企业常用公文写作知识精编版课件.ppt
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1、公文写作培训中心 史蒙蒙2012-3项目名称项目名称 主要内容主要内容 公文分类公文分类 上行文、平行文、下行文公文的基本格式公文的基本格式 眉首、主体、版记、例文公文的表达方式公文的表达方式 叙述、说明通知通知 作用、指示性、知照性通知、写作要领、例文请示请示 定义、特点、分类、组成要素、写作注意事项报告报告 定义、特点、种类函函 作用、种类、体例格式、写作要领通讯稿通讯稿 定义、特点、写作要领会议纪要会议纪要 定义、写作要领公告公告 定义、写法电子公文电子公文 写作要素、文本格式、注意事项总结总结写法、注意事项2023-2-72 公务文书简称公文。公务文书简称公文。一般来说,一般来说,在各
2、类企业中,所指的公文一在各类企业中,所指的公文一般为商务公文,主要分般为商务公文,主要分为通知为通知 、请示、报告、请示、报告 、函、通讯稿函、通讯稿 、会议纪要、会议纪要 、公告、公告 、电子公文、电子公文、总结等总结等上行文:上行文:请示、报告请示、报告、意见等。、意见等。平行文:主要是平行文:主要是函函。下行文:命令(令)、决定、下行文:命令(令)、决定、公告、通告公告、通告、通、通报、批复、意见、报、批复、意见、会议纪要会议纪要等。下行文占公文等。下行文占公文种类的种类的80%80%。2023-2-74 按照行政公文的格式,公文包括眉首、按照行政公文的格式,公文包括眉首、主体、版记三部
3、分:主体、版记三部分:5眉首眉首发文机关、文号发文机关、文号、签发人、份号、签发人、份号、密级、急度密级、急度主体主体公文标题、主送机关、正文、附件、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注成文日期、附注版记版记 主题词、抄送单位、印发单位、印发日期主题词、抄送单位、印发单位、印发日期 印刷份数印刷份数2023-2-76 表达方式指的是文章使用语言表表达方式指的是文章使用语言表达思想的不同方式,具体可以划分为达思想的不同方式,具体可以划分为叙述叙述、描写、描写、说明说明和议论。和议论。其中,叙述是最基本、最常见其中,叙述是最基本、最常见的方法。的方法。要求要求:1 1、人称明确:叙述的人
4、称、人称明确:叙述的人称就是指作者在叙述中的立足点和角度。(第就是指作者在叙述中的立足点和角度。(第一人称、第三人称)一人称、第三人称)2 2、头绪清楚。、头绪清楚。3 3、交代明白(时间、地点、人物、交代明白(时间、地点、人物、事件、原因、结果)事件、原因、结果)4 4、详略得当:切忌平铺直叙、详略得当:切忌平铺直叙、记流水帐,要突出重点。记流水帐,要突出重点。要求:要求:1 1、分清角度,讲究条理、分清角度,讲究条理 2 2、置身局外,态、置身局外,态度客观度客观 3 3、抓住特征,解说明白、抓住特征,解说明白 4 4、言简意明,通、言简意明,通俗易懂俗易懂 一、通知一、通知 二、请示二、
5、请示三、报告三、报告 四、函四、函五、通讯稿五、通讯稿 六、六、会议纪要会议纪要 七、公告七、公告 八、电子公文八、电子公文九、总结九、总结 通知的作用:通知的作用:批转下级机关的公文,转发上级机批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员,用通知。免人员,用通知。包括转发性、指示性、包括转发性、指示性、知照性知照性通知三类通知三类 11“轻骑兵轻骑兵”类别类别项目项目内容内容指示性指示性通知通知通知缘由“特通知如下特通知如下”、“特作如下通知
6、特作如下通知”通知事项正文主项执行要求即正文结尾正文结尾:常以“以上通知,请认真研究执行以上通知,请认真研究执行”、“以上通知,希望遵照办理以上通知,希望遵照办理”收束全文知照性知照性通知通知定义 常用于发布规章、设立或撤销机构、任免和聘用干部、迁移办公地址、启用或更换印章、召开会议等其行文简洁明快,内容单一集中,篇幅较短。写作要领通知缘由通知缘由+通知事项通知事项,重在知照,不提出执行要求,常以“特此通知特此通知”的尾语收束全文。2023-2-712 通知的写作要领:通知的写作要领:着重点是一个着重点是一个“知知”字:要简短明字:要简短明了、通俗易懂。了、通俗易懂。1314 请示是下级向上级
7、请求决断、指示请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。或批准事项所使用的呈批性公文。请示的特点:请示的特点:针对性,呈批性,针对性,呈批性,单一性单一性,时效性,时效性15根据内容、性质的不同,请示分为以下三种:根据内容、性质的不同,请示分为以下三种:一、一、请求指示性请示;请求指示性请示;二、二、请求批准性请示;请求批准性请示;三、三、请求批转性请示;请求批转性请示;请示由首部、正文和尾部三部分组请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法如下:成,其各部分的格式、内容和写法如下:一、一、首部。主要包括标题和主送机关两个项首部。主要包括标题和主送机关两个项
8、目内容。目内容。17标题书写方式标题书写方式举例举例发文机关名称+事由+文种*关于*的请示事由+文种关于*的请示 二、二、正文,一般由开头、主体、结语正文,一般由开头、主体、结语构成。构成。结语的习惯用语有结语的习惯用语有“当否,请批示当否,请批示”、“妥否、请批复妥否、请批复”、“以上请示,请予审批以上请示,请予审批”、“以上请示,呈请核准以上请示,呈请核准”或或“以上请示如无不以上请示如无不妥,请批转各部门予以执行妥,请批转各部门予以执行”。三、三、尾部,主要为落款与成文时间两部分。尾部,主要为落款与成文时间两部分。18卒章显志式:卒章显志式:(先述缘由、后写事项)(先述缘由、后写事项)开
9、门见山式:开门见山式:(先写事项、后述(先写事项、后述缘由缘由)2023-2-719写请示,最重缘由。要把写请示,最重缘由。要把握三点:合情合理合法;握三点:合情合理合法;具体充分;清楚明白。具体充分;清楚明白。应注意的问题应注意的问题 :一、一、一文一事一文一事的原则。的原则。二、二、材料真实,不要为得到领导批准而虚材料真实,不要为得到领导批准而虚构情况。构情况。三、三、理由充分,请示事项明确。理由充分,请示事项明确。四、四、语气平实、恳切,以引起上级的重视。语气平实、恳切,以引起上级的重视。20 下级向上级汇报工作、反映情况、下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上
10、行公提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。文。“下情上达下情上达”是制发报告的目的。是制发报告的目的。21 报告的特点:报告的特点:一、报告的目的为了向上级汇报工作、一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等,它不直接请求上级机关正情况、建议、答复等,它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题,所以面回答报告中的问题,所以不带请示事项不带请示事项,这是,这是它与请示的重要区别之一。它与请示的重要区别之一。二、报告中一般不提建议或意见。二、报告中一般不提建议或意见。22 三、报告在内容上可在一件公文中综三、报告在内容上可在一件公文中综合报告几件事情,层次结构比较复杂。合报告几件事情,
11、层次结构比较复杂。四、报告广泛使用于下级向上级反馈信四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息,是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。息,是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。报告的种类报告的种类从种类与内容上分主要有:从种类与内容上分主要有:汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。例行工作报告。呈报性报告呈报性报告 呈报性报告主要用于下级向上级报送文呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件
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