客户服务管理师新版二级第一章客户服务策划课件.ppt

1、客户服务管理师客户服务管理师 新版新版二级第一章二级第一章 客户服务客户服务策划策划本章内容v第一节 客户服务环境分析v第二节 客户服务组织设计v第三节 客户服务程序制定第一节第一节 客户服务客户服务环境分析环境分析v一、一、客户服务环境研究客户服务环境研究v二、二、竞争对手分析竞争对手分析v三、三、SWOT分析分析一、客户服务环境研究v一、客户服务环境研究概念：v 是指及企业营销活动有潜在关系的所有外部力量和相关因素的集合，它是影响企业拓展客户、固定客户的各种外部条件及内部因素。v客户的服务环境内容既广泛又复杂。v一般为：宏观分析和微观分析。具体讲：v(一)宏观环境分析v 客户服务的宏观环境

2、要素，主要包括影响企业环境的巨大社会力量，包括人口、经济、政治及法律、人口、经济、政治及法律、科学技术、社会文化科学技术、社会文化等方面的因素。v 1市场人口v 人口是构成市场的第一要素。因为市场是由那些想购买商品同时又具有购买力的人提供的。v例如，不同年龄的消费者对商品的需求不同，企业在进行具体的客户服务工作时，要注意根据年龄的结构提供不同的服务；又如对男性用品市场和女性用品市场的客户服务也要有所区别。v2.经济环境v 经济环境指企业营销活动所面临的外部社会条件，其运行状况及发展趋势会直接或间接地对企业客户服务活动产生一定的影响。v例如，经济发展水平比较高的地区，消费者强调产品款式、性能及特

3、色，品质竞争多于价格竞争。而在经济发展水平低的地区，则较侧重于产品的功能及实用性，价格因素比产品品质更为重要。v3政治法律环境v 政治及法律是影响企业经营的重要的宏观环境因素，相应的，也影响着企业对客户服务的决策。v政治环境指企业经营的外部政治形势和状况以及国家方针政策的变化对市场营销活动、客户服务活动带来的影响。政治及法律相互联系，共同对企业的客户服务活动发挥影响和作用。企业在开展各种客户服务活动时，一定要遵循国家的有关政策、法律、法规。只有依法进行的各种客户服务活动，才能受到国家法律的有效保护。v4技术环境 v科学技术是社会生产力最新的和最活跃的因素，作为客户服务环境的一部分，科技环境不仅

4、影响企业客户服务的具体内容，还同时及其他环境因素互相依赖、相互作用，其中及经济环境、文化环境的关系更紧密，尤其是新技术革命，不但给企业市场营销提供了新的形式，而且为企业的客户提供了使用新技术的机会。v新技术的出现，必须改革企业人员原有的服务观念。针对技术环境的变革，满足新技术对客户的需求，争取为客户提供及新技术相关的服务及培训等。v 5社会文化环境v 社会文化环境，一般指在一种社会形态下已经形成的信息、价值、观念、宗教信仰、道德规范、审美观念以及世代相传的风俗习惯等被社会所公认的各种行为规范。v(二)微观环境分析v 现代企业的生产经营活动日益受到外部环境的作用和影响。企业要进行对客户服务的战略

5、管理，必须全面、客观地分析和掌握外部环境的变化，即微观环境分析。v这些影响企业成败，但又在企业外部而非企业所能全部控制的因素形成了企业的外部环境。v企业及其外部客观的经营条件、经济组织以及其他外部经营因素处于一个相互作用、相互联系、不断变化的动态过程之中。v对企业客户微观环境分析主要包括对企业的营销环营销环境、销售环境、服务环境、竞争者环境的分析。境、销售环境、服务环境、竞争者环境的分析。v1、营销环境分析v 市场营销环境是一个动态系统。构成营销环境的诸多元素都受众多因素的影响，每一环境因素都随着社会经济的发展而不断变化，而且变化速度呈加快趋势。营销环境是在一定的时间和空间发生的对企业营销活动

6、有影响的各项因素。v对环境的分析研究也总有时间性和地域性，适应环境的关键就在于能因时因地制宜。v因此，企业对客户所提供的服务活动也要遵循营销大环境的变化，服务内容和服务流程要随着营销环境的变化不断调整，才能做到客户满意。v2.销售环境分析v 销售环境是指由企业产品的销售中介机构，协助企业销售产品、提供销售促进、实体分配的组织及其及企业关系所构成的环境因素。v在进行客户服务策划时，要从以下几方面分析销售环境对客户服务的影响：v (1)产品销售环境。v (2)销售推广及销售促进机构。v (3)销售新环境的分析（网络销售）。v许多企业根据销售新环境的出现，开始寻找满足客户需求的新方法，例如电话销售、

7、网上商店、自动售货机等，更多的企业则是选择了CRM。v3服务环境分析v现在很多成熟行业中的企业间竞争不再局限在产品本身，而转移到产品的外在形式上即客户的全方位服务。因为产品的质量已经趋于相近，差距就在于是否具有个性化的设计和服务。v例如售前的免费咨询，售中的操作指导和操作培训服务，售后的产品维修服务等。v因此，企业在规划客户服务时，要针对服务的环境变化全方位地做好客户服务的策划。v4竞争者环境分析v 企业很少单独为某一顾客市场服务，它总会面对各种各样的竞争对手。v企业的竞争者主要有4类：v愿望竞争者：指提供不同的产品以满足不同需求的竞争者；v普通竞争者：指提供不同的产品以满足相同需求的竞争者；

8、v产品形式竞争者：v 指生产同类但规格、型号、款式不同的产品的竞争者；v品牌竞争者：v 指生产相同规格、型号、款式的产品，但品牌不同的竞争者。v企业只有通过对竞争对手的环境分析，才能确认自己在什么地方应加强防守，什么地方应主动退让，什么地方应集中优势进攻，进攻哪个竞争对手等，从而才能制定出适合企业的客户服务策略，争取在客户服务竞争中处于较为有利的地位。二、竞争对手分析v 当今企业处在一个超竞争的环境中，新的竞争对手不断地进入，行业内整合不断地加剧。在这样一个瞬息万变的市场环境中，谁能掌握市场的先机，谁能及时把握竞争对手的动态，谁就在竞争中掌握了主动。所以对竞争对手进行分析就显得尤其重要。v首先

9、要区别两个概念：v第一，竞争参及者及竞争对手；v第二，竞争分析和竞争对手分析；v第一，竞争参及者及竞争对手。v每一个企业都在某一个行业环境里生存，在这个行业中，有许多的竞争参及者，但不是每一个竞争参及者都是你的竞争对手。v只有那些有能力及该企业抗衡的市场参及者，才能称其为竞争对手。v所以在分析竞争对手的时候要有的放矢，不能迷失方向。v第二，竞争分析和竞争对手分析。v竞争对手分析只是竞争分析的一部分。v竞争分析除了竞争对手分析之外，还包括行业的竞争环境分析以及波特五力分析中的供应商的分析、经销商的分析、潜在进入者的分析和替代产品分析。这里要解决三个问题：v(一)竞争对手分析的技术框架；v(二)竞

10、争对手分析的主要内容；v(三)企业进行竞争对手分析应该注意的问题；v(一)竞争对手分析的技术框架；v1基于平衡计分卡的竞争对手分析框架 v2波特的竞争对手分析模型v1 基于平衡计分卡的竞争对手分析框架v 平衡计分卡从4个方面来考察企业的业绩：学习及创新、内部业务流程、客户及市场、财务。v在以上的框架里，有些信息是可以公开获得的，比如市场信息和财务信息，有些信息则比较难以获得，比如企业的内部业务流程的信息。v内部业务流程方面的分析最好的方法就是采用标杆管理的方法来进行。v标杆管理，也叫做基准管理或参照管理。v基本思想是以最强的竞争企业或那些在行业中领先和最有名望的企业在产品、服务或流程方面的绩效

11、及实践措施为基准，树立学习和追赶的目标。这种管理方法在20世纪70年代末由施乐公司首创，后美国生产力及质量中心系统化和规范化。v 举例说明；（司机在途中跑车）v2波特的竞争对手分析模型v 在波特从企业的现行战略、未来目标、竞争实力和自我假设4个方面分析竞争对手的行为和反应模式。v 现行战略的分析，表明竞争对手目前正在做什么和将来能做什么。列出竞争对手所采取的战略，对其尽心分析，以便本企业做出有效、及时的回应。v 竞争实力的分析，可以找出本企业及竞争对手的差距，找出本企业在市场竞争中的优势和劣势，从而更好地改进自身的工作。v 分析竞争对手对自身和产业的假设，可以很清楚地看到竞争对手对自身的战略定

12、位，以及它对行业未来发展前景的预测。v 竞争对手对自身和产业的假设有的是正确的，有的是不正确的，通过掌握这些假设，可以从中找到发展的契机，从而使本企业在竞争中处于有利的地位。OT机会及威胁分析方法一：波特五力模型机会及威胁分析方法一：波特五力模型进入本行业有哪些壁垒？它们阻碍新进入者的作用有多大？本企业怎样确定自己的地位（自己进入或者阻止对手进入）？购买者转而购买替代品的转移成本；公司可以采取什么措施来降低成本或增加附加值来降低消费者购买替代品的风险？供货商的品牌或价格特色；供货商的战略中本企业的地位；供货商之间的关系；从供货商之间转移的成本本企业的部件或原材料产品占买方成本的比例；各买方之间

13、是否有联合的危险；本企业及买方是否具有战略合作关系行业内竞争者的均衡程度、增长速度、固定成本比例、本行业产品或服务的差异化程度、退出壁垒等，决定了一个行业内的竞争激烈程度v(二)竞争对手分析的主要内容(3点)v1竞争对手的市场占有率分析。通常用企业销售量及市场总体容量的比例来表示。v2竞争对手的财务状况分析。分析竞争对手的财务状况主要包括盈利能力分析、成长性分析和负债情况分析、成本分析。v3竞争对手的产能利用率分析v产能利用率是指企业发挥利用一定成本所达成的生产能力的程度。产能利用率是一个很重要的指标，尤其是对于制造企业来说，它直接关系到企业生产成本的高低。v4.竞争对手的创新能力分析v对竞争

14、对手学习和创新的分析，可从几个指标来进行：v 推出新产品的速度，这是检验企业科研能力的一个重要的指标。v 科研经费占销售收入的百分比，这体现出企业对技术创新的重视程度。v 销售渠道的创新。主要看竞争对手对销售渠道的整合程度。销售渠道是企业盈利的主要的通道，加强对销售渠道的管理和创新，更好地管控销售渠道，企业才可能在整个价值链中(包括供应商和经销商)分得更多的利润。v 管理创新。在我国，企业的管理水平一直处于一种较低的层次上。随着中国加入世界贸易组织，国外的资本更多地参及到国内的市场竞争中。在这样激烈竞争的市场环境下，企业只有不断地提高自身的管理水平，进行管理创新，才能不被激烈的市场竞争所淘汰。

15、v5.对竞争对手的领导者进行分析v 领导者的风格往往决定了一个企业的企业文化和价值观，是企业成功的关键因素之一。v一个敢于冒险、勇于创新的领导者，会对企业做大刀阔斧的改革，不断地为企业寻求新的增长机会；一个性格稳重的领导者，会注重企业的内涵增长，注重挖掘企业的内部潜力。v所以研究竞争对手的领导者，对于掌握企业的战略动向和工作重点有很大的帮助。v对竞争对手领导者的分析包括：年龄、性别、教育背景、从业经历、过往的业绩等。v通过这些方面的分析，全面地了解竞争对手领导者的个人状况，以及分析他的个人素质会给他所在的企业带来什么样的变化和机会。v当然这里还包括竞争对手主要的领导者的变更情况，分析领导者的更

16、换为企业的发展所带来的影响。(三)企业进行竞争对手分析应该注意的问题v企业要做好分析竞争对手的工作，还要注意以下几个方面:v 1建立竞争情报系统，做好基础数据的收集工作v 竞争情报系统包括：竞争情报工作的组织保障、人员配备以及相应的系统软件支持竞争情报各方面的内容。v 2建立符合行业特点的竞争对手分析模型v 不同的行业有不同的特点，比如有的行业关注投资回报率，有的行业更关注市场占有率。同时行业所处的阶段不同，关注的焦点也会不一样。所以企业有必要建立符合自身行业特点的竞争对手分析模型。绝对不能照搬照抄。v 3.加强竞争对手分析的针对性v对竞争对手的分析，每一项都应该有其针对性。三、SWOT分析（

17、共六点）v(一)SWOT分析模型简介 v(二)SWOT分析模型含义介绍 v(三)SWOT分析模型的方法 v(四)SWOT分析步骤v(五)成功应用SWOT分析法的简单规则v(六)SWOT分析模型的局限性v（请看链接）v(一)SWOT分析模型简介vSWOT分析实际上是将对企业内外部条件各方面内容进行综合和概括，进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的一种方法。vSWOT分析法(也称也称TOWS分析法、道斯矩阵分析法、道斯矩阵)即态势分析法，20世纪80年代初由美国旧金山大学的管理学教授韦里克提出，经常被用于企业战略制定、竞争对手分析等方面。包括分析企业的v优势(Strength)、劣势(Weakn

18、ess)、v机会(Opportunity)和威胁(Threats)。v(二)SWOT分析模型含义介绍v优劣势分析主要是着眼于企业自身的实力及其及竞争对手的比较，而机会和威胁分析则将注意力放在外部环境的变化及对企业的可能影响上。内部环境优势Strengths劣势Weakness机会Opportunities威胁ThreatsSWOT分析传统矩阵示意图分析传统矩阵示意图外部环境v1.机会及威胁分析v 随着经济、社会、科技等诸多方面的迅速发展，特别是世界经济全球化、一体化过程的加快，全球信息网络的建立和消费需求的多样化，使得企业所处的环境更为开放和动荡。这种变化几乎对所有企业都产生了深刻的影响。v2

19、优势及劣势分析 v在做优劣势分析时必须从整个价值链的每个环节上将企业及竞争对手做详细的对比。因为只有这样，才可以扬长避短，或者以实击虚。v(三)SWOT分析模型的方法v在分析过程中，企业高层管理人员应在确定内外部各种变量的基础上，采用杠杆效应、抑制性、脆弱性和问题性4个基本概念进行:v(1)杠杆效应(优势+机会)。杠杆效产生于内部优势及外部机会相互一致且适应时。v(2)抑制性(机会+劣势)。当环境提供的机会及企业内部资源优势不相适应，或者不能相互重叠时，企业的优势再大也将得不到发挥。在这种情形下，抑制性意味着妨碍、阻止、影响及控制，企业就需要提供和追加某种资源，以促进内部资源劣势向优势方面转化

20、，从而迎合或适应外部机会。v(3)脆弱性(优势+威胁)。脆弱性意味着优势的程度或强度的降低、减少。当环境状况对公司优势构成威胁时，优势得不到充分发挥，出现优势不优的脆弱局面。在这种情形下企业必须克服威胁，以发挥优势。v(4)问题性(劣势+威胁)。当企业内部劣势及企业外部威胁相遇时，企业就面临着严峻挑战，如果处理不当，可能直接威胁到企业的生死存亡。v（四）SWOT分析步骤v(1)，确认当前的战略。v(2)确认企业外部环境的变化（波特五力或PEST）。v(3)根据企业资源组合情况，确认企业的关键能力和关键限制。v(4)按照通用矩阵或类似的方式打分评价，把识别出的所有优势分成两组，分组时以两个原则为

21、基础：及行业中潜在的机会有关，还是及潜在的威胁有关。用同样的办法把所有的劣势分成两组，一组及机会有关，另一组及威胁有关。v(5)将结果在SWOT分析图卜定位，或者用SWOT分析表将刚才的优势和劣势按机会和威胁分别填入表格。v(6)战略分析。v（六）SWOT分析模型的局限性v及很多其他的战略模型一样，SWOT分析模型由麦肯锡提出很久了，带有时代的斥限性。以前的企业可能比较关注成本、质量，现在的企业可能更强调组织流程。v在运用SWOT分析法的过程中，会碰到一些适应性问题，v当然、基础SWOT分析法所产生的问题可以由更高级的POWER SWOT分析法得到解决。思考题】v客户服务的宏观环境要素、微观环

22、境分析主要包括哪些？v企业的竞争者主要有哪4类？v什么是SWOT分析？vSWOT分析模型的方法有哪4个？vSWOT分析步骤有哪些？v试用SWOT分析法分析自己企业的客户服务工作？第二节 客户服务组织设计v一、客户服务组织结构的设计原则和设计思路v二、客戶服务组织结构的设计步骤v三、客户服务团队建设v四、客户服务岗位设置v五、客户服务职务设计导言v问题：问题：v一、请介绍您单位的机构都有哪些设计？一、请介绍您单位的机构都有哪些设计？v二、您认为您单位的机构设计还有哪些不足二、您认为您单位的机构设计还有哪些不足之处？之处？v（一）、客户服务组织结构的设计原则v 1目标原则v 达成目标是组织设计的最

23、终目的。v 2适应创新原则v 适应现状：要适应组织的现实状况、综合考虑企业的内外部环v 境、组织的理念及文化价值观、组织的当前以及未来的发展战略、v 组织使用的技术等；v 能够拓展，客户服务组织结构应随着成长及发展有拓展空间。v 3效率原则v 4对象专业化原则v 划小单元；明确责权v 5职能专业化原则v 考虑劳动分工及协作，包括规划、人力资源、控制、审计、资源配置等；v6管理层级原则v7有效控制原则v 命令统；权责对等；v8边界缓冲及跨越原则v公司发展不能脱离外部市场，公司总是在及外部市场（资本、产品、人才、客户、技术、原材料等市场）互动中，不断地适应、调整、拓展新的发展空间。因此，应采取相应

24、的措施，配置相应的人员对外部信息进行采集及整理，以利于公司决策之用，提高客户服务组织对环境变化的应对能力。v9系统运作原则v客户服务组织设计应简化流程，有利信息畅通、决策迅速、部门协调；充分考虑交叉业务活动的统一协调以及过程管理的整体性。组织运作是个系统性过程。v10.分工协调原则v各职能部门既明确分工，又协调一致。客户服务组织应及企业的其他职能部门相互协调，共同完成企业的总目标。（二）客户服务组织结构的设计思路v客户服务组织结构设计思路是如何进行组织结构设计的程序性过程：v(1)首先确定组织结构设计的原则，v(2)进行客户服务组织功能定位，v(3)进行客户服务组织管理控制模式的选择；v(4)

25、按照组织结构设计原则对客户服务组织结构进行基本划分，得到相应的客户服务组织结构。v(5)在组织结构设计的基础上，通过流程分析手段，进行客户服务组织的运行设计。二、客户服务组织结构的设计步骤v（一）客户服务组织结构的工作模板v 1 中小型企业客户服务部组织结构模板（图1.2.1）v这种组织结构比较适合于服务人员较少的中小型企业的客户管理，客户服务部有专门的人员负责管理事务，客户服务经理和经理助理主要肩负客户服务事务的总体管理工作。v 这种组织结构的优点是：有利于加强客户服务管理，提高服务工作效率；具有灵活性和职能管理性的双重特点；功能及职能较为综合，服务范围广。但是，服务人员数量较少，往往一人身

26、兼数职。v 2大型企业客户服务部组织构模板(图12 2)v这种组织结构适合于各种类型的大型企业客户服务管理的需要。一般情况下大型企业的规模庞大、资金雄厚、市场占有率高、客户比较多。这种组织结构主要体现不同岗位的职能，每个岗位都有主管。客户服务部总经理、副总经理及经理助理主要肩负企业客户服务的总体管理及服务战略、服务设计等工作。这种组织结构具有灵活性和职能管理性的双重特点。v二、客戶服务组织结构的设计步骤（5点）v1根据企业的营销总目标设计客户服务组织结构v在具体设计组织结构时要遵循企业的分工协作、统一指挥、责权对等的原则，制定合理的管理幅度，确定集权及分权的范围，确定客户服务组织的方案。v2对

27、客户服务部的工作岗位进行设计v客户服务部工作岗位的设计，应根据专业化分工的原则进行。岗位的多少按实际的服务工作职能进行划分。尽可能地根据服务的需要合理安排岗位。v3对客户服务管理层次及管理幅度的设计v设计过程中，管理层次和管理幅度是决定组织结构的两个重要参数。v管理层次及管理幅度在某一特定规模的组织内呈反比关系。管理层次越多，则每一层机构的管理幅度越窄；反之，管理层次越少，则每一层机构的管理幅度越宽。v管理层次多、管理幅度窄的组织结构呈高金字塔形，是“尖形结构”。而管理层次少、管理幅度宽的组织结构则呈扁金字塔形，是“扁平结构”。v不同形态的组织结构具有不同的功能特点。v4规定客户服务部领导的职

28、位v 客户服务部领导的职位是在部门和层次结构设计出来以后方能确定。v 客户服务部的领导实行分层管理。一般情况下，客户服务总监下设客户服务总经理，客户服务总经理下设各部门主管，主管下分设小组。v5制定具体的规章制度及协调组织关系v 客户服务部在运行时，各个职位之间存在着大量复杂的相互关系；矛盾是不可避免的。归根到底是责任和权利的矛盾。v 解决矛盾的有效办法是通过制定各种规章制度来进行协调。v 规章制度主要包括两方面的内容：v 服务过程中必须遵循的原则和法则；v 服务过程中应遵守的服务准则和达到的标准。v三、客户服务团队建设v（一）构建高效团队的必要性v 1.所谓团队，是指一种为了实现某一目标而由

29、相互协作的个体所组成的集合群体。具体来说，团队是一个具有高度信任的团体，拥有共同的组织目标、绩效标准，成员由一起工作的个体所组成，每一个个体具有管理及自我领导的能力，彼此间以沟通、意见参及为原则，通过合作、互补的方式，实现迅速应变的效果，最终达成团队的目标。v 2.所谓高效团队，是指团队成员之间有着良好的合作沟通品质，并能在良好的外部环境支持下，在优秀领导的指引下，高效率地朝着目标推进的团队。管理专家的研究表明，高效团队应该具备以下特点：v 拥有明确的共同目标；v 成员之间具有开放、互补的沟通机制；v 成员具有良好的工作能力和协作意识；v 团队具有持续的创新力；v 具有优秀的团队领导。v 3、

30、从企业角度来讲，构建高效团队的必要性在于：v 高效团队可以最大限度地发挥团队的独特优势，最大限度地消除团队可能给组织带来的弊端。v 减少团队决策中的负面作用。一般来说，团队决策相对于个体决策更具创造性和多样化，团队成员对其更加信任，也更易于贯彻执行。v 但团队决策也存在着一些问题，如“团队思维”即团队成员一心要寻求团队的一致性，使得“一致同意”成为必要的决策程序，这样就很难做到对替代案进行客观衡量，不愿意理会反对意见；再如，“集体推脱”。v “时间问题”，即优秀个人的决策往往比集体决策要花费更少的时间。v 4、从个人的角度来说：只有依靠高效团队的支撑，个人才能取得的成功。如果没有团队的帮助，单

31、凭个人的努力是无法实现理想目标的。v（二）构建高效团队的方法（5点）v 管理者可以运用5W1H方法来设计构建高效团队。即：v Who （我们是谁）、v Where（我们在哪里）、v What （我们成为什么）、v When（我们什么时候采取行动）、v Why （我们为什么）、v How （我们怎样行动）。v1、组建多元团队v实证研究显示，拥有以下6种素质的团队成员往往较易合作成功：v (1)启迪者。v (2)监控者。v (3)思想家。v (4)实用主义者。v (5)创业者。v (6)协助者。v 这6种素质虽然有各自的对立面，但他们可以做到互不排斥、互相补充。v 研究和实践均表明，富有成效的团队

32、一般都是由具备不同素质的成员构成的，人数为5-8人，最多不超过12人。v2，加强沟通v3进行有效培训v (l)进行有效培训的条件。v (2)根据团队成员的学习风格来确定培训内容。v (3)了解团队成员的行为模式，有利于管理者进行有效指导。v4，定期对团队工作进行评价v5，充分发挥领导魅力v 一个成功的团队领导者，不仅要有优秀的专业能力，更要懂得创建共同愿景，激励员工士气，并能给下属提供及领导者共同成长的机会。要做到：鼓励员工勇敢地面对错误；在授权的同时要敢于承担责任；建立团队的共同愿景：培养及员工的感情；为员工规划未来生涯；完善员工的综合能力；提高自己的专业能力。v四、客户服务岗位设置v（一）

33、遵循岗位设置的原则(5点)v 1岗位设置的数目应符合最低数量原则v 2客户服务岗位要求实现最有效的配合v 3每个岗位能否在企业组织中发挥最积极的作用v 4每个岗位及其他岗位的关系是否协调v 5岗位设置是否符合经济、科学和系统化的原则v（二）对岗位的编制v 岗位设置表是岗位设置工作的书面成果，是企业规范化管理的一个正式的、重要的文件。v 通常有部门职位设置表和公司岗位设置总表两种形式。v 对客户服务岗位的编制，应运用部门职位设置表。因为，客户服务属于企业的一个部门。v 1客户服务部门职位设置表v 它是按照客户服务部门的职位分别做的表。这种表主要是介绍客户服务部门内有几个岗位、工作职责等，每个岗位

34、有一张表。v 2设置客户服务岗位部门v 客户服务岗位部门的设置要根据客户服务组织结构的设计而设置的。不同的客户服务组织结构决定了客户服务岗位部门的多少。例如，大型企业客户服务部组织结构的岗位设置及中小型企业客户服务部组织结构的岗位设置是有所区别的。v 3.设置岗位名称 v 确定岗位的称呼方法。如大型企业客户服务部组织结构的岗位名称有：客户服务总监、客户服务经理、客户服务经理助理、客户关系主管、大客户服务主管、客户信息主管、客户投诉中心主管、服务质量主管、售后服务主管、呼叫中心管理主管等。v 4.用岗位说明书说明岗位内容v 一般来说，岗位说明书至少应当涵盖以下几方面的内容：在这个岗位上的员工，需

35、要完成哪些任务、工作任务应该在什么时候完成、工作任务应该在什么地点完成、员工可以通过什么途径及运用何种方法完成任务、为什么这项工作会提出这些要求、能够胜任该岗位的员工应该具备哪些资质。岗位说明书至少可以发挥4个方面的作用：v 岗位说明书清晰地列出了员工的职责范围，在年初的时候，看看自己的岗位说明书，就可以大致了解一年的工作目标。v 岗位说明书囊括了岗位所需要的能力，员工可以对照自己在这些方面发展得如何，哪些能力还需要进一步提高。v 岗位说明书令上下级关系一目了然：谁向你汇报，你向谁汇报。v 岗位说明书还有利于上级主管对员工进行管理。v 主管招聘新员工，考核老员工的工作表现，都可以参考岗位说明书

36、的要求。一般来说，员工及其上级主管都必须在员工的岗位说明书上签字，表明双方都认可说明书的各项条款，这其实就是上下级的沟通过程，沟通好了，可以为后面的工作扫清障碍。v 岗位说明书的编写不是一劳永逸的。行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此，企业编写出规范的客户服务相关岗位说明书后，还应建立起岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。v 5对客户服务的具体职务进行说明v 职务说明是指包括陈述工作任务和职责的文件。v 陈述工作任务：v 应切题而准确，简要说明期望员工做什么、应该做什么、该怎么做和在什么情况下履行职责，便于发现是否由于工作发生变化而使工作说明过时。v 制定职务规范：v 指

37、规定从事某项工作的人必须具备的最基本的资格条件的文件。v 主要包含：学历要求、工作经历、技能水平、个性特点及体格能力。v 工作规范常常是工作说明中的一个重要部分，常合并为一种形式。v五、客户服务职务设计五、客户服务职务设计v这里讲的“职务设计”是指企业已经存在了一段时间后的对职务设置、职务职责等重新思考和设计。职务设计的目的是优化人力资源配置，为员工创造更加能够发挥自身能力，提高工作效率，提供有效的管理保障。v (一)客户职务设计的时机v 在以下几种情况出现时，人事经理可以考虑职务设计的问题了：v 1职务设置不合理v 如：有些职务工作量大，经常无法按时完成工作；有些职务工作量小，上班有很多空余

38、时间。v 2企业计划进行管理改革v 由于企业的发展，或市场的变化，企业计划对现有的经营模式和客户管理模式进行改革时，人力资源部门应该配合企业的改革进行相应的职务设计，使职务能够适应新形势的需要。v 3员工职务效率下降v 员工工作效率下降的原因很多。如果是由于员工已经对现有职务没有兴趣或新鲜感而产生的效率下降，就应该考虑对这些职务进行职务重新设计。v(二)客户职务设计的要求v 客户服务职务设计是在职务设置不合理，企业进行管理改革或员工工作效率下降的情况下应考虑的问题。在客户职务设计时，应满足下列需要：v (1)劳动分工及协作的需要。v (2)企业不断提高生产率，增加产出的需要。v (3)劳动者在

39、安全、健康、舒适的条件下，从事生产劳动过程中的生理、心理需要。v (4)充分考虑技能的多样性。v (5)充分考虑任务的完整性。v (6)要向员工阐明每项任务的意义。v (7)要设置职务反馈环节。(三)客户职务设计的常见方法v 1.工作专业化v (1)含义。v 工作专业化是一种传统的职务设计的方法。它通过动作和时间研究，把工作分解为许多很小的单一化、标准化和专业化的操作内容及操作程序，并对员工进行培训和激励，使工作保持高效率。v (2)特点。v 机械动作的节拍决定工人的工作速度。v 工作的简单重复性。v 对每名工人所要求掌握的技术比较低。v 每名工人只完成每件工作任务中很小的工序。v 工人被固定

40、在流水线上的单一岗位，限制工人之间的社会交往。v 工人采用什么设备和工作方法，均由管理职能部门作出规定，工人只能服从。v (3)优缺点。v 专业化职务设计的优点：v 把专业化和单一化最紧密地结合在一起，从而可以最大限度地提高工人的操作效率。v 由于把工作分解为很多简单的高度专业化的操作单元，因此对工人的技术要求低，可以节省大量的培训费用，并且有利于劳动力在不同岗位之间的轮换，而不致影响生产的正常进行。v 专业化对工人技术要求低可大大降低生产成本，因为只需廉价的劳动力来完成职务设计所规定的岗位要求。v 由于机械化程度高，有标准化的工序和操作方法，加强了管理者对工人生产的产品数量和质量的控制，以保

41、证生产的均衡。v 职务设计的不足之处：它只强调工作任务的完成，而不考虑工人对这种方法的反应，因而所带来的高效率往往会因工人对重复单一工作不满及厌恶所造成的缺勤、离职所抵消。v 2工作轮换及扩大化v (1)工作轮换法。v 定期地将员工从一种工作岗位换到另一种工作岗位，但必须保证工作流程不受损失，这种方法并不改变职务设计本身，而是使员工定期地进行工作轮换，这样，会使员工具有适应能力，对工作的挑战性以及在一个新职务上产生新鲜感，能够激励员工作出更大的努力。v 这种职务设计的方法主要不足在于：员工实际从事的工作没有真正得到重大改变，只是一种为了解决员工对这份专业化的单一重复性工作所产生的厌烦感并且能在

42、一定范围内作适当的缓冲，轮换后的员工长期在几种常规的、简单的工作之间重复交替工作，最终仍会感到单调及厌烦的，但不容忽视的是此种职务设计方法给员工提供了发展技术和一个较全面地观察以及了解整个生产过程的机会。v (2)工作扩大化。v 这是通过增加职务的工作内容，使员工的工作变化增加，要求更多的知识和技能，从而提高员工的工作兴趣。通过职务扩大化可提高产品质量，降低劳务成本，提高员工满意程度，改善整个工作效率，对客户的管理也变得更加灵活。工作扩大化的实质内容是增加每位员工应掌握的技术种类和扩大操作工作的数目，日的在于降低对原有工作的单调感和厌烦情绪，从而提高员工对工作的满意程度，发挥内在热情。v3.工

43、作丰富化v 工作丰富化是一种纵向的扩大工作范围，即向工作深度进军的职务设计方法。及向工作横向扩展的工作扩大化职务设计方法相比较，此种职务设计方法的扩充范围更为广泛，主要是由于此种方法可集中改造客户管理工作本身的内容，使工作内容更加丰富化，从而使职务设计本身更富有弹性。工作丰富化主要通过增加职务责任、工作自主权及自我控制，满足员工心理的多层次需要，从而达到激励的目的。v 实现工作丰富化需要一定的条件，主要在以下6个方面要有所变革，才能实现工作丰富化。v 责任。不仅要增加对客户工作的责任，而且使每一位员工都感到自己有责任完成完整的客户服务工作。v 决策。给客户工作者更多的工作自主权，以提高他们自己

44、在工作中的权威性和自主性。v 反馈。把工作成绩和效果数据及时、直接地反馈给客户服务者。v 考核。根据客户工作者达到工作目标的程度，给其以奖励和报酬。v 培训。为使员工更好地发挥潜力，就应通过培训、学习等方式使客户工作者掌握更多的服务技巧。v 成就。通过提高客户服务工作者的责任心和决策的自主权，培养员工对所承担工作的成就感。v 工作丰富化的优点是明显的。它及常规性、单一性的其他职务设计方法相比，能够提供更大的激励和更多的满意机会，从而提高客户服务工作者的工作效率。此种职务设计方法的不足之处在于，要使工作丰富化得以实现，就必须使员工掌握更多的技术，企业因而会增加培训费，增加整修和扩充工作设备费，以

45、及付给员工更高的劳动报酬。v【思考题】v 1客户服务组织结构的设计原则有哪些?v 2客户服务组织设计的思路是什么?v 3客户服务组织结构设计步骤有哪些?v 4高效团队应该具备哪些特点?v 5构建高效团队的方法是什么?v 6岗位设置的原则有哪些?v 7岗位说明书有哪些作用?v 8职务设计时，应满足哪些需要?v 9客户职务设计的常见方法有哪些?v 10工作专业化的优缺点有哪些？v 1 1实现工作丰富化的条件有哪些？第三节 客户服务程序制定v一、客戶服务流程v二、服务流程的最佳设计原则v三、服务流程的设计方法v四、服务流程的细化环节v（一）服务流程的含义v服务流程是指客户享受到的、由企业在每个服务步

46、骤和环节上为客户所提供的一系列服务的总和。v服务流程图的作用在于帮助企业从客户的角度来看问题。v一个具体的服务项目往往由很多流程组成，同时也会涉及不少工作人员。v要想提升客户满意度和企业竞争力，必须简单化服务流程，提高客户服务工作的效率。v（二）客戶服务流程的分类v 客户服务流程使用多样化概念、服务活动指向的客体、顾客参及的程度等来划分。v服务大致可以分为低度多样性（如标准服务）和高度多样性（如定制服务）。v在这两类中，服务流程的客体可以为货物、信息和人。顾客参及的程度可以是无参及、间接参及和直接参及。下面根据3个方面来划分：v1，差异性的程度v标准化服务（低差异性）是通过范围狭窄的集中服务获

47、得高销售量。对服务人员的要求不高。由于服务性质的简单重复性，自动化更多地用来代替人力。v对专业化服务（高差异性）来说，完成工作需要较多的灵活性和判断力。v另外，在顾客和服务人员之间要适时地进行信息沟通。因为此类服务过程无固定模式可循，且未被严格界定，因此需要高水if平技巧和分析技能。为了使客户满意，服务人员应被授予较大的自主决策权。v2服务过程的客体v服务的客体在三级知识里已经解决。服务作用的客体是属于顾客的，工作人员一定要注意不要让它有任何损坏；在一些服务务中，服务企业提供辅助产品，并将其作为服务包的重要组成部分时，必须考虑适当的库存和质量。v3，顾客参及的类型v顾客及服务传递系统有3种基本

48、的参及方式：v 在服务过程中顾客及员工直接参参及。v 在这种情况下，顾客会对对服务环境有彻底的了解。v 顾客在家中或办公室通过电子媒介间接参及。v 有的服务可以以在完全没有客户参及的条件下完成。v 商业银行具有这3种方式都存在的案例。v直接顾客参及又可以分为两类：及服务人员无交互作用（自助服务）和及服务人员有交互作用。v前者可以采取更类似于制造业的方法。后者就讲究员工素质。v服务流程按其范围来划分，还可以分为业务流程和信息流程。v信息流程主要包括信息的流动、处理和存储前后的关系。v（三）客户服务流程图模板v1上海律成机电科技有限公司的客户服务流程（见29页图1.3.1）v2，宝德公司客户服务流

49、程（见30页图1.3.2）v3一汽轿车客户服务流程（见31页图1.3.3）v二、服务流程的最佳设计原则v 服务流程的设计是为了使它能够在跨业务部门的业务操作过程中，是完整的，可见的、能考核的并且是可管理的。遵循以下5个流程设计的原则，是保障企业客户服务流程设计成功的关键。v 1.剔除无价值环节v 流程设计的目标是要创造价值，必须遵循20/80原则。弄清哪些流程属于辅助流程，哪些流程属于关键流程；哪些环节属于次要环节，哪些环节属于关键控制环节。v 2.重点关注高价值流程v 高价值流程是流程设计的重点，这样才能集中企业有限的管理资源产生最大的效益。这些流程的客制化成本通常很高，因而是流程建设中的重

50、点。v 3.持续的改进v 持续的创新、改革能力是企业的核心价值和核心竞争力。客户服务流程的不断完善依赖于长期的流程改进能力。v 4明确责任人v 5.量化衡量流程操作v 量化时要根据每个企业的规模大小、客户种类、服务标准而定。v三、服务流程的设计方法v (一)系统一体化方法v 客户服务流程设计建立在企业系统思考分析的基础之上，遵循企业系统一体化方法。v 系统一体化以企业的经营整体为对象，强调的是企业为完成整体运作成功的预定目标，局部的价值完全由它对提高整体成功率的贡献程度而定。换句话说，企业运作一体化关注的是整体最优，而不是局部晟优。因此，客户服务流程的设计要依据企业的整体目标而设定。客户服务流