《办公室S修改版》课件.ppt

1、海尔的“6S”：整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全波音的“5S”：整理、清正、简化、标准化、自我约束一、一、5S的含义和做法的含义和做法（一）整理（一）整理含义：将工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来以外，其它的都清除或放置在其它地方。它往往是5S的第一步。目的：v腾出空间；v防止误用。“整理整理”的做法的做法/示例：示例：将物品分为几类（如）：1)不再使用的；2)使用频率很低的；3)使用频率较低的；4)经常使用的。将第1类物品处理掉，第2、3类物品放置在储存处，第4类物品留置工作场所。（二）整顿（二）整顿含义：把留下来的必要用的物品定点定位放轩，并放轩整齐，必要时加

2、以标识。它是提高效率的基础。目的：v工作场所一目了然；v消除找寻物品的时间；v整整齐齐的工作环境。“整顿整顿”的做法的做法/示例：示例：v对可供放置的场所进行规划；v将物品在上述场所摆放整齐；v必要时还应标识。（三）清扫（三）清扫含义：将工作场所及工作用的设备清扫干净。保持工作场所干净、亮丽。目的：v保持良好工作情绪；v稳定品质。“清扫清扫”的做法的做法/示例：示例：v清扫从地面到墙板到天花板所有物品；v杜绝污染源如水管漏水、噪音处理；v破损的物品修理。（四）清洁（四）清洁含义：维持上面3S成果。目的：v监督。“清洁清洁”的做法的做法/示例：示例：v检查表；v红牌子作战。（五）素养（五）素养含

3、义：每位成员养成良好习惯，并遵守规则做事 培养主动积极的精神。目的：v培养好习惯，遵守规则的员工；v营造良好的团队精神。二、二、5S的功能的功能“素养素养”的做法的做法/示例：示例：v应遵守出勤、作息时间；v工作应保持良好的状态（如不可以随意谈天说笑、离开工作岗位、看小说、打瞌睡、吃零售等）；v服装整齐，待好识别卡；v待人接物诚恳有礼貌；v爱护公物，用完归位；v保持清洁；v乐于助人。1、提升企业形象：v整齐清洁的工作环境，使顾客有信心；v由于口碑相传，会成为学习的对象。2、提升员工归属感：v人人变得有素养；v员工从身边小事变化上获得成就感；v员工对自己的工作更愿易付出爱心与耐心。3、提升效率：

4、v物品摆放有序，不用花时间寻找；v好的工作情绪。4、提升员工归属感：v员工上下形成做事讲究的风气，品质自然有保障了；三、如何推行三、如何推行5S5、减少浪费：v场所的浪费；q成立推行组织，制订激励措施；q制订实施规划，形成书面制度；q展开宣传造势，进行教育培训；q全面实施5S，实行区域责任制；q组合检查，采用红牌子作战等方法进行督促。成立成立5S推行委员会。注意，这是成败的关键所推行委员会。注意，这是成败的关键所在。在。任何一项需要大面积开展的工作，都需要有专任何一项需要大面积开展的工作，都需要有专人负责组织开展。而且，该人负责组织开展。而且，该“专人专人”必须是企业高必须是企业高级管理层的人

5、员，对下要有权威性，对上要有较多级管理层的人员，对下要有权威性，对上要有较多机会与最高领导者沟通。应明确其对该项工作所负机会与最高领导者沟通。应明确其对该项工作所负的责任。的责任。他应该他应该“组阁组阁”，即组成，即组成5S推行委员会，推行委员会，这个委员会由他直接领导，对他负责。这个委员会由他直接领导，对他负责。上述这样一上述这样一个组织是必不可缺的。个组织是必不可缺的。1 1、组织、组织组织制定各项组织制定各项5S规范，制定激励措施。规范，制定激励措施。规范是企业内部的规范是企业内部的“法律法律”。有了明确的书。有了明确的书面规范，员工才知道哪些可以做，哪些不可以做，面规范，员工才知道哪些

6、可以做，哪些不可以做，怎么做是符合的，怎么做是不符合的。所以，开怎么做是符合的，怎么做是不符合的。所以，开展展5S活动，首先要组织人力制定各项必要的活动，首先要组织人力制定各项必要的5S规范规范即即“立法立法”。2 2、规划、规划 方法一：方法一：详细调查，内部拟订，召集讨论，详细调查，内部拟订，召集讨论，修订出台。即由推行委员会成员深入各基层修订出台。即由推行委员会成员深入各基层详细调查现场情况，拟订出初稿，再召集基详细调查现场情况，拟订出初稿，再召集基层干部讨论是否可执行，经修订后发布。层干部讨论是否可执行，经修订后发布。优点：优点：周期快；周期快；缺点：缺点：具体执行人员参与少，可能会导

7、具体执行人员参与少，可能会导致今后执行的障碍。致今后执行的障碍。优点：优点：具体执行人员参与具体执行人员参与“立法立法”工作，有利于工作，有利于调动积极性；调动积极性；缺点：缺点：这样拟出来的规范可能会由于人员素质的这样拟出来的规范可能会由于人员素质的差异而导致各项规范水平参差不齐。差异而导致各项规范水平参差不齐。方法二：方法二：培训示例，分工拟订，收集讨论，修订培训示例，分工拟订，收集讨论，修订出台。即首先对各基层干部培训出台。即首先对各基层干部培训5S相关知识，要相关知识，要求其结合本基层单位现场实际状况分工拟订本基求其结合本基层单位现场实际状况分工拟订本基层单位层单位5S规范，再收集起来

8、充分讨论，取长补短，规范，再收集起来充分讨论，取长补短，经审核修订后发布。经审核修订后发布。记住记住:v不论采用哪种思路，不论采用哪种思路，“调查调查”和和“讨论讨论”这两项工作是至关重要这两项工作是至关重要的。的。v规范出台后，应制定适当的激励规范出台后，应制定适当的激励措施。措施。v激励措施是推动工作的激励措施是推动工作的“发动发动机机”。培训、宣传。培训的对象是全体基层干部及基层员工，主要内容是5S基本知识、各项5S规范。培训的方式可采用集中培训，也可逐级培训，即先培训基层干部，再由基层干部培训其所属员工。宣传是起造势作用，旨在营造一个氛围，使员工逐步习惯这个氛围。潜移默化，从意识上得以

9、提升。3 3、宣传、宣传 全面执行5S各项规范：v 公司最高管理者或5S推行委员会主任总动员；v全公司上下正式全面执行5S各项规范；v各办公室、各车间、各仓库、各检验室等场所均对照适用于本场所的5S规范严格执行；v各级人员都透彻了解5S规范，并按照规范严格要求自身行为。4 4、执行、执行 这个阶段是推行5S的实质阶段。每个人的不良习惯能否得到改变，能否建立一个良好的5S工作风气，在这个阶段得以体现。推荐下述三种实施技巧：推荐下述三种实施技巧：树立样板单位的办法树立样板单位的办法分阶段或分片实施的办法分阶段或分片实施的办法落实落实5S文明区域责任制的办法文明区域责任制的办法组织检查。推行5S的阻

10、力：q规范本身不够完善；q借口工作忙不执行规范；q执行得不够彻底；q应付式的执行；q热潮过后又恢复原样；q个人习惯难以改变5 5、监督、监督 四、四、5S实施技巧实施技巧 1、检查表检查表（检查表应依据所出台的5S书面规定编制，示例：）场所场所检查对象检查对象检查项目检查项目记录记录办公室办公现场办公现场有无无用物品；使用频率低的物品是否放置储存处；经常使用的物品是否摆放在办公现场；物品摆放是否有合理规划，容易寻找；物品摆放是否整齐；抽屉、柜筒、文件类物品是否做有标识；办公现场是否清洁；办公设施是否干净；2、牌子作战：、牌子作战：在不良之所贴上醒目的红牌子以待该部门人员改进。各部门的目标就是尽

11、量减少“红牌”的发生机会。五、五、5S规范示范规范示范 （附（附5S活动标语）活动标语）5S规范适用场所检查记录备注清理把永远不可能用到的物品清理掉把长期不用，但有潜在可用性的物品指定地方放置把经常使用的物品放在容易取到的地方5S规范适用场所检查记录备注整理文件、记录等物品放置应有规划物品放置应整齐、美观必要时应做一定标识档案柜应整齐，有必要的标识抽屉应整齐，不杂乱员工应有员工卡要设置文件布告栏5S规范适用场所检查记录备注清洁地面要清洁墙面要清洁通风要好，保持干燥清爽的环境光线要充足办公桌面要清洁档案柜要清洁抽屉要清洁文件、记录不肮脏破烂5S规范适用场所检查记录备注维持坚持上班5S一分钟，下班

12、5S一分钟定期有检查对不符合的情况及时纠正素养语言有礼貌举止讲文明着装要整洁工作主动、热情有强烈的时间观念（按时完成任务、开会不迟到等）注1：上表办公场所的5S规范要求全空白-表示适用于所有场所。注2：本附表仅为通用示例，具体格式和内容应根据推行5S的场所实际情况决定，且应更加具体化、细节化。v5S就是整理、整顿、清扫、清洁、素养 v5S就是一切改善活动的基础v整理是基础中的基础v5S是标准化的基础v整理是物品放置方法的标准化v整顿使“寻找”消失v“打招呼”是教养的第一步v整顿“不同意见”是5S的第一步v5S不只是全员参与，更要全员实践v借5S提高公司形象v借5S提高公司信用v整顿就是定位置、

13、定品目、定数量 v目视管理是改善的第一步v守法、守纪是5S的出发点v遵守标准是5S的前提v整理是提高品质的基础v5S是员工的护身符v清洁塑造明朗的工作场所v清洁是干劲的源泉v5S始於教养，终於教养v5S是改善企业体质的良方七、七、高级领导办公区如何做高级领导办公区如何做5S？包括：老板、董事、总经理、高级主管等。做好高级领导办公区5S的重要性、必要性：（1）高级领导办公区是公司职场的一个重要组成部分；（2）做好高级领导办公区5S活动，有利于增强他们对5S的实质认识和直接感受，使他们真正下定决心，坚定不一的支持公司5S活动推行；（3）办公室或区域，经常有客户来访，是体现公司5S效用的窗口。把高级

14、领导办公区当作是神圣、私人、保密把高级领导办公区当作是神圣、私人、保密 的地区不敢或不便染指的想法是错误的。的地区不敢或不便染指的想法是错误的。将私人物品与工作用品分开存放；明确不要品的归类。实施方法实施方法：设置衣帽架；设置私人物品存放储柜；由秘书或助理人员制定不要清单摆放在领导用的记事本首页或备忘录中，便于领导日常清理不要品；每周末秘书全面核实并协助整理，碎掉过时或不要资料。实施内容实施内容：规划好抽屉、储存柜，用标贴定位，锁扣齐备；文件资料用颜色、编码或款式不同的资料夹分类归档，建立目录索引；公告物、计划、备忘录。实施方法实施方法：秘书在定位标贴前应先征求领导意见，以本人方便取放为原则；

15、文件资料由秘书协助归档；正在处理中的资料用“IN”“OUT”两层资料架分类；将公布板面格局区分标示；过时公告物由秘书及时清理。实施内容实施内容：办公室、办公桌、文件的清扫。实施方法实施方法：领导办公桌明确划分为本人清扫责任区。每日例行5分钟清洁，办公室外及室内其他区域可由他人协助完成；过期文件、报章杂志由秘书及时清理；邀请安排领导参与员工清扫活动。实施内容实施内容：接受清洁检查和巡查；主动不定期巡查。实施方法实施方法：秘书协助领导定期自检前3S的落实情况；提供5S稽查标榜、记录表等备领导巡查。实施内容实施内容：日常工作有计划和时间观念；礼仪习惯。实施方法实施方法：领导自行制定或秘书协助制定每阶段工作计划并张贴备忘；秘书提醒领导会议、会谈，恪守时间；制定礼仪标准，邀请领导一起参与学习，并带头遵守。实施内容实施内容：