保存年限-某大学总务处课件.ppt

1、107/12/141檔案分類與保存年限區分表編訂主講人：主講人：林碧桃林碧桃日期：日期：107107年年1212月月1 14 4日日107/12/142大綱大綱認識檔案管理認識檔案管理前言前言作業依據作業依據 內容架構內容架構 編修作業程序編修作業程序 常見問題常見問題107/12/143認識檔案管理認識檔案管理 檔案檔案：指各機關：指各機關依照管理程序依照管理程序，而，而歸檔管理歸檔管理之之文字或非文字或非文字文字資料及其附件資料及其附件（指各機關處理公務或因公務而產生之（指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件各類紀錄資料及其附件）機關檔案機關檔案：指由各機關自行管理之檔案。重

2、要性重要性：檔案管理是傳承國家發展與見證歷史的基礎工作，不僅保存政府施政的各項紀錄，更肩負維護國家珍貴文化資產的重責大任。檔案管理檔案管理意義意義：各機關團體之檔案管理專責單位直接對檔案實體文件和檔案資訊進行整理，不僅是將已處理的文書及有關檔案資料歸檔，妥善予以保管，並且能提供應用服務的各項業務總稱。作業組成作業組成：點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護、銷毀以及其他檔案管理作業及相關設施事項。其他檔案管理作業：檔案徵集、檔案價值鑑定、檔案統計、檔案編輯研究、檔案應用服務等。檔號結構檔號結構 年號/分類號分類號/案次號/卷次號/目次號 案卷不有幾卷，1筆record 案件有幾件，則有幾

3、筆record檔號檔號分類號分類號年號年號為案卷內案件起始起始之年份跨案案，卷卷次號不續跨卷卷，目目次號不續107/12/144107/12/145前言前言分類是檔案資訊組織及整理重要工作；分類表是檔案歸類之依據保存年限是檔案清理核心事項；保存年限區分表是判定檔案保存年限之標準做好分類與保存年限區分，才能有效反映檔案保存價值，引導檔案清理處置銷毀或移轉107/12/146分類及保存年限重要性 107/12/147歸類有誤歸類有誤 案情未依性質或關聯性存放 對應之保存年限過長或過短 檔案整理不好無聚集性 使用者質疑同檔案分開放 無需永久者卻保留 該留存者卻報送銷毀 107/12/148分類表編製

4、107/12/149目的：將檔案做有系統的歸類整理。承辦人：案件歸類的依據 檔管：將相同檔案歸於一處以利立案編目及上架管理分類號分類號類目名稱類目名稱備註備註類綱目節12勞工類01秘書綱01總目01綜合業務02資訊規劃03防護及動員業務勞動教育文化推廣與輔導02研考目01重要計畫與報告02研究發展研究報告至少永久保留1份03管制考核作業依據作業依據 107/12/1410 檔案分類編案規範第2 2點：檔案分類原則、層級及標記定義第3 3點：檔案分類表訂定與檢討修正第4 4點：檔案分類標記原則第5 5點：檔案分類標記種類第6 6點：檔案分類標記編排第7 7點：檔案類目名稱編訂 機關檔案管理作業手

5、冊第2 2章：編訂機關檔案分類表分類表編製與修正 107/12/14步驟步驟1：檔案管理單檔案管理單位編訂初稿位編訂初稿步驟步驟2 2：分類表送核分類表送核步驟步驟3：分類表電子分類表電子檔送交檔送交 編製編製步驟步驟分類表編製與修正 分類表分類表涵蓋項目涵蓋項目：分類號、類目名稱、備註 決定分類架構決定分類架構：機關組織、業務職掌或性質區分類目層級區分類目層級：最多5層級(類、綱、目、節、項類、綱、目、節、項)層級依業務繁複程而定各類層級可不同各層級數總計不超過20位元 分類標記編排分類標記編排：易懂寫記、具邏輯彈性、純數文字或混和、單多碼或混和制 107/12/1412步驟步驟1：檔案管理

6、單位編訂初稿：檔案管理單位編訂初稿分類表編製與修正 擇定分類表編製方式擇定分類表編製方式 類目編訂類目編訂類目名稱以2至9個字數為宜 類目名稱應涵蓋周延，具體明確 同一層級類目間具互斥性 上下層級類目具關聯性 個案或單一事件不宜列為類目名稱同一類目依重要程不同細分類目（採結合編製者）綜合性業務置於各類目之前，其他業務置於各類目之後 107/12/1413步驟步驟1：檔案管理單位編訂初稿：檔案管理單位編訂初稿分類表編製與修正 請業務單位表示意見請業務單位表示意見檢視業務業務是否納入分類表分類表類目類目是否反映業務業務內涵 核准實施核准實施 個別編製者個別編製者：陳機關首長結合編製者結合編製者：陳

7、機關首長後+檔案局審核通過步驟步驟3：分類表電子檔送交：分類表電子檔送交彙送至檔案局機關檔案管理資訊網彙送至檔案局機關檔案管理資訊網 107/12/1414步驟步驟2 2：分類表送核：分類表送核分類表編製與修正 視機關組織或業務更動情形，於分類表註記資料視機關組織或業務更動情形，於分類表註記資料並定期彙整。並定期彙整。研商修正研商修正 檔案管理單位會請會請業務單位研商 邀請上級機關、相關機關或學者專家參與（必要時必要時）研提分類表修正初稿後研提分類表修正初稿後送送業務單位業務單位表示意見表示意見 核准核准完成修正完成修正分類表修正電子檔送交分類表修正電子檔送交 個別編製者個別編製者：陳機關首長

8、核准後，擇期實施結合編製者結合編製者：陳機關首長後+檔案局審核通過107/12/1415分類表修正作法分類表修正作法107/12/1416為什麼需要編製區分表為什麼需要編製區分表?業務承辦人員用來賦予各類檔案適當之保存期限，決定檔案保存價值的主要依據。檔案屆滿保存年限後，檔案管理人員依規定程序辦理檔案清理之依據 區分表扮演著判定檔案是否存續的關鍵角色，編製作業應審慎為之，內容架構亦應力求易於判讀與運用，始能發揮其重要功能。107/12/1417作業依據作業依據107/12/1418區分表內容架構區分表內容架構封面名稱個別編製：（機關全銜）檔案保存年限區分表與分類表結合編製：（機關全銜）檔案分類

9、及保存年限區分表 107/12/1419財政部財政資訊中心財政部財政資訊中心檔案檔案分類及分類及保存年限區分表保存年限區分表中華民國中華民國107107年年1 1月月區分表內容架構區分表內容架構編製說明：編製目的、過程編製方式適用範圍類目層級結構、分類標記（結合編製者）修正原因及重點（新送者免填）實施日期、注意事項 107/12/1420財政部財政資訊中心檔案分類及保存年限區分表編製說明一、編製目的：為健全機關檔案之管理，依機關檔案保存年限及銷毀辦法、檔案分類編案規範、機關共通性檔案保存年限基準表及相關規定訂定本表，以為機關檔案分類管理及區分保存年限之準據。二、編製方式：本表採檔案分類表及檔案

10、保存年限區分表結合方式編製。三、適用範圍：本表適用於財政部財政資訊中心(以下簡稱本中心)各組室處理公務或因公務而產生之各類文件檔案之分類及保存年區分表。五、類目層級結構：本表依據本中心之業務內容與性質，將其檔案區分為：01國稅資訊；02地方稅資訊；03資料處理；04資通營運；05總務；06主計；07人事；08徵課管理資訊；09綜合規劃；10辦公室自動化；11派駐財政部本部支援資訊業務；12電子發票推廣；13政風；20法令規章共計十四類，各類之下依業務項目區分綱、目，依序編訂之。.區分表內容架構區分表內容架構欄位：分類號（結合編製者）項目名稱或類目名稱（結合編製者）內容描述（新增）保存年限 清理

11、處置（新增）基準項目編號 備註 107/12/1421區分表內容架構區分表內容架構9999年年1212月月修正架構前後比較修正架構前後比較107/12/1422個別編製（參考範例）107/12/1423保保存年限存年限：永久 項項目名稱目名稱內內容描述容描述 清清理處置理處置基基準項目編號準項目編號備備註註 本機關法令及釋疑 本機關主管之法規命令、行政規則、解釋函之制（訂）定、修正與廢止 機關永久保存061301-1 保存年限保存年限：50年 各類獎章核頒 辦理本機關請頒名冊及核定等相關文件 依規定程序銷毀 040508-3 保存年限保存年限：20年 檔案清查 辦理本機關檔案清查計畫、報告、盤

12、點及銷毀執行之相關文件 依規定程序銷毀 060604-3 貪瀆查處辦理本機關人員涉及貪瀆案件之檢 舉、調查及檢舉獎金申請等相關文件 屆期後鑑定010303-1 010304-1結合編製（參考範例）分分類號類號 類類目目名稱名稱內內容描述容描述 保保存存 年限年限清清理理處置處置基基準項準項 目編號目編號備備註註類類綱綱目目0505總務總務05050101文書及文書及印信管印信管理理050501010101一般文一般文書管理書管理辦理及收受他機關有關文書稽催 管制、程簡化、公文查考及運 用資訊技術、用印申請單等相關 文件3依規定 程序銷 毀060502 060504-3050501010202印

13、信典印信典守守本機關印信申請、啟用、製換 發、繳銷及印模單等相關文件永久機關永 久保存060504-1050501010303人民陳人民陳情案件情案件管制管制辦理為民服務滿意調查、人民 陳情案件、民眾申辦案件電子化 單一窗口等相關文件3依規定 程序銷 毀060204-2107/12/1424107/12/1425結合編製（參考範例）分分類號類號 類類目目名稱名稱內內容描述容描述 保保存存 年限年限清清理處理處置置基基準項準項 目編號目編號備備註註 類類綱綱 目目0505總務總務05050101文書及印文書及印信管理信管理050501010101一般文書一般文書管理管理辦理及收受他機關有關文書稽

14、催 管制、程簡化、公文查考及運 用資訊技術、用印申請單等相關 文件3依規定 程序銷 毀060502 060504-3050501010202印信典守印信典守本機關印信申請、啟用、製換 發、繳銷及印模單等相關文件永久機關永 久保存060504-1050501010303人民陳情人民陳情案件管制案件管制辦理為民服務滿意調查、人民 陳情案件、民眾申辦案件電子化 單一窗口等相關文件3依規定 程序銷 毀060204-2107/12/1426最多最多5 5層級層級(類綱目節項類綱目節項)涵蓋周延、具體明確，涵蓋周延、具體明確，2 2至至9 9個字數個字數107/12/1427 內容描述 本機關於本本機關於

15、本項業務之權項業務之權責責 資料類型資料類型 重要案名重要案名業務涉及之業務涉及之對象、執行對象、執行重點或範疇重點或範疇 例：所得稅類例：所得稅類/租稅獎勵綱租稅獎勵綱/綜合業務目綜合業務目/租稅獎勵政策節租稅獎勵政策節類目名稱類目名稱 內容描述內容描述內容描述內容描述（修正後）（修正後）租稅獎勵政策業務租稅法令政策推動相關文件訂（修）定租稅獎勵相關法規、解釋函（令）及請各地區國稅局配合研訂因應處理原則等相關文件107/12/1428 內容描述 小叮嚀：小叮嚀：無字數限制，惟不宜過多，得以呈現業務內容即可 例：例：oooooo政府消防局政府消防局 消防類消防類/緊急救護綱緊急救護綱/救護規劃

16、目救護規劃目/機構聯繫協調節機構聯繫協調節類目名稱類目名稱內容描述內容描述內容描述內容描述（修正後）（修正後）緊急救護業務與其他機構聯繫協調事務與緊急醫療救護諮詢委員會、北區醫療網緊急醫療組及各相關機構間業務推動及協調聯繫等相關文件保存年限保存年限1永久保存與定期保存永久保存-以大專院校為例：校務會議、行政會議、校務發展計畫(如新增校區、與其他學校整併聯盟計畫及成果)專利申請、技術移轉學籍(含成績)資料大學系(所)增設或改稱締結姐妹校校史、校歌及校旗等107/12/14保存年限保存年限2永久保存與定期保存定期保存：1、3、5、10、15、20、25、30年例外情形（機關檔案保存年限及銷毀辦法4

17、）屬檔案局訂定之GRS（General Records Schedules）所列檔案符合機關檔案保存年限及銷毀辦法 7 7規定之檔案保存年限有超過30年之需求，且經檔案局同意者其他相關法規另有規定者107/12/14定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，應具確保複製儲存紀錄具存取有效性之保存措施，其符符合下列合下列情形者，並得調整其檔案原件之保存年限：保存年限為20年以下。清理處置列屬依規定程序銷毀。依前項規定調整後之保存年限，不得低於原定保存年限1/2，並採整數進位。依上述規定調整保存年限之檔案，其原件經檔案中央主管機關核准銷毀後，該複製儲存之紀錄，應提供應用，且至少保存至該檔案之原定

18、保存年限；於原定保存年限屆滿後，該複製儲存之紀錄得經檔案中央主管機關備查後銷毀。107/12/14機關檔案保存年限及銷毀辦法7清理處置 107/12/1432 永久保存永久保存定期保存定期保存107/12/1433清理處置欄位說明 永久保存永久保存 定期保存定期保存 列為國列為國家檔案家檔案 機關永機關永久保存久保存 屆期後鑑定屆期後鑑定依規定程依規定程序銷毀序銷毀具永久保具永久保存價值之存價值之檔案，但檔案，但未具有列未具有列為國家檔為國家檔案價值者案價值者，由機關，由機關自行永久自行永久保存保存 檔案保存價值難於編訂區分表時判定，故先暫定其保存年 限，於屆期後辦理鑑定，確認全類或個案需否延

19、長保存指定期保存檔案屆保存年限後，編製銷毀目錄，送會業務單位後，依規定程序函送檔案局審核 具永久保存具永久保存價值之檔案價值之檔案，具有列為，具有列為國家檔案價國家檔案價值者，於屆值者，於屆滿移轉期限滿移轉期限後，依相關後，依相關規定辦理移規定辦理移轉作業轉作業目的：為減少各機關判定檔案保存價值的分歧為減輕各機關編訂檔案保存年限區分之人力與時間負荷就性質及價值相近檔案，建立統一保存年限及清理處置判斷標準107/12/1434基準項目編號107/12/1435類別類別基準表編號基準表編號函頒日期函頒日期政風政風0194年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒100年12月20日檔徵字第10

20、00009422號函修正教育0294年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒 97年8月15日檔徵字第0970009905號函停止適用主計主計0394年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正 102年3月27日檔徵字第1020009048號函修正人事人事0494年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒 98年12月7日檔徵字第0980009423號函修正 100年10月28日檔徵字第1000009365號函修正 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正 102年7月15日檔徵字第10200091112號

21、函修正 104年12月4日檔徵字第10400051652號函修正 105年4月15日檔徵字第10500000552號函修正地政0594年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒97年7月7日檔徵字第0970003036號函修正 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正104年12月10日檔徵字第1040009159號函修正107/12/1436類別類別基準表編號基準表編號函頒日期函頒日期行政行政 0694年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正 101年11月16日檔徵字第1010009197號函修正戶政戶政

22、07 94年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒 95年3月15日檔徵字第09500091982號函修正95年6月6日檔徵字第0950009510號函修正 95年10月24日檔徵字第09500039072號函修正 96年7月30日檔徵字第09600033292號函修正96年8月23日檔徵字第09600035341號函修正 97年12月18日檔徵字第09700058301號函修正 99年3月3日檔徵字第09900007022號函修正99年5月5日檔徵字第09900020942號函修正 99年11月8日檔徵字第09900051942號函修正 100年12月28日檔徵字第1000009432

23、號函修正 103年12月10日檔徵字第1030009199號函修正 104年3月23日檔徵字第1040000322號函修正 104年4月29日檔徵字第10400016062號函修正 105年6月20日檔徵字第10500018422號函修正法院08 94年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正107/11/2437類別類別基準表編號基準表編號函頒日期函頒日期檢察 09 94年4月1日檔徵字第0940011272號函訂頒100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正 102年10月28日檔徵字第1020009161號函修正消

24、防1094年12月28日檔徵字第09400123581號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正 106年10月13日檔徵字第1060009205號函修正衛生 11 95年1月9日檔徵字第0950009007號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正 102年5月7日檔徵字第1020009074號函修正警務 1295年3月31日檔徵字第0950009311號函訂頒 99年1月22日檔徵字第0980009443號函修正 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正 104年10月26日檔徵字第1040009129號函修正環境保護1395

25、年11月15日檔徵字第09500101291號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正107年2月23日檔徵字第1070009025號函修正稅務1495年11月15日檔徵字第09500101292號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正 103年5月7日檔徵字第10300090642號函修正 106年1月20日檔徵字第1060009008號函修正107/12/1438類別類別基準表編號基準表編號函頒日期函頒日期議事1599年12月6日檔徵字第09900093031號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正就業服務1699

26、年12月6日檔徵字第09900093032號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正道路養護1799年12月6日檔徵字第09900093033號函訂頒 100年12月28日檔徵字第1000009432號函修正矯正18103年12月25日檔徵字第10300092062號函訂頒醫療院所19105年7月19日檔徵字第1050009134號函訂頒大專校院大專校院20106年年5月月17日檔徵字第日檔徵字第1060009095號函訂頒號函訂頒附註：附註：1、標示者，依據97年7月2日修正公布檔案法第 28 條，公立高中(職)以下學校已排除準用檔案法。本局爰以 97年8月15日檔徵

27、字第0970009905號函，教育類檔案保存年限基準表自97年9月1日起停止適用。2、各類基準表內容參見檔案局網站首頁/文檔法規/行政規則/GRS。/文 基準項目編號適用範圍：輔助單位、業務性質相同機關 基準所定者為最低保存年限及最低等級之清理處置方式 檔案保存年限區分表已核定者重新檢視保存年限低於基準者，請修正之 簽陳權責長官核定，免再層報檔案局審核檔案保存年限區分表未送審核者參考各類基準表所定年限編定區分表應註記基準項目編號 107/12/1439107/12/1440主題編號及主題序號主題編號及主題序號與機關分類號不同與機關分類號不同主題編主題編號及號及主題主題適用範圍適用範圍類別類別不

28、同子項，不不同子項，不同保存年限同保存年限主題說明主題說明GRS使用時應注意事項 機關得自訂共通性檔案保存年限及清理方式，但不得低於GRS內容（係最低標準）所訂共通性檔案保存年限及清理方式低於GRS時應修正並簽陳權責長官核定後實施，免層報上級機關及檔管局審核高於GRS時得免予修正。如需調降，作業程序同上 如屬GRS之檔案，應在區分表之基準項目編號欄註記相對應之基準表項目標號，符合多項時應逐一列出。107/12/1441GRS使用時應注意事項 機關檔案屬GRS適用範圍但產生於GRS頒布之前，保存年限若低於GRS規定時，簽陳權責長官核定後逕於資訊系統上批次修正該檔案之保存年限，免層報上級機關及檔案

29、局審核。檔案局修正GRS保存年限時，適用GRS之檔案應以新修正保存年限為主，簽陳權責長官核定 後逕於資訊系統上批次修正年限，免層報上級機關及檔管局審核。107/12/1442區分表欄位說明區分表欄位說明備註：該類目檔案保存其他需要補充之事項應於備註欄註記-出版品專案研究等資料，如如本機關出版品至少應永久保存1份、研究報告至少應永久保存1份-保存年限計算有特殊情形者，如如保存年限自物品報廢之日起算不宜不宜於備註欄註記不宜於備註欄填列該類目檔案內容之補充說明 107/12/1443類目名稱類目名稱內容描述內容描述備註備註車輛管理車輛使用、維護及檢驗等紀錄及相關文件含車輛肇事理賠紀錄類目名稱類目名稱

30、 內容描述內容描述(修正後修正後)備註備註(修正後修正後)車輛管理 辦理本機關車輛使用、維護、檢驗及肇事理賠等紀錄及相關文件肇事處理保存年限自善後處理完畢之日起算107/12/1444區分表編（修）訂時機區分表編（修）訂時機 新機關成立 機關業務調整新增、移撥其他機關及不再辦理之業務 法定檢討期限至少每10年一次（機關檔案保存年限及銷毀辦法6）依各類基準表修正簽陳權責長官核定後實施，免報檔案局審核 107/12/1445編修作業程序編修作業程序 107/12/1446步驟步驟1 1：組成編訂工作小組 步驟步驟2 2：研析機關組織及業務功能步驟步驟3 3：編訂區分表初稿 步驟步驟4 4：層送檔案

31、局審核編修作業程序編修作業程序步驟步驟1 1：組成編訂工作小組組成編訂工作小組 成員機關各業務單位檔案管理單位代表 任務 研商分類體系之妥適與彈性 研商區分表含括業務內涵是否完整?確認類目名稱與內容描述是否精準與周延?內容描述文字呈現，應兼顧內外部使用者瞭解檔案內容 宏觀分析檔案保存價值 107/12/1447為呈現機關業務為呈現機關業務 內涵，內涵，應應請各業務請各業務單位協助編製工作單位協助編製工作 編修作業程序編修作業程序2-12-1 蒐整研析相關資料蒐整研析相關資料 相關法令：組織職掌及編制表、辦事細則、分層負責明細表、業務相關法令 機關共通性檔案保存年限基準規定 年/中長程計畫與報告

32、預算、年報與大事紀 民意機關答詢報告 歷次銷毀作業過程業務單位、上級或檔案局提列調整保存年限意見各分類號下案卷數量及案情繁簡情形107/12/1448步驟步驟2 2：研析機關組織及業務功能研析機關組織及業務功能編修作業程序編修作業程序2-22-2 宏觀分析宏觀分析相關機關與本機關職能相關機關與本機關職能 分析機關內外部職能之關聯 各部門職掌業務性質、作業程、公務紀錄類型及保存價值 分析本機關與上、下層級機關及平行機關在 同一業務上之職能與分工 107/12/1449財政部賦稅署職能宏觀分析50賦稅署賦稅署財政部財政資訊中心稅捐稽徵機關稅捐稽徵機關稅捐稽徵機關指揮督導執行 設計各項資訊系統 分析

33、分析該署與上級機關財政部職能之關聯該署與財政部所屬財政資訊中心職能之關聯 該署與財政部所屬各國稅局職能之關聯 該署與縣（市）政府稅捐稽徵處職能之關聯 研議稅法制 提供稅務資訊 支應財政需要 107/12/14編修作業程序編修作業程序步驟3：編訂區分表初稿編訂區分表初稿3-13-1召開小組會議研商召開小組會議研商 確立編製方式：與分類表結合或個別編製區分具體業務項目及訂定保存年限 依業務繁簡檢討分類層級及類目名稱之妥適性 依業務規定或機關共通性檔案保存年限基準（GRS）參考過去檔案保存年限調整情形參考檔案使用情形 依檔案局核復檔案移轉或銷毀審核意見，回饋修正區分表 徵詢業務單位意見 107/12

34、/1451編修作業程序編修作業程序步驟步驟3 3：編訂區分表初稿編訂區分表初稿3-23-2必要時配合辦理事項必要時配合辦理事項檔案內容審查 審查範圍:以現行業務產生之檔案為主是否能有效呈現業務內涵 確認機關重要職能內涵：就重要業務產生者，擇選檢視相關類別檔案 確認區分表正確性與合宜性 研析檔案使用情形時效較長的檔案，應配合訂定適宜的保存年限 必要時，辦理檔案保存價值鑑定 107/12/1452編修作業程序編修作業程序步驟步驟4 4：層送檔案局審核4-14-1 送審程序送審程序107/12/1453中央一、二級機關 省政府、省諮議會、直轄市 政府及議會、縣（市）政府 及議會 中央三級以下及其他地

35、方機關 國家發展國家發展委員會委員會檔案管理檔案管理局局由各該機關送交由各該機關送交 由上級中央二級機關或由上級中央二級機關或地方政府初審後送交地方政府初審後送交 編修作業程序編修作業程序步驟步驟4 4：層送檔案局審核層送檔案局審核4-24-2 上級機關應進行上級機關應進行初審初審（細則細則27）4-34-3 送審資料送審資料 區分表、組織法規、分層負責明細表 辦理檔案保存價值鑑定者，應併同送交鑑定報告 107/12/1454107/12/1455常見問題 107/11/24分類層級分類層級未具關聯性或層級關係不明確、分類過粗或過細、區分表未能含括機關執掌業務項目 類目名稱類目名稱各層級類目名

36、稱過於相近或未具互斥性、過於冗長、未具體明確 內容描述內容描述與類目名稱不符、與類目名稱相同或過於簡略、未呈現機關於該項業務之權責、未呈現業務內容重點 保存年限保存年限業務性質相似，保存年限卻不一致、保存年限不妥適、不符合GRS規定年限清理處置清理處置保存年限與清理處置方式不相對應、清理處置未盡妥適基準項目編號基準項目編號未填列或對應錯誤類類 綱綱目目類目名稱類目名稱4人事類8俸給待遇1一般獎勵2年終考績獎金3另予考績獎金4兼職費用列管公文；婚、喪、生育、子女教育補助、進修、休假等補助與未休假加班費9考績獎懲1各項獎懲107/12/1457未具關聯性不宜歸入同一類目層級，應放到考績獎懲綱下過於

37、冗長，29字，改成兼職費及其他給予分類太粗，保存年限不同，應分設一般及重大獎懲之類目分類太細，應合併為各類獎（勵）金之類目 錯誤態樣錯誤態樣107/11/2458類類綱綱目目 類目名稱類目名稱01民政類01自治行政01公共造產02行政區域劃分及里鄰調整0202戶政類01戶籍登記02道路命名及門牌編訂 0303宗教禮儀類01宗教團體登記區分表未能含括機關職掌區分表未能含括機關職掌業務項目業務項目分層負責明細表分層負責明細表中列有：外籍配偶生活輔導班規劃與執行、生育津貼發放業務規劃與執行區分表中區分表中卻未列卻未列。編訂區分表時，應應檢視機關組織規程、辦事細則或分層負責明細表等所列工作項目及內容，

38、確認各項業務文件均有適當之類號可供使用！錯誤態樣錯誤態樣類目類目名稱名稱內容描述內容描述 保存年限保存年限內容描述內容描述（修正後）（修正後）保存年限保存年限（修正後）（修正後）訓練與講習 訓練講習計畫、通知、表冊等相關文件人事類GRS*本機關主辦：10年*他機關主辦：3年本機關收受他機關舉辦之訓練講習計畫、通知及本機關參加人員表冊等相關文件3年國際性體育活動籌辦國際性體育活動之籌備、執行與成果等相關文件30年或永久本機關配合上級機關辦理國際性體育活動之籌備、執行與成果等相關文件10年107/12/1459內容描述未呈現機關於該項業務之權責機關究係主辦、協辦或接受上級機關指示，影響保存年限判定

39、及清理處置錯誤態樣錯誤態樣類類 綱綱 目目 類目名稱類目名稱內容描述內容描述保存保存年限年限1總務類1總目1綜合業務辦理一般性及周知性等相關文件8勞動教育文化1總目1綜合業務辦理一般性及周知性等相關文件2勞動教育文化推廣與輔導1工作計畫工作計畫相關文件109勞動基準1勞資爭議1勞資爭議處理辦理勞資爭議調解、轉介等相關文件1010107/12/1460業務性質相近，檔案價值亦相似，原則上保存年限應一致保存年限不妥適保存年限不妥適-與民眾權益有關且符合一般民法請求權者，不宜低於15年無法敘明機關辦理該項業務活動內容，改為本機關辦理該勞工教育文化推廣工作計畫與專案計畫擬定，陳報等相關文件53錯誤態樣

40、錯誤態樣類目名稱類目名稱保存年限保存年限 清理處置清理處置 清理處置清理處置（修正後）（修正後）工廠登記 永久依規定程序銷毀機關永久保存幼兒園立案登記永久屆期後鑑定機關永久保存107/12/1461 檔案保存年限與清理處置方式不相對應 類目名稱類目名稱保存年限保存年限 清理處置清理處置 清理處置清理處置（修正後）（修正後）國家賠償處理 30機關永久保存屆期後鑑定 請頒服務獎章50機關永久保存依規定程序保存年限為永久保 存者，清理處置僅能為：列為國家檔案或機關永久保存 保存年限為定期保存者，清理處置僅能為：屆期後鑑定或依規定程序銷毀 錯誤態樣錯誤態樣107/12/1462類類綱綱目目類目名稱類目

41、名稱01總務類01綜合業務99其他總務類綜合業務01機密文件02開會通知03會議紀錄內容相近，未具內容相近，未具互斥性，互斥性，請妥適整併或依業務內容予以修正 錯誤態樣錯誤態樣不應另立類目，不應另立類目，應依業務性質歸於適當的類目107/12/1463參考資訊參考資訊107/12/1464參考資訊107/12/1465參考資訊e e等公務園等公務園+學習平臺學習平臺（https:/elearn.hrd.gov.tw/mooc/index.php）機關檔案保存年限區分表編製 檔案鑑定107/12/1466參考資訊檔案樂活情報No45No45107/12/1467參考資訊檔案樂活情報No56No56107/12/1468問與答（ptlinfia.gov.twptlinfia.gov.tw）107/12/1469結語檔案管理，在為歷史留下見證區分表是決定檔案存毀的第一關完善的區分表具去蕪存菁的效益107/12/1470107/12/1471簡報結束謝謝指教