第五章-档案保管-《档案管理实务》课件.ppt

1、项目五 档案保管学习目标通过本项目单元的学习，掌握档案保管物质条件、库房日常管理方法，明确档案保管工作的基本技能：温度与湿度的控制与调节、防光、防尘放微生物等技能以及库房的日常管理能力，以适用将来的档案保管工作。通过本项目单元的学习，能够按照档案保管方法和技巧，进行档案日常保管工作。任务一 了解档案保管内容与原则 1、掌握档案保管工作的含义与地位。2、明确档案保管工作的内容以及要求。知识目标：知识目标：1、能够分析档案保管工作在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案保管工作要求判断具体做法是否规范.能力目标：能力目标：案例导入 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模

2、、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如：档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发生过丢失档案的事故。上述案例说明档案保管工作的重要性：文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和 监测，

3、这样才能为档案营造一个良好的保管环境。任务训练 活活动动目目标标通过网络或实地调查了解档案保管工作的含义及内容；并能按照我国档案法规的相关规定对具体档案保管行为进行判断。活活动动组组织织根据情况灵活分组调查；学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆库房保管制度、档案保管的要求、状态，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案保管工作的实际现状。活动内容与要求活动内容与要求【理论支撑】档案保管，是档案管理中的一项重要内容，档案馆（室）对档案进行系统存放和安全保护的工作。档案保管工作，就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动，是通过档案库房建设，采取各种防治措施，维护档案实体及信

4、息的完整与安全，保持档案良好的存放秩序。档案保管工作是档案整体工作的基础，直接关系到档案寿命。档案存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在，并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。但是随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的过程中，比如：纸张老化、字迹退色模糊、档案虫害等。这就需要对档案进行保管。一、档案保管工作的含义 具体内容包括以下几个方面：1凭借柜具或库房对档案实施的日常管理；如：档案库房的使用与安排，档案及柜具的有序化摆放和档案检索、提供利用等环节密切相关的档案移出、收进等。2预防工作。对一切可能损毁档案的社会的、

5、自然的因素采取必要的措施，防止档案的损坏、延长档案的寿命，维护档案的安全。档案保管场所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。3在档案流动过程中的各个环节对档案采取安全防护的措施以及为防止档案的自然和人为的损害而采取的各种专门技术措施，如复制、修补等。二、档案保管工作的意义1档案保管工作是开展档案工作的重要基础。档案工作的前提和基本物质基础是档案，离开档案谈档案工作就失去意义。如果档案保管工作做不好，就会直接危及档案的安全，就可能给党和国家造成严重损失，就会直接影响整个档案事业的发展。2档案保管工作是开展档案工作的必要条件。科学地保管好档案，可以为档案整理、鉴定、编研

6、和利用工作提供物质条件，是其他环节顺利进行的前提。如果档案保管地杂乱无序、门类混乱，其他环节的工作就无法开展。3档案保管工作是延长档案寿命的必要手段。保管工作做得好坏，措施的当与否，直接影响到档案的寿命。最大限度地延长档案寿命是档案保管工作的根本任务之一。三、档案保管工作的任务 基本任务如下：1防治档案的损坏。2延长档案的寿命。总之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）不乱（不使档案互相混乱）不丢（档案不丢失不泄密）不坏（不使档案遭到损坏）。四、档案保管工作的原则和要求（一）以防为主，防治结合（二）加强重点，兼顾一般（三）相互协调，密切配合（四）立足长远，保证当前任务二 档案库房及装

7、具管理 1、掌握档案库房的的具体建筑及选址要求；2、明确保管档案装具的种类及选用；3、掌握档案常规保管工作内容：库房的日常管理及库房及档案流动过程中的档案保管。知识目标：知识目标：1、能够设计档案库房选址及装具排列与编号方案；2、能够根据档案保管的具体要求进行档案日常保管训练。.能力目标：能力目标：案例导入 丢失单位三年度的文书档案丢失单位三年度的文书档案1997年，云和县某机关新办公楼正式落成，3月份开始，该机关陆续从原办公楼搬迁到新办公楼内，而档案却在老办公楼内没有搬运。随后原档案员沈某调离原工作岗位，办公室负责人及新档案员叶某也刚到位。1997年9月，办公室一行数人及原档案员沈某到老办公

8、楼搬运档案时，由于档案及有关装具数量过多，局机关一辆小型工具车装运不下，故雇了几辆人力三轮车帮助装运，但未派工作人员押车。档案运到新办公楼后，原档案员沈某也未对档案及时进行清点。1997年10月，新档案员叶某拿到档案室钥匙后，未与沈某办理档案移交手续，也未对库存档案进行清点及清理。直到1998年5月档案员叶某在查阅利用档案时，才发现有3个年度档案遗失，此时才引起高度重视。这是一起严重的档案违法案件。一个单位丢失三个年度的全部文书档案，这是少有发生的。虽然该机关在事后积极采取补救措施，但其后果和造成的社会影响还是十分严重的，教训是十分深刻的。究其原因除了工作人员档案意识淡薄外，新旧档案员交接过程

9、中没有认真清点，也没有办理移交手续。反映他们在档案保管方面的疏忽与不足。任务训练 活活动动目目标标通过网络或实地调查了解档案保管工作的含义及内容；并能按照我国档案法规的相关规定对具体档案保管行为进行判断。活活动动组组织织根据情况灵活分组调查；学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆库房保管制度、档案保管的要求、状态，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案保管工作的实际现状。活动内容与要求活动内容与要求【理论支撑】一、档案保管的物质条件一、档案保管的物质条件 档案保管工作必须有一定的物质条件，如：档案库房、档案装具和档案的包装材料。（一）档案库房 档案库房（archival re

10、pository），档案馆（室）为存储和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及防热、防潮（防水）、防火、防盗等方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。档案库房是保存档案的重要的基地，是档案保管的最基本的物质条件。库房管理的档案保管工作的主要内容，只有做好库房管理工作，才能切实保证档案的安全，为整个档案工作的发展创造必要的条件。1档案馆库房的建设 注意事项：（1）原理存放易燃、易爆物的场所，不要靠近有污染、腐蚀性气体的企业单位，并避免架空高压输电线穿过。（2）楼层安排方面，应尽量避免“顶天立地”，即尽量不用底层和最高层。最高层因为受阳光辐射的影响比较大，而且存在屋顶漏雨的可能

11、。最底层安全问题难以保证，而且湿度大，不利于档案的保管。（3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共设施完备，便于为利用者服务。（4）档案库房必须于档案人员的办公室和生活间分设，并注意密闭性；电源要能单独控制，使其尽量达到防盗、防火、防光、防尘等要求。2档案室库房的设置 档案室库房一般设在机关办公楼内，不过，也要与其他的办公室区别。对于新建的办公用房，档案室应进行必要的挑选，加强防潮、防盗、防火、防光、防尘。3档案库房的类型 档案库房按其保管内容，一般分为：综合档案库房、专门档案库房、图书资料库房等。（1）综合档案库房。是档案库房的主体部分，主要用于保存建国前后各机关单位以及著名任务所形成的档案。

12、（2）专门档案库房 主要是为了适用专门档案的特点以及管理上的特殊要求，根据其制作材料特点而设立的档案库，如照片、缩微胶片、录音、录象磁带等档案库；另外还有以专业特点为标准设立的档案库房，如科技档案库、地图档案库、会计档案库等。（3）图书资料库 专门保存与档案有关的图书、资料的库房。图书资料的保管条件可以割据馆（室）的财力状况而定，有条件的可以设置图书资料库以保存各种资料；较差的可以适当降低条件。一般的，档案库为楼房的，图书资料库一般设在底层或顶层。4档案库房的编号 为了方便管理，应将每个库房统一编号。编号有两种做法：一是把所有的库房统一编顺序号；二是根据库房方位和特征进行编号，如“西二楼”“北

13、三楼”等。另外，同一库房内每个房间也要编号。楼房应自上而下编号；每层应从入口开始，从左到右编房间号。（二）档案装具 档案装具（archival container），档案馆（室）存放并保护档案的装置或容器，它是档案馆（室）必须具备的基本的物质条件。主要有封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。无论何种装具，都必须对档案无损害作用，并且制作经济，使用便利。1档案装具的种类 常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和档案资料架等。另外有为保存特殊载体的档案装具：如防磁橱、底图柜和照片档案橱等。具体用何种装具可根据具体实际情况而定。2档案装具的排放和编号 档案

14、装具的排放应注意以下几点：（1）在同一库房内橱具应整齐划一。（2）有窗库房橱具的排放，应与窗户垂直排放，以免阳光直射，便于通风。（3）档案橱具一般不能紧靠库房墙壁排列。（4）档案橱具的排列距离要适宜，便于档案的搬运和存取。橱具的编号，一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，自上而下，依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号），采用阿拉伯数字。（三）档案包装材料 目前，我国档案 的包装材料为卷皮、卷盒和包装纸等，要求要符合国家有关规定，利于档案永久、长期保存。二、档案保管实务（一）温湿度控制与调节 防潮、防高温，控制和调节温湿度，对档案的保护起到非常重要的作用。温湿度对于档案的保存影响较大

15、，温度过高，容易使纸质变干燥；温度过低容易使纸质变脆；湿度过高，容易使纸质变软、字迹模糊易发霉，这些都不利于纸张的保存。一般纸质档案适宜的保管温度为1420（2）。相对湿度为5065%（5%），即一昼夜允许变化范围温度为2度左右，湿度为5%；因为一般微生物繁殖所需温度为20以上。湿度要大于60%，纸张的含水量要在7%左右。每天定时做好温湿度测量记录，注意温湿度的调节和资料的积累，以便分析其特点和规律，制定科学的管理计划。库房温湿度记录月日期日期温度温度（）湿度湿度（%）采取措施采取措施1234531 控制和调节档案库房的温湿度一般从以下三方面着手：（1）做好案柜（架）的间隔距离和案柜（架）与窗

16、户及地面的间距，保持通风状态。（2）合理安排库房门窗数量和过渡间、密闭窗户等措施，防止和控制库外的高温、高湿的影响。（3）配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效及时地调节温湿度。新修库房应在612个月以后才能装进档案。（二）防光、防尘、防微生物等技能 自然光、灯光、灰尘、微生物对档案实体的损害较大，因此，库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值，科学地系统地保管，严格按照“八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。添置必要的设施设备，并在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。（三）安全检查和库房卫生（四）档案在流动过程中的维护和保护 1维护与保护制度（1）档案使用的登记和交接制度

17、。（2）档案使用行为的管理与限制制度。2维护与保护方法（1）数量与顺序的控制（2）对档案利用行为的现场监督与检查（3）利用方式与场所的限制（4）对重要档案的保护性措施（五）库房管理秩序 1库房编号 编号有两种做法：一是把所有的库房统一编顺序号；二是根据库房方位和特征进行编号，如“西二楼”“北三楼”等。另外，同一库房内每个房间也要编号。楼房应自上而下编号；每层应从入口开始，从左到右编房间号。2档案装具的排列与编号 橱具的编号，一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，自上而下，依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号），采用阿拉伯数字。3档案的存放顺序和方式 档案全宗为单位进行排列的，但并不

18、是说在任何情况下各种不同类型的档案都必须存放在一起。一些特殊的档案，如照片、影片、录音、录象档案、会计档案以及科技档案等，应分别保管。为了保持文件之间的历史联系，应该在案卷目录、全宗指南等检索工作中说明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置参见卡”，见下表：全宗保管位置参见卡全宗号全宗号载体形态载体形态存存 址址备注备注1号全宗纸质档案1号库房1950年1966年纸质档案2号库房1966年1980年声像档案5号库房科技档案6号库房会计档案9号库房（1）档案存放秩序的管理 档案存放位置索引 有两种体例：一是指明档案存放处所的存放位置索引，如下表：档案存放位置索引全宗名称：全宗名称：全宗号：全宗号：案卷

19、目录号案 卷 目录名称目 录 中案 卷 起止号存 放 位 置楼层房间柜架（列）柜架层（格、箱）二是指明各档案库房保管档案情况的存放位置索引 档案库房保管档案情况的存放位置索引楼：楼：层：层：房间：房间：柜架（列）柜架层（格、箱）存 放 档 案全宗号全宗名称 案卷目录号 案卷目录名称起止卷号 装具所存档案标识牌 即在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具表面处设置的标牌，以表明每一个档案架、柜、箱中存放档案的起止档号，以便检查和调还档案。档案代卷卡 档案代卷卡是档案室或馆在档案暂时移出库房外时，在档案原存放位置放置的一种替代卡。档案代卷卡全宗号全宗号目录号目录号卷号卷号调出时间调出时间调出原因调出

20、原因调卷人调卷人归还时间归还时间还卷人还卷人（六）全宗卷 全宗卷的形成过程和成分如下：1在档案收集工作中形成的文件材料，如“档案移交目录”、“移交书”等。2在档案整理工作中形成的文件材料，如“档案整理工作方案”、“分类方案”、“立档单位和全宗历史考证”等。3在档案鉴定中形成的文件材料“档案鉴定材料分析报告”、“档案销毁清册”4在档案保管、统计中形成的文件材料，“档案受损与修复记录”、“档案安全检查记录”、“档案数量与状况统计”5在档案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“机关工作大事记”“机关组织沿革”等任务三 特殊载体档案的保管 1、掌握音像档案、照片档案等保管的具体要求；明确保管特殊

21、载2、体的档案装具的种类及选用；3、掌握电子档案日常保管措施。知识目标：知识目标：能够熟练掌握特殊载体档案的保管技能；能力目标：能力目标：案例导入 某某食品公司将要举办25周年庆祝活动，公司发展史展览是其中一项重要内容。为此庆祝活动筹备组到公司的档案室查找公司成立以来重要活动的有关的音像材料，但却遇到了麻烦。一是档案室材料不全。二是许多音像材料在形成之后没有编写相应的文字说明，致使一些材料因所记载的活动的确切日期、参加者，地点、内容等无法辨别而不能采用。三是一些音像材料在形成后未加整理和专门保管，造成音像材料无法复制和使用。这个例子说明，该公司应加强档案室音像档案的管理规范，统一公司音像档案的

22、管理。因为现在，大多数的单位在工作活动中都会形成照片、录音、录象档案，这些特殊载体的档案的保管要求与普通档案不同，有自己特殊的保管技巧，若不加以管理，将会给公司带来严重的后果。任务训练 活活动动目目标标通过实地调查了解特殊载体档案的保管工作内容及要求；并能对照我国档案法规中相关规定对具体某单位特殊载体档案保管行为进行判断。活活动动组组织织根据情况，充分利用校内外教学资源，分组调查；学生分组实地调查某单位档案室或校史馆，了解特殊载体档案的保管要求、状态，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并结合自己的老照片或电子文件保管，讨论分析如何确保特殊载体档案的载体寿命及信息的安全。活动内容与要求活动内容

23、与要求【理论支撑】一、音像档案及照片档案（一）音像档案 音像档案是指国家机构、社会组织及其个人从事政治、经济、科学、文化等活动中形成的，对国家和社会有保存价值的，以音响、图像等方式记录信息并辅以文字说明的特殊载体。音像档案特点主要有以下几点：1直感性强最主要的特点。主要以音响、图像的形式记录人们从事各种社会活动。2形意结合。形指形象，意指文字的表意。3易复制性。和纸张相比，在现代技术条件下，复制很容易。（二）照片档案的构成和种类 照片档案是国家机构、社会组织及其个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体的图像资料。（三）音像档案的保管 保管条件：温湿度：温度在15度-25度；湿度

24、保持在45%-65%维护方法：（1）清洗。可用刷子或绒布轻擦；有条件可用蒸馏水冲洗，（2）防尘、（3）防潮湿度保持在45%-65%（4）防热；温度在15度-25度。（5）竖放。（2）磁带要卷绕平整，不能有折皱，弯曲，防止带体损坏。（3）定期复制与转绕。5-10年转录，6-12月转绕一次，以缓解压力。（4）竖放。（5）远离磁场。（四）照片档案的保管（具体见本章后的附录）1保管条件（1）保存底片的适宜温湿度为：温度1315，相对湿度35%45%；保存照片的适宜温湿度为：温度1424，相对湿度40%60%（2）库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。（3）照片、底片应立放。2保管装置（1）底片

25、袋 用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm100mm或相应规格的纸袋。（2）底片册：由297mm210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。（3）底片盒：95mm95mm的纸盒，用于贮存大张底片。（4）卷筒纸芯：用于保存大张底片、照片的装具，其推荐内径为76.4+20mm，壁厚23mm。3保管要求（1）照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。黑白底片入库前要进行水洗处理；黑白照片水洗后要上光；对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。（2）接触底片的人员应带洁净的汗纱手套操作，防止汗渍污染底片。（3）库房内昼夜温度变化不应大于3，湿度变化不能大于5%（4）对本馆（室）收藏的照片档

26、案要根据具体情况定期检查。一般三个月全部检查一次，如发现粘连、霉斑等现象要及时处理。二、电子档案及其保管（一）电子档案 1电子档案的分类（1）文本文件（Text）（2）数据文件（Data）（3）图形文件（Graphic）（4）图像文件（Image）（5）影像文件（Video）（6）声音文件（Audio）（7）命令文件（Program）2电子档案信息特点（1）信息的非人工识读性（2）信息存储的高密度性；（3）信息与特定载体之间的可分离性；（4）多种信息媒体的集成性；（5）系统依赖性（二）电子档案的保管 1电子档案文件清单和保管清单的编制盘带号盘带号保管单位名称保管单位名称序号文件名题名档号（2）保管清单；类似纸质档案的案卷目录。格式如下：盘带号盘带号保管单位名称保管单位名称 2保管注意事项：电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：（1）机读文件以软磁盘为载体的档案，可以以软磁盘作为保管单位。（2）存放磁盘、磁带的介质库要保持恒温、恒湿。（3）盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。（4）盘带必须复制两、三个备份，备份盘带和原盘带应异地存放。（5）要特别注意防止计算机病毒的侵袭。（6）保持两种载体并行的方法。