会议筹备SOP汇总版37最新课件.ppt

1、大型会议筹备SOP 2019.03.06 总体概览 01 02 03 会前筹备 万事俱备 会中把控 细节关乎成败 会后跟进 敬畏每一分钱，也尊重会议碰撞出的每一个问题 会前筹备 1 会前筹备 会议背景?会议目的?参会人群?会议主题 前期准备 需求调研?后勤保障 会议时间轴?参会人员安排方案策划?工作人员安排场地选择?会议资料?会议背景-会议目的【目标来源】：管理者的管理需求详细而全面的调研 【常见会议】：“在一起”、“在路上”等【目标分类】：?团队融合：多在“组织调整，跨团队协作”情况下的需求战略通晒：多在“团队业务处于 不同阶段，需要提炼业务方法论相互借鉴”情况下的需求?学习成长：多在“组织

2、需要内外部开眼学习、团队要求整体提升”情况下的需求?激励赋能：多在“阶段性对团队或员工进行表彰、赋能，向团队传递组织精神”情况下的需求?讨论共创：多在“团队业务或组织需要群策群力，共同商议，达成共识”情况下的需求 会议背景-会议主题?会议的主题需与关键决策人共同商议?会议的主题要围绕会议的目标定制?会议的主题要适合参会的人群 【举例说明】在路上：Better Me+Better You=Better Us 在一起：脚下即是前方 会议背景-参会人群 职级：高管、中层管理者、职员 区域：全球、全国、北京 人数：50以下、50-100、100-200、200+了解程度：40%相互了解、60%相互了解

3、、80%相互了解 特殊关注：新入职、入职周年、生日、国外海归、特殊习俗 前期准备 需求调研 会议希望达成的目标 会议希望包含的内容 会议过程的要求 会议内容的建议 参会者对于会议的期待（包括内容和了解的人）参会者对于会议的建议（包括住宿和饮食）参会者最关注的问题或者话题 参会者的参会信息（包括住宿、交通、服装尺码等）如参会者有演讲环节，需调研是否有特殊需求 （一）管理者调研?（二）参会者调研?前期准备 方案策划 初版设计?围绕主题和目标，以及管理者调研，设计会议内容及流程?尽量先将系列型的会议根据目标和需求确定模块?方案准备方案准备期间，至少安排 2-3轮跟管理者的同步沟通会，请管理者审核 沟

4、通调整?沟通邀请项目组全体成员共同参会，拉齐认知?沟通过程中的反馈详细记录，随时更新方案?根据设计和沟通反馈，将各模块内容进行细化 模块细化?每个模块的时间节奏、内容资料、呈现方式、互动设计详细备注?相应的物料需求详细记录?根据模块安排对应的负责人来牵头组织，模块负责人要熟悉了解每个环节 分工协作?模块负责人定时同步进展和问题?会务组各模块也详细分工，熟悉了解全流程和要求 特殊活动?关注一下参会人员中关于生日，入职周年等信息?是否颁发奖品（需提前准备）?临时突发活动，配备突发活动负责人 前期准备 场地选择 1.议程确定即可开始联系场地预定 2.议程紧张、无团建，人数超过 100，首选公司附近，

5、车程半小时以内 3.议程不太紧张，有团建，可选择近郊，不宜过远，车程 1.5小时之内；酒店 周边山水景色适合团建如爬山、骑行、适合球类运动的平整草坪 1.50人以内，100-200平米；100人以内，300-400平米 2.会场方形不要细长，尽量阳面有窗（落地窗最佳）3.50人以内投影，幕布以固定形式为佳，尽量不考虑移动形式；100人以上投影，建议搭建LED屏，保证会议 4.着重关注通风系统、空调系统和灯光系统，保证最佳效果 1.住宿房间：会前调研住宿是否含早，根据参会人员习惯和公司规定安排 2.入住办理：会议提前到的同学自行前台办理；会议当天抵达同学，根据名单集中办理，并记录入住同学房间号

6、3.退房办理：最后一天会议早上收房卡，提前确定好退房时间，在规定时间前退房 4.更加温馨：房间内欢迎卡和水果，会议议程表等 5.桌形尽可能紧凑，每个桌子不要太分散，也不要太大，每桌要配备白板 6.大会议室内可能会有侧门连接外部或厨房，会议期间请封闭 前期准备 后勤保障 提前确认停车位置，如果收费，协商制作会议期间专用停车证用以计费 【车辆安排】【安全保障】1.水牌内容不展示会议具体信息相关字样 2.会议期间申请保安协助，开关门、核对参会人员、保持会议室周围环境安静等 3.如有公司外部人员参与摄像等，签署保密协议 4.会前保证所有参会人员手机上交，提醒会议信息安全，如有必要，可以邀请信息安 全部

7、同学参与 【目标分类】1.会议室内、外分类整理 2.会议室内物料基本标配 3.其他模块根据议程内容确定之后尽早准备 任务工作台用品工作台用品会议桌上用品会议桌上用品签到环节用品签到环节用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品工作台用品会议桌上用品会议桌上用品会议桌上用品会议桌上用品会议桌上用品会议桌上用品会议桌上用品会议桌上用品会议桌上用品签到环节用品签到环节用品签到环节用品签到环节

8、用品签到环节用品关键节点水牌-指引牌停车券桌立内页Flip Chart入口处白板粘贴物签到表指示牌指示牌内页常备药品电脑、备用电脑转换头（投屏用）充电器+数据线充电宝相机+相机电池U盘手表摇铃倒计时提示板问卷二维码奖状翻页笔（备用及电池）插线板茶歇备用桌椅白板12个酒店打印录音笔保密协议签署暖场音乐麦克风（要求4个）收纳篮工作台重要时间点名签桌立纸巾便签纸白纸万能黏土、白板磁铁文件袋及笔白板笔瓶装水橘黄色手环白板2块+签到桌子（大）放手机的透明袋+姓名条收纳篮收纳篮大标签对接人王贺王贺马瑞潞王贺马瑞潞马瑞潞王贺马瑞潞王贺黄凌郡王贺文倩王贺王贺王贺王贺晶晶晶晶王贺王贺酒店王贺王贺酒店酒店酒店文倩

9、王贺王贺酒店王贺马瑞潞王贺王贺酒店王贺王贺王贺王贺酒店酒店晶晶酒店王贺王贺王贺是否拿到待完成待完成待完成待完成待完成待完成待完成待完成待完成已有待完成已有已有已拿待完成自备已拿已拿待完成待完成已有已有已完成已有待确认已有已有待完成待完成已有待完成待完成待完成已拿已有待完成待完成待完成待完成已有已有已拿已有待完成已完成已拿前期准备 参会人员安排?【分组】1.可以根据会前调研，尽可能安排想要了解的人进入到同一组内 2.如有希望能够增进了解到参会者，可以安排到同一组中 3.每次到会议分组成员进行调整，不要固定 4.会议如果超过一天，建议每天到小组座位进行调整，均衡到每个人的感受?【住宿】1.住宿尽量

10、别乱花原则，提前调研好需求 2.鼓励双人入住，增进了解 3.尊重个人习惯，允许单独入住?【餐饮】1.白天尽量安排商务简餐或自助餐 2.晚上安排桌餐，桌餐随机入座，减少就餐前寻找座位的麻烦 3.晚餐可以结合团建项目，每桌要有积极分子 4.如果晚上没有特殊安排，可以适量准备酒水助兴?【通知】1.调研可行性会议日期后先发会邀通知 2.详细的议程通知建议在会议前1-2天白天发出，同步到会议群 3.会议当天建议再发一次议程，且在开场PPT中呈现，或桌立中呈现?【团建】1.团建分组可以考虑会前调研 2.与学院合作完成 前期准备 参会人员安排 关键节点 现场支持 -特勤 负责人 Damon 【分工】1.前期

11、成立项目组，明确分工 2.工作人员熟悉本岗位工作职责和要求，同时了解其他分工人员及职责 负责签到的人 驻场 IT Derek+文倩 彭凯 【住宿】1.提前入住到会议酒店，做好更充足的准备 2.双人入住 会场手机看管负责人 倒计时提醒 午餐发放的人 现场视频 话筒负责人 PPT 播放 会议纪要 蛋糕 蛋糕 蛋糕 现场布置的人 手环 特警 瑞潞 文倩 Derek Berry+王贺 LJ 徐益奇 瑞潞 瑞潞 孙嘉忆 郑然 Derek+王贺 【餐饮】1.工作人员应听从总负责人安排分批用餐 2.用餐时尽量快速专注【要求】1.严格按照工作要求，在本岗位服务 2.约定的任何时间都必须严格遵守 3.灵活变通，

12、及时补位 4.代表集体形象，不允许跟参会人员发生任何争执 5.本着创造用户价值的服务精神，尽量满足每个建议和需求【保障】安排专门给工作人员提供后勤保障的工作人员，及时补给 前期准备 会议资料【主视觉】-可与CDX协同设计【发言人PPT】-统一模板指派专人提前收集汇总 【会议活动】-活动负责人提供【现场所需材料】-提前打印，现场分发 前期准备 会议时间轴（工作日）需求调研，确定会 议 主 题，目标，规模，日程活动相关人。确 定 会 务 组 kick off 10 8 7 主视觉，名签，名牌，桌立等开始设计 组委会阶段性会议进展沟通 所有材料收集到位，物料进场，人员彩排 5 4 3 1 当天 确定

13、会议地址 参会人员，发送会 邀，book 时间。通知日程活动相关人准备各自环节 确认分组 确认活动流程终板 物料盘点清楚 工作人员会，各自职责详细描述确认 所有事宜准备就绪。过程把控 2 过程把控 会场设备 会场设备包含电脑、投影设备、音响、转接头、麦克风、翻页笔等，会议前一天和当天早上，测试好所有的ITIT设备。?电脑：至少准备两台电脑同时播放 PPT；投屏的电脑需提前关闭所有系统更新、锁屏、弹窗、广告、杀毒软件；选择一个合适的桌面背景，并且保证桌面整洁；准备好暖场和茶歇期间电脑播放的背景音乐；会后请记得回收所有设备无遗漏。?麦克风、音响、投影设备、LEDLED屏：一般情况至少需要 4个无线

14、麦克风，2个分别用于主持人和演讲者，2个用于场下人员提问，提问的环节需要安排专门递话筒的工作人员；保证麦克风声音清晰无杂音且相互间无干扰；会议中场期间检查每个麦克风的电池情况，电量不足时及时更换电池；确保音响在正常音量下声音大小合适；提前了解会场中投影设备的使用方法，保证其和电脑连接正常；需要和酒店人员提前确认LED屏使用注意事项。?DVDV、三脚架：会议开始前，提前架好 DV及三脚架进行录像，DV一般位于会议室的 左/右前方及正后方；提前确认DV录制时间，如录制时间较长请提前准备好插线板；因DV容量有限，请在会议间歇时，及时确认是否还有存储空间，将已录内容拷至电脑；一些涉及机密内容的会议，如

15、薪酬绩效、战略等，请提前确认是否需要录像，需要录像的话要和相关人员签署保密协议。过程把控 会场内部?灯光：播放视频时，降低灯光亮度并拉下会议室窗帘，需要专人负责会场灯光调节，要提前熟悉场地灯光调节方法并与流程负责人、摄影师提前沟通好灯光调节方案。?温度：在会议室过程中请及时调节温度，温度建议比常温稍微低一些。?时间节奏把控：在发言结束前 15分钟、10分钟、时间到，三个时间段进行手举牌提醒；在茶歇结束，摇动提醒铃进行时间提醒；提前与每位演讲者沟通提醒规则，如有的演讲者习惯半场、前10分钟、时间到时进行提醒；需要专人负责，要和主持人配合默契，双方共同把握会议时间。?摄影：拍摄图片需完整、清晰、无

16、重影；需拍摄的镜头：环境空镜、全场照片、发言人特写、场下人员特写、各环节照片、白板内容（如需）、大合影（如需）；因拍摄会发出快门声音，正念及冥想环节在一开始拍摄几张即可，后续无需拍摄。?噪音：关注场内噪音，如声音较大，场内工作人员需要控制场内噪音情况。过程把控 会场外部?噪音：关注会场外噪音，如声音较大，外场工作人员和安保人员要及时维护?餐饮：午餐、晚餐前随时关注备餐情况，与会议进程实时同步；茶歇台保证足够的茶点供应，每场会议按照参会人数的75%准备茶歇；上午的茶歇多面包类点心，下午的茶歇多甜点类的点心；会务组可准备酒店提供的茶歇以外的补充食品，包括现磨咖啡、酸奶、果汁、茶叶、零食等；非住宿客

17、人如需用早餐，提前安排自助餐厅挂帐，同时每天早上准备10%人份的打包早餐（鸡蛋、主食、粥品）；每日餐饮如有剩余，打包留存，会后及时处理；饮用水一定要充足。?分会场：会议过程中，如有分会场或团建会场，使用前2-3小时准备完毕，分会场也提前测试好各种设备，准备好各物料。?安保：会场外需要2名安保人员看守，主要核实进出人员身份和看守会场外物品。过程把控 会场布局 灯光 IT PPT 递话筒 递话筒 安保 计时 机动 机动 会后跟进 3 会后跟进 物料回收*会议物料回收盘点【会议物料】?所有会议使用的办公设备、办公用品如数回收 物料名称 签字表 荧光笔 白板笔 铅笔 万能黏土 水彩笔 数量 10 10

18、 10 10 10 10 单位 支 支 支 支 条 盒?【会议资料】?所有活动物料都需要统一打包，可安排货拉拉运回，如数量过多可以请酒店邮寄 所有会议相关的任何纸质资料全部回收，不可留在现场?资料带回后视情况统一销毁 【餐饮剩余】?如食物还在保鲜期，可提供给需要的人员 【遗失物品】?回收好每样遗失物品 在群内拍照寻找失主 确认后交给本人或助理 蜡烛（燃烧）荣誉证书 白板磁扣 姓名贴 文件袋（拉链）桌立 标签 桌卡（空白）10 10 10 10 10 10 10 10 盒 个 个 个 个 个 个 个 按扣袋 蜡烛（电子灯）农夫山泉 10 10 10 个 袋 件 会后跟进 资料整理【分享资料】?会

19、议分享资料所有源文件及备份销毁 会议上提到可脱敏发出的资料请专人跟进脱敏及发送给适当范围内的参会人 所有影音资料分类管理，标注好会议名称和日期，分好会议和团建【影音资料】?影音资料制作成小短片，供下次会议暖场使用 【速记资料】?所有速记内容会后即可反馈初稿 会议结束一周内及时进行校对和整理，产出完整版会议纪要?只在资料负责人处保留归档 【白板资料】?白板资料转换成照片资料，交由专人保留归档，并严格保密（交出后删除源文件）同分享资料和速记资料一同归档 【费用结算】?所有参与会议所产生的费用发票由一人统一收集整理 与相关同学沟通确定报销事宜 注意：提前整理并确认资料对接人，注意信息安全 会后跟进 后续跟进【复盘改进】?根据调研反馈清单中的建议，酌情在下一次会议的组织设计中进行调整 根据工作人员复盘反馈，提早开始在各环节进行优化和准备，以保证下次 会议的更好服务 会议上共识的 To Do 内容，安排专人跟进，定期反馈进度 【会议To Do】?会议上如形成 FT或工作小组，安排组长定期反馈进度 专人跟进会议纪要等信息确认纪要发送范围，及时发送纪要 THANKS