电子邮件使用规范讲解课件.ppt

1、电子邮件使用规范电子邮件使用规范-1-电子邮件使用电子邮件使用规范规范email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显-2-电子邮件使用电子邮件使用规范规范email的重要特征：的重要特征：Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容合同法 第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。延时沟通延时沟通 书面沟通书面沟通 远程沟通、情境单一远程沟通、情境单一 有潜在风险有潜在风险-3-电子邮件使用电子邮件使用规范规范一一 email的写、发、

2、收的写、发、收二二 email的收发工具的收发工具三三 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-4-电子邮件使用电子邮件使用规范规范一一 email的写、发、收的写、发、收n撰写撰写n发送和抄送发送和抄送n收信收信n回复和转发回复和转发二二 email的收发工具的收发工具三三 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-5-电子邮件使用电子邮件使用规范规范邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨 一定不要空白标题，这是非常失礼的一定不要空白标题，这是非常失礼的 标题应表明邮件主旨、简明扼要标题应表明邮件主旨、简明扼

3、要 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的注意点邮件标题的注意点-6-电子邮件使用电子邮件使用规范规范称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略都不应省略 恰当地称呼收件者恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，邮件的开头

4、要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。如果对方有职务，一般职务尊称对方，如如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X X总总”“x x经理经理”；如果对外沟通，必须按照；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方职务尊称对方Email开头结尾最好要有问候语开头结尾最好要有问候语开头：开头：“你好你好”“您好您好”“大家好大家好”“各位好各位好”结尾：结尾：“祝您工作顺利祝您工作顺利”-7-电子邮件使用电子邮件使用规范规范正文：汉字老老实实用宋体，西文用正

5、文：汉字老老实实用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。号字号；严禁生僻字体。原则原则子原则子原则举例举例/说明说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导：今天约见了OA厂商，沟通信息如下：1、产品功能。、产品功能。其产品功能主要集中在工作流2、产品报价、产品报价300元每用户元每用户：3、附加服务、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机合理提示重要信息本周会议纪要如附件。王总和王总和POCT事业部事业部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完邮件自己读

6、一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸-8-电子邮件使用电子邮件使用规范规范附件：附件：提醒收件人查看附件提醒收件人查看附件合理命名附件合理命名附件附件通常不超过附件通常不超过2m，最大不超过，最大不超过5m特殊格式附件，告知收件人打开方式特殊格式附件，告知收件人打开方式注意提示或处理注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表工作簿中的多张工作表-9-电子邮件使用电子邮件使用规范规范结尾签

7、名：个人建议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文-10-电子邮件使用电子邮件使用规范规范一一 email的写、发、收的写、发、收n撰写撰写n发送和抄送发送和抄送n收信收信n回复和转发回复和转发二二 email的收发工具的收发工具三三 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-11-电子邮件使用电子邮件使用规范规范发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人

8、CC（carbon copy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blind carbon copy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合-12-电子邮件使用电子邮件使用规范规范CC和和BCC：尽量减少：尽量减少CC和和BCC的使用的使用自我显示：自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚 客气敷衍：客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要 给人难堪：给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。以防万一：以防万一：为防文件丢失而多作一

9、些备份，于是抄送给同事。万一BCC收件人Re all 呢？CC的小九九的小九九 BCC的风险的风险 -13-电子邮件使用电子邮件使用规范规范一一 email的写、发、收的写、发、收n撰写撰写n发送和抄送发送和抄送n收信收信n回复和转发回复和转发二二 email的收发工具的收发工具三三 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-14-电子邮件使用电子邮件使用规范规范公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证证1天天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置收；如果需要收件人确认收到邮

10、件的，可设置阅读纸条阅读纸条（如下图）（如下图）-15-电子邮件使用电子邮件使用规范规范一一 email的使用原则的使用原则二二 email的写、发、收的写、发、收n撰写撰写n发送和抄送发送和抄送n收信收信n回复和转发回复和转发三三 email的收发工具的收发工具四四 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-16-电子邮件使用电子邮件使用规范规范及时回复及时回复Email是基本的职业礼貌是基本的职业礼貌收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较长的，

11、可以延后回复，但最长不要超过24小时。及时回复及时回复 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复复杂事务的回复 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。出差或休假时的邮出差或休假时的邮件回复件回复-17-电子邮件使用电子邮件使用规范规范回复回复email的原则：的原则：如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大家都知道；除此，让大家都知道；除此以外，不用以外，不用re allEmail只回复给必要的人

12、只回复给必要的人 21-18-电子邮件使用电子邮件使用规范规范回复回复Email时禁止的三个常见做法：时禁止的三个常见做法：不要就同一问题多次回复讨论不要就同一问题多次回复讨论如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。避免无谓的回复避免无谓的回复为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考，无需回复”等。严禁全部回复（严禁全部回复（Re All）“全部回复全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。可能产生一大

13、堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！“全部回复全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露更大的风险在于不必要的信息泄露-19-电子邮件使用电子邮件使用规范规范举例：举例：“全部回复全部回复”的受害者的受害者作者网名：阿康接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详

14、细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。-20-电子邮件使用电子邮件使用规范规范一一 email的使用原则的使用原则二二 email的写、发、收的写、发、收三三 email的收发工具的收发工具四四 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-21-电子邮件使用电子邮件使用规范规范收发收发email，最好使用专门软件（个人推荐免费软件，最好使用专门软件（个人推荐免费软件foxmail）：http:/ ：http:/ ：http:/ ：http:/ 见下文Android手机-22-电子邮

15、件使用电子邮件使用规范规范一一 email的写、发、收的写、发、收二二 email的收发工具的收发工具n电脑客户端电脑客户端foxmail设置设置n安卓手机客户端设置安卓手机客户端设置三三 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-23-电子邮件使用电子邮件使用规范规范倍肯集团企业邮箱登陆入口倍肯集团企业邮箱登陆入口B 邮箱登录入口：邮箱登录入口：B 邮箱登录入口：邮箱登录入口： 邮箱：邮箱：POP3服务器为：SMTP服务器为： 邮箱邮箱POP3服务器为：SMTP服务器为：-27-电子邮件使用电子邮件使用规范规范完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬

16、盘）完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬盘）-28-电子邮件使用电子邮件使用规范规范设置收件频率设置收件频率-29-电子邮件使用电子邮件使用规范规范一一 email的写、发、收的写、发、收二二 email的收发工具的收发工具n电脑客户端电脑客户端foxmail设置设置n安卓手机客户端设置安卓手机客户端设置三三 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-30-电子邮件使用电子邮件使用规范规范步骤步骤1：在电脑上下载、安装、运行豌豆荚软件；用数据线连接手机与电脑：在电脑上下载、安装、运行豌豆荚软件；用数据线连接手机与电脑-31-电子邮件使用电子邮件使用

17、规范规范步骤步骤2：搜索：搜索“电子邮件电子邮件”，选择下图第一个软件，点击安装到手机，选择下图第一个软件，点击安装到手机-32-电子邮件使用电子邮件使用规范规范步骤步骤3：在手机中启动该软件，输入在手机中启动该软件，输入email地址、密码地址、密码-33-电子邮件使用电子邮件使用规范规范步骤步骤4：选择账户：选择账户pop3类型，设置接收服务器、发送服务器类型，设置接收服务器、发送服务器-34-电子邮件使用电子邮件使用规范规范步骤步骤5：设置收信频率，开始正常使用：设置收信频率，开始正常使用日均邮件10封以上，建议1小时收一次；其他人可每4小时收一次打勾选中设置-35-电子邮件使用电子邮件

18、使用规范规范使用手机收发使用手机收发email的的前提：把前提：把email下载到下载到电脑，而不是留在服电脑，而不是留在服务器上务器上-36-电子邮件使用电子邮件使用规范规范一一 email的写、发、收的写、发、收二二 email的收发工具的收发工具三三 使用使用email的好习惯和坏习惯的好习惯和坏习惯总目录总目录-37-电子邮件使用电子邮件使用规范规范好习惯好习惯用客户端软件收发email行文简洁、罗列要点写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确越级邮件，根据需要抄送直接领导对于作出关键决策的邮件,保留起来作为以后的证据考虑到收件人有可能将email转发给其他人及时回复邮件合理控制附件大小先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出-38-电子邮件使用电子邮件使用规范规范用网页处理email经常使用抄送（CC）、密送（BCC）经常使用“全部回复”（re all）通过email反复讨论某个问题收到邮件不及时回复发送5m以上的附件通过email传达紧急事务用email收发私人信件坏习惯坏习惯发送“以此为准”邮件邮件正文过长邮件及附件不使用清晰标题转发邮件时，不核实收件人是否已经收过该邮件邮件不经整理或说明就直接转发-39-电子邮件使用电子邮件使用规范规范谢谢！谢谢！