某公路建设项目档案管理教材课件.ppt

1、林业公路建设项目档案管理林业公路建设项目档案管理资料归档分类资料归档分类v（一）省、市下达的资金文件（一）省、市下达的资金文件v（二）基建的各个程序资料（二）基建的各个程序资料v（三）资金往来凭证（三）资金往来凭证(台账台账)v（四）工程验收资料（四）工程验收资料v（五）现场工程相片（五）现场工程相片（一）省、市下达的资金文件（一）省、市下达的资金文件v1、省厅直接下达到项目单位、省厅直接下达到项目单位v2、省财政厅下达，市财政局转达、省财政厅下达，市财政局转达（一）省、市下达的资金文件（一）省、市下达的资金文件v使用资金文件小技巧使用资金文件小技巧v如果是同一个项目的不同资金文件，最好使用无

2、如果是同一个项目的不同资金文件，最好使用无“总总投资投资”一栏一栏的那一份的那一份v因为如果拿着有因为如果拿着有“总投资总投资”一栏文件去发改立项，如果一栏文件去发改立项，如果各项预算（可行各项预算（可行+设计设计+预算预算+监理监理+决算）加起来突决算）加起来突破了这个总投资数额，发改就不予立项了破了这个总投资数额，发改就不予立项了（一）省、市下达的资金文件（一）省、市下达的资金文件v使用资金文件小技巧使用资金文件小技巧v如果只有一份项目下达资金文件，怎么办？如果只有一份项目下达资金文件，怎么办？（二）基建的各个程序文件（二）基建的各个程序文件v1、可行性研究阶段、可行性研究阶段v2、项目立

3、项阶段、项目立项阶段v3、设计阶段、设计阶段 v4、招投标阶段、招投标阶段 v5、施工阶段、施工阶段 v6、项目完工阶段、项目完工阶段 1、可行性研究阶段、可行性研究阶段v聘请有资质的工程咨询公司编制可行性报告聘请有资质的工程咨询公司编制可行性报告1、可行性研究阶段、可行性研究阶段 v编制可行性报告需要注意的几个问题编制可行性报告需要注意的几个问题v1、可行性报告的建设项目要跟资金下达文件一致、可行性报告的建设项目要跟资金下达文件一致 1、可行性研究阶段、可行性研究阶段 v编制可行性报告需要注意的几个问题编制可行性报告需要注意的几个问题v2、可行性报告的建设项目时间必须预留足够、可行性报告的建

4、设项目时间必须预留足够 1、可行性研究阶段、可行性研究阶段 v编制可行性报告需要注意的几个问题编制可行性报告需要注意的几个问题v3、可行性报告必须要有节能分析、可行性报告必须要有节能分析 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v项目立项需要准备的材料项目立项需要准备的材料 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v1、请示、请示 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v2、可行性报告、可行性报告 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v3、项目资金证明文件、项目资金证明文件 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v4、用地预审意见、用地预审意见v如用地为项目单位自有土地如用地为项目单位自有土地(或在原有林区道路上进行或在原有

5、林区道路上进行硬底化硬底化)，则只需在林地证上勾划线路即可，则只需在林地证上勾划线路即可v如用地涉及农村土地或其它第三方土地，则需国土部如用地涉及农村土地或其它第三方土地，则需国土部门出具用地预审意见门出具用地预审意见 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v5、规划选址文件、规划选址文件v向林业主管部门申请出具规划选址合理性申请即可向林业主管部门申请出具规划选址合理性申请即可 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v6、招标基本情况表、招标基本情况表 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v7、无拖欠农民工工资证明、无拖欠农民工工资证明 2、项目立项阶段、项目立项阶段 v收到发改部门的批复后立项工作正式完成收

6、到发改部门的批复后立项工作正式完成 3、设计阶段、设计阶段 v1、图纸设计、图纸设计 3、设计阶段、设计阶段 v2、工程预算、工程预算 3、设计阶段、设计阶段 v2、工程概预算要注意、工程概预算要注意 3、设计阶段、设计阶段 v2、工程概预算要注意、工程概预算要注意 3、设计阶段、设计阶段 v3、相关部门或第三方机构审图纸、审预算、相关部门或第三方机构审图纸、审预算 4、招投标阶段、招投标阶段 v1、班子会议确定自行招标或委托招投标公司、班子会议确定自行招标或委托招投标公司 4、招投标阶段、招投标阶段 v2、招投标方式确定、招投标方式确定 4、招投标阶段、招投标阶段 v2、招投标需要注意、招投

7、标需要注意 4、招投标阶段、招投标阶段 v2、招投标需要注意、招投标需要注意 4、招投标阶段、招投标阶段 v2、招投标需要注意、招投标需要注意 4、招投标阶段、招投标阶段 v3、招投标结果、招投标结果 4、招投标阶段、招投标阶段 v4、合同签订、合同签订 5、施工阶段、施工阶段 v1、开工报告、开工报告 5、施工阶段、施工阶段 v2、工程监督、工程监督 5、施工阶段、施工阶段 v3、监理报告、监理报告 （五）项目完工阶段（五）项目完工阶段v自查报告自查报告v档案整理档案整理v第三方监理机构抽检第三方监理机构抽检v决算决算v申请上级主管部门验收申请上级主管部门验收（三）资金往来台账（三）资金往来

8、台账v1、项目资金下达凭证、项目资金下达凭证(去银行打印去银行打印)（三）资金往来台账（三）资金往来台账v2、承建单位申请资金发票、承建单位申请资金发票收到发改部门的批复后立项工作正式完成（二）适当使用文具进行文件归档7、无拖欠农民工工资证明比如说公路设计图纸，可以复印有其资质公章那一页到资料册归档，图纸原件另附。如果只有一份项目下达资金文件，怎么办？（二）基建的各个程序资料1、项目资金下达凭证(去银行打印)1、可行性报告的建设项目要跟资金下达文件一致3、使用适当的标签进行标记1、按时间顺序使用超透内页A4资料册进行归档申请资金等情况时常用到的文本，例如合同、中标通知书等可将其扫描，方便科室(

9、股室)间使用（三）资金往来凭证(台账)2、资料册与需要另附的文件如何一起归档？（一）省、市下达的资金文件（二）适当使用文具进行文件归档（三）资金往来台账（三）资金往来台账v3、汇款凭证、汇款凭证（四）工程验收资料（四）工程验收资料v自查报告自查报告v档案整理档案整理v第三方监理机构抽检第三方监理机构抽检v决算决算（五）现场图片（五）现场图片资料归档小技巧资料归档小技巧v（一）前期资料搜集先按逻辑先后堆叠排放（一）前期资料搜集先按逻辑先后堆叠排放v项目未进入收尾阶段，各种各种的资料会比较混乱，项目未进入收尾阶段，各种各种的资料会比较混乱，而且有同时进行的几项工作都需要资料归档，这样而且有同时进行

10、的几项工作都需要资料归档，这样的资料进行归档就必须按逻辑上顺序先行进行堆叠的资料进行归档就必须按逻辑上顺序先行进行堆叠排放，这样在日常自查的时候容易发现哪一步的资排放，这样在日常自查的时候容易发现哪一步的资料没有归档，也为最后的资料归档打下一个坚实的料没有归档，也为最后的资料归档打下一个坚实的基础。基础。资料归档小技巧资料归档小技巧v（二）适当使用文具进行文件归档（二）适当使用文具进行文件归档v1、按时间顺序使用超透内页、按时间顺序使用超透内页A4资料册进行归档资料册进行归档资料归档小技巧资料归档小技巧v（二）适当使用文具进行文件归档（二）适当使用文具进行文件归档v2、使用超透内页、使用超透内

11、页A4资料册能保证纸质文件不容易资料册能保证纸质文件不容易受潮，同时能方便清晰地看到文件内容，方便自查受潮，同时能方便清晰地看到文件内容，方便自查以及迎接上级的检查以及迎接上级的检查(效果视频效果视频)。资料归档小技巧资料归档小技巧v（二）适当使用文具进行文件归档（二）适当使用文具进行文件归档v3、如果其中有比较厚的文件需要归档，可复印关键、如果其中有比较厚的文件需要归档，可复印关键页面与资料册中归档，原件另附页面与资料册中归档，原件另附。v比如说公路设计图纸，可以复印有其资质公章那一比如说公路设计图纸，可以复印有其资质公章那一页到资料册归档，图纸原件另附。页到资料册归档，图纸原件另附。资料归

12、档小技巧资料归档小技巧v（二）适当使用文具进行文件归档（二）适当使用文具进行文件归档v2、资料册与需要另附的文件如何一起归档？、资料册与需要另附的文件如何一起归档？资料归档小技巧资料归档小技巧v（二）适当使用文具进行文件归档（二）适当使用文具进行文件归档v2、如果项目只涉及一个建设内容，则使用、如果项目只涉及一个建设内容，则使用35mm的的A4档案盒即可；如果项目涉及两个建设内容，则建档案盒即可；如果项目涉及两个建设内容，则建议使用议使用50mm的（建议采用的（建议采用PP材质的，硬皮的档案材质的，硬皮的档案盒容易蛀虫）盒容易蛀虫）资料归档小技巧资料归档小技巧v（二）适当使用文具进行文件归档（

13、二）适当使用文具进行文件归档v3、使用适当的标签进行标记、使用适当的标签进行标记v比如说这是比如说这是2017年实施的第五个项目年实施的第五个项目资料归档小技巧资料归档小技巧v（二）适当使用文具进行文件归档（二）适当使用文具进行文件归档v3、使用适当的标签进行标记、使用适当的标签进行标记v又比如说如何把复印件跟原件进行标示又比如说如何把复印件跟原件进行标示资料归档小技巧资料归档小技巧v（三）常用的文本最好将其扫描（三）常用的文本最好将其扫描v申请资金等情况时常用到的文本，例如合同、中标申请资金等情况时常用到的文本，例如合同、中标通知书等可将其扫描，方便科室通知书等可将其扫描，方便科室(股室股室)间使用间使用v同时可将归档的资料上传到云盘分享到各科室同时可将归档的资料上传到云盘分享到各科室(股室股室)资料归档小技巧资料归档小技巧v（四）最重要的一点：目录很重要（四）最重要的一点：目录很重要v1、目录能一目了然知道项目的每一个程序资料是否、目录能一目了然知道项目的每一个程序资料是否有归档有归档资料归档小技巧资料归档小技巧v（四）最重要的一点：目录很重要（四）最重要的一点：目录很重要v2、目录能方便地查找资料、目录能方便地查找资料谢谢！