[管理学]办公室管理1-3章课件.ppt
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- 管理学 办公室 管理 课件
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1、办公室管理把每一件简单的事做好就是不简单;把每一件平凡的事做好就是不平凡 海尔集团 总裁 张瑞敏 为什么学(why)未来的职业发展(在社会立足条件:学历、未来的职业发展(在社会立足条件:学历、沟通、合作、协调、创新的能力)沟通、合作、协调、创新的能力)综合素质与能力的自我提升(进步和成功综合素质与能力的自我提升(进步和成功因素:品格、责任感、上进、奋发、视野、因素:品格、责任感、上进、奋发、视野、素养)素养)有意义的人生(终身学习、全人发展、服有意义的人生(终身学习、全人发展、服务社会)务社会)学什么(What)本课程教学内容分为十一周,本课程教学内容分为十一周,教学安排如下:教学安排如下:第
2、一周:办公室管理概述第一周:办公室管理概述 第二周:办公室环境管理第二周:办公室环境管理 第三周:办公室机构设置第三周:办公室机构设置 第四周:办公室人员第四周:办公室人员 第五周:办公室日常事务(电话电子通讯、邮件收发)第五周:办公室日常事务(电话电子通讯、邮件收发)第六周:办公室日常事务(接待实务、信访实务)第六周:办公室日常事务(接待实务、信访实务)第七周:办公室文书、档案管理第七周:办公室文书、档案管理 第八周:办公室信息管理第八周:办公室信息管理 第九周:办公室礼仪第九周:办公室礼仪 第十周:办公室会议管理第十周:办公室会议管理 第十一周:办公室工作计划第十一周:办公室工作计划怎样学
3、(How)1)集中面授(操作要领)多听集中面授(操作要领)多听2)平时作业(练习题)多做平时作业(练习题)多做3)课堂讨论(案例分析、角色扮演)多想课堂讨论(案例分析、角色扮演)多想4)自学自学(网络资源(网络资源 )多看)多看要求:要求:第一:从理论上把握办公室管理的一般规律和技第一:从理论上把握办公室管理的一般规律和技 巧。办公室巧。办公室 管理是对办公室实务的科学总结,是对工管理是对办公室实务的科学总结,是对工作方法的说明,掌握办公室管理的基本知识,对于如作方法的说明,掌握办公室管理的基本知识,对于如何更加科学有效地开展工作,如何适应现代化办公室何更加科学有效地开展工作,如何适应现代化办
4、公室工作的需要是非常重要的。工作的需要是非常重要的。第二:多接触实践,加深对办公室的全面认识。第二:多接触实践,加深对办公室的全面认识。学习是实践的先导和基础,通过学习掌握最新的理论学习是实践的先导和基础,通过学习掌握最新的理论知识。实践是学习的最终目的。从理论到实践,从实知识。实践是学习的最终目的。从理论到实践,从实践再到理论,如此反复,方能很好真正掌握这门课程。践再到理论,如此反复,方能很好真正掌握这门课程。第一章第一章 办公室管理概述办公室管理概述 一、办公室的含义一、办公室的含义 办公室是一个常用而普通的名词,却有着多种含义:办公室是一个常用而普通的名词,却有着多种含义:第一种:泛指一
5、切办公场所,区别于用于教学的教第一种:泛指一切办公场所,区别于用于教学的教 室,用于生产的车间,或是医疗室、实验室等等。室,用于生产的车间,或是医疗室、实验室等等。第二种:是指某一类职业人员或某一级职务人员的第二种:是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如:教师、护士、厂长、院长办公室等办公场所。如:教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种:指党、政府机关、企事业单位内的综合办第三种:指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如:中共中央办公厅、三星公司办公室等事机构。如:中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种:指某种专门的独立的工作机构。如国务院第四种:指某种专门的独立的工作机
6、构。如国务院 台湾事务办公室等。台湾事务办公室等。二、二、办公室的职能办公室的职能政务政务(或业务或业务)服务服务事事 务务 管管 理理事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务服务而开展的辅助性工作,它是办公室工作服务而开展的辅助性工作,它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。体系中不可缺少的重要组成部分。主要是中高级文主要是中高级文秘人员的工作秘人员的工作.三、三、办公室事务管办公室事务管 理工作的特征理工作的特征服务性服务性分散性分散性专业性专业性主动性主动性繁杂性繁杂性为上司为上司服务服务工作工作分散分散涉及涉及面广面广为组织为组织服务服务为公众为
7、公众服务服务人员人员分散分散独立性独立性专业性专业性 第二章第二章 管理环境管理环境 第一节第一节 管理环境概述管理环境概述 所谓管理环境,是对决定办公室职能所谓管理环境,是对决定办公室职能(功能功能)实现实现的环境因素的管理。的环境因素的管理。从宏观上讲,办公室的职能环境,应当包括一个从宏观上讲,办公室的职能环境,应当包括一个国家的社会政治因素国家的社会政治因素(也称也称“社会环境社会环境”),以及居于,以及居于这个范畴的各种人文因素,如文化、人口、民族等;这个范畴的各种人文因素,如文化、人口、民族等;从微观上讲,办公室的职能环境则包括社会组织从微观上讲,办公室的职能环境则包括社会组织中,或
8、者说是现行管理体制中的各种关系。对于办公中,或者说是现行管理体制中的各种关系。对于办公室来说,妥善处理组织机构之间、上下级之间、组织室来说,妥善处理组织机构之间、上下级之间、组织与人员之间的各种关系会在很大程度上决定和影响与人员之间的各种关系会在很大程度上决定和影响其功能(职能其功能(职能)的实施质量。的实施质量。一、职能环境中的宏观因素一、职能环境中的宏观因素 社会政治环境社会政治环境-国情国情-管理体制管理体制-机构设置机构设置-职能定位职能定位-领导授权等是办公室职能环境中的重要领导授权等是办公室职能环境中的重要宏观因素。宏观因素。办公室必须通过各种方式,包括我国现行法规办公室必须通过各
9、种方式,包括我国现行法规政策、社会组织的一般要求以及行政首长的授权,政策、社会组织的一般要求以及行政首长的授权,获得能够实际执掌、实施社会组织内部管理活动酌获得能够实际执掌、实施社会组织内部管理活动酌权力。制定诸多以领导集团名义发布的规则,将社权力。制定诸多以领导集团名义发布的规则,将社会组织的内部活动纳入自己的管理职能体系,进而会组织的内部活动纳入自己的管理职能体系,进而对其进行有效的组织、协调和控制。如果社会政治对其进行有效的组织、协调和控制。如果社会政治环境环境-管理体制不能保证办公室获得实现其基本功管理体制不能保证办公室获得实现其基本功能的权力,办公室就会形同虚设,其功能也就会逐能的权
10、力,办公室就会形同虚设,其功能也就会逐步谈化和消亡,步谈化和消亡,二二、职能环境中的微观因素职能环境中的微观因素 微观因素是指办公室在管理体制的框架之内,微观因素是指办公室在管理体制的框架之内,与不同利益权力群体或机构(比如同领导集团、与不同利益权力群体或机构(比如同领导集团、业务职能部门以及人民群众)的关系对办公室职业务职能部门以及人民群众)的关系对办公室职能带来的影响的因素。通常我们也可以说是内部能带来的影响的因素。通常我们也可以说是内部环境。环境。办公室的基本功能是实施社会组织的内部管办公室的基本功能是实施社会组织的内部管理,这决定了其在社会组织中,通过相对独立的理,这决定了其在社会组织
11、中,通过相对独立的办公活动,在上下、左右各层次之间发挥作用。办公活动,在上下、左右各层次之间发挥作用。这种与其他部门之间形成的上下左右关系及其作这种与其他部门之间形成的上下左右关系及其作用形式,就是办公室活动的微观功能用形式,就是办公室活动的微观功能(职能职能)环境。环境。适宜的职能环境,自然也就构成了办公室获取良适宜的职能环境,自然也就构成了办公室获取良好活动效果的重要条件。好活动效果的重要条件。第二节、办公室职能环境的优化第二节、办公室职能环境的优化(一)办公室环境优化的目的(一)办公室环境优化的目的 创造舒适而又高效的工作环境,塑造组织形象,提创造舒适而又高效的工作环境,塑造组织形象,提
12、高工作效率。办公室的环境优化程度愈高,办公室的高工作效率。办公室的环境优化程度愈高,办公室的职能活动就愈顺畅。对职能环境的建设不可轻视。职能活动就愈顺畅。对职能环境的建设不可轻视。(二)(二)优化标志优化标志 办公室职能环境优化的标志主要体现在两个方办公室职能环境优化的标志主要体现在两个方面:面:一是环境信任度,指办公室职能活动对象对办一是环境信任度,指办公室职能活动对象对办公室人员的信赖程度。较高的环境信任度,是办公室公室人员的信赖程度。较高的环境信任度,是办公室履行本职任务、取得理想工作成绩的基本国素。履行本职任务、取得理想工作成绩的基本国素。二是环境谐振度,指办公室在履行其任务过程二是环
13、境谐振度,指办公室在履行其任务过程中,所得到的其职能活动对象的支持与配合程度。环中,所得到的其职能活动对象的支持与配合程度。环境谐振度越强,职能活动对象给予的具体支持与配合境谐振度越强,职能活动对象给予的具体支持与配合越积极,办公室工作的质量与效率当然就越高。越积极,办公室工作的质量与效率当然就越高。(三三)优化条件优化条件 1树立明确的职能环境意识树立明确的职能环境意识 职能环境对于办公室基本功能的形成和运行是职能环境对于办公室基本功能的形成和运行是至关重要的。甚至可以说,如果没有办公室的职能环至关重要的。甚至可以说,如果没有办公室的职能环境,就没有办公室的功能境,就没有办公室的功能(职能职
14、能),同时,办公室的职,同时,办公室的职能环境能环境(因素因素)在社会政治在社会政治-管理体制框架中的基本状管理体制框架中的基本状况,也决定着办公室功能的实现状况。况,也决定着办公室功能的实现状况。办公室人员要想有一个优化的职能活动环境,办公室人员要想有一个优化的职能活动环境,就必须树立明确的职能环境意识,自觉加强环境建设。就必须树立明确的职能环境意识,自觉加强环境建设。2优化环境的关键是提高办公室人员自身的素优化环境的关键是提高办公室人员自身的素养养 第一,注重主观修养。办公室人员较高的政治觉第一,注重主观修养。办公室人员较高的政治觉悟、思想水平、服务精神、工作艺术、作风素质,都悟、思想水平
15、、服务精神、工作艺术、作风素质,都会在环境客体思想上留会在环境客体思想上留下良好印象。办公室人员只有不断提高自身综合素下良好印象。办公室人员只有不断提高自身综合素质才可能赢得并增强环境客体对自己的信赖与支持。质才可能赢得并增强环境客体对自己的信赖与支持。第二,灵敏反应,及时调节。办公室职能环境是第二,灵敏反应,及时调节。办公室职能环境是随时变化的,在复杂的职能活动中,各种必然和偶然随时变化的,在复杂的职能活动中,各种必然和偶然的、有利与不利的因素,随时都可能渗透其间而起作的、有利与不利的因素,随时都可能渗透其间而起作用。办公室人员要具备敏锐的观察和感知能力,及时用。办公室人员要具备敏锐的观察和
16、感知能力,及时发现,推确判断,最大限度地排除不利因素,减轻干发现,推确判断,最大限度地排除不利因素,减轻干扰。扰。第三节、第三节、办公室工作条件的改善办公室工作条件的改善 一、办公室工作条件及基本要求一、办公室工作条件及基本要求 (一)办公室工作条件(一)办公室工作条件 办公室工作条件包括外观、视觉、听觉、空办公室工作条件包括外观、视觉、听觉、空气以及安全、保障等诸多环境因素。气以及安全、保障等诸多环境因素。u 外观环境是指办公场地的建筑物的实体特征,外观环境是指办公场地的建筑物的实体特征,如墙壁、天花板、地面、窗户、支柱,办公用具和如墙壁、天花板、地面、窗户、支柱,办公用具和装饰物装饰物(如
17、绿色植物等如绿色植物等)。合理地布置办公场地、正。合理地布置办公场地、正确地选择办公空间的颜色,以及适当地美化和装饰,确地选择办公空间的颜色,以及适当地美化和装饰,就成为改善工作环境的必要措施。就成为改善工作环境的必要措施。u 视觉环境是为完成办公活动而提供的采光系视觉环境是为完成办公活动而提供的采光系统。统。u 听觉环境是指影响办公活动的各种声音条件,听觉环境是指影响办公活动的各种声音条件,其中有些是有益成分,如和谐的音乐、愉快的交谈其中有些是有益成分,如和谐的音乐、愉快的交谈等,但更多的是有害成分,主要是指各种噪音。改等,但更多的是有害成分,主要是指各种噪音。改善听觉环境,除了要使办公活动
18、尽量避开室外噪音善听觉环境,除了要使办公活动尽量避开室外噪音外,也要高度重视室内活动外,也要高度重视室内活动(如办公设备等如办公设备等)所产生所产生的噪音,以保持正常的办公活动状态。的噪音,以保持正常的办公活动状态。u 空气环境是由空气的温度、湿度、流通与净化空气环境是由空气的温度、湿度、流通与净化状况形成的办公活动空间的空气质量。改善办公活状况形成的办公活动空间的空气质量。改善办公活动的空气环境,主要是通过使用空气调节设备和适动的空气环境,主要是通过使用空气调节设备和适当改善建筑条件来实现。当改善建筑条件来实现。u 安全保障。即应注意排除办公活动场所的各种安全保障。即应注意排除办公活动场所的
19、各种不安全隐患,如火、电、重物等。不安全隐患,如火、电、重物等。(二)优化办公室工作条件的基本要求(二)优化办公室工作条件的基本要求 办公室人员都希望在良好的办公环境中工作,以办公室人员都希望在良好的办公环境中工作,以提高工作效率,这就要求优化工作条件。简言之,就提高工作效率,这就要求优化工作条件。简言之,就是通过对办公室自然环境加以合理的设计、控制和组是通过对办公室自然环境加以合理的设计、控制和组织,使其达到最优状态。织,使其达到最优状态。优化的基本要求(标准)主要包括四个方面:优化的基本要求(标准)主要包括四个方面:u方便方便 u舒适整洁舒适整洁 u和谐统一和谐统一 u安全安全 1、方便、
20、方便 办公室的布局应该力求方便,争取时效,如相同或办公室的布局应该力求方便,争取时效,如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点,以避免不必要相关的部门应尽可能安排在相邻的地点,以避免不必要的穿插迂回,便利工作的密切联系和同步进行。的穿插迂回,便利工作的密切联系和同步进行。2、舒适整洁、舒适整洁 光线、色彩、气候、声音、工作间的布置等在不同光线、色彩、气候、声音、工作间的布置等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响,所以对一个办程度上对工作人员的情绪都会有所影响,所以对一个办公室来说,很重要的一点就是舒适整洁。整洁有序的工公室来说,很重要的一点就是舒适整洁。整洁有序的工作环境有助于工作效率的
21、提高。办公室里,包括办公桌、作环境有助于工作效率的提高。办公室里,包括办公桌、柜橱等,不要放置与办公无关的东西,办公文具的摆放柜橱等,不要放置与办公无关的东西,办公文具的摆放要井然有序,一个凌乱肮脏的工作环境不会产生令人满要井然有序,一个凌乱肮脏的工作环境不会产生令人满意的工作效率。意的工作效率。3和谐统一和谐统一 办公环境中,和谐的人际关系,就能激发工作人办公环境中,和谐的人际关系,就能激发工作人员的团队精神,取得最优约工作效果;员的团队精神,取得最优约工作效果;4安全安全 保证组织的物品和信息安全是秘书的重要职责之保证组织的物品和信息安全是秘书的重要职责之一,也是优化办公环境不可忽略的一个
22、原则。布置办一,也是优化办公环境不可忽略的一个原则。布置办公室时不仅要留意附近的环境和办公室存放财物的安公室时不仅要留意附近的环境和办公室存放财物的安全,更要重视相关的信息,如纸质文件、存储在计算全,更要重视相关的信息,如纸质文件、存储在计算机里的数据等的安全和保密。机里的数据等的安全和保密。二、工作场所的环境优化二、工作场所的环境优化 (一)办公室工作场所的设计与布局(一)办公室工作场所的设计与布局 1按部门或职能组织布局,又称:按部门或职能组织布局,又称:封闭式布局。封闭式布局。封闭式布局是一种较为传统的办公室布局,封闭式布局是一种较为传统的办公室布局,是把组织内部各职能部门独立安排在一个
23、个小房间内,是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内,组成一个个小办公室。组成一个个小办公室。在按部门设计工作场所的布局时,应遵循以下原在按部门设计工作场所的布局时,应遵循以下原则:则:与公众频繁接触的部门应位于靠近控制区的地方,与公众频繁接触的部门应位于靠近控制区的地方,或者直接通向走廊,以减少穿过公开工作区的次数。或者直接通向走廊,以减少穿过公开工作区的次数。比如人事部门和采购部门经常与外界接触,应靠近接比如人事部门和采购部门经常与外界接触,应靠近接待区,业务部门像销售部门,应接近行政管理区,而待区,业务部门像销售部门,应接近行政管理区,而审计部门可以位于离行政区较远的地方。审计部门
24、可以位于离行政区较远的地方。按部门设计布局的优缺点:按部门设计布局的优缺点:优点优点 各部门有独立的工作空间,各部门有独立的工作空间,稳定、安全、有稳定、安全、有归属感。归属感。大部分的办公室工作人员把单独办公和无噪大部分的办公室工作人员把单独办公和无噪音的环境列为理想工作条件的两项最重要要求。音的环境列为理想工作条件的两项最重要要求。缺点:缺点:联系不便,空间比较浪费,成本高。联系不便,空间比较浪费,成本高。2开放式布局开放式布局 开放式布局开放式布局就是将一个大工作间就是将一个大工作间“切分切分”成多个成多个相对独立的工作单元,把组织内部各职能部门的所相对独立的工作单元,把组织内部各职能部
25、门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。工作。这种布局里没有私人办公室。工作空间是通过这种布局里没有私人办公室。工作空间是通过安排可活动的物件来确定的,比如办公桌、椅、活安排可活动的物件来确定的,比如办公桌、椅、活动屏风、书架、档案架、活的植物等,而不改变固动屏风、书架、档案架、活的植物等,而不改变固定的设施。工作人员的办公位置更多地是由分配给定的设施。工作人员的办公位置更多地是由分配给他们的任务、而不是由他们的级别来确定的,比如他们的任务、而不是由他们的级别来确定的,比如较高级的行政人员虽可以有稍大的办公场所及不同较高级的行政人员虽
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