企业公文讲座课件.ppt
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- 企业 公文 讲座 课件
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1、四川大学公共管理学院四川大学公共管理学院 杨戎教授杨戎教授R简介简介 1党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例(中办发中办发【20122012】1414号号 2012年年7月月1日起实施日起实施,其他机关单位可参其他机关单位可参照执行)照执行)2 2党政机关公文格式(党政机关公文格式(GB/T 9704-2012 GB/T 9704-2012,2012年年7月月1日起实施日起实施,其他机关单位可参照执行)其他机关单位可参照执行)3.3.标点符号用法(标点符号用法(GB/T 15834GB/T 158342011,20122011,2012年年6 6月月1 1日起实施)日起实施)4 4
2、出版物上数字用法(出版物上数字用法(GB/T 15835-2011,2012GB/T 15835-2011,2012年年1111月月1 1日起实施)日起实施)5.其他其他 案例案例:中央企业中央企业公文公文报送办法报送办法 四川省四川省行政规范性行政规范性文件文件 公文有狭义和广义之分。公文有狭义和广义之分。n 广义的公文,在公务活动中形成的具有法定或广义的公文,在公务活动中形成的具有法定或特定效力,以规范体式表达的文书。特定效力,以规范体式表达的文书。涵盖了全部通用公文和专用公文。涵盖了全部通用公文和专用公文。n 狭义的公文,特指狭义的公文,特指1515种党政机关公文处理工作种党政机关公文处
3、理工作条例中规定的主要公文条例中规定的主要公文。企业公文是企业运营的最有效的载体,是其执企业公文是企业运营的最有效的载体,是其执行行为的书面化,是传递企业信息以及规范并行行为的书面化,是传递企业信息以及规范并记录其行为的唯一依据。任何企业的决策和执记录其行为的唯一依据。任何企业的决策和执行行动都离不开公文,公文管理的效率在很大行行动都离不开公文,公文管理的效率在很大程度上决定了企业运营的效率。程度上决定了企业运营的效率。企业公文管理,与会务、提案、会展活动和总企业公文管理,与会务、提案、会展活动和总务后勤福利等管理一样,是企业事务管理种最务后勤福利等管理一样,是企业事务管理种最常见、最重要的部
4、分,与企业运营的执行流程常见、最重要的部分,与企业运营的执行流程和战略决策流程紧密相连和战略决策流程紧密相连。文件文件(广义)(广义)公务公务文书文书(广义(广义公文公文、公务文公务文件件)通用公务通用公务文书文书文书文书私私人人文文书书专专用用公公务务文文件件机关主要公文机关主要公文(狭义文件)(狭义文件)规范性文件规范性文件会议文件会议文件计 划 总 结 信计 划 总 结 信息文件息文件其他事务性礼其他事务性礼仪性文件仪性文件(一一)具有法定作者具有法定作者 依法成立并能以自己的名义依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其行使权利和承担义务的企业及其法定代表人可制发法定代表人可
5、制发正式公文正式公文。1.1.正式行文包括三种形式:正式行文包括三种形式:企业名义企业名义对外行具有法律效力的正对外行具有法律效力的正式文件(独立民事行为能力主体)式文件(独立民事行为能力主体)“集团公司文件集团公司文件”发往政府相关部门的文件发往政府相关部门的文件 向系统内上级单位的行文向系统内上级单位的行文 影响重大、涉及全面工作的文件影响重大、涉及全面工作的文件企业所属的组织单位名义企业所属的组织单位名义 集团公司集团公司所辖所辖2222个子公司、个子公司、7 7个分公个分公司、司、3 3个托管单位的名义行文个托管单位的名义行文法定代表人名义法定代表人名义以公司董事长、总经以公司董事长、
6、总经理的名义签署行文理的名义签署行文(1)(1)正式行文正式行文非正式行文非正式行文 公司关于开展公司关于开展活动的通知活动的通知 公司人力资源部关于布置公司人力资源部关于布置工作的通知工作的通知(2 2)对对内行文内行文对对外行文外行文 集团公司集团公司WTOWTO规则学习培训计划规则学习培训计划 集团公司关于印发集团公司关于印发WTOWTO规则学习培训计划的规则学习培训计划的通知通知2.2.作者的多元化产生不同作者的多元化产生不同主要行文形式主要行文形式(3 3)直接行文)直接行文间接行文间接行文关于拨款修建关于拨款修建中心的请示中心的请示 集团公司转发四川省建设银行关于集团公司转发四川省
7、建设银行关于的意见的通知的意见的通知(4 4)单独行文)单独行文联合行文联合行文 公司关于表彰现场工程师公司关于表彰现场工程师的通报的通报锦城区城市规划局锦城区城市规划局 锦城区公安局关于红星锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告路扩建工程搬迁工作的通告 (5)职权行文与授权行文)职权行文与授权行文 授权其办公厅(室)行文。授权其办公厅(室)行文。授权其部门行文授权其部门行文多为答复下级机关的请示。多为答复下级机关的请示。【例例】XX公司公司 “经经XX同意同意(批准批准)”谁授权、谁签发。谁授权、谁签发。二、三级单位二、三级单位 公司某部门公司某部门 XX 卫生部卫生部关于关于XX问题
8、的请示问题的请示 XX 关于关于XX问题的复函问题的复函 在国外商务文件写作中,认为行文前在国外商务文件写作中,认为行文前”决定决定行文的正式性程度行文的正式性程度”问题很重要。因为社会一直问题很重要。因为社会一直在淘汰繁文缛节在淘汰繁文缛节,人们之间的往来变得越来越非人们之间的往来变得越来越非正式化正式化,为文件选择一个最适合的正式性程度为文件选择一个最适合的正式性程度,决决定着文件的语气、帮助树立作者的形象,并且可定着文件的语气、帮助树立作者的形象,并且可能密切你和阅文者的关系。同时也可以起到节约能密切你和阅文者的关系。同时也可以起到节约行文成本的作用。行文成本的作用。l 以以“形式形式”
9、为例为例最正式的企业文件(媒介)形式最正式的企业文件(媒介)形式 带文头的标准文件(信笺)带文头的标准文件(信笺)建议书(策划书、预案、方案)建议书(策划书、预案、方案)法律文件(规章制度)法律文件(规章制度)宣传小册子宣传小册子 行文正式的电子邮件的附件行文正式的电子邮件的附件最不正式的企业文件(媒介)形式最不正式的企业文件(媒介)形式 电子邮件电子邮件 广告传单广告传单 时事通讯时事通讯 手写便笺手写便笺 旁注(承办人的批注旁注(承办人的批注/领导的原件批回)领导的原件批回)可粘贴便条可粘贴便条 1.1.公文的现实执行效用、现行效用、时效公文的现实执行效用、现行效用、时效 2.2.空间(地
10、域、职权)效力范围空间(地域、职权)效力范围 超越职权范围行文的几种情况:超越职权范围行文的几种情况:一是制发者超出职权范围行文一是制发者超出职权范围行文:工商局行公工商局行公安局职权范围的文件;内设机构对外正式行文安局职权范围的文件;内设机构对外正式行文 二是公文内容超出职权范围二是公文内容超出职权范围:下级越权制定下级越权制定实施细则实施细则 3.3.时间效力范围时间效力范围 (1 1)公文生效时间)公文生效时间 即时生效(一般公文、内容敏感的规范性文件)即时生效(一般公文、内容敏感的规范性文件)【案例案例】“文到之日起执行文到之日起执行”;“自发布之日起执自发布之日起执行行”。定时生效(
11、一般规范性文件)定时生效(一般规范性文件)【案例案例】行政法规按规定一个月以后生效。行政法规按规定一个月以后生效。(2 2)公文终止生效时间及条件(变为历史文件)公文终止生效时间及条件(变为历史文件)内容已经执行(有效期届满,明示废止)内容已经执行(有效期届满,明示废止)内容过时,新文件代替旧文件(默示废止)内容过时,新文件代替旧文件(默示废止)被调整的社会关系或制发机关不复存在(且无被调整的社会关系或制发机关不复存在(且无新机关接替其职能)新机关接替其职能)4 4.公文的溯及力公文的溯及力 公文溯及既往的效力公文溯及既往的效力;指公文可否适用于制指公文可否适用于制发以前的事件或行为。发以前的
12、事件或行为。一般公文可以规定溯及力一般公文可以规定溯及力规范性文件比照规范性文件比照 “法律不溯及既往法律不溯及既往”原则原则不应该规定溯及力。不应该规定溯及力。(三三)具备特定体式具备特定体式体式体式 文体文体:文件的表达形式:文件的表达形式 格式格式 约定俗成的格式约定俗成的格式 法定的标准格式法定的标准格式公文语体 语体是语言的功能风格,是人们在不同的社会生活领域内语体是语言的功能风格,是人们在不同的社会生活领域内进行交际时由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言进行交际时由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言材料特点的综合。材料特点的综合。可以分为说话语体和书面语体两大类。可以分为说
13、话语体和书面语体两大类。书面语体又分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语书面语体又分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语体。体。公文语体是事务语体的分体之一。以使用为目的,决定其公文语体是事务语体的分体之一。以使用为目的,决定其语体风格是:平实(明确表意)、简明(加快交流速度)语体风格是:平实(明确表意)、简明(加快交流速度)、庄重(权威性、保证办文效力)。、庄重(权威性、保证办文效力)。n 公文语体公文语体更重程式、更求明晰、更少文饰。更重程式、更求明晰、更少文饰。公文体现程式性 惯用格式:法定或约定俗成的格式,正文的写作模版)写作层次:指公文篇章结构上一系列技术性要求。如标题摘由、篇前
14、撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。转述来文的方式:批转、转发、印发 语言表达习惯 工作报告(总结)案例/其他公文案例(四四)经过特定的处理程序经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续:续:会签会签 公布公布 签发或法定会议签发或法定会议(机构机构)批准通过等批准通过等 收收文文发发文文登登记记初初审审、退退文文签签收收分分发、发、加加工工拟拟办办批批办办承承办办注注办办答答复复起起草草会会商商审审核核签签发发复复核核登登记记用用印印签签署署印印制制核核发发 传传 阅阅对内催办对内催办查办、查办、对外催办对外催办信信息息反反馈馈办毕办毕
15、文件文件处置处置归归档档清清退退暂暂存存销销毁毁【重点重点】(1)企业内设机构不得对外正式行文。企业内设机构不得对外正式行文。(2)企业综合职能部门(行政办公室、总经理办)企业综合职能部门(行政办公室、总经理办公室、董事会办公室)的授权行文和职权行文公室、董事会办公室)的授权行文和职权行文:授权行文依据授权行文依据“经经同意(批准)同意(批准)”授权手续:谁授权,谁签发或由受权机关主授权手续:谁授权,谁签发或由受权机关主要负责人签发。要负责人签发。(3)签署和签发的区别签署和签发的区别 三、企业常用公文分类三、企业常用公文分类 从不同角度了解公文写作从不同角度了解公文写作与处理与处理(一)(一
16、)按形成、使用领域,分为通用公文按形成、使用领域,分为通用公文(正式、内正式、内部部)和专用公文。和专用公文。1 1正式通用公文正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。(1)条例条例规定的正式公文文种规定的正式公文文种15种,如通知、种,如通知、请示、报告等;请示、报告等;(2)有的正式通用文种在企业不能使用,如命令、)有的正式通用文种在企业不能使用,如命令、公告公告、议案等议案等。2 2内部通用公文内部通用公文 企业内部通行使用,具有复企业内部通行使用,具有复杂性、内部性和灵活性
17、。包括杂性、内部性和灵活性。包括(1 1)规章制度类文件(规范性文件):办法、)规章制度类文件(规范性文件):办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等则、准则、标准等(2 2)会议类文件:会议报告、讲话、致辞、提)会议类文件:会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等案、会议记录、会议指南、日程、议程等(3 3)计划与信息反馈类文件:计划)计划与信息反馈类文件:计划类、调查报告、签报、信息、简类、调查报告、签报、信息、简报、总结等报、总结等(4 4)ISO9000ISO9000国际质量管理体系产国际质量管理体系产生的四
18、个层次的文件生的四个层次的文件(质量手册、质量手册、程序文件、工作指导书、质量记程序文件、工作指导书、质量记录)录)(5 5)其他事务类文件:各类书信、)其他事务类文件:各类书信、条据、礼仪文书等。条据、礼仪文书等。3 3专用公文专用公文 企业在专门业务工作范围内使企业在专门业务工作范围内使用的公文,具有专门性和限制性。用的公文,具有专门性和限制性。财务文件(发票、帐簿、报表)财务文件(发票、帐簿、报表)保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件(处罚决定书)、人事工作文行政处罚文件(处罚决定书)、人事工作文件(各类登记表)等件(各类登记表)等
19、外事文件(外事函件、外事专用批文)外事文件(外事函件、外事专用批文)纪检监察文件纪检监察文件上行文上行文下级组织向上级组织报送的公下级组织向上级组织报送的公文。文。某公司向上级领导机关报送的公文;某公司向上级领导机关报送的公文;该公司下属的单位向公司报送的公文;该公司下属的单位向公司报送的公文;公司下属单位按要求向地方政府等报送公司下属单位按要求向地方政府等报送的公文的公文。平行文平行文平级组织或不相隶属组织之间的公平级组织或不相隶属组织之间的公文。文。下行文下行文上级组织向下级组织下发的公文。上级组织向下级组织下发的公文。某公司向所属的下级单位行文;某公司向所属的下级单位行文;公司各部门下发
20、的公文;公司各部门下发的公文;公司所属的各单位、公司各部门向本单位、公司所属的各单位、公司各部门向本单位、本部门下发的公文。本部门下发的公文。同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务指导与被指导业务指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.非同一系统的机关非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系4.根据工作关系产生的行文关系根据工作关系产生的行文关系 1 1、2 2 是上行文是上行文或下行文关系;或下行文关系;3 3、4 4是平行文关
21、系。是平行文关系。除此之外,社会组织之间(政府及其部除此之外,社会组织之间(政府及其部门与企业)有时还需要按照综合管理与被管门与企业)有时还需要按照综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系以及其他法律关系如合同关系律关系以及其他法律关系如合同关系 行业管行业管理关系等行文理关系等行文。(三)按涉密程度(三)按涉密程度GB/T 7156-2003文献保密等级代码与标识文献保密等级代码与标识分为分为五种五种 国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级绝密级 内容涉及最重要的国家秘密的公文
22、。内容涉及最重要的国家秘密的公文。机密级机密级 内容涉及重要国家秘密的公文。内容涉及重要国家秘密的公文。秘密级秘密级 内容涉及一般国家秘密的公文。内容涉及一般国家秘密的公文。限制级限制级 内容不涉及国家秘密内容不涉及国家秘密,但在一定时间内限制其但在一定时间内限制其 交流和使用范围的公文交流和使用范围的公文.公开级公开级 可在国外公布、发行和交换的公文。可在国外公布、发行和交换的公文。l 案例案例国家秘密与商业秘密、工作秘密的国家秘密与商业秘密、工作秘密的区区 别别 立法意图不同立法意图不同 法律特征不同法律特征不同 权利主体不同权利主体不同 确定程序不同确定程序不同 标志不同标志不同 一旦泄
23、露危害的对象不同一旦泄露危害的对象不同 一旦泄露所承担的法律责任不同一旦泄露所承担的法律责任不同 什么是商业秘密?什么是商业秘密?第二百一十九条第二百一十九条 本条所称本条所称商业秘密商业秘密,是指不为公众,是指不为公众所知悉,能为权利人带来经济利益,具有实用性并经权利人所知悉,能为权利人带来经济利益,具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。采取保密措施的技术信息和经营信息。浙江省技术秘密保护办法浙江省技术秘密保护办法2005年年9月月30日日本办法所称的本办法所称的技术秘密技术秘密,是指能为权利人带来利益、权利人,是指能为权利人带来利益、权利人已采取严格的保密措施、不为公众所知
24、悉的技术信息,包括已采取严格的保密措施、不为公众所知悉的技术信息,包括设计、程序、配方、工艺、方法、诀窍及其他形式的技术信设计、程序、配方、工艺、方法、诀窍及其他形式的技术信息息,属于属于商业秘密。商业秘密。(四)按办理时限分为特急件、加急件、平(四)按办理时限分为特急件、加急件、平件。件。中国科学院中国科学院公文处理公文处理标准规定:标准规定:限时件在规定时限内审批,限时件在规定时限内审批,特急件当日完成审批,特急件当日完成审批,加急件加急件3 3个工作日内完成审批,个工作日内完成审批,一般件一般件5 5个工作日内完成审批。个工作日内完成审批。l (五)按来源分类五)按来源分类 分为收文、发
25、文(内部、对外)。分为收文、发文(内部、对外)。(六)按处理方式分类(六)按处理方式分类 分为阅知件(阅件)、阅办件(办件)。分为阅知件(阅件)、阅办件(办件)。分为分为阅知件(阅件)阅知件(阅件)、阅办件(办件)、阅办件(办件)阅件:需要阅件人阅知的公文阅件:需要阅件人阅知的公文。办件:需要阅件人审批的公文。办件:需要阅件人审批的公文。(七)(七)按性质和作用分为规范性公文、领按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。件等。按制发机关的性质,分为人大公文、按制发机
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