时间管理(最新)课件.ppt

1、Time Management时间管理时间管理我们认识一下吧！1.我的名字，来自哪个部门。2.我在时间管理方面的困惑和挑战。探讨：我们共同存在的困惑和挑战探讨：我们共同存在的困惑和挑战1.掌握时间管理的原则与方法掌握时间管理的原则与方法2.跨越时间管理的误区及建立正确的应用法则跨越时间管理的误区及建立正确的应用法则3.成为一位管理时间和工作规划的高手成为一位管理时间和工作规划的高手 4.在工作中达到事半功倍在工作中达到事半功倍5.成为更有效能的现代人成为更有效能的现代人 第一部分第一部分:认识时间管理认识时间管理 第二部分：效能提升第二部分：效能提升4职业发展4挑战舒适区4职业品牌4目标4计划

2、 第三部分：效率提升第三部分：效率提升4时间管理原则4每日时间规划法4时间杀手及其对策4时间管理工具 0:0024:00时间:是 一系列的事件 事件管理事件管理自我管理自我管理 1.平衡式人生平衡式人生2.效能与效率效能与效率时间管理的发展历史时间管理的发展历史 四代时间管理理论的演变第一代第一代 便笺与备忘录便笺与备忘录第二代第二代 日历与预约表日历与预约表第三代第三代 优先顺序优先顺序第四代第四代 自我管理自我管理平衡式人生事业事业家庭家庭身体健康身体健康财富财富社交社交心智心智 练习：练习：请给目前你的人生六方面打分请给目前你的人生六方面打分测验 你有3分钟时间完成下面的练习。看看谁最先

3、能够完成？鹅与金蛋的故事鹅与金蛋的故事如何做？为什么要做？改善流程、提高产出确定正确的方向提高数量增加价值如何更快?如何更有效？探讨1.我目前在职场发展的哪个阶段？为什么？2.我可以做些什么来让自己进入到下一个阶段。职业生涯方向职业生涯方向1、技术型、技术型2、管理型、管理型3、创造型、创造型4、自由独立型、自由独立型5、安全型、安全型探讨：探讨：我的职业发展方向是什么？为什么？职业路径图我的最佳职业路径发展图 1）根据自己现有的工作设计尽可能多的）根据自己现有的工作设计尽可能多的职业路径图，职业路径图，然后选择自己的最佳路径。然后选择自己的最佳路径。2）确定自己）确定自己5年后的职业发展目标

4、、确年后的职业发展目标、确定里程碑及今年的短期目标。定里程碑及今年的短期目标。挑战舒适区挑战舒适区什么是真正的保障？经营品牌经营品牌3种职业品牌的经营方式物非所值物非所值物有所值物有所值物超所值物超所值何经华的职场人生 何经华的职场人生给你什么样的启发？请写出自己今年的请写出自己今年的1 1个工个工作目标和作目标和1 1个生活目标。个生活目标。1.找一份好工作找一份好工作2.拥有一所大房子拥有一所大房子3.买一辆好车买一辆好车4.拥有一个好的家庭拥有一个好的家庭5.变得富有变得富有6.提高英文水平提高英文水平7.锻炼得强壮起来锻炼得强壮起来8.成为公司顶尖的销售人员成为公司顶尖的销售人员9.每

5、一天都快乐每一天都快乐10.交很多好朋友交很多好朋友11.找到一个好老公找到一个好老公这些是目标吗？这些是目标吗？请按照请按照SMARTSMART原则修改你原则修改你的工作和生活目标。的工作和生活目标。王先生目标：从2011年3月到2011年的9月间大幅度提升自己的沟通能力。成功的标准是可以清晰地表达自己的观点、具备影响他人的能力、在公众演讲方面能够做到自然大方。行动计划：行动计划：1、在公司内部同其它部门的同事多联系和接触，从各个方面和角度了解他们，与他们成为朋友；每个星期抽23小时同公司的一部门主管交流，了解他们对工作、对公司、对自己的待遇、对自己的职业发展规划的想法。2、同客户进行电话交

6、流，熟悉他们每个人不同的特征，施以不同的谈话方式；每个星期主动同至少五个以前没有谋面的客户进行电话沟通；认真对待每一个主动打来电话反映情况的客户，了解他们的需求。3、积极解决市场上的棘手问题，从问题的本质出发，与谈判的对方进行换位思考并提出解决问题的方案；一旦市场上有异常情况，第一时间了解异常的来龙去脉并定下谈判的基调，到时再作适时调整。4、与自己的上级多沟通，表达自己的想法、观点，进而克服不能坚持自己观点的缺点(当然很多时候这些观点都是正确的)。只要自己的观点是经过验证并准确的，通过一些技巧性的言辞让对方，尤其是自己的上级接受自己的观点。5、耐心地听取那些不善于表达自己观点的下属的意见，同他

7、们一起讨论他们提出的观点和理论，剖析这些观点的正确与错误。粗暴地处理下属的意见曾让我内疚过很久，但一直没有机会再去听他的意见并向他道歉。因此，在以后工作中会以此事时时提醒自己，在听取下属的意见和看法时要认真细致地对待 6、多看些关于沟通技巧方面的书，用理论来指导自己，再把这些理论应用于实际工作过程中。May,2011 7071周一周二周三周四周五周六周日传统日程安排 May,2011 Put First Things First37071用目标来管理日程安排 周一周二周三周四周五周六周日1.时间管理原则2.每日时间规划法3.时间杀手及其对策 1.四象限原则2.二八法则案例：小叶的时间管理出了什

8、么问题？不吃早餐不吃早餐生活不规律生活不规律还有一个月，还有一个月，还有一天还有一天工作没有计划性工作没有计划性女儿生病没空送去医院女儿生病没空送去医院工作与生活之间没有安排好工作与生活之间没有安排好亲自处理顾客投诉信的事件亲自处理顾客投诉信的事件不会授权，不会授权，事必躬亲事必躬亲朋友聚会不推辞朋友聚会不推辞做事没有原则，做事没有原则，分不清轻重缓急分不清轻重缓急塞车等了一个小时塞车等了一个小时不善于利用时间不善于利用时间为看世界杯而耽误写发言稿为看世界杯而耽误写发言稿缺乏自律缺乏自律重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急但不重要不重要且不紧急危机，急迫的问题，有期限的任务、会议 联系客户、

9、预防工作、建立关系、准备工作、计划、学习干扰、一些电话、电子邮件、一些紧急的事件、凑热闹的活动废话无聊电话聊天看电视1.四象限原则四象限原则偏重第三类事务：偏重第三类事务：短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力、怪罪他人 人际关系轻浮、甚至破裂 偏重第一类事务：偏重第一类事务：压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 着重第二类事务：着重第二类事务：有远见，有理想 平衡 有秩序 少有危机 工作质量高并且效果好偏重第四类事务：偏重第四类事务：全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生分清做事的轻重缓急分清做事的轻重缓急 II I VIII立刻做立刻做稍后做稍后做授权做授权

10、做休闲做休闲做重要性的三大原则1、必须做，且必须我做的 2、能达成目标，带来最大回报3、能给我带来最大的满足感（平衡式生活、符合价值体系）2.二八法则二八法则一个经济学家帕累托的神奇发现：一个经济学家帕累托的神奇发现：2080 聪明地工作，而非仅仅是努聪明地工作，而非仅仅是努力地工作！力地工作！分享：在工作中你自己聪明工作的例子。分享：在工作中你自己聪明工作的例子。抽身能力：抽身能力：1）总结与反思2）以终为始3）挑战4）梳理与整理 1、60：40法则2、确定完成任务的时限3、确定优先顺序4、时段运用第一步：列出任务第二步：根据四象限原则决定优先级（注：类似工作合并处理）。第三步：估计各项任务

11、所需时间2.与部门成员召开每周例会16.给几个朋友发一个特别好玩的小笑话。4.处理积压过多的项目文件和MRD文档5.找出一个过去项目方案给主管VP办公室送去8.整理上个月日常费用票据准备报销10.给2周后的部门Buliding买礼物11.打电话给老爸、老美，了解他们近期的生活。12.预定周末798艺术展的门票6.打电话给一个客户约下周的见面时间15.打电话给几个好友参加下周二的同学聚会1,3,13,147,94,5,8,10,11,12,6,152,16麻瓜经理一天的时间规划1.电脑染上病毒，需要IT部门的人员来维护。20分钟2.授权20分钟3.处理每日邮件40分钟4.最近了解接到很多来自客户

12、部门抱怨和负面反馈，需要处理。1小时5.有一个外地工作的同学，今天下午到北京出差，下午2点刚好路过百度，希望能过来和你见面聊聊。30分钟6.打2个电话15分钟7.花一个小时看专业书籍，提高自己的业务能力。1小时8.给3名下属做辅导2小时 5小时小时45分钟分钟 1.不速之客2.对待拖延3.处理邮件4.高效会议兴趣小组 原因原因 解决办法解决办法1.不速之客设制和限定谈话的时间不要采取无条件的“门户开放政策”规定接见下属或者外人的时间授权秘书筛选和拦截来客学会拒绝学会拒绝立场要坚定、态度要热情指出拒绝的理由懂得拒绝的是请托而不是他尽可能为对方提供其他可行方案切忌透过第三者来拒绝2.克服拖延不要把

13、难事往后拖，学会工作细分。不要把不喜欢做的事情往后拖，学会自律。不要把喜欢做的事情做过头，学会放弃完美。设定截至期限。培养紧急意识，以快节奏工作。威廉 詹姆斯法：明早開始，每天都從你待辦列表中選出最不想做的事情先做。连续做21天，不允许自己破例。3.处理邮件示例示例1:原邮件（发给公司全体管理者）：From:DirectorTo:张三，李四，王五，赵二 请大家准时参加周三5点会议。回复邮件：From：张三To:DirectorCc:李四，王五，赵二，收到。谢谢。直接回复发件人即可 示例示例2:原邮件：From:DirectorTo:张三;李四;王五;赵二;收到此邮件后请回复确认，并告知您的联系

14、方式。回复邮件1：收到。谢谢。回复邮件2：收到。谢谢。13501034567。无反馈。信息不全和无反馈最可怕 示例示例3:原邮件：From:DirectorTo:张三下午可以吗？回复邮件：From：张三To:Director不行。我有会。回复邮件：From：DirectorTo:张三那什么时候可以？回复邮件：From：张三To:Director下周二行吗？沟通成本超高案例4 销售部项目主管丘先生早上收到了一份来自财务部的电子邮件，敦促他收回上个项目的一笔烂账，如逾期再不收回，就要挂个人借款并扣奖金。丘先生立即写了封邮件给销售经理，表示收账固然重要，但太费时间，手上正在进行的项目会受到影响，况且

15、自己对财务方面并不懂行，所以建议由财务部门派遣专业人士处理此项工作更为妥当。销售经理看了觉得有理，立即写了封邮件给财务经理，抄送他们的老板-运营总监。表示销售部的主要任务应集中在生意方面，有关帐的问题还是财务处理的比较好。财务经理也回了邮件，表示收款的事情当然应该由该项目的负责人去处理，抄送运营总监。一来二去非常热闹，言辞也激烈起来。运营总监一看不行，随即发了份邮件，大意为你们不要吵了，这样吧，财务部派个同事协助丘先生处理此事。等这封邮件转回到丘先生手里的时候，时间已过去1个多月了，自己的奖金也被扣了。丘先生只有摇头苦笑。案例5 看看下面的邮件有何问题？看看下面的邮件有何问题？今天由北京方面主

16、持的“成本优先”视频会议存在很多问题。我们在上海这边根本无法听得很清楚，声音时好时坏，断断续续。另外，为什么北京方面只有一个摄像头，这样我们根本很难看清楚白板上写的是什么内容。移动了摄像头，又无法看清楚人的表情，很难和对方进行互动和交流。这个视频会议按照这样的方式进行，怎样能确保它是有效和有趣的呢？这样的事情已经发生好几次了，北京方面的技术部门不能为此做点什么来改变吗？这样的视频会议真的太差了！收发邮件注意事项1.在发邮件前思考，需要发吗？需要给所有的人回复吗？2.邮件应当简短明了。3.把主要信息写在主题栏中。4.把最重要的信息写在前面。5.不要在邮件中来回扯皮。6.先打电话沟通，如果需要再写

17、邮件。有时直接沟通比回复邮件更好。7.情绪化的时候请务写邮件。8.让邮件的大小尽量缩小。9.及时回复邮件10.不要CC所有人 F :你要达到什么样的结果?F:会议将开多久?何时是最佳时间?F:谁应该参加?应该将什么信息提前传递给他们?注意包括哪些有权参与和改进日程的人，和哪些需要知道的人。F:将处理哪些问题?谁负责准备和分发日程?与会者怎样帮助改进日程?F:需要什么设备和器材?如何布置会议室?F:需要分配哪些角色?如：书记员、讨论司仪F:怎样评估会议，以期改进?4.4.召开与参与会议：召开与参与会议：会议计划清单会议计划清单q 确定会议组织者和联络人及联系方式；确定会议组织者和联络人及联系方式

18、；q 决定哪些事情需要讨论；决定哪些事情需要讨论；q 将会议的日期、时间、地点、日程和目的明确无误地通知与会者；将会议的日期、时间、地点、日程和目的明确无误地通知与会者；q 保证与会者明白他们须在会议上起的作用；保证与会者明白他们须在会议上起的作用；q 会前向与会者沟通背景；会前向与会者沟通背景；q 会场应有适当的设备及合适的规模；会场应有适当的设备及合适的规模；q 必要时事先收集与会者对以上的意见和建议，并做第二次沟通。必要时事先收集与会者对以上的意见和建议，并做第二次沟通。会议的准备会议的准备 确定会议的必要性 设定目标、议程、结果、基调 控制流程 鼓励积极参与 总结并确定大家理解 消除担

19、心 记录主要决定，评估会议的有效性 参会者的角色事先准备 鼓励参与 协助引导 不要跑题 积极聆听 承担责任/采取行动 效能提升效能提升需改进需改进制定未来职业发展之路挑战舒适区经营自己的职业品牌目标设定计划树效率提升效率提升需改进需改进安排优先级（四象限）聪明工作（二八法则）每日时间规划法对待干扰对待拖延处理邮件开好会议使用时间管理工具请根据课程内容清单确定你下一步想要改进时间管理的方向。请根据课程内容清单确定你下一步想要改进时间管理的方向。个人行动计划学员姓名:直线经理的姓名.:课程名:培训日期:下面的行动计划是为了确保课程中学习的内容能够落实在工作中，帮助自我成才！行动要点行动要点具体描述具体描述/衡量标准衡量标准时间时间直线经理的建议及想法直线经理的建议及想法1231个月后您需要和直线经理安排一次会谈，共同探讨行动计划的实施情况。获得新的反馈。跟踪日：学员签名：直线经理签名：女55 男60公司名公司名：您自己XXX 产品产品：职业能力（不同的人不同的职业能力：销售、财务、生产等）有形价值：收入换取无形价值：品牌换取35岁 21岁