全套随机技术文件以及在接收、使用、维全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。修和改进工作中产生的文件材料。依据高校档案实体分类法,仪器设备依据高校档案实体分类法,仪器设备类(类(SB)档案可以划分为)档案可以划分为2个二级类目。个二级类目。实体分类号实体分类号类目类目SB11综合SB12设备仪器种类SB11(综合)归档范围(综合)归档范围序号序号归档范围归档范围1 1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件2 2本校仪器、设备管理的规章制度3 3设备工作计划、报告、总结、调查材料4
20、4本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案5 5本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复6 6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 SB12主要内容包括仪器设备项目依据主要内容包括仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。随机图样等方面。1、仪器设备工作量大的院校,随机档案可设分、仪器设备工作量大的院校,随机档案可设分室保存,二级管理。室保存,二级管理。2、仪器设备归档的重点是:、仪器设备归档的重点是:10万元以上设备各万元以上设备各个环节形成的不同载体材料,包括全套随机图个环节形成的不同载体材料,包括全套
21、随机图样。样。3、若购置仪器设备为国家重大建设项目需要按、若购置仪器设备为国家重大建设项目需要按照照国家重大建设项目文件归档要求与档案整国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范理规范(DA/T 28-2002)执行。)执行。仪器设备类材料归档应注意仪器设备类材料归档应注意:8、产品生产类(、产品生产类(CP)主要包括高等学校在产学研过主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。品照片、录像等。依据高校档案实体分类法,产品生产类依据高校档案实体分类法,产品生产类(CP)档案可以划分为)档案可以划分为2个二级类目。个二级类目。实体分类号实
22、体分类号类目类目CP11综合CP12产品种类CP11(综合)归档范围(综合)归档范围序号序号归档范围归档范围1上级关于产品生产与科技开发管理的文件2本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表3产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 4产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方 面来往的文件材料 5产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 CP12(产品项目产品项目)归档范围归档范围序号序号材料名称材料名称1销售管理销售管理2产品计划准备阶段材料产品计划准备阶段材料3产品生产设计(研制)阶段材料产品生产设计(研制)阶段材料4产品生产试制与鉴定阶段材料
23、产品生产试制与鉴定阶段材料5产品生产阶段材料产品生产阶段材料9、出版物类(、出版物类(CB)主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。书及出版发行记录等。依据高校档案实体分类法,出版物类依据高校档案实体分类法,出版物类(CB)档案可以划分为)档案可以划分为5个二级类目。个二级类目。实体分类号实体分类号类目类目CB11综合CB12报纸CB13刊物CB14书稿CB15音像CB11(综合)归档范围(综合)归档范围序号序号归档范围归档范围1 1 上级有关编辑
24、出版工作的文件 2 2上级召开的编辑出版工作会议文件 3 3本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录4 4本校编辑出版工作规章制度、统计报表5 5 编辑出版部门管理形成的文件材料 CB12-15(出版物项目出版物项目)归档范围归档范围 包括出版物的编审、出版等方面的全套包括出版物的编审、出版等方面的全套材料。材料。10、外事类(、外事类(WS)主要包括学校外事工作管理和外主要包括学校外事工作管理和外事活动中形成各种文件材料;事活动中形成各种文件材料;主要包括主要包括:1、学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修
25、的材料;学、合作研究、学习进修的材料;2、学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;中形成的材料;3、学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;港澳台学生等的材料;4、学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材 料。料。依据高校档案实体分类法,外事类依据高校档案实体分类法,外事类(WS)档案可以划分为)档案可以划分为5个二级类目。个二级类目。实体分类
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