公文处理格式与写作课件.ppt

1、公文处理工作公文处理工作于彦彩于彦彩一、基本知识二、公文种类二、公文种类n三、公文格式三、公文格式版头部分版头部分份号。公文印份号。公文印制份数的顺序制份数的顺序号。涉密公文号。涉密公文应当标注份号。应当标注份号。常见问题：一是涉密文件不标注份号；二常见问题：一是涉密文件不标注份号；二是数字不按规定标注（一般是数字不按规定标注（一般6 6位数，位数，3 3至至6 6位位均可）；三是标注位置不规范（应在左上均可）；三是标注位置不规范（应在左上角）。角）。版头部分版头部分密级和保密期限。密级和保密期限。公文的秘密等级和公文的秘密等级和保密的期限，涉密保密的期限，涉密公文应当根据内容公文应当根据内容

2、涉密程度分别标注涉密程度分别标注“绝密绝密”“”“机机密密”“”“秘密秘密”和保和保密期限。密期限。常见问题：常见问题：一是随意定密。不该定密的定密，该一是随意定密。不该定密的定密，该定密的不定密；定密过高或过低，保定密的不定密；定密过高或过低，保密期限过短或过长；密期限过短或过长；二是标注不规范（应在份号下）。二是标注不规范（应在份号下）。版头部分版头部分紧急程度。紧急程度。公文的公文的送达和办理时限要送达和办理时限要求。紧急公文应当求。紧急公文应当分别标注分别标注 “特特急急”“”“加急加急”，电，电报应当分别标注报应当分别标注“特提特提”“”“特特急急”“”“加急加急”“”“平平急急”。

3、“特提特提”是指须即刻办理的事项；是指须即刻办理的事项；“特急特急”是指须是指须2 2日内办理的事项；日内办理的事项；“加急加急”是指须是指须4 4日内办理的事项；日内办理的事项；“平急平急”是指须是指须6 6日内办理的事项。日内办理的事项。版头部分版头部分发文机关标志。由发文机关标志。由发文机关全称或规发文机关全称或规范化简称加范化简称加“文件文件”二字组成，也可使二字组成，也可使用发文机关全称或用发文机关全称或规范化简称。联合规范化简称。联合行文时，可并用联行文时，可并用联合发文机关名称，合发文机关名称，也可单独用主办机也可单独用主办机关名称。关名称。常见问题：常见问题：一是版头与署名或印

4、章不一致（可用一是版头与署名或印章不一致（可用简称或全称）；简称或全称）；二是版头不规范（如使用已取消的加二是版头不规范（如使用已取消的加括号文种形式）。括号文种形式）。版头部分版头部分发文字号。发文字号。由发文机关由发文机关代字、年份、代字、年份、发文顺序号发文顺序号组成。联合组成。联合行文时，使行文时，使用主办机关用主办机关的发文字号。的发文字号。常见问题：常见问题：一是发文代字概括不准确（如过长、不一是发文代字概括不准确（如过长、不庄重、党政不分、字号过多）；庄重、党政不分、字号过多）；二是标注不规范或位置不正确（上行文二是标注不规范或位置不正确（上行文居左，与最后一个签发人姓名处于同一

5、居左，与最后一个签发人姓名处于同一行）。行）。版头部分版头部分签发人。上行文应签发人。上行文应当标注签发人姓名。当标注签发人姓名。常见问题：一是常见问题：一是上行文不标注签上行文不标注签发人；二是联合发人；二是联合行文没标全或标行文没标全或标注位置不正确注位置不正确（两个错误示（两个错误示例）。姓名应为例）。姓名应为楷体。楷体。主体部分主体部分标题。标题。由发文机由发文机关名称、事由和关名称、事由和文种组成。文种组成。常见问题：常见问题：一是断行不准确（应保持词义相对一是断行不准确（应保持词义相对完整，不能出现长方形或沙漏形）；完整，不能出现长方形或沙漏形）；二是错用标点符号（只可使用书名二是

6、错用标点符号（只可使用书名号和引号，行政机关一般不用标点号和引号，行政机关一般不用标点符号）。符号）。主体部分主体部分常见问题：一是没有顶格编排；二是常见问题：一是没有顶格编排；二是主送机关间标点符号使用不规范（同主送机关间标点符号使用不规范（同级同类机关间应用顿号，同级不同类级同类机关间应用顿号，同级不同类机关间应用逗号，以冒号结尾）；三机关间应用逗号，以冒号结尾）；三是名称过多导致首页不能显示正文时，是名称过多导致首页不能显示正文时，没有将名称移至版记。没有将名称移至版记。主送机关。主送机关。公公文的主要受理机文的主要受理机关，应当使用机关，应当使用机关全称、规范化关全称、规范化简称或者同

7、类型简称或者同类型机关统称。机关统称。主体部分主体部分常见问题：一是首页不显示正文；常见问题：一是首页不显示正文；二是自然段之间距离过宽；三是二是自然段之间距离过宽；三是层次序号使用不规范，正确示例：层次序号使用不规范，正确示例：“一、一、”“（一）（一）”“”“1.”“1.”“（1 1）”。首。首个盖章页一般应同时显示正文、个盖章页一般应同时显示正文、发文机关署名和盖章。发文机关署名和盖章。正文。正文。公文的公文的主体，用来表述主体，用来表述公文的内容。公文的内容。主体部分主体部分常见问题：一是有附件却没有附件常见问题：一是有附件却没有附件说明；二是标注位置不正确（正文说明；二是标注位置不正

8、确（正文下空一行左空两字，回行时应与上下空一行左空两字，回行时应与上一行附件名称首字对齐）；三是标一行附件名称首字对齐）；三是标注方法不正确（附件顺序号应为阿注方法不正确（附件顺序号应为阿拉伯数字，如附件：拉伯数字，如附件：1.1.附件名称后附件名称后不应标注标点符号）。不应标注标点符号）。附件说明。公文附件说明。公文附件的名称和顺附件的名称和顺序号。序号。主体部分主体部分常见问题：常见问题：一是没有署名（一是没有署名（条例条例规定盖章规定盖章或不盖章的公文都要署名，不能只或不盖章的公文都要署名，不能只盖章不署名）；盖章不署名）；二是与标题中发文机关不一致；二是与标题中发文机关不一致；三是联合

9、行文没有署全。三是联合行文没有署全。发文机关署名。发文机关署名。署发文机关全署发文机关全称或者规范化称或者规范化简称。简称。主体部分主体部分常见问题：一是没有使用阿拉伯数字；常见问题：一是没有使用阿拉伯数字；二是没有使用领导最后签发日期（部二是没有使用领导最后签发日期（部分会议通过事项和电报除外）；三是分会议通过事项和电报除外）；三是没有区分盖章和不盖章的位置（盖章没有区分盖章和不盖章的位置（盖章的，成文日期右空四字，以成文日期的，成文日期右空四字，以成文日期为准居中编排发文机关署名）。为准居中编排发文机关署名）。成文日期。署会议成文日期。署会议通过或者发文机关通过或者发文机关负责人签发的日期

10、；负责人签发的日期；联合行文时，署最联合行文时，署最后签发机关负责人后签发机关负责人签发的日期。签发的日期。主体部分主体部分 常见问题：一是上行文没有盖章（上常见问题：一是上行文没有盖章（上行文必须盖章，普发下行文可盖可不行文必须盖章，普发下行文可盖可不盖，电报首页盖发电章）；二是联合盖，电报首页盖发电章）；二是联合行文盖章不全；三是印章与发文机关行文盖章不全；三是印章与发文机关标志不符；四是盖章位置不规范（上标志不符；四是盖章位置不规范（上边缘应距正文一行之内，下边缘压成边缘应距正文一行之内，下边缘压成文日期，印章之间不能相交或相切）。文日期，印章之间不能相交或相切）。印章。公文中有发印章。

11、公文中有发文机关署名的，应文机关署名的，应当加盖发文机关印当加盖发文机关印章，并与署名机关章，并与署名机关相符。有特定发文相符。有特定发文机关标志的普发性机关标志的普发性公文和电报可不加公文和电报可不加盖印章。盖印章。公文加盖印章的样式公文加盖印章的样式NoImage主体部分主体部分常见问题：一是位置或格式不规范（左空常见问题：一是位置或格式不规范（左空2 2字加圆括号标注在成文日期下一行，不能字加圆括号标注在成文日期下一行，不能在版记上一行）；二是内容杂乱（请示件在版记上一行）；二是内容杂乱（请示件只需注明主办机关的联系人及联系方式）。只需注明主办机关的联系人及联系方式）。附注。主要标附注。

12、主要标明公文的发布明公文的发布层次、印发传层次、印发传达范围等需要达范围等需要说明的事项。说明的事项。请示件应当在请示件应当在附注处标明联附注处标明联系人姓名和联系人姓名和联系方式。系方式。主体部分主体部分NoImage附件。公文正附件。公文正文的说明、补文的说明、补充或者参考资充或者参考资料。料。常见问题：一是没有与正文装订在常见问题：一是没有与正文装订在一起（确实无法一起装订时，应在一起（确实无法一起装订时，应在附件的左上角顶格标注附件的左上角顶格标注“发文字号发文字号+附件附件+附件顺序号）；二是标题与附件顺序号）；二是标题与附件说明不一致。附件说明不一致。版记部分版记部分NoImage

13、抄送机关。除主送机抄送机关。除主送机关外需要执行或者知关外需要执行或者知晓公文内容的其他机晓公文内容的其他机关。应当使用机关全关。应当使用机关全称、规范化简称或者称、规范化简称或者同类型机关统称。同类型机关统称。常见问题：一是将请示性公文抄送常见问题：一是将请示性公文抄送给下级机关；二是给上级机关仍然给下级机关；二是给上级机关仍然使用使用“抄报抄报”而不用而不用“抄送抄送”；三；三是标点符号不规范（同级同类机关是标点符号不规范（同级同类机关间应该用顿号，不同级或不同类机间应该用顿号，不同级或不同类机关间应该用逗号，末尾用句号）。关间应该用逗号，末尾用句号）。版记部分版记部分NoImage印发机

14、关和印发日期。印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印公文的送印机关和送印日期。日期。常见问题：一是把成文日期当印发常见问题：一是把成文日期当印发日期（应为送印日期）；二是标注日期（应为送印日期）；二是标注不规范，如印发机关和印发日期没不规范，如印发机关和印发日期没写全或没写写全或没写“印发印发”；三是增加额；三是增加额外内容，如校对人、审核人、内部外内容，如校对人、审核人、内部分送人员姓名或印制份数及存档等分送人员姓名或印制份数及存档等内容。内容。版心外部分版心外部分NoImage页码。公文页数顺页码。公文页数顺序号。序号。常见问题：一是附件页码单独常见问题：一是附件页码单独标注；二是页码标注不规范，标注；二是页码标注不规范，如标注在版心内或居中标，或如标注在版心内或居中标，或不左双右单标，或版记前有空不左双右单标，或版记前有空页时在版记处标页码。页时在版记处标页码。包含全部要素的首页样式包含全部要素的首页样式包含全部要素的尾页样式包含全部要素的尾页样式NoImage四、行文规则四、行文规则五、公文写作五、公文写作（二）公文写作的基本原则（二）公文写作的基本原则（三）公文写作的基本方法（三）公文写作的基本方法