机关档案管理制度范文5篇.docx

1、机关档案管理制度范文5篇【篇一】机关档案管理制度一、档案的收集要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。二、校舍档案管理1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。3、档案整理要充分利用原有的基础

2、。4、档案的整理必须便于保管和利用。三、档案的保管按要求设立库房，库房的要求达到“十防”，按要求设置保管设备，材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。四、档案的移交交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，其收据一式三份，交接双方各一份，会计一份。五、查阅和借阅1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。2、查阅或借阅，只允许在档案室进行。3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯

3、、量水瓶等，以防污染档案。六、档案保密档案室必须有安全保证，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说，阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册，经领导审批后，二人以上人员监销。七、清销1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。【篇二】机关档案管理制度一、目的健全完善安全档案，规范档案的管理。二、责任2.1.人事负责执行本制度;2.2.安委会履行本制度。三、内容3.1.安全档案的建立

4、要秉着规范、严格分类的原则进行;3.2.安全档案必须依据资料来源的时间先后顺序来进行;3.3.安全档案内资料保存时间视资料的重要性而定，一般性安全资料至少要保存一年时间，重要资料至少要保存二年以上;3.4.安全档案必须定期处理;3.5.安全档案内有关安全资料，依据公司有关制度，每半年更新一次;3.6.安全档案必须保持清洁干净;3.7.安全档案借阅时，必须办理借阅手续，原则上不得借出安全组;3.8.安全档案内保存的资料，一般要求是原始资料，尽量不保存复印资料。【篇三】机关档案管理制度第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

5、第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中

6、统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人

7、整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期

8、限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期

9、由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。【篇四】机关档案管理制度一、档案工作

10、专（兼）职人员岗位责任制度（一）严格执行中华人民共和国档案法以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规，增强档案意识，模范执行档案管理工作各项规章制度。刻苦钻研业务，以适应新形势档案事业发展的需要。（二）树立优质服务理念，做好档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和利用等各项工作。（三）忠于职守，认真履行档案业务工作的监督、检查和指导职责，提高机关内部各委、各科室和工会系统的档案管理水平。（四）做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。（五）认真做好档案管理中的日常工作，严格执行各项管理制度，切实做好档案保密工作及“八防”工作，确保档案资料的完整与安全。（六）

11、档案工作人员变动工作时，必须办好档案的交接手续，否则不得离岗。（七）负责完成领导交办的其它档案业务工作。二、档案安全保管制度（一）严格执行档案安全保管和保密工作责任制。本单位各种类型和载体的档案由本单位综合档案室集中负责保存和管理，各科室不得分散保管。（二）按规定确定归档和不归档范围，做好应归档的档案资料的收集、整理工作。（三）档案实行专室、专架、专人管理；档案库房内框架排放整齐、美观、科学、规范,严格执行档案保密、利用制度，重点档案重点保管。（四）禁止擅自抄录、复印或涂改档案。（五）禁止出卖、倒卖或携带、邮寄档案出境。（六）禁止擅自销毁。档案保管期限已满按规定应销毁的，由办公室档案鉴定小组鉴

12、定，主管领导审查后，登记注册、专人监销。（七）定期对库房内档案进行清理核对，发现问题，及时处理。（八）按照规定，定期向县档案馆移交档案。（九）利用电子计算机等设备逐步对档案进行现代化管理。（十）档案室严格按照“三铁”装备，并做好库房温湿度控制，做到防火、防虫、防盗及定期搞好清洁卫生，创造良好的保管条件。三、档案保密制度（一）严格执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法，保证党和国家的秘密（包括绝密、机密、秘密，下同）不泄露。（二）保密档案要专人管理，妥善存放，严格控制查阅范围。（三）查阅保密档案，必须出具有效证明，经主管领导审查同意后，按规定查阅。（四）档案工作人员和查阅档案者，

13、不得有下列行为：1、擅自提供、抄录、公布保密档案。2、涂改、伪造保密档案。3、损毁、丢失、出卖、倒卖保密档案。4、擅自销毁保密档案。5、加强档案库房安全保卫工作，防止档案被盗造成泄露。四、档案查阅利用制度（一）严格执行保密制度，积极搞好档案利用查阅或借阅服务。（二）工作需要查阅和借阅档案时，须办理有关借阅手续后方可查阅或借阅，查阅人应对档案负安全、保密责任，按时归还；外单位查阅档案资料，必须持有单位正式介绍信，经批准后方可查阅，并不得将档案借出档案室。（三）档案工作人员应熟悉库藏情况，了解客观要求，做好主动服务和档案利用的预测工作。（四）档案工作人员应编制有效的检索工具，不断提高档案的查全率和

14、查准率。（五）档案工作人员在搞好档案利用服务时，应注意做好查阅或借阅的登记统计工作，收集利用效果。（六）档案管理人员应仔细检查查阅或借阅归还的档案是否完好，如有破损、丢失、涂改等情况，应写出书面报告，由本单位档案工作领导小组根据不同情况，追究责任，按规定严肃处理。（七）档案管理人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。五、档案统计工作制度（一）机关综合档案室要对本室档案的收进、移出、保管、利用等情况进行全面统计，并按要求填报县档案局及其上级主管部门印发的档案工作情况统计表。（二）统计工作按规定进行，统计数字要力求准确。要保持连

15、续性。做到室藏数据清楚，账目与实物相符，以提高机关档案工作的管理水平。（三）本室应建立以下统计登记薄：1、档案收进、移送登记簿。记载保管档案的总数和变化情况。2、档案工作基本情况统计表。对本机关每年档案工作基本情况进行综合统计。3、档案借阅登记簿。统计本室档案的利用人次、卷数等情况。4、档案利用效果登记簿。收集反馈信息，积累利用工作经验，更好地为机关工作服务。5、库房温湿度登记簿。记载档案库房温湿变化及其调节控制情况。六、档案鉴定销毁制度（一）档案工作人员应遵守鉴定销毁规章制度。（二）档案的鉴定、销毁工作必须由档案鉴定小组负责。（三）销毁档案必须编册，并经档案鉴定小组审核，报请分管领导批准后销

16、毁。（四）档案的销毁，必须按照“慎重稳妥”的原则，将销毁的档案存放一段时间后，再行销毁。（五）销毁档案时，必须指派专人（两人以上）监销，必须在销毁清册上签名或盖章。【篇五】机关档案管理制度一、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。二、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、

17、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。三、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；

18、跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。四、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经

19、办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。五、档案的利用1、公司档案借阅。（1）公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写机密文件借阅单，报主管人员批准后，方可借阅。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准；受控文档的借阅要由总经理签字批准。（2）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。2、档案借阅的最长期限为一周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、公司档案只有公司内部人员可以复制，复制者都要填写机密文件复制单，报主管人员批准后，方可复制。其中非受控

20、文档的借阅要由部门经理签字批准；受控文档的借阅要由总经理签字批准。4、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究当事人责任。5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经总经理批准才能摘抄或复制。6、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。7、不准转借，必须专人专用。8、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。六、档案销毁管理1、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。