第3章财经常用行政公文写作课件.ppt

1、第三章第三章 财经常用行政公文写作财经常用行政公文写作 第一节第一节 行政公文概述行政公文概述第二节第二节 通知通知第三节第三节 通报通报第四节第四节 报告报告第五节第五节 请示请示第六节第六节 批复批复第七节第七节 函函第八节第八节 会议纪要会议纪要第一节第一节 行政公文概述行政公文概述n一、行政公文的性质、作用一、行政公文的性质、作用 行政公文（包括电报，下同）是行政公文（包括电报，下同）是法定公文法定公文。它。它的的种类、格式、行文规则、办理及管理，种类、格式、行文规则、办理及管理，都有法的规都有法的规定，即必须遵照国务院定，即必须遵照国务院20002000年年8 8月月2424日发布的

2、日发布的国家国家行政机关公文处理办法（国发行政机关公文处理办法（国发200020002323号）号）执行。执行。行政公文是通用公文。它不仅行政公文是通用公文。它不仅通用于国家各级通用于国家各级行政机关行政机关，而且，而且还通用于各级各类企业、事业单位和还通用于各级各类企业、事业单位和群众团体。群众团体。一、行政公文的性质和作用一、行政公文的性质和作用n行政公文的性质行政公文的性质：行政公文是行政机关在行政管理过程中行政公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依据行政和进所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依据行政和进行公务活动的重要工具行公务活动的重要

3、工具。n（一）行政公文具有以下性质：（一）行政公文具有以下性质：（1 1）政治性）政治性。坚持邓小平理论和坚持邓小平理论和“三个代表三个代表”重要思想，重要思想，坚持改革开坚持改革开放，为社会主义现代化建设服务的重要手段。放，为社会主义现代化建设服务的重要手段。（2 2）职权性。）职权性。在行政机关所在行政机关所管辖的范围内，具有法定效力。管辖的范围内，具有法定效力。（3 3）政策性。）政策性。行政公文本身行政公文本身既在既在传达传达党和政府的方针、政策，又在党和政府的方针、政策，又在贯贯彻、执行彻、执行党和政府的方针、政策。党和政府的方针、政策。（4 4）传播性。）传播性。公文是信息的载体。

4、公文是信息的载体。不论上行文、下行文、平行文，都不论上行文、下行文、平行文，都是信息的传播，也是相互的交流、沟通。是信息的传播，也是相互的交流、沟通。（二）行政公文的作用（二）行政公文的作用n行政公文具有行政公文具有凭证作用、指导作用、规范作用、凭证作用、指导作用、规范作用、沟通作用和晓谕作用。沟通作用和晓谕作用。1 1、凭证作用。、凭证作用。行政公文是一种联系工作事项和开展公务活动的书面凭证，行政公文是一种联系工作事项和开展公务活动的书面凭证，起着起着“立此存照立此存照”的作用。的作用。比如，请示和批复是往来于上下级比如，请示和批复是往来于上下级机关之间的公文，下级机关请示问题，上级机关对此

5、请示的批机关之间的公文，下级机关请示问题，上级机关对此请示的批复，都用公文行文。这不仅表示严肃、庄重，而且可以作为凭复，都用公文行文。这不仅表示严肃、庄重，而且可以作为凭证，证，以备查考以备查考。行政公文是公务活动的原始记录，不仅具有现实效用，而行政公文是公务活动的原始记录，不仅具有现实效用，而且具有且具有保存价值保存价值。2 2、指导作用、指导作用n指导具有指导具有指示、引导指示、引导的双重意思，行政公文的指导的双重意思，行政公文的指导作用也表现在作用也表现在两方面：两方面：n一方面，行政公文是传达、贯彻党和政府的方针、一方面，行政公文是传达、贯彻党和政府的方针、政策的重要工具政策的重要工具

6、，领导机关也通过行政公文传达工，领导机关也通过行政公文传达工作决策和安排。这类公文对下级机关具有作决策和安排。这类公文对下级机关具有指示作用。指示作用。n另一方面，有些行政公文是针对某些具体问题而发另一方面，有些行政公文是针对某些具体问题而发的，它只要求下级机关结合本单位、本地区的实际的，它只要求下级机关结合本单位、本地区的实际情况参照执行。这类公文对下级机关的工作起着情况参照执行。这类公文对下级机关的工作起着引引导作用。导作用。3 3、规范作用、规范作用n 行政公文具有行政公文具有规范公务活动甚至个人行为的作用规范公务活动甚至个人行为的作用。n我国的各种法律，我国的各种法律，如刑法、刑事诉讼

7、法、婚姻法等，如刑法、刑事诉讼法、婚姻法等，都以行政公文的形式发布。都以行政公文的形式发布。国家行政机关的行政法国家行政机关的行政法规和规章，如行政区域界线管理条例、北京规和规章，如行政区域界线管理条例、北京市城市房屋拆迁管理办法，也都以行政公文的形市城市房屋拆迁管理办法，也都以行政公文的形式发布。这些法律、行政机关发布的命令、决定、式发布。这些法律、行政机关发布的命令、决定、意见、通告、通知等，对各项工作和活动也起着规意见、通告、通知等，对各项工作和活动也起着规范作用，在其有效的时间和空间范围内，任何单位范作用，在其有效的时间和空间范围内，任何单位和个人均不得违犯。和个人均不得违犯。4 4、

8、沟通作用、沟通作用n 行政公文的传播性决定了它具有沟通作行政公文的传播性决定了它具有沟通作用。在上下级机关之间可以纵向逐级行文，用。在上下级机关之间可以纵向逐级行文，在平级机关和不相隶属之间机关可以横向直在平级机关和不相隶属之间机关可以横向直接行文。接行文。上下左右信息畅通，情况了解及时，上下左右信息畅通，情况了解及时，决策有效迅速，决策有效迅速，各项公务活动和管理工作就各项公务活动和管理工作就会卓有成效。会卓有成效。5 5、晓喻作用、晓喻作用n 晓喻作用晓喻作用就是宣传教育作用就是宣传教育作用。党和政府各项。党和政府各项方针政策的贯彻执行，各项公务活动的开展和各方针政策的贯彻执行，各项公务活

9、动的开展和各项工作任务的完成，都要依靠广大人民群众的积项工作任务的完成，都要依靠广大人民群众的积极性和创造性。积极性需要调动，创造性需要启极性和创造性。积极性需要调动，创造性需要启发，而发，而党和政府的一些重要文件，正是调动广大党和政府的一些重要文件，正是调动广大人民群众积极性、启发其创造性的巨大精神力量。人民群众积极性、启发其创造性的巨大精神力量。二、行政公文的种类和特点二、行政公文的种类和特点 n(一一)行政公文的种类行政公文的种类n根据国务院根据国务院20002000年年8 8月月2424日发布的国家行政机关公文日发布的国家行政机关公文处理办法的规定，行政公文的主要种类有处理办法的规定，

10、行政公文的主要种类有1313种：种：命令命令(令令)、决定、公告、通告、决定、公告、通告、通知通知、通报通报、议案、议案、报告、报告、请示请示、批复批复、意见、意见、函、会议纪要。函、会议纪要。本教材只选讲使用本教材只选讲使用频率高的、便于学习的频率高的、便于学习的7 7种。种。划线七种在经中共中央批划线七种在经中共中央批准发布的准发布的中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例（中办发（中办发199619961414号）中也有规定。这七种公文具有较大的适号）中也有规定。这七种公文具有较大的适用性。用性。n (二二)行政公文的特点行政公文的特点 n 行政公文的特点：行政公文的特点：作

11、者的法定性、体式的规范性、功作者的法定性、体式的规范性、功能的权威性。能的权威性。n1 1、作者的法定性、作者的法定性 行政公文的作者是法定机关，即行政公文的作者是法定机关，即依法成立并能以自依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的国家机关、社会团体和己的名义行使职权和承担义务的国家机关、社会团体和企事业单位。企事业单位。其他机构或个人无权制发。法定作者必须其他机构或个人无权制发。法定作者必须在自己法定的在自己法定的职权范围内制发公文职权范围内制发公文，超越自己职权范围，超越自己职权范围制发的公文一律无效。制发的公文一律无效。2 2、体式的规范性、体式的规范性n 1999 1999年年12

12、12月月2727日国家质量技术监督局就发布了新日国家质量技术监督局就发布了新的中华人民共和国国家标准的中华人民共和国国家标准GBT9704GBT970419991999国家行国家行政机关政机关公文格式公文格式。国务院发布的国务院发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法就就对公文文体和公文格式作了明确的规定，要求各单位对公文文体和公文格式作了明确的规定，要求各单位遵照执行，并增加了第十一条：遵照执行，并增加了第十一条：“公文中各组成部分公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。准执行。”3 3、功能的权威性、功能的权

13、威性n 国家行政机关的公文国家行政机关的公文代行国家职能，是国家的管代行国家职能，是国家的管理工具，代表国家的权力和意志，理工具，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决传达制发机关的决策和意图，对主要受文单位在法定的时间和空间范围策和意图，对主要受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制性作用。如强制予以贯彻、执行、传达；内产生强制性作用。如强制予以贯彻、执行、传达；强制予以阅读、办理、复文等。这就是行政公文的法强制予以阅读、办理、复文等。这就是行政公文的法定效力。如不予贯彻、执行，定效力。如不予贯彻、执行，违背公文所规定的法规、违背公文所规定的法规、政策、办法、措施等，就意味着不服从国家的管理

14、，政策、办法、措施等，就意味着不服从国家的管理，就会受到国家的制裁，轻则受纪律处分，重则绳之以就会受到国家的制裁，轻则受纪律处分，重则绳之以法。法。4 4、制发的程序性、制发的程序性n 行政公文从制作到发出，有严格的程序规行政公文从制作到发出，有严格的程序规定。这在一般文章写作甚或是在其他应用文写定。这在一般文章写作甚或是在其他应用文写作中是绝无仅有的。作中是绝无仅有的。制发公文的制发公文的程序，包括程序，包括草拟草拟、审核审核、签发签发、复核复核、缮印缮印（它是根据定稿制作公文正本的工作活（它是根据定稿制作公文正本的工作活动。）动。）、用印用印、登记登记、分发分发等。等。三、行政公文的格式三

15、、行政公文的格式 n行政公文的格式是需要识记的，它包括行政公文的格式是需要识记的，它包括文头、行文、文头、行文、文尾文尾三部分。三部分。文头部分有文头部分有发文机关标识、发文字号、秘密等级、发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、份号。紧急程度、签发人、份号。行文部分有行文部分有标题、主送机关、正文、附件名称、标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关、成文日期、印章。发文机关、成文日期、印章。文尾部分有文尾部分有主题词、抄送机关、印发标识。主题词、抄送机关、印发标识。(一一)文头部分文头部分n行政公文首页第一条横隔离线行政公文首页第一条横隔离线(通常称为版头栏通常称为版头栏)以上的

16、部分为以上的部分为文头。文头，文头。文头，也叫眉首也叫眉首(版头版头)。它由发文机关标识、发文字号、。它由发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、份号等组成。秘密等级、紧急程度、签发人、份号等组成。n1 1发文机关标识。发文机关标识。即公文的制发机关名称，使用该机关全称即公文的制发机关名称，使用该机关全称或规范化简称。或规范化简称。下行文在发文机关名称后多加下行文在发文机关名称后多加“文件文件”字样字样。处理处理一般具体事项或告知、周知事项且时效性较强的下行文，一般具体事项或告知、周知事项且时效性较强的下行文，在发文机关名称后也不加在发文机关名称后也不加“文件文件”字样。字样。告知

17、或处理某具体事告知或处理某具体事项的下行文，也可用制发机关办公室项的下行文，也可用制发机关办公室(厅厅)的名义发文，的名义发文，如如“北北京市人民政府办公厅文件京市人民政府办公厅文件”。联合行文，主办机关排列在前。联合行文，主办机关排列在前。2 2发文字号发文字号n发文字号发文字号也称文号也称文号，是发文机关编排的公文代号，是发文机关编排的公文代号，便于发文机关掌握便于发文机关掌握该年度的发文数量和公文的收发登记、办理、保管和查找。该年度的发文数量和公文的收发登记、办理、保管和查找。发文字号发文字号包括机关代字、年份和序号。包括机关代字、年份和序号。机关代字是机关名称的机关代字是机关名称的极度

18、简缩极度简缩，如国，如国务院发文的机关代字是务院发文的机关代字是“国发国发”，教育部办公厅的机关代字是，教育部办公厅的机关代字是“教教办办”。年份是发文的年度，用阿拉伯数字写全，外加六角括号，置于年份是发文的年度，用阿拉伯数字写全，外加六角括号，置于机关代字之后机关代字之后。序号是发文的顺序号，多为发文机关发文的流水号序号是发文的顺序号，多为发文机关发文的流水号，除除“命令命令(令令)”)”外，不必加外，不必加“第第”字，在数序前不必加虚的字，在数序前不必加虚的“0”“0”。联联合行文，只标明主办机关的发文字号。合行文，只标明主办机关的发文字号。n发文机关的职能部门多数不具有独立法人资格，也不

19、具备单独对外行发文机关的职能部门多数不具有独立法人资格，也不具备单独对外行文的资格。文的资格。职能部门职能部门(作为机关综合办事机构的办公室除外作为机关综合办事机构的办公室除外)只能以发只能以发文机关的名义对外行文。这类公文的机关代字后要再加一个职能部门文机关的名义对外行文。这类公文的机关代字后要再加一个职能部门的代字，如综合处加的代字，如综合处加“综综”、财务处加、财务处加“财财”、人事处加、人事处加“人人”等，等，以便于公文的收发、承办和处理。以便于公文的收发、承办和处理。其序号依然是发文机关的流水顺序其序号依然是发文机关的流水顺序号。号。3 3秘密等级秘密等级n秘密等级是公文秘密等级是公

20、文内容保密程度等级的标志。内容保密程度等级的标志。凡公凡公文内容涉及国家安全和利益，在一定时间内只限文内容涉及国家安全和利益，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项，均得按法定程序确立一定范围人员知悉的事项，均得按法定程序确立密级并在公文版头密级并在公文版头左上角标注左上角标注。（例文中则放在（例文中则放在了右上角）了右上角）保密程度等级递增的顺序是保密程度等级递增的顺序是“秘密秘密”、“机密机密”、“绝密绝密”，其中其中“机密机密”、“绝密绝密”级公文还应标明份数、序号。级公文还应标明份数、序号。4 4紧急程度紧急程度n紧急程度紧急程度是对公文送达和处理的时限要求。是对公文送达和处理的时限要

21、求。只有需要紧只有需要紧急处理的公文，才能在秘密等级的下方标注急处理的公文，才能在秘密等级的下方标注“特急特急”或或“急件急件”字样字样。我国公文的紧急程度只有此两级，。我国公文的紧急程度只有此两级，没有没有“紧急紧急”这一级这一级，字样不得在版头，字样不得在版头“紧急程度紧急程度”栏项内栏项内出现，出现，但可以用在标题里的文种前，但可以用在标题里的文种前，如国务院纠正行如国务院纠正行业不正之风办公室关于坚决刹住发放使用各种代币购物业不正之风办公室关于坚决刹住发放使用各种代币购物券之风的券之风的紧急通知紧急通知(1998(1998年年1212月月1111日日)、北京市人民、北京市人民政府关于采

22、取果断措施控制北京大气污染的政府关于采取果断措施控制北京大气污染的紧急请示紧急请示。5 5签发人签发人n签发人指代表签发人指代表机关核准并签写发出公文文稿意见机关核准并签写发出公文文稿意见的领导人姓名的领导人姓名。一般只需在机关内部的发文稿纸一般只需在机关内部的发文稿纸上签写，但在上签写，但在上行文上行文中必须在发文字号同一行注中必须在发文字号同一行注明签发人、会签人的姓名。其中明签发人、会签人的姓名。其中“请示请示”应当在应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附注处注明联系人的姓名和电话。6 6份号份号n份号份号是一份公文总印数的流水编号是一份公文总印数的流水编号，一般只用于，一般只用于大量印

23、发或有秘密等级的公文，便于发文时逐份大量印发或有秘密等级的公文，便于发文时逐份登记和清退时对号注销。份号登记和清退时对号注销。份号用阿拉伯数字标注用阿拉伯数字标注在公文版头左上方。在公文版头左上方。(二二)行文部分行文部分n1 1标题标题n 公文标题就是公文名称，公文标题就是公文名称，一般由一般由发文机关名称发文机关名称、事项事项和和公文种类公文种类三三要素构成。要素构成。n其中事项是对公文主要内容准确而简要的概括，而不是某种精神的抽象。其中事项是对公文主要内容准确而简要的概括，而不是某种精神的抽象。如如“拾到巨款交还失主拾到巨款交还失主”是事情的概括，是事情的概括，“拾金不昧拾金不昧”是精神

24、的抽象。是精神的抽象。在公文标题中应该用对事情的概括性词语，而不要用精神、意义类的抽在公文标题中应该用对事情的概括性词语，而不要用精神、意义类的抽象性词语。象性词语。公文种类应该用行政公文法定的规范化名称，不得生造、变公文种类应该用行政公文法定的规范化名称，不得生造、变更公文文种。在公文文种的确定上，更公文文种。在公文文种的确定上，要特别注意两点：要特别注意两点：一是中国共产党一是中国共产党机关规定的公文文种同国家行政机关规定的公文文种不完全相同；二是机关规定的公文文种同国家行政机关规定的公文文种不完全相同；二是一些规章类文书，如办法、规定、细则等，各机关、单位使用很多，但一些规章类文书，如办

25、法、规定、细则等，各机关、单位使用很多，但在国家行政机关使用的公文种类中并没有这些文种，如要发布、施行这在国家行政机关使用的公文种类中并没有这些文种，如要发布、施行这些规章文书，应当用些规章文书，应当用“通知通知”向下行文，如国务院关于发布国家行政向下行文，如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。机关公文处理办法的通知。地方一级人民政府要发布行政法规和规章，地方一级人民政府要发布行政法规和规章，也可以用命令也可以用命令(令令)的形式发布。的形式发布。标题中除法规、规章名称加书名号外，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般不用标点符号。2 2主送机关主送机关n主送机关指

26、主送机关指公文的主要受理机关，公文的主要受理机关，是负责承办或答复是负责承办或答复该文内容的机关，该文内容的机关，也称也称“上款上款”、“抬头抬头”，应当使，应当使用全称或者规范化简称、统称用全称或者规范化简称、统称。其主要作用是概括表。其主要作用是概括表明该公文的空间效力范围，明确对该文办理、答复负明该公文的空间效力范围，明确对该文办理、答复负法定责任的机关。法定责任的机关。除公告、通告、会议纪要等文种外，除公告、通告、会议纪要等文种外，对外行文都应当注明主送机关对外行文都应当注明主送机关。n上行文的主送机关只能有一个，上行文的主送机关只能有一个，下行文的主送机关可下行文的主送机关可以根据需

27、要确定一个或若于个。以根据需要确定一个或若于个。但不论上行文或下行但不论上行文或下行文，都只能主送给某一机关而不是某一机关的领导人文，都只能主送给某一机关而不是某一机关的领导人个人个人(由领导人特别指定主送给某位领导人个人的除由领导人特别指定主送给某位领导人个人的除外外)。3 3正文正文n 正文是公文的内容所在，是公文主题的具体体现，是公文写作的关键。公文的正文可分正文是公文的内容所在，是公文主题的具体体现，是公文写作的关键。公文的正文可分为开头、主体、结尾三部分。为开头、主体、结尾三部分。n正文的开头可以概括为正文的开头可以概括为“凭凭”，即凭什么行文，也就是制发该文的依据或理由。，即凭什么

28、行文，也就是制发该文的依据或理由。大致情大致情况有：根据某些好人好事或不良倾向、突发事件、事故行文；根据事物的发展变化行文；况有：根据某些好人好事或不良倾向、突发事件、事故行文；根据事物的发展变化行文；根据国家的方针、政策和法令、法规行文；根据以往先例行文；根据某种理论、道理行文；根据国家的方针、政策和法令、法规行文；根据以往先例行文；根据某种理论、道理行文；根据上级或对方来文行文。具体到某篇公文应如何开头，要根据发文意图、行文对象和文根据上级或对方来文行文。具体到某篇公文应如何开头，要根据发文意图、行文对象和文种来确定。种来确定。n主体部分可以概括为主体部分可以概括为“事事”，即什么事情或什

29、么事项。，即什么事情或什么事项。根据开头行文的目的和理由，经根据开头行文的目的和理由，经一定的一定的过渡性词语，如过渡性词语，如“特作如下通知特作如下通知”、“特作如下规定特作如下规定”、“报告如下报告如下”、“请示如请示如下下”、“答复如下答复如下”，转入公文主体。，转入公文主体。公文主体主要是列举材料、申述观点、叙事说理，公文主体主要是列举材料、申述观点、叙事说理，尤其要把尤其要把“事事”说清楚。内容较为复杂的公文，事项很多，要注意事项之间的逻辑顺序和说清楚。内容较为复杂的公文，事项很多，要注意事项之间的逻辑顺序和层次安排。层次安排。n结尾部分可以概括为结尾部分可以概括为“断断”，即论断、

30、判断，也就是正文的结论部分，多数为提出要求、，即论断、判断，也就是正文的结论部分，多数为提出要求、措施、办法等。措施、办法等。有些公文有有些公文有规范的结束语，如规范的结束语，如“特此通知特此通知”、“特此报告特此报告”、“以上请示以上请示妥否，请批示妥否，请批示”、“此复此复”等。等。内容比较简单、篇幅较短的公文，这三部分之间并没有明内容比较简单、篇幅较短的公文，这三部分之间并没有明显的界限，或显的界限，或“凭凭”、“事事”合为一段，或合为一段，或“事事”、“断断”合在一起，或合在一起，或“凭凭”、“事事”、“断断”合为一段。合为一段。例如，北京市新闻出版局关于同意北京市总工会职工大学学报转

31、为例如，北京市新闻出版局关于同意北京市总工会职工大学学报转为正式学报类期刊的批复，其正文为：经新闻出版署正式学报类期刊的批复，其正文为：经新闻出版署(新出期新出期1998)1446号号)批准，同意将批准，同意将北京市总工会职工大学学报转为正式学报类期刊。该刊为季刊，由你会主管，北京市北京市总工会职工大学学报转为正式学报类期刊。该刊为季刊，由你会主管，北京市总工会职工大学主办，刊号为总工会职工大学主办，刊号为CN114050D。全文两句话，第一句一段式结构，简单全文两句话，第一句一段式结构，简单明了。明了。4 4附件名称附件名称n附件是附属正文的印证性、说明性或附带性材料。附件是附属正文的印证性

32、、说明性或附带性材料。公文如有附件，公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。其名称应当注明附件顺序和名称。其名称应当在正文之后、制发机关和成文日期之上的左侧应当在正文之后、制发机关和成文日期之上的左侧标注。标注。n有些印发、转发类通知，把印发的法规或规章、所有些印发、转发类通知，把印发的法规或规章、所转发的文件列为附件，殊为不妥。转发的文件列为附件，殊为不妥。印发、转发、批印发、转发、批转类通知等公文是复合式公文，它所印发的法规或转类通知等公文是复合式公文，它所印发的法规或规章，所批转、转发的文件，规章，所批转、转发的文件，是通知正件不可分割是通知正件不可分割的重要组成部分，的重要组成部分，绝不

33、应该被列为附件。绝不应该被列为附件。5 5发文机关发文机关n发文机关发文机关也称也称“下款下款”、“落款落款”或或“署名署名”，表明公文的法定作者，表明公文的法定作者，在正文下方空在正文下方空3-53-5行的右行的右侧位置标示，侧位置标示，但因为此处必有机关公章，而机但因为此处必有机关公章，而机关公章上必有机关名称，所以关公章上必有机关名称，所以往往不标示发文往往不标示发文机关名称机关名称，而以机关公章上的机关名称取代。，而以机关公章上的机关名称取代。6 6成文日期成文日期n成文日期应该成文日期应该在落款处下一行的位置标示在落款处下一行的位置标示。公文成。公文成文日期依据以下情况确定：文日期依

34、据以下情况确定：一般公文以机关一般公文以机关领导人领导人的签发日期的签发日期为准；法规、规章类公文以为准；法规、规章类公文以依法批准的依法批准的日期日期为准；会议类公文为准；会议类公文以会议正式通过的日期以会议正式通过的日期为准；为准；张贴、公布、告示类公文张贴、公布、告示类公文以张贴、公布之日以张贴、公布之日为准；为准；联合行文联合行文以最后一位机关领导人的签发日期以最后一位机关领导人的签发日期为准；为准；电报电报以发出日期以发出日期为准。为准。成文日期应用汉字将年、月、成文日期应用汉字将年、月、日标注，日标注，“零零”写成汉字写成汉字“O”O”即可。即可。7 7印章印章n在正文之后、成文日

35、期上面应加盖机关公章。公章是机在正文之后、成文日期上面应加盖机关公章。公章是机关职权的象征，是公文生效的标志。关职权的象征，是公文生效的标志。公章要上不压正文，公章要上不压正文，下压成文日期，多数压六个字左右，即把年份的最后两下压成文日期，多数压六个字左右，即把年份的最后两位数字加位数字加“年年”字、把月份的数字加字、把月份的数字加“月月”字全盖上。字全盖上。n公章要求盖得端正，显示职权的严肃、庄重。除以会议公章要求盖得端正，显示职权的严肃、庄重。除以会议纪要和电报形式发出的以外，均应加盖印章。纪要和电报形式发出的以外，均应加盖印章。联合上报联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文发文

36、机关的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文发文机关均应加盖印章。均应加盖印章。(三三)文尾部分文尾部分n文尾部分文尾部分亦称亦称“版记版记”，包括主题词、抄送机关和印发标识，包括主题词、抄送机关和印发标识。从主题词开始到。从主题词开始到最后结尾，中间以三条横隔离线分为三栏，主题词下的一栏称抄送栏，再下面最后结尾，中间以三条横隔离线分为三栏，主题词下的一栏称抄送栏，再下面一栏称印发标识栏，最后一栏称结尾栏。一栏称印发标识栏，最后一栏称结尾栏。n 1 1主题词主题词n 国务院办公厅秘书局印发的国务院办公厅秘书局印发的19971997年年1212月修订的国务院公文主题词表月修订的国务院公文主题词表

37、“使用说明使用说明”指出：指出：“为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，特编制国务院公文主题词表特编制国务院公文主题词表(以下简称词表以下简称词表)。词表主要用于标引国务院、词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅的文件。国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅的文件。”公文主题词是为适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公文基本公文主题词是为适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词或词组。现在，所有制发的公文都必须标引主题词。上行内

38、容的规范化的单词或词组。现在，所有制发的公文都必须标引主题词。上行文应当按照上级机关公布的主题词标注。文应当按照上级机关公布的主题词标注。n 主题词标主题词标在抄送栏左侧上方，先顶格写在抄送栏左侧上方，先顶格写“主题词主题词”三字并加冒号，再写主三字并加冒号，再写主题词；每词之间空一格，不加标点。主题词的标引顺序为：先标公文主题的类题词；每词之间空一格，不加标点。主题词的标引顺序为：先标公文主题的类别词，再标类属词别词，再标类属词（如综合经济主题词共（如综合经济主题词共7272个，下分计划、经济管理等，其中个，下分计划、经济管理等，其中计划是类别词，综合经济是类属词）计划是类别词，综合经济是类

39、属词），最后标文种。主题词多数是三个到五个。，最后标文种。主题词多数是三个到五个。2 2抄送机关抄送机关n抄送机关是抄送机关是指除主送机关外需要了解公文内容或需要备案的其他指除主送机关外需要了解公文内容或需要备案的其他受文机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。受文机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其他受文机关其他受文机关可以是该文制发机关的上级机关或党委机关，可以是具有某项职可以是该文制发机关的上级机关或党委机关，可以是具有某项职能的主管机关，也可以是主送机关的平行或相关机关。在实际操能的主管机关，也可以是主送机关的平行或相关机关。在实际操作上，作上，往往把级别比制发机关高的机关放在第

40、一行，往往把级别比制发机关高的机关放在第一行，与制发机关与制发机关平级、下级或不相隶属的相关机关放在第二行。第一行写不完可平级、下级或不相隶属的相关机关放在第二行。第一行写不完可转至第二行，依次往下推。转至第二行，依次往下推。不管应该在第一行位置的机关名称实不管应该在第一行位置的机关名称实际占几行，其空余处不得接写应该在第二行位置的机关名称，要际占几行，其空余处不得接写应该在第二行位置的机关名称，要另起一行书写。另起一行书写。n抄送机关在抄送栏下，印发标识栏上，左端顶格写抄送机关在抄送栏下，印发标识栏上，左端顶格写“抄送抄送”两字两字并加冒号，其后排列的抄送机关名称不管占几行，均不得越过冒并加

41、冒号，其后排列的抄送机关名称不管占几行，均不得越过冒号。号。3 3印发标识印发标识n印发机关、印发日期和印数印发机关、印发日期和印数 n印发机关印发机关，即印发公文的机关，要写全称。，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，印发日期，以公文付印的日期为准。以公文付印的日期为准。n印发机关和印发日期位于末页页码上端，同置一行。印发机关和印发日期位于末页页码上端，同置一行。前前面左空面左空1 1字写印发机关，最后写印发日期。印发日期右字写印发机关，最后写印发日期。印发日期右空空1 1字。字。n印数，印数，是指公文的实际印制份数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下位于印发时间的正下方，写方，写

42、“共印份共印份”，用圆括号括上。，用圆括号括上。说明：说明：n (1)(1)行政公文用纸一般采用国际标准行政公文用纸一般采用国际标准A4A4型型，文文字区域的设置以大方、美观为准，但应该字区域的设置以大方、美观为准，但应该做到天头做到天头宽于地脚，左侧订口空白宽于右侧翻口空白；宽于地脚，左侧订口空白宽于右侧翻口空白；n (2)(2)示意图上的示意图上的附件为附件名称，其实际位置附件为附件名称，其实际位置应在成文日期和印章之后另纸印刷，附件完了之后应在成文日期和印章之后另纸印刷，附件完了之后才应该是公文的文尾部分；才应该是公文的文尾部分；n (3)(3)如果是上行文，只需把文头上发文机关名如果是

43、上行文，只需把文头上发文机关名称后的称后的“文件文件”两字去掉，并在文号的同一行右边两字去掉，并在文号的同一行右边加写加写“签发人：签发人：X X X”X X X”即可，但也有把签发人位即可，但也有把签发人位置放在文头栏下面、公文标题右上方的。置放在文头栏下面、公文标题右上方的。四、行政公文的写作要求四、行政公文的写作要求n这些写作要求包括从内容、数据、引文、用字、标点到格式都有。这些写作要求包括从内容、数据、引文、用字、标点到格式都有。总之要严谨，要有高度的责任心。总之要严谨，要有高度的责任心。第一，符合党和政府的方针、政策、法律、法规和规章及有关规第一，符合党和政府的方针、政策、法律、法规

44、和规章及有关规定。定。若提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。若提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。第二，公文内容要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，第二，公文内容要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，字词规范，条理清楚，语句通顺，文字精炼，书写工整，标点准确，字词规范，条理清楚，语句通顺，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅要力求简短。篇幅要力求简短。第三，公文中的人名、地名、数字、引文要准确。第三，公文中的人名、地名、数字、引文要准确。若引用公文，若引用公文，应当先引公文标题，后引发文字号。应当先引公文标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。日期应当写具体的年、月

45、、日。第四，用词、用字准确、规范。第四，用词、用字准确、规范。文内如使用简称，一般应当在第文内如使用简称，一般应当在第一次出现时先用全称，并括注简称。文中若有计量，必须使用国家一次出现时先用全称，并括注简称。文中若有计量，必须使用国家法定计量单位。法定计量单位。第五，格式要符合国家规范。第五，格式要符合国家规范。行文规则和公文办理等均应符合行文规则和公文办理等均应符合国家行政机关公文处理办法及有关规定、细则。国家行政机关公文处理办法及有关规定、细则。第二节第二节 通知通知n 一、通知一、通知（一）通知的涵义和用途（一）通知的涵义和用途n通知适用于通知适用于批转下级机关的公文批转下级机关的公文，

46、转发上级机关和不转发上级机关和不相隶属机关的公文相隶属机关的公文，发布文件发布文件；传达要求下级机关办传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员任免人员。n通知被誉为公文中的通知被誉为公文中的“老黄牛老黄牛”。是各级党政机关、。是各级党政机关、人民团体、企事业单位人民团体、企事业单位使用最多的公文。使用最多的公文。市人民政府市人民政府批转市科委批转市科委关于加快我市软件产业发展实施意见的通知关于加快我市软件产业发展实施意见的通知 各区、县人民政府，各委、局，各直属单位：各区、县人民政府，各委、局，各直属单位：市人民政府同意市科委关于加快我市

47、软件产业发展市人民政府同意市科委关于加快我市软件产业发展的实施意见，现转发给你们，望遵照执行。的实施意见，现转发给你们，望遵照执行。市人民政府（公章）市人民政府（公章）二五年十一月三十日二五年十一月三十日 【提示】【提示】这是一份这是一份批转下级机关文件的通知批转下级机关文件的通知。仅一句话，由批转的文件和批示语。仅一句话，由批转的文件和批示语组成，批转的文件即需执行的内容，批示语简洁明确，但却具有行政组成，批转的文件即需执行的内容，批示语简洁明确，但却具有行政约束力。约束力。通知范文：通知范文：国务院办公厅转发工商局等部门国务院办公厅转发工商局等部门关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意

48、见的通知关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知n各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：n 工商局、公安部、人民银行关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见已经国务工商局、公安部、人民银行关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。n 最近一个时期，一度被禁止的传销活动又以各种名目在全国各地重新抬头，其表现形式多种多最近一个时期，一度被禁止的传销活动又以各种名目在全国各地重新抬头，其表现形式多种多样，具有更大的隐蔽性、欺

49、骗性和危害性，严重损害了人民群众的合法权益，扰乱了正常的经济秩样，具有更大的隐蔽性、欺骗性和危害性，严重损害了人民群众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，并引发了一些社会问题，成为社会治安的巨大隐患。地方各级人民政府一定要本着对人民高度序，并引发了一些社会问题，成为社会治安的巨大隐患。地方各级人民政府一定要本着对人民高度负责的精神，切实加强领导，组织工商行政管理、公安、银行等有关部门采取强有力的措施，严厉负责的精神，切实加强领导，组织工商行政管理、公安、银行等有关部门采取强有力的措施，严厉打击传销和变相传销等非法经营活动，切实保护公民的合法权益，维护正常经济秩序和社会稳定。打击传销和变相传销等非

50、法经营活动，切实保护公民的合法权益，维护正常经济秩序和社会稳定。同时，要加大宣传力度，公开揭露传销和变相传销的欺骗性和严重危害性，及时将查处的典型案件同时，要加大宣传力度，公开揭露传销和变相传销的欺骗性和严重危害性，及时将查处的典型案件予以曝光，教育广大人民群众提高认识，自觉抵制此类非法经营活动。予以曝光，教育广大人民群众提高认识，自觉抵制此类非法经营活动。n 国务院办公厅国务院办公厅 n二年八月十三日二年八月十三日 n【提示】【提示】n这是一则这是一则转发文件的通知转发文件的通知。第一段简明扼要地交代了转发对象，说明转发的态度和要求；第二段为。第一段简明扼要地交代了转发对象，说明转发的态度和