电子文件与电子档案管理讲解课件.ppt
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- 电子 文件 档案 管理 讲解 课件
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1、北京市档案局信息化处北京市档案局信息化处 田雷田雷20142014年年3 3月月2424日日Page 2Page 3一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)(一)电子文件的概念和管理核心(一)电子文件的概念和管理核心 1.1.电子文件的定义电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文
2、件归档与电子档案管理办法Page 4档案界目前所称的电子文件:可以归档并成为电子档案的文件。档案界目前所称的电子文件:可以归档并成为电子档案的文件。电子档案:归档后的电子文件。电子档案:归档后的电子文件。档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他Page 5(一)电子文件和电子档案的定义(一)电子文件和电子档案的定义电子文件的根本特性:原生性电子文件的根本特性:原生性电子文件电子文件具备的性质:具备的性质:载体唯一,内容原始、真实和载体唯一,内容原始、真实和 完整,是唯一原件完整,是唯一原件传统载体文件的数字化副本不传统载体文件的数字化副本
3、不是电子是电子文件;文件;用于纸质文件起草工作的电子用于纸质文件起草工作的电子版不是电子文件。版不是电子文件。这两这两类数类数据不据不是电是电子文子文件!件!2.2.电子文件的管理核心电子文件的管理核心 必须确保:真实、完整、可用和安全。必须确保:真实、完整、可用和安全。-电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法(厅字(厅字200920093939号)号)Page 6真实真实 电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持不变,即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文不变,即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括
4、全文信息和元数据。信息和元数据。完整完整 包括两层含义,即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计包括两层含义,即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文信息和元数据无缺失,电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的信息和元数据无缺失,电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。可用可用 指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示,包括数指电子文件的全文信息和元数据可以正
5、确读取和展示,包括数据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。安全安全 指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境,确保电子指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境,确保电子文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏,且文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏,且不会被非授权获取。不会被非授权获取。一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)(二)电子文件的产生系统(二)电子文件的产生系统(1)OA(办公自动化系统);(办公自动化系统);(2)ERP(企业资源计划系统);(企业资源计划系统);
6、(3)CAD(计算机辅助设计系统);(计算机辅助设计系统);(4)CAM(计算机辅助制造系统);(计算机辅助制造系统);(5)CAT(计算机辅助测试系统);(计算机辅助测试系统);(6)CAPP(计算机辅助工艺设计系统);(计算机辅助工艺设计系统);(7)CAI(计算机辅助教学系统);(计算机辅助教学系统);(8)GPS(全球定位系统);(全球定位系统);(9)GIS(地理信息系统);(地理信息系统);(10)E-MAIL(电子邮件系统);(电子邮件系统);(11)EDI(电子数据交换);(电子数据交换);(12)EC(电子商务系统);(电子商务系统);(13)EG(电子政务系统);(电子政务
7、系统);(14)数码照相与摄像及多媒体系统;)数码照相与摄像及多媒体系统;(15)A/D(模(模-数转换系统,如扫描设备和光学字符识别软件数转换系统,如扫描设备和光学字符识别软件OCR)。)。Page 7 电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据,电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据,影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)(三)电子文件的构成要素(三)电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成,背景信息与结电子文件由内容、背景与结构所组成,
8、背景信息与结构信息统称为元数据。构信息统称为元数据。Page 8 1.1.内容内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象(客体)内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象(客体)的过程、结果的信息,通俗的说就是文件内容信息。的过程、结果的信息,通俗的说就是文件内容信息。内容是电子文件的主体部分。内容是电子文件的主体部分。一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)2.2.背景背景 背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容:内容:(1)文件的形成机构及其他相关责任人;)文件的形成机构及其他相关责任人
9、;(2)与文件有关或曾经有关的其他机构;)与文件有关或曾经有关的其他机构;(3)文件履行机构职责与目的;)文件履行机构职责与目的;(4)文件的形成时间;)文件的形成时间;(5)与文件有关的其他时间;)与文件有关的其他时间;(6)机构职能所体现的文件价值与重要性;)机构职能所体现的文件价值与重要性;(7)曾与文件有过关系的文件产生与保存系统;)曾与文件有过关系的文件产生与保存系统;(8)该文件与其它文件和资料间的关系;)该文件与其它文件和资料间的关系;(9)对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。)对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。背景信息直接与电子
10、文件的真实相关,比如收发文批办单上的内容就是背景背景信息直接与电子文件的真实相关,比如收发文批办单上的内容就是背景信息。信息。Page 9一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)3.3.结构结构 结构是指电子文件内容信息的组织表达方式,如文字的结构是指电子文件内容信息的组织表达方式,如文字的段落安排,电子文件使用的代码、数据结构、格式,以及载段落安排,电子文件使用的代码、数据结构、格式,以及载体、附件等方面的信息。体、附件等方面的信息。结构直接与电子文件的可用相关,是确保电子文件在长期保存过程结构直接与电子文件的可用相关,是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。中始
11、终可以被理解和被利用的重要内容。Page 10 电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程,实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程,实质上是对电子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。需要强调的是,电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是,电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节,元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全,要的一个环节,元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全,不可小视。不可小视。一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)(四)电子文件的类型和格式(
12、四)电子文件的类型和格式1.1.文本文件文本文件 使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件。的文件。常见的文本文件格式有:常见的文本文件格式有:TXTTXT、RTFRTF、DOCDOC、DOCXDOCX、PDFPDF、HTMLHTML、XMLXML等。等。适宜归档的文本文件格式:适宜归档的文本文件格式:XMLXML、RTFRTF、TXTTXT、PDFPDF。Microsoft OfficeMicrosoft Office、WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采购目录收以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件所生成的
13、文本文件也可以直接归档。录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。Page 11一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)Page 122.2.数据文件数据文件 以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录集。以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录集。常见的产生数据文件的系统有:常见的产生数据文件的系统有:ACESSACESS,FOXPROFOXPRO、SQL SQL SERVERSERVER、ORCLEORCLE、DB2DB2等。等。数据文件应以其产生的数据库环境为依托进行归档,维数据文件应以其产生的数据库环境为依托进行归档,维持数据原始面貌;或将数据文件转换为可以脱离数据库系统持
14、数据原始面貌;或将数据文件转换为可以脱离数据库系统读取的数据表文件归档。读取的数据表文件归档。脱离数据库系统归档的数据表文件以脱离数据库系统归档的数据表文件以Microsoft OfficeMicrosoft Office、WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件所以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件所生成的表格文件格式归档。生成的表格文件格式归档。一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)3.3.图形文件图形文件 根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成的位图和由几何图形组成的矢量图。的
15、位图和由几何图形组成的矢量图。常见的图形文件格式有:常见的图形文件格式有:TIFFTIFF、GIFFGIFF、PNGPNG、VSDVSD、DWGDWG、EPSEPS等。等。适宜归档的图形文件格式有:位图以适宜归档的图形文件格式有:位图以TIFFTIFF、PNGPNG、GIFGIF格式格式归档;矢量图以原始生成格式归档。归档;矢量图以原始生成格式归档。Page 13一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)4.4.图像文件图像文件 使用数字成像设备(扫描仪、数码相机等)采集或制作使用数字成像设备(扫描仪、数码相机等)采集或制作的静态影像记录(画面)。的静态影像记录(画面)。常见的图像文件格式有
16、:常见的图像文件格式有:JPEGJPEG、TGATGA、BMPBMP、GIFFGIFF、TIFF TIFF、RAWRAW等。等。适宜归档的图像文件格式有:适宜归档的图像文件格式有:JPEGJPEG、TIFFTIFF。较为重要的。较为重要的拍摄图像可以拍摄图像可以RAWRAW格式归档。格式归档。Page 14一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)5.5.影像文件影像文件 用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的多维动画等动态影像记录(画面)。多维动画等动态影像记录(画面)。常见的影像文件格式有:常见的影像文件格式有:MPEGMPEG、
17、AVIAVI、MOVMOV、WMVWMV、RMVBRMVB、FLVFLV、MKVMKV等。等。适宜归档的影像文件格式有:适宜归档的影像文件格式有:MPEGMPEG、AVIAVI。Page 15一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)6.6.音频文件音频文件 用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声音记录。音记录。常见的音频文件有:常见的音频文件有:MIDI MIDI、MP3 MP3、WAV WAV、WMA WMA、RA RA、RAM RAM、AIFF AIFF 等。等。适宜归档的音频文件格式有:适宜归档的音频文件格式有:WAVWAV、
18、MP3MP3。Page 16一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)(五)电子文件的归档方式(五)电子文件的归档方式2 2种方式:在线归档和离线归档。种方式:在线归档和离线归档。-北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法Page 17在线归档在线归档 指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。离线归档离线归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门
19、移交的过程。交的过程。一、电子文件概述(简)一、电子文件概述(简)Page 18二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点Page 19电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法(厅(厅字字200920093939号)号)北京市电子文件归档与电子档案管理办法北京市电子文件归档与电子档案管理办法(京档发(京档发201420143 3号号)北京市电子文件管理暂行办法北京市电子文件管理暂行办法(京办字(京办字201320132 2号号)(一)电子文件管理原则(一)电子文件管理原则 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律,电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规
20、律,坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密安全保密等五项基本等五项基本原则。原则。-电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法(厅字(厅字200920093939号)号)Page 20统一管理统一管理 对电子文件管理工作实行统筹规划,统一管理制度,对具有保对电子文件管理工作实行统筹规划,统一管理制度,对具有保存价值的电子文件实行集中管理。存价值的电子文件实行集中管理。全程管理全程管理 对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理,确保电子文件始终处于受控状态。程管理,确
21、保电子文件始终处于受控状态。规范标准规范标准 制定统一标准和规范,对电子文件实行规范化管理。制定统一标准和规范,对电子文件实行规范化管理。便于利用便于利用 发挥电子文件高效、便捷的优势,对有价值的电子文件提供分发挥电子文件高效、便捷的优势,对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。层次、分类别共享应用。安全保密安全保密 按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件信息安全。和管理措施,确保电子文件信息安全。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点(二)电子文件的管理职责(二)电子文件的管理职
22、责 电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,统筹规划,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,落实保障措施。落实保障措施。各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理;档案部各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理;档案部门负责归档电子文件管理;信息化部门负责为电子文件管理门负责归档电子文件管理;信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持;保密部门负责涉密电子文件的保密监督管提供信息化支持;保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。理。这里存在几个要点需要注意:这里存在几个要点需要注意:Pa
23、ge 21二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点2.2.电子文件产生部门的职责电子文件产生部门的职责 电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电子档案的相关管理规定,完成电子文件的日常处理工作,在子档案的相关管理规定,完成电子文件的日常处理工作,在本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件,本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件,完成电子文件的归档工作。完成电子文件的归档工作。Page 221.1.制度的建立制度的建立 电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建设体系,电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建
24、设体系,明确主管领导和各职能部门的权责划分,制订完善的电子明确主管领导和各职能部门的权责划分,制订完善的电子文件从产生到归档保存的各项管理制度,明确电子文件的文件从产生到归档保存的各项管理制度,明确电子文件的归档范围和保管期限。归档范围和保管期限。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点3.3.电子文件管理部门的职责电子文件管理部门的职责 电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部门间需要加强协调与配合,形成良好的协同工作状态。门间需要加强协调与配合,形成良好的协同工作状态。(1
25、1)档案部门要在信息系统建设过程中充分介入,协助信息化部门提出满足档案工)档案部门要在信息系统建设过程中充分介入,协助信息化部门提出满足档案工作的电子文件和电子档案管理的功能需求(作的电子文件和电子档案管理的功能需求(电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法明确规定:电明确规定:电子文件形成单位在建立和完善信息系统时,应当组织文秘、业务、档案、信息化、保子文件形成单位在建立和完善信息系统时,应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求)。密等部门提出电子文件管理的功能需求)。(2 2)档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法,确保涉密电子文)档案部门也要与
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