第三章办公室工作计划与工作量化管理课件.ppt

1、第三章第三章 办公室工作计划与工作量化管理办公室工作计划与工作量化管理 第三章第三章 办公室工作计划与工作量化管理办公室工作计划与工作量化管理 第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础 第二节办公室工作计划制定程序与方法和目录第二节办公室工作计划制定程序与方法和目录第三节第三节 办公室工作时间管理运筹和方法办公室工作时间管理运筹和方法 第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础 一、工作计划的概念一、工作计划的概念 1、广义的工作计划、广义的工作计划 指制定计划、执行计划和检查计划执行情况三指制定计划、执行计划和检查计划执行情况三个紧密衔接的工作过程。个紧密衔

2、接的工作过程。2、狭义的工作计划、狭义的工作计划 是指制定计划。是指制定计划。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（一）计划（一）计划 1、特征、特征(1)从时间上说，一般都要在三五年以上；从时间上说，一般都要在三五年以上；(2)从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；的重要工作项目；(3)从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。括。(4)带有方向性、战略性、指导性；带有方向性、战略性、指导性；(5)内容更具有严肃

3、性、科学性和可行性。内容更具有严肃性、科学性和可行性。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（一）规划（一）规划 2、规划的写法、规划的写法（1）规划的格式）规划的格式由由“标题标题”和和“正文正文”两部分组成。两部分组成。（2）标题）标题“四要素四要素”：单位名称：单位名称+时间期限时间期限+内容范围内容范围+“规划规划”（3）内容）内容 前言；指导方针和目标要求；主要任务和政策、前言；指导方针和目标要求；主要任务和政策、措施；结尾。措施；结尾。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工

4、作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（二）设想（二）设想 1、特征、特征（1）在内容上是初步的；）在内容上是初步的；（2）在写法上是概括地；）在写法上是概括地；（3）设想具有超前性设想具有超前性（4）时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的；）时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的；（5）设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差）设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些；一些；第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（二）设想（二）设想 1 1、特征、特征 （6 6）时间长远些的称）时

5、间长远些的称“设想设想”，范围较广泛的称为，范围较广泛的称为“构想构想”；（7 7）时间不太长、范围也不太大的则称为）时间不太长、范围也不太大的则称为“思路思路”或或“打算打算”。2 2、设想的写法、设想的写法（1 1）标题）标题 可以是可以是“四要素四要素”，也可以是，也可以是“三要素三要素”。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础（二）设想（二）设想 2 2、设想的写法、设想的写法（2 2）格式）格式 格式不大一样，写作要求并不十分严格；格式不大一样，写作要求并不十分严格；（3 3）写法）写法第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法；第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法

6、；第二种是按规划、计划、方案或安排的格式结构，只第二种是按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法；只是征求意见的是内容粗略一些的想法；只是征求意见的“构想构想”、“思路思路”或或“打算打算”。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（三）计划（三）计划 1、特征、特征（1 1）时间一般在一年、半年左右；）时间一般在一年、半年左右；（2 2）范围一般都是一个单位的工作或某一大项）范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作；重要工作；（3 3）内容和写法要比规划具体、深入；）内容和写法要比规划具体、深

7、入；（4 4）要比设想正规、细致，要比方案简明、集）要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。中，要比安排阔展、概要。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（三）计划（三）计划2 2、计划的具体写法、计划的具体写法（1 1）标题）标题四要素四要素”单位名称单位名称+时间期限时间期限+内容范围内容范围+“+“计划计划”；（2 2）内容）内容 开头开头 主体主体 结尾结尾 第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（四）要点（

8、四）要点 1、特征、特征（1 1）要点是计划的摘要；）要点是计划的摘要；（2 2）正文写得比较概要）正文写得比较概要;（3 3）在结构方式上，大都是并列式。）在结构方式上，大都是并列式。2 2、要点的具体写法：、要点的具体写法：（1 1）格式）格式 多用某个通知作多用某个通知作“文件头文件头”；有标题和正文两部有标题和正文两部分内容；分内容；不必落款，写成文时间。不必落款，写成文时间。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（四）要点（四）要点2 2、要点的具体写法、要点的具体写法(2)(2)标题标题要点的标题可写要

9、点的标题可写“四要素四要素”，也可写，也可写“三要素三要素”。（3 3）内容）内容正文写的概要；正文写的概要；没有过渡段，段落也不长；没有过渡段，段落也不长；大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。排列，也可全文排列。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（五）方案（五）方案1、特征、特征（1）方案是计划中内容最为复杂的一种；）方案是计划中内容最为复杂的一种；（2）内容构成比较繁琐；）内容构成比较繁琐；（3）上级对下级或涉及面比较大的工作。）上

10、级对下级或涉及面比较大的工作。2、标题、标题一个是一个是“三要素三要素”写法写法:发文机关发文机关+计划内容计划内容+“+“方案方案”一个是一个是“两要素两要素”写法，即省略发文机关。写法，即省略发文机关。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（五）方案（五）方案（3 3）内容）内容开头、正文和结尾。开头、正文和结尾。正文包括：指导思想、主要目标、工作重点、实施步正文包括：指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。骤、政策措施、具体要求等项目。（4 4）方案的具体写法）方案的具体写法一是常规

11、写法；一是常规写法；二是变项写法。二是变项写法。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（六）安排（六）安排 1、特征、特征（1）是计划中最为具体的一种格式；）是计划中最为具体的一种格式；（2）工作比较确切、单一；）工作比较确切、单一；（3）涉及范围较小或单位内部的工作；）涉及范围较小或单位内部的工作；（4）内容详细；）内容详细；（5）任务都要具体，要求都要明确，措施都要得当。）任务都要具体，要求都要明确，措施都要得当。2、标题、标题“三要素三要素”或或“两要素两要素”第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计

12、划管理基础二、各种工作计划特征和写作特点二、各种工作计划特征和写作特点（六）安排（六）安排3 3、内容、内容一般由一般由“开头开头”、“主体主体”和和“结尾结尾”三部分组成；三部分组成；也有的省略也有的省略“结尾结尾”，“主体主体”结束。结束。4 4、安排的具体写法：、安排的具体写法：一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作；一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作；另一种，是单位内部的工作安排；另一种，是单位内部的工作安排；“主体主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容；、措施四方面内容；第一节第一节 办公室工作计划管理基础办

13、公室工作计划管理基础三、工作计划的任务三、工作计划的任务1、确定目标或宗旨；、确定目标或宗旨；2、制定战略或策略；、制定战略或策略；3、制定政策；、制定政策；4、制定程序和规则；、制定程序和规则；5、制定预算；、制定预算；6、制定规划。、制定规划。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础四、工作计划的性质四、工作计划的性质 1、首位性、首位性工作计划先于其他管理职能工作计划先于其他管理职能。2、目的性、目的性目的就是实现单位的各个时期的目标目的就是实现单位的各个时期的目标。3、普遍性、普遍性 工作计划规定各主管人员的共同职能工作计划规定各主管人员的共同职能。4、效率性、效率性

14、 工作计划规定投入产出比率和员工的评价标准。工作计划规定投入产出比率和员工的评价标准。第一节第一节 办公室工作计划管理基础办公室工作计划管理基础 五、工作计划的重要性五、工作计划的重要性1、提供方向、提供方向 计划就是使所有的行动保持同一方向，促使目标实现计划就是使所有的行动保持同一方向，促使目标实现.2、力求经济合理、力求经济合理计划强调协调，强调节约，使付出的代价尽可能合算计划强调协调，强调节约，使付出的代价尽可能合算.3、发现机会与危险、发现机会与危险4、统一工作标准、统一工作标准第二节办公室工作计划制定程序与方法第二节办公室工作计划制定程序与方法一、编制工作计划的步骤一、编制工作计划的

15、步骤1、估量机会、估量机会2、确定目标、确定目标3、确定前提条件、确定前提条件4、调查研究、调查研究5、资料分析、资料分析 6、计划方案的拟订和评价、计划方案的拟订和评价 7、方案的选择、方案的选择第二节办公室工作计划制定程序与方法第二节办公室工作计划制定程序与方法二、制定办公室工作计划的方法二、制定办公室工作计划的方法 1、运筹学方法、运筹学方法 2、滚动式计划方法、滚动式计划方法 3、计划、计划规划规划预算方法预算方法第二节办公室工作计划制定程序与方法第二节办公室工作计划制定程序与方法三、目标管理的基本内容三、目标管理的基本内容1、目标管理的概念、目标管理的概念2、目标管理的特点、目标管理

16、的特点3、目标管理的主要做法、目标管理的主要做法4、目标管理的三个阶段、目标管理的三个阶段（1）制定目标）制定目标（2）实现目标）实现目标（3）对成果进行检查和评价）对成果进行检查和评价 第三节第三节 办公室工作时间管理运筹和方法办公室工作时间管理运筹和方法一、时间与时间管理的含义一、时间与时间管理的含义1、时间管理的概念、时间管理的概念(英文名英文名:Time Management)时间管理，就是管理者为提高时间利用率和有时间管理，就是管理者为提高时间利用率和有效性，运用科学的方法和技巧，对时间的消耗效性，运用科学的方法和技巧，对时间的消耗进行规划、实施、检查、评价、反馈等程序展进行规划、实

17、施、检查、评价、反馈等程序展开的一系列的控制活动过程。开的一系列的控制活动过程。所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。时间内，把事情做好。时间管理水平测试题时间管理水平测试题下面的每个问题，请你根据自己的实际情下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。况，如实地给自己评分。计分方式为：选择计分方式为：选择“从不从不”为为0 0分，选择分，选择“有时有时”记记1 1分，选择分，选择“经常经常”记记2 2分，选分，选择择“总是总是”记记3 3分。分。时间管理水平测试题时间管理水平测试题1 1、我在每个工作日之前，都能为计

18、划中的工作做些准备、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备 2 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。、我尽量一次性处理完毕每份文件。5 5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。次办理这些事情。6 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。会。7 7、我试着按照

19、生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9 9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说情时，我会说“不不”。测评及过评估测评及过评估结论：结论：012分：你自己没有时间规划，分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。总是让别人牵着鼻子走。1317分：你试图掌握自己的时间，却不分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。能持之以恒。1822分：你的时间管理状况良好。分：你的时间管理状况良

20、好。2327分：你是值得学习的时间管理典范分：你是值得学习的时间管理典范第三节第三节 办公室工作时间管理运筹和方法办公室工作时间管理运筹和方法一、时间与时间管理的含义一、时间与时间管理的含义2、浪费时间的主观原因、浪费时间的主观原因1 1、做事目标不明确；、做事目标不明确；2 2、作风拖拉；、作风拖拉；3 3、缺乏优先顺序，抓不住重点；、缺乏优先顺序，抓不住重点；4 4、过于注重细节；、过于注重细节；5 5、做事有头无尾；、做事有头无尾；6 6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化；、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化；7 7、事必躬亲，不懂得授权；、事必躬亲，不懂得授权；8 8、不会拒绝别人的

21、请求；、不会拒绝别人的请求；9 9、消极思考。、消极思考。第三节第三节 办公室工作时间管理运筹和方法办公室工作时间管理运筹和方法一、时间与时间管理的含义一、时间与时间管理的含义3、时间管理的程序、时间管理的程序（1 1）确定目标，制定计划，分配每次活动需用的时间；）确定目标，制定计划，分配每次活动需用的时间；（2 2）实施计划，执行计划中要有一系列的方法和措施来）实施计划，执行计划中要有一系列的方法和措施来保障；保障；（3 3）对计划执行情况进行检查；）对计划执行情况进行检查；（4 4）评价对时间的分配利用是否科学；）评价对时间的分配利用是否科学；（5 5）跟踪了解时间利用情况，及时调整计划。

22、）跟踪了解时间利用情况，及时调整计划。第三节第三节 办公室工作时间管理运筹和方法办公室工作时间管理运筹和方法二、时间的基本特征二、时间的基本特征 1、时间的短缺性、时间的短缺性 2、时间的不间断性与间断性、时间的不间断性与间断性 3、时间的直线性与循环性、时间的直线性与循环性时间管理理论：时间管理理论：(帕累托原则帕累托原则)A:A:重要且紧急重要且紧急-必须立刻做必须立刻做;B:B:紧急但不重要紧急但不重要-优先考虑重要的事情后，再考虑其它事；优先考虑重要的事情后，再考虑其它事；C:C:重要但不紧急重要但不紧急-没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，

23、而不是拖延。做，而不是拖延。D:D:既不紧急也不重要既不紧急也不重要-有闲功夫再说。有闲功夫再说。帕累托原则帕累托原则第三节第三节 办公室工作时间管理运筹和方法办公室工作时间管理运筹和方法三、办公室时间管理的操作技巧三、办公室时间管理的操作技巧 1、集中精力，重点突破、集中精力，重点突破 2、合理安排工作日程、合理安排工作日程 3、提高效率、提高效率(1)(1)提高说话的效率提高说话的效率;(2);(2)跳出跳出“会海会海”;(3)(3)缩短交际时间缩短交际时间;(4);(4)正确处理文件。正确处理文件。4 4、充分利用现代工具、充分利用现代工具第三节第三节 办公室工作时间管理运筹和方法办公室

24、工作时间管理运筹和方法四、科学运筹时间策略四、科学运筹时间策略 1、注意力与时间的科学运筹、注意力与时间的科学运筹 2、休息与时间的科学运筹、休息与时间的科学运筹 3、业余爱好与时间的科学运筹、业余爱好与时间的科学运筹五、时间运筹的方法五、时间运筹的方法 1 1、定期、定期“盘点盘点”法法;2;2、交叉轮作法、交叉轮作法;3 3、遇事三问法；、遇事三问法；4 4、并列运筹法。、并列运筹法。第四节办公室工作量化管理原理与模式第四节办公室工作量化管理原理与模式一、量化管理的含义一、量化管理的含义办公室量化管理是指在单位组织工作过程中。采办公室量化管理是指在单位组织工作过程中。采用科学方法用科学方法

25、(如预测、概率、估算、实测、预如预测、概率、估算、实测、预定动作时间法等定动作时间法等)对各项工作内容，制定出工对各项工作内容，制定出工作定额来实行定量考核的管理方法。作定额来实行定量考核的管理方法。二、量化管理的表现形式二、量化管理的表现形式1、工作量化、工作量化 2、优化组合、优化组合 3、明确职责、明确职责 4、定量考核、定量考核 第四节办公室工作量化管理原理与模式第四节办公室工作量化管理原理与模式三、量化管理的原则三、量化管理的原则1、工时定额化、工时定额化2、分工合理化、分工合理化3、程序标准化、程序标准化4、酬金差额化、酬金差额化公务员（参照管理人员）年度考核量化测评表公务员（参照管理人员）年度考核量化测评表