[文学]秘书模块四2会中工作课件.ppt

1、会间服务工作做好会议的接站和报到工作l 案例分析：天一公司定于2003年2月15日在广州召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。秘书李萌负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点，因而损害了企业的良好形象。做好接站工作1）要有统一的指挥系统，掌握到会人员的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，掌握到会人员的联络方式。2）要备足够的车辆和接站人员。3）对自备交通工具的人员，要通过传真或电话告诉报到地点的详细路线图。4）在车站、机场设接待站。制作醒目的牌子，写上公司的名字。

2、5）介绍宾主双方做好会议报到工作（1）l会议报到的方式l参加会议人员报到时，秘书人员要做好下的工作：1）查验证件2）填登记表3）接收与会者带来的材料4）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。做好会议报到工作（2）l如果会议根分发礼品，应同资料一起发放。如果不是所有参加会议的人员都有礼品，或不同的人员有不同的礼品，接待人员要细心区分，切忌出错。l讨论：在某次会议上，正式代表有高级礼品，列席代表有普通礼品，旁听人员没有礼品，而所有人都有会议资料，该如何操作？做好会议的签到（1）会议签到的目的是为了及时准确地统计到会人数，以及缺席情况。来宾编号姓名职务单位电话地址邮编做好会议的签到（2）l选择恰当的

3、签到形式。l准备好签到登记簿、签字笔等用品。l请与会者按照会前安排好的座位或区域就坐。做好签到工作应注意的事项l负责签到的人员应训练有素，照顾周到。l负责签到的人员要提早到岗。l热情主动地迎接与会者，并按礼仪规范将客人引导入场。（秘书应站在上司或来宾的左侧）做好座位引导l日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位，但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位就座。l有些会议在桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员。l与会者第一次入场时，会议人员应做好必要的引导，以便与会人员找到座次。在会议进行时的工作（1）n检查会场准备情况1）设备安全工作情况2）桌椅数量是否足够3）烟灰缸的准备4）水

4、和水杯的准备5）会标花卉的准备案例：不协调的烟灰缸n某日，一位深受爱戴的老领导不幸去世，在治丧委员会的会议上，气氛非常庄严肃穆。忽然间，一位领导发觉会场中的烟灰缸都是大红色的，会场气氛一时非常尴尬。这位领导十分不快，会后，批评了秘书办事不力。另一方面，秘书也觉得很委曲，会议室里的烟灰缸一直都是红色这一套，还是去年庆功时买的。为了一次会议就买一套新的，未免也太浪费了。于是，在下一次采购烟灰缸时，这位秘书选择了无色的玻璃烟灰缸。在会议进行时的工作（2）n会场的安全保卫与保密n会议的交通服务在会议进行时的工作（3）n做好会议记录1）会议记录的内容2）会议记录的方法3）会议记录的要求n例文做好会议记录

5、应注意的事项n了解公司的业务情况，掌握专业领域的基本术语。n记录原稿要统一编号，便于装订和复制。n会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理的要求。n记录原件要由专人负责保管。做好会议的信息工作n收集会议信息。n编写会议简报。n搞好对外宣传。做好会议期间的协调工作l 案例讨论：l 天一公司的新产品发布会即将开始，总经理秘书高叶站在会议大厅的入口处，她一边做着最后的检查，一边在等着嘉宾的到来。她发现主席台上放置的名签有问题，一位董事因故不能前来，名签却没有撤掉，而另一位嘉宾刚刚来电话说要来，名签还没准备好；这时她的手机又响了，原来是接电视台记者的汽车在路上抛锚了，重新派车已经来不及了；同时，会

6、议秘书组的人员来报，宣传材料不太够；此时嘉宾已陆续到来。高叶该怎么办？做好会议期间的生活服务工作l及时订购回程票l打印并分发会议代表通讯录l组织拍摄会议集体照及活动照l旅游、娱乐与陪同工作l餐饮服务1）种类：一般用餐、特殊用餐2）宴会服务：作用、程序案例分析l 宏达公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书王大海根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，为方便来宾入席，王大海特意做了座位名签，并摆放在桌上。但由于这次联谊时间紧，与会人员确定得晚，王大海在抄写时漏了应编在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。l 问题：如何避免出现这种尴尬的场面？如何妥善解决？