档案信息化建设讲座课件.ppt

1、 一、档案信息化建设概述一、档案信息化建设概述 二、档案信息化建设技术标准二、档案信息化建设技术标准 三、档案信息资源建设的途径三、档案信息资源建设的途径 四、文档一体化管理系统的使用方法四、文档一体化管理系统的使用方法 提纲提纲1 1、定义、定义 档案信息化，就是在国家档案信息化，就是在国家档案行政管理档案行政管理部门部门的统一规划和组织下，在档案管理活动的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用中全面应用现代信息技术现代信息技术，对，对档案信息资源档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务进行处置、管理和为社会提供服务，加速实，加速实现档案管理现代化的进程现档案管理现代化的进程。2 2、

2、工作原则：、工作原则：统筹规划、统一标准统筹规划、统一标准 分级建设、安全保密分级建设、安全保密（一）档案信息化建设的总体要求（一）档案信息化建设的总体要求一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（一）档案信息化建设的总体要求档案信息化建设的总体要求一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述3、工作内容：、工作内容：（1）基础设施建设）基础设施建设（2）档案信息资源建设）档案信息资源建设（3）应用系统建设）应用系统建设（4）标准规范建设）标准规范建设（5）人才队伍建设）人才队伍建设（6）安全保障体系建设）安全保障体系建设一、档案信息化建设工作概一、档案信息化建设工作概述述

3、（一）档案信息化建设的总体要求档案信息化建设的总体要求4、工作目标：、工作目标：（1）档案资源数字化）档案资源数字化（2）信息管理标准化）信息管理标准化（3）信息服务网络化）信息服务网络化1、标准规范建设标准规范建设 制定文书类档案长期保存格式标准，制定文书类档案长期保存格式标准，研发文书类档案长期保存格式产品和转化工研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范。具并组织试点和示范。应用系统建设应用系统建设（1）档案数据库管理系统）档案数据库管理系统（2）电子文件归档管理系统）电子文件归档管理系统（3）电子档案移交管理系统）电子档案移交管理系统（4）数字档案信息发布利用系统）数字档

4、案信息发布利用系统 （二）“十二五十二五”档案信息化建设任务档案信息化建设任务一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述资源建设资源建设（1 1）传统载体档案数字化）传统载体档案数字化（2 2）电子文件接收）电子文件接收（3 3）重要数字信息采集）重要数字信息采集资源共享资源共享 提供提供“一站式一站式”档案信息服务档案信息服务（二）（二）“十二五十二五”档案信息化建设任务档案信息化建设任务一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（二）（二）“十二五十二五”档案信息化建设任务档案信息化建设任务数字档案馆（室）建设数字档案

5、馆（室）建设电子文件（档案）备份中心电子文件（档案）备份中心（3 3）建立档案信息网络安全保密系统）建立档案信息网络安全保密系统（4 4）建立档案信息预期恢复备份系统）建立档案信息预期恢复备份系统一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市档案信息化建设主要工作成都市档案信息化建设主要工作一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市档案信息化建设主要工作成都市档案信息化建设主要工作总体目标：总体目标：以电子政务建设为依托，档案信息资源以电子政务建设为依托，档案信息资源建设为核心，电子文件管理为重点，档案信建设为

6、核心，电子文件管理为重点，档案信息化安全保障体系为基础，充分运用云计算、息化安全保障体系为基础，充分运用云计算、物联网等技术，逐步实现全市档案资源数字物联网等技术，逐步实现全市档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，建化、信息管理标准化、信息服务网络化，建立立“分布式管理、集中式利用分布式管理、集中式利用”的档案信息的档案信息化平台，实现化平台，实现“全域成都一体化全域成都一体化”的档案信的档案信息资源共享。息资源共享。一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市档案信息化建设主要工作成都市档案信息化建设主要工作主要任务：主要任务：完成全市国家

7、综合档案馆和专业档案馆间完成全市国家综合档案馆和专业档案馆间的高速安全链接、数据可控共享、馆际交互利的高速安全链接、数据可控共享、馆际交互利用，提高全市档案系统公共服务能力，建立全用，提高全市档案系统公共服务能力，建立全域成都的档案信息专网。市属各区（市）县全域成都的档案信息专网。市属各区（市）县全部建成档案信息网站，以部建成档案信息网站，以“成都档案网成都档案网”为平为平台，建立面向社会、服务公众的档案网站群，台，建立面向社会、服务公众的档案网站群，推进档案信息资源共享服务。推进档案信息资源共享服务。一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市档案信

8、息化建设主要工作成都市档案信息化建设主要工作主要任务：主要任务：积极推进电子文件中心、电子文件（档积极推进电子文件中心、电子文件（档案）备份中心建设，将各级国家综合档案馆案）备份中心建设，将各级国家综合档案馆建成安全保存国家档案信息资源数据基地、建成安全保存国家档案信息资源数据基地、电子文件（档案）备份中心、档案信息服务电子文件（档案）备份中心、档案信息服务查询中心。查询中心。一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市档案信息化建设主要工作成都市档案信息化建设主要工作主要任务：主要任务：加快档案信息资源建设，贯彻落实国加快档案信息资源建设，贯彻落实国

9、家有关电子文件管理、数字档案馆建设的家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强电子文件接收、管理和数文件精神，加强电子文件接收、管理和数字档案馆（室）建设。字档案馆（室）建设。一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市档案信息化建设主要工作成都市档案信息化建设主要工作主要任务：主要任务：推进档案信息安全保障体系建设，建推进档案信息安全保障体系建设，建立和完善档案数据安全、信息系统安全、立和完善档案数据安全、信息系统安全、网络平台安全管理体系。网络平台安全管理体系。由国家档案局主持起草，经中国文献工作由国家档案局主持起草，经中国文献工作标准化技

10、术委员会讨论通过，国家标准局标准化技术委员会讨论通过，国家标准局1985年批准颁行。年批准颁行。1999年重新修订。年重新修订。该标准对档案著录项目、著录内容和著录该标准对档案著录项目、著录内容和著录格式都有明确要求，对建立健全全国统一的档格式都有明确要求，对建立健全全国统一的档案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐步实现计算机检索具有十分重要的意义。步实现计算机检索具有十分重要的意义。（一）档案著录规则（一）档案著录规则（DAT18-1999)二、档案信息化建设技术标准 （GBT/T18894-2002GBT/T18894-2002）2002-122

11、002-12发布发布 2003-5-12003-5-1实施实施 该标准是中华人民共和国国家标准，该标准是中华人民共和国国家标准，规规定了在公务活动中产生的，具有保定了在公务活动中产生的，具有保存存价值的价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。统计的一般方法。该标准对电子文件的收集与积累、电子该标准对电子文件的收集与积累、电子文件的归档、归档电子文件的整理、归档电文件的归档、归档电子文件的整理、归档电子文件的移交、接收与保管等方面都作了详子文件的移交、接收与保管等方面都作了详细的规定。细的规定。（二）电子文件归档与管理规范电子文件归档

12、与管理规范 一、档案信息化建设技术标准 （国家档案局令第（国家档案局令第6 6号）号）2003-07-282003-07-28发布，发布，2003-09-012003-09-01实施实施 根据国务院办公厅根据国务院办公厅电子公文传输管电子公文传输管理暂行办法理暂行办法制定。制定。该办法所指的电子公文，是指由国务该办法所指的电子公文，是指由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。据。（三）电子公文归档管理暂行办法电子公文归档管理暂行办法二、档案信息化建设技术标准2005-4-30200

13、5-4-30发布发布（四）纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范（DA/T31DA/T3120052005）二、档案信息化建设技术标准 该该规范规定了纸质档案数字化的主要技规范规定了纸质档案数字化的主要技术要求。术要求。对纸质档案数字化基本流程中的案卷整对纸质档案数字化基本流程中的案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序提出了定义和工作技存储、检索利用等工序提出了定义和工作技术规范。术规范。适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。化加工处理。2003-09-012003-09-01发布发

14、布 2003-10-012003-10-01实施。实施。（五）文书档案著录细则与机读目录数据交换格式（五）文书档案著录细则与机读目录数据交换格式二、档案信息化建设技术标准 由四川省档案局起草，四川省质量技术由四川省档案局起草，四川省质量技术监督局发布。监督局发布。该标准是建设四川省档案信息资源库的该标准是建设四川省档案信息资源库的基础之一，是为建立全省统一的档案信息计基础之一，是为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享而对全省档案资源，实现档案信息资源共享而对全省档案系统数据库建设提出的一个统一的标准。系统

15、数据库建设提出的一个统一的标准。二二、档案信息化建设技术标准、档案信息化建设技术标准（六）（六）DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案文书类电子文件元数据方案 （2009-12-16发布发布 2010-06-01实施）实施）规定了以文件和案卷形式的档案为对象的规定了以文件和案卷形式的档案为对象的文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。适用于各级各类档案馆、机关、团一般要求。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系体、企业事业单位

16、和其他社会组织对计算机系统中直接生成的文书类电子文件（含纸质文件、统中直接生成的文书类电子文件（含纸质文件、档案数字化图像、文本）的管理。档案数字化图像、文本）的管理。二、档案信息化建设技术标准二、档案信息化建设技术标准（七）版式电子文件长期保存格式需求（七）版式电子文件长期保存格式需求 （DA/T47-2009）（2009-12-16发布发布 2010-06-01实施）实施）明确了版式电子文件长期保存格式的明确了版式电子文件长期保存格式的特征。适用于各级各类档案馆、机关、团体、特征。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织遴选归档保存企业事业单位和其他社会组织遴选归档保存

17、版式电子文件格式，也适用于版式电子文件版式电子文件格式，也适用于版式电子文件格式标准的制订与相关软件开发。格式标准的制订与相关软件开发。二、档案信息化建设技术标准二、档案信息化建设技术标准（八）基于（八）基于XML的电子文件封装规范的电子文件封装规范 （DA/T48-2009）2009-12-16发布发布 2010-06-01实施实施 规定了基于规定了基于XML的电子文件封装格式的电子文件封装格式和要求。适用于各级各类档案馆、机关、团和要求。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对文本文体、企业事业单位和其他社会组织对文本文件和静态图像文件的文件级封装。件和静态图像文件的

18、文件级封装。2010-062010-06发布发布（九）数字档案馆建设指南（九）数字档案馆建设指南二、档案信息化建设技术标准 这是全国数字档案馆建设的规范性依据。这是全国数字档案馆建设的规范性依据。它确定了数字档案馆的基本目标、基本要求它确定了数字档案馆的基本目标、基本要求和基本架构，提供了数字档案馆建设项目立和基本架构，提供了数字档案馆建设项目立项指导方案，统一了全国数字档案馆建设的项指导方案，统一了全国数字档案馆建设的标准、规范，对推动档案信息资源社会共享，标准、规范，对推动档案信息资源社会共享，全面提高全国数字档案馆建设和应用水平，全面提高全国数字档案馆建设和应用水平，构建具有中国特色的数

19、字档案馆体系具有重构建具有中国特色的数字档案馆体系具有重要意义。要意义。存量档案的数字化就是将以纸张、胶存量档案的数字化就是将以纸张、胶片、音像等传统载体保存的片、音像等传统载体保存的模拟信号模拟信号档案档案通过通过扫描、拍摄扫描、拍摄等方式转换为等方式转换为数字信号数字信号档档案。案。工作内容：建立目录数据库工作内容：建立目录数据库 建立全文数据库。建立全文数据库。（一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法 1、建立目录数据库、建立目录数据库 （1）标准依据：档案著录规则）标准依据：档案著录规则 （2）工作步骤：）工作步骤：确定著录级别：

20、案卷级确定著录级别：案卷级 文件级文件级 确定著录项目：确定著录项目：（一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法2 2、建立全文数据库、建立全文数据库（1 1）标准依据：纸质档案数字化技术规标准依据：纸质档案数字化技术规范范（2）（一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（一）存量档案数字化（一）存

21、量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（一）存量档案数字化（一）存量档案数字化二、档案资源建设的途径和方法二、档案资源建设的途径和方法（一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法 （一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法 （一）存量档案数字化（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案

22、资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法 电子文件的真实性、完整性、有效性电子文件的真实性、完整性、有效性 确定

23、密级确定密级 确定归档范围确定归档范围 划定保管期限划定保管期限 填写填写归档电子文件移交、接收检验登记归档电子文件移交、接收检验登记 表表（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（3）归档时间）归档时间 逻辑归档实时进行逻辑归档实时进行 物理归档按照纸质文件的规定定期完成。物理归档按照纸质文件的规定定期完成。（4）检测）检测 检测内容：硬件环境的有效性检测内容：硬件环境的有效性;软件环境的有效性软件环境的有效性;信息记录格式信息记录格式;有无病毒感染等。有无病毒感染等。（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法

24、三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法归档电子文件移交、接收检验登记表归档电子文件移交、接收检验登记表三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法 检验项目检验项目 单位名称单位名称 移交单位移交单位 接收单位接收单位载体外观检验载体外观检验病毒检验病毒检验真实性检验真实性检验完整性检验完整性检验有效性检验有

25、效性检验技术方法与相关软件技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明登记表、软件、说明资料检验说明资料检验填表人（签名）填表人（签名）年年 月月 日日 年年 月月 日日审核人（签名）审核人（签名）年年 月月 日日 年年 月月 日日单单 位（印章）位（印章）年年 月月 日日 年年 月月 日日（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（二）增量档案电子化（二

26、）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（三）双重采集（三）双重采集三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法（三）双重采集（三）双重采集三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法2、工作原则：、工作原则：（1）统筹协调、分工协作、整合资源、）统筹协调、分工协作、整合资源、节约成本节约成本（2）谁牵头、谁负责）谁牵头、谁负责（三）双重采集（三）双重采集三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法3、采集范围、采集范围（1）重要政务活动：省级以上对内政务接待活动）重要政务活动：省级以上对内政务接待活动 重要会议重要会议 外事

27、活动外事活动（2）重大活动：重大节庆、纪念活动）重大活动：重大节庆、纪念活动 重大商贸、博览活动重大商贸、博览活动 重大创建、申办活动重大创建、申办活动 重要学术、论坛活动重要学术、论坛活动（3）突发事件处置活动：重大自然灾害）突发事件处置活动：重大自然灾害 重大事故灾难重大事故灾难 突发公共卫生事件突发公共卫生事件 突发社会安全事件突发社会安全事件（三）双重采集（三）双重采集三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法4、归档范围、归档范围（1）文字资料）文字资料（2）照片）照片（3）录音录像）录音录像（4）标志性实物）标志性实物（三）双重采集（三）双重采集三、档案资源建设的途径

28、和方法三、档案资源建设的途径和方法5、归档质量要求、归档质量要求（1）归档文件整理规则）归档文件整理规则（2）CAD电子文件光盘存储、归档与档电子文件光盘存储、归档与档 案管理要求案管理要求（3）电子文件归档与管理规范）电子文件归档与管理规范（4）照片档案管理规范）照片档案管理规范（三）双重采集（三）双重采集三、档案资源建设的途径和方法三、档案资源建设的途径和方法6、归档时间、归档时间 各牵头、承办责任部门在活动结束后各牵头、承办责任部门在活动结束后2个月内向市档案馆移交档案资料。个月内向市档案馆移交档案资料。成都日报、成都电视台在活动报道结成都日报、成都电视台在活动报道结束后束后2个月内向市

29、档案馆移交档案资料。个月内向市档案馆移交档案资料。1 1、点击、点击“收文管理收文管理”，录入接收文件。，录入接收文件。2 2、点击、点击“发文管理发文管理”，录入发文文件。，录入发文文件。3 3、点击、点击“人工归档人工归档”，录入已归档文，录入已归档文件。件。（一）文件条目录入文件条目录入四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1 1、自动归档、自动归档 进入紫晶系统进入紫晶系统 点击自动归档按钮点击自动归档按钮 在在分类分类下的下的形成年度形成年度前方框打前方框打“”并并输入对应的四位数值年度输入对应的四位数值年度 在在分类分类下的下的保管期限保管期限前的方框打前的方框

30、打“”并选择对应的期限并选择对应的期限 在在排列排列下的下的文件形成日期文件形成日期前方框打前方框打“”（二）归档归档四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 在在排列排列下的下的保管期限保管期限前方框打前方框打“”在在编号编号下的下的全宗号、年度、保管期限、全宗号、年度、保管期限、卷卷(盒盒)号号输入对应的内容输入对应的内容 点击确定按钮，点击确定按钮，在在页数页数/盒前盒前的方框打的方框打“”并输入页并输入页数数 点击归档按钮点击归档按钮 点击继续按钮点击继续按钮（二）归档归档四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 2 2、人工归档、人工归档 进入紫晶系统

31、进入紫晶系统 点击人工归档按钮点击人工归档按钮 在在档号档号一栏输入档号一栏输入档号 在空白处点击左键在空白处点击左键 点击点击OK按钮按钮 点击归档文件目录按钮点击归档文件目录按钮 分别输入：分别输入：文件编号文件编号、责任者责任者、题名题名、日期日期、页数（号）页数（号）等项目内容等项目内容 点击保存按钮点击保存按钮 点击添加按钮进行下一份文件的录入点击添加按钮进行下一份文件的录入（二）归档归档四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1、快速检索、快速检索 进入紫晶系统进入紫晶系统 点击编目检索点击编目检索 点击文件检索点击文件检索 在在请输入检索内容请输入检索内容输入相

32、关关键词输入相关关键词 点击检索点击检索（三）档案检索档案检索四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 2、高级检索、高级检索（1）进入紫晶系统）进入紫晶系统（2）点击编目检索）点击编目检索（3）点击文件检索）点击文件检索（4）点击高级检索）点击高级检索（5）分别在）分别在“关键字关键字”、“运算符运算符”、“条件值条件值”中输入相关内容，汇总形成检中输入相关内容，汇总形成检索条件索条件（6）点击检索）点击检索（三）档案检索档案检索四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用（三）档案检索档案检索四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用备注：备注：1

33、、在第步、在第步请输入检索内容请输入检索内容输入相关关键输入相关关键 词中，用户输入两个或以上关键词时必词中，用户输入两个或以上关键词时必 须用空格隔开。须用空格隔开。2、输入相关关键词可为：、输入相关关键词可为：文件编号文件编号、责任责任 者者、题名题名、日期日期等已录入计算机的任意等已录入计算机的任意 内容，如进行复杂查询，需用高级检索。内容，如进行复杂查询，需用高级检索。3、用户可根据该文件的档号快速找到该文、用户可根据该文件的档号快速找到该文 件。如文件挂有全文，可点击全文浏览件。如文件挂有全文，可点击全文浏览 直接浏览文件，还可点击动态链接对文直接浏览文件，还可点击动态链接对文 件进

34、行修改利用。件进行修改利用。（三）档案检索档案检索四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1、全文目录管理、全文目录管理 进入紫晶系统进入紫晶系统 点击全文管理点击全文管理 点击全文目录管理，单击需要建立新点击全文目录管理，单击需要建立新 的子目录的父目录，打开该父目录的子目录的父目录，打开该父目录 点击新增目录按钮点击新增目录按钮 在在用户输入用户输入栏输入文件目录名称栏输入文件目录名称 点击确定按钮点击确定按钮 点击关闭按钮点击关闭按钮（四）全文管理全文管理四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 2、全文文件管理、全文文件管理 （1）点击全文文件管理）点

35、击全文文件管理 （2）分别对）分别对源文件位置源文件位置和和目标目录目标目录两个目两个目 录选择框进行目录选择，选择源文件录选择框进行目录选择，选择源文件 所在目录位置和文件入库后的存放位所在目录位置和文件入库后的存放位 置（即目标目录）置（即目标目录）（3）选择用户所需文件）选择用户所需文件 （4）点击传输文件按钮）点击传输文件按钮 （5）点击关闭按钮）点击关闭按钮 （四）全文管理全文管理四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 （6）点击档案整理）点击档案整理 （7）点击归档）点击归档/卷内文件按钮卷内文件按钮 （8）在）在档号档号一栏输入档号一栏输入档号 （9）到位需要进

36、行全文挂接的机读目录）到位需要进行全文挂接的机读目录 （10）点击全文挂接按钮）点击全文挂接按钮 （11）选中对应的文件选中对应的文件 （12）点击选中退出按钮）点击选中退出按钮 （13）设置）设置全文级别全文级别 （14）点击保存按钮）点击保存按钮（四）全文管理全文管理四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统、进入紫晶系统 2、点击人工归档按钮、点击人工归档按钮 3、在、在档号档号一栏输入档号一栏输入档号 4、在空白处点击左键、在空白处点击左键 5、点击、点击OK按钮按钮 6、点击归档文件目录按钮、点击归档文件目录按钮 7、点击目录打印按钮、点击目录打印按钮

37、 8、进行相关设置、进行相关设置 9、点击打印按钮、点击打印按钮（五）目录打印目录打印四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统、进入紫晶系统 2、点击人工归档按钮、点击人工归档按钮 3、在、在档号档号一栏输入需要更改的档案的档号一栏输入需要更改的档案的档号 4、在空白处点击左键、在空白处点击左键 5、点击、点击OK按钮按钮 6、在、在档号档号一栏直接输入新的档号一栏直接输入新的档号 7、敲击回车键、敲击回车键 8、点击确定按钮、点击确定按钮 9、点击保存按钮、点击保存按钮（六）更改档号更改档号四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫

38、晶系统、进入紫晶系统 2、点击公文管理、点击公文管理/归档菜单归档菜单 3、点击件号处理子菜单、点击件号处理子菜单 4、点击档号选择按钮、点击档号选择按钮 5、检索出所需档号，比如对、检索出所需档号，比如对023全宗的全宗的 2007年度永久的文件进行件号处理，年度永久的文件进行件号处理，则检索条件如下：档号类似于则检索条件如下：档号类似于 023-永久永久2007 6、点击件号处理按钮、点击件号处理按钮（七）件号处理件号处理四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统、进入紫晶系统 2、点击公文管理、点击公文管理/归档菜单归档菜单 3、点击分卷子菜单、点击分卷子

39、菜单 4、在、在请输入卷（盒）档号请输入卷（盒）档号栏输入分卷的栏输入分卷的 档号并点击调出卷（盒）内文件按钮档号并点击调出卷（盒）内文件按钮 5、在分别输入、在分别输入起始序号起始序号和和终止序号终止序号后，后，在在请输入目标卷（盒）号请输入目标卷（盒）号框中输入新框中输入新 的档号的档号 6、点击执行按钮、点击执行按钮（八）分卷分卷四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1、进入、进入A机紫晶系统机紫晶系统 2、点击数据交换、点击数据交换/网上发布菜单网上发布菜单 3、点击数据交换子菜单、点击数据交换子菜单 4、点击案卷（盒）选择、点击案卷（盒）选择 5、检索出所需档号，

40、比如对、检索出所需档号，比如对“023全宗的全宗的 2007年度永久年度永久”下属的各个卷盒进行下属的各个卷盒进行 数据交换，则检索条件如下：档号数据交换，则检索条件如下：档号 类似于类似于023-永久永久2007 6、点击数据转出按扭、点击数据转出按扭 7、选择、选择U盘上的一个文件包，执行数据转盘上的一个文件包，执行数据转 出出（九）数据交换数据交换四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 8、进入、进入B机紫晶系统机紫晶系统 9、点击数据交换、点击数据交换/网上发布菜单网上发布菜单 10、点击数据交换子菜单、点击数据交换子菜单 11、点击数据转入按钮、点击数据转入按钮 12、选择、选择A机上数据转出时的文件包机上数据转出时的文件包 13、点击确定按钮、点击确定按钮（九）数据交换数据交换四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统、进入紫晶系统 2、点击系统菜单、点击系统菜单 3、点击、点击数据管理数据管理下的系统硬盘备份下的系统硬盘备份 4、步骤、步骤1：选需要备份到的位置：选需要备份到的位置 5、步骤、步骤2：点击备份按钮：点击备份按钮 （十）数据备份数据备份四、文档一体化管理系统的使用四、文档一体化管理系统的使用