《外贸函电之格式》课件.ppt

1、第三讲外贸函电之格式函电知识 外贸函电是一种商务信件，英文foreign correspondence，是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件。在信息化高度发达的今天，形式并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。外贸函电是外贸业务员要处理的日常工作之一。然而，能处理好外贸函电的外贸业务员却不多。外贸函电的格式内容和要求外贸函电的格式内容和要求 外贸函电最常用的内容：外贸函电最常用的内容：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。外贸函电基本要求：外贸函电基本要求：主题明确，内容简洁，语言精炼，表述完整。外贸函电的格式：外贸函电的格式：有固定

2、的语言、习惯用法和常用句型。外贸函电的语气：外贸函电的语气：各部分语气。开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢;平常业务联系要细心、信任;催促付款要紧急而不失礼貌;客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。外贸信函的分类 外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系函 询价函 货物订购函 通函 商洽函 等等。商务信函 1.格式：1）信封的格式 2）信件的格式 2.内容一、信封 信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。信封的格式 美国式信封书写 THE TENTH NATIONAL BANK，101WallStreet，NEWYORK 5NY，US Via

3、airmail MrLiming，No363，Renmin Road，ChongQing，630000 China630000中国重庆人民路363号：李明先生收美国纽约市第5邮区华尔街101号第10国民银行 需要注意的是，我国由国需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信部门规定有统一的外函信封。封。其要求是，信封的正其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，址除国名用英文书写外，均用中文书写。均用中文书写。信封地址的写

4、法信封的格式1齐头式（平头式）信封的格式2缩格式（缩进式）商务信函的格式 齐头式（美式）缩进式（英式、中式）格式齐头式或垂直式(Block style)缩进式或锯齿式(indented style)汉语书信样式（缩进式）汉语书信样式（缩进式）中文商务信函的格式和内容中文商务信函一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。(1)开头开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。(2)正文正文 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：向收信人问候；写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；该信要进行的

5、业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；提出进一步联系的希望、方式和要求。(3)结尾结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，在商务信函中一般用祝愿语“此致”，“商祺”。对于比较熟悉的可以用如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。(4)署名署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出

6、的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。(5)日期日期 写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。英语商务信函（Business Letters）的的格式和内容格式和内容 商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：发文编号 收文编号 信头 日期 收信人名址 特别指定阅信人 称呼 书信主题 正文 结尾

7、签名 附件1.信头 商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址（与信封上写法一样），再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。信头样例 150 Kensington Road，Brooklyn，NewYork 12，NY June 10，2013 Established1900 TELEPHONE：xxxxxx,CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS：CALUMET 4251，2901-29

8、17 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO RefNoCHICAGO，ILLINOIS CODES USED：March 16，2012，ALLCODES RENTLEYS PREFERRED2.日期3.编号（可选项）4.收信人的名址 与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。信内地址的内容5.称呼 商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。例如：Dear Sir/

9、Dear sirs，Dear Madam，Dear Ladies，Dear Mesdames，Gentlemen：Dear Sir and Madam，Ladies and Gentlemen：在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dear sirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dear sirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如Dear MrSmall。在这里，Dear Sirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公

10、文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“Dear Sirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。6.正文 这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每

11、段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。7.结尾敬语 结束语是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yours truly（你的真诚的），Yours sincerely（你的忠诚的）Yours faithfully（你的忠实的），等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用Yours most Cordially（你的最真诚的）或Yours respectfully（你的恭顺的）等。8

12、.签名 签名是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。签名样例 Yours truly，FIDELITY TRADINGCOING（签名）HBHaslehurst General Manager Very truly yours，UNITED EXPORTERS COMPANY（签名）Maxde Hes样例 Very truly yours，STERN，MCRGENTHAUCO，INC（签名）Edward NMegay Machinery Division Very truly yours，LEWERSCOOKE，LIMITED（签名）EWTwelmeyer Purchasing Department代理人签名经办人代号9.附件10.抄送11.附言12.信函的页面边距13.续页或者第二页