集团公司印章管理制度.docx

1、关于印发天宇集团印章管理规定的通知集团各部门、各分子公司：为完善程序化管理，保证印章使用的合法性、严肃性和安全性， 杜绝违法行为，维护公司利益，经研究讨论，制定了天宇集团印章管理规定，现印发给你们，请组织员工认真学习并遵照执行。特此通知天宇（集团）有限公司2021 年 3 月 1 日12天宇（集团）有限公司印章管理规定第一章 总则第一条 为进一步规范和完善集团各部门及各分子公司的印章日常管理工作，防范经营管理风险，避免发生因管理不当给公司造成损失的现象，现结合公司实际情况，特制定本规定，适用于集团各部门、分子公司。第二章印 章 类 别第二条 目前公司使用的印章分为行政印章、部门印章和业务印章三

2、类。行政印章包括公章、法人代表名章、财务专用章；部门印章是指公司按管理架构设立的部门专用的印章，包括行政人事专用章、计划经营部专用章等；业务印章是指公司业务部门对外办理各项业务时的专用章，包括发票专用章、合同专用章、销售专用章、售后专用章、收款专用章、档案专用章等。第三章印章管理员第三条 公司印章由集团公司总裁办根据印章类别授权专人负责日常管理和使用，即为“印章管理员”，集团公司于每年 1 月份统一与印章管理员签订印章保管承诺书（附件 1）。第四条 印章管理员是履行印章管理职责的直接责任人，印章所属公司总经理对印章管理员日常工作负有监管责任，集团总部行政人事部印章管理员对各单位印章管理员具有培

3、训和教育职责，集团总裁办负责对各部门及分子公司印章管理工作实施督察考核。第五条 印章管理员因事离岗时，由所在公司总经理指定人员暂时代管印章，以免贻误工作。印章管理员要向代管人员交代印章使用时的注意事项。第六条 以保证工作效率为前提，印章管理工作划分如下：印章管理工作划分印章类别公章行政印章法人代表名章财务专用章行政人事专用总部区域分子公司总部行政人事部印章管理员财务部外地区域分子公司行政内勤部门印章 章、计划经营部专用章印章所属部门负责人印章所属部门负责人发票专用章合同专用章销售专用章印章所属公司会计总部行政人事部印章管理员印章所属公司行政内勤印章所属公司会计行政内勤行政内勤业务印章售后专用章

4、收款专用章档案专用章印章所属公司行政内勤印章所属公司出纳档案管理员行政内勤印章所属公司出纳档案管理员其他业务专用章经集团总裁办授权后确定第四章印章使用第七条 凡是需要加盖公司印章的合同协议、表格、公文、资料、等文件，须事先由经办人按公司规定的文件相应审核流程报请领导审批通过后，再通过办公协同系统“用章”审批平台按印章使用流程报领导审批，审批同意后经办人将报审文件（附领导审批意见）连同需盖章的文件一并交印章管理员进行核对（报审文件必须和需盖章文件内容一致），印章管理员核对无误后方可盖章，并由经办人填写公司印章使用登记表（附件 2），对于涉及法律风险等重要事项的文件，印章管理员需复印报审文件备查。

5、第八条 印章使用流程。一、公司业务产生的经济合同（协议）文件加盖印章：1、销售合同、挂靠合同、担保合同、经销授权代理合同、售后服务承包等公司主营业务合同（协议）文件盖章流程：合同内容经 OA 办公协同系统对应权限领导审核/批通过办公协同系统“用章”审批通过（部门负责人/所在公司总经理审核集团总裁秘书复核集团总裁审批抄送印章管理员）印章管理员核实无误后盖章经办人填写印章使用登记表。2、采购合同、租房合同、中介服务合同等事务性经济合同（协议）文件盖章流程：经办公协同系统“用章”审批通过（上传用印文件附件部门负责人/所在公司总经理审核集团总裁秘书复核集团总裁审批 抄送印章管理员）印章管理员核实无误后

6、盖章经办人填写印章使用登记表。二、公司财务事务类文件（财务对账单等）盖章流程：经办公协同系统“用章”审批通过（上传用印文件附件部门负责人/所在公司总经理审核会计审核集团分管财务经理审核集团总裁秘书复核集团总裁审批抄送印章管理员）印章管理员核实无误后盖章经办人填写印章使用登记表。三、日常事务类文件：证件复印件、内部公文、各类报表、行政机关部门报备文件、流程手续单等日常性工作事务办理过程中产生的文件盖章流程：1、经办公协同系统“用章”审批通过（上传用印文件附件部门负责人审核所在公司总经理审批抄送印章管理员、集团总裁秘书）印章管理员核实无误后盖章经办人填写印章使用登记表。2、对已具备完整报审流程的事

7、务文件，可不用重复履行办公协同系统“用章”审批，但必须做好印章使用登记，必要时由印章管理员留存盖章文件复印件。3、对于具备下列条件之一的事务性文件必须经集团法务部审核报集团总裁核准后方可盖章:3.1 涉及对外承诺的;3.2 可能导致集团、分子公司承担经济、法律责任的;3.3 对业务运营带来较大影响的;3.4 对外出具的具有担保性质的；3.5 员工因私开具有关证明的；3.6 所在公司总经理无法承担此带来的后果的。四、携带印章外出使用流程。原则上行政印章及重要业务印章一般不允许携带外出使用，如遇特殊情况，需携带印章外出使用，须由申请人在办公协同系统“用章”申请事由里面写明“XX 印章携带外出使用，

8、预计 X 年 X 月 X 日归还”，借章流程如下：经办公协同系统“用章”审批通过（部门负责人审核所在公司总经理审批集团总裁秘书复核集团总裁审批抄送印章管理员）印章管理员携章陪同监管申请人填写携带公司印章外出使用登记表（附件 3），因特殊情况印章管理员不便陪同监管的，还需报集团总裁批准。印章使用完毕后应及时办理归还手续，印章管理员须督促借章人员按时归还外借的印章。印章外借期间，申请人务必妥善保管好印章，不得发生损坏、丢失、转借他人及违规违法行为， 只能将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。第九条 一般情况下，印章使用应注意以下事项：1、以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等通常

9、加盖公司公章;2、部门印章仅限于集团内部工作联系或内部行文使用，部门业务范围内一般事务文件通常加盖业务印章;3、凡属公司主营业务产生的销售合同、挂靠合同等经济合同（协议）的，一般加盖销售专用章（特殊情况除外）；4、印章管理员必须亲自用印，用印前应当严格审查用印文件的审批流程、文件内容、格式等,确认无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正，位置适当(一般应盖在文件的落款与日期之间,骑年压月处)，对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。5、严禁在空白纸、空白合同/协议、证明及介绍信等无法确定主要内容的文件上盖章，确因工作特殊情况需用印时，须经所在公司总经理签字同意方可，待工作结束后，必须及时向公司总经

10、理汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理员处备案。第五章 印章刻制、缴销第十条 公司所有印章的刻制和缴销须由申请部门填写印章刻制/缴销申请表（附件 4），逐级报请对应权限领导批准后由集团总部行政人事部印章管理员统一负责实施或授权委托分子公司行政内勤负责实施。新章启用前应做好戳记，并做好交接或者启用记录以便备查，同时及时与印章管理员签订印章保管承诺书或更新印鉴备案页；更换或停用的旧章（公安机关收回的除外）需交回集团行政人事部印章管理员处统一封存或销毁，任何单位和个人都不得私自保留废弃旧章。第十一条 任何单位和个人不得伪造以及私自刻制、更换、销毁、

11、使用公司印章，否则给公司造成的全部经济损失和法律责任由当事人全部承担，同时公司有权对当事人处以不低于 500 元/次的罚款。第六章印章档案管理第十二条 印章管理员应根据公司印章使用登记表每月将办公协同系统“用章”审批单据导出 PDF 文档及时保存于电脑上，妥善保管纸质版公司印章使用登记表、携带公司印章外出使用登记表及相关盖章依据，以备核查。印章管理员于每年 1 月 30 日前将上年度印章使用登记档案以彩色扫描件电子档形式整理后发集团行政人事部档案管理员处存档备查（电子版档案）。第十三条 印章管理员应于每月 10 日前将实时的印章鉴别表（附件 5）原件、印章刻制/缴销申请表（含新增的印鉴备案页）

12、 原件与交集团行政人事部印章管理员处存档备查。第十四条 集团行政人事部印章管理员于每年1 月30 日前将上年度各单位印章管理员签署的印章保管承诺书、印章鉴别表及印章刻制/缴销申请表原件整理编序后移交集团行政人事部档案管理员处存档备查。第七章奖惩措施第十五条 公司所有人员必须严格按本规定操作执行,违者将根据情节轻重给予不低于 200 元/次的经济处罚直至辞退的处分,并承担因过失或过错而给公司造成的全部经济损失,性质特别严重触犯刑律的,将依法追究法律责任；对违规行为及时举报，避免给公司造成损失或不利影响的，公司将对举报者给予奖励。第十六条 各分子公司至少每半年开展 1 次印章管理自查,集团总裁办每

13、年对各单位印章管理情况进行 1-2 次抽查,集团将对各分子公司印章管理情况纳入所在公司总经理年度考核中。第八章 附则第十七条 本规定报集团总裁办批准，自下发之日起生效，与原印章管理相关规定冲突的以本规定为准。第十八条 本规定由集团行政人事部负责解释并修订。附件：1、公司印章保管承诺书2、公司印章使用登记表3、携带公司印章外出使用登记表4、公司印章刻制/缴销申请表5、公司印章鉴别表天宇（集团）有限公司二二一年三月一日主题词：行政管理印章规定抄送：集团总裁办拟稿：何紫萱批准：王总联系方式：028-8888888 天宇集团有限公司2021年 3 月 1 日印发印章刻制/缴销申请表申请日期：年月日申请

14、公司及部门申请人申 请 事 由印章名称/类别公司/部门负责人审核意见材质申办事项新刻制 废止 更换新刻制 废止 更换新刻制 废止 更换集团总裁审批意见1、印章登记机关名称：2、刻制/废止代办机构名称：印章管理员3、其他承办情况说明： 承办情况旧印章印模（更换/废止前印章盖印） 新印章印模（新刻/更换后印章盖印）旧印章印模（更换/废止前印章盖印） 新印章印模（新刻/更换后印章盖印）备注：印章刻制/废止流程结束后，需将本表原件在每月规定时间寄回总部印章管理员 处存档备查。公司年月保 管 印 章 鉴 别 表公章行政法人代表名章章财务专用章发票专用章业合同专用章务印销售专用章章售后专用章及其收款专用章他印档案专用章章其他印章章备注：本表需包括本单位所有印章管理员所保管的印章印鉴，并于每月 10 日前将本表原件一份交集团总部行政人事部印章管理员处存档备查。行政内勤核实签字：所在公司负责人复核签字：