项目一-认识外贸单证及其工作-《新编外贸单证实务-》教学课件.ppt
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- 新编外贸单证实务- 项目 认识 外贸 及其 工作 新编 证实 教学 课件
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1、2项目四 汇付和托收业务操作3456项目三 信用证业务操作项目六 其他单证的缮制项目五 主要结汇单证的缮制17项目一 认识外贸单证及其工作 项目二 贸易磋商与合同商订项目七 单证的审核学习目标 了解外贸单证的含义、分类和作用;熟悉并掌握外贸单证的操作流程。任务导入 李丽,2014年毕业于辽宁某高校国际贸易实务专业。同年7月,她通过应聘进入大连瑞星进出口贸易公司担任制单员。作为一名新手,李丽不仅要熟悉制单员的工作内容及要求,还应熟悉进出口单证的申领及操作程序。为此,她需要完成下面工作任务。(1)初识外贸单证工作。(2)进出口单证的申领及操作。外贸单证工作是随着国际贸易的发展而产生的。由于货物买卖
2、的单证化,国际贸易实务大多以单证的交流形式来实现。单证是买卖双方交易各环节的重要凭证,是进出口贸易不可缺少的手段。严格来说,单证是国际贸易实务不可分割的组成部分。单证制作合格与否关系到外贸业务的成败。一、外贸单证的含义、作用及分类(一)单证的含义 单证是在国际货物买卖中应用的单据、文件与证书的统称,据以处理国际货物买卖的交付、运输、保险、报关、报检、结汇等。狭义的单证是指单据和信用证;广义的单证则指各种文件和凭证。就国际贸易而言,单证是出口货物推定交付的证明,是结算的工具。一、外贸单证的含义、作用及分类(一)单证的含义 作为一种贸易文件,单证的流转环节构成了贸易业务程序。单证工作贯穿于企业的外
3、销、购货、运输、保险、收汇的全过程,工作量大,时间性强,涉及面广,除了内部各部门之间的协调外,外贸企业还必须和银行、海关、交通运输部门、保险公司、商检机构、有关行政管理机关发生多方面的联系,环环相扣,相互影响。一、外贸单证的含义、作用及分类(一)单证的含义 单据可以表明出口商是否履约以及履约的程度。企业进口商品以单据作为提取货物的货权凭证,有了单据,就表明拥有了货物的所有权。一、外贸单证的含义、作用及分类(二)单证及单证工作的作用1.单证是国际结算的基本工具 国际贸易是不同国家企业间的商品买卖,由于买卖双方处在不同的国家、地区,商品与货币不能简单地直接交换,而必须以单证为交换的凭证。因此,现代
4、国际贸易又称为单证买卖。而如果单据与信用证有细小差别,开证银行就可不负承付责任。所以,正确地缮制好各种单证对于及时收回货款十分重要。一、外贸单证的含义、作用及分类(二)单证及单证工作的作用2.单证是国际贸易的必要手段 在国际贸易中,买卖双方必须以单证作为交换的媒介手段。在出口贸易合同履行过程中的单证一般可分为两类:一类具有商品的属性,它们有的代表商品,有的为货币的支付做出承诺或有条件的保证等;另一类具有货币的属性,它们有的直接代表货币,有的为货币的支付做出承诺或有条件的保证等。每种单据都有其特定的功能,它们的签发、组合、流转和应用反映了合同履行的进程,也反映了买卖双方权责的产生、转移和完结。由
5、此可见,单证是国际贸易不可缺少的手段。一、外贸单证的含义、作用及分类(二)单证及单证工作的作用3.单证工作是企业经营管理的重要环节 单证工作是为贸易全过程服务的。贸易合同的内容、信用证条款、货源衔接、审证改证、交单议付等业务管理的问题,最后都会在单证工作中反映出来。单证工作是外贸企业经营管理中的一个非常重要环节,单证工作组织管理的优劣直接关系到外贸企业的经济利益。一、外贸单证的含义、作用及分类(二)单证及单证工作的作用4.单证工作是政策性很强的涉外工作 单证工作是一项政策性很强的涉外工作,体现着平等互利和按国际惯例从事的政策精神。单证为涉外商务文件,必然体现国家的对外政策,因此必须严格按照国家
6、有关外贸法规和制度办理。例如,进出口许可证不仅关系到国家对某些进出口商品的计划管理,还会涉及两国之间的贸易协定。单证也是收汇的依据,当发生贸易纠纷时,常常是处理争议、解决索赔的依据和法律文件。一、外贸单证的含义、作用及分类(三)单证的分类1.根据贸易双方涉及的单证划分进口单证出口单证一、外贸单证的含义、作用及分类(三)单证的分类2.根据单证的性质划分金融单证商业单证一、外贸单证的含义、作用及分类(三)单证的分类3.根据单证的用途划分资金单证商业单证 (3)货运单证 (4)保险单证 (5)官方单证 (5)随附单证二、外贸单证工作的基本要求 外贸单证工作是完成国际贸易程序不可缺少的手段之一,是进出
7、口业务中一项重要的基础性工作。这就要求我们要严格按照要求,高质量地完成单证工作,为后续工作的进行打下良好的基础。二、外贸单证工作的基本要求(一)对单证制作的要求单证制作应做到“五要求”:正确、完整、及时、简洁、整洁。二、外贸单证工作的基本要求(一)对单证制作的要求1.正确 正确是单证工作的前提,也是安全收汇的保证。一方面,要求各种单证必须做到“三一致”,即单证一致、单单一致和单货一致。另一方面,要求各种单据必须符合有关国际惯例和进出口国有关法令和规定。二、外贸单证工作的基本要求(一)对单证制作的要求2.完整(1)单据内容完整(2)单据种类完整(3)单据份数完整二、外贸单证工作的基本要求(一)对
8、单证制作的要求3.及时(1)各种单据的出单日期必须符合逻辑。(2)交单议付不得超过信用证规定的交单有效期。二、外贸单证工作的基本要求(一)对单证制作的要求4.简洁 简洁是指单证的内容应力求简化。UCP 600中指出:“为了防止混淆和误解,银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多细节的内容。”其目的也是避免单证的复杂化,提高工作效率。二、外贸单证工作的基本要求(一)对单证制作的要求5.整洁 单证的整洁是指单证格式的设计和缮制力求标准化和规范化,单证内容的排列要行次整齐、主次有序、重点项目突出,单证字迹清晰、语言通顺、语句流畅、用词简明扼要、恰如其分,更改处要盖校对章或简签。如单证涂改过多,应重
9、新缮制单证。二、外贸单证工作的基本要求(一)对单证制作的要求小思考 某公司与韩国客商签订了一份销售合同,目的港为仁川。由于单证人员的疏忽,制单时误将目的港填为釜山,以致进口货物到达釜山。该公司在负责将货物完好运抵仁川后,按对方要求,赔偿货物迟交的经济损失数万元。二、外贸单证工作的基本要求(一)对单证制作的要求小思考 分析:国际贸易的完成,往往是以单证流转的形式实现,卖方凭单交货,买方凭单付款。案例中,本是可以避免的问题,却因为单证工作中的疏忽,不仅不能及时结汇,还赔偿了买方的损失。可见,单证工作中的任何失误都会给企业带来不同程度的经济损失,甚至影响国家的信誉。良好的完成单证工作是一套正确、完整
10、、齐全的单证诞生的先决条件,也是我们能否及时顺利地完成收汇的前提。二、外贸单证工作的基本要求(二)对单证工作人员的要求 作为一名单证工作者,应具有扎实的国际贸易专业知识与娴熟的单证操作能力。单证工作涉及的业务杂、环节多,在对外签订、履行合同的过程中,其对外贸知识的掌握是十分重要的。目前,许多单证都是通过计算机制作完成的,从业人员必须具备操作计算机和有关应用软件的能力以及了解电子商务方面的知识。与此同时,英语水平也是对单证工作人员要求中必不可少的因素。三、国际贸易单证工作的发展趋势 国际贸易的程序非常烦琐,单证种类甚多、格式各异、用途不同、流转线路长、处理环节多。据联合国有关机构的统计,全世界每
11、年耗于单证的经济支出达几十亿美元,人力的消耗更是不可计数。在我国进出口贸易中,各专业进出口公司以及航运、保险、银行、商检、海关等机构业务量高度集中,单证分别缮制,层层复核,往返流转,不仅费时费力,且容易发生差错,影响货物的快速流通和货款的及时结算。综合国内、国外的情况可见,传统的贸易程序和单证方式已经不适应时代的要求,成为国际贸易发展的一大障碍。三、国际贸易单证工作的发展趋势 人们在国际贸易单证工作的长期实践中得出一个结论:国际单证和贸易程序必须要简化,其主要方向是走国际化和电子化的道路。国际化和电子化是相辅相成的,只有国际化才能使电子化得以普及应用,只有电子化才能促进国际化的加速推行。因为世
12、界上没有一个权威机构可把国际贸易和与国际贸易有关的行业各自使用的信息、数据、格式、程序等统一起来。只有在电子化的方式给它们带来实际利益时,它们才会顺应时代的号召,走国际规范化的道路。相关链接 联合国于1960年成立了简化贸易单证和单证标准化的ECE(ECONOMIC COMMISSION FOR EUROPE)工作组,1972年将其更名为国际贸易程序化工作组,专门负责国际贸易单证方面的工作。一些其他专业性组织如海关合作理事会(CUSTOMS COOPERATION COUNCIL)于1973年制定了京都公约。相关链接 这些标准化的贸易单证通过计算机的处理,加快了国际贸易的进程,减少了贸易结算的
13、环节和手续,是国际贸易结算的历史性革命,这就 是 众 所 周 知 的“电 子 数 据 交 换”(electronic data interchange,EDI)。EDI以电子计算机为基础,通过计算机与计算机联网,按照商定的标准,采用电子手段传送和处理具有一定结构的商业数据。相关链接(1)统一的等同于词汇的信息元。(2)有一个句法,就像一般语言的句法一样。(3)使用标准电文,使信息元与句法结合起来成为一种有固定结构的商业信息,在概念上等同于书面单据。数据的构成需要以下三种构件相关链接 EDI的产生使它成为信息的载体,代替了纸张单证,整个贸易过程包括卖方交货和买方付款的各项数据可不用纸张传递,而是
14、通过电子计算机在进口商、出口商、海关、银行、船公司、航空公司、运输商以及政府有关机构之间进行传输和处理,因此EDI赢得了无纸贸易的形象化称号。在我国出口贸易中,除大宗交易有时采用FOB条件成交外,多数采用CIF与CFR条件成交,并采用即期信用证付款。履行此类出口合同,涉及面广、工作环节多、手续繁杂,且影响履约的因素很多。程序一般包括备货、报验、催证、审证、改证、订舱、装运、制单结汇等诸多环节,如图1-1所示。在这些环节中,又以货(备货)、证(催证、审证、改证)、船(订舱)、单(制单结汇)四个环节最为重要,这四个环节之间有着密不可分的内在联系。为了提高履约率,各出口企业必须加强同有关部门的协作与
15、配合,力求把各项工作做得精确细致,尽量避免出现脱节现象,做到环环相扣、井然有序,防止出现有货无证、有证无货、有货无船、有船无货、单证不符或违反约定装运期等情况,以免影响合同的履行和安全收汇。一、出口单证的申领及操作(一)备货 为了保证按时、按质、按量交付约定的货物,在订立合同之后,卖方必须及时落实货源,备妥应交的货物,并做好出口货物的报验工作。备货工作主要包括出口部门及时与生产加工单位或供应部门安排货物的生产、加工、收购和催交,认真核对应交货物的品质、规格、数量、包装、刷唛等工作。一、出口单证的申领及操作(一)备货(1)货物的品质、规格必须与出口合同的规定一致。(2)货物的数量必须符合出口合同
16、和信用证的规定。(3)货物的包装必须符合出口合同的规定和运输的要求。在备货工作中应注意的问题。一、出口单证的申领及操作(一)备货在备货工作中应注意的问题。货物备妥的时间应严格按照出口合同以及信用证上规定的装运期限,同时结合船期进行安排,以利于船货衔接。为防止意外,一般应适当留有余地。(4)一、出口单证的申领及操作(一)备货在备货工作中应注意的问题。凡合同规定收到买方信用证后若干天内装运货物的,为保证按时履约,防止被动,应督促买方按照合同规定的期限开出信用证。同时,出口方收到信用证后必须立即审核,确认后及时安排生产。(5)一、出口单证的申领及操作(二)催证、审证和改证 在出口合同中买卖双方约定采
17、用信用证支付货款时,一般都有催证、审证和改证等工作,这三项工作是互相联系的不同业务环节。一、出口单证的申领及操作(二)催证、审证和改证 催证就是催促买方按照合同规定及时开立信用证,并送达卖方,使卖方按时将出口货物装船出运。如果是按信用证付款条件成交时,买方按约定时间开证是卖方履行合同的前提条件,否则卖方无法安排生产和组织货源。在实际业务中,由于市场行情发生变化或买方资金短缺等种种原因,买方往往会拖延,这时卖方应及时催促对方迅速开证。如经催促对方仍不履行,应向对方提出保留索赔权的声明。1.催证一、出口单证的申领及操作(二)催证、审证和改证 当买方开出信用证后,卖方应根据买卖合同的内容审查信用证,
18、称为审证。一般而言,信用证依据合同开立,因而信用证的内容应该与合同条款保持一致。但在实际业务中,由于种种原因,如电文传递错误、工作的疏忽、贸易习惯不同、市场行情发生变化或买方有意利用开证的主动权加列一些对其有利的条款,常出现开立的信用证条款与合同规定不符,或在信用证中加列一些实际上无法满足信用证付款条件的“软条款”等情况。2.审证一、出口单证的申领及操作(二)催证、审证和改证 在审证时应注意以下几个问题。(1)开证银行。(2)信用证的性质。(3)信用证金额及其采用的货币。(4)信用证应表明受UCP 600的约束。(5)信用证中应载明所使用的贸易术语,并与买卖合同的规定一致。(6)有关货物的记载
19、。2.审证一、出口单证的申领及操作(二)催证、审证和改证(7)有关装运期、信用证有效期和到期地点的规定。(8)单据。(9)保险。(10)其他特殊条款。2.审证一、出口单证的申领及操作(二)催证、审证和改证 在审证过程中如发现信用证的内容与合同的规定不符,应区别问题的性质,分别同有关部门研究,妥善予以处理。一般来说,如发现有不能接受的条款,应及时提请开证申请人修改。在同一信用证上如有多处需要修改的,应当一次提出,尽量避免多次提出,否则不仅增加双方的手续和费用,而且会对外造成不良影响。3.改证一、出口单证的申领及操作(二)催证、审证和改证 对不可撤销信用证中任何条款的修改,都必须在有关当事人全部同
20、意后才能生效,这是各国银行的惯例。应当指出,对来证不符合合同规定的各种情况,还要进行具体分析,不一定坚持全都办理改证手续。只要来证内容不违反政策原则和不影响安全顺利收汇,即可酌情灵活处理。3.改证一、出口单证的申领及操作(三)租船订舱 按CIF或CFR条件成交时,租船、订舱由出口商负责,而出口商可将此项工作委托给对外贸易运输公司办理。出口货物数量较大,需要整船载运的,可由外运公司办理租船手续;出口货物数量不大,不需要整船装运的,可由外运公司代为洽订班轮或租订部分舱位运输。其程序如下。一、出口单证的申领及操作(三)租船订舱 外运公司每月将编印的出口船期表分发给各进出口公司。出口船期表内列明航线、
21、船名、国籍、抵港日期、截止收单期、预计装运日期和停靠港口的名称等项内容,供各进出口公司委托订舱时参考。(1)一、出口单证的申领及操作(三)租船订舱 如各进出口公司货证齐全,即可办理托运手续。根据信用证和合同的有关运输条款,将货物的名称、件数、装运港、装运日期等写在托运单上,作为订舱的依据,在截止收单期以前送交外运公司。(2)一、出口单证的申领及操作(三)租船订舱 外运公司在收到托运单后,会同外轮代理公司结合货物的性质、数量、装运港和目的港等情况安排船只和舱位。然后,由外轮代理公司签发装货单,作为通知船方收货装船的凭证。(3)一、出口单证的申领及操作(三)租船订舱 装船完毕,由船长或大副签发大副
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