第三章-公关公文课件.ppt
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- 第三 公关 公文 课件
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1、2022-12-28编辑版编辑版pppt1中央广播电视大学通识课中央广播电视大学通识课文秘管理与应用写作文秘管理与应用写作2022-12-28编辑版编辑版pppt2第三章第三章 公关文书公关文书n一、概述一、概述n二、函电二、函电n三、致词三、致词2022-12-28编辑版编辑版pppt3学习目标与要点提示学习目标与要点提示公关文书应当公关文书应当着重掌握着重掌握:1.公关文书的含义和特点公关文书的含义和特点;2.公关文书的主要种类公关文书的主要种类;3.贺信、慰问信、邀请信、求职信、祝酒词、贺信、慰问信、邀请信、求职信、祝酒词、开幕词等写法相对复杂、语言表达方面的开幕词等写法相对复杂、语言表
2、达方面的特点较为突出的公关文书的写作要领。特点较为突出的公关文书的写作要领。2022-12-28编辑版编辑版pppt4一、概一、概 述述公关文书同前面所讲述的公关文书同前面所讲述的行政公文行政公文、事务文书事务文书以及后面以及后面将要讲述的将要讲述的财经文书财经文书、法律文书法律文书在在文体功用、行文文体功用、行文方式及语言风格方式及语言风格等方面都有较大的差异。等方面都有较大的差异。比如,同为要以口头宣读的方式发布的致词类文书和讲比如,同为要以口头宣读的方式发布的致词类文书和讲话稿所适用的场合、所采用的写法,具有明显的区话稿所适用的场合、所采用的写法,具有明显的区别。别。公关文书既具备实用型
3、文章的共同特征,同时也有自己公关文书既具备实用型文章的共同特征,同时也有自己的一些特点。就整体而言,在实用型文章中,公关的一些特点。就整体而言,在实用型文章中,公关文书是最具感情色彩,也最富有文彩文书是最具感情色彩,也最富有文彩,从某种意义上从某种意义上有一定的有一定的“文学性文学性”。2022-12-28编辑版编辑版pppt5(一)公关文书的含义(一)公关文书的含义n简单地说,简单地说,公关文书公关文书就是在公关活动中形成和使用就是在公关活动中形成和使用的文书的文书。n公关是公共关系的简称,主要是指一个社会组织或一个人公关是公共关系的简称,主要是指一个社会组织或一个人通过与公众进行有效的信息
4、交流或其他交往活动,树立良通过与公众进行有效的信息交流或其他交往活动,树立良好的公众形象,赢得公众的信任和支持,从而为组织或个好的公众形象,赢得公众的信任和支持,从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。全面地看,人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。全面地看,公共关系既可以是组织行为,也可以是个人行为,但目前公共关系既可以是组织行为,也可以是个人行为,但目前人们大都将公关看做一种管理职能,也即看做一种组织行人们大都将公关看做一种管理职能,也即看做一种组织行为。为。n在现代社会中,信息的流通日趋迅捷,人们之间的社会联在现代社会中,信息的流通日趋迅捷,人们之间的社会联系日趋紧密,可
5、以说,任何一个组织或个人的生存和发展系日趋紧密,可以说,任何一个组织或个人的生存和发展都是难以脱离公共关系的,而公关活动的进行又是离不开都是难以脱离公共关系的,而公关活动的进行又是离不开公关文书的,公关文书是公关活动的重要凭借和工具。公关文书的,公关文书是公关活动的重要凭借和工具。2022-12-28编辑版编辑版pppt6(二)公关文书的特点(二)公关文书的特点n实际上,很多文书都负有公关职能。例如,产品说明书、实际上,很多文书都负有公关职能。例如,产品说明书、产品广告在介绍产品的同时,也宣传了企业。另外,一些产品广告在介绍产品的同时,也宣传了企业。另外,一些行政文件有时也会起到沟通与交流等公
6、关作用。不过,这行政文件有时也会起到沟通与交流等公关作用。不过,这些文书材料毕竟不是专门用于公关活动的,或者说不是为些文书材料毕竟不是专门用于公关活动的,或者说不是为公关活动而制发的,因而不能称之为公关文书。公关活动而制发的,因而不能称之为公关文书。n专门用于公关活动或者说专门以公关为目的而制发的文书专门用于公关活动或者说专门以公关为目的而制发的文书也有很多种,比较常见的有函电类和致词类两大类别。而也有很多种,比较常见的有函电类和致词类两大类别。而函电类公关文书又包括贺电和贺信、唁电和唁函、请柬和函电类公关文书又包括贺电和贺信、唁电和唁函、请柬和聘书、慰问电和慰问信、邀请电和邀请信、感谢信和表
7、扬聘书、慰问电和慰问信、邀请电和邀请信、感谢信和表扬信以及求职信和推荐信、介绍信和证明信等信以及求职信和推荐信、介绍信和证明信等;致词类公关文致词类公关文书则包括欢迎词和欢送词、祝酒词和答谢词、开幕词和闭书则包括欢迎词和欢送词、祝酒词和答谢词、开幕词和闭幕词、追悼词等。幕词、追悼词等。n目的明确,格式规范,用语得体,是公关文书应当目的明确,格式规范,用语得体,是公关文书应当具备的几个最为突出的特点。具备的几个最为突出的特点。2022-12-28编辑版编辑版pppt7二、函二、函 电电(一一)贺电和贺信贺电和贺信n贺电和贺信,是指在各种喜庆场合向他人表示贺电和贺信,是指在各种喜庆场合向他人表示祝
8、贺的电文和信函。祝贺的电文和信函。n贺电和贺信的主要内容是表达祝贺、祝愿或祝贺电和贺信的主要内容是表达祝贺、祝愿或祝祷的感情,有时也根据需要,表达互相慰藉或祷的感情,有时也根据需要,表达互相慰藉或互相勉励的心愿。感情色彩较为浓烈,措辞热互相勉励的心愿。感情色彩较为浓烈,措辞热情、庄重,是贺电和贺信的重要特征。情、庄重,是贺电和贺信的重要特征。n贺电和贺信通常包括标题、称谓、正文、祝颂贺电和贺信通常包括标题、称谓、正文、祝颂语、落款几个部分。先写明祝贺的事由,再表语、落款几个部分。先写明祝贺的事由,再表达祝贺之情,是贺电和贺信正文的一般写法。达祝贺之情,是贺电和贺信正文的一般写法。2022-12
9、-28编辑版编辑版pppt8(二二)唁电和唁函唁电和唁函唁电和唁函,是发给遭遇丧事的逝者家属或逝者所在单位的电唁电和唁函,是发给遭遇丧事的逝者家属或逝者所在单位的电报和信函。哀悼逝者,安慰生者,是唁电和唁函的主要用途,报和信函。哀悼逝者,安慰生者,是唁电和唁函的主要用途,也是唁电和唁函所要表述的主要内容。也是唁电和唁函所要表述的主要内容。唁电或唁函一般包括标题、称谓、正文和落款几个部分。标题唁电或唁函一般包括标题、称谓、正文和落款几个部分。标题可居中写可居中写“唁电唁电”二字,也可写得略微详细一些,写为二字,也可写得略微详细一些,写为“x x电电唁唁x x逝世逝世”、“x x致函悼唁致函悼唁x
10、 x逝世逝世”等等;同一般电报和书信一同一般电报和书信一样,要在标题之下顶格写明收电或收信人称呼样,要在标题之下顶格写明收电或收信人称呼;正文部分除了正文部分除了表达哀痛和慰问之情,常常还要概述逝者的经历或业绩并予表达哀痛和慰问之情,常常还要概述逝者的经历或业绩并予以评价,其中要突出逝者与自己的交往与联系,特别是曾给以评价,其中要突出逝者与自己的交往与联系,特别是曾给予自己的关心与帮助。予自己的关心与帮助。“惊悉惊悉”、“倾悉倾悉”、“惊闻惊闻”及及“悲痛至悲痛至极极”、“不胜哀痛不胜哀痛”、“节哀顺变节哀顺变”、“节哀自珍节哀自珍”、“尚希珍重尚希珍重”、“特电吊唁,并致慰问特电吊唁,并致慰
11、问”、“特致电唁,以志哀忱特致电唁,以志哀忱”等,都是唁等,都是唁电和唁函常用的字眼。需要注意的是,唁电和唁函及后面还电和唁函常用的字眼。需要注意的是,唁电和唁函及后面还将谈到的悼词,都讳用将谈到的悼词,都讳用“死死”字,可用字,可用“仙逝仙逝”、“作古作古”、“不幸不幸逝世逝世”、“溘然长逝溘然长逝“、”与世长辞与世长辞“等说法;最后落款,落等说法;最后落款,落款包括署名和日期。款包括署名和日期。2022-12-28编辑版编辑版pppt9(二二)唁电和唁函唁电和唁函n唁电或唁函一般包括标题、称谓、正文和落款几个部分。唁电或唁函一般包括标题、称谓、正文和落款几个部分。n标题可居中写标题可居中写
12、“唁电唁电”二字,也可写得略微详细一些,写为二字,也可写得略微详细一些,写为“x x电唁电唁x x逝世逝世”、“x x致函悼唁致函悼唁x x逝世逝世”等等;n同一般电报和书信一样,要在标题之下顶格写明收电或收信同一般电报和书信一样,要在标题之下顶格写明收电或收信人称呼人称呼;n正文部分除了表达哀痛和慰问之情,常常还要概述逝者的经正文部分除了表达哀痛和慰问之情,常常还要概述逝者的经历或业绩并予以评价,其中要突出逝者与自己的交往与联系,历或业绩并予以评价,其中要突出逝者与自己的交往与联系,特别是曾给予自己的关心与帮助。特别是曾给予自己的关心与帮助。n“惊悉惊悉”、“倾悉倾悉”、“惊闻惊闻”及及“悲
13、痛至极悲痛至极”、“不胜哀痛不胜哀痛”、“节节哀顺变哀顺变”、“节哀自珍节哀自珍”、“尚希珍重尚希珍重”、“特电吊唁,并致慰特电吊唁,并致慰问问”、“特致电唁,以志哀忱特致电唁,以志哀忱”等,都是唁电和唁函常用的字等,都是唁电和唁函常用的字眼。眼。n需要注意的是,唁电和唁函及后面还将谈到的悼词,都讳用需要注意的是,唁电和唁函及后面还将谈到的悼词,都讳用“死死”字,可用字,可用“仙逝仙逝”、“作古作古”、“不幸逝世不幸逝世”、“溘然长逝溘然长逝“、”与世长辞与世长辞“等说法;最后落款,落款包括署名和日期。等说法;最后落款,落款包括署名和日期。2022-12-28编辑版编辑版pppt10(三三)请
14、柬和聘书请柬和聘书n1.请柬请柬n请柬又称请帖,请柬又称请帖,是单位或个人为邀请有关人员出席某是单位或个人为邀请有关人员出席某项活动而制发的专门信函。项活动而制发的专门信函。请柬多用于比较隆重的庆典请柬多用于比较隆重的庆典活动,有时也用于规模较大的会议或较为正规的筵宴。活动,有时也用于规模较大的会议或较为正规的筵宴。n请柬一般由封面和内文两部分组成。封面写明请柬一般由封面和内文两部分组成。封面写明请柬请柬或或请帖请帖字样,有时也可加上活动名称。封面要美观大方,要有庄重字样,有时也可加上活动名称。封面要美观大方,要有庄重感和艺术性。内文主要包括称谓、正文和落款几项内容。受感和艺术性。内文主要包括
15、称谓、正文和落款几项内容。受邀单位或个人名称也即称谓应顶格书写,为表示尊重,个人邀单位或个人名称也即称谓应顶格书写,为表示尊重,个人的姓名之后要有职务、职称或的姓名之后要有职务、职称或先生先生、女士女士、小姐小姐、同同志志等称谓等称谓;正文要写明活动的内容、时间、地点以及其他须正文要写明活动的内容、时间、地点以及其他须知事项。知事项。敬请参加敬请参加、敬候光敬候光|恼恼、请届时光临请届时光临等是请柬等是请柬常用的结语常用的结语;落款是指署名和日期,要写在正文的右下方。落款是指署名和日期,要写在正文的右下方。n请柬的语言表述必须做到准确、简洁、典雅、诚恳,要使受请柬的语言表述必须做到准确、简洁、
16、典雅、诚恳,要使受邀者能够领会邀请者的意图,能够感受到邀请者的诚意,并邀者能够领会邀请者的意图,能够感受到邀请者的诚意,并且能够感到愉悦。且能够感到愉悦。2022-12-28编辑版编辑版pppt11(三三)请柬和聘书请柬和聘书n【例文分析例文分析】这份请柬的封面不仅有这份请柬的封面不仅有请柬请柬二字,而二字,而且注明活动名称。内文包括称谓、正文和落款。由且注明活动名称。内文包括称谓、正文和落款。由于活动内容是庆祝大会,受邀人员主要是上级机关于活动内容是庆祝大会,受邀人员主要是上级机关及有关单位的领导,所以采用了非常庄重并且极具及有关单位的领导,所以采用了非常庄重并且极具公务色彩的称谓方式一一公
17、务色彩的称谓方式一一x x x同志同志;正文主要写明正文主要写明活动内容及时间、地点等须知事项,并以活动内容及时间、地点等须知事项,并以 敬请光临敬请光临指导指导做结语做结语;落款是署名和日期,并加盖公章。落款是署名和日期,并加盖公章。2022-12-28编辑版编辑版pppt12(三三)请柬和聘书请柬和聘书n2.聘书聘书 n聘书又称聘请书,是指为聘请某人担任某一职务聘书又称聘请书,是指为聘请某人担任某一职务或承担某项工作而制作的一种专门文书。或承担某项工作而制作的一种专门文书。n随着人事制度的改革和人事聘用制度的落实,人随着人事制度的改革和人事聘用制度的落实,人事聘用已成为一项非常重要的工作,
18、聘书使用的事聘用已成为一项非常重要的工作,聘书使用的机会也越来越多。机会也越来越多。n目前,不仅聘用外单位人员到本单位工作要发聘目前,不仅聘用外单位人员到本单位工作要发聘书,就是聘用本单位或本部门的人员也要颁发聘书,就是聘用本单位或本部门的人员也要颁发聘书。书。2022-12-28编辑版编辑版pppt13(三三)请柬和聘书请柬和聘书n聘书大都由标题、称谓、正文、落款组成。聘书大都由标题、称谓、正文、落款组成。n标题为标题为“聘书聘书”或或“聘请书聘请书”,有的以较大字号标在正文上,有的以较大字号标在正文上方居中位置,比较讲究的聘书则专门制作封面,方居中位置,比较讲究的聘书则专门制作封面,“聘书
19、聘书”或或“聘请书聘请书”标在封面上并烫金。被聘人的姓名可以作为标在封面上并烫金。被聘人的姓名可以作为称谓一项单独写出,也可以写在正文中。称谓一项单独写出,也可以写在正文中。n正文的写法有简有详,有的只简单写明聘任事项,即聘正文的写法有简有详,有的只简单写明聘任事项,即聘请受聘人担任何职或承担哪项工作,有的则写得详细一请受聘人担任何职或承担哪项工作,有的则写得详细一 些,要写明聘用的原因、要求、任务与待遇、任期等相些,要写明聘用的原因、要求、任务与待遇、任期等相关事宜,并表示感谢邑或祝愿。关事宜,并表示感谢邑或祝愿。n正文的最后多用正文的最后多用“此聘此聘”、“此致、敬礼此致、敬礼”、“敬请台
20、安,诸敬请台安,诸维垂鉴维垂鉴”等做结语。等做结语。n落款是指署名和日期,在正文右下方要写明聘用单位名落款是指署名和日期,在正文右下方要写明聘用单位名称和颁发聘书的日期并加盖公章。如果聘用者为个人,称和颁发聘书的日期并加盖公章。如果聘用者为个人,则应签署聘用者的姓名并加盖私人印章。如果是单位负则应签署聘用者的姓名并加盖私人印章。如果是单位负责人代表单位签发聘书,则应标明其职务并加盖公章。责人代表单位签发聘书,则应标明其职务并加盖公章。2022-12-28编辑版编辑版pppt14聘书示例聘书示例聘书聘书 兹聘请王明律师为本公司法律顾问。兹聘请王明律师为本公司法律顾问。聘期三年,自聘期三年,自20
21、07年年5月月1日起。日起。此聘此聘总经理总经理:李小波李小波(公司盖章公司盖章)二七年四月十日二七年四月十日 2022-12-28编辑版编辑版pppt15聘书示例聘书示例n聘聘n书书(多为烫金大字)x x x教授教授:为推进教学改革,提高教为推进教学改革,提高教学质量,我校面向国内外学界学质量,我校面向国内外学界聘任兼职教授。您长期从事学聘任兼职教授。您长期从事学科的教学与科研工作,成绩卓科的教学与科研工作,成绩卓著。为此,特聘您为我校兼职著。为此,特聘您为我校兼职教授,期盼您能为我校的建设教授,期盼您能为我校的建设与发展作出贡献。与发展作出贡献。此聘此聘x x大学校长大学校长x x(章章)
22、二七年二月六日二七年二月六日 2022-12-28编辑版编辑版pppt16【例文分析例文分析】n以上是两份写法和格式均有区别的聘书,而以上是两份写法和格式均有区别的聘书,而这两种形式的聘书都比较常见。这两种形式的聘书都比较常见。n由于聘书一般是在聘用者与受聘者就有关事由于聘书一般是在聘用者与受聘者就有关事项进行充分协商并达成协议的基础上制发的,项进行充分协商并达成协议的基础上制发的,而且在制发聘书之前或同时,双方往往还要而且在制发聘书之前或同时,双方往往还要签订工作合同之类的协议性文书,就双方的签订工作合同之类的协议性文书,就双方的权利与义务、责任等作出具体规定,所以聘权利与义务、责任等作出具
23、体规定,所以聘书的内容不必过于复杂,而要力求明确、简书的内容不必过于复杂,而要力求明确、简洁,即便是内容相对详细一些的聘书,也不洁,即便是内容相对详细一些的聘书,也不能写得过细,字数不能太多。能写得过细,字数不能太多。2022-12-28编辑版编辑版pppt17(四四)慰问电和慰问信慰问电和慰问信n慰问电和慰问信是向有关集体或个人表示安慰和慰问电和慰问信是向有关集体或个人表示安慰和问候的电报和信件。慰问电和慰问信可以在多种问候的电报和信件。慰问电和慰问信可以在多种场合应用,例如,向在工作中取得突出成绩的集场合应用,例如,向在工作中取得突出成绩的集体或个人表示慰问,向辛勤工作的劳动者、勤奋体或个
24、人表示慰问,向辛勤工作的劳动者、勤奋学习的学生或某一特殊人群表示慰问,向遭遇自学习的学生或某一特殊人群表示慰问,向遭遇自然灾害、亲人亡故等不幸事件的人表示慰问,等然灾害、亲人亡故等不幸事件的人表示慰问,等等。等。2022-12-28编辑版编辑版pppt18(四四)慰问电和慰问信慰问电和慰问信同贺电和贺信的情况相同,慰问电和慰问信在写法上也没有太同贺电和贺信的情况相同,慰问电和慰问信在写法上也没有太大的区别,只是慰问电的篇幅大都非常简短,语言极为精练,大的区别,只是慰问电的篇幅大都非常简短,语言极为精练,内容高度概括。内容高度概括。n慰问信一般由标题、称谓、正文和落款几个部分组成。慰问信一般由标
25、题、称谓、正文和落款几个部分组成。n标题可以只写标题可以只写“慰问信慰问信”三个字。三个字。n称谓是慰问对象的名称。称谓是慰问对象的名称。n用于不同场合的慰问信,正文所写的内容往往有所不同。而用于不同场合的慰问信,正文所写的内容往往有所不同。而从总体上看,慰问信主要有两类从总体上看,慰问信主要有两类:一类是表示安慰的,另一一类是表示安慰的,另一类是表示问候的。前者要针对不幸事件的后果,表达同情与类是表示问候的。前者要针对不幸事件的后果,表达同情与痛惜之情痛惜之情;后者则要述及慰问对象的主要贡献,并表达钦佩后者则要述及慰问对象的主要贡献,并表达钦佩与赞扬之意。实际上,即便是同为表示安慰或表示问候
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