缩短投标文件制作时间QC成果汇报课件.ppt

1、缩短投标文件制作时间QC成果汇报如何缩短标如何缩短标书的制作时书的制作时间？间？老技术遇到了管理的新挑战七、要因确认八、制定对策九、对策实施十、效果检验十一、巩固措施十二、总结和打算目 录一、小组概况二、术语解释三、选题理由四、现状调查五、设定目标六、原因分析一、小组概况一、小组概况小组名东信网络啄木鸟小组注册时间 2015.3课题名缩短投标文件制作时间注册号 课题类型 管理型 活动时间 2015.32015.9组长董乐为会合时间/次数 32小时/16次活动口号质量出效益，点滴成江河NO姓名性别学历组内职务 组内分工 1董乐为男本科组长 组织策划 2鲁磊男本科副组长工程设计3潘久洪男本科组员

2、技术指导 4任佳丽女本科组员 技术评价 5周颖女本科组员 生产评价 6蒋小波女本科组员数据采集成员全家福制表人:董乐为 制表时间:2015.3.1二、术语解释二、术语解释三、选题理由三、选题理由 从2012年底开始，随着东信网络营业收入的不断增加，制作的标书数量也在不断地上升。制图人:董乐为 制表时间:2015.4.1三、选题理由三、选题理由制表人:董乐为 制表时间:2015.4.9 从投标文件的月度汇总看，呈现两头高，中间低的分布，即每年的10月份到下一年的1月标书较多，其中最多的为11月和12月。为什么年底年底我们总是忙不过来忙不过来三、选题理由三、选题理由创新构想目前状况引出课题缩短投标

3、文件的制作时间，应对未来更广阔的市场。平均一份标书的制作时间为52小时，即每周加班一天才能完成一份，年末年初更加忙。同时小组成员兼顾技术支持工作。缩短投标文件的制作时间，迫在眉睫，是市场的需要不仅是技术支持部的需要，也整个公司的需要。东信网络公司进行正在进行架构合并，会有新的业务并入，未来会有更多的招投标任务。如不加完成此项课题，会影响公司未来的发展。制表人:董乐为 制表时间:2015.4.10四、现状调查四、现状调查 一一制表人:董乐为 制表时间:2015.4.1152小时四、现状调查二四、现状调查二制表人:董乐为 制表时间:2015.4.1152小时四、现状调查三四、现状调查三制表人:董乐

4、为 制表时间:2015.4.5前期准备商务应答技术应答价格应答装订打印标书提交网上报名资格预审标书购买标书下载授权书企业资质财务数据业绩合同荣誉奖励专利著作项目架构实施方案进度计划质量管控人员资料优秀案例商务报价分项明细税率税额账户信息文件校对文件打印盖章签字制作封面封条文档封装交投标保证金网上提交.制作过程制作时长占比累计占比商务应答2446.15%46.15%技术应答1630.77%76.92%前期准备47.69%84.62%价格应答35.77%90.38%装订打印35.77%96.15%标书提交23.85%100.00%四、现状调查四四、现状调查四 对2015年1-4月的投标文件制作的分

5、项工作分别记时，按完成时间平均值进行汇总整理。通过调查，可见每份应答文件制作的平均时长为52小时，即需要一个人一周的时间。通过排列图分析可得出：商务应答和技术应答用时占比为77%是影响投标文件制作时间长的关键因素。制表人:董乐为 制表时间:2015.4.5五、设定目标一五、设定目标一五、设定目标五、设定目标目标是可以实现的！1、横向比较：通过横向比较，股份公司的其他事业部都达到这个水平，即一周完成一个投标文件。2、纵向比较：参照历史数据，发现在2011年以前，原来的市场部完成时间在40小时左右，即一周时间完成。3、可行性计算：主要原因商务应答和技术应答时间缩短25%，就能完成目标。可行性分析缩

6、短10小时六、原因分析六、原因分析制表人:董乐为 制表时间:2015.5.4 头脑风暴发散思维料机人法环商务应答时间长技术应答时间长封装难控制打印等待时间长 资料没有电子归档没有规范手册标书风格各异合并时间长扫描慢复印慢找资料慢大文件操作电脑大文件操作慢培训没有开展达不到大文件操作要求上传速度慢 电脑常死机电脑配置低宽带速度慢 没有及时通信工具技术方案复杂编写管理不完善文本资料多编写不熟练制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认七、要因确认小组成员对这8个末端原因逐一进行验证，确认所产生问题的主要原因。验证一末端原因1、招投标技能培训没有开展标准四门基础课考试合格80%以上责任

7、人董乐为 2015年5月1日现场测试对招投标所需的招标法规、工程经济、项目管理、通信工程四门课程进行专科考试。小组成员考试合格率只有43.7%，只有通信实务为全部合格。结论要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 考试成绩招标法规工程经济项目管理通信实务成员甲合格不合格 不合格合格成员乙 不合格不合格 不合格合格成员丙 不合格合格不合格合格成员丁 不合格不合格合格合格流动比率？速动比率？资产负债率？到底有何区别?一张财务报表往往要填写一天，还要不断的 百度七、要因确认七、要因确认验证二末端原因2、电脑达不到大文件操作要求标准电脑配置达到100%达到要求责任人董乐为 2015年5月5日现场

8、测试招投标操作用的电脑，CPU主频，内存，硬盘，显存大小100%满足要求。结论非要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 电脑配件CPU内存剩余空间显存配置双核以上大于4G大于100G大于1G成员甲满足满足满足满足成员乙满足满足满足满足成员丙满足满足满足满足成员丁满足满足满足满足 个人的笔记本电脑屏幕较小，在2015年初配置了大屏显示器，满足文档细致检查的需要。验证三末端原因3、宽带速度慢标准宽带的速度达到2M以上责任人董乐为 2015年5月5日现场测试在2015年搬入新的办公楼后，与公司软件开发部共用了移动专网光纤，实际测试速度为20M左右。满足文件上传下载的需求结论非要因制表人:周颖

9、 制表时间:2015.5.11 七、要因确认七、要因确认 投标文件一般在都在150页以上，文件的大小在30M以上，最大的会在100M以上，网速的快慢会影响标书上传下载的时间。验证四末端原因4、没有即时的通讯工具标准项目交流有即时通讯工具责任人董乐为 2015年5月6日现场测试有即时通信工具。2014年底开始，项目组的标书讨论用均采用微信群的方式，可以使每个成员都能及时看到互相沟通的信息。同时大文件用QQ群传输。结论非要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认七、要因确认项目执行部销售部技术支持部验证五末端原因5、资料没有电子归档标准2012年以后的资料90%以上完成电子归档责

10、任人董乐为 2015年5月6日现场测试需要电子归档的项目有：企业资质、财务数据、业绩合同、荣誉奖励、人员资料、优秀案例，检查发现电子归档率只有30%。结论要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认七、要因确认验证六末端原因6、没有标书的编写规范手册标准有标书的编写规范手册责任人董乐为 2015年5月7日现场测试 没有企业内部的标书编写范本，标书编写有较大的随意性，每个人编写的标书都有不同的风格。企业简介、致辞等通用部分不一致，字体，行间距，字号，标题编写没有统一，合并时需要大量时间修改。结论要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认七、要因确认不同风格的封面

11、验证七末端原因7、技术方案复杂标准技术方案有统一模板责任人董乐为 2015年5月6日现场测试技术方案各有特点，各个标书规范不一，无法统一。结论非要因制表人:周颖 制表时间:2015.5.11 七、要因确认七、要因确认验证八末端原因8、文印店打印机时间长标准文档在传送到文印店后3小时内完成打印责任人董乐为 2015年5月7日现场测试文印店在江南大道与东信大道交界口，距离公司一公里，文档在传送到文印店后2小时内完成打印。结论非要因七、要因确认七、要因确认制表人:周颖 制表时间:2015.5.13 经过小组成员调查分析，最终确定导致“商务应答和技术应答用时较长”要因有以下三个：资料没有电子归档2没有

12、编写规范手册3技能培训没有开展1八、制定对策八、制定对策制表人:董乐为 制表时间:2015.5.15 序号要因对策目标措施完成时间地点责任人1投标技能培训没有开展 开展培训四门课程培训4门课程的员工培训率达到100%1、电子教材的购买6月31日公司会议室鲁磊2、完成课程培训公司会议室3、参加职业资格考试考试指定2资料没有电子归档进行投标资料的电子归档投标资料电子归档完成率99%1、企业资质电子归档 5月30日办公楼一厅周颖2、财务资料电子归档办公楼一厅3、荣誉奖励电子归档办公楼一厅4、业绩合同电子归档6月30日办公楼一厅董乐为5、优秀案例电子归档办公楼一厅3没有编写规范手册 编写东信网络的投标

13、文件规范手册完成东信网络的投标文件规范手册终稿并审核通过1、编写通用企业介绍6月15日办公楼三厅董乐为2、编写专用企业介绍办公楼三厅3、定义文档的行文规范7月15日办公楼三厅董乐为4、投标文件示范文本初稿办公楼三厅5、投标文件示范文本终稿办公楼三厅八、制定对策八、制定对策针对要因一，投标技能培训没有开展，小组做了一个培训实施方案的比选制表人:董乐为 制表时间:2015.6.3 方案1：外部上课，优点：效果好；缺点：费用高，占用休息时间方案2：电子授课，优点：较平均；缺点：不明显方案3：内部自训，优点：费用低；缺点：人工操作，效果不可控制确认方案二为最终实施方案要因序列内容投入资源实施周期 效果

14、预估结论投标技能培训没有开展 方案一外部上课2万元2个月完全解决一般方案二电子授课2千元2个月完全解决最佳方案方案三内部自训1千元5个月效果不可控一般九、对策实施九、对策实施-电子课程培训电子课程培训对策1考试成绩招标法规工程经济项目管理通信实务成员甲完成培训完成培训完成培训完成培训成员乙完成培训完成培训完成培训完成培训成员丙完成培训完成培训完成培训完成培训成员丁完成培训完成培训完成培训完成培训九、对策实施九、对策实施-电子课程培训电子课程培训成员甲成员乙成员丙安全员概预算特种作业一级建造师通过通过通过通过通过通过通过通过制表人:董乐为 制表时间:2015.6.3 对策有效对策有效九、对策实施

15、九、对策实施-电子归档电子归档对策2企业资质、荣誉奖励、优秀案例彩色扫描财务报表、业绩合同、人员资料黑白扫描九、对策实施九、对策实施-电子归档电子归档个人资料身份资料学历证明认证资格社保证明奖励奖项表扬信表扬信证书奖牌奖座锦旗奖杯业绩合同验收报告发票合同全本汇总表生成投标专用的资源库投标资料完成100%电子归档财务报表9年企业资质32个荣誉奖励78个人员资料1356人业绩合同1861份经过小组成员的共同努力对策有效对策有效九、对策实施九、对策实施-编写标准化手册编写标准化手册行文规范 正本封面目录标题一标题二标题三标题四正文附件封条外包装字体微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软雅黑微软

16、雅黑微软雅黑黑体黑体尺寸二号五号三号小三四号小四五号小五三号二号行间距一倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍一倍2倍2倍单双面单面单面双面双面双面双面双面双面单面单面对策3自检互检专检质量控制点一质量控制点二质量控制点三质量控制点四质量控制点五对策有效对策有效很快过去了时间小伙伴们时间缩短了吗？缩短18小时活动前活动中活动后目标实现目标实现十、检验效果十、检验效果-制作时间的缩短制作时间的缩短十、检验效果十、检验效果-投标文件制作时间的缩短投标文件制作时间的缩短对策实施后，商务应答时间下降12小时，技术应答时间下降6小时，商务应答和技术应答占比和为65%，不再是影响投标文件制作时

17、间关键因素。活动前活动后十、检验效果十、检验效果-重点市场中标情况重点市场中标情况15%十一、巩固措施十一、巩固措施 巩固措施下发文件责任人 针对未来新员工来进行招投标工作，规范了招投标的业务知识培训，制定了工程经济法律法规项目管理通信工程四门课为必修课程，制定了东信网络技术培训-招投标规范课程标号：ECCSX-2015-B-002 董乐为 对于电子文档，在做好2015年以后的文档在生成后必须在1周内进行扫描归档。同时对2012年以前的合同文本，优秀案例也逐步进行电子扫描制定东信网络电子文件归档方法V2标号：ECCSX-2015-H-001 鲁磊 根据工信部和住建部联合派发的工程投标示范文本，逐步更新了东信网络的示范文本。并根据项目的不同类型，编写了不同的前言和企业介绍。制定东信网络投标文件示范文本V2标号：ECCSX-2015-B-005周颖 制表人:董乐为 制表时间:2015.10.11 十二、总结与打算十二、总结与打算012345质量意识专业技术QC水平团队精神创新能力活动前活动后 通过开展QC小组活动，小组成员提高了创新意识、团队精神、沟通能力、策划能力、QC工具运用技巧、学习探索能力。能力代表了现在只有不断地学习和创新只有不断地学习和创新才能有美好的未来才能有美好的未来学历和职称代表了过去十二、十二、总结和打算总结和打算 QC小组的下个课题名称：