第二部分第四章-商务信函礼仪课件.ppt

1、新编现代礼仪实用教程第三部分 政务礼仪目 录CONTENTS123商务礼仪概述馈赠与受赠礼仪拜访与接待礼仪4商务信函礼仪5商务会议与仪式礼仪6推销礼仪第四章商务信函礼仪书 信010203请柬和邀请信聘 书第四章贺 卡040506商务启事商务电子邮件商务信函礼仪书信 书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。商务活动中使用书信，不仅可以传达自己的思想感情，而且能给收信人以“见字如面“的亲切感。一、书信的结构1称呼 称呼是写信人对收信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都以“敬语称谓”的形式组成。称呼单独占行，顶格书写，后面加冒号。（一）笺文 笺

2、文即写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等。笺文是书信内容的主体。就总体来讲，笺文由以下几个部分组成。书信一、书信的结构书信2启词 启词是笺文的起首语，可有多种表示法，如问候式的“您好”等，思怀式的“久不通信，甚为怀想”等。公务书信的启词还可用兹因、兹悉、兹介绍、兹定于、值此、据了解、据报、据查实等一系列公文用语，以提领全文。启词一般在称呼下面另起一行，前空两格。3正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。公务书信应该一文一事，正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸。正文在启词下面，另起一行空两格写。一、书信的结构书信4酬应过渡 正文结束时，可写几句

3、酬应性的话作为全文的过渡，如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”“再次表示衷心的感谢”等。有时，公务书信也可用结语过渡，如“特此说明”“特此致歉”等。5祝颂词 由于写信人与收信人的关系以及书信内容有所不同，祝颂词的写法也多种多样。有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求，如“特此函达，即希函复。”祝颂词一般分两行书写，“此致”“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开；“敬礼”“健康”则应转行顶格书写。一、书信的结构书信6签署 书信的签署最好是写信人的全名，如“部主任张金水”等；不能只签个姓氏或习惯称呼。现在，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，

4、这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应加上具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对收信者的尊重。7日期 书信中的日期必须准确，以表现出写信人的态度。写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。书信（二）封文 封文即写在信封上的文字，包括收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等。封文是写给邮递人员看的，使邮递人员知道信从哪里来，寄往哪里去；万一投递找不到收信人，还能将信退给寄信人。一、书信的结构书信（一）必要性原则撰写书信时，首先要考虑写的需要程度。除非写信是达成目标的最佳方式，否则不要轻易送出信件。（二）信息清晰易懂，简短扼要的原则即书信必须表达清楚，原则上以一页纸的篇幅为宜。（

5、三）姓名和职衔准确的原则需提及对方单位名称、业务头衔或特殊职称时，要使用正确的格式。如信息不明确，可以致电对方核实具体情况；不方便直接致电对方时，可通过其他人员（如助理、秘书）核准。（四）整洁性原则即合理安排整体布局结构，并注意字体、间距和留白等问题。二、撰写书信的原则书信 如果传达的是严肃的信息，信笺和信封应当使用正规的样式，慎用带有奇特图案、鲜艳印花的信笺。（五）信笺与信息相配原则撰写书信时要思路清晰，段落分明，规范使用标点符号。（六）句法和标点准确的原则书信中如有提及附加档案或资料，应将这些附件备齐，一同装进信封。（七）附件齐备原则二、撰写书信的原则第四章商务信函礼仪普通书信010203

6、请柬和邀请信聘 书请柬和邀请信 请柬也称请帖，是为邀请公众参加庆典、宴会、展览、纪念会、重要会议等活动而专门制作的通知书。请柬属于礼仪类书信中的一种，是出于对客人的敬意而发出的正式邀请书。它在处理人际关系、开展公关活动中具有较为重要的作用。一、请柬（一）请柬概述请柬和邀请信即“请柬”二字，一般书写或打印在封面上。内容包括被邀请人的姓名（含身份），被邀请参加活动的名称，活动举行的时间、地点，相关注意事项等。标题正文请柬主要由标题、正文、结尾、落款四部分组成。空两格写上“此致”“敬请”“恭候”字样，再另起一行顶格写上“光临”“莅临”字样。位于右下方，由发请柬者署名，并另起一行写明日期。结尾落款一、

7、请柬（二）请柬的结构请柬和邀请信 请柬的款式和装饰要美观、精巧，既显庄重大方，又使人感到亲切愉悦，最好是具有一定的保存价值。请柬的礼仪主要表现在请柬的制作、发送上。其具体内容如下：1 请柬的书写要规范，即按照请柬的基本格式和内容要求来书写。语言表达要准确、通顺流畅。2 妥善安排请柬的递送，即适时发出请柬，让客人做好赴约准备。一般来说，应根据活动的内容和日程来确定递送时间，由专人负责。3一、请柬（三）请柬礼仪请柬和邀请信 邀请信又称邀请书，是一种适用于专题活动的特殊请柬。邀请信是组织为了举办某种活动而向有关人士（或单位）发出的请求参与的书面材料。与一般的请柬相比，邀请书篇幅较长，内容丰富，包含的

8、信息量较大。（一）邀请信概述二、邀请信请柬和邀请信标题表明活动的主题概况。正文是邀请信的主体部分，主要说明举办此次活动的原因、意义、设想，以及对被邀请者的要求等。祝词是结尾所用的客套话，一般用“此致敬礼”即可。落款位于邀请书的右下方，注明举办活动单位的名称，写明时间，并加盖公章。称谓即对被邀请对象的称呼，在标题下一行顶格书写。邀请信主要包括标题、称谓、正文、祝词、落款5个部分。二、邀请信（二）邀请信的结构 撰写邀请信时，标题要凝练，称呼要有礼貌，正文语言要根据所反映的内容而体现出不同的语言风格，或朴实恳切，或激昂热情，不可模式化、套路化，同时必须将活动的内容、意义及参加者的任务和注意事项交代清

9、楚。邀请信在制作上要正规，如果内容、份数较多，最好用打印的方式，既节省时间和人力，又显得美观。此外，发送邀请信时也要注意选择时间，近距离可派专人送达，远距离则可通过邮局或物流公司投递。请柬和邀请信二、邀 请 信（三）邀请信礼仪二、邀请信（三）邀请信礼仪第四章商务信函礼仪普通书信010203请柬和邀请信聘 书聘 书一、聘书概述聘 书即“聘书”或“聘请（任）书”字样，一般位于聘书内页正中位置。即受聘人的姓名，也可加上职务或职称，在标题下一行顶格写。标题称谓聘书主要由标题、称谓、正文、落款4个部分组成。主要写聘请担任何职务或做何工作，任期、权限、待遇如何，以及对聘请对象的期望等内容。在正文空两行的右

10、侧注明聘请单位名称或组织法人代表的姓名并加盖公章，然后另起一行，在落款的下方写明聘书发出的具体日期。正文落款二、聘书的结构聘 书132聘书的制作要正规、庄重，能给人增添荣誉感和责任感。聘书的发送和授予要选择恰当的时间和庄重的场合。要适当把握聘书的写作格式，如称呼被聘请人时要谦恭；在写作正文时表达要简练，用语要准确。三、聘书礼仪第四章贺 卡040506商务启事商务电子邮件商务信函礼仪贺 卡 贺卡主要分贺年卡（圣诞卡）和生日卡两大类，每逢节庆日来临，亲友同事及单位团体之间都可通过贺卡来表达问候及交流感情。另外，贺卡还包括专门为某一重要活动和仪式设计的卡片，如为庆贺酒店开业或贸易博览会开幕等而特别设

11、计的卡片。作为一种特定的礼仪卡片，贺卡本身富有雅致的图案和祝愿节日快乐的深情词句（当然也可自己撰写），因而只需签上名或盖上组织的公章，装入特制的信封，就可以或送或寄给对方。第四章贺 卡040506商务启事商务电子邮件商务信函礼仪 商务启事 商务启事是公司或其下属部门有重要事情向公众宣布，或请求有关部门、员工给予帮助时所撰写的一种应用性文体，属于广义的广告范畴。商务启事一、商务启事的结构标题 可在文首部分直书“启事”二字，以此作标题；也可在启事前明确标出内容，如“搬迁启事”。正文 要把具体事情交代清楚，言辞要恳切，结束时可用惯用语“特此启事”作结束，也可自然结束全文。落款 写明公司名称或个人姓名

12、，如有必要，还应注明联系电话、地址、邮政编码、日期等相关内容。商务启事在结构上可分为标题、正文、落款3个部分。商务启事 商务启事商务启事反映着公司的形象，因此，所用的纸质要好，设计要出色。设计商务启事应以醒目、大方为主，标题部分可用鲜艳的色彩、新颖的字体来调动阅读者的积极性，正文部分字体大小适中，而电话、地址等相关内容应当特别强调，以吸引读者注意。此外，还应注意商务启事的设计用纸、设计篇幅、内容安排、信封设计等方面的问题。设计用纸商务启事的尺寸不应太大，重量不要超过印刷邮资的最低限度，以免增加成本。设计篇幅以简洁明了为佳，但一定要讲明意图。内容安排信封上的名字和地址可打印也可手写，但不能贴标签

13、。信封设计二、商务启事的设计和印刷第四章贺 卡040506商务启事商务电子邮件商务信函礼仪 商务电子邮件一、恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人，既表示礼貌，又明确了收件人。如果对方有职务，应按职务尊称对方；如果不知道或不确定职务，则应按通常的“先生”“小姐”称呼，但注意不要把性别弄错。二、正文要简明扼要，行文通顺 邮件正文的撰写应简明扼要，如果内容过多，正文可作摘要介绍，另将详细内容作附件处理；正文应多用短句，准确表达。电子邮件是指利用计算机所组成的互联网络，向交往对象发出的一种电子信件，它具有方便快捷、费用低、容量大等优点，是现代商务办公的常用方式之一。对于从事经营活动的企业

14、来说，一封专业而礼貌的电子邮件可以给人留下深刻的影响，并可以对业务产生积极影响。一、撰写的注意事项 商务电子邮件三、注意论述语气邮件中应多用“请”“谢谢”之类的用语，还应根据收件人与自己的熟悉程度、亲密关系来选择恰当的语气，以免引起对方不适。四、一次邮件交待完整信息一次邮件完成一件事情，这就要求发件者要深思熟虑，处理问题全面而周详，不要连发“补充”或者“更正”之类的邮件，以免给收件人造成困扰。商务电子邮件五、尽可能避免拼写错误和错别字这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，应注意不要出现同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行

15、文是否通顺，拼写是否有错误。六、合理提示重要信息在邮件中，合理的提示是必要的，如用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示，但要注意提示不宜过多，以免对方抓不住重点，影响阅读。商务电子邮件七、合理利用图片、表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。此时，可以配合图表加以阐述。八、注意结束语英文邮件常以“Best Regards署名”结尾，中文邮件常以“祝您顺利”之类的祝颂词结尾。商务电子邮件二、接收与回复的注意事项应定期查看收件箱是否有新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。（一）定期查看应及时回复邮件。一般应在收件当天予以回复，若涉及较难处理的问题，可先发邮件或者打电话告知对方邮件已收到，将择日再予以具体回复。若由于特殊原因未能及时查阅和回复邮件，应迅速补办具体事宜，尽快回复对方，并致以歉意。（二）及时回复回复邮件时，必须扣紧对方来信的主题，尽量避免涉及非相关主题的言论。此外，要回复他人信件时，请使用“回复”功能，不要另起标题而造成对方的混淆。（三）紧扣主题谢 谢 聆 听T H A N K S F O R Y O U R A T T E N T I O N