会计档案管理概述课件.ppt

1、会计档案管理学习学习要点要点 概述概述 归档与整理归档与整理 鉴定和销毁鉴定和销毁 保管与利用保管与利用一、会计档案概述一、会计档案概述 会计档案是国家机关、社会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、部队、会团体、企事业单位、部队、个体工商户和其他组织等在经个体工商户和其他组织等在经济管理和各项会计核算活动中济管理和各项会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。务的重要史料和证据。（一）会计档案的形式（一）会计档案的形式会计档案会计凭证会计账薄会计报告其他K1-1、2、3.W1-1、2、3K2-1

2、、2、3.W2-1、2、3.K3-1、2、3.W3-1、2、3.K4-1、2、3.W4-1、2、3.（二）（二）会计档会计档案的特点案的特点产生与使用的普遍性产生与使用的普遍性内容和程序的延续性内容和程序的延续性所含成分的稳定性所含成分的稳定性表达方式的数据性和表格性表达方式的数据性和表格性原始凭证原始凭证汇总表记帐凭证收款凭证付款凭证转帐凭证 现金日记帐银行存款日记帐明细分类帐 总分类帐会计报表二、会计核算材料二、会计核算材料的的 归档与整归档与整理理整理归档是指将会是指将会计核算材计核算材料进行分料进行分类、排列类、排列、编号、编号、编目、装编目、装盒、入柜盒、入柜上架，使上架，使之有序化

3、之有序化的过程。的过程。是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算资料经过整理向档案人员移交的过程。（一）（一）归档归档归档手续归档归档要求归档要求 依据会计档案管理办法的规定（1999年1月1日执行），会计核算材料的归档范围具体包括会计凭证、会计账薄、会计报告以及其他会计核算资料。归档归档 范围与时间 会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，由会计机构编制清册，向本单位档案部门移交归档。归档要求归档要求收集齐全，案卷装订整齐牢固封面书写工整清晰要编制好会计档案的目录归档手续归档手续 档案人员应当根据会计档案移交清册，对会计人员移交的会计档案案卷进行清点核对，核对无误后，双方在会计

4、档案移交清册上履行签字盖章手续，一式两份，双方各执一份，以备查考会计档案移交清单格式会计档案移交清单格式（二）整理（二）整理第一步第一步 分类分类在本单位全部档案总体分类方案下进行；尽可能保持分类的连续性一个单位内部有不同的核算单位的一般分成不同类别；同一核算单位的会计档案原则上按年度类型进行分类。第二步第二步 案卷整理案卷整理 对凭证的整理必须严格按照原有的封装来进行 记帐凭证应依其形成先后编写记帐凭证号即凭证的页号（每月从第1号编起）所附原始凭证可不编号（在每张记帐凭证上注明页数）对于某些不便随记帐凭证一起装订或具有重要保存价值的原始凭证，如涉外凭证，可以抽出单独装订存放 另外存放的应在相

5、应的记帐凭证上注明，以便查找和利用。会计凭证的整理会计帐薄的整理会计帐薄的整理 1、死页账中的空白页不能拆账去掉，应保持死页账的完整性和不可分散性。2、活页账（或卡片账页）可以拆账，先去掉空白页，并依次在账页的右上角编上页号，再用账簿卷皮或牛皮纸装订成册；有的活页账账页较少，可将科目内容相近的账页按类别排列编号，合并装订成册。并贴上“会计账簿封面”。现金日记账会计帐薄的整理会计帐薄的整理 3、采用电算化记账的可按打印的页面大小用账簿卷皮或牛皮纸装订成册。并贴上“会计账簿封面”。4、重新整理的账簿，要在账簿封面上标明立卷部门、案卷标题、年度、页数、全宗号、目录号、案卷号、保管期限。5、跨年度使用

6、的固定资产账簿，可在使用完的那一年立卷。会计报告的整理会计报告的整理 会计报告的整理主要是按照报告的保管期限来分别整理，年度决算报告（包括年度财务分析）永久保存，应单独整理立卷；日、月、季报（包括财务分析）则视其多少可整理成一卷或几卷。其他会计核算材料和会计账薄、会计报告一样，按照文书档案的整理方法进行整理第三步 编号全宗号：档案馆给单位的代号目录号：即凭证1号；账簿2号；报告3号；其他为4号。目录号前可加代字比如:k1-1案卷号（或盒号）：是每一个案卷排列顺序的编号件号：一册、本（一份文件）就是一件，以盒为单位，依秩将每件编一个件号页号：即每本（册）会计档案内每一页核算材料的编码第四步第四步

7、 编目编目案卷目录的填写案卷目录的填写类别：该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等题名：一般由责任者、时间、内容、名称等构成。起止年月日：指卷内所产生经济活动的最早至最后年月日保管期限:有永久、25、15、10、5、3年等卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写备注：填写记帐凭证起止号以及条目中没有的，又需要说明的未尽事宜案卷号：分类基础上该类全部会计档案的流水号。卷内目录格式卷内目录格式卷内目录的填写 顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号 日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注 责任

8、者：文件制发机关或个人，即文件材料的署名者。页号：填写卷内文件材料所在之页的编号 文号：填写文件制发机关的发文字号 备注：填写需说明的情况 题名：即文件材料标题备考表备考表备考表的填写备考表的填写 本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。立卷人：由负责立卷者一般为经办会计签字。检查人：由案卷质量审查者（财务主管）签名。立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。检查时间：填写审查案卷质量的年月日。第六步第六步 装盒装盒 1、装盒要求：原则上一本一盒；凭证太薄的可酌情装盒；会计账簿、会计报告可根据厚薄程度一年一个保管

9、期限一盒，或一本一盒；其他，区分年度装盒即可。装盒时，不同年代、不同门类的材料不能装在一起。备查账簿备查账簿日记账日记账总总 账账明细账明细账账账 簿簿序时账簿序时账簿分类账簿分类账簿会计凭证封面填写会计凭证封面填写会计凭证盒背脊填写会计凭证盒背脊填写会计账薄、会计报告盒格式会计账薄、会计报告盒格式会计账薄、会计报告盒背脊格式会计账薄、会计报告盒背脊格式入库上架入库上架 一个核算单位一个年度的会计档案按同一类别、同一载体形式编号排序依次上架，第二年的会计档案接着排。并做到每一个类别之间要留有足够的空间。另一核算单位会计档案要从另一列档案柜架开始排，不同核算单位的不放在同一列柜架中保存。存放方式

10、：视密集架和档案柜而放。三、会计档案价值的三、会计档案价值的 鉴定与销毁鉴定与销毁 即通过鉴定对失去价值的会计档案作毁灭性处理的过程 是指判定会计档案是否具有保存价值以及确定其保管期限的工作鉴定销毁？会计档案管理办法第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期又分为3、5、10、15、25年5类会计年报、保管清册、销毁清册会计凭证、总账、分类账、辅助账等、移交清册会计会计账薄会计季、月报，固定资产卡片等 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天第一天算起，这个保管期限为最低最低保管期限。！会计档案保管期限 由本单位档案机构和会计机构提出销毁意见，编制销毁清册。单位负责人在会计档案

11、销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派人监销。销毁前，监销人应对照清册清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。程序销 毁四、会计档案的保管与利用 保管保管 和其他门类档案一样要求实行综合管理，第一种是“实体集中”；第二种为“信息集中”。利用利用 开发会计档案信息资源，搞好会计档案的编开发会计档案信息资源，搞好会计档案的编研工作。研工作。会计档案记载的各种大量的原始数据，如经营管理、经济效益、固定资产、盈亏状况等，利用这些数据可以汇编，如历年财务预算情况汇编、历年盈亏情况汇编等为领导决策服务，为经济建设服务。五、电算化会计

12、档案的管理五、电算化会计档案的管理归档范围数据备份管理要求 会计年度数据的备份盘；电子版的会计凭证、帐薄、报表；同期的操作系统、相关的应用及系统软件等 系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其核算子系统的数据文件 存储会计资料的磁带、软盘、光盘要进行编号登记，贴上写保护标签；加强保密保真工作，定期检查，一般不外借，如确需借用可提供复制件。1、最孤独的时光，会塑造最坚强的自己。2、把脸一直向着阳光，这样就不会见到阴影。3、永远不要埋怨你已经发生的事情，要么就改变它，要么就安静的接受它。4、不论你在什么时候开始，重要的是开始之后就不要停止。5、通往光明的道路是平坦的，为

13、了成功，为了奋斗的渴望，我们不得不努力。6、付出了不一定有回报，但不付出永远没有回报。7、成功就是你被击落到失望的深渊之后反弹得有多高。8、为了照亮夜空，星星才站在天空的高处。9、我们的人生必须励志，不励志就仿佛没有灵魂。10、拼尽全力，逼自己优秀一把，青春已所剩不多。11、一个人如果不能从内心去原谅别人，那他就永远不会心安理得。12、每个人心里都有一段伤痕，时间才是最好的疗剂。13、如果我不坚强，那就等着别人来嘲笑。14、早晨给自己一个微笑，种下一天旳阳光。15、没有爱不会死，不过有了爱会活过来。16、失败的定义：什么都要做，什么都在做，却从未做完过，也未做好过。17、当我微笑着说我很好的时

14、候，你应该对我说，安好就好。18、人不仅要做好事，更要以准确的方式做好事。19、我们并不需要用太华丽的语言来包裹自己，因为我们要做最真实的自己。20、一个人除非自己有信心，否则无法带给别人信心。21、为别人鼓掌的人也是在给自己的生命加油。22、失去金钱的人损失甚少，失去健康的人损失极多，失去勇气的人损失一切。23、相信就是强大，怀疑只会抑制能力，而信仰就是力量。24、那些尝试去做某事却失败的人，比那些什么也不尝试做却成功的人不知要好上多少。25、自己打败自己是最可悲的失败，自己战胜自己是最可贵的胜利。26、没有热忱，世间便无进步。27、失败并不意味你浪费了时间和生命，失败表明你有理由重新开始。

15、28、青春如此华美，却在烟火在散场。29、生命的道路上永远没有捷径可言，只有脚踏实地走下去。30、只要还有明天，今天就永远是起跑线。31、认真可以把事情做对，而用心却可以做到完美。32、如果上帝没有帮助你那他一定相信你可以。33、只要有信心，人永远不会挫败。34、珍惜今天的美好就是为了让明天的回忆更美好。35、只要你在路上，就不要放弃前进的勇气，走走停停的生活会一直继续。36、大起大落谁都有拍拍灰尘继续走。37、孤独并不可怕，每个人都是孤独的，可怕的是害怕孤独。38、宁可失败在你喜欢的事情上，也不要成功在你所憎恶的事情上。39、我很平凡，但骨子里的我却很勇敢。40、眼中闪烁的泪光，也将化作永不

16、妥协的坚强。41、我不去想是否能够成功，既然选了远方，便只顾风雨兼程。42、宁可自己去原谅别人，莫等别人来原谅自己。43、踩着垃圾到达的高度和踩着金子到达的高度是一样的。44、每天告诉自己一次：我真的很不错。45、人生最大的挑战没过于战胜自己！46、愚痴的人，一直想要别人了解他。有智慧的人，却努力的了解自己。47、现实的压力压的我们喘不过气也压的我们走向成功。48、心若有阳光，你便会看见这个世界有那么多美好值得期待和向往。49、相信自己，你能作茧自缚，就能破茧成蝶。50、不能强迫别人来爱自己，只能努力让自己成为值得爱的人。51、不要拿过去的记忆，来折磨现在的自己。52、汗水是成功的润滑剂。53

17、、人必须有自信，这是成功的秘密。54、成功的秘密在于始终如一地忠于目标。55、只有一条路不能选择那就是放弃。56、最后的措手不及是因为当初游刃有余的自己57、现实很近又很冷，梦想很远却很温暖。58、没有人能替你承受痛苦，也没有人能抢走你的坚强。59、不要拿我跟任何人比，我不是谁的影子，更不是谁的替代品，我不知道年少轻狂，我只懂得胜者为。60、如果你看到面前的阴影，别怕，那是因为你的背后有阳光。61、宁可笑着流泪，绝不哭着后悔。62、觉得自己做得到和做不到，只在一念之间。63、跌倒，撞墙，一败涂地，都不用害怕，年轻叫你勇敢。64、做最好的今天，回顾最好的昨天，迎接最美好的明天。65、每件事情都必

18、须有一个期限，否则，大多数人都会有多少时间就花掉多少时间。66、当你被压力压得透不过气来的时候，记住，碳正是因为压力而变成闪耀的钻石。67、现实会告诉你，不努力就会被生活给踩死。无需找什么借口，一无所有，就是拼的理由。68、人生道路，绝大多数人，绝大多数时候，人都只能靠自己。69、不是某人使你烦恼，而是你拿某人的言行来烦恼自己。70、当一个人真正觉悟的一刻，他放弃追寻外在世界的财富，而开始追寻他內心世界的真正财富。71、失败并不意味你浪费了时间和生命，失败表明你有理由重新开始。72、人生应该树立目标，否则你的精力会白白浪费。73、山涧的泉水经过一路曲折，才唱出一支美妙的歌。74、时间告诉我，无

19、理取闹的年龄过了，该懂事了。75、命运是不存在的，它不过是失败者拿来逃避现实的借口。76、人总是在失去了才知道珍惜！77、要铭记在心：每天都是一年中最美好的日子。78、生活远没有咖啡那么苦涩，关键是喝它的人怎么品味！每个人都喜欢和向往随心所欲的生活，殊不知随心所欲根本不是生活。79、别拿自己的无知说成是别人的愚昧！80、天空的高度是鸟儿飞出来的，水无论有多深是鱼儿游出来的。81、思想如钻子，必须集中在一点钻下去才有力量。82、如果我坚持什么，就是用大炮也不能打倒我。83、我们要以今天为坐标，畅想未来几年后的自己。84、日出时，努力使每一天都开心而有意义，不为别人，为自己。85、有梦就去追，没死

20、就别停。86、今天不为学习买单，未来就为贫穷买单。87、因为一无所有这才是拼下去的理由。88、只要我还有梦，就会看到彩虹!89、你既认准这条路，又何必在意要走多久。90、尽管社会是这样的现实和残酷，但我们还是必须往下走。91、能把在面前行走的机会抓住的人，十有八九都会成功。92、你能够先知先觉地领导产业，后知后觉地苦苦追赶，或不知不觉地被淘汰。93、强烈的信仰会赢取坚强的人，然后又使他们更坚强。94、人生，不可能一帆风顺，有得就有失，有爱就有恨，有快乐就会有苦恼，有生就有死，生活就是这样。95、好习惯的养成，在于不受坏习惯的诱惑。96、凡过于把幸运之事归功于自我的聪明和智谋的人多半是结局很不幸的。97、如果我们一直告诫自己要开心过每一天，就是说我们并不开心。98、天气影响身体，身体决定思想，思想左右心情。99、不论你在什么时候结束，重要的是结束之后就不要悔恨。100、只要还有明天，今天就永远是起跑线。