第三章会计信息系统-业务处理课件.ppt
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1、3.1 企业业务过程和会计循环企业业务过程和会计循环3.2 系统管理和基础设置系统管理和基础设置3.3 总账系统(账务处理系统)总账系统(账务处理系统)一、账务处理的含义一、账务处理的含义 二、总账系统的主要功能二、总账系统的主要功能 三、总账系统的应用与管理三、总账系统的应用与管理3.4 报表系统报表系统3.5 工资系统工资系统3.6 固定资产系统固定资产系统3.7 应收款系统应收款系统3.8 应付款系统应付款系统3.1 企业业务过程和会计循环 了解企业的主要业务过程和细分的业务循环,以及业务过程与业务循环之间的关系,对于掌握会计信息系统的构成及与业务系统之间的关系,更好地使用会计信息系统的
2、功能大有帮助。一、企业业务过程二、业务处理循环 三、会计业务过程四、会计循环一、企业业务过程 业务过程:是指为实现某个业务目标而进行的一系列活动。每个企业都至少有三种类型的业务过程:转换过程获取/支付过程销售/收款过程企业内部输入资源输出产品供应商客户为获取资源付款获取资源提供商品和服务收取款项图 企业业务过程及增值过程n主要业务过程和支持业务过程 在基本业务过程基础上,可以按照企业生产经营周期的环节进一步将企业业务过程细分为主要过程主要过程和支持过程支持过程。以制造企业为例,其主要过程包括采购过程、仓库与存货过程、生产过程、销售过程;支持过程包括财务过程、人力资源处理过程和其他过程等。生产生
3、产循环循环销售收款销售收款循环循环企业内部企业内部输入输入资源资源输出输出产品产品供供应应商商客客户户固定资产固定资产循环循环人力资源人力资源循环循环采购付款采购付款循环循环会计会计循环循环会计信息使用者会计信息使用者会计信息会计信息会计事项会计事项会计事项会计事项会计事会计事项项获取获取/支付过程支付过程转换过程转换过程销售销售/收款过程收款过程企业基本业务过程与典型业务循环1.建立账建立账套套2初始初始化设置化设置3启用启用账套账套.日常日常账务处理账务处理5期末期末处理处理6报表报表处理处理8结账结账7财务财务分析分析部门级会计信息系统平台下的会计循环 3.2 系统管理和基础设置一、系统
4、管理 系统管理的主要功能是对企业应用系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护,具体体现在以下几个方面:1账套管理(建立,引入,输出和修改)2年度账管理(建立,清空,引入,输出和年度数据结转)3系统操作员及操作权限的集中管理4设立统一的安全机制管理,保证系统及数据的安全与保密。3.2 系统管理和基础设置1.关于账套 每个企业都可以为其每一个独立核算的单位建立一个核算账套,即每一个核算单位都有一套完整的账簿体系,即账套。谁来建立账套?何时建立账套?针对已建立的账套,系统管理员和账套主管的权限有何不同?账套可以删除吗?如何删除?在什么情况下删除?账套建立后,可以修改账套信息吗?账套输出和引入需要
5、注意什么?3.2 系统管理和基础设置2.关于用户(操作员)及权限的管理 通过用户和权限的管理,可以对操作人员进行岗位分工,对指定的操作人员的操作权限进行明确规定,实施权限控制,以避免无关人员对系统进行错误或恶意操作,同时,也可以对系统所包含的各个功能模块的操作过程进行协调,从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性。用户管理和授权分为两个层次:一是系统管理员授权 二是账套主管授权3.2 系统管理和基础设置2.关于用户(操作员)及权限的管理 用户由谁创建?用户和角色有何不同?用户权限由谁赋予?用户权限设定的原则 用户可以修改、删除吗?调查一个单位财务部门的组成情况,拿出授权方案。3.2 系统管理
6、和基础设置3.关于年度账的管理 在U8系统中,不仅可以建立多个账套,而且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。这样一来,系统结构清晰、含义明确、可操作性强,查询和管理特别方便。建立年度账的工作由账套主管完成 年度账的引入和输出:年度账的输出与账套的输出操作类似;不同之处在于备份输出的是年度账,在备份操作界面上选择的是具体的年度而非账套。年度账的引入与账套的引入操作类似;不同之处在于引入恢复的是年度账的备份文件。3.2 系统管理和基础设置3.关于年度账的管理 结转上年数据:一般情况下,企业是持续经营的,因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年底,启用新年度账时,需要将上年度相关账户的余额和
7、其他信息结转到新年度账中。清空年度数据:清空并非将年度账的所有数据全部删除,还是要保留一些基本信息的,比如基础信息,系统预置的科目报表等;以方便用户使用清空后的年度账重新做账。何时需要清空年度账?3.2 系统管理和基础设置4.系统运行安全管理 3.2 系统管理和基础设置二、基础设置 主要对系统运行参数的设置和对基础档案的设置1.关于系统启用 系统启用在建立账套后进行,主要用于确认启用那些功能模块(或子系统),并记录启用日期和启用人。有两种方式:(1)用户创建一个新账套后,自动进入系统启用界面,用户可以一气呵成的完成创建账套和系统启用。(2)或者由用友ERP-U8企业门户-基础信息-基本信息进入
8、,作系统启用的设置。谁来启用?是否需要启用全部功能模块?启用时间如何选择?3.2 系统管理和基础设置二、基础设置2.关于基础档案设置 一个新的账套建立后,在进行核算前要对一些模块公用的基础信息进行设置。将先前整理好的企业相关基础资料输入到计算机中,以便于以后进行初始建账工作。设置途径有两条:一是在基础设置模块进行设置,而是在相关子系统中进行设置。其结果都是共享。因此一般都是在企业门户中集中设置的。3.2 系统管理和基础设置2.关于基础档案设置 3.2 系统管理和基础设置2.关于基础档案设置 地区分类设置:编码、名称必须唯一;编码不能重复,应符合编码规则。必须逐级增加。客户分类设置:编码必须唯一
9、;名称不能为空或重复;编码应遵循编码方案,先设上级,再设下级;被引用的客户分类或非末级分类不 能被删除。客户档案设置:应先选择客户分类,再设置档案信息;编码必须唯一;供应商分类设置 供应商档案设置(注意顺序)往来单位3.2 系统管理和基础设置2.关于基础档案设置 系统中的项目核算功能是为了实现系统中的项目核算功能是为了实现对不同类型的项目进行核算和管理,应用对不同类型的项目进行核算和管理,应用中可以按需设置多个项目,可以将存货、中可以按需设置多个项目,可以将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。算的项目分类。项目核算功能是一种高效的数据连项
10、目核算功能是一种高效的数据连结模式,在实现按项目核算和管理基础上,结模式,在实现按项目核算和管理基础上,进一步提高了数据处理效率。进一步提高了数据处理效率。3.3 总账系统(账务处理系统)一、账务处理的含义 简单的说,就是把发生的各种不同的业务,按会计制度和会计核算程序的要求,通过一系列数据处理程序形成按账户分类记录信息的基本过程。“账务”处理,包括原始凭证、记账凭证、记账、算账、对账、结账直至报出会计报表的全过程。无论是企业内部管理所需要的会计信息,还是企业外部有关决策者所需要的会计信息,都主要由账务处理系统对发生的经济业务进行加工处理后才能取得。账务处理系统也被称为总账系统。所有的记账凭证
11、在总账系统汇集和处理 主要的核算账簿在总账系统(总分类账)总账系统提供外部所需的绝大部分信息3.3 总账系统(账务处理)二、总账系统的主要功能会计科目会计科目外币汇率外币汇率期初余额期初余额凭证类别凭证类别结算方式结算方式分类定义分类定义编码档案编码档案权限分配权限分配自定义项自定义项选项选项填制凭证填制凭证出纳签字出纳签字主管签字主管签字审核凭证审核凭证查询凭证查询凭证打印凭证打印凭证科目汇总科目汇总记账记账常用摘要常用摘要常用凭证常用凭证现金日记账现金日记账银行日记账银行日记账资金日报资金日报账簿打印账簿打印支票登记簿支票登记簿银行对账银行对账长期未达账审计长期未达账审计我的账表我的账表科
12、目备查簿科目备查簿科目账科目账客户往来账客户往来账供应商往来账供应商往来账个人往来账个人往来账部门往来账部门往来账项目辅助账项目辅助账现金流量表现金流量表账簿打印账簿打印转账定义转账定义转账生成转账生成对账对账结账结账总账系统总账系统系统设置系统设置期末处理期末处理账表管理账表管理出纳管理出纳管理凭证管理凭证管理日常处理期末处理初始设置辅助管理系统启用设置结算方式设置计量单位设置控制参数设置凭证类别建立会计科目设置基础档案初始设置的基本操作流程输入初始余额制单记账凭证审核出纳管理日常处理的基本操作流程账簿管理辅助账管理期末处理的基本操作流程自动转账结账试算并对账打印账簿会计档案备份三、总账系统
13、应用与管理(一)初始设置系统启用控制参数的设置外币及汇率的设置(基础档案中已设置)建立会计科目建立辅助核算档案(项目目录设置)设置凭证类别定义结算方式(基础档案中已设置)设置明细操作权限(选修)期初余额的录入(一)初始设置1.控制参数的设置 首次启用总账系统之后,可以对总账系统的控制功能作进一步的设置。主要涉及对凭证和账簿的控制。登录总账系统,执行“选项”功能,进行设置控制参数的设置 常用控制参数:(1)制单序时控制:先发生的,先输入(2)资金及往来赤字控制:当现金、银行科目的最新余额出现负数时,系统将予以提示(3)允许修改他人填制的凭证(4)凭证编号方式控制:其中“系统编号”为填制凭证时,按
14、照凭证类别按月自动编制凭证编号。“手工编号”为在制单时手工录入凭证编号。(5)出纳凭证必须经由出纳签字:出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对。(6)制单及审核的明细权限其他参数参照系统其他参数参照系统帮助:帮助:F1(一)初始设置2.关于辅助核算 辅助核算是系统在原有科目核算体系的基础上,通过添加辅助信息项来说明业务的具体情况,部分辅助信息项可单独形成账簿,称之为辅助账。如:若科目为部门辅助核算科目,需要录入此项业务发生的部门,这可以通过设置辅助核算来实现。辅助核算有:部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 项目核算(一)初始设置2.关于辅助
15、核算 项目核算的作用项目核算的作用 项目是系统中分类核算的一种方式,一般可将项目是系统中分类核算的一种方式,一般可将需要作为单独核算对象的需要作为单独核算对象的“项目项目”进行设置,制单时进行设置,制单时将项目信息作为辅助信息录入。将项目信息作为辅助信息录入。在建工程、对外投资、技术改造、融资项目、成在建工程、对外投资、技术改造、融资项目、成本对象、现金流量、科研课题等按项目进行明细核算本对象、现金流量、科研课题等按项目进行明细核算和管理。和管理。实现项目核算需事先设定实现项目核算需事先设定“项目目录项目目录”,项目目,项目目录可看作实现项目核算的基础信息。录可看作实现项目核算的基础信息。(一
16、)初始设置2.关于辅助核算注意:在设置辅助核算时要尽量慎重,因为,如果科目已有数据,而用户又对科目的辅助核算进行修改,那么,很可能会造成总账与辅助账对账不平。另外,通过“会计科目-编辑-定义自定义项”,可实现在制单时输入自定义的辅助信息项,但这些辅助信息项无法生成辅助账。辅助核算三步曲:辅助核算三步曲:1 1)设置会计科目时,如某科目需要辅助核算,则)设置会计科目时,如某科目需要辅助核算,则设为辅助核算账类,并设置各辅助核算目录设为辅助核算账类,并设置各辅助核算目录2 2)制单时,遇到辅助核算科目,系统就弹出一对)制单时,遇到辅助核算科目,系统就弹出一对话框,要求输入辅助核算信息。记账前后,均
17、可输话框,要求输入辅助核算信息。记账前后,均可输出各辅助核算账出各辅助核算账3 3)各辅助核算账簿的管理(如往来账的清理等)各辅助核算账簿的管理(如往来账的清理等)3.科目设置中关于现金、银行存款的特殊设置(1)现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。(2)指定科目 指定科目是指定出纳的专管科目和记录现金流量的科目。只有指定科目后,才能执行出纳签字,从而实现现金、银行存款的管理,才能查看现金、银行存款日记账;在指定“现金科目”“银行科目”之前,应在建立“现金”“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。一般指定现金、银行存款、其他货币资金为现金流量科目4.期初余额录入 在初次使
18、用账务处理子系统时,应将经过整理的各账目的期初余额录入系统;(1)如果是年中启用账务处理子系统,应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚,作为启用系统的期初数据录入到总账系统中,系统将自动计算年初余额;(2)如果企业是在年初建账,或不反映启用日期以前的发生额,则期初余额就是年初数。如果科目有辅助核算,还应整理各辅助项目的期初余额,以便在期初余额中录入。期初余额的录入的步骤:辅助核算科目期初余额录入(先)总账期初余额录入(后)试算平衡录入界面分三种情况:最末级科目为白色,单击录入余额非末级科目为黄色,不录入,刷新辅助科目为蓝色,双击后打开新窗口录入期初余额录入的注意事项:期初
19、余额录入的注意事项:如果是第一次使用账务处理系统,须使用该功能录入期初余额,否则使用结转上年余额自动结转;余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始,上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算;若有数量,外币核算时,应先录入期初数量和外币余额;对于外币核算还应先输入本币余额;红字余额用负号输入;用“方向”按纽调整余额方向;凭证记账后,期初余额不能再修改;期初余额录入完毕后,应该试算平衡。期初余额试算不平衡,将不能记账,但可以填制凭证。(二)日常业务处理会 计 制 单 出 纳 签 字 审 核 凭 证 科 目 汇 总记 账日 常 业 务 处 理(二)日常业务处理1.制单 制单是指依据发生的经济业务,
20、形成记账凭证的过程,记账凭证是登记账簿的依据,也是总账系统的唯一数据源点。制单是日常账务处理工作的起点,是最基础和最频繁的工作。(二)日常业务处理1.制单n记帐凭证的产生途径和输入方式:途径:A.根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记帐凭证;B.先由人工编制记帐凭证,再输入计算机;C.计算机自动生成的机制凭证。输入方式:键盘输入、从其他存储介质引入、网络传输、业务系统自动生成。(1)凭证类别:输入已定义的凭证类别代码或名称,一般选择即可。凭证一经保存不能修改凭证类别。(2)凭证编号:凭证按类别按月进行顺序编号,同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。编号由凭证类别编号(或凭证类别名)和凭证顺
21、序编号组成,如:收款001、付款002等。一般可设置为凭证编号由系统自动产生,并对连续性进行控制。系统规定每页凭证有五条记录,当某号凭证不止一页时,系统会自动在凭证号后标上分页号,如收-0001号0002/0003.注意,凭证号一经保存不能修改.(3)凭证日期:日期的正确性将会影响经济业务在明细帐和日记帐中的顺序,所以日期应随凭证号递增而递增,应大于启用日期,但不能超过业务日期(即进入总账务系统时的日期)。(4)附件张数:指本张凭证所附原始凭证张数。(1)摘要:对本凭证所反映的经济业务内容的说明,凭证的每行必须有摘要内容;可以相同,也可以不同;(2)科目:输入时一般输入科目编码,计算机根据科目
22、编码自动切换成该编码所对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义,必须是最底层的科目编码,不能有非法对应科目;(3)方向:每一科目的发生额均应有其方向,即借方或贷方;U8系统中可通过空格键切换方向(4)金额:不能为“零”,红字以“”表示,会计科目借贷双方必须平衡。(5)合计:自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。涉及数量核算时,系统会根据数量单价自动计算出金额,并将金额先放在借方;如果方向不符,可按空格键即可调整金额方向。辅助核算信息输入:辅助核算信息输入:当输入的科目为辅助核算时,系统根据科目属性要求输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、外币、自定义项
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