第二讲档案的收集课件.ppt

1、第二讲第二讲 档案的收集档案的收集档案的收集档案的收集一、一、档案收集工作概述档案收集工作概述二、二、档案室的档案收集工作档案室的档案收集工作三、三、档案馆的档案收集工作档案馆的档案收集工作一、一、档案收集工作概述档案收集工作概述什么是档案的收集？什么是档案的收集？档案的收集即指各机关在工作和生产活动中形成的档案的收集即指各机关在工作和生产活动中形成的文件，是由各单位或单位内部的各个组织机构分散文件，是由各单位或单位内部的各个组织机构分散形成的，数量很多，而查找利用档案，则要求一定形成的，数量很多，而查找利用档案，则要求一定的集中，为了解决文件形成后的分散状态和利用要的集中，为了解决文件形成后

2、的分散状态和利用要求集中的矛盾，就需要将分散的文件经过挑选，按求集中的矛盾，就需要将分散的文件经过挑选，按照一定的制度集中保存起来，这就形成了档案的收照一定的制度集中保存起来，这就形成了档案的收集工作。集工作。一、一、档案收集工作概述档案收集工作概述档案收集工作的内容：档案收集工作的内容：v1.档案室档案室对本单位需要归档文件的接收工作。对本单位需要归档文件的接收工作。v2.档案馆档案馆对所辖区对所辖区各现行机关和撤销机关各现行机关和撤销机关具具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。有长久保存价值的档案的集中和接收工作。3.对对历史档案历史档案的接收和征集工作。的接收和征集工作。二、二、档案档

3、案室的档案室的档案收集工作收集工作什什么叫归档制度？么叫归档制度？归档是指各单位的文书部门和业务部门将办理完毕归档是指各单位的文书部门和业务部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交给本单位档案且有保存价值的文件，经系统整理交给本单位档案室保存的过程。归档是国家规定的一项制度，就叫室保存的过程。归档是国家规定的一项制度，就叫归档制度。归档制度。二、二、档案档案室的档案室的档案收集工作收集工作归归档制度的内容档制度的内容1.文件归档范围文件归档范围2.文件归档时间文件归档时间3.文件归档步骤与要求文件归档步骤与要求二、二、档案档案室的档案室的档案收集工作收集工作1.文件归档范围文件归档范围机

4、关：机关：“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。文件材料均属归档范围。”机关文件材料归机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定档范围和文书档案保管期限规定（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。的文件材料。（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。二、二、档案档

5、案室的档案室的档案收集工作收集工作1.文件归档范围文件归档范围机关：机关：（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料、下级机关报送的重要文件材料的文件材料、下级机关报送的重要文件材料。（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。企业企业：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的办毕文件都应纳入归档范围。的办毕文件都应纳入归档范围。二、二、档案档案室的档案室的档案收集工作

6、收集工作2.文件归档时间文件归档时间（1）经营管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件经营管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般办理完毕后第二年一季度归档一般办理完毕后第二年一季度归档。（2）科研开发、项目建设则验收前归档或者按阶段或定期归科研开发、项目建设则验收前归档或者按阶段或定期归档档。（3）产权产籍、合同协议、知识产权等凭证类文件随时产权产籍、合同协议、知识产权等凭证类文件随时归归档，档，外购设备开箱验收后归档外购设备开箱验收后归档。（4）会计核算专业材料在会会计核算专业材料在会计计年度终了后整理归档年度终了后整理归档。（5）电子文件定时进行，与纸质或其他物质载体文件归档

7、时电子文件定时进行，与纸质或其他物质载体文件归档时间一致。间一致。（6）实物载体形式，如照片、录像文件工作结束后与相应纸实物载体形式，如照片、录像文件工作结束后与相应纸质文件归档时间一致。质文件归档时间一致。（7）更新、补充文件，企业资产和产权变动文件等其他活动更新、补充文件，企业资产和产权变动文件等其他活动中形成的文件，随时归档。中形成的文件，随时归档。二、二、档案档案室的档案室的档案收集工作收集工作2.文件归档的步骤和要求文件归档的步骤和要求要求要求：要遵循文件材料形成规律和特点，保要遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，持文件之间的有机联系，区别不同的价值，

8、便于保管和利用。便于保管和利用。二、二、档案档案室的档案室的档案收集工作收集工作2.文件归档的步骤和要求文件归档的步骤和要求归档文件整理的方法归档文件整理的方法：（1）装订）装订将归档文件装订成将归档文件装订成“件件”每份文件为一每份文件为一“件件”。除了以下的情况：。除了以下的情况：文件正本与定稿为文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，复文与来文可为一件，多语言件为一件，中文本在一件，复文与来文可为一件，多语言

9、件为一件，中文本在前，外文本在后。前，外文本在后。（2）分类）分类把归档文件分类把归档文件分类“年度年度机构（问题）机构（问题）保管期限保管期限”或或“保管期限保管期限年年度度机构机构”（3）排列）排列对归档文件进行排列对归档文件进行排列归档文件的排列应在同一年度、同一机构（问题）、同一归档文件的排列应在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、保管期限内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。列。例一：例一：重庆市人力资源和社会保障局重庆市人力资

10、源和社会保障局转发转发人力资源社会保人力资源社会保障部障部关于实施离校未就业高校毕业生就业促进计关于实施离校未就业高校毕业生就业促进计划划的通知的通知 渝人社发渝人社发2019157号号 2019年年5月月3日日 3页页 人力资源社会保障部印发人力资源社会保障部印发关于实施离校未就业高关于实施离校未就业高校毕业生就业促进计划校毕业生就业促进计划的通知的通知 人社部发人社部发201941号号 2019年年4月月1日日 4页页例二：例二：重庆市人力资源和社会保障局印发重庆市人力资源和社会保障局印发关于做好普通关于做好普通高等学校毕业生就业工作实施意见高等学校毕业生就业工作实施意见的通知的通知 渝人

11、社发渝人社发201958号号 2019年年2月月23日日 6页页 二、二、档案档案室的档案室的档案收集工作收集工作2.文件归档的步骤和要求文件归档的步骤和要求（4）编号）编号对归档文件编号对归档文件编号编号就是指将归档文件一次排列逐件编号，在文件首页编号就是指将归档文件一次排列逐件编号，在文件首页上端加盖归档章并填写相关内容。上端加盖归档章并填写相关内容。全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号机构或问题机构或问题保管期限保管期限馆编件号馆编件号二、二、档案档案室的档案室的档案收集工作收集工作2.文件归档的步骤和要求文件归档的步骤和要求（5）编目）编目对归档文件进行编目对归档文件进行编目编目是指依

12、据分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。编目是指依据分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录：归档文件目录：件号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录封面：包括全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）归档文件目录封面：包括全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）（6 6）装盒）装盒将归档文件装入档案盒将归档文件装入档案盒 包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。封面及盒脊等工作内容。全宗号全宗号年度年度保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）起止件号起止件号室室馆馆盒号盒号盒内文件情况说

13、明：盒内文件情况说明：整理人：整理人：检查人：检查人：2019年年12月月31日日备考表备考表一一二二三三四四五五六六七七八八文文书书立立卷卷整整理理 卷卷组成文件组成文件组组案卷案卷分类方法：分类方法：年度年度问问题（机构）题（机构）排列卷内文件排列卷内文件顺序排列标准：顺序排列标准：文件形成时间顺文件形成时间顺序序固定文件排列顺固定文件排列顺序序：正本在前，：正本在前，附件在后；印刷附件在后；印刷稿在前，签发稿稿在前，签发稿在后；请示在前，在后；请示在前，批复在后；案件批复在后；案件性文件组结论判性文件组结论判决在前，综合性决在前，综合性报告其次，查证报告其次，查证依据在后。依据在后。拟写

14、案拟写案卷标题卷标题标题三标题三要素：要素：作者、作者、问题、问题、文种文种 给卷内文给卷内文件编号件编号方法：逐方法：逐页连续编页连续编号，形成号，形成页号页号 编制卷内文编制卷内文件目录方法：件目录方法：逐件登记于逐件登记于一张表格里一张表格里表格内容包表格内容包括：顺序号、括：顺序号、文号、责任文号、责任者、题名、者、题名、日期、页号、日期、页号、备注备注 填写卷内填写卷内备考表内备考表内容容：本卷情况本卷情况说明、立说明、立卷人、检卷人、检查人、立查人、立卷时间卷时间 填写案卷封面内填写案卷封面内容：容：全宗名称、类目全宗名称、类目名称、案卷题名、名称、案卷题名、文件起止时间、文件起止

15、时间、保管期限、文件保管期限、文件总件页数、归档总件页数、归档号号 装订装订案卷案卷排序、排序、贴封、贴封、打孔、打孔、穿线穿线归归档档文文件件整整理理件件 将归档文件将归档文件装订为装订为件件装订方法：装订方法：每份文件为每份文件为一件；正文一件；正文与附件；原与附件；原件与复制件；件与复制件；转发文与被转发文与被转发文；来转发文；来文与复文；文与复文；报名册图册；报名册图册；中文本与外中文本与外文本文本 将归档文件分类将归档文件分类分类方法：年分类方法：年度度机构（问机构（问题）题）保管期限保管期限 对最低对最低类目内类目内归档文归档文件进行件进行排列排列排列方排列方法：法：事由事由（问（

16、问题）题）时间时间给归档文给归档文件进行编件进行编号方法：号方法：逐件编号，逐件编号，加盖归档加盖归档章归档章章归档章内容包括：内容包括：全宗号、全宗号、年度、保年度、保管期限、管期限、机构或问机构或问题、室编题、室编件号、馆件号、馆编件号编件号编制归档文编制归档文件目录方法：件目录方法：逐件登记于逐件登记于一张表格表一张表格表格内容包括：格内容包括：室编件号、室编件号、责任者、文责任者、文号、题名、号、题名、日期、页数、日期、页数、备注备注填写归档填写归档文件目录文件目录封面内容封面内容：全宗名称、全宗名称、年度、保年度、保管期限、管期限、机构（问机构（问题）题）将归档文件装盒将归档文件装盒

17、填写档案盒封面、填写档案盒封面、盒脊以及备考表盒脊以及备考表封面：立档单位封面：立档单位名称盒脊：全宗名称盒脊：全宗号、年度、保管号、年度、保管期限、机构（问期限、机构（问题）、起止件号、题）、起止件号、盒号。备考表：盒号。备考表：盒内文件情况说盒内文件情况说明、整理人、检明、整理人、检查人、日期查人、日期例三：例三：重庆市教育委员会关于组织我市军训试点中学进行校际实重庆市教育委员会关于组织我市军训试点中学进行校际实弹射击比赛的通知弹射击比赛的通知渝教民办渝教民办201912号号 2页页 2019年年3月月2日日重庆市教育委员会关于组织我市军训试点中学进行校际队重庆市教育委员会关于组织我市军训

18、试点中学进行校际队列会操的通知列会操的通知渝教民办渝教民办201911号号 3页页 2019年年2月月4日日 顺序号顺序号文号文号责任者责任者题名题名日期日期页号页号备注备注1渝教民办渝教民办201911号号重庆市教重庆市教育委员会育委员会关于组织我市关于组织我市军训试点中学军训试点中学进行校际队列进行校际队列会操的通知会操的通知2019.2.42019.2.41卷内文件目录卷内文件目录本本 卷卷 情情 况况 说说 明明立立 卷卷 人：人：检检 查查 人：人：立卷时间：立卷时间：卷卷 内内 备备 考考 表表三、三、档案档案馆的档案馆的档案收集工作收集工作范围与来源范围与来源1.现行机关的移交档

19、案现行机关的移交档案，是正在进行工作活动的机是正在进行工作活动的机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案。关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案。通过一定的移交通过一定的移交手续，交给同级档案馆集中保存。，交给同级档案馆集中保存。移交期限移交期限：(1)(1)省级以上档案馆接收立档档案单位保管省级以上档案馆接收立档档案单位保管2020年左年左右的档案右的档案。(2)(2)省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管管1010年左右的档案年左右的档案。三、三、档案档案馆的档案馆的档案收集工作收集工作范围与来源范围与来源2.撤销机关的档案撤销机关的档案

20、，主要是中华人民共和国成立前主要是中华人民共和国成立前后，由于政权变更、体制改革、行政区划调整等原后，由于政权变更、体制改革、行政区划调整等原因而被撤销合并的机关、团体、企业、事业单位及因而被撤销合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织的档案，档案馆按国家规定接收。其他社会组织的档案，档案馆按国家规定接收。3.征集散失的历史档案征集散失的历史档案，即收藏有革命政权档案、即收藏有革命政权档案、历代王朝和民国档案的机关、组织或个人，档案馆历代王朝和民国档案的机关、组织或个人，档案馆应通过各种有效方式、措施向他们征集这些散失历应通过各种有效方式、措施向他们征集这些散失历史档案，档案所有者可以向

21、各级国家档案馆寄存、史档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。捐赠或者出卖。三、三、档案档案馆的档案馆的档案收集工作收集工作范围与来源范围与来源4.档案馆之间交接档案馆之间交接 （1）由于行政区划变更和档案馆布局的变化等因由于行政区划变更和档案馆布局的变化等因素的影响，使有关档案馆的档案的收藏范围发生变素的影响，使有关档案馆的档案的收藏范围发生变化，因而产生某档案馆接受其他档案馆档案的情况。化，因而产生某档案馆接受其他档案馆档案的情况。（2）由于各国文化交流活动的开展，我们通过交由于各国文化交流活动的开展，我们通过交换或购买等方式，将一些收藏在外国档案馆中的我换或购买等方式，将一些收藏在外国档案馆中的我国的历史档案或其复制品收集起来，丰富有关档案国的历史档案或其复制品收集起来，丰富有关档案馆的馆藏。馆的馆藏。23谢谢！谢谢！