第三章-档案整理立卷-《档案管理实务》课件.ppt

1、项目三项目三 档案整理立卷档案整理立卷 学习目标通过本项目单元学习，掌握档案整理工作的内容、原则和要求；学会正确地区分档案全宗以及全宗内档案的分类方法；初步掌握档案立卷工作的方法。通过本项目单元的学习与任务训练，能够按照档案整理立卷方法和程序，进行档案整理工作。任务一 熟悉档案整理工作内容 1、掌握档案整理工作的含义。2、明确档案整理工作的内容、原则及要求。知识目标：知识目标：1、能够明确档案整理工作在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案整理要求判断具体做法是否规范。能力目标：能力目标：案例导入 某某市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“某某市机械设备制造

2、公司”。原来三个工厂的档案由新组建的某某市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室工作人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题：其一，合并前后三个工厂以及新成立的公司的档案如何管理；其二，原来第三工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案凌乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这些工作呢？档案整理工作具有一套完整的内容和原则，然而在实际工作中，由于各个单位的运行和调整情况不同、组织规模和结构不同，以及文件立卷归档的质量不同等原因，我们在对接收的档案进行整理时所采取的策略和方法也应有所不同。所以，需要我们能够正确地判断所

3、遇到的具体情况，从而设计出合适的整理方案。任务训练并能按照我国档案法规的相关案卷整理要求对具体档案整理行为进行判断。活活动动目目标标通过实地调查了解某单位文书部门或档案室，了解档案整理工作中文书部门与档案部门的各自职责、档案整理的含义及内容；活活动动组组织织根据情况灵活分组调查；1、学生分组进行上网查阅我国档案法规中关于档案整理的具体规定或实地调查了解某单位档案室整理案卷或归档文件的要求，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案整理工作的具体做法。2、对比评价各组，评选出最佳小组；活动内容与要求活动内容与要求【理论支撑】一、档案整理工作的内容和意义一、档案整理工作的内容和意义（一

4、）档案整理工作的内容 档案整理内容包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。档案整理的上述内容并非任何情况下全部进行，而是由档案的具体状况来决定整理内容的范围，其大体可以分为三种情况：一是系统排列和编目；二是局部调整；三是全面整理。档案整理工作包括：1区分全宗；2全宗内档案的分类；3立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）4装订或“装盒”5编制案卷目录 6案卷排列和编号 全宗内档案的分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录等业务环节一般是由文书部门或文书人员承担的，即文书立卷；归档案卷的统一编号和排列由档案室承担

5、；全宗的划分和排列多由档案馆承担。但是这些工作并不是在同一时期全部进行的，而是根据档案的形成特点分阶段进行的归纳有以下三种：1档案室对正常接收进馆归档案卷的整理 2档案馆对正常接收进馆归档案卷的整理 3档案室（馆）对零散文件进行全过程的整理（二）档案整理工作的意义 1整理工作是对档案实行科学管理的基础。2整理工作是发挥档案效用的前提条件。3整理工作是检查档案收集工作质量的重要依据。二、档案整理工作的原则和要求（一）档案整理的原则 1保持文件之间的历史联系。这是档案整理工作的根本性原则。文件之间历史联系是指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，也称为文件的“内在联系”或“有机联系”。在文件

6、整理工作中保持文件之间的历史联系，其目的在于使档案能够反映其形成者的历史面貌。文件之间的历史联系主要表现在：（1）文件在来源上的联系。（2）文件在内容上的联系。（3）文件在时间上的联系。（4）文件在形式上的联系。2充分尊重和利用原有的档案整理成果 尊重和利用原有的档案整理成果是指后继的档案管理者要善于分析、理解和继承前人的整理成果，不要轻易地否定或抛弃。应该做到：（1）在原整理基本可用的话，就要维持原有的秩序状态。（2）局部不合理，只能调整局部。（3）若原有整理的确很差，无法实行有效管理，可以进行重新整理。但在整理时应该尽可能地保留或利用原有基础中的可取之处。3便于保管和利用。一般情况下，保持

7、文件之间的历史联系与便于保管和利用之间是一致的，但在某些特殊情况下二者可能发生矛盾。例如：产生于同一次会议的档案，有纸质文件、照片、录象材料等，他们的保管要求不同，因此整理时要综合考虑各种因素，分别整理，以利于保管和利用。任务二 认识全宗及分类方案 1、掌握全宗及立档单位的含义及构成条件；2、明确档案整理工作中分类方案的种类及组合、制定原则及要求。知识目标：知识目标：1、能够根据立档单位的构成条件判断具体某单位能否构成立档单位；2、能够根据不同分类方案的特点与适应要求判断某单位的分类方案是否合理规范。能力目标：能力目标：案例导入 新成立的天地公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织

8、机构年度保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。立档单位进行档案分类时应考虑单位的具体情况，灵活地选择实用的分类方案，文书档案的分类方案可以按问题、保管期限分类，也可以按年度、组织机构分类，但是在实际工作中往往不是单一分类，而是综合运用。每种分类方案都有自己的适用范围，不能随意用之。案例中采用组织机构年度保管期限分类法进行档案的分类，而内部组织机构变动频繁，部门的调整大，钟苗这样做

9、产生的后果是就是不利于档案分类的连续性。任务训练 活活动动目目标标通通过实地调查了解某单位，了解档案整理方案，并能按照全总内档案分类方案要求对其单位档案分类方案进行分析判断。活活动动组组织织根据情况灵活分组调查；1、学生分组通过实地调查了解某单位，了解档案整理方案，并能按照全总内档案分类方案要求对其单位档案分类方案进行分析，然后各组指定代表介绍他们对此单位分类方案的评价。2、对比评价各组，评选出最佳调研小组；活动内容与要求活动内容与要求【理论支撑】一、全宗的概念与意义（一）全宗的概念 全宗就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案的整体，是一个表示档案范围的计量单位。凡是具有独

10、立性的单位或个人的全部档案就叫一个全宗。1全宗具有不可分散性。同一个全宗的档案不能分散整理，不同全宗的档案又不能混淆。全宗的类型：按全宗内容的性质可分为：机关全宗、人物全宗。按构成全宗的方式分：独立全宗、联合全宗、汇集全宗等。其含义包括：（1）全宗是个整体，不可分割。（2）全宗具有客观性。（3）全宗以一定单位为基础，具有相对稳定性。2档案必须按全宗整理（1）能够揭示档案内容的实质，从而正确评判档案的价值。（2）对档案管理有重要的组织作用。（二）立档单位及其构件 1立档单位的概念 立档单位是指构成全宗的具有独立性的单位或个人，也称全宗的构成者。例如：“湖州市人民政府”是一个立档单位，它的全部档案

11、就构成一个全宗；“毛泽东”是一个立档单位，他的全部档案就是一个全宗。2其构成条件：（1）行政上，可以独立行使职权并能以自己的名义向外行文首要条件。（2）财务上，是一个经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划。（3）人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。3确定立档单位的方法（1）从文件中查找。立档单位都具有相对独立的行文权，所以从文件的发文机构就可以确定立档单位的归属。（2）从实际工作情况考察：可以从立档单位实际工作情况来判定，基本情况，包括单位名称、主要职能、机构沿革、具体的工作活动等；（三）区分全宗 理解了全宗的含义，在实际工作中就很容易区分全宗了，一般有以下几种情况：1立档

12、单位发生根本性的变化与全宗的划分（1）立档单位被撤消，工作终止，其档案应作为独立全宗予以保存。案例：某某省进行机构改革，撤消了省经济委员会，将其职能划入发展和改革委员会。那么某某省经济委员会的档案应作为撤消机关独立的全宗保存，以后产生的应作为省发改委全宗的档案的一个组成部分。（2）由几个立档单位合并而成的新的立档单位。合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。但若是以其中一个立档单位为中心，兼并若干个其他单位，那么中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他被兼并前则分别构成独立全宗。全宗的补充形式处理。（3）立档单位 的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位

13、，独立前的档案作为原单位全宗的一部分，之后作为新的全宗。（4）某单位的某个内部机构或某职能直接并入其他立档单位时，之前的档案为原全宗，之后为所并入的全宗。（5）合署办公的立档单位，其档案若能区分开，一般分别构成独立全宗，如果区分有困难，可以按 2单位非根本性变化与全宗的划分 单位非根本性变化指立档单位名称的变更、职权范围的变化、内部组织调整、工作地点变化，一般不会引起全宗变化 3临时和派出机构档案的全宗归属 对临时机构的，应具体分析：若时间较短，职能性质不重要，档案数量不多的不构成独立全宗，而是作为其上级主管单位的全宗的一部分。反之，可为独立全宗。（四）判定档案所属全宗 判定档案所属全宗，关键

14、实在于确定档案的形成者。可以从以下三类文件中进行：1立档单位的发文（印件和底稿）2立档单位的收文 3立档单位的内部文件（五）人物全宗 人物全宗就是社会活动家、科学家、文学家、艺术家、教育家以及其他著名人物在其一生活动中所形成的档案整体。某些著名的家族和家庭也可以构成一个人物全宗。内容包括：个人的著作、手稿、日记、信件、照片、录音、录像、遗嘱以及记录个人、家庭和家族社会活动的全部资料等。注意：1人物全宗中不得收入全宗构成者在公务活动中处理的官方文件的原件（重复和复制的除外）。2个人、家庭和家族的文件材料，无论形成于何时何地，以及立档单位的政治思想和社会地位有何变化，都只能构成一个全。3人物全宗是

15、国家档案的组成部分，其中往往拥有相当珍贵的材料，对于经济、政治、历史、艺术、科学、军事等方面的研究，具有重要价值。（六）全宗的补充形式 1联合全宗全宗的联合体 联合全宗是两个以上有联系的机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成一个全宗。一般有两种情况：（1）前后有继承关系的机关，由于工作关系密切，档案已经混在在一起。（2）职能上有密切关系的两个机关合署办公，对内是一套机构和编制，对外是两个牌子，而档案又是混在在一起无法分开的。联合全宗应冠以所有组成这个全宗的立档单位名称，档案则按一个全宗对待。2全宗汇编 全宗汇编是指将若干个性质相近的独立全宗人为汇集起来，即由数量较少的若干个全宗

16、按照一定的特点组成一个全宗集合单位。条件：（1）独立全宗的档案较少，按一个独立全宗管理不便；（2）性质相近。3档案汇集 档案汇集是指若干个全宗所属不明，或所属全宗已经不复存在的档案汇集起来。一般是零散的残缺不全的档案，按照一定的特点组合起来的混合体。尤其但是历史档案的整理。如：“某某时期某某地区工矿企业全宗汇集”。（七）全宗群 全宗群是联系密切的若干个全宗的群体。在档案管理中，全宗群是一个宏观上组织全宗的思想方法，而不是档案实体管理分类的层次和实体性的保管单位。例如：在档案馆中，按照档案所属历史时期划分全宗群，建国前档案和建国后现行机关全宗群，每一部分内再按立档单位的类型和特点，对全宗进行细分

17、。按立档单位性质，把档案分成工交系统、农业系统、财粮商贸系统等。二、全宗内档案分类 1职能分类法，职能是一个机构或组织在社会生活中的作用和功能，即按档案内容所反映的管理职能分工来划分档案的类目。2问题分类法，即按档案内容所反映的问题性质来划分档案的类目，又称“事由分类法”。3组织机构分类法，即按单位内容设置的组织机构来划分档案的类目。如人事处、办公室等。4年度分类法，即按文件形成或处理的所属时间阶段来划分档案的类目，一般是将文件按其形成年度或内容针对的年度分开，同一年度的文件排列在一起。5型号分类法，即按产品或设备的种类与型号来划分单位的产品档案或设备档案的类目。6课题分类法，即以各个独立的研

18、究课题为分类单元，划分档案的类别。7工程项目分类法，即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。8专业性质分类法，又叫专业特征分类法，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分档案的类目，主要用于科研档案的分类。9档案形式分类法，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。10地域特征分类法。根据档案内容所反映的地域特征划分档案的类别，主要用于科技档案的分类。（二）制定分类方案 1年度机构保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。优点是不受历年机构变动的影响，每年归档的案卷依次上架，

19、便于接收和保管，是现行机关分类中使用较多的。例如：某某食品公司档案2002年2003年办公室类财务部公关部类办公室类公关部类财务部永 长 短永 长 短永 长 短 永 长 短 2、年度保管期限机构分类法，就是把一个单位的档案先按年度分开，每个年度内分为永久、长期、短期三种保管期限，然后再按组织机构分开。这种分类方式是年度组织机构的扩大使用。这种方式的优点是简便易行，与文书处理制度相吻合，标准客观，便于归类，多数单位采用此法。缺点是一个组织机构的档案被年度隔成许多部分，较分散，不便查阅。以某某食品公司档案分类为例（见下表）：某某食品公司档案2002年2003年永久长期短期永久短期长期公关部类办公室

20、类公关部类办公室类公关部类办公室类公关部类办公室类 3保管期限年度机构分类法，即首先按保管期限分类，然后在保管期限下再分年度、组织机构。这种方式按照保管期限分类，有利于区别重点，便于保护重要档案，为档案鉴定、保管和利用工作创造有利条件。如：永久：2000年 办公室 计划处 人事处 长期：2000年 办公室 计划处 人事处 4机构年度保管期限分类法，即首先按组织机构分类，然后在组织机构下再分年度、保管期限。此法适用于立档单位内部组织机构分工明确，基本稳定，且具有一定数量档案。如下：办公室：2000年 永久 长期 短期 2001年 永久 长期 短期 2002年 永久 长期 短期 计划处：2000年

21、 永久 长期 短期 2001年 永久 长期 短期 2002年 永久 长期 短期 5机构保管期限年度分类法，先按组织机构分，在按保管期限、年度分。此法适用于机构设置比较稳定的立档单位。采用组织机构为首级类符合档案形成特点，按组织机构分就能客观地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌和状况，能比较好地保持档案在来源上的联系，但不能保持档案内容上的一致性。如：办公室 永久 1995年 6问题年度保管期限分类法，先按问题分，在按年度、保管期限分。如：行政类 1996年 永久 长期 短期 7年度保管期限分类法，先按年度分，再按保管期限分类。如：1995年：永久 8保管期限年度分类法，先按保管期限分，再按

22、年度分类。如：永久：1995年，等。任务三 档案整理与组卷 掌握档案整理立卷工作流程及要求。知识目标：知识目标：1、能够按照传统立卷方法将待整理的档案装订立卷，并填写卷皮及相关事项；2能够按照改革后的组卷方法将待整理的档案整理装盒，并填写案盒及相关事项。能力目标：能力目标：案例导入 某某贸易公司的小陈刚刚接任专职档案管理员的职务，就遇到了接收归档文件的工作。公司办公室的文书管理员小陆将处理完毕的文件交给了小陈，让他进行鉴定、整理，还说以往公司的立卷归档工作就是这么做的。文书管理员小陆的做法不规范。档案整理立卷过程较繁琐，立卷改革以前，归档案卷的整理确是由档案部门来负责的，但是由于档案人员不如文

23、书人员熟悉文件的性质及其相互联系，往往造成档案分类不合实际造成利用不便。因此将立卷环节前移到文书部门。即全宗内档案的分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录等业务环节一般是由文书部门或文书人员承担的，即文书立卷；归档案卷的统一编号和排列由档案室承担。任务训练 活活动动目目标标通过归档文件的分类整理组卷、装订或装盒，训练学生实际的文档整理能力。活活动动组组织织根据情况灵活分组整理某某单位待归档的文件；1、学生分组通过具体某单位归档文件的分类、整理、组卷、装订或装盒，训练学生实际的整理文档能力，然后对每组的分类组卷方法进行评价。2、对比评价各组装订的案卷、填写的案盒，评选出最规范小组；活动内容与要求活动

24、内容与要求【理论支撑】分类方案确定后，就可以在类的范围内将零散的文件集合成案卷，分类与立卷是全宗内文件系统化过程的两项主要工作，这两个环节既有区别又有联系。分类是把全宗内文件按照一定的特点分成若干部分；立卷是把局部的零散的文件，按照一定的特点组成多个保管单位。全宗内文件的整理，一般是先分类再立卷，分类是立卷的前提和先期环节，如何分类与归类是否正确，对立卷工作有着直接的影响，不是一个类的文件是不能组成一个案卷的。一、传统文书立卷的六大特征（一）作者特征（二）通讯者特征（三）问题特征（四）名称特征（五）时间特征（六）地区特征二、立卷改革 实行文书处理部门立卷，可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件

25、处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率；可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密，同时，还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。立卷改革是现代和未来文件与档案管理的客观需要，但每一项改革措施的出台都必须经过科学的论证与一定范围内的典型试点。立卷改革在世纪年代出现后大体经历了两个阶段，即简化立卷方法与提高案卷质量阶段。三、档案整理程序 档案整理工作内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、填写卷内文件目录、备考表和案盒或案卷封面、装订（或“装盒”）、案卷目录的

26、编制。档案整理的基本方法有两种：一是立卷，以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。以案卷为单位整理文书材料时应当符合文书档案案卷格式（GB/T9105-88）的规定。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。二是装盒以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。整理步骤可分为：1了解情况，拟订方案。2区分全宗，编制

27、类目分类。3细分类 4组卷 5初步排列卷内文件的顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。6编号定卷，是指将排列好的案卷，用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过程，包括编页号与盖档号章。整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。目录号：对每一本案卷目录的编号。案卷号：对每一个案卷所的编号。件号：对案卷中每一份文书材料的编号。图1：以案卷为单位装订时所用档号章式样 图2：以件为单位装订

28、时所用档号章式样全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号件件 号号顺序号顺序号文件编号文件编号（发文字号）（发文字号）责任者责任者题题 名名日日 期期页次页次备注备注7填写卷内文件目录、备考表和案盒或案卷封面（1）卷内文件目录卷内文件目录，又叫卷首目录。它放在卷首，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。卷内文件目录格式如下：卷内文件目录 卷内文件目录的填写方法如下：示例：卷内文件目录顺序号顺序号文件编号文件编号责任者责任者题题 名名日日 期期页次页次备注备注1某 职 院 党 发20071号党委某某职业技术学院辅导员队伍建设实施细则（试行）2007

29、0116122号党委某某职业技术学院领导干部和正高职称人员出国（境）管理暂行规定20070409933号党委某某职业技术学学院2007年校园治安综合治理工作方案200704201144号党委某某职业技术学院“十一五”发展规划20070530145某 职 院 党 字20071号党委关于李华等同志任职的通知200701183262号党委关于肖凤等同志职务任免的通知2007011834（2）填写卷内备考表和案卷封面；卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面：一是供立卷时说明卷内文件的情况，便于管理人员和利用者了解案卷情况；一是供调整案卷时记载卷内文件的异动情况。卷内备考表的项目主要有本卷情况说明、立卷

30、人、检查人签名、立卷时间。格式如下：本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：图：案卷封面格式：案卷封面：全 宗 名 称 类 目 名 称 案 卷 题 名自自 年年 月月 至至 年年 月月保管期限保管期限本卷共 件 页文书处理号全宗号全宗号案卷目录号案卷目录号案卷号案卷号填写方法是：全宗名称：填写立档单位全称或通用的简称。类目名称：填写立档单位档案分类方案中确定的一级类目的名称，如“党群工作”、“办公室”等。案卷题名：填写案卷题名。填写时第一行空二格，回行时顶格。卷内文件起止日期：填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。保管期限：填写所确定的保管期限。卷内文件的页数和件数：填写卷内文书材料实

31、有的总页数和总件数。归档号：文书部门和业务部门立卷时的临时编号，一般不用填写。全宗号、目录号、案卷号的填写方法同档号章中的填写方法一样，分类号是指本单位档案分类方案中确定的一级类目代号或一级和二级类目的代号，如“01”“0101”。案卷脊背的式样如上图所示，其项目有年度、全宗号、目录号、案卷号、分类号，应逐项填写，其中“年度”为卷内文书材料所属年度。8装订（装盒），即归档文件的装盒或装订 9案卷目录的编制。新方法整理档案有如下优点：1、整理方便快捷。2、利于保密。3、充分利用档案室保存空间。4、容易调卷。任务四 案卷排列与编号 掌握归档档案进入档案室后案卷的排列与编号要求与方法。知识目标：知识

32、目标：1、能够按照案卷排列方法将整理的装订好的案卷排列并填写相关事项；2能够按照案卷编号方法将整理好的案卷或案盒编号，并填写相关事项。能力目标：能力目标：案例导入 某某物业公司不太重视档案管理，负责人更换较频繁，在物业档案管理上，任意改动案卷的排列，排列方法较乱统一，造成前后很难保持一致，不便于管理和查找利用。而且物业公司档案的类别较多，案卷目录混乱，案卷目录号有重复现象。物业档案各类目录的编制案卷排列顺序固定以后，应依次编制卷号。案卷排列既要考虑档案之间的有机联系，又要排列有序，整齐美观。案卷目录即案卷花名册，应按各物业管理部门各门类档案的排列顺序编排案卷目录号，案卷目录应编制13份。否则会

33、给档案查找利用带来不便。上面案例中物业公司在归档案卷的排列与编号上就存在很多不规范的地方，应予以重视加以整改。任务训练 活活动动目目标标通过对整理好的案卷或装盒的编号与排列，训练学生实际的文档整理能力。活活动动组组织织根据情况灵活分组训练；1、学生对整理好的案卷或装盒的编号与排列，填写相关事项，以训练学生实际的整理文档能力，然后对每组排列编号方法进行评价。2、对比评价，评选出最规范小组；活动内容与要求活动内容与要求【理论支撑】一、案卷排列一、案卷排列 案卷排列是编制案卷目录的前提，即对分类立卷后的案卷进行系统排列，以编目排列上架。根据分类方案，确定案卷在每类内的存放位置与前后顺序。案卷排列方法

34、一般采用“三分开”排列法，即永久、长期、短期案卷按照年度保管期限类别分别排列。类、属类之间案卷的排列应根据分类方案进行。如果是按组织机构排列，可以按照习惯顺序或组织机构编制表顺序排列；如果是按问题分类就应按照问题的重要程度排列。二、案卷目录 案卷目录就是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。它标志着档案整理工作基本完成，通过这种形式可以固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序。也是查找利用案卷的最基本的和必备的检索工具，是编制其他检索工具的重要依据。案卷目录的类型基本上有两种：一是以全宗为单位编制的综合目录，二是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。案卷目录类型的选择，应根据全宗的大

35、小、全宗内案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况，以及立卷归档和向档案馆移交的制度等情况而定。（一）编制案卷目录的注意事项 1必须按照全宗来编。2案卷目录不宜过厚过薄。3一般由立档单位文书部门负责编制。4案卷目录应一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。（二）案卷目录结构 案卷目录一般包括：封面、案卷说明、目次、案卷目录表以及备考表等项目。1封面。即案卷封面，主要包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位以及形成案卷时间等。其中编制单位相当于立档单位。封面格式：第 号全宗 第 号目录 第 套 目 录 名 称（某某年或组织机构）编 制 单 位 年 月 日 2说明。即案卷目录序

36、言，放在案卷目录的开头，以对案卷数量、分类和立卷原则、档案整理情况以及案卷内容、特点、存放情况等作简要说明，对档案查找利用提供了方便。3目次。是案卷目录的索引，主要是写明各个类、项、目的名称及其所在页码，对于案卷数量多的大全宗尤为必要的。4案卷目录表。是案卷目录的主体部分，应该认真逐项填好。它以表格形式直接登记案卷封面上的各项内容。主要项目包括：案卷号、题名、年度、页数、期限、备注。机关档案工作业务建设规范规定的案卷目录表的格式如下：案卷目录表案卷号案卷号题名题名年度年度页数页数期限期限备备 注注档案室编档案馆编 案卷目录表示例：案卷号案卷号题题 名名年度年度页数页数期限期限备注备注档案室编档案馆编 178 中 共 某市 委 关于 某 问题 的 文件 2006 1 1 2（1-112）永久 179某 市 政府 关 于土 地 问题 的 报告2006100（113-213）长期 三、归档文件的编号 归档文件应按排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容：1室编件号。2馆编件号。3档号的编制