员工基础职业素质模块会议课件.ppt

1、 有一项调查说明有一项调查说明 企业企业80%的员工提升来源的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。为什么开会为什么开会 会议是商务活动的一个重要局部，会议是商务活动的一个重要局部，是进展工作的一个重要工具。是进展工作的一个重要工具。全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议一份美国的调查统计一份美国的调查统计经理级干部和专业人员经理级干部和专业人员每周约花每周约花1/4的时间在的时间在开会上；开会上；中上级的经理约中上级的经理约1周周2天；天；资深行政人员那么多达资深行政人员那么多达1周周4天。天。研究显示，除了一对一研究显示，除

2、了一对一的会议，三人以上的会的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。议平均所占的时间最多。会议的价值和意义会议的价值和意义 1.从公司角度来看从公司角度来看 1)会议是解决问题的有效途径之一会议是解决问题的有效途径之一 2)保证公司内部信息畅通保证公司内部信息畅通 3)统一思想，激发创意。统一思想，激发创意。2.从个人角度上来看从个人角度上来看 1)为你提供发表意见的场所。为你提供发表意见的场所。2)是员工崭露头角的好地方是员工崭露头角的好地方 你对会议价值的心得体会：你对会议价值的心得体会：你会开会吗？你会开会吗？只有你重视了开会，只有你重视了开会，你才能开一个高效的会议你才能开一个高效的

3、会议 你开会会迟到吗？你开会会迟到吗？联想的做法联想的做法如何准备会议如何准备会议 n会议目的会议目的n会议的形式会议的形式n会议时间会议时间n会议议程会议议程w会议地点会议地点w会场布置会场布置w邀请出席者邀请出席者w准备会议用品准备会议用品会议成功的会议成功的5大要素大要素 1 议题要和参与开会的人有关议题要和参与开会的人有关2 选定适当的出席人员选定适当的出席人员3 主持人主持人4 会前要有充分的准备会前要有充分的准备5 参与开会人的态度参与开会人的态度1 1、邀请与会者邀请与会者 选择出席者选择出席者 哪些人必须来开会？哪些人必须来开会？会议主持者的技巧会议主持者的技巧提供信息者提供信

4、息者 提供意见者提供意见者提供特殊的专长的人提供特殊的专长的人能够授权的人能够授权的人通知与会者通知与会者通常需要就会议的时间和通常需要就会议的时间和地点给与会者书面的通知地点给与会者书面的通知 在上一个会议上宣布；在上一个会议上宣布；电子邮件；电子邮件；书面通知；书面通知；等等等等 准备议程准备议程 会议议程是需要提出并讨论的问题或工程的清单。它应当简洁、一目了然 编写议程时要注意几点：编写议程时要注意几点：议程开头为会议的日期、时间与地点；议程开头为会议的日期、时间与地点；每一项均有一个编号；每一项均有一个编号；每一项均有一个起始时间；每一项均有一个起始时间；下次会议细节写在议程的末尾。下

5、次会议细节写在议程的末尾。7、（12：45）下次会议细节6、（12：15）其他事宜（12：00）会间休息5、（11：45）讨论联络事宜4、（11：30）上次会议提出的事项3、（11：15）批准上次会议备忘录2、（11：10）为缺席致歉1、（11：00）任命一位会议主席格林德雷戈饭店7月6日上午11点委委员员会会会会议议议议程程7、（12：45）下次会议细节6、（12：15）其他事宜（12：00）会间休息5、（11：45）讨论联络事宜4、（11：30）上次会议提出的事项3、（11：15）批准上次会议备忘录2、（11：10）为缺席致歉1、（11：00）任命一位会议主席格林德雷戈饭店7月6日上午11

6、点委委员员会会会会议议议议程程 确定地点确定地点 选择会议地点对于会议的成功是极选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅是一个舒适的问题而为重要的，这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这个场所是适合于且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的相这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。假设会议的目的之一是让两局部适合。假设会议的目的之一是让两局部人进一步相互了解，一种宽松的郊外气人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是适宜的。同样的道理，不要在一个氛是适宜的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。你的办公室你的

7、办公室优点：你的全部参考资料在手边；你的权威优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强。性可能得到加强。缺点：可能会有缺点：可能会有 干扰，或者有人打搅。干扰，或者有人打搅。下级的办公室下级的办公室优点：可能提高一位下级的地位和士气。优点：可能提高一位下级的地位和士气。缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适单位会议室单位会议室优点：防止由于使用个人办公室而引起的公司优点：防止由于使用个人办公室而引起的公司 等级问题。等级问题。缺点：外人可能同与会者接触而打搅会议。缺点：外人可能同与会者接触而打搅会议。外面的会议室外面的会议室优点：保证没有

8、任何一方占地主优势；如果优点：保证没有任何一方占地主优势；如果 保密是保密是 重要的，这类会议室很有用。重要的，这类会议室很有用。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。会议中心会议中心优点：具有开大会的设备；需要时能够提供优点：具有开大会的设备；需要时能够提供 技术支持和平安保卫。技术支持和平安保卫。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的时机。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的时机。安排座位安排座位一对一会议一对一会议在一个一对一的会上，两人的座位安排可在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的风格，并影响讨论的进程。如决定会议的风格，并影响讨论的进程。如果你

9、正在主持会议，可通过适当安排座位果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。来影响会议的正式程度。一对一的会议有三种座位安排：一对一的会议有三种座位安排：支持性的支持性的 如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就坐，这有助于消除障碍且可进展目光接触。两边就坐，这有助于消除障碍且可进展目光接触。合作性的合作性的 坐在另一个人旁边表示合作，这种坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。安排提示观点的相似性。面对面的面对面的 坐在桌子的对面，使自己与另一个人坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表保持距

10、离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。达得更自在一些。多人会议多人会议多人会议有四种就坐方式，多人会议有四种就坐方式，如以下图：如以下图：面对面就座面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 主席坐在团队成员之间 显示等级显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐其他与会者座位按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌的顶端 资历最浅者坐在离主席最远处 自由讨论自由讨论 如果坦诚的讨论

11、比与会者的地位更值得关注，如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌在会议中用一张圆桌 主席可坐在任何一个位置上 履行议程履行议程 有效的利用时间有效的利用时间 规定休息时间规定休息时间 准时开会准时开会 掌握会议节奏掌握会议节奏 控制会议控制会议达成共识的程序达成共识的程序 n导入议题导入议题n充分发言充分发言n获得一致的结论指名发问、交替发获得一致的结论指名发问、交替发问、以全体人员为对象发问等问、以全体人员为对象发问等n确定负责实施的对象确定负责实施的对象当主席滥用职权时，如何谴责当主席滥用职权时，如何谴责 非正式方法非正式方法 以团队名义，拒绝在会议上进展以团队名义，拒

12、绝在会议上进展合作合作 向与会者指出主席的行为不合理向与会者指出主席的行为不合理 请求在场的上级任命新主席请求在场的上级任命新主席正式的方法正式的方法 重新召集会议，任命新主席重新召集会议，任命新主席 告戒会议主席，他没有正确履行其告戒会议主席，他没有正确履行其职责职责 建议进展一次不信任投票建议进展一次不信任投票主席会怎样滥用职权主席会怎样滥用职权 类型类型如何识别如何识别偏袒一方偏袒一方优柔寡断优柔寡断操纵会议操纵会议发怒发怒 读出消极信号读出消极信号 与会者内省的样子清楚地说明对会议与会者内省的样子清楚地说明对会议缺少兴趣，注意力不集中缺少兴趣，注意力不集中。一种不愉快的表情表示出这个人

13、对会议进展一种不愉快的表情表示出这个人对会议进展的方式感到不快乐。他握紧拳头，低下了头，挑的方式感到不快乐。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。衅地瞪着眼。这位男士举起他的手吸引主席的注意。这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的身体语言说明一种对抗态度。他的身体语言说明一种对抗态度。区分积极的信号区分积极的信号 这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言者，是一种感兴趣的表示。言者，是一种感兴趣的表示。这个与会者是一种密切注意的姿势，意这个与会者是一种密切注意的姿势，意味着她对发言者所讲的内容感兴趣。味着她对发言者所讲的内容感兴趣。评估气氛评估气氛 维持秩序维持秩序

14、 达成决议达成决议 维持秩序维持秩序 假设双方的讨论边的过分剧烈，就站起来假设双方的讨论边的过分剧烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。用一种平静的、有分寸的语调。主持会议常遭遇的问题及对应方法主持会议常遭遇的问题及对应方法1n上级人员与部属同时出席上级人员与部属同时出席n习惯性的反对者习惯性的反对者n脱离了主题：脱离了主题：n打断离题的讨论，要求回到主题打断离题的讨论，要求回到主题n询问离题的内容终究与要讨论的主题询问离题的

15、内容终究与要讨论的主题有何关系有何关系n暂时休息分钟，再开会是，要求大暂时休息分钟，再开会是，要求大家针对主题讨论家针对主题讨论主持会议常遭遇的问题及对应方法主持会议常遭遇的问题及对应方法2n会议内有人私自交谈不断会议内有人私自交谈不断n有人打磕睡有人打磕睡n参加会议的成员个性内向参加会议的成员个性内向n提出的意见过于抽象提出的意见过于抽象n与会人员发生争执与会人员发生争执 借借 口口 会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 当谈及当谈及 一项为完成的一项为完成的工作时，与会者会找借口，工作时，与会者会找借口，如如“我忘了、我忘了、“这不是我这不是我的责任。的责任。作为主席你可以

16、在这位与会作为主席你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作。或望他以后完成此项工作。或者将任务转给其他人做。者将任务转给其他人做。设设 伏伏 有的与会者会试图有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会暗中破坏会议，所以会议未能到达规定的目标。议未能到达规定的目标。身为主席，你可以通过身为主席，你可以通过揭露她的策略来鼓励她。揭露她的策略来鼓励她。如果与会者继续试图阻如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极挠会议，就休会。在极端的情况下，你还可以端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。将发难者逐出会议。对对 抗抗 有的与会者对会议中有的与会者对会议中所提出的观

17、点会采取一种所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对不必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。作为态度，并挑起争论。作为主席，你可以以会议目的主席，你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒和达成一致的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度鼓励与会者以平静的态度进展讨论。或者在不损害进展讨论。或者在不损害反对者的情况下引入幽默，反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。以缓和局面。严重混乱严重混乱 与会者开场骂人，与会者开场骂人，不守规那么，甚至进不守规那么，甚至进展人身攻击，将会议展人身攻击，将会议搞得混乱不堪。你可搞得混乱不堪。你可以要求大家遵守秩序，以要

18、求大家遵守秩序，或者要求该与会者离或者要求该与会者离开。你也可以休会，开。你也可以休会，而且不确定重新集合而且不确定重新集合的时间。的时间。完毕会议完毕会议 处理其他事宜处理其他事宜 总结决议总结决议 完毕会议完毕会议做好会后的跟进工作做好会后的跟进工作n决议事项的实施决议事项的实施n出席人的签章出席人的签章会议参与者的技巧会议参与者的技巧出席会议也许是家常便饭但，不一定是小菜一碟出席会议也许是家常便饭但，不一定是小菜一碟 会前准备会前准备 把握把握4个个W-会议目的会议目的why,议题议题what,时间时间when地点地点(where)2.查阅相关资料查阅相关资料 3.估计对立方的观点估计对

19、立方的观点 4.拟出发言要点拟出发言要点 5.提前进入会场提前进入会场 来，小测一下来，小测一下 你是否经常两手空空的进会场？你是否经常两手空空的进会场？你了解会议的背景吗？你了解会议的背景吗？会前你已经知道议题，且为之收集有关资料吗？会前你已经知道议题，且为之收集有关资料吗？你能预估其他与会者的观点吗？你能预估其他与会者的观点吗？2.积极参与积极参与 收集信息收集信息 识别对立方识别对立方3.外表与讲话外表与讲话 外表局部外表局部 获得信心获得信心 积极地参与积极地参与4.倾听发言倾听发言 聚精会神地倾听聚精会神地倾听 尊重他人尊重他人 “剪接你的发剪接你的发言言5.做备忘录做备忘录会议会议

20、摘自广东移动通信有限责任公摘自广东移动通信有限责任公司员工行为标准司员工行为标准 有必要开会吗？还有没有别的方式能更好地到达目的？有必要开会吗？还有没有别的方式能更好地到达目的？确定会议类型、参加人数、地点、时间、主题、程序、确定会议类型、参加人数、地点、时间、主题、程序、主持人、要达成的目的或结果；主持人、要达成的目的或结果；至少提前半天通知正式会议，并确认通知的接收；至少提前半天通知正式会议，并确认通知的接收；场地、设备、资料的准备；场地、设备、资料的准备；会议准备会议前会议准备会议前会议座次安排会议座次安排:摘自广东移动通信有限责任公司摘自广东移动通信有限责任公司员工行为标准员工行为标准

21、主主 席席 台台13听众席听众席245主主 席席 台台24复数复数1365听众席听众席会会 议议 桌桌65379428101单领导式单领导式会会 议议 桌桌10958473621单领导式单领导式会客时会客时客人位客人位主人位主人位门门门门门门会议进程会议中会议进程会议中摘自广东移动通信有限责任公司摘自广东移动通信有限责任公司员工行为标准员工行为标准 参加会议的人员按会务安排就座，如未统一安排，参加会议的人员按会务安排就座，如未统一安排，那么应由接近主持人或领导的位置由前至后落坐；那么应由接近主持人或领导的位置由前至后落坐；会议要守时，准时开场，准时完毕；会议要守时，准时开场，准时完毕；事先分发

22、会议议程；事先分发会议议程；安排专人记录和照录像如有必要；安排专人记录和照录像如有必要；迅速切入会议主题；迅速切入会议主题；始终围绕会议主题，防止不相关的议题；始终围绕会议主题，防止不相关的议题；会议应进展总结和形成结论；会议应进展总结和形成结论；明确落实会议要求的时限，明确分工和责任。明确落实会议要求的时限，明确分工和责任。会议形式效率会议形式效率 摘自广东移动通信有限责任公司摘自广东移动通信有限责任公司员工行为标准员工行为标准对主题的每个因素和相关对主题的每个因素和相关问题采用以下方式：问题采用以下方式：连续问连续问“为什么为什么？”然后回答；然后回答；直至取得与会者均相对直至取得与会者均

23、相对满意的答案。满意的答案。对每个细节采用以下方式：对每个细节采用以下方式：什么问题？什么问题？原因？原因？有哪些解决主案？有哪些解决主案？有认为最佳的方法是？有认为最佳的方法是？对每个细节采用以下方式：对每个细节采用以下方式：阐述重点；阐述重点；限定时间。限定时间。对主题的每个因素和相关对主题的每个因素和相关问题采用以下方式：问题采用以下方式：阐述重点；阐述重点；限定论据或细节数目。限定论据或细节数目。解决问题解决问题了解情况了解情况细节型会议细节型会议独立主题型会议独立主题型会议 摘自广东移动通信有限责任公司员工行为标准摘自广东移动通信有限责任公司员工行为标准 会议主持人应在会议开场时说明会议进展的形式会议主持人应在会议开场时说明会议进展的形式 会议主持人应事先做好会议中议题或讨论引导方式的准备会议主持人应事先做好会议中议题或讨论引导方式的准备 会议追踪会议后会议追踪会议后 会议记录应形成正式文件，由会议主持人书面确认；会议记录应形成正式文件，由会议主持人书面确认；会议结论实施追踪；会议结论实施追踪；会议所有相关资料存档。会议所有相关资料存档。谢谢！