《应用文写作项目化教程（第2版）》课件项目十（模块3）商务信函、商务E-mail .ppt

1、文字版下载 应用文写作项目化教程12023文字版下载情景设定情景设定 应用文写作项目化教程22023文字版下载分镜头一 为了让学员们更好地掌握商务信函和电子邮件这两种在目前商务活动中重要的沟通工具，海豚老师要求由两个项目小组依据两个公司的经营活动设计，共同一个商务情景及双方谈判内容，在举行正式商务谈判前，两组需以邮件发送商务信函的方式就谈判的主题、时间等相关内容达成共识。情景导入情景导入 应用文写作项目化教程32023文字版下载分镜头二 来伊口公司在与A公司修订并最终签订合同后，随即开始按照合同的相关约定开始履行合同义务。在合同履行过程中，来伊口公司因为上游原材料市场价格的不断上涨而难以按与A

2、公司约定的价格继续履行合同。无奈之下，青梅安排秘书闻欣以来伊口公司的名义向A公司发出了一封商务信函，详细陈述了公司难以继续履行合同的原因和具体困难，进而提出了修改合同的请求。而A公司一方面考虑到来伊口公司提出的问题确属实情，另一方面也考虑到公司因业务发展需要又急需增加一批订单，而一时之间也找不到更适合的供货商，回函表示愿意与来伊口公司通过谈判方式重新商定合作事宜。情景导入情景导入 应用文写作项目化教程42023情情景景设设问问 根据上述情况，闻欣将如何撰写这份商务信根据上述情况，闻欣将如何撰写这份商务信函呢？函呢？应用文写作项目化教程52023文字版下载任务执行路径任务执行路径课前：学习商函撰

3、写及邮件发送方式设计商务谈判背景甲方致函乙方，提出修改合同事宜发送邮件乙方撰写复函，并以邮件方式发送双方以邮件形式确定双方商务谈判相关内容。课中：教师讲解知识点各团队展示商务信函及邮件截图师生点评评分 公布排名课后：文案修订上传至课程群 应用文写作项目化教程62023文字版下载知识平台知识平台商务信函 简称商函，是各类商业、贸易等企业用于商务磋商、交涉的书面或电子信函。企业之间可以利用商务信函建立联系、沟通信息，进行交流与合作。商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，通常包括建立业务关系、询盘、发盘、受盘、订立合同、装运、催款、索赔等方面。经济合同一、商务信函一、商务信函

4、 应用文写作项目化教程72023文字版下载知识平台知识平台 询盘与还盘 询盘是指交易的一方准备购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的各项交易条件，或就该项交易提出带有保留条件的建议。询盘对交易双方不具有法律约束力。还盘又称还价，在法律上称为反要约，是指受盘人不同意或不完全同意发盘提出的条件，为进一步磋商，以口头或书面形式提出修改意见，即为还盘。应用文写作项目化教程82023知识平台知识平台1.交易磋商函 寄购货合同 询价、报价与商洽价格 推销与订货 介绍交易条款 商洽改造合同条件 建立贸易关系 催货与催提货2.争议索赔函 交涉货品质量 要求支付货款 拒付货款 索赔 拒绝赔偿 理赔（一）商务

5、信函的种类（一）商务信函的种类 应用文写作项目化教程92023文字版下载商商函函案案例例 关于建立业务关系的函关于建立业务关系的函联信物流公司：自网站取得贵公司名称和联系方式，特此修函，希望能与贵公司发展业务关系。多年来，本公司在国内北方地区经营鞋类业务，现欲将业务范围扩展到华南地区。盼能惠赐货物运输项目目录和报价表。如价格合理，本公司必将与贵公司建立长期合作业务。烦请早日赐复。汉舞鞋业有限公司2013年10月15日 应用文写作项目化教程102023文字版下载商商函函案案例例 关于运输服务项目及价格的复函汉舞鞋业有限公司：本月15日收到贵公司来函，不胜欣喜。谨遵要求随函奉上我公司最新服务项目目

6、录和报价单。如欲合作，欢迎电话或传真联系。顺颂商祺 联信物流公司 2013年10月16日 附件1：联成物流公司运输项目目录与报价 附件2：联成物流公司华南各省市服务网点一览表 应用文写作项目化教程112023商务信函的7C原则小贴士小贴士清楚正确完整7C礼貌简洁具体体谅 应用文写作项目化教程122023文字版下载 （二）（二）商务信函的撰写格式 知识平台知识平台商务信函信头标题发信地址、日期等称呼正文附件生效标识 一般用“关于函”的结构模式商函注重称呼，对单位应写全称，对个人应加职务或“先生”“女士”或“台鉴”“惠览”等。不便写入函件正文的材料，主要有商品目录、价格表、订货单、发货单等几种类型

7、。附件应在正文之后、生效标识之前注明附件顺序、名称及数量。即发文单位印章或签署及发文日期，位于正文之下或附件说明以下偏右位置。签署是指发函企业的领导人的签字或盖章，以证实商函的效用。发文日期直接关系到商函的时效和，年、月、日应齐全。应用文写作项目化教程132023文字版下载 （二）（二）商务信函的撰写格式 知识平台知识平台商务信函信头标题称呼正文附件生效标识 1.开头：说明发函缘由。应针对不同的情况确定不同的开头语。如：初次联系的客户要首先作自我介绍或表明如何得知对方信息再作自我介绍；有较长期合作关系的，可简述合作情况；双方频繁往来的，可直截了当说明发函的目的，进入主旨；回复函的开头应先告之对

8、方在某时或因某事的来函收悉，再就来函内容作答。2.主体：说明发函事项。这是函件的主要内容。根据不同的发函目的，需要采用不同的表达方式，可以介绍具体情况告知有关事项，也可以说明已方具体意见或提出解决问题的办法，还可以针对来函作出答复。如果事项内容较多，应当分列条款。3.结尾：提出希望或要求。在结束处简要提出希望或要求。语气应恳切，争议索赔函要求庄严正式。有的商函直接用惯用语结束，如“特此函商，务希见复”、“顺致商安”、“台安”、“特此函达”、“即请函复”、“此复”等。应用文写作项目化教程142023文字版下载拓拓展展练练习习 来伊口公司最近推出了一款新产品，为了确保新产品顺利进入本地市场，公司决

9、定借助当地媒体进行广告宣传。经了解，晚报在当地有较大读者群，来伊口公司在索要广告报价表后，向该报广告部发函提出报价较高，希望能在原价格基础上降低10%，并表示愿意长期合作。报社广告部负责人经研究提出，如能至少购买一年的广告量则可以接受来伊口公司提出的价格。请根据以上介绍的情况，代替广告部李经理撰写一份请根据以上介绍的情况，代替广告部李经理撰写一份关于降低广告报价的复函给来伊口公司广告部江南经理。关于降低广告报价的复函给来伊口公司广告部江南经理。要求事项清楚、行文简洁、表述准确。要求事项清楚、行文简洁、表述准确。应用文写作项目化教程152023文字版下载商商函函回回复复关于降低广告报价的复函闻经

10、理：贵公司2009年1月16日还价函收悉。贵方认为我方报价偏高，非常遗憾。晚报在当地具有十分广泛的读者群体，市场影响力巨大，我们认为我们的报价完全合理。因此，贵方的还价我方实在难以接受。考虑到贵公司的情况，我方最多可给予9.5折优惠，且必须签订至少一年的广告合同才能享受此报价。随信附上广告合同一份，若贵公司可以接受我方的条件，可直接填写。非常乐意与贵公司进行长期合作，欢迎来电或当面洽谈。附件1：晚报广告最新报价 附件2：晚报广告业务合同 晚报广告部 2013年1月17日 应用文写作项目化教程162023文字版下载商商函函例例文文 询问函 XXX公司：我方在“XXX卫视”上看到贵公司的广告，对贵

11、公司的金属箱及各类刀具甚感兴趣。请贵方附表内之项目，以CIF新加坡报价函告，并将最早交货日期、付款条件及经常订购的折扣，亦一并予以说明。本公司对各类金属日用杂货每年需求量甚大，请贵方惠赠一份目录及详细说明。敬上XXX公司XXXX年X月X日 应用文写作项目化教程172023文字版下载商商函函例例文文 复函 XXX公司：我们欣悉贵方10月12日的询价函。首先对您希望购买我方产品表示感谢。现将一份配有有关插图的供出口的商品目录寄往您处。我们认为该货设计美观、精巧，制作工艺精湛，能够满足您的要求。我方代表 XXX先生将于下周抵达上海。他将非常愉快地携带我们手工制作的全套样品去贵处拜访。同时，我们已授权

12、他与贵方商讨订货的付款方式或就签订合同谈判。如蒙贵支持，将不胜感激。祝合作愉快！XXX公司XXXX年X月X日 应用文写作项目化教程182023文字版下载商商函函例例文文 催款函XX公司王经理：您好！我公司曾于6月2日去函请求贵公司就XX合同项下共计10万元整的未结货款汇入我方账户。然而，截止到昨天，我方仍未能收到贵公司的货款，对此我方深感失望。我公司目前仍未能收到贵公司关于延期付款原因的说明，如果贵公司目前资金紧张或者对我们商定的付款方案感到困难，可以来函或者派人前来进一步洽谈。贵公司一直是我公司最重要的客户之一，我们也非常珍惜贵公司在业界的信誉，希望我们能共同努力解决这个问题。祝您工作愉快！

13、XX公司XX经理XXXX年6月15日 应用文写作项目化教程192023文字版下载商商函函例例文文 索赔函编号：20XX年X字第X号XX陶瓷厂：随函寄上XX市XX质量监督局所出具的检验报告XX号。该检验报告证明贵方售出的陶瓷器具中有一部分质量明显低于贵方所提供的样品，而且我方已经为此向客户支付了质量瑕疵方面的赔款2000元。因此，我方特向贵方就该批质量不符合约定标准的商品提出索赔，希望补偿我方损失2500元，其中包括500元的商检费用。特此函达，候复。附件：XX市XX质量监督局质量检验报告一份。XX购物广场XXXX年X月X日 应用文写作项目化教程202023文字版下载商商函函例例文文 理赔函XX

14、购物广场：贵方X月X日函及货样收悉。信中提到部分陶瓷产品的质量与样品不符一事，我们立即进行了调查，发现是由于装箱时误装了部分二等品。这是我方工作的疏忽，对此给贵方带来的不便，我们深表歉意。为此我方将另外给您方装运质量符合样品要求的陶瓷制品，并接受贵方提出的要求，向您方赔偿2500元。我方保证以后将不再出现类似失误。特此函复。XX陶瓷厂XXXX年X月X日 应用文写作项目化教程212023文字版下载知识平台知识平台 E-mailE-mail 即电子邮件（electronic mail,简称E-mail，标志：，也被大家昵称为“伊妹儿”），又称电子信箱、电子邮政。它是一种用电子手段实现信息交换的通信

15、方式，是互联网应用最广的服务。二、商务二、商务E-mailE-mail 应用文写作项目化教程222023文字版下载 （二）（二）商务E-Mail的撰写格式 知识平台知识平台商务邮件收件人地址主题栏确保准确信体部分输入所发邮件的主题，主题的拟写要简明扼要，概括邮件的主要内容，字数不宜太多。1.称呼：可写成“XX先生”、“XX女士”、“XX经理”、“XX博士”等。如果不知道对方的头衔、职位、性别，也可直接写“XX公司XX部”等。2.正文：重点突出，条理清楚，表意明确，语气适当。3.结尾：可以写“我期待着您的回复”、“希望我们能够合作愉快”等，也可对对方在某方面的帮助或配合表示感谢，如“谢谢您长期的

16、关照和配合”、“谢谢合作”等。4.落款及署名。为避免邮件被误删，发送E-mail时应写有落款（签名），以示身份。应用文写作项目化教程232023文字版下载商商务务邮邮件件例例文文 XX销售部经理：关于贵公司新研制成功的XX产品优惠订购一事，我方经过详细研究，对贵方提供的折扣价表示同意，我方将尽快汇款，也希望贵方及早安排发货事宜。祝合作愉快！XX销售部经理XXXX年X月X日 商务E-Mail 应用文写作项目化教程242023文字版下载（二）（二）撰写商务E-mail的注意事项特别提示特别提示 1.力求简明扼要。开门见山地陈述问题，直截了当地说明主题，干净利落地结尾是商务E-mail的惯例。太多的寒暄和问候、过于冗长的背景介绍和细枝末节的描述只会耽误读信人的时间，让人产生反感。2.不在一封E-mail中说明太多的问题，否则可能会给对方太多压力，也不利于把事情办好。3.如果是回复对方的E-mail，则回复信件时，有必要加上部分原文，以方便对方了解回信内容。若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。4.在收件人明白其意时，才可使用俚语或缩写。5.如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。应用文写作项目化教程252023？实训 各团队按实训要求以邮件方式撰写两份商函（去函、复函），就谈判前的相关准备工作进行沟通。应用文写作项目化教程262023