第四讲商务会议承办课件.ppt

1、第四讲 商务会议承办 学习目标1掌握公司会议的工作流程2了解会议准备的内容3掌握会议座次安排的原则4了解商务谈判的礼仪规范 能力目标1.掌握公司会议的工作流程安排2.把握商务会议准备工作的内容3.公司大小型会议中尊位及位次排序方法4.主、客方谈判谈判室的布置与座次安排5.出席商务谈判的仪表仪态要求 6.掌握新闻发布会的组织程序和礼仪 7.掌握展览会组织程序和内容宣传 8.掌握展览会的展位分配和布展 项目1：公司会议1、公司会议的工作流程安排 2、会议准备工作的内容 3、公司大小型会议中尊位及位次排序方法 项目2：商务谈判 又称商务洽谈，是指买卖双方为实现某种商品或劳务的交易就多种交易条件进行的

2、协商活动。通常人们更习惯将在非正式场合举行的，或并非解决某项重大问题或协调争端的谈判称为洽谈。因洽谈而进行的有关各方的会晤，被称为洽谈会。洽谈会比正式谈判的气氛显得柔和、亲切，因而也就更需要重视礼仪。1、商务洽谈的流程1）迎接2）入座3）寒暄4）会谈5）送客2、洽谈过程1）开局阶段(又称导入阶段)通过与对方的见面相识，力求建立密切、友好的人际关系，共同为谈判创造一个和谐、友善的氛围。然后，双方进行概述。概述是一个真正认识谈判对方及其意图的投石问路时机，应以简明扼要的方式。双方发言时间要平分秋色，不要一方突出表现，这样是失礼的，也容易“言多必失”。2、洽谈过程 2）明示阶段 标志着谈判已进入了实

3、质性问题的磋商洽谈，谈判双方各自陈述自己在本次谈判中的目标、要求、意图。并要注意说话技巧、查问礼仪。3）较量阶段 整个谈判过程中最紧张、最关键，也是最困难的阶段，双方在已经知道对方的谈判目标和意图后，都明确了矛盾之所在，因此，面对这一关键，双方都为了各自达到目标、获得利益，力图说服对方，使对方了解并接受自己的意见，而改变或放弃他们的目标或要求 4）妥协阶段 洽谈本身具有互利性，参加谈判的双方部应通过洽谈获取利益，一方全面取胜、另一方一败涂地的洽谈是不符合礼仪要求的。让步是常用的谈判技巧，也是达到谈判成功的最好方法，同样，妥协阶段也是整个商业洽谈中必不可少和重要的环节。5）签约阶段 洽谈这一列“

4、国际列车”的“终点站”，洽谈双方经过几轮回合的交锋和让步，终于达成共识，并要用协议的形式子以认可，使之合法化，受到法律的保护，一直要到形成协议并双方签字生效后才标志着洽谈真正成功了。签约阶段应将一切洽谈的结果见诸于文字，协议的文字要简洁，表达要准确，以免以后出现不必要的争端；不能贪求“速战速决”，轻易就在对方拟定的协议上签字应进行认真细致的检查，对不同意见要及时商讨。2、洽谈过程3、商务洽谈的礼仪要求1）仪表庄重2）遵守时间3）按例排座4）遵守基本原则 多使用敬语 认真倾听对方发言 尊重对方的宗教信仰、风俗习惯、个人隐私和情感4、洽谈技巧商业洽淡的策略并非固定不变，而是随谈判内容、时间、地点、

5、环境变化而变化，一般策略：1）制造竞争 2）步步为营，坚守阵地 3）最后通牒法 4）不要使对方丢面子 基本技巧主要表现在“答话”、“听话”两个方面：1）谈判中的“答话”技巧：拖延时间 寻找借口 反问对方 揣摩对方 模糊应答法 2）谈判中的“听话”技巧4、洽谈技巧项目3：新闻发布会 信息发布会简称发布会，有时亦称记者招待会。它是一种由社会组织召开的、集中向各新闻机构的记者发布有关本组织信息的特殊会议。1、信息发布会的基本程序1.签到2.分发会议资料3.宣布会议开始4.发言人讲话5.回答记者提问6.接受重点采访2、信息发布会的礼仪要求1.信息发布会的时机与时间的确定（1）新闻发布会的时间选择（2）

6、被邀请人员的及时到会2.媒体和来宾的邀请3.主持人与发言人的注意事项（1）思维敏捷（2）配合默契（3）用词准确项目4：展览会 又称为展览、展示或展示会。对商界而言，主要是特指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性聚会。1、展览会基本程序（1）确定展览会的主题（2）选择参展单位（3）分配展台位置（4）准备展览会的宣传材料、辅助设备及相关服务（5）培训工作人员（6）成立专门的新闻发布机构（7）做好安全保卫工作（8）精心准备纪念礼品2、参展单位的礼仪规范维护整体形象（1）展品的形象（2）工作人员的形象注意待人礼节讲究解说技巧